MS Access 2007-Einführung

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1 MS Access 2007-Einführung akademie.de asp GmbH & Co. Betriebs- und Service KG Erkelenzdamm Berlin Fon: +49-(0) Fax: +49-(0) Web:

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3 MS Access 2007-Einführung 3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 3 Über diese Trainingsbasis... 6 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck... 7 MS Access 2007: Ein Überblick... 8 MS Access Version 2007: Was ist neu?... 9 Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen Ich hab' ein Problem: Hilfe! Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: MS Access Der erste Eindruck Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung Informationsdarstellung: Anzeigen von Tabellen und Abfragen STRG++ und UMSCHALT+EINGABE: Dateneingabe in Formulare Aktualisierungen: Bestehende Datensätze ändern Datenpflege: Datensätze hinzufügen und löschen Der Info auf der Spur: Suchen und Ersetzen von Datensätzen Schön der Reihe nach: Sortieren und Filtern in Tabellen Informationsgewinnung: Filtern, Suchen, Sortieren in Formularen Darstellung auf dem Papier: Anzeigen und Drucken von Berichten Zusammenfassen und Vertiefen Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung Datei-Tätigkeiten: Datenbanken anlegen, öffnen und speichern Arbeiten lassen: Der Datenbank-Assistent Fremd gehen: Datenbankobjekte exportieren / importieren Zusammenfassen und Vertiefen Modul 4: Es wird ernst - Datenbankerstellung Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen Tabellen: Grundlagen :n, 1:1, n:m: Beziehungen zwischen Tabellen Beziehungskiste: Erstellen, Ändern und Entfernen von Beziehungen... 37

4 Inhaltsverzeichnis 4 Handarbeit: Manuelles Erstellen von Tabellen Der Schlüssel zum Erfolg: Indizes Übersicht: Der Index-Editor Verschiedene Blickwinkel: Tabellenansichten Text, Memo etc.: Felddatentypen nicht numerisch Zahl, Datum etc.: Felddatentypen numerisch Feldgröße, Formate, Standardwerte etc.: Feldeigenschaften Euro, Datum, > etc.: Feldformate Listenfenster: Die Nachschlagespalte Datenblatt: Die Ansicht anpassen Zusammenfassen und Vertiefen Modul 5: Irgendwer muss es sich ja merken - Erstellung von Tabellen Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen Abfragen: Grundlagen Delegation: Der Auswahlabfrage-Assistent Handarbeit: Erstellen von Abfragen in der Entwurfsansicht Beziehungsaufnahme: Verknüpfen von Tabellen Entwurfsarbeit: Sortieren und Selektieren von Datensätzen Arithmetik: Berechnete Felder Berechnungen mit der Maus: Der Ausdrucks-Generator Summe, Anzahl etc.: Berechnungen über die Gruppierungsfunktion Komfortables Abfragen: Parameterabfragen Das Ausrufezeichen: Ausführen von Abfragen Für interne und externe Zwecke: Abfragen speichern / exportieren Zusammenfassen und Vertiefen Modul 6: Informationsgewinnung - Erstellung von Abfragen Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung Formulare: Grundlagen Delegation: Der Formular-Assistent Handarbeit: Erstellen von Formularen Von Köpfen und Füßen: Die Formularbereiche Werkzeuge für alle Fälle: Die Gruppe der Steuerelemente Hinzufügen und Positionieren von Feldern Name, Format, Dezimalstellen etc.: Eigenschaften von Textfeldern Von Schriftarten und Schriftstilen: Formatieren von Texten Rasche Aktion: Befehlsschaltflächen... 71

5 Inhaltsverzeichnis 5 Sowohl als auch: Kontrollkästchen Design oder Nicht-Sein: Formatieren von Formularen Für schönere Formulare: Hintergrundbild Schnelle Schönheit: AutoFormate Zusammenfassen und Vertiefen Modul 7: Leichtere Datenbankbedienung - Formularerstellung Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten Berichte: Grundlagen Delegation: Der Berichts-Assistent Mehrere Datensätze auf einem Blatt: Der Etikettendruck Handarbeit: Erstellen von Berichten Von Köpfen und Füßen: Die Berichtsbereiche Berichts-Besonderheiten: Gruppierungen und Zusammenfassungen Vorbereitung: Die Druckereinrichtung Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Um es auf's Papier zu bringen - Erstellung von Berichten Wichtige Tastenkombinationen Index... 87

6 MS Access 2007-Einführung 6 Über diese Trainingsbasis Wie gliedert sich dieser Text? Wie sind die einzelnen Kapitel aufgebaut? Welche Dokumentkonventionen werden verwendet? Dieser Text gliedert sich in Module mit klar definierten Lernzielen, Voraussetzungen und Inhalten. In den Modulen erlernt der Anwender in einzelnen Schritten das Arbeiten mit dem Programm. Jedes Thema beginnt auf einer neuen Seite, übersichtlich gestaltet und leicht verständlich. Jede Seite enthält sieben Elemente: Der Titel beschreibt das Thema. Aufgabenorientierte Fragen bilden den Ausgangspunkt für die Erläuterung des Themas. Ein Bildschirmfoto oder eine Grafik veranschaulichen den Inhalt. Die Erläuterung des Inhaltes ist kurz und praxisorientiert. Marginaltexte helfen, gesuchte Textpassagen rasch zu finden. Hier ist Platz für eigene Notizen. Am Fuß der Seite finden sich Tipps und Tricks von erfahrenen Anwendern oder Verweise auf weiterführende Informationen. Eine Seite am Ende jedes Moduls dient der Zusammenfassung und Vertiefung des Gelernten. Dokumentkonventionen fett Menübefehl oder Schlüsselwort in Programmiersprachen fett und kursiv Bildschirmelemente fett und unterstrichen Hyperlinks kursiv QuickTips GROSSBUCHSTABEN Tastaturbefehle Courier Vom Anwender mittels Tastatur einzugebene Texte, Codebeispiele

7 MS Access 2007-Einführung 7 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck Was ist ein Datenbank-Management-System? Was bedeutet es, wenn Daten strukturiert vorliegen? Was ungefähr sind Relationen? Welche wesentlichen Objekttypen gibt es? Welche Änderungen haben sich gegenüber der Vorgängerversion ergeben? Was hat sich bloß verbessert? Wie starte ich MS Access? Welche Elemente zeigt der Access-Arbeitsbildschirm an? Welche Funktion hat die Multifunktionsleiste? Wie kann die Anzeige der Schnellstart Symbolleiste verändert werden? Wie kann ich die Symbolleiste individuell anpassen? Wie kann ich Hilfe in schwierigen Situationen bekommen? Was kann ich tun, wenn ich weitere Fragen habe? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: MS Access 2007: Ein Überblick... 8 MS Access Version 2007: Was ist neu?... 9 Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen Ich hab' ein Problem: Hilfe! Lernziel: Sie lernen die Möglichkeiten von Microsoft Access kennen und werden mit den wichtigsten Begriffen vertraut gemacht. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit MS Windows. Kenntnisse im Umgang mit anderen Office-Anwendungen (insb. MS Excel) sind hilfreich.

8 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 8 MS Access 2007: Ein Überblick Was ist ein Datenbank-Management-System? Was bedeutet es, wenn Daten strukturiert vorliegen? Was ungefähr sind Relationen? Welche wesentlichen Objekttypen gibt es? Begrüßungsbildschirm in MS Access 2007 Microsoft Access ist ein so genanntes relationales Datenbank-Management- System. Der Hauptzweck von MS Access ist die Verwaltung von Daten. Die Menge dieser Daten kann wesentlich größer sein als in allen anderen Microsoft Office-Anwendungen. Wichtig ist, dass die Daten strukturiert vorliegen und in einer Beziehung zueinander stehen (deshalb auch "relational"). Die Daten werden in Tabellen gespeichert. Die Tabellen sind untergliedert in Felder (Spalten) und Datensätze (Zellen). Jeder Datensatz stellt eine Einheit dar. Ein Beispiel für einen solchen Datensatz ist die Adresse einer Person. Ein Beispiel für ein Feld ist die Postleitzahl. Das Hauptproblem bei großen Datenmengen ist die Verarbeitung. Ein Datenbank-Management-System unterstützt den Anwender dabei, indem es Abfragen ermöglicht. Abfragen können die Daten in vielfacher Weise verarbeiten: Sie können die Daten filtern, sortieren, Berechnungen durchführen und sie auf kontrollierte Weise verändern. Damit die Bedienung einer leistungsfähigen und ausgefeilten Datenbank und vor allem die Dateneingabe und pflege möglichst einfach und schnell geht, stellt Access komfortable Eingabeformulare zur Verfügung, die praktisch alle bekannten Windows-Steuerelemente enthalten können. Im Prinzip Ähnliches gilt für Webseiten, die aus Datenbanken abgeleitet werden können. Doch was nützen die besten und genauesten Daten, wenn diese nicht in ansprechender Form und übersichtlich zu Papier gebracht werden können? Dafür sorgen Berichte in Access. Diese können außerdem auf übersichtliche Weise auch das Ergebnis von Berechnungen anzeigen. Und wem das alles noch nicht reicht, der kann mit Makros bzw. Visual Basic Microsoft Access noch um eigene Funktionen erweitern. Was ist MS Access? Tabellen Abfragen Formulare / Webseiten Berichte Makros / Visual Basic Im Gegensatz zu Word oder Excel werden in MS Access nicht ständig neue Dateien erstellt. Oft wird immer in der gleichen Datenbank gearbeitet. Daher sollte die Anlage und Anpassung wohlüberlegt und geplant erfolgen.

9 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 9 MS Access Version 2007: Was ist neu? Welche Änderungen haben sich gegenüber der Vorgängerversion ergeben? Was hat sich bloß verbessert? Die neue Multifunktionsleiste Die wichtigsten Veränderungen in MS Access 2007 gegenüber der Vorgängerversion: Die neue Benutzeroberfläche ist als sogenannte Multifunktionsleiste mit Registerkarten und Gruppen konzipiert. Je nach ausgewähltem Objekt und anstehender Arbeit zeigt die Multifunktionsleiste eine Auswahl an bestimmten Befehlen an. Die bereits bei der Installation auf den Rechner übertragenen Vorlagen für Datenbanken werden durch weitere Online erhältliche Vorlagen ergänzt. Die Sortieren und Filtern Funktion wurde deutlich erweitert. Vor allem die AutoFilter Option erleichtert nun mit intelligentem Kontextmenü das Arbeiten. Sie können nun Felder erstellen die mehrere Werte enthalten. Früher musste eine m:n Beziehung hergestellt werden, dies wird nun bei der Auswahl eines mehrwertigen Feldes von Access für Sie erledigt. Mit dem Datensammlungsfeature kann Access 2007 automatisch ein Info- Path oder HTML-Formular erstellen und in den Textköper einer Mail einbetten. Nach Versand und Ausfüllen des Formulars durch den Empfänger können Sie es durch Outlook 2007 direkt in die Datenbank speichern lassen. Export in PDF (Portable Document Format) und XPS (XML Paper Specification) Formate (nach Installation von kostenlosem AddIn). Der Import und auch der Export von Daten wurde deutlich verbessert. Multifunktionsleiste Offline und Online Vorlagen AutoFilter Mehrwertiges Feld Datensammlungsfeature PDF und XPS Export Eine vollständige Liste der Neuerungen in MS Access 2007 kann auch über die Hilfe mit dem Fragetext Neuigkeiten? aufgerufen werden.

10 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 10 Wo ist was: Der Access-Bildschirm / das Datenbankfenster Wie starte ich MS Access? Welche Elemente zeigt der Access-Arbeitsbildschirm an? Welche Funktion hat die Multifunktionsleiste? Der Access-Arbeitsbildschirm mit der Multifunktionsleiste MS Access wird standardmäßig mit Menü Start, Programme, Microsoft Office, Microsoft Access 2007 aufgerufen. Die Dateierweiterung.accdb ist mit dem Programm MS Access 2007 verknüpft. Dies bedeutet, dass ein Doppelklick auf jede Access-Datei ausreicht, um die entsprechende Datenbank mit Access zu öffnen. Der Access-Bildschirm beinhaltet die folgenden Elemente: Office Schaltfläche für Speichern, Drucken, Öffnen, Verwalten und Veröffentlichen sowie der Access Optionen. Multifunktionsleiste, hier sind alle Befehle von Access in logischen Registerkarten und Gruppen angeordnet. Navigationsbereich, hier sind die verschiedenen Access Objekte zu finden (Tabelle, Abfrage, Formular, Bericht, Makro, Modul). Datenbankfenster, hier werden die geöffneten Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte angezeigt. Die Ansichten für diese Objekte sind mittels der Ansichten-Symbole unten rechts einzustellen. MS Access starten Access-Bildschirm Typische Elemente Die Ansicht im Dokumentfenster kann so eingestellt werden, dass mehrere geöffnete Dokumente entweder überlappend dargestellt werden, oder als Dokumentregisterkarten angezeigt werden. Der Navigationsbereich kann angepasst werden, um per DropDown Option zu entscheiden, welche Objekte und in welcher Reihenfolge diese im Navigationsbereich dargestellt werden sollen.

11 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 11 Register oder Schnellstart: Verwalten von Symbolen Wie kann die Anzeige der Schnellstart Symbolleiste verändert werden? Wie kann ich die Symbolleiste individuell anpassen? Schnellstart Symbolleiste individuell anpassen Die Schnellstart oder auch Schnellzugriff Symbolleiste kann auf die persönlichen Anforderungen angepasst werden. Dies erfolgt mit der DropDown Schaltfläche rechts neben der Schnellstart Symbolleiste. Symbolleiste anpassen Neben einigen Standardsymbolen, die in die Leiste eingebunden werden können, findet sich hier auch die Option Weitere Befehle, welche ein individuelles Anpassen der Symbolleiste ermöglicht. Grundsätzlich finden sich die wichtigen Symbole für Access in der Gruppe der Häufig verwendete Befehle. Die Gruppe Alle Befehle ermöglicht es, auf wirklich alle Befehle von Access zuzugreifen. Sollten Sie die Schnellstart Symbolleiste eher unterhalb der Multifunktionsleiste anzeigen lassen wollen, so können Sie dies ebenfalls hier mit der kleinen Schaltfläche unterhalb anpassen. Um die Schnellstart Symbolleiste noch schneller anzupassen, kann auch mit einem rechten Mausklick auf die Schnellstart Symbolleiste und dem anschließenden Auswählen von Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen, zum Access Optionen Menü gewechselt werden.

12 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 12 Ich hab' ein Problem: Hilfe! Wie kann ich Hilfe in schwierigen Situationen bekommen? Was kann ich tun, wenn ich weitere Fragen habe? Das Suchergebnis zum Thema Primärschlüssel wird im Hilfefenster dargestellt So rufen Sie die Hilfe auf: Funktionstaste F1 oder Symbol Microsoft Office Access-Hilfe oder es erscheint das Hilfefenster mit den grundlegenden Möglichkeiten: Schlagworte auf der Hilfe Startseite (Neuigkeiten, Erste Schritte, ) Eintrag in die Suchleiste Wechsel in das Inhaltsverzeichnis Nach Auswahl eines Hilfethemas erscheint der eigentliche Hilfetext. Unterstrichene Textpassagen deuten Verbindungen zu anderen Seiten bzw. zu weiteren Informationen an und können zu diesem Zweck angeklickt werden. Hilfeseiten können ausgedruckt werden (Symbol Drucken) ein Navigieren in bereits besuchten Seiten ist mit den Pfeilsymbolen möglich. Der Ausstieg aus einer Hilfeseite erfolgt mit der Schaltfläche Beenden (X in der Titelleiste). Dialogfenster haben eine?-schaltfläche in der Titelleiste, die ebenfalls zum Aufruf der Hilfe vorgesehen ist. Nach dem Anklicken dieser Schaltfläche kann mit einem Hilfe-Mauszeiger auf jene Stelle geklickt werden, für die weitere Informationen benötigt werden. Darüber hinaus steht das Menü? mit weiteren Optionen zur Verfügung.?-Schaltfläche Weitere Hilfefunktionen Die gewohnten Office-Assistenten wurden entfernt und sind nun nicht mehr vorhanden. Mit Hilfe der Schaltfläche unten rechts im Hilfefenster (Offline oder Verbunden mit Office Online) lässt sich festlegen, in welchen Quellen (lokal oder Internet) Access für die Hilfe sucht.

13 Modul 1: MS Access Der erste Eindruck 13 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 1: MS Access Der erste Eindruck Microsoft Access ist ein sogenanntes relationales Datenbank-Management- System. Es dient zur Datenspeicherung und -verarbeitung. Neue und verbesserte Bedieneroberfläche, besseres Sortieren ud Filtern, Online und Offline Vorlagen, Datensammlungsfeature, sowie Verbesserungen an "alten" Elementen machen das Arbeiten mit Access 2007 um einiges angenehmer und besser. Gestartet wird MS Access wie andere Windows-Anwendungen auch. Der Bildschirm von Access enthält die üblichen Elemente. Die Multifunktionsleiste und deren Registerkarten zeigen die meisten der Befehle an. Im Navigationsbereich kann zwischen den verschiedenen Objekten umgeschaltet werden. Das Ändern der Schnellstart Symbolleiste wird durch einen Klick auf das DropDown Symbol am rechten Rand der Schnellstart Symbolleiste oder über die Office Schaltfläche - Access Optionen und dem Register Anpassen ermöglicht. Der schnellste Weg, Hilfe anzufordern besteht in einem Druck auf die Funktionstaste F1. Anschließend erscheint ein Hilfefenster mit der Möglichkeit einen oder mehrere Suchbegriffe einzugeben oder auch im Inhaltsverzeichnis wie in einem Buch zu suchen. Neue Informationen können auch aus dem Internet bezogen werden. Überblick siehe Seite 8 Neuerungen siehe Seite 9 Access-Bildschirm siehe Seite 10 Schnellstart Symbolleiste siehe Seite 11 Hilfe siehe Seite 12

14 MS Access 2007-Einführung 14 Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen Was ist ein Datenbank-Management-System? Was ist eine Datenbank? Was im Gegensatz zu einem DBMS ist ein RDBMS? Was ist eine Tabelle? Was ist ein Datensatz? Was ist ein Feld? Und was ist dann ein Feldname? Und was verbirgt sich hinter den Begriffen Tupel und Entität? Welche Objekte kommen in einer Access-Datenbank vor? In welchem Zusammenhang stehen sie zueinander? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken Lernziel: Sie erwerben die nötigen theoretischen Grundkenntnisse, die Sie benötigen, um erfolgreich mit Datenbanken zu arbeiten. Insb. das Konzept der relationalen Datenbanken wird vermittelt. Voraussetzungen: Erfahrungen im Umgang mit hierarchischen Datenbanksystemen wie MS Excel sind hilfreich aber nicht Voraussetzung.

15 Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 15 Entscheidend: Grundlagen des relationalen Datenbankkonzepts Was ist ein Datenbank-Management-System? Was ist eine Datenbank? Was im Gegensatz zu einem DBMS ist ein RDBMS? Eine Datenbank ist ein Datenspeicher für zahlreiche Objekte Unter einer Datenbank versteht man eine Sammlung von Daten, die zueinander in einer Beziehung stehen und die in geordneter Form gespeichert werden. Die einfachste Form einer Datenbank ist eine tabellarische Liste auf Papier oder ein Karteisystem. Ein Datenbank-Management-System (kurz DBMS) ist ein Programmpaket, das zur Verwaltung von Datenbanken dient. Microsoft Access ist ein solches DBMS und erfüllt damit zwei Aufgaben: Datenspeicherung und Datenverarbeitung. Im Zuge der Datenverarbeitung können die Daten ausgewertet, aber auch verändert werden. Datenbanken können in verschiedenen Formen vorliegen. Die verschiedenen Datenbanken unterscheiden sich darin, wie Daten innerhalb einer Datenbank organisiert werden. Bei hierarchischen Datenbanken sind die Daten in einer Baumstruktur organisiert, bei Netz-Datenbanken in Form eines Netzwerks. Die heute häufigste Form der Datenbank ist die relationale Datenbank. Dabei sind die Daten in Form von Tabellen organisiert, die zueinander in einer Beziehung stehen. Die Programmpakete zur Verwaltung solcher Datenbanken nennt man relationale DBMS (kurz RDBMS). Microsoft Access ist ein RDBMS. In letzter Zeit haben sich außerdem so genannte Volltext-Datenbanken etabliert, bei denen Daten zwar wie bei einer relationalen Datenbank in Form von Tabellen gespeichert werden, diese Tabellen aber in keiner Beziehung zueinander stehen. Im Gegensatz zu klassischen, relationalen Datenbanken sind die einzelnen Daten außerdem nicht streng strukturiert. Sie eignen sich daher vorzüglich zur Ablage von unstrukturierten Informationen wie z. B. Dokumenten. Beispiele für solche DBMS sind Lotus Notes oder Microsoft Exchange. Was ist eine Datenbank? Was ist ein DBMS? Formen von Datenbanken Relationale Datenbanken Volltext-Datenbanken Relationale Datenbanken wurden vom Mathematiker E.F. Codd erfunden. Sie basieren auf der Mengenlehre. Wenn Sie sich über die Theorie, die hinter relationalen Datenbanken steht, genauer informieren wollen: Lesen Sie das Buch Relationale Datenbanken von E.F. Codd.

16 Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 16 Felder, Datensätze etc: Begriffe bei relationalen Datenbanken Was ist eine Tabelle? Was ist ein Datensatz? Was ist ein Feld? Und was ist dann ein Feldname? Und was verbirgt sich hinter den Begriffen Tupel und Entität? Datenbankbegriffe anhand einer Tabelle erklärt Beim Umgang mit relationalen Datenbanken sollte man einige Begriffe kennen: Datenbank: Eine Datenbank ist eine Sammlung von Tabellen, die zueinander in einer Beziehung stehen. Bei vielen RDBMS wurde der Begriff der Datenbank erweitert. Bei Microsoft Access besteht eine Datenbank zusätzlich aus allen Objekten, die die Datenbank in irgendeiner Form verwendet. Tabelle: Eine Tabelle speichert die eigentlichen Daten. Die Daten in einer Tabelle werden in Datensätze gegliedert. Datensatz: Jede Zeile einer Tabelle wird Datensatz genannt. Ein einzelner Datensatz wird auch als Tupel bezeichnet. Die Daten eines Datensatzes stehen in direktem Zusammenhang miteinander (z. B. eine Adresse). Die Datensätze einer Tabelle müssen voneinander unabhängig sein. Das Löschen eines Datensatzes oder das Ändern der Sortierung der Datensätze darf keine Auswirkung auf die Integrität der Daten in einer Tabelle haben. Feld: Entität: Die Spalten einer Tabelle werden Felder genannt. Manchmal wird auch der Begriff Attribut verwendet. In einem Feld werden immer gleichartige Daten gespeichert. Z. B. werden im Feld Postleitzahl bei jedem Datensatz immer nur Postleitzahlen gespeichert und keine Telefonnummern. Die Felder besitzen Namen, die so genannten Feldnamen. Diese Feldnamen stehen normalerweise oben in der Tabelle als Spaltenüberschriften. Als Entität wird eine eigenständige Einheit, die im Rahmen des betrachteten Modells eindeutig identifiziert werden kann, bezeichnet. Datenbankbegriffe Sie können die einzelnen Begriffe auch folgendermaßen verstehen: Eine Datenbank besteht aus Tabellen. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen und ein Datensatz wiederum besteht aus Feldern. Die kleinste Informationseinheit in einer Datenbank ist ein Zeichen.

17 Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 17 Tabellen, Abfragen, Formulare etc.: Objekte in Access-Datenbanken Welche Objekte kommen in einer Access-Datenbank vor? In welchem Zusammenhang stehen sie zueinander? Berichte Tabellen Abfragen Dateinein- und -ausgabe/ Benutzeroberfläche Makros Module Datenspeicherung und -verarbeitung Formulare Programmierung So wirken die Datenbankobjekte zusammen Eine Datenbank dient der Erfassung, Verwaltung und Ausgabe von Daten. Die wesentlichen Funktionen einer Datenbank bilden die zentralen Module von Access: Tabellen: Daten werden in Form von Tabellen gespeichert. Tabellen dienen somit der Datenspeicherung. Abfragen: Durch Abfragen können bestimmte Daten einer Tabelle selektiert werden. Auch die Aktualisierung von Daten erfolgt über Abfragen. Schließlich sind sie der Weg, um Tabellen miteinander zu verknüpfen. Abfragen decken somit das Gebiet der Datenverarbeitung ab. Formulare: Die Dateneingabe und -pflege erfolgt am bequemsten in Formularen. Diese sind aber nicht nur Eingabemasken, sondern können auch als Ausgabeeinheiten verwendet werden (Diagramme oder Pivot Tabellen). Berichte: Seiten: Makros: Module: Berichte bieten die Möglichkeit eines formatierten Ausdrucks von Daten. Adressenlisten, Rechnungen u.ä., aber auch Etiketten sind typische Beispiele für Berichte. Außerdem lassen sich in Berichten auch bequem zusammenfassende Summen bilden. Unter Seiten sind Web-Seiten gemeint, die der Dateneingabe und Ausgabe (ähnlich wie Formulare) dienen. Access-Makros dienen der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Sie können auch mit Schaltflächen verbunden werden, um eine komfortable Bedienung einer Access-Datenbank zu gewährleisten. Module sind in Visual Basic for Applications (VBA) programmierte Anwendungen/Anwendungsteile, um auf ganz spezielle Bedürfnisse innerhalb einer Access-Datenbank eingehen zu können. Funktionen einer Datenbank Makros und Module würden den Rahmen einer Access-Einführung sprengen. Die Einfachheit der Erstellung von Makros aber macht es recht einfach, sich selbst durch Try and Error mit diesem Thema zu beschäftigen. Oder aber auch, Unterlagen speziell zum Thema der Makro/Modulprogrammierung zu lesen..

18 Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen 18 Zusammenfassen und Vertiefen Modul 2: Ein wenig Theorie - Datenbankgrundlagen Eine Datenbank ist eine Sammlung von Daten, die zueinander in einer Beziehung stehen und die in einer geordneten Form gespeichert werden. Bei einer relationalen Datenbank wie z. B. Access werden die Daten in Form von Tabellen organisiert. Eine Datenbank ist die Summe aller Datenbank-Objekte. Eine Tabelle speichert die Daten in Form von Feldern und Datensätzen. Die verschiedenen Datenbankobjekte von Access erfüllen Aufgaben wie Datenspeicherung, Datenanzeige, Datenpflege, Datenverarbeitung und Datenausgabe. Außerdem besteht die Möglichkeit, mit Hilfe von Makros und Modulen die Datenbank um selbst geschriebene Programme zu erweitern. Datenbank-Grundlagen siehe Seite 15 Datenbankbegriffe siehe Seite 16 Datenbankobjekte siehe Seite 17

19 MS Access 2007-Einführung 19 Modul 3: Bestehendes verwenden - Datenbankbedienung Wie werden Datensätze bearbeitet? Was ist die Datenblattansicht? Was ist der Datensatznavigator? Was ist der Zweck von Untertabellen? Wie gibt man Daten in Formularen ein? Wie erzwinge ich einen Zeilenumbruch in einem Memofeld? Wie kann ich Datensätze bearbeiten? Wie kann ich die Tipparbeit reduzieren? Wie kann ich Datensätze löschen? Wie kann ich Datensätze hinzufügen? Wie suche ich nach bestimmten Feldinhalten und mit welchen Platzhaltern? Wie kann ich Daten vom Programm suchen und ersetzen lassen? Wie lösche oder kopiere ich die gefundenen Datensätze? Wie lasse ich nur bestimmte Datensätze anzeigen? Können mehrere Kriterien bei Filtern ausgewählt werden? Wie kann ich schnell nach einem Feld sortieren oder nur bestimmte Datensätze anzeigen lassen? Was ist der Unterschied zwischen Filtern und Suchen? Wie rufe ich einen Bericht auf? Wie kommt mein Bericht auf Papier? Wie kann ich mein Berichtslayout überprüfen? Kann ich den Bericht auch exportieren? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Informationsdarstellung: Anzeigen von Tabellen und Abfragen STRG++ und UMSCHALT+EINGABE: Dateneingabe in Formulare Aktualisierungen: Bestehende Datensätze ändern Datenpflege: Datensätze hinzufügen und löschen Der Info auf der Spur: Suchen und Ersetzen von Datensätzen Schön der Reihe nach: Sortieren und Filtern in Tabellen Informationsgewinnung: Filtern, Suchen, Sortieren in Formularen Darstellung auf dem Papier: Anzeigen und Drucken von Berichten Lernziel: Sie lernen, bestehende Datenbanken zu verwenden. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Umgang mit MS Windows. Kenntnisse im Umgang mit anderen Office-Anwendungen (insb. MS Excel) sind hilfreich.