für Senioren LESEPROBE

Transkript

1 INHALTSVERZEICHNIS MS - EXCEL Tabellenkalkulation... 5 Excel Grundlagen... 5 EXCEL Starten... 5 Excel Oberflächen... 5 Kapazität / Versionen... 6 Positionieren und bewegen und markieren... 7 Bearbeitungszeile und Zelleingaben:... 8 Bearbeitungszeile... 8 Zelleingaben:... 8 Zellkorrekturen:... 8 Zellinhalt löschen:... 8 Grundlegende Funktionen... 9 Berechnung : Formel / Funktion... 9 Formel... 9 Funktionen... 9 Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe:... 9 Zellen formatieren Seite einrichten Register {SEITE bzw. Papierformat} Register {RÄNDER bzw. Seitenränder} Register {KOPF/FUßZEILE} Register {TABELLE} Seitenansicht: Kopieren, einfügen, löschen: Kopieren einfügen löschen Tabelle mit dem AUTOFORMAT darstellen : Schnellzugriffsleiste einstellen Zellformate: Weitere Funktionen Spalten/Zeilen einfügen bzw. löschen Spalten/Zeilen einfügen Spalten/Zeilen löschen Zellbereich löschen Rechenoperatoren und Vergleichsoperatoren Summieren Zählen Durchschnitt Kleinster Wert Größter Wert Diagramme Voraussetzungen für ein Diagramm Diagramm schnell erzeugen xp: Diagramm-Assistent xp: Festlegen des Diagrammtyp Schritt xp: Quelldaten des Diagramm bestätigen Schritt xp: Beschriften, gestalten des Diagramms Schritt xp: Diagramm platzieren Schritt : Diagramm-Erstellung Sortierung / Filterung / Autofilter Sortierung Filterung (Selektion)

2 Beispiele: Text; Zahlen; Formel AutoFormat; Diagramm Rechenanweisungen; Vergleichsoperatoren; Funktionsaufbau Funktionen: Summe, Minimum, Maximum, Mittelwert, Anzahl Funktionen: Heute, Jahr Sortierung, Filterung STICHWORTVERZEICHNIS

3 MS - EXCEL Tabellenkalkulation Excel Grundlagen EXCEL Starten 13-07: START/alle Programme/Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 bzw xp: START / Programme / MS-EXCEL oder Symbol Es erscheint der Excel Bildschirm mit einer Leeren Mappe Excel Oberflächen : Titelleiste (1) Registerzeile (2) Symbolleiste (3) je nach Register mit entsprechenden Symbolen Bearbeitungszeile (5) Excel Arbeitsbereich (Gitternetz) mit Spaltenkopf (6) horizontal (A, B, C...) Zeilenkopf (7) links vertikal (1, 2,3...) Blattregister (8) (Tabelle1, Tabelle2,...) Bildlaufleiste (9) rechts Statuszeile (10) 2007: Titelleiste (1) links Office Schaltfläche Registerzeile (2) Symbolleiste (3) je nach Register mit entsprechenden Symbolen Bearbeitungszeile (5) Excel Arbeitsbereich (Gitternetz) mit Spaltenkopf (6) horizontal (A, B, C...) Zeilenkopf (7) links vertikal (1, 2,3...) Blattregister (8) (Tabelle1, Tabelle2,...) Bildlaufleiste (9) rechts Statuszeile (10) 2000 xp: Titelleiste (1); Menüleiste (2) Symbolleiste Standard (3) Formatleiste (4) Bearbeitungszeile (5) Excel Arbeitsbereich (Gitternetz) mit Spaltenkopf (6) horizontal (A, B, C...) Zeilenkopf (7) links vertikal (1, 2,3...) Blattregister (8) (Tabelle1, Tabelle2,...) Bildlaufleiste (9) rechts Statuszeile (10)

4 Positionieren und bewegen und markieren Bewegen bedeutet immer verschieben der Zellenmarkierung wobei die jeweilige Zelle umrahmt ist. Die Bewegung mit der Maus kann man zu jeder gewünschten Zelle mittels Linksklick (LKL) und mit Unterstützung der Bildlaufleiste erreichen. Mit der Tastatur kann dies mit folgenden Tasten erreicht werden: Pfeiltasten (links, rechts) Zelle links rechts - -(runter, rauf) Zeile auf ab [TAB] Zelle nach rechts [Shift] + [TAB] Zelle nach links [POS 1] Spalte A aktuelle Zeile [STRG] + [POS 1] A1 oder oberster Zellbereich [STRG] + [ENDE] letzte benutzte Zelle [Bild ]; [Bild ] Seite nach oben und nach unten [STRG] + [Bild ] Blattregister vor/zurück Markieren Zelle: Spalten: Zeilen: man wählt die Zelle durch LKL aus LKL auf Spaltenkopf Tastatur: aktive Zelle der Spalte, dann [STRG] + [Leertaste] LKL auf Zeilenkopf Tastatur: aktuelle Zelle in Zeile, dann [SHIFT] + [Leertaste] Zellblock: LKL linke obere Zelle (z.b. B3) ziehen zur rechten unteren Zelle (z.b. D8) Tastatur: Zelle auswählen, [F8] Beginn, entsprechend positionieren, [F8] Ende Mehrere nicht zusammenhängende Zellen: wie Zellblock (zb B3 D8), [STRG] halten, wie Zellblock (G7 H13) Gesamte Tabelle: Kreuzungsbereich zwischen Spalte/Zeile LKL oder [STRG] + [A] Durch Eingabe: z.b. AA7 : AC8 im {Namenbereich} der Bearbeitungszeile durch Koordinateneingabe - 7 -

5 Bearbeitungszeile und Zelleingaben: Bearbeitungszeile So aktivieren sie die Anzeige der Bearbeitungszeile: 13-07: Register Ansicht / Gruppe Anzeigen /Bearbeitungsleiste 2000 xp: Menü Ansicht / Bearbeitungszeile Unterteilung in: 1. Namensbereich; 2. Symbole; 3. Eingabebereich Namensbereich: zeigt aktuelle Zelladresse Symbole: X = Abbruch der Eingabe = Eingabe OK fx: = Formelassistent Zelleingaben: Sofortiges Eingeben in die Zelle, wobei unterschieden wird ob es sich um 1. Text = linksbündig 2. Zahlen = rechtsbündig 3. oder ob es sich um eine Formel handelt (mit = beginnend) Die Zelleingabe ist zu beenden durch folgende Möglichkeit und bewirkt:: [ENTER] Zeile darunter [TAB] Spalte rechts daneben Pfeiltasten [re/li auf/ab] jeweilige Zelle Klick in Zelle mit der Maus jeweilige Zelle Zellkorrekturen: Markieren Sie die zu ändernde Zelle. Der Inhalt kann nun wie folgt bearbeitet werden: DKL in die Zelle der Cursor blinkt an der aktivierten Stelle in der Zelle LKL in den Eingabebereich zur Korrektur von umfangreichem Zellinhalt [F2] der Cursor blinkt am Inhaltsende Zellinhalt löschen: Markieren Sie die Zelle dessen Inhalt zu löschen ist. [ENTF] löscht den Inhalt oder Kontex (RKL) Inhalt löschen oder [STRG] + [X] löscht den Inhalt und kopiert ihn in die Zwischenablage - 8 -

6 Seite einrichten 13-07: Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Pfeil rechts 2000 xp: Menü Datei / Seite einrichten oder über Symbol {Seitenansicht} dann Schaltfläche {Layout} Im folgenden Dialogfenster werden vier Register dargestellt und bzw. folgende Register {SEITE bzw. Papierformat} Orientierung Hoch- oder Querformat Skalierung (Vergrößerung / Verkleinerung) Papierformat (A4) und Druckqualität (Druckerabhängig) Register {RÄNDER bzw. Seitenränder} Randdefinition (links/ rechts; oben / unten; und Kopf / Fuß) Zentrieren auf der Seite (Horizontal / Vertikal) Register {KOPF/FUßZEILE} Die Darstellung der oberen und unteren Seitenbereiche mit den {benutzerdefinierten Kopf/Fußzeile}. Diese werden in drei Abschnitte zerlegt. Die dort abgebildeten Symbole bedeuten: Schriftart Aktuelle Seiten-Nr Maximale Seiten-Nr; Aktuelles Tagesdatum Aktuelle Uhrzeit Ordner und Dateiname Dateiname (ohne Ordner) Tabellenname (Register) Grafik Grafik formatieren (nur 13-07) Register {TABELLE} Drucktitelwiederholungen Drucken von Gitternetzlinien (Raster); Zeilen- und Spaltenüberschriften Reihenfolgedefinition oben nach unten oder links nach rechts

7 Zellformate: Dient der besseren Lesbarkeit von Zellinhalten Zellbereich markieren 13-07: Register Start Gruppe Schriftart Pfeil rechts 2000 xp: Menü Format / Zellen oder [STRG] + [Shift] + [A] oder [STRG] + [1] oder Kontext (RKL/ Zellen formatieren). Register {ZAHLEN} Standard Standardzellen haben kein bestimmtes Format; Zahlen rechtsbündig; Text linksbündig Zahl wird für die allgemeine Anzeige von Zahlen verwendet; (Nachkomma, Tausenderpunkt, Negativdarstellung) ,67 Zahl ,670 Währung wird für allgemeine monetäre Werte verwendet; (Nachkomma, Währungssymbol) ,67 Währung ,67 ös Buchhaltung richtet die Währungssymbole und die Dezimalstellen in einer Spalte aus ,67 Buchhaltung ,67 ös Datum Zeit Datumsformate zeigen die fortlaufende Zahl des Datums im Datumsformat an. Verwenden Sie die Uhrzeitformate, um ausschließlich die Uhrzeit anzuzeigen * März Februar Mär Feb :25 13:30 08:25 *13:30:55 08:25:00 h:mm AM/PM 8:25 AM Prozent multipliziert den Zellinhalt mit Hundert und zeigt das Ergebnis mit einem %-Zeichen an 0,2 Prozent 20,00% Benutzerdefiniert Positive_Darstellung;Negative_Darstellung;Nullwert 12,34 #.##0,000;[rot]-#.##0,000 12,340-12,34-12, [Blau][>=9999]####;####

8 Diagramme Mit Hilfe von Diagrammen können Zahlenwerte einer Tabelle visualisiert werden. Diagramme sind wichtig für Präsentationen, da sie Tabellendaten grafisch wirkungsvoller und übersichtlicher darstellen als reine Zahlenkolonnen. Voraussetzungen für ein Diagramm Es müssen Zeilen- und Spaltenüberschriften vorhanden sein Daneben bzw. darunter sind die darzustellenden Daten Jan Feb Mär Zeilenüberschrift Einkauf Verkauf Marketing Produktion Spaltenüberschrift Darzustellende Daten Diagramm schnell erzeugen Markieren Sie den Bereich einer Tabelle, der als Diagramm dargestellt werden soll. Markieren Sie auch die Zeilen- und Spaltenüberschriften, da die Bezeichnungen in das Diagramm übernommen werden. Drücken Sie bei 13-07: als auch bei 2000 xp: die Taste [F11] Jan Feb Mär Einkauf Verkauf Marketing Produktion Sie erzeugen dadurch ein Diagramm mit Standardeinstellungen auf einem separaten Diagrammblatt 2000 xp: Diagramm-Assistent Mit Hilfe des Diagramm-Assistenten können Sie dialogorientiert grundlegende Einstellungen bei der Erstellung eines Diagramms vornehmen. Es werden dabei 4 Schritte benötigt xp: Festlegen des Diagrammtyp Schritt 1 Je nach Art der Daten eignen sich nicht alle Diagrammtypen 2000 xp: Quelldaten des Diagramm bestätigen Schritt 2 Hier wird der ausgewählte Datenbereich bestätigt und die Reihung nach Spalten oder Zeilen zugewiesen 2000 xp: Beschriften, gestalten des Diagramms Schritt 3 Hier werden die Überschrift, die Legende, die Achsenbeschriftungen festgelegt 2000 xp: Diagramm platzieren Schritt 4 Soll das Diagramm als eigenständiges Diagrammblatt oder als Objekt am Blatt der Quelldaten abgelegt werden

9 Beispiele: Text; Zahlen; Formel Gegenstand Mo Di Mi Do Fr Sa UE Deutsch Englisch Einstieg 1 1 Kommunikation Gespräch 1 1 Lerntraining Bewerbung 1 1 Datenverarbeitung Tab. Kalkulation Textverarbeitung Betriebswirtschaft Übungen Ges. UE Tagesstundenanzahl durch Spaltensumme ermitteln wöchentliche Gegenstandssumme durch Addition der einzelnen Spalten bilden Gesamtwochenstunden aus Bereich Montag bis Samstag summieren Übungsfunktionen: Eingabe: Text, Zahlen, Formel Kopieren (Formel) Spaltenbreite (optimale Breite, Spaltenbreite) Formatierungen o Schriftart, Größe, Farbe o Rahmen