Leitfaden für den Jahresabschluss mit MOTIONDATA

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1 Software GmbH Leitfaden für den Jahresabschluss mit Kategorie: Jahresabschluss, Inventur, Nummernkreise, Feiertage Kurzbeschreibung: Diese Dokumentation beschreibt die notwendigen Jahresabschlussarbeiten im

2 INHALTSVERZEICHNIS 1 Inventur Inventurvorbereitung (Teile löschen) Inventurarten Komplett-Inventur mit optionaler Lagersperre (Stichtagsinventur) Permanente Inventur Menüstruktur Zählliste löschen Zählliste erstellen Zählliste drucken Zählung durchführen Zählmengen erfassen Differenzliste drucken Kontrollliste Positionen ohne Zählmenge Übernahme Inventur-Übernahmeliste Druck einer Bewertungsliste: Monatsabschluss Dezember Jahresabschluss Anpassung der Nummernkreise Feiertagseingabe... 28

3 1 INVENTUR 1.1 INVENTURVORBEREITUNG (TEILE LÖSCHEN) Um die Inventur zu beschleunigen besteht die Möglichkeit, den Teilestamm vorher zu bereinigen und Teile, die einem speziellen Kriterium entsprechen vor der Zähllistenerstellung aus dem Teilestamm zu löschen. Abbildung: Aufruf des Menüs Teilestamm löschen In der folgenden Maske können die Selektionskriterien für die Löschung der Teile ausgewählt werden. Vor der tatsächlichen Löschung der Teile empfiehlt es sich, den Simulationslauf durchzuführen. Hierbei haben Sie die Möglichkeit sich vorher die Auflistung anzusehen, was genau löschen würde. Nach Entfernung des Hakens bei Simulationslauf werden die Teile gelöscht.

4 Abbildung: Selektionskriterien für die Teilelöschung Bitte beachten Sie das folgende Kriterien erfüllt sein müssen um eine Teilelöschung vorzunehmen: Der Bestand muss sowohl im Haupt- als auch im Sublager kleiner gleich Null sein. Das zu löschende Teil darf auf keinen Fall auf einem offenen Auftrag, auf keiner offenen Bestellung und auf keiner Inventur vorhanden sein. Die letzte Bewegung muss mindestens 12 Monate zurückliegen. Abbildung: Simulationslauf Teilelöschung

5 1.2 INVENTURARTEN KOMPLETT-INVENTUR MIT OPTIONALER LAGERSPERRE (STICHTAGSINVENTUR) Während einer Inventur dürfen keine Zu- und Abbuchungen zum Lager erfolgen, auch nicht physisch zumindest dann, wenn die Zählung nicht sofort für alle gedruckten Zähllisten erfolgen kann (Siehe permanente Inventur). Beispiel: Man zählt heute das Teil A und hat 4 Stk. Bestand, dies wird auch als Inventurbestand erfasst. Fünf Tage später hat man das gesamte Lager durchgezählt, inzwischen wurde am 3. Tag eine Lieferung von 2 Stk. zugebucht. D.h. man hätte eigentlich 6 Stk. Wird dies aber nicht als Inventurbestand korrigiert, sondern die Inventur mit den 4 Stk. der eigentlichen Zählung übernommen, hat man einen falschen Lagerbestand nach der Inventur. Um dies zu verhindern, wird bei der Erstellung der Inventur die Lagersperre für die Teile der betroffenen Zählliste gesetzt. Durch die Übernahme der Inventur (nach Zählung und Erfassung) wird dann der richtige Lagerwert zurückgeschrieben und die Lagersperre wieder aufgehoben. Das Lager muss zum Stichtag Jahresabschluss inventiert werden; Beginn max. 6 Wochen davor PERMANENTE INVENTUR Bei der permanenten Inventur darf zwischen Erstellen der Inventurdatei und der Erfassung der Zählmenge (am Papier oder gleich im Programm) kein Zu- oder Abgang erfolgen! Dadurch empfehlen wir die Erstellung von "vielen kleinen" Zähllisten für kleine Bereiche Ihres Lagers, damit die physische Zählung und Erfassung jeder Zählliste rasch erfolgen kann. Beispiel: 1. Start Druck Zähllisten Sollbestand lt. Computer 5 Stk. Stand am Lager ist: 5 Stk.!! Keine Zu-/Abgänge am Lager 2. Physische Zählen und/oder Erfassung Zählmenge ist: 3 Stk. auf Zählliste (Papier) oder im Programm 3 Stk. (sind 2 Stk. Differenz Minus) Diese 2 Stk. Differenz werden nun als Information "eingefroren". merkt sich immer den Sollbestand des Computers zum Zeitpunkt des Drucks der Zählliste - also 5.

6 3. Zu- / Abgänge nach Zählmengen-Erfassung Summe alle Eingänge und Abgänge Stand am Lager zb: 17 Stk. 4. Eingeben der Zählmengen im Programm unter Zählmengen erfassen und Übernahme. Man erfasst nun die 3 Stk. lt. Zählung und das Programm schreibt mit der "Übernahme" 2 Stk. MINUS Differenz in den Teilestamm zurück. Stand am Lager: 15 Stk.

7 1.3 MENÜSTRUKTUR Die Menüstruktur der Inventur im entspricht der genauen Reihenfolge einer Inventur. Abbildung: Menüstruktur der Inventur im (ab V6.3) 1.4 ZÄHLLISTE LÖSCHEN Als erstes müssen Sie sich vergewissern, ob nicht irgendwelche alten offenen Inventurzähllisten vorhanden sind. Wenn ja, bitte löschen Sie diese! Sind keine offenen Zähllisten vorhanden, erhalten Sie obige Meldung.

8 1.5 ZÄHLLISTE ERSTELLEN Abbildung: Selektionskriterien für die Zähllistenerstellung Im Gruppenfeld Selektieren kann der Umfang der Liste nach den Kriterien Lieferant, Produktgruppe, Gebrauchsart, Lagerort, Lager, Teilenummer und nicht inventierte Teile eingegrenzt werden. Sowohl bei Lagerort, als auch bei Teilenummer und nicht inventierte Teile besteht die Möglichkeit, die Auswahl noch genauer zu definieren. Wählt man den Lagerort aus und befüllt die Selektionsfelder nicht, bekommt man eine Liste aller Teile, die keinem Lagerort zugeordnet sind. Über die Optionsgruppe Inventurgrundlage wird die Bewertungsgrundlage eingestellt; zur Verfügung stehen Einkaufspreis 1, 2 oder 3 sowie der Mischpreis. Wird das Optionsfeld Rechtsbündig sortieren aktiviert, so erfolgt die Sortierung bei der Teilenummer nach dem Zahlenwert, ansonsten nach dem ASCII-Zeichensatz.

9 Beispiel: Rechtsbündig sortiert aktiv Rechtsbündig sortiert inaktiv Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand = 0 haben Sie die Möglichkeit auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank 0 ist. Mit der Funktion Drucke Teile mit Bestand < 0 haben Sie die Möglichkeit auch Teile auf der Inventurzählliste auszugeben, deren Bestand lt. Datenbank Minus (Rückstand) ist. Diese beiden zuvor erwähnten Zusatzkriterien kommen optional zur Standardausgabe = Bestand > 0 (Positiv) hinzu. Soll bei den selektierten Teilen eine Lagersperre vergeben werden, so aktivieren Sie das Kästchen Lagersperre an Teile vergeben. D.h. Teile können während der Inventur weder zu- noch abgebucht werden. Vorgänger/Nachfolger ermitteln benötigen Sie, wenn sehr viele Ersetzungen von Lieferanten eingespielt sind und Sie die Info dafür auf der Zählliste sehen möchten. Im Gruppenfeld Sortieren stehen insgesamt vier Kriterien zur Verfügung, um die Zählliste sortieren zu können; zumindest ein Kriterium muss ausgewählt werden. Beachten Sie bitte, dass die Zählliste je nach Lager und Selektionskriterien - sehr umfangreich sein kann und vor allem Matrixdrucker über längere Zeit in Anspruch nimmt.

10 1.6 ZÄHLLISTE DRUCKEN Nach dem Start der Selektion im Menü "Zählliste erstellen" wird der Druck der Zählliste automatisch gestartet. Sie können aber jederzeit unter dem Punkt "Zählliste drucken" einen oder weitere Ausdrucke starten. Sie erhalten zunächst eine Auswahl, welche Liste Sie drucken möchten. Abbildung: Drucken der Zählliste

11 Abbildung: Zählliste 1.7 ZÄHLUNG DURCHFÜHREN Nun wird die physische Bestandsaufnahme im Lager durchgeführt. Info: Die Inventurzähllisten sind unbedingt gemeinsam mit der Bewertungsliste aufzubewahren, um diese ggf. bei einer Buchprüfung vorlegen zu können!

12 1.8 ZÄHLMENGEN ERFASSEN Mit der Zählmengenerfassung werden nun die tatsächlichen Lagerbestände eingegeben. Nach Auswahl der Liste (siehe angedruckte Listennummer rechts oben auf der Inventurzählliste) geben Sie nun die Blattnummer im oberen Bereich ein. Die Ersatzteile, die sich auf dieser Zählliste bzw. Blattnummer befinden sind in exakt der Reihenfolge aufgelistet, wie sie sich auf der gedruckten Zählliste befinden. Abbildung: Zählmengenerfassung Aktivieren Sie die Option "Lade nächste Teilenummer", um automatisch nach dem Speichern die nächste Teilenummer zur Bearbeitung zu laden. MD-Info: Jedes Blatt einer Inventurzählliste kann ggfs. auf einem anderen PC zur selben Zeit bearbeitet werden. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit der Eingabe-Taste. Wählen Sie die zu bearbeitende Teileposition mit einem Doppelklick aus dem Browserbereich aus.

13 Bearbeiten Sie jede Teileposition bzw. erfassen Sie den Lagerbestand nach Zählung. Übernehmen Sie die Änderungen mit Klick auf die Schaltfläche Speichern. Alle bereits erfassten Teile werden in der Liste oben in blauer Schrift dargestellt. Status (bezogen auf Zählmenge) noch nicht erfasste Position erfasste Position übergeleitete Position Schriftfarbe Schwarz Blau Magenta MD-Info: Das ausgewählte Blatt ist für diesen Benutzer exklusiv gesperrt, d.h. es kann immer nur ein Anwender auf dasselbe Blatt einer Zählliste zugreifen, nicht mehrere. Abbildung: Beispiel für bereits erfasste Positionen (blau) Hinweis: Jede Position eines Blattes muss bestätigt werden, auch wenn sich der Lagerbestand nicht verändert hat. Nur dadurch erhält das Ersatzteil auch ein Inventurdatum!

14 1.9 DIFFERENZLISTE DRUCKEN Die Differenzliste liefert alle Bestandsveränderungen (negativ und positiv) zu einer Inventurzählliste. Sie können die Differenzliste auch drucken, wenn Sie die Inventur offen haben. Hier werden alle Teile gedruckt, deren Inventurbestand im Vergleich zum Lager(Buch)bestand nach der Bearbeitung eine Differenz aufweist. Abbildung: Auswahl der Differenzliste Abbildung: Differenzliste

15 1.10 KONTROLLLISTE Die Kontrollliste liefert eine Übersicht über die eingegebenen Zählmengen und der ursprünglichen Lagermenge lt.. Abbildung: Kontrollliste

16 1.11 POSITIONEN OHNE ZÄHLMENGE Wie im Kapitel Zählmengenerfassung erwähnt wurde, muss jede Position einer Zählliste eingegeben bzw. bestätigt werden, damit das Ersatzteil ein Inventurdatum erhält. Die Auswertung Positionen ohne Zählmenge listet alle Positionen auf, die im Zuge der Zählmengenerfassung nicht eingegeben bzw. bestätigt wurden. Abbildung: Positionen ohne Zählmenge 1.12 ÜBERNAHME In der Übernahme stehen nun alle Positionen einer Zählliste zur Verfügung, die eingegeben bzw. bestätigt wurden. Mit einem Klick auf Sammelübernahme werden nun die neuen Lagerbestände übernommen und in den Teilestamm geschrieben.

17 Abbildung: Inventurübernahme MD-Info: STICHTAG aktivieren Wenn Sie dieses Kontrollfeld aktivieren, haben Sie Möglichkeit, die Inventurmengen zusätzlich für die letzte Monatssicherung (Monatslauf) rückwirkend zu aktualisieren. Dies dient für spätere Stichtags-Bewertungen. Ist der Schalter nicht gesetzt, so werden die Inventurwerte zum Zeitpunkt der Sammelübernahme (Zurückschreiben und Auflösen aller Inventurblätter) archiviert. Nach Fertigstellung der Übernahme, erscheint ein Hinweisfenster mit folgenden Statusinformationen:

18 Ordnungsgemäß übergeleitet Dem Benutzer wird nach jeder Übernahme mitgeteilt, wie viele Teile aus den aktuellen Zähllisten vollständig übergeleitet werden konnten und wie viele noch erfasst werden müssen. Unvollkommen übergeleitet Sollten Sie hier bei "Unvollkommen übergeleitet" eine andere Zahl als 0 stehen haben, so wurden nicht alle Teile unter "Zählmengen erfassen" korrekt bearbeitet. Kontrollieren Sie hier nochmals die Inventurdatei. Nach einer erfolgreichen Übernahme aller existierenden Zähllisten werden die Listen automatisch gelöscht, und falls ausgewählt, die Daten in das angegebene Inventurarchiv übernommen INVENTUR-ÜBERNAHMELISTE Dabei handelt es sich um das Inventur-Archiv. Alle übergeleiteten und vollständig aufgelösten Inventurübernahmen können hier aufgerufen werden. Datum = Zeitpunkt der Sammelübernahme. Abbildung: Auswahl der Übernahmeliste Auf der Liste werden alle Werte wie Buchbestand, Zählmenge, Differenzmenge etc. angeführt. Auf dem letzten Blatt wird die Gesamtdifferenz angeführt.

19 Abbildung: Übernahmeliste Leitfaden für den Jahresabschluss mit

20 1.14 DRUCK EINER BEWERTUNGSLISTE: Abbildung: Auswahl der Selektionskriterien für die Inventurbewertung In der Inventurbewertung können Sie Ihr Lager nun nach verschiedenen Kriterien einer Bewertung unterziehen. Selektieren: Geben Sie den Lieferanten, die Bewertungsart (Mischpreis oder Einkaufspreis), Gebrauchsart und Teilegruppe an. Eingabe von Bewertungsabschlägen: Falls Sie Bewertungsabschläge angeben wollen, so klicken Sie auf Eingabe von Bewertungsabschlägen und geben Sie die Kriterien Ihrer Abschläge an.

21 Bewertung in Teilestamm schreiben: Mit dieser Option ist es möglich, den von festgestellten Bewertungspreis auch in den Teilestamm zurückzuschreiben. Als Kriterium für eine Bewertung stehen folgende Methoden zur Verfügung: Monate ohne Verkauf Gängigkeit Summenblatt: Aktivieren Sie dieses Feld, wenn bei der Inventurbewertung nur das Summenblatt ohne die Detailpositionen ausgegeben werden soll Senden an: Anschließend klicken Sie zum Starten auf Senden an und wählen die Art der Ausgabe. INFORMATION ZU DEN BEWERTUNGSPREISEN: Einkaufspreis 1 bis 3 und Mischpreis greift auf den jeweiligen Preis aus dem Teilestamm zu. Der Inventurpreis ist der Preis, der bei der letzten Inventur für das betroffene Teil berücksichtigt wurde (in der Regel der Mischpreis der letzten Inventur). Wenn Sie eine Bewertung zum Stichtag durchführen, werden die Werte aus der jeweiligen Monats- Sicherung (Monatslauf) als Basis herangezogen (Mengen und Preise). Die Bewertung kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden. Teilewert andrucken: Der Teilewert stellt den Einkaufswert der Ware dar (z. B. Mischpreis x Lagermenge). Funktion inkl. offene Auftragsmenge Inkludiert auch den Lagerwert der noch nicht abgerechneten, offenen Auftragsmengen Sollte keinesfalls bei einer Stichtagsbewertung gesetzt werden!

22 Abbildung: Inventurbewertung Hinweis: Bitte haben Sie Verständnis, dass keinerlei Vorschläge für die Eingabe der Bewertungsabschläge machen kann. Die Bewertung Ihres Lagers liegt in Ihrer Verantwortung und sollten mit Ihrem Steuerberater abgestimmt werden!

23 2 MONATSABSCHLUSS DEZEMBER Der Monatsabschluss wird wie gehabt beim Monatswechsel den berechtigten Usern bei Start des Programms vorgeschlagen, kann aber auch manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden. Meldung Monatslauf: Abbildung: Dialog und Ausführung des Monatslaufs Bei NEIN verzweigt man direkt ins Programm, bei JA wird der Monatsabschluss durchgeführt. Abbildung: Bestätigung des Abschlusses Bei nochmaligem Starten des Monatslaufes aus dem Hauptmenü erscheint keine Meldung, wenn dieser bereits durchgeführt wurde. Die Funktion steht erst wieder im nächsten Monat zur Verfügung.

24 Im Zuge des Monatslaufes werden folgende Aktionen durchgeführt: Berechnung Gängigkeit, Prognose, Statistikwerte für Lagerstamm Ermittlung Statistikwerte für Lagerhistorie Durchführung Abschluss der Garantiemonate im Fahrzeugstamm Prüftermine im Fahrzeugstamm werden neu berechnet Sicherung der Fahrzeugstamm- und Artikelstammdaten Bestandslisten werden aktualisiert um die Bestände per Stichtag zu erhalten Sicherung der Mitarbeiterstammdaten und Berechnung der Urlaubsansprüche Offene Rückstände werden aus der Rückstandstabelle automatisch entfernt, wenn die betreffenden Aufträge bereits fakturiert sind.

25 3 JAHRESABSCHLUSS Im Rahmen der Jahresabschluss-Funktion werden folgende Aktionen durchgeführt: die Jahresstatistikwerte im Teilestamm werden ermittelt, der Jahresendbestand bzw. der Jahresanfangsbestand wird berechnet, der Kundenjahresumsatz wird ermittelt und die Nummernkreise können manuell zurückgesetzt werden. Sollte das Wirtschaftsjahr nicht gleich dem Kalenderjahr sein ist zu entscheiden, ob der Jahresabschluss mit dem Kalender- oder dem Wirtschaftsjahr durchzuführen ist. Wir empfehlen, den Jahresabschluss generell mit Ende des Kalenderjahres durchzuführen. Der Jahresabschluss kann manuell aus dem Hauptmenü abgerufen werden. Hierfür seitens des Systemadministrators in der Rechteadministration das Recht für die Ausführung des Jahresabschlusses an berechtigte User zu vergeben. Ausführen Jahresabschluss Abbildung: Aufruf Jahresabschluss Meldung nach Durchführung des Jahresabschlusses: Je nach -Version verzweigt das System nach der Durchführung des Jahresabschlusses direkt in die Nummernkreise. Siehe Kapitel Nummernkreise. Abbildung: Abschluss des Jahresabschlusses

26 Bei nochmaligem Starten des Jahresabschlusses aus dem Hauptmenü erscheint folgende Meldung. Abbildung: Meldung bei wiederholtem Jahresabschluss 4 ANPASSUNG DER NUMMERNKREISE Viele MD-Anwender wollen mit dem Beginn eines neuen Wirtschaftsjahres auch die Nummernkreise - vorrangig Rechnungsnummern auf das neue Jahr anpassen (Bitte erst nach der letzten Rechnung für 2013 bzw. vor der ersten Faktura für 2014 durchführen). Sie bekommen nach dem Jahresabschluss die Möglichkeit, die Rechnungskreise neu zu definieren. Sollten Sie nachstehende Meldungen nicht bekommen, dann rufen Sie die Nummernkreise wie auf nächster Seite beschrieben, manuell auf. Bitte setzen die Nummernkreise auf den gewünschten Zahlenbereich und klicken Sie auf OK; möchten Sie die Kreise nicht ändern, dann auf Abbrechen. Abbildung: Zurücksetzen der Nummernkreise

27 Nummernkreise manuell anpassen: Sollte sich nach dem Durchführen des Jahresabschlusses das Menü für die Zurücksetzung des Nummernkreises nicht öffnen, können Sie diese Funktion auch manuell aufrufen. Abbildung: Aufruf Nummernkreise zurücksetzen Abbildung: Zurücksetzen der Nummernkreise Mit einem Doppelklick in der Auswahl aktivieren Sie den jeweiligen Nummernkreis, der in der Spalte Zurücksetzten auf editiert werden kann. Danach bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.

28 5 FEIERTAGSEINGABE Für die Zeiterfassung und die Terminplanung ist es notwendig, die Feiertage für das neue Jahr einzugeben. Dies erfolgt über das Menü: Abbildung: Aufruf Feiertage in den Betriebsdaten Abbildung: Eingabe der Feiertage Die Feiertage werden über die Maske eingegeben (Tagesmodell = TAFREI).

29 Damit die Feiertage in der Zeiterfassung und der Terminplanung berücksichtigt werden, müssen sie in die bestehenden Mitarbeiterkalender eingetragen werden. Hierfür bekommen Sie nach Eintrag eines Feiertages für 2011 folgende Meldung: Abbildung: Eingabe der Feiertage Nach dem Eintrag der Feiertage ist es notwendig den Planungskalender zu starten (wenn die Feiertage sofort ersichtlich sein sollen). Ansonsten werden die Feiertage automatisch am nächsten Tag bei der ersten Ausführung des Automatikdienstes in den Planungskalender geschrieben. Abbildung: Manueller Aufruf des Planungskalenders Wenn die Planungskalendereinstellung auf Auto gestellt ist, ist kein Start Button ersichtlich.

30 Danach sind die eingetragenen Feiertage für Terminplanung bzw. Zeiterfassung aktiviert.