EASY DOCUMENTS SCHNITTSTELLEN. EASY DOCUMENTS Schnittstellen 1

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1 EASY DOCUMENTS SCHNITTSTELLEN EASY DOCUMENTS Schnittstellen 1

2 IMPRESSUM Medieninhaber/Herausgeber/Redaktion: GEMDAT OÖ - Oberösterreichische Gemeinde-Datenservice GesmbH. & Co KG Linz - Schiffmannstraße 4 - Tel. (0732) , Fax: DW office@gemdat.at - für den Inhalt verantwortlich: die Geschäftsführung der Gemdat OÖ - Satz, Grafik: Günther Achleitner, Bakk.phil. - erstellt am Verlagspostamt/Erscheinungsort/ Herstellungsort: 4020 Linz - Druck- und Satzfehler vorbehalten. 2 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

3 EASY DOCUMENTS Schnittstellen NEUE MÖGLICHKEITEN DER ZUSAMMENARBEIT! INHALT 03 Allgemeine Beschreibung EASY Documents ist Ihr zentrales Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem und steuert die Verteilung und Ablage aller Schriftstücke Ihrer Gemeindeverwaltung ungeachtet ihres Ursprungs. EASY Documents bietet darüber hinaus nach Ihren Bedürfnissen Schnittstellen zu allen Fachapplikationen. In Bereichen, die mit EASY Documents arbeiten, wird das System neben den Fachanwendungen zu einem zentralen und alltäglichen Werkzeug für die Erledigung des Tagesgeschäfts. Dabei ist die Fachapplikation für die Unterstützung bei den Abläufen und der Vereinfachung der Arbeitsschritte zuständig, EASY Documents hält die Dokumente bereit, die für die Erledigung der Arbeit benötigt werden und ist zuständig für die Verteilung im Haus. Darum ist es von entscheidender Wichtigkeit, dass die Fachapplikation und EASY Documents möglichst nahtlos zusammenspielen. Im Idealfall geht das so weit, dass der Anwender gar nicht erst in die Oberfläche von EASY Documents wechseln muss, um die benötigten Unterlagen zu erhalten. Wir haben daher in allen unseren Kernapplikationen eine Integration geschaffen, die Sie bei der Arbeit unterstützt und ständig wiederkehrende Handgriffe überflüssig macht oder gar völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation ermöglicht. Auf den nachfolgenden Seiten stellen wir Ihnen jede einzelne dieser Schnittstellen mit deren wichtigsten Funktionen vor. Wenn Sie noch tiefer in die Möglichkeiten der einzelnen Schnittstellen eintauchen wollen, stehen wir ihnen gerne helfend zur Seite. 04 Buchhaltung (k5, defakto, KIM) 06 k5 Bauamt und Grundstück 08 Session 10 k5 Lohn 12 Integration Amtssignatur 14 Outlook AddIn 16 Integration duale Zustellung 18 EASY Documents Modul Prüferlizenz EASY DOCUMENTS Schnittstellen 3

4 Buchhaltung (k5, defakto XP, KIM) - Screenshots Beleg zu einer oder zu mehreren Buchungen anzeigen 4 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

5 Buchhaltung (k5, defakto XP, KIM) Die Verbindung von EASY Documents zu den Buchhaltungsprogrammen k5, defaktoxp und KIM ermöglicht eine komfortable Verknüpfung zu allen Belegen Ihrer Buchungen. Über eine Barcodenummer - die beim Scannen automatisch ausgelesen wird - werden die Buchungen mit den gescannten Dokumenten in EASY Documents verknüpft. Die Barcodenummer muss nur im jeweiligen Buchhaltungsprogramm in der Buchung hinzugefügt werden und schon sind Buchung und Belege miteinander verbunden. Neben Buchungsbelegen können auch beliebige weitere Dokumente aus EASY Documents mit Steuerpflichtigen verknüpft werden. Dadurch ist eine einfache Anzeige des Steueraktes direkt aus Ihrer Buchhaltungsanwendung (k5, KIM, defaktoxp) oder in EASY Documents möglich. Somit haben Sie zentrale Zugangspunkte in der Anwendung Ihrer Wahl für die Wartung und Anzeige aller relevanten Dokumente zu Ihren Steuerpflichtigen. AUF EINEN BLICK Jede Buchung ist mit den zugehörigen Belegen in EASY Documents verknüpft Belege werden von der Buchung aus mit einem Knopfdruck zur Anzeige gebracht Belege werden automatisch mit allen relevanten Buchungsdaten indexiert Anzeige aller Dokumente zu einem Steuerpflichtigen Daten, die im Buchhaltungsprogramm erfasst werden, werden automatisch auch an die Belege in EASY Documents übergeben. Auszahlungsanordnungen werden direkt vom Buchhaltungsprogramm zu den Rechnungsbelegen abgelegt. Ein Papierdruck ist damit überflüssig. Auch alle anderen Berichte und Auswertungen aus der Buchhaltungsapplikation können ohne Umwege direkt in EASY Documents sicher archiviert werden. Übergabe aller Berichte und Auswertungen direkt an EASY Documents Papierdruck ist Geschichte EASY DOCUMENTS Schnittstellen 5

6 k5 Bauamt und Grundstück - Screenshots Anzeige aller Dokumente zu einem Verfahren in k5 Bauamt und Grundstück Anzeige des persönlichen EASY Documents Eingangs direkt in k5 Bauamt und Grundstück 6 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

7 k5 Bauamt und Grundstück Die Integration in das Programm k5 Bauamt und Grundstück ermöglicht es, den Bauakt vollständig elektronisch zu führen. Zusätzlich zum Bauakt können in EASY Documents alle weiteren Dokumente zu einer Liegenschaft abgelegt werden (z.b.: Steuerakt, Kanalakt, Wasserakt,...). Dadurch wächst der Bauakt zum umfassenden Hausakt. Durch den Hausakt erreichen Sie eine neue Qualität beim Informationsaustausch unter den Abteilungen und einen einfachen Zugriff auf die Dokumente für alle Bediensteten über EASY Documents. In k5 Bauamt und Grundstück können sämtliche Dokumente, die zu einem Verfahren gehören, direkt in der Fachapplikation angezeigt werden. Die Suche in EASY Documents erfolgt für Sie unsichtbar im Hintergrund. Ebenso werden alle erzeugten Dokumente auf Knopfdruck in EASY Documents archiviert und dem elektronischen Akt zugeordnet. Eingehende Schriftstücke, die Ihnen in EASY Documents geschickt werden, werden auch sofort in k5 Bauamt und Grundstück angezeigt. Dort haben Sie mit wenigen Mausklicks die Möglichkeit, aus dem Schriftstück ein neues Verfahren zu generieren oder es einem bestehenden Verfahren zuzuordnen. Im Hintergrund kümmert sich die Schnittstelle wieder um die ordnungsgemäße Ablage im elektronischen Akt. AUF EINEN BLICK Automatische Führung des elektronischen Bauaktes Der Bauakt kann um alle Dokumente zu einer Liegenschaft ergänzt werden = Hausakt Darstellung aller Dokumente zu einem Verfahren auf einen Blick Einfache Zuordnung von Posteingangsstücken zu einem Verfahren Direkte Übergabe aller erzeugten Dokumente an EASY Documents EASY DOCUMENTS Schnittstellen 7

8 Session - Screenshots Dokumente aus EASY Documents importieren Dokumente nach EASY Documents exportieren 8 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

9 Session Die Session-Integration ermöglicht einen bidirektionalen Austausch aller Dokumente mit EASY Documents. Durch diese Funktionalität sind alle relevanten Sitzungsunterlagen nicht nur in der Fachanwendung verfügbar, sondern können nach der Sitzung auch revisionssicher in EASY Documents archiviert werden. Während der Vorbereitung einer Sitzung können bereits vorhandene Dokumente in EASY Documents zur jeweiligen Vorlage oder Sitzung in Session geladen werden. Somit stehen alle benötigten Dokumente immer griffbereit zur Verfügung. Nach der Entscheidung in einem Gremium können Dokumente, die in Session generiert wurden, zur endgültigen Ablage an EASY Documents übergeben werden (z.b. Auszug aus einem Sitzungsprotokoll etc.). In EASY Documents ist es möglich, die Ablagestruktur einer Sitzung anzupassen. Die Session-Integration kann alle Dokumente einer Sitzung gesammelt in einer Mappe ablegen oder je Dokument eine eigene Mappe erzeugen. Damit passt sich die Funktionalität Ihren Bedürfnissen an. Bei einer Übergabe eines Dokuments aus Session wird zusätzlich auch die verfügbare Beschlagwortung an EASY Documents geliefert (Name der Sitzung, Sitzungsdatum, Dokumentname etc.). Der manuelle Import von Dokumenten aus EASY Documents bzw. der Export von Dokumenten nach EASY Documents erfolgt dabei auf Knopfdruck direkt aus der Sitzung heraus. AUF EINEN BLICK Einfache Ablage der Sitzungsdokumente in EASY Documents Sitzungsrelevante Dokumente aus EASY Documents können direkt in Session importiert werden Datenaustausch in beide Richtungen = bidirektionale Schnittstelle EASY DOCUMENTS Schnittstellen 9

10 k5 Lohn - Screenshots Automatisierte Archivierung in EASY Documents Anzeige des Personalaktes aus k5 Lohn 10 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

11 k5 Lohn Personaldaten sind sensible Informationen, die jederzeit aktuell verfügbar sein müssen. Dies ist bei papierbasierenden Akten nicht immer der Fall. Verzögerungen durch langwierige Suchprozesse beim Zugriff auf notwendige Personaldaten sind keine Seltenheit. Ein elektronischer Personalakt schafft hier Abhilfe. Das Modul Elektronischer Personalakt bietet den Vorteil, dass dieser in das bestehende Lohnverrechnungssystem integriert ist. Direkt aus der Onlineabrechnung kann der Personalakt in EASY Documents für einen Dienstnehmer aufgerufen werden. Der aktuellste Stand relevanter Personaldaten ist somit jederzeit in digitaler Form abrufbar. Bei der Abrechnung wird zu jeder Auswertung auch ein XML-Datenträger erzeugt. Sowohl XML- als auch die PDF-Files stehen in gewohnter Weise in einem Verzeichnis auf dem Rechner zur Verfügung. Die Dokumente werden automatisch nach EASY Documents transferiert, mit allen relevanten Daten beschlagwortet und zum bestehenden Personalakt abgelegt. Natürlich ist es auch möglich, den Zugriff auf die Personalunterlagen mit entsprechenden Zugriffsrechten zu hinterlegen. Die Daten können auf Wunsch auch in einen für alle Mitarbeiter zugänglichen Bereich (UA/ZA, Fortbildungsunterlagen...) und einen Bereich mit eingeschränkten Zugriffsrechten getrennt werden (Dienstverträge, Lohnabrechnung,...). Welche Dokumente im System abgelegt werden, ist dem User überlassen. Archiviert werden können alle gängigen Datenformate (pdf, doc, xls, ppt, ). Neben Belegen zu einem Dienstnehmer können auch Schriftstücke (Bescheid Finanzamt, Kontoauszug GKK, ), die nicht einem Dienstnehmer zuzuordnen sind, revisionssicher erfasst und archiviert werden. Es besteht sogar die Möglichkeit, Urlaubsund Zeitausgleichsanträge über EASY Documents abzuwickeln und am Ende im Personalakt abzulegen. Dabei wird Ihr bestehender Genehmigungsprozess in EASY Documents abgebildet, die Stundenberechnung durchgeführt und der Antrag so mit wenigen Mausklicks zeitnahe abgearbeitet. AUF EINEN BLICK Aufruf des gesamten Personalaktes direkt aus WebLohn Zugriffsbeschränkung nach Ihren Anforderungen Automatische Indexierung und Ablage aller Lohnauswertungen EASY DOCUMENTS Schnittstellen 11

12 Integration Amtssignatur - Screenshots Aufbringen der Amtssignatur in EASY Documents 12 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

13 Integration Amtssignatur Durch die Einbindung der Software KIM- DS *1 in EASY Documents kann man sämtliche Dokumente einer Mappe, ob Word *2 oder PDF, mit der Amtssignatur schnell und einfach signieren. Dokumente wie z. B. doc, xls, rtf werden während des Signaturvorgangs automatisch in ein PDF konvertiert. Die einzelnen signierten Dokumente werden der Mappe sofort hinzugefügt, die Originaldokumente bleiben dabei erhalten oder werden auf Wunsch ersetzt. Mit dieser Integration erspart sich der Anwender die Verwaltung der amtssignierten Dokumente auf dem Rechner, da der gesamte Vorgang in EASY Documents erfolgt. Die signierten Dokumente werden in EASY Documents archiviert, sodass man in einem Akt sowohl das Original als auch das unterschriebene Dokument zur Verfügung hat. Es gibt keine Notwendigkeit mehr, den Bescheid oder das Dokument auszudrucken und eigenhändig zu unterschreiben. Damit kann ein medienbruchfreier Workflow realisiert werden. Über frei definierbare Berechtigungen kann geregelt werden, wer eine Signatur aufbringen darf. * 1 In Verbindung mit einem Amtssignatur-Softwarezertifikat * 2 Die Konvertierung von Word-Dokumenten setzt eine lizenzierte und lauffähige Word- Installation am Server voraus AUF EINEN BLICK Die Amtssignatur kann direkt in EASY Documents auf die Dokumente aufgebracht werden Keine lokale Installation der Amtssignatur notwendig Eine nahtlose Integration in bestehende Workflows ist möglich Eine flexible Rechtevergabe steuert, wer die Signatur aufbringen darf EASY DOCUMENTS Schnittstellen 13

14 Outlook AddIn - Screenshots Suche von EASY Document s aus Outlook archivieren 14 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

15 Outlook AddIn s Mappen direkt in Outlook Durch das Outlook AddIn können Sie jedes Mail direkt aus Microsoft Outlook * in EASY Documents ablegen und das mit nur einem Knopfdruck. Dabei können Sie mehrere Profile konfigurieren, die bestimmen, in welchem Mappentyp die Mails abgelegt werden, ob Sie die Anhänge übernehmen wollen, Workflows gestartet werden sollen, die Mails direkt ins Archiv gehen und vieles mehr. Wenn Sie ein Mail oder einen Anhang zu einer bestehenden Mappe in EASY Documents ablegen wollen, dann können Sie direkt aus Microsoft Outlook die Mappe suchen und dann das Mail oder den Anhang einfach per Drag & Drop in die Mappe ziehen. Kein Ausdrucken, Speichern oder Scannen mehr notwendig Mailarchivierung war nie einfacher! * Das Outlook AddIn unterstützt derzeit Microsoft Outlook 2010 und 2013 AUF EINEN BLICK Einfache Ablage von Mails direkt aus Outlook Mails können einer bestehenden Mappe angehängt werden EASY Documents Eingang in Microsoft Outlook anzeigen Dokumente aus EASY Documents können direkt in Microsoft Outlook gesucht werden EASY DOCUMENTS Schnittstellen 15

16 Integration duale Zustellung - Screenshots Duale Zustellung aus EASY Documents 16 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

17 Integration duale Zustellung Dank der dualen Zustellung können elektronische Dokumente direkt den Empfängern zugestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Dokumente in herkömmlicher Papierform, per Mail oder mit einem Zustelldienst übermittelt werden. Das System ermittelt, wie der Empfänger das Dokument empfangen kann. Die Integration in EASY Documents funktioniert dabei denkbar einfach - in der Mappe wird lediglich der Button für die duale Zustellung betätigt. Im folgenden Dialog werden noch die Zustellqualität, die Empfänger und die Dokumente, die zugestellt werden sollen, ausgewählt. Den Rest übernimmt das System. Dabei werden die Dokumente in PDF konvertiert *, die Amtssignatur wird aufgebracht und das Dokument an die Zustellung übergeben. es geht noch weiter: Auf Wunsch können Sie nicht nur den Status der über EASY Documents verschickten Schriftstücke abfragen, sondern auch den aller anderen Dokumente, die über die duale Zustellung versandt wurden. Die versendeten Dokumente können sogar automatisch in EASY Documents importiert werden. Dadurch erhalten Sie ein elektronisches Postausgangsbuch inklusive aller Dokumente. * Die Konvertierung von Word-Dokumenten setzt eine lauffähige Word-Installation am Server voraus AUF EINEN BLICK Dokumente direkt aus EASY Documents zustellen Dokumente werden automatisch konvertiert * und amtssigniert Kein Ausdrucken mehr notwendig 100% medienbruchfreie Workflows Dabei können Sie über die Berechtigung bestimmen, wer die duale Zustellung ausführen darf. Der aktuelle Status jeder Zustellung kann in EASY Documents direkt in der Mappe nachverfolgt werden. Aber EASY DOCUMENTS Schnittstellen 17

18 EASY Documents Modul Prüferlizenz Die Prüferlizenz ist eine vollwertige Documents Lizenz, die den gleichen Funktionsumfang beinhaltet wie alle anderen Lizenzen, aber mit dem Vorteil, dass dafür keine Wartungsgebühr anfällt. Diese Lizenz soll die sporadischen Zugänge abdecken, die in jeder Gemeinde anfallen. Sei es ein Zugang für einen Prüfer oder einen Ferialpraktikanten, der Akte beschlagwortet oder den Vizebürgermeister, der im Sommer die Vertretung des Bürgermeisters übernimmt. * Jede Gemeinde kann zwei Prüferlizenzen beziehen. Die Lizenz darf nicht für reguläre Benutzer verwendet werden. AUF EINEN BLICK Vollwertige EASY Documents Lizenz Keine Wartung Ideal für Prüfer, Ferialpraktikanten und Vizebürgermeister Maximal zwei Lizenzen je Gemeinde Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Herausgeber kann für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine andere Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf eventuelle Fehler ist der Herausgeber dankbar. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Broschüre darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der OÖ GEMDAT GesmbH & Co KG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Hinweis zur geschlechtsneutralen Formulierung: Wir wenden uns mit unserem Schreiben an Sie als unsere Kundinnen und Kunden / geschätzte Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner. In vollem Respekt und Wertschätzung für beiderlei Geschlechter gelten unsere getroffenen Formulierungen für das weibliche und männliche Geschlecht gleichermaßen. Ein Hauptaugenmerk dabei liegt auf der Lesbarkeit der von uns verfassten Texte. Copyright 2014 OÖ Gemeinde-Datenservice GesmbH & Co KG Bilder Umschlag vorne und hinten: - Silven Milev (http: / 18 EASY DOCUMENTS Schnittstellen

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20 SCHNITTSTELLEN SCHLAGEN BRÜCKEN - Ihre Fachapplikationen ganz EASY! 20 EASY DOCUMENTS Schnittstellen