3. Format: PMP Standard Zertifizierungsvorbereitung: (nach oben)

Transkript

1 3. Format: PMP Standard Zertifizierungsvorbereitung: (nach oben) Dieses Seminar bereitet Sie auf die Prüfung zum PMP vor. Von daher unterscheidet es sich von der Didaktik anderer Seminare, die keine Prüfung involvieren. Der Stoff wird stark prüfungsorientiert vermittelt. Trotz Interaktion stellt eine stringente Vortragsweise sicher, dass Sie insbesondere die abstrakten und tiefgängigen Themen vermittelt bekommen. Das bestätigen auch die vielen Kommentare unserer Teilnehmer! Wir orientieren uns bei der Vorgehensweise am PmBok Guide 5th. Maßgeblich ist aber die Examination Content Outline Exkurse und Verlinkungen innerhalb des PmBoks, sowie Verlinkungen zu Dokumenten außerhalb des PmBoks, sollen Sie bei Ihrer Nachbereitung des Seminars und Vorbereitung zur Prüfung unterstützen. Prüfungsähnliche Fragen werden zu jedem Kapitel mit der Gruppe geübt. Insbesondere werden Strategien aufgezeigt, die Sie unterstützen, auch Fragen in der Prüfung zu beantworten, die nicht unbedingt aufgrund Ihrer Wissensbasis beantwortet werden können. Seminarzeiten: Sommerzeit 08:30-16:30 / Freitags 08:30-14:45 Winterzeit 09:30-17:30/ Freitags 08:30-14:45 Alle Termine sind garantiert!

2 Im Folgenden lesen Sie die Inhalte mit den jeweiligen Schwerpunkten im Seminar. Die Inhalte orientieren sich an der Examination Outline 2015: Mit dem Lesen der folgenden (sehr komplexen) Inhaltsangabe, bekommen Sie schon jetzt einen relativ tiefen Einblick in die Materie des "Project Management Body of Knowledge". Da Sie die PMP Prüfung machen wollen, sollten Sie von jetzt an mit dem Lernprozess beginnen! Leider ist es so, dass viele Teilnehmer den Start der Lernkurve erst auf den Seminarbeginn fokussieren. Von daher sollten Sie diese Inhaltsangabe genau durchlesen, unbekanntes "wording" eventuell googeln und sich die ein oder anderen Inhalte, wie z.b. die Prozesse, schon einprägen. In unseren Seminaren stellen wir immer wieder fest, dass gerade das "wording" und das Prozesswissen eine erhebliche Hürde darstellen. Wenn Sie dann noch den PmBok Guide auf S. 423 geöffnet haben, wird vieles in der Inhaltsangabe noch verständlicher. Wenn Sie sich diese Inhaltsangabe intensiv durchlesen und etwas einprägen, werden Sie die ersten 1,5 Tag im Seminar wunderbar überstehen! Die ersten 1,5 Tage bilden eine wichtige Grundlage für die weitern 3,5 Tage! Der PmBok Guide lässt sich in drei Bereiche gliedern: Kapitel : Projektmanagement-Rahmen (Grundlagen) Kapitel 3 + Anhang 1 : Prozesswissen Kapiteln 4-13: Wissensgebiete 1. Tag Kapitel 1: Einleitung Dieses Kapitel besteht maßgeblich aus Grundlagen, die man sich relativ leicht anlesen kann. Von daher wir der größte Teil des Kapitels im Überflug besprochen. Schwerpunkte: - Portfoliomanagement, Programmmanagement, Projektmanagement

3 - Abgrenzung: Betriebsmanagement (Operation) - Projektmanagement - Organisatorisches Projektmanagement (OPM) - Unternehmens - Governance - Strategie des Unternehmens das Projekte durchführt Kapitel 2: Organisationsbedingte Einflüsse und Projektlebenszyklus Darstellung im Überflug Schwerpunkte: - Organisationsstrukturen zur Durchführung von Projekten - Prozessvermögen der Organisation - Faktoren der Unternehmensumwelt - Inputs, Tools & Techniques, Outputs (ITTOs) - Stakeholder - Governance - Project - Governance - Abgrenzung der Lebenszyklen (Produkt-, Projekt- Projektmanagement Lebenszyk.) - Use Case + User Story getriebene Lebenszyklen Kapitel 3: Projektmanagementprozesse - 5 Prozessgruppen und 47 Projektmanagementprozesse Die Prozessgruppen lauten: 1. Initiierungsprozessgruppe 2. Planungsprozessgruppe 3. Ausführungsprozessgruppe 4. Überwachungs- und Steuerungsprozessgruppe 5. Abschlussprozessgruppe Nicht zu verwechseln mit den Phasen eines Projekts. In Summe bilden diese 5 Prozessgruppenden "Projektmanagement Lebenszyklus". Die Summe aller Phasen dagegen, bilden den "Projekt Lebenszyklus". Der Projektmanagement Lebenszyklus findet in jeder Phase immer wieder, also iterativ statt. Ist ja auch logisch - oder? Planung z.b. hört ja mit der Planungsphase nicht auf. Allein durch genehmigte Änderungsanträge kommt es immer wieder

4 zu Planungsbedarf. Ganz abgesehen von einer fortschreitenden Ausarbeitung bezogen auf die nachfolgenden Phasen (Rolling Wave Planning), kommen Iterationen der Planungsprozessgruppe immer wieder in allen Phasen zum Tragen. Analog dazu verhält es sich auch mit den anderen Prozessgruppen. In jeder Phase muss ausgeführt werden, überwacht werden, gesteuert werden, Phasen müssen initiiert und abgeschlossen werden. Insgesamt werden hier 47 Prozesse innerhalb der 5 Prozessgruppen Cluster-förmig dargestellt. So gehört z.b. die Entwicklung eines Projektauftrags in die Initiierungsprozessgruppe. Die "Schätzung der Kosten" dagegen in die Planungsprozessgruppe. Sie merken sicherlich schon: Projektmanagement bekommt Struktur, in der sich alle Team Mitglieder - bei entsprechendem Rollout - sicher bewegen können. Das ist eine der wichtigsten Intentionen des PM-Bok Guides - Standardisierung und Struktur! In diesem Kapitel 3 werden die Prozesse aus Sicht der Prozessgruppen (später ab Kapitel 4, aus Sicht der Wissensgebiete (Iteration)) besprochen. Damit der Stoff lebendiger gestaltet werden kann, werden einige Prozesse schon vor dem Hintergrund der Wissensgebiete beleuchtet. So werden z.b. anhand der Prozesse "Kosten, Termine und Inhalt&Umfang steuern", moderne "antizipierende" Controlling Methoden aufgezeigt. Diese Methoden werden am Dienstag im MS-Project Modul ab 17:00 mit MS-Project dargestellt. Übrigens: Eine Hauptzielrichtung von PMI ist es, den größten Anteil von Projektmanagement - Tätigkeiten antizipierend durchzuführen! Diese Maxime werden Sie in vielen Fragestellungen der Prüfung wieder finden Gemeinsamer Abschlusstest zu den besprochenen Themen Die realistischen Testfragen werden über den Beamer projiziert. Die Gruppe kann die möglichen Antworten diskutieren und anschließend über die richtige Antwort abstimmen. Der Trainer gibt Hinweise zur Strategie

5 2. Tag Noch Kapitel 3: Projektmanagementprozesse Siehe Vortag. Verbleibende Prozesse des Vortags Kapitel 4: Integrationsmanagement in Projekten (1. Wissensgebiet) Das Integrationsmanagement besteht aus den Prozessen: 4.1 Projektauftrag entwickeln 4.2 Projektmanagementplan entwickeln 4.3 Projektausführung lenken und managen 4.4 Projektarbeit überwachen und steuern 4.5 Integrierte Änderungssteuerung durchführen 4.6 Projekt oder Phase abschließen Allgemeiner Exkurs: Ab diesem Kapitel beginnen die Wissensgebiete. Im Kapitel 3 werden die Prozesse aus Sicht der Prozessgruppen beschrieben. In der Planungsprozessgruppe z.b. befinden sich alle Planungsprozesse aller Wissensgebiete. Im Wissensgebiet "Terminmanagement" beispielsweise, befinden sich 6 Planungsprozesse und nur ein Steuerungsprozess aus der "Überwachen & Steuerungsprozessgruppe". Hier in diesem Kapitel Integrationsmanagement, gibt es nur einen Planungsprozess und 5 Prozesse aus den anderen Prozessgruppen. In Summe sind alle Prozesse in den Wissensgebieten und Prozessgruppen identisch. Nur die Konstellationen (Zusammensetzung) in den jeweiligen Kategorien unterscheiden sich. Die Prozesse werden also ab diesem Kapitel "Integrationsmanagement" vor dem Hintergrund Ihrer Wissensgebiete besprochen. Und hier liegt der Fokus auf Eingangswerte, Werkzeuge & Methoden und Ausgangswerte. Die Werkzeuge & Methoden sind in diesem Kapitel aber noch sehr überschaubar. Die 6 Prozesse des Integrationsmanagements als Teil der 47 Prozesse bilden besondere Prozesse. Wie der Name es vermuten lässt, sie

6 "integrieren" die anderen Prozesse. Der Integrationsprozess "Projektmanagementplan entwickeln" integriert z.b. alle Planungsprozesse. Jeder Prozess verfügt über Schnittstellen, die mit anderen Prozessen interagieren. Diese Interaktion zu erkennen und zu managen, ist Aufgabe des Intergrationsmanagements. Als ein Schwerpunkt wird im Seminar das Konfigurationsmanagement besprochen. Konfigurationsmanagement als Teil der "Integrierten Änderungssteuerung" (nach PMI), nimmt in komplexen Projekten immer mehr Gewicht ein und dient der genauen Dokumentation, angefangen bei der Ausgangskonfiguration, sowie aller Änderungen und ihrer Interdependenzen, bis hin zum Nachforderungsmanagement (Claim- Management) aus dem Kapitel "Beschaffungsmanagement". --- Kapitel 5: Inhalts- und Umfangsmanagement (2. Wissensgebiet) Das Inhalts- und Umfangsmanagement besteht aus 6 Prozessen: 5.1 Inhalts- und Umfangsmanagement planen (Plan the Plan) 5.2 Anforderungen sammeln 5.2 Inhalt und Umfang definieren 5.3 Projektstrukturplan erstellen 5.4 Inhalt und Umfang validieren 5.5 Inhalt und Umfang steuern Schwerpunkte bilden hier die "Anforderungen sammeln" und "Projektstrukturplan erstellen" Prozesse. Im Gegensatz zu den anderen Prozessen dieses Wissensgebiets, involviert der "Anforderungen sammeln" Prozess sehr viele "Werkzeuge und Methoden", die wir näher beleuchten. Aus deutscher Sicht wird das Ergebnis als "Lastenheft" (amerikanisch: Statement of work; SOW) zu bezeichnen. Des Weiteren soll an einem Projektbeispiel aus dem "Robotik Umfeld", dieser Prozess genauer beleuchtet werden. Den Prozess "Inhalt und Umfang definieren" können Sie gleich assoziieren mit einem Pflichtenheft oder einer Spezifikation (amerikanisch: Statement of scope; SOS). Dieses Dokument bildet einen Ausgangswert des Prozesses, wobei

7 das SOW einen Eingangswertbildete. Beim "Projektstrukturplan erstellen" Prozess geht es dagegen um den grafischen Aufbau des Inhalts eines Projekts auf Basis des Statement of scope. Trainer und Gruppe erarbeiten gemeinsam ein Beispiel. Der Projektstrukturplan (PSP) dient nicht nur als Grundlage für den späteren Inhalt auf der Zeitachse (Kapitel 6 Terminmanagement), sondern legt auch Grundlagen für das "Earned Value Management" aus dem "Kosten steuern" Prozess (Kapitel7 Kostenmanagement) und die Key Performance Parameters im "Risiken steuern" Prozess (Kapitel 11 Risikomanagement). --- Gemeinsamer Abschlusstest zu den besprochenen Themen Die realistischen Testfragen werden über den Beamer projiziert. Die Gruppe kann die möglichen Antworten diskutieren und anschließend über die richtige Antwort abstimmen. Der Trainer gibt Hinweise zur Strategie. 3.Tag Kapitel 6: Terminmanagement in Projekten (3. Wissensgebiet) Das Terminmanagement besteht aus 7 Prozessen: 6.1 Terminmanagement planen (Plan the Plan) 6.2 Vorgänge definieren 6.3 Vorgangsfolge festlegen 6.4 Ressourcen für Vorgänge schätzen 6.5 Vorgangsdauern schätzen 6.6 Terminplan entwickeln 6.7 Terminplan steuern Das Kapitel "Terminmanagement" kann man wohl als das komplexeste Kapitel bezeichnen. Es verfügt über etwa 25 unterschiedliche Werkzeuge und Methoden. In der Kürze der Zeit, werden alle Werkzeuge besprochen. Über die Übungen in der Nachbereitung nach dem Seminar, werden die Vertiefungen erzeugt.

8 ----- Kapitel 7: Kostenmanagement in Projekten (4. Wissensgebiet) Das Kostenmanagement besteht aus 4 Prozessen: 7.1 Kostenmanagement planen (Plan the Plan) 7.2 Kosten schätzen 7.3 Budget festlegen 7.4 Kosten steuern Zwei Schwerpunkte: Earned Value Management (EVM) und Business Case(Investitionsrechnung). "Kosten schätzen" enthält auch sehr wichtige Werkzeuge. Diese sind aber quasi identisch mit den Werkzeugen aus dem Prozess "Vorgangsdauern schätzen" aus dem Kapitel "Terminmanagement". Dieser Prozess wird am 2. Tag intensiv besprochen. EVM wurde durch das "Department of Defence USA (DoD)" entwickelt. Unter dem Motto:"Sage mir wie Dein Projekt beginnt, dann sage ich Dir wie es endet". Das DoD ist mit dieser Methode sehr erfolgreich. Unternehmen, die vom DoD Aufträge erhalten möchten, müssen "EVM - fähig" sein! Das DoD hält entsprechend einen Anforderungskatalogvor, den das durchführende Unternehmen erfüllen muss. Mehr über EVM: Eustress&Co bietet aber auch reine EVM Seminare an. Im EVM ist es Ziel, zu wissen, was stellt der EV (Earned Value = Fertigstellungswert) überhaupt dar, und wie kann man einen EV ermittelt? Es existieren mehrere Methoden der EV - Ermittlung. Gerade in komplexen-, IT- und Forschungsprojekten, stellt die Ermittlung des EV häufig ein Problem dar. Sie werden eine sehr wirkungsvolle Methode kennenlernen, in dieser Art von Projekten den EV zu ermitteln Im zweiten Schritt geht es darum, die einzelnen Kennzahlen kennenzulernen, die entweder sehr präzise den Status Quo zum heutigen Datum ermitteln können, oder aber eine Prognose zum Ende des Projekts zu erarbeiten. Da Punktlandungen kaum

9 möglich sind, auch nicht mit EVM, ermittelt man eine eng gefasste "Range" - ein sogenanntes "Statistisches EAC Fenster". Bezogen auf das Thema "Business Case" werden Sie die Inhalte eines BCs kennenlernen. Darüber hinaus die betriebswirtschaftlichen Parameter im Rahmen von Investitionsrechnungen. Sie erhalten zu dem Thema in der Nachbereitung (siehe oben rechts) ausreichende Übungen. Der Business Case wird häufig mit "Geschäftsfall" übersetzt, was nicht ganz korrekt ist. Der Begriff "Investitionsfolgenabschätzung" passt besser Gemeinsamer Abschlusstest zu den besprochenen Themen. Die realistischen Testfragen werden über den Beamer projiziert. Die Gruppe kann die möglichen Antworten diskutieren und anschließend über die richtige Antwort abstimmen. Der Trainer gibt Hinweise zur Strategie Tag Kapitel 8: Qualitätsmanagement in Projekten (5. Wissensgebiet) Das Qualitätsmanagement besteht aus 3 Prozessen: 8.1 Qualitätsmanagement planen (Plan the Plan) 8.2 Qualitätssicherung durchführen 8.3 Qualität lenken Hier ist es Ziel, die moderne Qualitätsphilosophie zu verstehen: "Qualität wird nicht hineingeprüft, sondern hineingeplant"! Des Weiteren gilt es sich mit den "Seven Tools of Quality Management" zu beschäftigen. Warum Sie als Projektmanager diese Tools beherrschen sollten? Nun - nicht nur

10 das Produkt, auch Ihre Projektmanagement muss einem Qualitätsmanagement - und damit einem stetigen Anstieg des Reifegrads unterliegen. Und das fängt bei den Prozessen des Projektmanagements an! Ganz besonders wichtig ist es zu verstehen, wie die Prozesse "Qualitätssicherung durchführen" und "Qualität lenken" miteinander agieren. Häufig anders, als es die meisten Projektleiter aus ihrer Praxis gewöhnt sind Kapitel 9: Personalmanagement in Projekten (6. Wissensgebiet) und Kapitel 10: Kommunikationsmanagement in Projekten (7.Wissensgebiet) Das Personalmanagement besteht aus 4 Prozessen: 9.1 Personalmanagement Planen (Plan the Plan) 9.2 Projektteam zusammenstellen 9.3 Projektteam entwickeln 9.4 Projektteam managen Das Kommunikationsmanagement besteht aus 3 Prozessen: 10.1 Kommunikationsmanagement planen (Plan the Plan) 10.2 Kommunikation managen 10.3 Kommunikation steuern Das Kapitel 9 beleuchtet 2 Dimensionen: Den "administrativen Teil" wie beispielsweise Organigramme, Stellenbeschreibungen, Organisationstheorie, und den "Softskill Bereich" wie soziale Kompetenz, Motivation, Führung. Die Softskills korrespondieren sehr stark mit den Softskills aus dem Kapitel 9"Kommunikationsmanagement". Auch hier wird ein administrativer Bereich beschrieben, wie zum Beispiel das Berichtswesen. Von daher werden die administrativen Bereiche der beiden Kapitel nur im Überflug behandelt und verstärkt in der Nachbereitung. Die Softskills dagegen werden in einem Modul zusammengefasst. PMI legt in den Prüfungen gesteigerten Wert auf Kenntnisse im Softskill Bereich. Dieses Modul enthält die Themen:

11 - Motivation in der Praxis. - Leadership - mehr als Führung? - Konfliktmanagement als Chefsache. - Teamentwicklung - vom Einzelkämpfer zum Teamplayer. - Kommunikation im Projektteam Gemeinsamer Abschlusstest zu den besprochenen Themen Die realistischen Testfragen werden über den Beamer projiziert. Die Gruppe kann die möglichen Antworten diskutieren und anschließend über die richtige Antwort abstimmen. Der Trainer gibt Hinweise zur Strategie. 5.Tag Kapitel 11: Risikomanagement in Projekten (8. Wissensgebiet) Das Risikomanagement besteht aus 6 Prozessen: 11.1 Risikomanagement planen (Plan the Plan) 11.2 Risiken identifizieren 11.3 Qualitative Risikoanalyse durchführen 11.4 Quantitative Risikoanalyse durchführen 11.5 Risikobewältigungsmaßnahmen durchführen 11.6 Risiken steuern Der 1., 3. und 6. Prozess wird im Überflug behandelt. Wobei im 6. Prozess ein sehr wichtiges Werkzeug im Kontext des EVM (Kostenmanagement, "Kosten steuern Prozess") tiefer betrachtet wird: "Messung der technischen Leistung (Technical Performance Measurement; TPM)" Wenn es beim EVM um die Integration von Aufwand, Inhalt und Umfang und Kosten ging, geht es hier um die Ermittlung der technischen Reife eines Liefergegenstands.

12 Auch dieser Parameter sollte beim EVM berücksichtigt werden. Sogenannte "Key Performance Parameter KPP" dienen als Messinstrument für die techn. Reife des Liefergenstands. Diese KPPs müssen schon im Rahmen des Projektstrukturplans (Kapitel 5 "Projektstrukturplan erstellen") entwickelt werden. Hier wird auch deutlich, dass EVM einen signifikanten Beitrag im Risikomanagement leisten kann. Bezogen auf den 2. Prozess "Risiken identifizieren" werden einige Werkzeuge tiefer beleuchtet, die helfen sollen, diese in der Praxis eher "leidliche Tätigkeit" interessanter zu gestalten. Letztlich ist dieser Prozess der Prozess, auf den alle folgenden Prozess aufbauen. Im 4. Prozess "Quantitative Risikoanalyse durchführen" werden Sie nicht umhin kommen, sich etwas mit Statistik zu befassen. Normalverteilung, Betaverteilung, Dreiecksverteilung, diskrete und stetige Verteilungen, sind nur einige Elemente mit denen wir uns hier befassen werden. Im 5.Prozess "Risikobewältigungsmaßnahmen durchführen" geht es um 4 Strategien um Auswirkungen auf die Projektziele durch "Bedrohungen" zu managen sowie 4 Strategien um Auswirkungen auf die Projektziele durch "Chancen" zu managen oder zu verstärken. Das Thema "Risikomanagement" interagiert mit allen anderen Wissensgebieten Kapitel 12: Beschaffungsmanagement in Projekten (9. Wissensgebiet) Das Beschaffungsmanagement enthält 4 Prozesse: 12.1 Beschaffungsmanagement planen (Plan the Plan) 12.2 Beschaffungen durchführen 12.3 Beschaffungen steuern 12.4 Beschaffungen abschließen Die Prozesse sind insgesamt gut beschrieben und die Inhalte lassen sich relativ

13 leicht lesen. Einleitend werden Sie einiges zum amerikanischen "Common Law" im Vergleich zum europäischen "Civil Law" hören. Falls Sie sich da schon etwas einlesen wollen: Ein Schwerpunkt wird das Vertragsmanagement sein. Gemäß DIN "ist das Vertragsmanagement ein Aufgabengebiet innerhalb des Projektmanagements, zur Steuerung der Gestaltung, des Abschlusses, der Fortschreibung und Abwicklung von Verträgen, zur Erreichung der Projektziele". Die Hauptaufgaben, die sich für einen Projektleiter daraus ergeben, sind + Vertragsanalyse + vertragliche Tätigkeitsverfolgung + Nachforderungsmanagement (Claim Management) Im Rahmen des Prozess "Beschaffungsmanagement planen" werden die amerikanischen Vertragsformen tiefer beleuchtet. Des weiteren werden einige Berechnungen durchgeführt, wie z.b. den "Point of total Assumptions". In den weiteren Prozessen gibt es einige Werkzeuge, die wir näher beleuchten, wie z.b. "Make or buy Analyse" und "Bieterkonferenzen". Auch werden wir genau eruieren, aus welchen Elementen der Prozesse sich die Nachforderungen (Claims) ableiten und realisieren lassen. In den Prüfungen werden häufig Fragestellungen aus den Kapiteln Beschaffungsmanagement und Risikomanagement kombiniert generiert. In diesem Kontext werden einige Fragen analysiert Gemeinsamer Abschlusstest zu den besprochenen Themen Die realistischen Testfragen werden über den Beamer projiziert. Die Gruppe kann die möglichen Antworten diskutieren und anschließend über die richtige Antwort abstimmen. Der Trainer gibt Hinweise zur Strategie.

14 Kapitel 13: Stakeholdermanagement in Projekten (10. Wissensgebiet) Das Kapitel Stakeholdermanagement beinhaltet 4 Prozesse: 13.1 Stakeholder identifizieren 13.2 Stakeholdermanagement planen 13.3 Engagement der Stakeholder managen 13.4 Engagement der Stakeholder steuern Das Thema "Stakeholdermanagement" ist nicht wirklich neu. Bisher (PmBok4th) wurde die Thematik in dem Kapitel "Kommunikationsmanagement" abgehandelt. Durch das Zuweisen einen eigenen Kapitels wurde das "Stakeholdermanagement" entsprechend aufgewertet.