Zielvereinbarungen praktische Umsetzung

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1 1 Zielvereinbarungen praktische Umsetzung Dr. Burkard Göpfert LL.M., Partner, GLEISS LUTZ, München 1 Zielvereinbarungen sind in aller Munde. Fast keine Vergütungsregelung mehr, die nicht auch erfolgsabhängige Vergütungsbestandteile enthält, als Bonus, Tantieme, Incentive- Programme wie Reisen oder Verkaufsgutscheine, bis hin zu Cafeteria -Modellen. Durch Zielvereinbarungen hängen Vergütungsbestandteile zusätzlich von der Erreichung von Zielen ab, die in regelmäßigen Abständen meist jährlich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart werden. Zielvereinbarungen sind zulässig, wenngleich das keineswegs selbstverständlich ist. Schließlich schuldet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keinen Erfolg. Zielvereinbarungsgestütze Vergütungsbestandteile sollten daher auf Zusatzverdienstmöglichkeiten beschränkt bleiben (zum Verhältnis von Festgehalt und variabler Vergütung vgl. Röder/Göpfert, Betriebsberater 2001, 2002 ff.). So verbreitet zielvereinbarungsgestützte Vergütungsbestandteile sind, so lückenhaft ist le i- der oft noch deren Formulierung im Arbeitsvertrag. Gerade bei Auseinandersetzungen im Zuge einer Trennung von einem Mitarbeiter kann das ganz erhebliche Folgen haben, etwa bei der Frage, wie bei fehlender Zielvereinbarung, ggf. über Jahre hinweg, oder bei Krankheit, Freistellung und (betriebsbedingter) Kündigung zu verfahren ist. In Rechtsprechung und Literatur sind diese Fragen nach wie vor weitgehend ungeklärt (vgl. dazu Bauer/Diller/Göpfert, Zielvereinbarungen auf dem arbeitsrechtlichen Prüfstand, Betriebs-Berater 2002, 882 ff.). Daher einige praktische Hinweise: 1. Zielvereinbarung oder Zielvorgabe Zunächst ist zwischen der bloß einseitigen Zielvorgabe, im Rahmen des arbeitgeberseitigen Direktionsrechts, und einer wirklichen vertraglichen Zielvereinbarung zu unterscheiden.

2 2 Wirkliche Zielvereinbarungen werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer (meist) schriftlich geschlossen. In der Regel wird die Entstehen bzw. die Höhe eines Teiles der Vergütung an die Erreichung vorab festgelegter Ziele geknüpft. Ein Teil der Vergütung wird hierdurch zielvereinbarungsgestützt : Formulierungsbeispiel: Der Mitarbeiter erhält einen erfolgsabhängigen Bonus, dessen Höhe in das Ermessen des Arbeitgebers gestellt ist. Voraussetzung (aufschiebende Bedingung) hierfür ist das Erreichen von Zielen, die jährlich bis spätestens in einer schriftlichen Zielvereinbarung vereinbart werden müssen. Näheres richtet sich nach den gemein anwendbaren Grundsätzen über Zeilvereinbarungen [ggf. Verweis auf eine entsprechende Betriebsvereinbarung]. 2. Zielvereinbarung auf Basis allgemeiner Regeln über den Zielvereinbarungsprozess Die einzelnen Ziele werden i.d.r. jährlich in gesonderten Zielvereinbarungen festgelegt. Allgemeine Regeln über den Zielvereinbarungsprozess (also die Festlegung der Ziele und die Kontrolle der Zielerreichung) sind demgegenüber oft nur spärlich dokumentiert. Das führt in der Praxis zu großen Problemen bei der Auslegung zielvereinbarungsgestützter Vergütungsbestandteile. Bei der Vertragsgestaltung ist daher besonderes Augenmerk auf die allgemeinen Regelungen über den Zielvereinbarungsprozess zu legen. Richtigerweise verweist der Arbeitsvertrag auf einen jährlich zu vereinbarenden Zie l- vereinbarungsprozess, dessen Einzelheiten in Leitlinien, meist aufgrund entsprechender Betriebsvereinbarungen, festgelegt sind. 3. Vorsicht: Allgemeine Arbeitsbedingungen Zielvereinbarungen sind nur ein vertragliches Hilfsmittel, nur Bestandteil der arbeitsvertraglichen Vergütungsregelung.

3 3 Gerade bei den allgemein verwendeten Regelungen über die Zielvereinbarungsprozess ist daher zu beachten, dass zumindest einzelvertragliche Zielvereinbarungen spätestens ab dem am strengen Standart des 305 c Abs. 2 BGB n.f. gemessen werden. Unklarheiten einer Zielvere inbarung gehen dann zu Lasten des Arbeitgebers. Werden die Grundlagen des Zielvereinbarungsprozesses in einer (Gesamt-)Betriebsvereinbarung geregelt und die Ziele individuell ausgehandelt ( 305 b BGB n.f.), lassen sich die daraus entstehenden Risiken aber weitgehend vermeiden (zur Kontrolle allgemeiner Arbeitsbedingungen in Arbeitsverträgen Lingemann, NZA 2002, 181 ff.). 4. Typischer Zielvereinbarungsprozess Zielvereinbarungen werden meist schriftlich zu Beginn des Wirtschaftsjahres getroffen. Im Laufe des dritten Quartals findet dann oft ein Zielkontrollgespräch statt. Zie l- vereinbarungen sollten dabei auf einige wenige, klar definierte Ziele beschränkt werden. Der gesamte Zielvereinbarungsprozess setzt voraus, dass der Mitarbeiter die Ziele offen mit dem Vorgesetzten diskutiert und die Ziele verstanden werden. Auch die Zielerreichungskontrolle muss transparent und fair sein. Unternehmen, die Zielvereinbarungen implementiert haben, betonen immer wieder das Erfordernis der Dokumentation des gesamten Zielvere inbarungsprozesses. Im Hinblick auf die Zielerreichung einzelner Mitarbeiter sind zudem datenschutzrechtliche und sonstige persönlichkeitsrechtliche Grenzen zu beachten. Faustregel: Die öffentliche Darstellung der Über-performer ist zulässig, die der Under-performer dagegen nicht! 5. Mitbestimmung des Betriebsrats Der Zielvereinbarungsprozess wird in vielen Unternehmen häufig in Leitlinien festgelegt. Die generelle Einführung von Zielvereinbarungsgesprächen ist dagegen mitbestimmungspflichtig ( 87 Abs. 1 Ziffern 1, 10, 11 BetrVG). Im Streitfall beschränkt sich das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates aber auf die grundsätzliche Ausgestaltung der Zielvereinbarungsgespräche, nicht auf deren Inhalt. Die Bestimmung zulässiger Ziele, deren Gewichtung und deren Feststellung sind mitbestimmungsfrei.

4 4 Im Einzelfall kommt es also immer darauf an darzulegen, dass ein bestimmter Bestandteil einer Zielvereinbarung etwa eine 60%ige Mindestgrenze für Zielprämien oder die Bewertung einzelner Ziele Bestandteil der mitbestimmungsfreien Unternehmerentscheidung zugunsten des zugrundeliegenden Entgeltbestandteils sind. Soweit Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bestehen, werden die Leitlinien für Zielvereinbarungen in der Praxis meist in Betriebsvereinbarungen umgesetzt. Außerhalb der Zuständigkeit des Betriebsrates nehmen die Anstellungsverträge der Führungskräfte auf die jeweils geltende Leitlinie für Zielvereinbarungen Bezug. 6. Risiken bei bloß einseitige Zielvorgaben Nur bei einer einseitigen Zielvorgabe des Arbeitgebers kommen Billigkeitserwägungen ( 315 BGB) zum Zuge. Freilich ist es im Einzelfall schwierig festzustellen, ob Ziele einseitig vorgegeben oder frei vereinbart wurden. In der Praxis kommt daher der Dokumentation und Überwachung des Zielvereinbarungsprozesses besondere Bedeutung zu. 7. Gibt es unzulässige Ziele? Arbeitsrechtlich gibt es praktisch keine Einschränkungen für den Inhalt von Zielen Auch weiche Ziele (z.b. Personalführungskompetenz ) oder Gruppenziele (z.b. die gemeinsame Entwicklung einer IT-Lösung) sind zulässig. Nur in besonders gelagerten Einzelfällen verstösst es gegen das Diskriminierungs- bzw. Maßregelungsverbot ( 612 a BGB), dass die der Zielvereinbarung zugrundeliegende Vergütungs den Grad der Zielerreichung erkennen lässt (nicht aber schon eine Teilnahme an einer Incentive-Reise oder die Gewährung einer besonderen Dienstwagenklasse bei Zielerreichung). 8. Folgen fehlender Zielvereinbarungen

5 5 In vielen Bonus- oder Tantiemeregelungen wird nur gesagt, dass ein Vergütungsbestandteil von der Erreichung eines Zieles abhängen soll, nicht aber wie diese Ziele bestimmt werden. Ist nach Wortlaut und Auslegung eine einvernehmliche Zielvereinbarung erforderlich, sind der Abschluss einer Zielvereinbarung und die Feststellung der Zielerreichung aufschiebende Bedingung des Bonusanspruchs. Zuvor besteht also kein unmittelbar einklagbarer Anspruch, allenfalls auf Führung des Zielvereinbarungs- bzw. Feststellungsgesprächs. Zur Sicherheit sollte dies aber in der Bonusregelung klargestellt werden ( aufschiebende Bedingung, s.o.). Nur wenn der Mitarbeiter noch während des laufenden Geschäftsjahres den Abschluss einer Zielvereinbarung fordert und ihm ein Gespräch über eine Zielvereinbarung verweigert wird, greift ggf. (und das sollte als entsprechende Obliegenheit des Mitarbeiters im Arbeitsvertrag klargestellt werden!) der Gedanke der Bedingungsvereitelung ( 162 BGB) mit der Folge, dass der Bonusanspruch unabhängig vom Abschluss einer Zielvereinbarung zu erfüllen ist. 9. Fehlende Zielerreichung Kürzung oder Ausschluss der Zusatzvergütung? Eine fehlende Zielerreichung führt grundsätzlich dazu, dass der Anspruch auf die zielvereinbarungsgestützte Vergütung überhaupt nicht entsteht. Etwas anderes gilt nur, wenn die Zielvereinbarung eine anteilige Kürzung entsprechend dem Zielerreichungsgrad ausdrücklich vorsieht. Zu empfehlen sind zur Klarheit aber Klauseln, nach denen die Zielerreichung zwischen 60% und 100% zu einem anteiligen Bonus führt, die Unterschreitung der (z.b.) 60% dagegen zu einem gänzlichen Ausfall. Formulierungsbeispiel: Voraussetzung für die Entstehung des Bonusanspruchs ist eine Zielerreichung von 100%. oder: (...) von mindestens 60%. Zwischen 60% und 100% wird der Bonusanspruch anteilig gewährt. Wird das Ziel überschritten, erfolgt eine anteilige Erhöhung als Bonus bis zu maximal 150%.

6 6 10. Kürzungsklauseln ausdrücklich regeln! Zielvereinbarungen dürfen auch vorsehen, dass die Zielerreichung im laufenden Kalenderjahr im Falle einer Freistellung und/oder (Eigen-)Kündigung des Mitarbeiters per se ausgeschlossen ist. Zur Klarstellung empfiehlt es sich aber stets, dabei den Mischcharakter der zielvereinbarungsgestützten Vergütung hervorzuheben, etwa mit dem Hinweis, dass Voraussetzung der Sondervergütung nicht nur die Zielerreichung, sondern auch der ungekündigte Bestand des Arbeitsverhältnisses während der gesamten vereinbarten Zielperiode ist. Dann sind Kürzungen für Ruhenszeiten, Freistellungszeiten und auch für Kündigungen während der laufenden Zielperiode. Das gilt aber nur, wenn derartige Kürzungen in der Zielvereinbarung ausdrücklich klargestellt sind. 11. Gibt es Zielanpassungspflichten? Gleich ob als Zielvereinbarung oder als einseitige Zielvorgabe kommt allenfalls eine unterjährige Zielanpassung in Betracht. Voraussetzung ist aber, dass der Mitarbeiter während der Zielvereinbarungsperiode unverzüglich auf Umstände hinweist, die ggf. zu einer Anpassungspflicht führen (wieder: Obliegenheit des Mitarbeiters, ausdrücklich regeln!). Die Anpassung einer Zielvereinbarung darf auch nicht dazu führen, dass nur die Ziele nach unten korrigiert werden, ohne dass gleichzeitig auch die zielvereinbarungsgestützte Vergütung angepasst wird. Formulierungsbeispiel: Wir sind bereit, ein Zielanpassungsgespräch zu führen, wenn sich aufgrund nicht vorhersehbarer Umstände die Zielvereinbarung als unerreichbar oder unzumutbar herausstellt. Voraussetzung ist eine unverzügliche schriftliche Mitteilung hierüber an uns, während der laufenden Zielperiode. Zielanpassung führt dabei auch zur Anpassung der zugrundeliegenden Vergütung. 12. Sonstige Sanktionen

7 7 Der Wegfall einer zielvereinbarungsgestützten Vergütung mangels Zielerreichung schließt schließlich andere arbeitsrechtliche Sanktionen (z.b. Ermahnung oder Abmahnung bzw. Kündigung) nicht aus. Das kann in Zielvereinbarungen ggf. klargestellt werden.