In Kooperation mit. TeamLike AdministrationsHandbuch

Transkript

1 In Kooperation mit TeamLike AdministrationsHandbuch

2 ADMINISTRATIONSHANDBUCH 1 Einstellungen Allgemein Apps Plugins Suche Hashtags 11 2 Benutzerverwaltung Benutzer im Business Marketplace Benutzer in TeamLike Business Benutzer erstellen Rollen verwalten Rollen erstellen Gruppen 18 3 Lesezeichen Private Lesezeichen 22 4 Design 22 5 Kategorien 24

3 6 Teaser 26 7 Statistiken 29 8 Superadmin Modus 31 9 Abonnement 32 1 EINSTELLUNGEN

4 1 EINSTELLUNGEN 1.1 Allgemein Applikationsname "Einstellungen -> Allgemein" Der Name Ihrer Applikation erscheint beispielsweise im Tab Ihres Browsers, oder in den -Benachrichtigungen. Zur Identifizierung sollte sich der Name auf das Unternehmen beziehen Standard Zeitzone "Einstellungen -> Allgemein" Die Standard Zeitzone sollte festgelegt werden, bevor Sie weitere Nutzer auf Ihre Plattform einladen. Diese Zeitzone wird dann für alle neuen Nutzer automatisch festgelegt. Danach kann jeder Nutzer in seinen Profil-Einstellungen seine persönliche Zeitzone festlegen Standard Sprache "Einstellungen -> Allgemein" 4

5 Die Standard Sprache sollte festgelegt werden, bevor Sie neue Nutzer auf Ihre Plattform einladen. Für alle neuen Nutzer ist dann diese Sprache als Standard Sprache festgelegt. Danach kann jeder Nutzer in seinen Profil-Einstellungen individuell die Sprache der Oberfläche auswählen Benutzer folgen sich automatisch "Einstellungen -> Allgemein" Generell sollen Nutzer Kollegen auswählen, denen Sie folgen möchten. Dieses Prinzip ist sinnvoll für größere Unternehmen, damit Nutzer nur die Informationen erhalten, die für sie relevant sind. So wird verhindert, dass Nutzer zu viele für sie irrelevante Informationen erhalten. In kleineren Unternehmen ist es sinnvoll, dass Nutzer sich automatisch folgen, und diese Funktion zu aktivieren Push-Benachrichtigungen "Einstellungen -> Allgemein" Mit der Version 3.3 wurden Push-Benachrichtigungen eingeführt, die sie hier aktivieren können. Ein weiterer Schritt wäre das Aus- und wieder Einloggen in die App auf Ihrem mobilen Endgerät. Mit diesem Vorgang registrieren Sie Ihr Gerät für die Push-Benachrichtigungen. Um zu prüfen, ob Ihr Gerät registriert ist, schauen Sie in Ihren Einstellungen unter Push-Geräte nach. Die letzte Voraussetzung gilt nur für unsere Enterprise Kunden. Nutzen Sie die Enterprise Version auf Ihrem eigenen Servern, muss Ihr Server, auf dem die Applikation läuft, Zugriff auf den Push-Benachrichtigungs-Server haben (psn.mindsmash.com). 5

6 1.1.6 Zeige Mobil Link "Einstellungen -> Allgemein" Ist diese Option aktiviert, wird ein Link mit Informationen über den mobilen Zugriff im Dropdown der Navigationsleiste angezeigt Statistiken / Tracking "Einstellungen -> Allgemein" Hier können Sie das Tracking von Aktivitäten und die Statistiken aktivieren. 6

7 1.1.8 Hilfetext "Einstellungen -> Allgemein" Hier können Sie einen individuellen Hilfetext einfügen. Sollte dieses Feld leer bleiben, führt der Hilfe-Button zum Support-Center Workspaces "Einstellungen -> Allgemein -> Workspaces" Diese Option ermöglicht dem Administrator Workspaces zu aktivieren und deaktivieren. 7

8 Externe Nutzer Sie haben die Möglichkeit externe Nutzer auf Ihre Plattform einzuladen. Hierfür müssen Sie von einem Admin Ihres Systems berechtigt werden. Diese Option finden Sie in der Benutzerverwaltung unter Rollen Private Nachrichten & Chat "Einstellungen -> Allgemein -> Private Nachrichten, Chat & Anrufe" Das private Nachrichtensystem ermöglicht es Ihnen ihren Kollegen private Nachrichten zu schreiben. Es ist ein asynchrones Nachrichtensystem, was bedeutet, dass Sie einem Kollegen eine Nachricht schicken können, auch wenn dieser nicht online ist. Der Live-Chat dient zur Kommunikation zweier sich online befindenden Nutzern. Um diese zu ermöglichen, müssen Sie den Live-Chat aktivieren. 8

9 1.2 Apps "Einstellungen -> Apps" In den App Einstellungen kann der Administrator festlegen, welche Apps aktiviert oder deaktiviert sind. Deaktivierte Apps stehen beim Erstellen einer neuen App in einem Workspace oder einer Seite nicht zur Verfügung. 9

10 1.3 Plugins "Einstellungen -> Plugins" In den Plugin Einstellungen kann festgelegt werden, welche Plugins angezeigt, bzw. aktiv sind. Diese können je nach Bedarf des Unternehmens angepasst werden. Um die Reihenfolge der Plugins zu verändern, können Sie diese per Drag & Drop neu anordnen. 1.4 Suche "Einstellungen -> Suche" 10

11 In seltenen Fällen kann es dazu kommen, dass der Suchindex zurückgesetzt werden muss. Sollten Sie den Suchindex zurücksetzen, stellen Sie vorher sicher, dass niemand in das System eingeloggt ist. Je nach Größe der Datenbank und der im System gespeicherten Daten, kann das Zurücksetzen der Datenbank ein paar Minuten in Anspruch nehmen. 1.5 Hashtags "Einstellungen -> Hashtags" In den Hashtag Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Hashtags zu einer Sperrliste hinzuzufügen. Hier können Sie einen Hashtag der Sperrliste hinzufügen 2 BENUTZERVERWALTUNG 11

12 2 BENUTZERVERWALTUNG "Benutzerverwaltung" 2.1 Benutzer im Business Marketplace Benutzer können nur über die Oberfläche des Business Marketplace verwaltet werden. Um zu dieser zu gelangen, klicken Sie Benutzer erstellen Button. 2.2 Benutzer in TeamLike Business "Benutzerverwaltung -> Benutzer" Das unten aufgeführte Beispiel zeigt den Benutzer Robert, Robert kann durch einen klick auf das Zahnrad auf der rechten Seite verwaltet werden. 12

13 Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Administratoren können folgende Attribute eines Benutzers verwalten: 13

14 2.3 Benutzer erstellen "Benutzerverwaltung -> Benutzer" Um einen neuen Benutzer zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Benutzer erstellen" "Alle Passwörter zurücksetzen" setzt Systemweit alle Passwörter zurück und benachrichtigt die Anwender per . 14

15 "Gelöschte anzeigen" zeigt alle gelöschten Accounts an. Zur Benutzererstellung fehlen wenige erforderliche Informationen: Wenn der Haken bei " Aktiv" nicht gesetzt ist, wird der Benutzer im System hinterlegt, kann sich jedoch nicht anmelden. 2.4 Rollen verwalten "Benutzerverwaltung -> Rollen" 15

16 Um Benutzern eine Rolle zuzuweisen, klicken Sie auf das Zahnrad der betreffenden Rolle und wählen "Benutzer verwalten" Um Rollen zu erstellen, lesen Sie den Punkt "Rollen erstellen" 2.5 Rollen erstellen "Benutzerverwaltung -> Rollen" Um eine Rolle zu erstellen, klicken Sie auf den Button "Rolle erstellen" Benennen Sie die Rolle: 16

17 Info: Manchmal kann es sinnvoll sein, neuen Benutzern automatisch eine Rolle zuzuweisen: Vergeben Sie spezifische Berechtigungen: 17

18 2.6 Gruppen "Benutzerverwaltung -> Gruppen" 18

19 Benutzergruppen können Sie im Administrationsbereich erstellen. In größeren Unternehmen macht es Sinn Gruppen zu erstellen, beispielsweise für Abteilungen. Um eine Gruppe zu erstellen, klicken Sie den Gruppe erstellen Button. Nun können Sie Ihre Gruppe benennen, die Gruppe als Standardgruppe für neue Nutzer festlegen, und der Gruppe eine Rolle zuweisen. 19

20 Nach dem Speichern der Gruppe, können Sie nun Benutzer dieser Gruppe zuweisen. Klicken Sie dafür den Einstellungen Button neben der gewünschten Gruppe und wählen Benutzer verwalten. 3 LESEZEICHEN 20

21 3 LESEZEICHEN "Lesezeichen" Die Lesezeichen geben dem Admin die Möglichkeit eine Liste von Links zur Oberfläche hinzuzufügen. Diese wird auf der linken Seite Ihrer Neuigkeiten angezeigt. Klicken Sie auf eines der Lesezeichen, öffnet sich der Link in einem neuen Tab Ihres Browsers. Ihre Lesezeichen 21

22 3.1 Private Lesezeichen Neben den vom Admin festgelegten Lesezeichen, hat jeder Nutzer die Möglichkeit sich seine eigenen Lesezeichen anzulegen. Diese werden dann ebenfalls auf der linken Seite Ihrer Neuigkeiten angezeigt. 4 DESIGN 22

23 4 DESIGN 23

24 Das Design der Applikation kann der Firmenidentität des Unternehmens angepasst werden. Die Farben, so wie das Logo können dementsprechend angepasst werden. Damit die Änderungen übernommen werden, ist es möglich, dass Sie den Cache Ihres Browsers leeren müssen. 5 KATEGORIEN 24

25 5 KATEGORIEN Kategorien sollen dabei helfen Seiten und Workspaces in verschiedene Kategorien zu ordnen. Sie sollen dem Administrator und Nutzer eine bessere Übersicht über die Seiten und Workspaces verschaffen. Die Kategorien werden Ihnen nun als Tabs in der Seiten- oder Workspace-Übersicht angezeigt. Wenn Sie nun eine Seite erstellen oder editieren, werden Ihnen die Kategorien als Auswahlmöglichkeit angeboten. 25

26 6 TEASER 26

27 6 TEASER "Teaser" Aktive Teaser werden jedem Nutzer in einer Slideshow auf der Hauptseite angezeigt. Um einen neuen "Teaser" hinzuzufügen, klicken Sie auf "Neuer Teaser" Geben Sie die benötigten Informationen ein: 27

28 Wenn die Eigenschaften eines Teasers geändert werden müssen, klicken Sie auf das Zahnrad neben "Neuer Teaser" Hier können Sie alle Eigenschaften des Teasers ändern: 28

29 7 STATISTIKEN 29

30 7 STATISTIKEN Aktivieren/Deaktivieren der Statistik Um die Statistiken für Ihr System zu aktivieren, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie Super Admin Ihres Systems sind. Dies ist Voraussetzung für den Zugang zum Administrationsbereich Ihrer Applikation. Sind Sie Super Admin wählen Sie den Punkt Einstellungen>Allgemein in der Navigationsleiste. Unter dem Punkt Statistiken/Tracking können Sie nun die Statistiken aktivieren, bzw. deaktivieren. Mit dem Statistik Modul können Sie sich einen Überblick über die Nutzung des Systems verschaffen. Sie können sich über beliebig definierbare Zeiträume, Grafiken und Informationen über aktive Nutzer, Besuche, Seitenaufrufe, Beiträge, Kommentare, aktive Workspaces, Anzahl der Seiten, heutige Termine und likes anzeigen lassen. Grafiken anzeigen lassen Um sich die Grafiken anzeigen zu lassen, wählen Sie zunächst den Administrationsbereich aus. Nun können Sie sich für eine Statistik Ihrer Wahl anzeigen lassen, wie zum Beispiel Likes in der Woche, Kommentare in der Woche, oder Pageviews. Zunächst wird Ihnen die Statistik der letzten 7 Tage angezeigt. Möchten Sie sich die Statistik über einen anderen Zeitraum anzeigen lassen, wählen Sie ein anderes Datum, und legen Sie einen anderen Zeitraum fest. Im unten angezeigten Beispiel werden die Pageviews der letzten 2 Monate angezeigt. 30

31 8 SUPERADMIN MODUS 31

32 8 SUPERADMIN MODUS Der Superadmin Modus wird aktiviert, in dem Sie den Einstellungen Button in der oberen rechten Ecke klicken und Superadmin aktivieren auswählen. Diese Möglichkeit wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie in der Benutzerverwaltung als Super Administrator ausgewählt sind. Als Superadmin haben Sie Zugang zum Administrationsbereich und Zugang zu jeder Seite und jedem Workspace, auch geschlossene und private. Sie bekommen die Möglichkeit auf alle Inhalte des Systems zuzugreifen, außer auf private Nachrichten. Zusätzlich versetzt Sie der Superadmin Modus in die Lage Kommentare und Beiträge zu löschen. 9 ABONNEMENT 32

33 9 ABONNEMENT Unter dem Punkt Abonnement im Administrations-Bereich, erhalten Sie einen Überblick über die Nutzer und den Speicherplatz Ihrer Instanz. Die Nutzer werden in normale Nutzer und extern Nutzer unterschieden. Um einen Überblick über die anderen Abonnements aus dem Business Marketplace zu erhalten, klicken Sie den Abonnement verwalten Button. 33

34 HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Bonn Veröffentlicht: 11/