OBE IM MITTELSTAND EINE FRAGE DER WIRTSCHAFTLICHKEIT? Brigitte Wolff bielomatik Leuze GmbH + Co. KG

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1 OBE IM MITTELSTAND EINE FRAGE DER WIRTSCHAFTLICHKEIT? Brigitte Wolff bielomatik Leuze GmbH + Co. KG

2 Brigitte Wolff Leiterin Reisemanagement bei der Fa. bielomatik Leuze GmbH + Co. KG, Neuffen Dipl.-Betriebswirtin (BA Stuttgart) Certified Travel Manager (VDR Akademie) MBA in Business Travel Management (FH Worms) Seite 2

3 Seite 3

4 Seite 4

5 85% Export Seite 5

6 Anteil Umsatz Anzahl Tickets Deutschland 7 % % Europa 31 % % Intercontinental 62 % % Seite 6

7 Agenda Definitionen und Grundlagen Reseller versus Direct Buchungswege Buchbare Reiseleistungen Kennzahlen und ihre Quellen Aufbau des Kalkulationssystems Praxisbeispiele Seite 7

8 Grundlegende Fragen Welche Reiseleistungen eignen sich zur Online-Buchung? Welche Flüge können über eine OBE gebucht werden? Welche Kennzahlen sind notwendig zur Wirtschaftlichkeitsberechnung? Seite 8

9 Definitionen Online-Booking-Engine (OBE) Ein Softwareprodukt, das die eigenständige Buchung von Hotels, Mietwagen, Flug- und Bahntickets ermöglicht Travel Management System (TMS) Eine OBE mit integrierten vor- und nachgelagerten Prozessen Seite 9

10 OBE im Markt Nachfrage: Unternehmen mit individuellen Anforderungen, Rahmenbedingungen und Einsatzmöglichkeiten Angebot: Viele Softwareanbieter mit zahlreichen Programmen Seite 10

11 Welche Anforderungen haben Sie an eine OBE, im Allgemeinen und im Speziellen? Seite 11

12 Anforderungen an eine OBE Kostenreduzierung Einsparung Serviceentgelt Transparenz Schnelle Amortisation der Anschaffungskosten Prozessoptimierung Einfache Bedienbarkeit Software as a Service oder Lizenzbasis Übersichtliche Darstellung der Buchungs- und Tarifbedingungen Best-Buy-Darstellung, öffentliche und nicht öffentliche Tarife Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen Übernahme der Mitarbeiterdaten aus HR Übergabe der Daten an das Rechnungswesen

13 Anforderungen an eine OBE Integration der Reiserichtlinie Links zu Leistungsträgern Mehrere Sprachen verfügbar Verschiedene GDS verfügbar Support SAP Anbindung Firmenraten und Großkundenrabatte Benutzerhierarchien festlegen Interner Genehmigungsprozess Eigene Verwaltung der Mitarbeiterdaten Umbuchungs- und Stornierungsmöglichkeiten Spätere Ticketausstellung Buchungsstatus und Wartelisten anzeigen SingleSignOn

14 Direct versus Reseller Welche Unterschiede gibt es zwischen der Beschaffung über ein Reisebüro oder direkt beim Software-Anbieter? Seite 14

15 Direct versus Reseller 2 Vereinbarungen Implementierung Softwareanbieter höherer Preis höhere Gebühren für Updates und TAF Standard Support regelmäßige Releases 1 Vereinbarung Implementierung Reisebüro niedrigerer Preis geringere Gebühren für Updates und TAF eigene Support-Abteil. regelmäßige und getestete Releases Seite 15

16 Direct versus Reseller unflexibel für einzelne Kundenwünsche leichter Wechsel des Reisebüros möglich mehr Gestaltungsspielraum durch großes Reiseaufkommen enge Bindung an das Reisebüro gute Marktübersicht und breites Angebot Seite 16

17 Der Geschäftsreiseprozess Quelle: In Anlehnung an VDR Geschäftsreiseanalyse 2003, S.35. Seite 17

18 Buchungsempfänger Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2011, S. 17. Seite 18

19 Zuständigkeiten für die Buchung Quelle: VDR Geschäftsreiseanalyse 2011, S. 16. Seite 19

20 Zentrale Buchungen + Fachwissen und Erfahrung + Wissen über Reiseverhalten, Airlines und Reiserouten + Systemwissen - Rückfragen bei den Reisenden - zusätzliches Personal notwendig Seite 20

21 Dezentrale Buchungen + kein zusätzliches Personal notwendig + Visual-Guilt-Effekt - fehlende Erfahrung und erhöhter Zeitaufwand - Opportunitätskosten Seite 21

22 Visual Guilt-Effekt Der selbstbuchende Reisende wählt einen günstigeren Flug aus, da er die Verantwortung für das teurere Ticket keinem anderen, z.b. dem Reisebüro, anlasten kann. Seite 22

23 Reisekosten direkte Reisekosten Flug, Mietwagen, Hotel, Bahn, Tagesspesen indirekte Reisekosten Prozesskosten Seite 23

24 Wirtschaftlichkeitsrechnung Statische Investitionsrechnung - ohne Zinsen und Zahlungstermine - einfache Datenbeschaffung - gute Näherungswerte Seite 24

25 Wirtschaftlichkeitsrechnung Amortisation, Break-Even-Point Zeitpunkt an dem das eingesetzte Kapital durch die Rückflüsse ausgeglichen wird EUR 6000 Erlöse Gewinn 4000 S X Kosten 2000 Verlust Break even Point Jahre Seite 25

26 Wirtschaftlichkeitsrechnung Return on Investment (ROI) Verhältnis zwischen Gewinn und investiertem Kapital Gewinn * 100 ROI = investiertes Kapital Seite 26

27 OBE-fähige Reiseleistungen Flugbuchungen - Low-Cost-Carrier - One-Way-Flüge - Point-to-Point-Verbindungen - City Pairs innerhalb Europas - Gabelflüge innerhalb Europas - City Pairs interkontinental - Stornierungen Seite 27

28 OBE-fähige Reiseleistungen Hotelreservierungen Mietwagen Bahn Taxi Seite 28

29 Datenquellen intern: Buchhaltung, Controlling, Travel Management Informationssystem Reisebüro Leistungsträger (Airline, Bahn, Mietwagen, Hotel) Kreditkartenunternehmen (Company und Corporate Card) Schätzungen Seite 29

30 Kennzahlen Gesamtreiseaufkommen Anzahl Flugbuchungen nach Inland, Europa, Interkontinental und Low Cost Carrier OBE-fähige und nicht OBE-fähige Flüge Offline-Buchungen Mietwagenbuchungen Bahnbuchungen Hotelbuchungen Seite 30

31 Wichtige Basisdaten Einsparungspotential direkte Reisekosten Annahme: 5 % Einsparungspotential Prozesskosten Einsparung: 6 min., Stundensatz 35,00 EUR/h Adaptionsrate Annahme: 1. Jahr 30%, 2. Jahr 45%, 3. Jahr 80% Durchschnitt 52% Seite 31

32 Adaptionsrate Was können die Gründe sein, dass die Mitarbeiter eine OBE nicht nutzen? Seite 32

33 Gründe für die geringe Nutzung einer OBE Angst vor der neuen und unbekannten Technik Angst vor Arbeitsplatzverlust wegen zunehmender Automatisierung Protesthaltung, da die Mitarbeiter nicht ausreichend informiert wurden Ungenügende Schulung Bequemlichkeit System passt nicht zur Firmenphilosophie

34 Investitionskosten einer OBE Implementierungskosten für Kauf, Installation und Inbetriebnahme kundenspezifische Anpassungen Import der Stammdaten aus dem HR-System Schulung der Nutzer und Systembetreuer Implementierung eines SingleSignOn Seite 34

35 Laufende Kosten einer OBE Wartung Updates Aktualisierung der Personalstammdaten Technischer Support Seite 35

36 Kalkulationsschema Berechnung der Einsparpotentiale Buchungskosten direkte Reisekosten Prozesskosten Seite 36

37 Ersparnispotential Buchungskosten Differenz zwischen On- und Offline-Gebühr nach Reiseleistungen Berücksichtigung der Adaptionsrate Seite 37

38 Ersparnispotential direkte Reisekosten Einsparungen beim Online-Flugumsatz angenommene, durchschnittliche Einsparungsquote Berücksichtigung der Adaptionsrate Seite 38

39 Ersparnispotential Prozesskosten Zeitunterschied zwischen On- und Offline Buchung bezogen auf den Stundenlohn Berücksichtigung der Adaptionsrate Seite 39

40 Gesamtersparnispotential Summe aller Einsparpotentiale -Kosten Gesamtersparnispotential Seite 40

41 Wirtschaftlichkeitsberechnung Gegenüberstellung der Ersparnispotentiale und Kosten => Break-Even-Analyse => ROI Seite 41

42 Kalkulationsschema Wirtschaftlichkeitsberechnung für Online Booking Engines bei mittelständischen Unternehmen Seite 42

43 Fazit Seite 43