NKF-Berichtswesen. mit. ProFIS

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Elizabeth Seidel
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1 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Software für die Verwaltungssteuerung

2 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Das Programmierte Führungs-Informations-System ProFIS macht mit seinem schlüsselfertigen NKF-Berichtswesen die Zahlungs- und Leistungsströme in der Verwaltungspyramide transparent und unterstützt so wirkungsvoll die Verwaltungsführung: Kein technischer Baukasten, aus dem sehr aufwendig Abläufe hergestellt werden müssen, sondern ein fertiges Fachverfahren für die Verwaltungssteuerung Unterjähriges Berichtswesen für alle Produkt- und Organisationsbereichen Optimierung der Verwaltung durch produktbezogene Leistungen, Kosten und Kennzahlen (Outputorientierung) Interaktives Berichtswesen durch zentrale und dezentrale Eingabemöglichkeiten Automatischer Datenimport von Stamm- und Bewegungsdaten aus allen gängigen HKR-Verfahren (keine Doppelerfassungen) Unterjährige Überwachung des Haushaltsplans Abweichungswarnung mit variabler Ampelfunktion Unterjährige Planverteilung mit Hilfe von Saisonindices (zum Beispiel auf Basis des Ist-Verlaufs der Vorjahre) Umfassendes Rechtesystem zur Benutzereinschränkung auf die jeweiligen Verantwortungsbereiche 2

Verwaltungssteuerung Unterjähriges Berichtswesen für alle Produkt- und Organisationsbereichen Optimierung der Verwaltung durch produktbezogene Leistungen, Kosten und Kennzahlen (Outputorientierung)

3 Überblick 3

4 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Die im ProFIS-Basis-System importierten und erfassten Bewegungsdaten werden dezentral über das Browser-gestützte Tool ProFIS-Net unterjährig überwacht bzw. im Rahmen eines Berichtswesens bearbeitet. 1 Angabe der kumulierten Ist-Werte zum Berichtsstichtag 2 Ermittlung unterjähriger Planwerte 3 Unterjähriger Plan-Ist-Vergleich 4 Autom. Hochrechnung der voraussichtlichen Ist-Werte zum Jahresende 5 Dezentrale Eingabe von Prognosen für Ergebniskonten, Finanzkonten und Leistungsmengen (siehe auch S. 8 f.) 6 Zentrale Vorgabe von Prognosewerten bestimmter Sachkonten (z.b. Personalaufwendungen durch die Personalabteilung) 7 Eingabe von Kommentaren (z.b. Sachverhalt, Auswirkungen und Steuerungs-/ Handlungsempfehlungen) zu den Ergebnis- und Finanzkonten sowie zu den Leistungen und Kennzahlen (siehe auch S. 8 f.) 8 Kopierfunktion von Prognosen und Kommentaren aus den Vorberichten 9 Übergabe der gesamten Informationen nach Excel 10 4

Hochrechnung der voraussichtlichen Ist-Werte zum Jahresende 5 Dezentrale Eingabe von Prognosen für Ergebniskonten, Finanzkonten und Leistungsmengen (siehe auch S. 8 f.

5 Dezentrale Berichtsbearbeitung

6 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Nach der Bearbeitung stehen die Berichte auf allen Stufen des Produktplans im gewünschten Layout zum Druck zur Verfügung. Allgemeine Informationen im Berichtskopf 1 Andruck des Stadtwappens oder einer Ebenengrafik 2 Monats- und Quartalsberichte 3 Individuell gestaltbare Beschreibungstexte zum Beispiel für Kurzbeschreibungen, Ziele, Zielgruppen etc. 4 Spaltenaufbau gemäß Prognose-/Bearbeitungsmaske 5 Verarbeitete Prognosewerte aus der dezentralen und zentralen Berichtsbearbeitung 6 Unterjähriger Teilergebnisbericht in der gesetzlichen Zeilenstruktur des Haushaltsbuches 7 Wahlweise mit Ausweis der Sachkonten bzw. Produktsachkonten (Kostenstellen-Konten-Kombinationen) möglich Kommentarfelder aus der dezentralen und zentralen Berichtsbearbeitung 8 6

Kurzbeschreibungen, Ziele, Zielgruppen etc.

7 Quartalsbericht: Ergebniskonten

8 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Neben den Finanzdaten können auch Leistungsmengen und Kennzahlen unterjährig mit in den Bericht aufgenommen werden. Leistungen (=Mengen) verschiedener (Ziel-)Kategorien (zum Beispiel Qualität und Wirtschaftlichkeit) 1 Automatische Berechnung von Summenleistungen 2 Kennzahlen verschiedener (Ziel-)Kategorien 3 Automatisch berechnete Kennzahlen unter Berücksichtigung der automatischen bzw. veränderten Prognosewerte 4 Vielfältige Definitionsmöglichkeiten von Kennzahlen aus den vorhandenen Finanz- und Leistungsdaten Individuelle Definition der Einheiten 5 Dezentral eingegebene Erläuterungen zu den Leistungen und Kennzahlen 6 Dezentrale Leistungserfassung per Browser über ProFIS-Net Verbindung von Leistungsmengen und Finanzen schafft die Voraussetzung für die zielorientierte Planung 8

Automatisch berechnete Kennzahlen unter Berücksichtigung der automatischen bzw.

9 Leistungen, Kennzahlen und Finanzkonten

10 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Im dezentralen Tool ProFIS-Net findet man weitere umfangreiche Schnellauswertungen (Analysen), die bequem über den Browser (Internet Explorer, Firefox oder Opera) aufgerufen werden. Ergebnis- und Finanzkonten-Analyse 1 Leistungs- und Kennzahlenanalyse 2 Abweichungs-, Monats- und Jahresanalysen 3 Aggregation der Finanzwerte nach Haushaltsbuchzeilen oder individuell definierten Berichtskonten 4 Monatliche und kumulierte Angaben Analyse auf allen Ebenen der Produkt- und Verantwortungsstruktur Kostenartenanalysen Lupenfunktion (Drill Down) von der Gesamtverwaltung bis hin zu einzelnen Produktsachkonten (Kostenstellen-Konten-Kombination) Export der Analyseausgabe nach Excel 5 Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten des Tabellenlayouts 6 10

Ergebnis- und Finanzkonten-Analyse 1 Leistungs- und Kennzahlenanalyse 2 Abweichungs-, Monats- und Jahresanalysen 3 Aggregation der Finanzwerte nach Haushaltsbuchzeilen oder individuell

11 Dezentrale Schnellauswertungen

12 NKF-Berichtswesen mit ProFIS ProFIS erstellt und druckt produktorientierte Haushaltsbücher sowohl nach der gesetzlichen Produktgliederung als auch nach der örtlichen Verwaltungsstruktur. Dabei können der unterjährige Bericht und das Haushaltsbuch im gleichen Layout dargestellt und gedruckt werden. Andruck des Haushaltsbuchs auf der Produkt- und Verantwortungsstruktur sowie in einer verknüpften Form (z.b. alle Produkte eines Dezernats) Haushaltsbuch gemäß gesetzlicher Anforderungen Haushaltsbuch mit individuellem Layout (zum Beispiel mit Sachkonten oder auf Berichtskonten) für interne Zwecke (Jahresbericht) Haushaltsbuch auf Basis einer eigenen Zielhierarchie/-struktur Individuelle Reihenfolge der Berichtsteile Bequemes Ausdrucken mit frei definierbaren Druckjobs Einbindung von Word-Dateien in die Druckjobs 12

13 Layout und Haushaltsbuch 13

14 NKF-Berichtswesen mit ProFIS Die mit ProFIS erstellten und gedruckten Haushaltsbücher können neben den Ergebnis und Finanzplänen noch weitere gesetzlich erforderliche und individuelle Bestandteile enthalten: Leistungsbericht im Haushaltsbuch 1 Kennzahlenbericht im Haushaltsbuch 2 Berechnete Kennzahlen auf allen Ebenen Andruck diverser automatischer und individueller Grafiken 3 Stellenplanauszug Investitionsbericht Investitionsgrafik Doppelhaushalt Individuelle Gestaltung des Haushaltsbuchs 14

Haushaltsbuch 1 Kennzahlenbericht im Haushaltsbuch 2 Berechnete Kennzahlen auf allen Ebenen Andruck diverser automatischer

15 Leistungen, Kennzahlen und Grafiken

16 Referenzen: Bundesweit arbeiten viele Kommunen, Kreisverwaltungen und kommunale Eigenbetriebe erfolgreich mit den ProFIS-Produkten. Auch in Non-Profit-Organisationen wie Kirchenverwaltungen wird ProFIS eingesetzt. Ihre technischen Vorteile: Kombinierbar mit Microsoft-Office-Produkten Browser-gestütztes ProFIS-Net SQL-Server- und Access-Datenbanken werden unterstützt ProFIS-Schnittstellen: AB-DATA C.I.P. DATEV Infoma KIRP MACH MPS SAP SASKIA UVN-FIN und viele mehr Kontakt: Gerne führen wir Ihnen ProFIS abgestimmt auf Ihr Rechnungswesen vor Ort vor. Ihr ProFIS-Ansprechpartner: Dr. Michael König Impressum ProFIS Kommunale Informations-Systeme GmbH Geschäftsführer: Dr. Michael König Ludgeristr Münster Tel.: Fax: info@profisonline.de Internet:

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