Jour Fixes sind Verschwendung - Wir schaffen sie ab! Agile Beyond IT 2021 Kai Brausewetter

Transkript

1 Jour Fixes sind Verschwendung - Wir schaffen sie ab! Workshop Agile Beyond IT 2021 Kai Brausewetter

2 Agenda Warmup - Typen Denkmodell Skalieren realität Gute s - Hacks Mein Kalender

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4 Zu welchem Punkt würdest du am liebsten einen Hack/ Tipp mitnehmen? copy me Welche Alternativen gibt es bei zeitlich knapp bemessenen s anstelle eines Follow Up Termins? Mehrwert mit passendem Zeitaufwand lebhafte JF s Wie können wir s produktiver gestalten? s remote mit lebhafter Teilnahme aller Teilnehmer Fokus auf relevante Infos fürs Daily Wie man dazu kommt nicht erst ab Freitag Nachmittag seine Aufgaben abzuarbeiten in Ruhe... da fehlt mir aktuell die Inspiration - Homeoffice ist doch sehr einsam Anzahl reduzieren Wie trifft man eine gute Auswahl Wofür ist ein nötig und wo kann anders informiert werden miro.com mit dem homeoffice sind gefühlt die s auch mehr geworden, warum? und wie komme ich wieder zum Arbeiten? anzahl reduzieren Kai Brausewetter KWS Welche Alternativen gibt es zu Jour Fixes? Tipps zur Optimierung der s für mein Team: wie kann ich mit möglichst wenigen Terminen den Kontakt im HO halten Freiräume schaffen, wenn Blocker überbucht werden Tipps: Kein ohne Ergebnis Leitfaden für effiziente s warum wird immer begonnen die Scrum abzusagen, weil das plötzlich die 5 s zuviel sind Wie können wir die Anzahl der s/teilnehmer reduzieren und gleichzeitig alle relevanten Stakeholder auf dem letzten Stand halten? Wie gehst du mit denen um, die nicht wollen, dass die s wegfallen?` herausarbeiten, wen es im wirklich braucht s effizienter gestalten, unnütze s abschaffen und andere davon überzeugen :) mehr Effizienz in s Zeitfindung bei ad- hoc- Themen weg von langweiligen Statusmeetings Wir haben einen Jour fix der funktioniert gar nicht. Alternativen zu meetings Wer sollte teilnehmen? Welche s sind wirklich sinnvoll und notwendig? / Welche Alternativen gibt es?

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6 Kick Off Stand Uo Bereichs meeting Arbeitsme eting Jour Fix Team- Teammeeting copy me 1:1 mit Mitarbeiter (weekly) Brown bag Administration : AllCompany oder AllHands - 1 voller Tag pro Quartal Jour Fix Arbeit : gemeinsames Ergebnis erreichen, Erfahrungsaustau sch Welche - Kategorien/ - typen kennt ihr? Was geschieht dort? Welche Ziele haben sie. Wir robben uns an Jour fixes heran. Daily Planning Review Retro Lenkungsgremium Coaching : Coachee weiter bringen Hot House Impulsvor träge Arbeitssession (z.b. wöchentlich) Dailys Weeklys Think Tank Abteilung s- JF Get Together Retros Townhall Workshops zu verschiedenen Themen StandUp Wöchentli che JF All hands Workshop Jour Fix Zwei Monats Jour Fix - jeder kann Themen einbringen Daily Statusupdates (Projekt-) Kick- off Weekly Budget Jahresplanung m Kunden Quarterly alle PO'S des Bereichs Schätzmeeting (Aufwand oder Komplexität der kommenden Aufgaben schätzen) Backlog Refinement virtuelle Kaffeecalls Abteilungs Weekly Unterneh merfrühst ück Teamretr o Abteilung- /gruppenr unde 1:1 (mit Chef) Digital Coffee Break Lessons Learned Workshop Abstimm ungsmee tings weekly/da ily/morge nmeeting Lenkungs ausschuss virtual Mittagessen Entschei meet (Projektl

7 allg. Austausch Problem lösen Entscheidungen treffen Socialising Regelmeetings Information nächste Schritte festlegen Lernen Jour Fixe einmalige s Kick Off Stand Uo Bereichs meeting Arbeitsme eting Jour Fix Team- Teammeeting copy me 1:1 mit Mitarbeiter (weekly) Brown bag Jour Fix Arbeit : gemeinsames Ergebnis erreichen, Erfahrungsaustau sch Administration : AllCompany oder AllHands - 1 voller Tag pro Quartal Welche - Kategorien/ - typen kennt ihr? Was geschieht dort? Welche Ziele haben sie. Wir robben uns an Jour fixes heran. Daily Planning Review Retro Lenkungsgremium Coaching : Coachee weiter bringen Hot House Impulsvor träge Arbeitssession (z.b. wöchentlich) Dailys Weeklys Think Tank Abteilung s- JF Get Together Retros Townhall Workshops zu verschiedenen Themen StandUp Wöchentli che JF All hands Workshop Jour Fix Zwei Monats Jour Fix - jeder kann Themen einbringen Daily Statusupdates (Projekt-) Kick- off Weekly Budget Jahresplanung m Kunden Quarterly alle PO'S des Bereichs Schätzmeeting (Aufwand oder Komplexität der kommenden Aufgaben schätzen) Backlog Refinement virtuelle Kaffeecalls Abteilungs Weekly Unterneh merfrühst ück Teamretr o Abteilung- /gruppenr unde 1:1 (mit Chef) Digital Coffee Break Lessons Learned Workshop Abstimm ungsmee tings weekly/da ily/morge nmeeting Lenkungs ausschuss virtual Mittagessen Entscheidungs- meeting (Projektleitung)

8 Scrum- Zyklus mit Events Produkt-/ Projekt- Kontext Daily Scrum zu wie vielen Projekten, Teams, Kontexten gehörst du? Stakeholder Requirements Backlog Refinement 15% aufwand 23% aufwand Sprint Planning Sprint Review Sprint Retro Team Jour Fixe Jedes hat einen definierten Zweck und Ziel, die Teilnehmer und der Rahmen sind klar. (man kann sie immer noch schlecht durchführen!)

9 Produkt-/ Projekt- Kontext was ist die Konsequenz, wenn ich in mehreren Kontexten tätig bin? Als Führungskraft, als MA, als...? Verhältnis szeit/ Gesamtarbeitszeit? Wie groß ist der Anteil von zeit an deiner Arbeitszeit? Wie groß der Anteil an Jour Fixes (unsere Definition)? FK arbeiten anders als ein Scrum Team! Warum eigentlich? Requirements erfassen Backlog aufbauen Requirements analysieren Priorisieren Arbeitstreffen Ergebnisse teilen P.S: Es muss nicht Scrum sein - das ist hier nur das Denkmodell letzte Woche August Kann ein "Steuerung- Manager" wirklich agile Methoden für seinen Aufgabenausführung und damit die Terminpriorisierung ansetzen? Buchungsgrad 94% - 53% Buchungsgrad 61% - 15%

10 WIP- Limit für - Zeit einführen um die Flexibilität zu erhöhen - Nachdenken was das für Bedeutung hat/haben kann!? Parameter: Durchschnittliche Belegungsdauer Reservieren Reservierungsdisziplin Soll- Ist- Zeiten: Buchung zu Realität Verhalten der Beteiligten 2 Pole: alle reservieren keiner reserviert Wie verändert dies das Verhalten? die tatsächliche Belegung? Das Dilemma: Es ist nicht auf der Ebene des Teilnehmenden zu lösen!

11 Time- Boxing Ankündigen, visualisieren, konsequent ausüben, Gründe erklären Fokus halten Ankündigen, konsequent ausüben, Gründe erklären Timebox zum alleine Denken (z.b. 1 Minute) Redezeit pro Teilnehmer (bei Ablauf ist am Satzende Schluss!) Arbeitszeit für Aufgabenstellung (falls eine Verlängerung notwendig erscheint: Ankündigen) Timeboxen können auch nur 60s lang sein Für "Anfänger" wirkt es häufig zunächst hektisch, der Lerneffekt und die Wirksamkeit wird schnell deutlich. Rechenbeispiele können helfen: Wenn 28 Teilnehmer je 1 Minute reden, ist eine halbe Stunde um. Evt. "Fokus- Wächter" aus dem Teilnehmerkreis nehmen Unterbrechensregel etablieren Fragen zur Klärung: "Hilft diese Diskussion bei der Zielerreichung dieses s?" (ggf. das Thema auslagern -> Parkplatz oder Zeitbegrenzung einführen) "Besprechen wir gerade noch neue Aspekte oder sind es Wiederholungen?" Rede- Reihenfolge einführen Gerne auch Zeit und Lösungswächter :-) "Können wir das ziel noch erreichen?"

12 Asynchrone Kommunikation Slack, Teams, Social Intranet Team- Kanäle, Org- Kanäle Spontane kleine Gruppen (Gerüchte/ Flurfunk verbreiten sich auch nicht über s) Gedankenspiel von früher: Im erreiche ich alle? Wer ist abgelenkt, wer schläft, wer ist abwesend? Über erreiche ich alle? Wie ist das Informationsbedürfnis der Teilnehmer? Wie ist die Informationsnotwendigkeit für die Teilnehmer? Gespräch mit den Beteiligten über Bedürfnisse Notwendigkeiten Gewohnheiten Experimentiern Experiment desigen durchführen Evaluieren Maßnahme ggf. anpassen und umsetzen

13 Welches war das letzte, das ihr wirklich genossen habt? Was war der Hauptgrund dafür? Wann hat es stattgefunden? Wie häufig erlebt ihr solche s? copy me lang, lang ist es her... kann mich kaum daran erinnern... beste s haben ein gemeinsames Ziel für alle Teilnehmer, verbreiten Emotionale Gefühle, Zusammenhalt und bringen Ergebnisse... am Ende entstehen gemeinsame Erlebnisse - Genossen? Weiß ich leider nicht mehr, aber da gab es auch einige in der letzten Zeit Hauptgrund: wenn es produktiv war und sich nicht alle ständig ins Wort gefallen sind, man den anderen verstehen konnte - wann hat es stattgefunden? vor kurzem - wie häufig? des Öfteren Moderation geteilt (einer dokumentiert / einer gesprochen) für Nachbereitung und Bereitstellung Gut ausformulierte Agenda mit klarem Ziel / klare Ziele leider noch viel zu selten bei pikanten Themen ggf mal die Führungskraft ausladen o. vielmehr nicht einladen gut vorbereitet Struktur, Agenda transparent machen Erwartungen klären Kein ohne Ziel Produktive DIskussionen Moderation keine Parallelarbeit Timebox für Themenblöcke ansetzen, die alle kennen begrenzte Teilnehmer Vorberei tungszei t geben heute morgen 8.30Uhr weil alle vorbereitet waren und das ist auch der Grund warum es alle s so bei mir ablaufen letzte woche meine retro da diese gut vorbereitet war, teilnehmer eine agenda hatten und sich aller an die spielregeln gehalten haben Teilnehmerzahl entscheidend für mehr Interaktion Interessante Inhalte und dadurch Mehrwert Gutes Zeitmanagement Interaktion in den s möglich

14 Beispielwoche/ - monat nehmen: alle s kategorisieren; kritisch hinterfragen (beibehalten, anders lösen, ersatzlos streichen) Was müsste sich in der Organisation ändern, damit gewisse Umstellungen möglich sind. Vergleich: Neuer fester anteil/ alter anteil; Erkenntnisse Partnerarbeit: erst einzeln (10 Min), dann besprechen (5Min), Highlights auf dem Board und dann im Plenum Meine Highlights copy me Sinn und Zweck als Task Force definieren um die Termine effektiver zu gestalten und Frequenz anzupassen nach Agenda fragen, falls nicht vorhanden Agenda hinterfragen bei terminen wo keine drin steht sinn hinterfrragen, ggf abschaffen Unklarheiten wer entscheidet, führt zu mehr s Retrospektive zu s durchführen

15 Kontakt Kai Brausewetter linkedin.com/in/kaibrausewetter Dankeschön! 4 Kai Brausewetter TUI InfoTec Selbstorganisierte Teams Manage Agile