Digitalisierung der Wandel auch für uns als Hersteller

Transkript

1 Digitalisierung der Wandel auch für uns als Hersteller Heike Bullinger, ELO Digital Office GmbH Leiterin Vertriebsinnendienst

2 Inhalt Ein Beispiel für die Digitalisierung bei ELO Digital Office Der Wandel von der analogen zur digitalen Auftragsabwicklung ELO Digitales Auftragszentrum - DIAZ Herausforderungen Change als Chance

3 Wie alles begann

4 ELO Digitale Auftragszentrum (DIAZ) - Zentrales System zur Steuerung des Vertriebskanals Auftragsabwicklung & Kommunikation Vertrieb über Partnernetzwerk > 850 Partner in über 40 Ländern 20 ELO Niederlassungen Zentrale in Stuttgart

5 ELO Standorte

6 Historie von analog nach digital Auftragsabwicklung & Kommunikation ELO Partner Kommunikationswege Formulare ERP ELO ELO Vertrieb Außendienst ELO Vertrieb Innendienst

7 Zielsetzung - Optimierung aller Formulare und Prozesse - Vereinheitlichung Beschleunigung Plausibilität Transparenz Nachvollziehbarkeit

8 Konkretisierung der Ziele Reduzierung manueller Tätigkeiten Reduzierung (unnötiger) Rückfragen Vereinfachung von Auswertungen Zentrales System für Zugriff für Partner, ELO Vertriebsaußen- und Innendienst Mobiler Zugriff

9 DIAZ Zentrales System zur Vertriebssteuerung Auftragsabwicklung & Kommunikation ELO Partner ELO Vertrieb Außendienst ELO Vertrieb Innendienst ERP ELO ELO Partner Portal DIAZ Digitales Auftragszentrum Anträge für Pilotlizenzen Bestellungen... Weitere Formulare Projektanmeldungen Vertragsübersicht

10 DIAZ - Details zur Datenerfassung und -übernahme Am Beispiel: Projektanmeldung Angaben zum Partner Übernahme aus ERP-Stammdaten Ansprechpartner (Default: aktueller Benutzer) Angaben zum Endkunden Bestandskunde: Übernahme aus ERP-Stammdaten Neukunde: manuelle Eingabe Informationen zum Projekt Projektinhalt und zeitliche Planung Umfeld (Wettbewerb, Ablösung, Ausschreibung, ) Benötigte Lizenzen und Konditionen Besondere Vertragsbedingungen

11 Vorteile & Nutzen - Auftragsabwicklung Digitale Preisliste für einfache Artikeleingabe & Kalkulation Weiterverwendung eingegebener Daten Durchgängige Plausibilitätsprüfungen Transparenz über die gestellten Anträge, Bestellungen, etc. Transparenz über den jeweiligen Vertragsstatus Automatische Erinnerungen (z.b. auslaufende Anträge) Mehr Zeit für projekt-spezifische Sonderfälle!

12 Vorteile & Nutzen Kommunikation Informationen & Angaben zentral verfügbar & abrufbar Gleicher Informationsstand für alle Beteiligten Rückfragen & Auskünfte deutlich reduziert Persönliche Kommunikation ist weiterhin erlaubt und gewünscht!

13 Vorteile & Nutzen Vertriebssteuerung Forecasting für ELO und Partner Einheitliche Regelungen für Freigaben & Abläufe Auswertungen für gewonnene / verlorene Projekte Lessons Learned Transparenz: regional / überregional / international Vertriebserfolg ist planbar!

14 ELO Portal als Kommunikationsplattform

15 DIAZ Benutzersicht Antragsübersicht Suchen Filtern Neue Anträge erstellen Bestehende Anträge bearbeiten Preisunterlagen einsehen

16 Den Wandel gestalten Herausforderungen I Zieldefinition IT-Projekt vs. Veränderungsprojekt Einführung eines IT-Systems bedeutet nicht automatisch die angestrebte Verbesserung der Prozesse Digitalisierung des Auftragszentrums vs. Optimierung und Automatisierung der Standard-Abläufe bei Auftragsabwicklung dadurch Entlastung der Beteiligten ermöglichst Wachstum schafft Freiräume z.b. für projekt-spezifische Sonderfälle Bekanntes & Bewährtes beibehalten - Integration in ELO Partner Portal - Aufbau bestehender Formulare berücksichtigen

17 Den Wandel gestalten Herausforderungen II Projektauftrag und Ziele konkretisieren (Beispielfragen) Ist-Analyse durchführen Ausgangssituation? Wer ist beteiligt? Welche Probleme sollen gelöst werden? Was soll vermieden werden? Was lief gut? Welche Lösungsansätze gab es bisher? Soll-Zustand definieren Konzept & Vision Ziele & Nutzen für alle Beteiligten Auswirkungsüberprüfung / Öko-Check Was darf sich auf keinen Fall verändern? Was passiert, wenn sich nichts verändert?

18 Den Wandel gestalten Herausforderungen III Change als Chance? Der oft normale Reflex Ablehnende Haltung gegenüber (Ver-)Änderungen Es läuft doch alles gut Das haben wir immer so gemacht und waren damit erfolgreich! Ja - durch hoch-engagierte Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung Konsequenz für Wachstum: überlastete Mitarbeiter, mehr Personal erforderlich Neue Mitarbeiter / Vertretungen verfügen nicht über das Wissen Typische Phasen bei einer Veränderung Verdrängen / Ignorieren Einsicht Akzeptanz positive Erfahrungen sammeln! Verankern des Neuen Negativablauf : Kritik Verteidigung Rückzug Verachtung Auflösung

19 Den Wandel gestalten Herausforderungen IV Umsetzung Das große Bild vermitteln in überschaubaren Schritte umsetzen - Ein Formular / Prozessablauf nach dem anderen - Start für D-A-CH, dann Ausweitung auf andere Länder - Für Neuprojekte, dann Bestandskunden Nutzen aufzeigen! Verbesserung gegenüber dem bisherigen Zustand! Für alle Beteiligten erreicht? Beteiligte (frühzeitig) einbinden Stakeholder, Opinion Leader - Austausch und Befragungen zum Ist- und Soll-Zustand - Iterative Abstimmungen z.b. in Vertriebsmeetings, - Präsentation auf Partnertagen - Regelmäßige Partner-Newsletter & Webseminare - Pilotphasen durchführen, Feedback einholen - Klare Ansprechpartner für Fragen, Probleme, Anregungen,!

20 Unterstützende Ansätze Projekt-/Programm-Management Kommunikationsmanagement Wissensmanagement Management der Stakeholder Benefits Management Managing Change Systemische Organisationsentwicklung Ganzheitlich-integrierende Betrachtungsweise (Problem-) Muster aufdecken Einbeziehung Umfeldkontext Querdenken für Lösungsansätze

21 Change als Chance Digitalisierung Change Veränderung, zum Wandel Besseren Nicht jede Veränderung für zu einer Verbesserung Aber jeder Verbesserung geht eine Veränderung voraus!

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Haben Sie noch Fragen?

23 ELO Solution Day 2017