Projektcoaching Leitfaden PROJEKTCOACHING: WAS IST DAS?

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1 Projektcoaching Leitfaden PROJEKTCOACHING: WAS IST DAS?

2 Inhalt Warum Projektcoaching? Wie funktioniert Projektcoaching? Aufgaben vom Projektcoach Ausbildung für Projektcoaches Wann wird es eingesetzt? Workshops Coaching von PL, PAG und Projektteam Projektcoaching in der Stammorganisation Ausbildung fürs Projekt Fazit und Nutzen von Projektcoaching Kontakt FAQ

3 Warum Projektcoaching? Gemäss über 20 Jahren Studien zum Thema (IT-) Projekte sind rund 60% aller Schwierigkeiten in den Projekten zwischenmenschliche Probleme (sic!) Die professionelle Lösung für zwischenmenschliche Probleme ist Coaching Wenn diese 60% der Schwierigkeiten durch das Projektcoaching gelöst oder gar vermieden werden können, kann man viel Ärger, Geld, Ressourcen und Energie sparen Projektcoaching ist innovativ, einfach, wirksam und bringt Projekterfolg

4 Wie funktioniert Projektcoaching? Anwenden von Coaching Methoden im IT-Projekt Coaching = Unterstützung, Förderung, Beratung, Hilfe zur Selbsthilfe Projektcoaching unterstützt Projektteam Teambildung, Zieldefinition, konkrete Aufgabenklärung, Zusammenarbeit In der Krise Problemlösung, Konfliktlösung, Missverständnisse klären Projektcoaching unterstützt in der Stammorganisation Vereinfacht die Einführung von neuen IT-System (Akzeptanz)

5 Aufgaben vom Projektcoach Moderation von Workshops Rolle vom Projektcoach ist Moderator in Workshops Primäres Ziel: Gemeinsam erarbeiten von konkreten Projekt- Ergebnissen Sekundäres Ziel: Zusammenarbeit (inkl. Projektleitung) fördern, Verständnis aufbauen, Konflikte spüren (und lösen) Mentoring Mentoring von Projekten (=Projektteams als Organisation) Mentoring von Projektleitenden Mentoring von Projektauftraggebenden Ausbildung Weiterbildung von Projektauftraggebenden, Projektteams und Projektleitenden und anderen Projektcoaches

6 Ausbildung für Projektcoaches Projektcoaches sind sowohl ausgebildet in Projektmanagement (z.b. HERMES advanced) als auch im Coaching (anerkannte Coaching- Ausbildung) Empfohlen wird systemisches, konstruktivistisches Coaching Empfohlen wird eine Zusatzausbildung in Teambildung Wenn möglich Kentnisse in Organisationsberatung (Thema Organisational-Change») Ausbildung der Methoden von der projektpraxis (Workshops, Events etc.)

7 Wann wird Projektcoaching eingesetzt? Workshop Kick-Off Workshop Stakeholder-Analyse Workshop Ist- Analyse Workshop Anforderungsanalyse und Zieldefinition Workshop Systemkontext und Systemdesign Workshop Variantenwahl und Projektauftrag Workshop Projektstatus Workshop Projekt- Krise Workshop Lessons Learned

8 Workshop Kick- Off Inhalt: Begrüssung, Onboarding, Teambildung, Zielvereinbarung, Motivation Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Erfahrungen (positiv und negativ) mit Projekten werden abgeholt und Projekt-Motto so wollen wir das in diesem Projekt machen gemacht Erste Situationsklärung: so ist es heute und das wollen wir erreichen (möglichst visuell, z.b. mit Systemdarstellung mit Figuren oder Bildern) Verfügbarkeit und Rollen werden geklärt und definiert Ziele werden definiert und verabschiedet Apéro!

9 Workshop Stake-Holder Analyse Inhalt: Wer ist vom Projekt betroffen und wer ist beteiligt? Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Darstellung der Stakeholder: Möglichst visuell (z.b. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) So stehen sie zueinander und zum Projekt Das sind ihre Aufgaben, aktuellen Schwierigkeiten und Wünsche für das Projekt Wie muss man mit den Stakeholdern kommunizieren, damit sie Pro- Projekt sind? Welche Auswirkung hat das Projekt auf sie? Was muss man potentiell bei der Einführung berücksichtigen, damit das Projekt erfolgreich ist?

10 Workshop Ist- Analyse Inhalt: Analyse der aktuellen Situation mit den aktuellen Schwierigkeiten und dem Potential Projektcoach ist Moderator, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Genaue Situationsklärung: so ist es heute, visuell, z.b. mit Systemdarstellung mit Figuren, Post-Its oder Bildern Es soll für alle ein Überblick über die aktuelle Situation entstehen Der Projektscope (um was kümmert sich das Projekt und um was nicht) wird definiert Fokus vom Projektcoach: (Versteckte) Konflikte Systemische Themen (Organisations-Probleme) Führungsthemen in der Stammorganisation Funktionen, Rollen, Prozesse

11 Workshop Anforderungsanalyse und Zieldefinition Inhalt: Was will man erreichen (z.b. basierend auf Wünschen von Stakeholder- Analyse) Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Darstellung der Anforderungen und Ziele: Möglichst visuell (z.b. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) Von wem stammen die Anforderungen und wie passen sie zu den Projektzielen Gibt es widersprüchliche Anforderungen und welche sind wirklich must und welche nice to have? Fokus vom Projektcoach Ist alles auf dem Tisch (keine Hidden-Agenda)? Gibt es potentielle Konflikte? Sind Anforderungen und Ziele für alle klar und verständlich?

12 Workshop Systemkontext und Systemdesign (Soll- Situation, Happy- End) Inhalt: welche Systeme sind betroffen, wie sind die Schnittstellen, wie soll das Ergebnis aussehen Projektcoach ist Beisitzer, Projektleitung moderiert und Projektteam arbeitet Kreatives Erarbeiten von verschiedenen Lösungen Möglichst visuell (z.b. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) Wie muss das Ergebnis aussehen, damit es alle Anforderungen erfüllt? Welche Systeme gehören dazu, was nicht? Fokus vom Projektcoach: Sind Menschen, Kompetenzen, Rollen, Prozesse, Beziehungen berücksichtigt? Wie gross ist der Change für die Stammorganisation? Ist es für alle klar und verständlich?

13 Workshop Variantenwahl und Projektauftrag Inhalt: Vorstellen der Varianten, Wahl der Lösung, Vereinbarung und Projektauftrag Projektcoach ist Moderator, Projektauftraggeber, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Darstellung der Varianten: Varianten werden vorgestellt (Gemeinsame) Überprüfung auf Zielerreichung und Anforderungsabdeckung Gemeinsamer Entscheid für eine Variante und Definieren des Auftrages Fokus vom Projektcoach: Sind alle mit der Variante einverstanden? Sind zwischenmenschliche Aspekte berücksichtigt? Ist der Change umsetzbar? Ist es für alle klar und verständlich? Apéro!

14 Workshop Projektstatus Inhalt: Aktueller Status vom Projekt, Schwierigkeiten, Planung Projektcoach ist Beisitzer, Projektleitung moderiert und Projektteam berichtet Darstellung des aktuellen Projektstatus: Möglichst visuell (z.b. Systemdarstellung mit Figuren, PostIts oder Karten) Was wurde erreicht, wo gibt es Schwierigkeiten? Welches sind die nächsten Schritte? Fokus vom Projektcoach: Gibt es versteckte Konflikte? Sind alle Projektteilnehmenden noch motiviert? Ist genügend Energie vorhanden für die nächste Phase (Burn-Out-Prevention) Ist es für alle klar und verständlich?

15 Workshop Projekt-Krise Inhalt: aktuelle Situation, Schwierigkeiten, Lösungsmöglichkeiten, Massnahmen, Umsetzungsplanung Projektcoach ist Moderator, (evt. Projektauftraggeber,) Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Die aktuelle Situation wird (möglichst visuell, z.b. mit Systemdarstellung mit Figuren oder Bildern) dargestellt. Alle Schwierigkeiten werden auf den Tisch gebracht Es wird bewusst umgeschaltet auf kreativer Lösungsfokus (Coaching- Methode) Gemeinsam Lösungen zu den aktuellen Themen definieren Massnahmen werden definiert und konkrete Umsetzung geplant. Apéro!

16 Workshop Lessons Learned (oder Sprint- Review) Inhalt: Was wurde im Projekt, in der letzten Phase, im letzten Sprint gut gemacht, wo hat man Verbesserungspotential Projektcoach ist Moderator, Projektleitung und Projektteam können sich einbringen Alles, was gut gelaufen ist, wird festgehalten. Wie kann man dafür sorgen, dass es in Zukunft weiterhin gut läuft? Alle Schwierigkeiten werden auf den Tisch gebracht Was kann man tun, damit es in Zukunft besser läuft? Fokus vom Projektcoach: Respektvoller und produktiver Umgang Gibt es versteckte Konflikte? Kreative Lösungsfindung Ist es für alle klar und verständlich? Apéro!

17 Mentoring von PL, PAG und Team Projektleitende haben viele Aufgaben und Rollen Projektcoaches können unterstützen und entlasten Projektcoaches bieten offene Ohren, eine neutrale Meinung und weisen auf Handlungsbedarf hin Projektcoaches können auf die Energie des PL achten und können Burn-out-Prevention leisten Projektauftraggeber müssen Führungsverantwortung wahr nehmen Projektcoaches können unterstützen und bieten neutrale Meinung Projektcoaches können diskret auf Potentiale hinweisen Projektcoaches bleiben neutral! Projektteams werden gebildet und unterstützt Projektcoaches unterstützen bei der Teambildung und bei Konflikten

18 Projektcoaching in der Stammorganisation Viele IT-Projekte bedeuten eigentlich auch eine Organisationsentwicklung Funktionen, Prozesse, Aufgaben werden verändert, die Aufbauorganisation wird evt. auch angepasst Diese Veränderungen bewirken teilweise Ängste und Widerstände Während dem Projekt gibt es solche, die dazu gehören und andere, die draussen bleiben Fokus vom Projektcoach: Organisationsentwicklung in der Stammorganisation Braucht es Weiterbildung für Mitarbeitende? Sind die neuen Prozesse passend definiert? Verbindung zwischen Projekt und Stamm-Org. Ist es für alle klar und verständlich was das Projekt will? Ist die Einführung vom Projekt berücksichtigt? (Ausbildung, Reorganisation, neue Führungsstruktur?)

19 Ausbildung vom PAG, PL und Projektteam Projektcoaches informieren und bilden Projektauftraggeber, Projektleitende und das Projektteam aus Inhalt: Was ist Projektcoaching? Systemische Methoden Teambildung Organisationsentwicklung Konfliktlösungen Problemlösungsmethoden Kreative Lösungsfindung Form: Kurze Präsentationen über Mittag Nutzen: Projektteams sind von Anfang an informiert, was die Projektcoaches tun und was sie bringen

20 Fazit und Nutzen vom Projektcoaching Projektcoaching kümmert sich professionell um die 60% der Schwierigkeiten, die sonst zu Projektverzögerung führen könnten Projektcoaching unterstützt und entlastet die Projektleitung Projektcoaching vermeidet Probleme oder löst sie schnell Projektcoaching ist wirksam und schnell Projektcoaching amortisiert sich schnell selber u.a. durch Vermeidung von Verzögerungen Projektcoaching führt zu erfolgreicheren Projekten

21 FAQ Warum macht das nicht der Projektleitende selber? Projektleitende haben bereits (zu) viele Rollen und Aufgaben Projektcoaching unterstützt und entlastet die Projektleitenden Projektcoach steht ausserhalb vom Projekt, PL ist drin (betriebsblind) Projektcoach ist auf zwischenmenschliche Themen ausgebildet Was kostet das und was bringt es? Projektcoaches sind werden pro Stunde bezahlt (siehe Tarif) Wenn (u.a. zwischenmenschliche) Schwierigkeiten vermieden oder schnell erkannt oder sofort gelöst werden, entstehen weniger Verzögerungen, das Projekt wird günstiger. Es wird weniger Energie verbraucht auf Probleme, die vermeidbar wären. Warum Projektcoaching in der Stammorganisation? Der Aspekt Organisationsentwicklung wird oft vernachlässigt Das bringt Widerstände gegen das Projekt und die Ergebnisse. Projektcoaching in der Stammorganisation vermeidet diese Hindernisse.

22 Projektcoaching Kontakte Ansprechpartner für das Thema Projektcoaching Sandra Sulzberger projektpraxis Lachenacker 11, 8049 Zürich Tel: Mobile:

23 Literatur Projektcoaching, Christina Hiller et al, 2007, Goldegg Wien ISBN Tools für Projektmanagement, Workshops und Consulting, Nicolai Andler, 2015, Publicis Publishing, Erlangen ISBN Handbuch systemische Organisationsberatung, König/Volmer, 2008, Beltz Verlag, Weinheim und Basel ISBN HERMES, hermes.admin.ch