4 Debitoren Buchhaltung...3

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1 Inhaltsverzeichnis Easyline FAQ Handbuch 4 Debitoren Buchhaltung Abfrage nach Mitarbeiter-Nr Debitoren/Zahlungen Verteilen nicht aktiv Zahlungen-Gutschriften-Ausgleich (Ausstandsliste) Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Gutschriften erfassen / kopieren / verteilen Zahlungen falsch verteilt/eingelesen Zahlung mit Mehrbetrag irrtümlich auf Akonto gebucht anstelle des Spendenkontos Zahlung mit DTS auf falsche Rechnung verbucht Irrtümlich eine falsche Rechnung ausgedruckt Mahnlauf Einstellungen Mahntage Stammdaten Tabellen Tabellen2 Zahlungsbedingungen Debitoren- Druckarbeiten Mahnwesen Mahnvorschlag OK Gebühren beim Mahnlauf LSV+ Lastschriftverarbeitung LSV Einstellungen (alt) LSV+ Einstellungen stellige ESR-Referenznummer stellige IBAN Auftraggeber ID ESR-Teilnehmernummer (Länge 9 Zeichen) URL PayCom Bemerkung zu der Besr/Vesr Einstellungen LSV+ Erstellen Kundenstamm Auftragsbearbeitung- Faktura Stapelverarbeitung LSV Auftrag erstellen Kontrollen LSV Rechnung löschen Rechnungen doppelt erfasst und ausgedruckt Gutschriften drucken Doppelte Rechnungen bearbeiten Zahlung als AKONTO ab DTS eingelesen Lösung dieses Problems Rechnung irrtümlich mit MWSt. versandt und ohne MWSt.-Betrag bezahlt Ausgangslage by Computer-Terminal AG - 1 -

2 Inhaltsverzeichnis Lösung wenn die Rechnung verbucht wurde ohne MWSt. Betrag Debitoren-Konto (Gegenkonto) Debitorenkonto Stammdaten --> Kundenstamm BESR/VESR Einstellungen by Computer-Terminal AG - 2 -

3 4 Debitoren Buchhaltung 4.1 Abfrage nach Mitarbeiter-Nr. Wenn das Modul Hotel aufgeschaltet ist und die Debitoren benutzt werden wird automatisch die Mitarbeiter-Nr. Verlangt. 4.2 Debitoren/Zahlungen Verteilen nicht aktiv Müssen für die Verteilung in der Debitoren-Zahlungen zugeteilt sein Kontrollieren wenn Verteilen Knopf grau ist Dienstprogramme/Parameter/Einstellungen Zahlungsweg Akonto-Ausgleich 09 (z.b.) Zahlungsweg Gutschriftenausgleich 09 (z.b.) 4.3 Zahlungen-Gutschriften-Ausgleich (Ausstandsliste) 43 Peters Arthur 8280 Kreuzlingen MC Total Saldo Gu ORe Gu Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Debitor Doppelklicken --> Verteilen Eintrag (961153) Doppelklicken --> OK Doppelklicken --> Verteilen Eintrag (961153) Doppelklicken --> OK 120 Wepfer Isabelle 8566 Neuwilen MC Total Saldo Ore AKONT Gu by Computer-Terminal AG Seite 3 / 13

4 Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Debitor 120 AKONT Doppelklicken --> Verteilen Eintrag (961156) Doppelklicken --> OK 219 Baumgartner Evi 8575 Bürglen TG MC Total Saldo Gu ORe Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Debitor Doppelklicken --> Verteilen Eintrag (961067) Doppelklicken --> OK Kontrollieren wenn Verteilen Knopf grau ist Dienstprogramme/Parameter/Einstellungen Zahlungsweg Akonto-Ausgleich 09 (z.b.) Zahlungsweg Gutschriftenausgleich 09 (z.b.) Bleibt der Verteilen Knopf grau Suchen nach Gutschrift, ist nicht vorhanden, prüfen auf ev. minus Rechnung Debitoren/Zahlungen/Zahlungen Debitor 43 Offene Rechnung (960629) Gu Doppelklicken Zahlung Zahlungsdatum: Belegdatum: Zahlungsweg 09 Gutschriftenausgleich Betrag: o.k. Offene Rechnung (961153) Ore Doppelklicken Zahlung Zahlungsdatum: Belegdatum: Zahlungsweg 09 Gutschriftenausgleich Betrag: o.k. 4.4 Gutschriften erfassen / kopieren / verteilen Wenn eine Rechnung gelöscht resp. storniert werden muss, dann gehen Sie in die Auftragsbearbeitung, ins Menü Offerten/Auftrag/Fakturen und klicken das Untermenü 'Fakturen' an. Suchen Sie die zu stornierende Rechnung und klicken 'Kopieren' an und wechseln das Formular von Rechnung in Gutschrift, abschliessen mit OK. Jetzt muss die Gutschrift vorerst gedruckt werden. Klicken Sie 'Zurück' und gelangen Sie ins Untermenü 'Gutschriften' und suchen die kopierte Gutschrift und klicken 'Drucken' an. Die Rechnung ist somit im Saldo ausgeglichen. Wichtig: vor dem Druck Gutschriften-Datum anpassen infolge Jahresabschluss. Nun gelangen Sie via Hauptmenü in die Debitoren und klicken zweimal Zahlungen an und suchen den Debitor für den Sie die Gutschrift gedruckt haben. Doppelklick auf der Rechnung mit dem minus Zeichen '-' und wählen 'Verteilen' an, nun erscheint im oberen Bildrand die Rechnung, mittels Doppelklick wird unten der Gutschriftsaldo auf CHF 0.00 gesetzt. Somit wird der Umsatz wie die Artikel entsprechend zurück gesetzt. Jetzt noch die Buchungen (FIBU Buchungen)einlesen by Computer-Terminal AG Seite 4 / 13

5 4.5 Zahlungen falsch verteilt/eingelesen Zahlung mit Mehrbetrag irrtümlich auf Akonto gebucht anstelle des Spendenkontos Um die Akontozahlung auf das Spendenkonto umzubuchen muss für das Mitglied eine Rechnung mit dem falschen Akonto-Betrag und dem zugehörigen Spendenkonto erstellt und ausdruckt werden. Anschliessend können Sie in der Debitorenbuchhaltung unter Zahlungen/Zahlungen den Akonto-Betrag auf die erstellte Rechnung verteilen. Wenn Sie "Verteilen" anwählen wird die offene Rechnung angezeigt. Diese können Sie Doppelklicken und den Zahlungsweg angeben Zahlung mit DTS auf falsche Rechnung verbucht Zahlung via DTS Zahlung auf eine falsche Rechnung gebucht (z.b.: RNr vom anstatt auf RNr vom ) Rechnung (RNr ) ist nicht sichtbar unter Zahlungen/Zahlungen, bei der Reorganisation auf unsichtbar gestellt. Rechnung kann nicht bearbeitet werden. Rechnung von Hand auf die richtige Rechnung (RNr ) verbucht, in Zahlungsmittel-Kontrolle und Kontoblatt Debitoren erscheinen beide Buchungen. In der Tabelle 'CTOP' die falsche Rechnung (RNr ) suchen und das Flagg bei 'REOSTAT' auf.f. setzen. Anschliessend ist die Rechnung sichtbar und kann bearbeitet werden Irrtümlich eine falsche Rechnung ausgedruckt Falsche Rechnung in Gutschrift kopieren In Debitoren Zahlungen die Gutschrift auswählen und verteilen. Ist der Knopf Verteilen nicht aktiviert, dann unter Dienstprogramme\Parameter\Einstellungen bei Zahlungsweg Akontoausgleich und Zahlungsweg Gutschriftenausgleich das zugehörige Konto auswählen (Gutschriftenausgleich-, Durchlauf-Konto) 4.6 Mahnlauf Am Ende des Mahnlaufs bewirken die Eingaben folgendes: bei JA Mahnstatus wird neu gesetzt bei NEIN Mahnstufe, Druck wiederholen, Mahnstufe wird nicht neu gesetzt Einstellungen Mahntage Stammdaten Tabellen Tabellen2 Zahlungsbedingungen Anzahl Tage bis zur Auslösung der 1. Mahnung by Computer-Terminal AG Seite 5 / 13

6 Debitoren- Druckarbeiten Mahnwesen Mahnvorschlag OK Anzahl Tage bis die 2. Mahnung ausgelöst wird Anzahl Tage bis die 3. Mahnung ausgelöst wird Anzahl Tage bis die Betreibung ausgelöst wird Gebühren beim Mahnlauf Damit die Gebühren beim Mahnlauf auf den Formularen 'debmalst' und 'debmaez' berücksichtigt werden müssen in den Formularen die zugehörigen Felder erfasst werden. Die Mahntage und Mahngebühren werden in der Datei C:\Windows\Easyline.ini abgelegt by Computer-Terminal AG Seite 6 / 13

7 4.7 LSV+ Lastschriftverarbeitung LSV Einstellungen (alt) LSV+ Einstellungen Speicherort der erzeugten Daten mit Pfadangabe Dateiname wird von der Bank vergeben 27-stellige ESR-Referenznummer. Die ersten 6 Stellen, Angabe zur Identifikation des Kunden bzw. Kontos durch das ZE-FI. Die nächsten 20 Stellen, Angabe über die Zahlung für den ZE 21-stellige IBAN für CH oder FL Die angegebene Webseite wird geöffnet stellige ESR-Referenznummer In den ersten zwei Zeilen wird eine Eingabe erwartet. Zwischen den Eingaben darf es keine leeren Zeilen haben z.b.: KKKKKKRRRRRRP = Angabe zur Identifikation = Angabe zur Identifikation 8 KKKKKK = Kundennummer 6 RRRRRR = Rechnungsnummer 6 P = Prüfziffer 1 Total 27 9-stellige Teilnehmernummer by Computer-Terminal AG Seite 7 / 13

8 stellige IBAN Konto des Zahlungsempfänger CH A Auftraggeber ID SUP1W = LSV+ Identifikation, vom Geldinstitut vorgegeben ESR-Teilnehmernummer (Länge 9 Zeichen) z.b.: Vom Geldinstitut vorgegeben URL PayCom öffnet die eingetragene Webseite z.b.: Bemerkung zu der Besr/Vesr Einstellungen Die Besr/Vesr-Einstellungen unter Dienstprogramme/Parameter/Einstellungen/Besr/Vesr Definition muss in der Codierzeile mit der nachfolgenden Sequenz übereinstimmen KKKKKKRRRRRRP LSV+ Erstellen Kundenstamm Im Kundenstamm muss LSV aktiviert sein Auftragsbearbeitung- Faktura Normale Rechnungen erstellen Stapelverarbeitung <LSV / BAD> <Aufbereiten> Datum von bis eingeben Auftragsnummer von bis eingeben Aufträge werden angezeigt <Schliessen> Verarbeitung starten < Ja / Nein> Verarbeitung beendet <Auftragsübersicht> Rechnungen werden als gedruckt angezeigt (mit Stern) LSV Auftrag erstellen <Debitoren Zahlungen LSV> <LSV Auftrag erstellen> Zahlungsvorschlag > als Erfassungsdatum Kontrollen Debitoren-Ausstandsliste Provisorische Zahlungen Mahnliste aufgeführt aufgeführt nicht aufgeführt <Debitoren Zahlungen Zahlungen > Der Saldo ist auf LSV Rechnung löschen Hier kann man die LSV-Rechnung noch löschen. Wenn sie gelöscht ist ist im Saldo nicht mehr 0.00 sondern der ausstehende Betrag aufgeführt. In den provisorischen Zahlungen erscheint die Rechnung nicht mehr. Neu wird sie im Mahnvorschlag aufgeführt by Computer-Terminal AG Seite 8 / 13

9 4.8 Rechnungen doppelt erfasst und ausgedruckt Ausstandsliste drucken Die Auftragsnummer die zum bearbeiten sind hier enthalten Fakturen in Gutschriften kopieren Menü-Balken Auftragsbearbeitung Offerten/Auftrag/Faktura Fakturen Suchen Auftragsnummer eingeben (z.b. 127) Kontrolle auf Richtigkeit Kopieren Gutschrift wählen (gibt neue Auftragsnummer 130) O.K by Computer-Terminal AG Seite 9 / 13

10 4.8.1 Gutschriften drucken Menü-Balken Auftragsbearbeitung Offerten/Auftrag/Faktura Gutschriften Suchen Auftragsnummer eingeben (z.b. 130) Kontrolle auf Richtigkeit Drucken Einstellungen Im Feld Anzahl Kopien: Doppelklicken und die 1 mit 0 ersetzen O.K Drucken by Computer-Terminal AG Seite 10 / 13

11 4.8.2 Doppelte Rechnungen bearbeiten Menü-Balken Debitoren Zahlungen Zahlungen Debitor Nur offene Rechnungen Rechnungsnummer z.b.: Doppelklicken Verteilen anwählen Nur Beträge aus CTAUR Mit Auftyp 20 (Aufträge) Neuberechnung mit CHKDATA.EXE In Gutschriften verteilen: z.b.: Auftragsnummer 127 Doppelklicken by Computer-Terminal AG Seite 11 / 13

12 O.K Zurück Zurück 4.9 Zahlung als AKONTO ab DTS eingelesen Zahlungen ab Diskette irrtümlich als AKONTO-Zahlung eingelesen Die Rechnung mit der Rechnungsnummer xxxxx lautet auf CHF Eingezahlt CHF (mit eigenem Einzahlungsschein) Beim einlesen ab Diskette fragt das System ob es als AKONTO verbucht werden soll, dies geschieht weil das System die Rechnung nicht zuordnen kann (keine Rechnungsnummer). Wird dieser Betrag nun als AKONTO abgebucht wird dem Kunden dieser Betrag gutgeschrieben (als zu viel eingezahlt) Die versandte Rechnung CHF bleibt weiterhin offen. In der Ausstandsliste wird CHF , und offen angezeigt. In der Mahnliste wird CHF ausgewiesen Lösung dieses Problems Zahlungen\Zahlungen Auf AKONTO-Zahlung gehen, Doppelklicken Teilzahlung Kunde: Die AKONTO-Betrage werden angezeigt AKONTO verteilen Die falsche AKONTO-Zahlung anklicken und auf Verteilen klicken, die noch offenen Beträge werden angezeigt. Den richtigen Betrag (Rechnungsnummer) auswählen und Doppelklicken. Zahlungen Zahlungsweg beachten und OK klicken. Unter Zahlungen wird der noch offene Betrag angezeigt Rechnung irrtümlich mit MWSt. versandt und ohne MWSt.-Betrag bezahlt Ausgangslage Rechnung irrtümlich ausgestellt und versandt mit MWSt. (sollte ohne MWSt sein) Rechnung wurde ohne MWSt. Betrag bezahlt Lösung wenn die Rechnung verbucht wurde ohne MWSt. Betrag Zahlung löschen Gutschrift über die ganze falsche Rechnung erstellen (Rechnung in Gutschrift kopieren) mit korrektem Datum der Originalrechnung Gutschrift ausdrucken. Die Rechnung ist auf 0 Gutschrift verteilen auf stornierte Zahlung Falsche Rechnung in neue kopieren MWSt-Satz auf 0% (keine) ändern by Computer-Terminal AG Seite 12 / 13

13 Rechnungsdatum von Originalrechnung Rechnung ausdrucken Rechnung bezahlen. Zahlungsdatum muss identisch sein mit dem Original Zahlungsdatum 4.11 Debitoren-Konto (Gegenkonto) Debitorenkonto Stammdaten --> Kundenstamm Kontowechsel wird erst bei Neuerfassung einer Rechnung wirksam. Kontierte Rechnungen werden nicht beeinflusst BESR/VESR Einstellungen Das Konto wird via Zahlungsweg zugewiesen Kontowechsel in den BESR/VESR-Einstellungen haben auf kontierte Rechnungen keinen Einfluss by Computer-Terminal AG Seite 13 / 13