Praxismanagement I. Der Tierarzt und BWL. Das wirtschaftliche Prinzip. Unternehmen - Betrieb. Vision. Unternehmenspolitik

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1 09. April 2011 Der Tierarzt und BWL Praxismanagement I C. Mantel Dipl. Betriebswirtin (BA) Die Hauptaufgabe eines niedergelassenen Tierarztes besteht in der medizinischen Versorgung der Patienten. Gleichzeitig hat er jedoch die Aufgabe, eine erfolgreiche Praxis zu leiten! 2 Unternehmen - Betrieb Unternehmen: die finanzwirtschaftliche und juristische Seite Betrieb: produktionswirtschaftliche Seite Das wirtschaftliche Prinzip Minimalprinzip: Minimaler Input für vorgegebenen Output Maximalprinzip: maximaler Output bei vorgegebenem Input 3 4 Vision Wunschtraum der Veränderung der Umwelt Shoot for the moon. Even if you miss it you will land among the stars. Less Brown (Amerikanischer Redner und Autor) Unternehmenspolitik Die Aufgabe der Unternehmenspolitik ist es, die Vision so auszudrücken, dass alle Mitarbeiter in eine gemeinsame Richtung ziehen 5 6 1

2 Ziele Kunden- oder Gewinn-Orientierung Ist Kundennutzen vorhanden, werden die Kunden Geld investieren, Gewinn kann erzielt werden! Eine reine Gewinn-Orientierung bedeutet noch lange nicht, dass der Kunde den Nutzen sieht! Kontrollfrage Was fehlt den Menschen, wenn es meine Dienstleistung / mein Leistungsangebot nicht gibt? 7 8 Unternehmensplanung Unternehmensplanung ist die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger Handlungen Strategische Unternehmensplanung Langfristige Produktprogrammplanung Auf die nächsten 5-10 Jahre ausgerichtet Schaffung und Erhalt von Erfolgspotentialen für das Unternehmen 9 10 Beeinflussung der strategischen Planung Die strategische Planung wird beeinflusst durch: umweltbezogene Chancen und Risiken unternehmensbezogene Stärken und Schwächen 11 Festlegung der Zielrichtung Bestimmung der Rahmenbedingungen Ermittlung zukünftiger Handlungsoptionen Bestimmung von Kosten und Folgen Auswahl der Handlungsoptionen Festlegen von Wegen und Schritten Bestimmung der zeitlichen und organisatorischen Abfolge 12 2

3 Drei Varianten von Zielen Komplementäre Ziele: die einzelnen Ziele ergänzen sich gegenseitig Konkurrierende Ziele: die einzelnen Ziele behindern sich gegenseitig Indifferente Ziele: die Erreichung eine Ziels hat keinerlei Einfluss auf die Erfüllung eines anderen Ziels Strategische Erfolgspotentiale (SEPs) Hier geht es um die Frage der Einzigartigkeit der Praxis Mit dem was alle können, damit ist kein Geld zu verdienen! Mögliche Strategien Spezialisierungs-Strategie Innovations-Strategie Kosten-Strategie Marketing-Strategie Operative Planung Die operative Planung übernimmt als kurz- und mittelfristige Planung die Vorgaben der strategischen Unternehmens- Planung und setzt diese Ziele in einem 1-5 Jahres-Zeitraum um Unterschied der operativen zur strategischen Planung Größerer Informationsbedarf Wachsenden Planungstiefe Zunehmende Abhängigkeiten Konkretisierende, quantitative Planungsvorgaben Geringere Ungewissheit Zunehmender Detaillierungsgrad Ist das Ziel klar, folgen: die strategische Frage: Tue ich die richtigen Dinge? die operative Frage: Tue ich die Dinge richtig?

4 Die Organisation soll beitragen zur: effizienten Ressourcennutzung Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter Konfliktbehandlung gelungenen Koordination guten Informationsversorgung Reduktion von Komplexität Flexibilität Hohen Qualität von Entscheidungen Synergie Innovations- und Lernfähigkeit Marktnähe 19 Aufgaben der Organisation Sicherung des dauerhaften Erfolgs Bildung, Verteilung und Koordination von Aufgaben Steuerung und Motivation der Beschäftigten Bestimmung der Grenzen des Unternehmens Kanalisierung der Selbstorganisation Sicherung der Entwicklungsfähigkeit des Unternehmens 20 Aufbauorganisation Die Aufbauorganisation befasst sich mit dem inneren Aufbau der Organisation. Sie stellt die formale Zuordnung von Aufgaben, Personen und Sachmitteln dar. Die wichtigsten Elemente der Organisation Aufgaben Aufgabenträger Stellen Kommunikationsinhalte Führung Ablauforganisation Die Ablauforganisation befasst sich mit der Festlegung der Arbeitsinhalte und Arbeitsabläufe in und zwischen den Stellen. Ablauforganisationsentscheidungen regeln die zeitliche, räumliche und personelle Ausgestaltung der Arbeitsabläufe in den Stellen und Bereichen. Die Zielsetzungen der Ablauforganisation Kosteneffiziente Durchführung der Geschäftsprozesse Kundenorientierte Ausrichtung der Geschäftsprozesse Aus Sicht der Mitarbeiter motivierend ausgestaltete Geschäftsprozesse

5 Zeitmanagement / Eisenhower-Prinzip 1. Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, werden vom Chef selbst und zwar sofort erledigt 2. Dinge, die zwar unwichtig aber dringlich sind, werden delegiert 3. Dinge, die zwar wichtig, aber nicht dringlich sind, werden terminiert 4. Dinge, die weder wichtig noch dringlich sind landen im Papierkorb! 25 Unternehmensführung als Institution Koordinieren einige Menschen im Unternehmen die Aufgabenerfüllung anderer, so spricht man von Unternehmensführung (als Institution). Die Unternehmensführung ist aufgrund rechtlicher oder organisatorischer Regeln legitimiert, Einfluss auf andere auszuüben. Diese Legitimation folgt aus der bindenden Weisungsbefugnis. 26 Unternehmensführung als Funktion Unternehmensführung im funktionellen Sinne steht für das Handeln der Führungspersonen. Hier wird von Unternehmensführung als Tätigkeit oder Funktion gesprochen. Das Führungssystem ist ein Beziehungswerk von: Planung (Zielsetzung, Bewertung, Alternativen) Steuerung (Entscheiden, Maßnahmevorbereitung, Instruktion/Motivation) Umsetzung (Durchführung) Kontrolle Normative Unternehmensführung Hier werden Entscheidungen zusammengefügt, die von den Trägern des Unternehmens als Norm vorgegeben werden. Zentrale Aufgabe ist es, das Selbstverständnis des Unternehmens zu definieren, das seinen Ausdruck in der Vision, Mission und den Unternehmenszielen findet. Weitere Aufgaben sind die Gestaltung der Unternehmensverfassung und der Unternehmenskultur. Strategische Unternehmensführung Sie soll gewährleisten, dass die normativen Ansprüche an die Unternehmensentwicklung langfristig erfüllt werden. Dazu werden Strategien formuliert, ausgewählt und mit Hilfe von Strukturen und Systemen umgesetzt. Sie setzt den langfristig gültigen Handlungsrahmen für einzelne Handlungen des Unternehmens

6 Operative Unternehmensführung Innerhalb des von der strategischen Unternehmensführung abgesteckten Handlungsrahmens wird über konkrete Handlungen am Markt oder im Unternehmen entschieden. Hierfür werden Ziele und Maßnahmen für die einzelnen Funktionsbereiche erarbeitet und umgesetzt. Controlling Controlling ist nicht nur Kontrolle Die Aufgabe des Controllings besteht darin, die Unternehmensleitung mit Informationen zu versorgen, die für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Betriebs erforderlich sind! Controlling-Funktionen Lenkungsfunktion Planungsfunktion Kontrollfunktion Informationsfunktion Controlling-Arten Rechnungswesen-bezogenes Controlling Handlungsbezogenes Controlling Leitungsbezogenes Controlling Operatives Controlling Strategisches Controlling Isolierte Controlling-Instrumente Planungsinstrumente Informationsinstrumente Kontrollinstrumente Personalführungsinstrumente Organisationsinstrumente Übergreifende Controlling- Instrumente Systeme der Budgetvergabe Kennzahlen- und Zielsysteme Verrechnungs- und Lenkungspreissysteme

7 Definition Kennzahlen Kennzahlen sind quantitative Daten, die als bewusste Verdichtung der komplexen Realität über zahlenmäßig erfassbare betriebswirtschaftliche Sachverhalte informieren sollen 37 Oder verständlicher ausgedrückt: Eine Kennzahl ist: ein gemessener Wert, der verdichtete Informationen enthält und dazu dient, Werte in ein Verhältnis zueinander zu setzen, Werte miteinander zu vergleichen oder Werte mit einem Richtwert zu vergleichen 38 Wichtig: Kennzahlen brauchen Vergleichswerte oder einen Kontext, um aussagefähig zu sein! Arten von Kennzahlen relative Kennzahlen absolute Kennzahlen monetäre Kennzahlen z.b. Umsatz, Kosten nicht-monetäre Kennzahlen z.b. Krankenstand, Kundenzufriedenheit Unterteilung in: Funktionen von Kennzahlen Finanzkennzahlen z.b. ROI Markt- und Kundenkennzahlen z.b. Marktanteil, Kundenakquisitionsrate Prozesskennzahlen z.b. Kapazitätsauslastung Mitarbeiterkennzahlen z.b. Krankenstand, Fluktuationsquote Innovationskennzahlen z.b. Innovationsrate 41 Entscheidungsfunktion Kontrollfunktion Koordinationsfunktion Verhaltenssteuerung 42 7

8 Kurz: Kennzahlen sind Zahlen, die dazu dienen, schnell und deutlich über einen Bereich zu informieren, für den sehr viele Einzelinformationen vorliegen, die aber nur sehr mühsam und zeitaufwändig ausgewertet werden können Kennzahlen-System Sobald mehrere Kennzahlen in einem Bezug zueinander stehen, sich ergänzen oder gegenseitig erklären spricht man von einem Kennzahlensystem ROI (Return on Investment) Das wohl älteste Kennzahlensystem ist das DuPont-System of Financial Control - auch bekannt als ROI-Kennzahlensystem Hier steht der ROI an der Spitze einer Kennzahlenpyramide. Die übrigen Kennzahlen basieren auf Zahlen des betrieblichen Rechnungswesens und sind mathematisch miteinander verknüpft BSC (Balanced Scorecard) Übersetzt: ausgewogener Berichtsbogen Die traditionellen finanziellen Kennzahlen werden durch eine Kundenperspektive, eine interne Prozess- und eine Lern- und Entwicklungsperspektive ergänzt. Im Mittelpunkt stehen - losgelöst von mathematischen Zusammenhängen - die Vision und die Unternehmensstrategie Kundenakquisitionsrate Anzahl neuer Kunden / Anzahl alter Kunden x 100 = Kundenakquisitionsrate Geräteamortisation Von Amortisation wird im Zusammenhang mit den Anschaffungskosten gesprochen. Mit Amortisationszeit oder dauer ist der Zeitraum gemeint, der benötigt wird, bis sich die Anschaffungskosten durch die erwirtschafteten Erträge ausgeglichen haben

9 Zusatzgeschäft Handelsgeschäft: Umsatz Einkaufpreis = Kostendeckungsbeitrag Dieser Deckungsbeitrag kann zur Senkung der Praxiskosten genommen werden. Sinnvoller ist es jedoch, das Geld einzustecken und die Praxiskosten rechnerisch auf den kurativen Umsatz zu verteilen! Lagerumschlag Der Lagerumschlag errechnet sich aus Umsatz (oder Lagerabgang) und durchschnittlichem Lagerbestand Lagerumschlag = Umsatz (Lagerabgang) : Lagerbestand Beispiel: Liegt der Umsatz bei ,- und der durchschnittliche Lagerbestand bei ,- wird das Lager 4-mal jährlich umgeschlagen Lagerdauer Arbeitsproduktivität Lagerdauer = 365 (Tage) : Lagerumschlag Arbeitsproduktivität = Umsatz : Anzahl der Beschäftigten Rentabilität Liquidität Produktivität Logistik Kennzahlen in der Tierarztpraxis Rentabilität Unter Rentabilität versteht man das Verhältnis einer Erfolgsgröße (z.b. Gewinn) zum eingesetzten Kapital. Der Begriff Rendite wird oft als Synonym für Rentabilität verwendet. Die Rentabilität ist eine wichtige Kennzahl für den Unternehmenserfolg und wird in der Regel als Prozentzahl angegeben

10 Umsatzrendite Die Umsatzrendite bezeichnet das Verhältnis von Gewinn und Umsatz innerhalb einer Rechnungsperiode Umsatzrendite = (Gewinn : Umsatz) x 100 Die Umsatzrendite gibt an, wie viel Gewinn ein Unternehmer pro Euro Umsatz im Betrachtungszeitraum erzielt hat. Bei einer Umsatzrendite von 10% wurden mit jedem Euro Umsatz 10 Cent Gewinn erzielt 55 Personalkostenquote Die Personalkostenquote gibt an, welchen Anteil die Personalkosten an den Gesamtkosten haben Personalkostenquote = (Personalaufwand : Gesamtleistung) x 100 Der Personalaufwand setzt sich zusammen aus Löhnen und Gehältern, Sozialabgaben und Aufwendungen für die Altersversorgung 56 Achtung: Die Personalkostenquote selbst hat keine Aussagekraft! Sie kann nur als Vergleich zum Vorjahr oder zu den Mitbewerbern verwendet werden Zudem sind die Angaben sehr stark von der jeweiligen Berechnung abhängig: Sind im Personalaufwand Abfindungen für ausgeschiedene Mitarbeiter, Fortbildungs- und Reisekosten und Überstunden enthalten? Gewinnmarge Medikamentenabgabe Die Gewinnmarge (oder auch Umsatzrendite) der Medikamentenabgabe ist der prozentuale Anteil des Gewinns am Umsatz Gewinnmarge Medikamentenabgabe = Gewinn x 100 : Umsatz Rendite des Betriebsvermögens Da der Übernahmewillige Tierarzt Kapital für den Erwerb der Praxis einsetzt, ist für ihn die Rendite des Betriebsvermögens besonders interessant Rendite des Betriebsvermögens = (Gewinn Privatbedarf Altersvorsorge Steuern) : Betriebsvermögen 59 Eigenkapital-Rendite Die Eigenkapitalrendite ist die (Eigen-) Kapitalrentabilität eines Unternehmens und gibt an, wie viel % Gewinn auf das eingesetzte Kapital entfällt Eigenkapitalrendite = Gewinn : Eigenkapital x 100 Die Eigenkapitalrendite zeigt somit die Verzinsung des Kapitals an 60 10

11 Gesamtkapital-Rendite Die Gesamtkapitalrendite gibt an, welchen prozentualen Betrag (Rendite) das eingesetzte Gesamtkapital erwirtschaftet hat Gesamtkapitalrendite = (Gewinn + Fremdkapitalzinsen) : Gesamtkapital x 100 Liquidität Liquidität ist die Fähigkeit, den fälligen Verbindlichkeiten jederzeit fristgerecht und uneingeschränkt nachkommen zu können Die Fremdkapitalzinsen sind dem Gewinn hinzuzurechnen, da sie in der gleichen Periode erwirtschaftet worden sind, aber als Aufwand den Gewinn schmälern. Die Gesamtkapitalrendite ist die gemeinsame Rendite der Eigen- und Fremdkapitalgeber Einige relevante Kennzahlen Anteil EC-Cash Anteil offene Forderungen Anteil uneinbringbare Forderungen Produktivität Gesamtumsatz Umsatz pro Tierart Umsatz pro Sparte Umsatz pro Behandlung Umsatz pro Tierarzt Umsatz pro Mitarbeiter Umsatz pro Stunde der Praxis Umsatzanteil kurativ Umsatzanteil Medikamenten-Abgabe Umsatzanteil Futtermittel und Zubehör Umsatzanteil Komplementärmedizin Logistik Umschlaghäufigkeit des Lagers Anteil der verfallenen Medikamente Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Carolin Mantel Bayerische Landestierärztekammer Bavariastr. 7a, München cmantel@bltk.de 089/