für das talentcampus-konzept des DVV im Programm Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung des BMBF

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1 Projekt talentcampus Deutscher Volkshochschul-Verband e.v. Obere Wilhelmstr. 32, Bonn Tel.: , -792, Internet: Bonn, Arbeitshilfe zur Antragsstellung, Kalkulation und zur Erstellung der Verwendungsnachweise für das talentcampus-konzept des DVV im Programm Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung des BMBF Inhalt: 1. Einführung Förderrichtlinie Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung Antragstellung Aufstockungsantrag Zuwendungsvertrag und förderfähige Ausgaben Zahlungsabrufe Durchführung der Maßnahme Verwendungsnachweis erstellen Schlussbericht Belege Verwendungsnachweis einreichen Zusendung der Unterlagen in Papierform... 22

2 1. Einführung Seit 2013 haben in über hundert Volkshochschulen und weiteren lokalen Einrichtungen vielfältige Projekte im Rahmen von talentcampus, dem Ferienbildungskonzept des Deutschen Volkshochschul-Verbandes e.v. (DVV), stattgefunden, mehr als 200 Veranstaltungen konnten zusammen mit lokalen Partnern ermöglicht werden. Sie wurden durch das Programm Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF) gefördert. In diesem Jahr rechnen wir mit einer weiter steigenden Anzahl an Vorhaben. Für die Beantragungen und für die Verwendungsnachweise der Bundesmittel gelten besondere Anforderungen, die wir Ihnen in dieser Arbeitshilfe detaillierter darstellen. Sehr gern steht Ihnen das talentcampus-team des DVV bei Fragen zur Antragstellung, Durchführung und Abrechnung Ihrer Vorhaben zur Seite. Sie erreichen uns über die Kontaktadressen auf der Internet-Seite und über die hier angegebenen Telefonnummern. Vera Klier Stv. Projektleiterin Sascha Rex Projektleiter 2. Förderrichtlinie Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung Mit dem Programm Kultur macht stark Bündnisse für Bildung fördert das Bundesministerium für Bildung und Forschung von April 2013 bis Dezember 2017 außerschulische Maßnahmen, insbesondere der kulturellen Bildung, für Kinder und Jugendliche aus bildungsfernen Milieus im Rahmen von Bündnissen für Bildung. Die Förderrichtlinie des BMBF wurde im Mai 2012 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Sie steht auf der Website des Programms unter Der Deutsche Volkshochschul-Verband e. V. wurde mit seinem Konzept talentcampus neben weiteren 33 Konzepten anderer Träger in die Förderung aufgenommen. Bis 2017 können so mindestens 850 Einzelmaßnahmen der lokalen Volkshochschulen und ihrer Partner durchgeführt werden. 3. Antragstellung 3.1 Antragstellung und Fristen Die Antragstellung erfolgt immer über die Internet-Seite des Förderprogramms Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung des BMBF, im Folgenden: Ku(ltur) ma(cht) sta(rk) kumasta- Datenbank. Sie kann so erreicht werden: Kumasta-Homepage dort weiter über den Link zu Antragstellung und auf der nachfolgenden Seite bei Maßnahmebeschreibung wählen im nächsten Fenster bei Suchen bitte talentcampus oder talentcampus eingeben. talentcampus 2

3 oder direkt bzw: Antragsfristen 2014 Die Anträge müssen zwei Monate vor Beginn der entsprechenden Ferien vorliegen. Osterferien: Ende Februar Pfingstferien: Ende April Sommerferien: Ende Mai Herbstferien: Mitte September 3.2 Registrierung, Passwort Erstmaliger Besuch Die erstmalige Registrierung erfolgt über das blaue Menü Neu registrieren in der rechten Spalte. Der Benutzername darf kein Leerzeichen enthalten, das Passwort muss mindestens 10 Zeichen lang sein und mindestens einen Klein- und Großbuchstaben und eine Ziffer enthalten. Erneuter Besuch Bei einem erneuten Besuch werden der Benutzername und das Passwort in der rechten Spalte unter Anmelden eingetragen. 3

4 3.3 Neuen Antrag stellen Antragsmaske Nach Ihrer Registrierung bzw. Anmeldung können Sie auf das blaue Aktionsmenü rechts, Antrag für diese Maßnahme erstellen, aufrufen 3.4 Antragsmaske: Erfassung der Stammdaten Die Maske übernimmt Ihre Stammdaten, die Sie bei der Registrierung angegeben haben. Sie müssen an dieser Stelle noch vervollständigt werden. Speichern Der Speichern -Button befindet sich immer am unteren Ende jeder einzelnen Seite. Eingabe der Daten Die Einträge in die einzelnen Menüs (s.u.) eines Antrags müssen nicht chronologisch erfolgen, sondern können später nachgetragen werden. Änderungen und Ergänzungen stets abspeichern! Menüspalte 3.5 Das Antragskonzept: der Menüpunkt Maßnahme In diesem Menüpunkt dem dritten Eintrag in der linken Spalte werden die Kooperationspartner und die Projektplanung erfragt. Auch hier befindet sich der Speichern -Button am unteren Ende der Seite. Lokales Bündnis Sie benötigen mind. zwei weitere Kooperationspartner. Sie sollten entsprechend der Förderrichtlinie des BMBF zivilgesellschaftliche Akteure, d.h. Vereine, Verbände und Initiativen 4

5 sein, die sich vor Ort in Bündnissen für Bildung zusammenschließen und bildungsbenachteiligte Kinder und Jugendliche unterstützen. Einer der Partner sollte über einen direkten Zugang zur Zielgruppe sowie die Möglichkeit zur Ermittlung von Bildungsbedarfen verfügen (z. B. Schul- und Jugendämter, Jugendmigrationsdienste, Schulfördervereine, Jugendzentren oder Migrantenselbstorganisationen). Der andere Partner kann das Bündnis durch seine Kompetenzen im kulturellen Bereich erweitern (z. B. Musikschulen, Bibliotheken, Jugendkunstschulen und andere lokale Einrichtungen kultureller Bildung) oder ein weiterer Zielgruppenpartner sein. Zielgruppen Das Konzept talentcampus wendet sich an Kinder und Jugendliche von 10 bis 18 Jahren, bei denen Bildungsbenachteiligungen durch sozialräumliche, finanzielle, soziokulturelle oder andere strukturelle Hemmnisse bestehen. Grundsätzlich können auch weitere Kinder und Jugendliche teilnehmen, sofern dies der Zielerreichung dient. Sozialraum Beschreiben Sie unter Bezugnahme auf die Zielgruppe, wie lokale sozialräumliche Gegebenheiten (Sozialstruktur, bestehende Unterstützungs- und Netzwerkstrukturen) bei Ihrer Planung berücksichtigt werden. Konzept Das Konzept für Ihren talentcampus tragen Sie im Feld Beschreibung der Maßnahme ein. Maßnahmezeitraum Erfragt wird der geplante Zeitpunkt des eigentlichen talent- CAMPus. Der Bewilligungszeitraum hingegen umfasst auch Phasen der Vor- und Nachbereitung. 3.6 Der Menüpunkt Bündnispartner Lokale Partner Klicken Sie das Feld Neuer Eintrag an, um jeweils Angaben zu Ihren weiteren Bündnispartnern einzutragen. Dies müssen Sie für jeden Bündnispartner wiederholen. Die Angaben zu Ihrer eigenen Einrichtung müssen Sie nicht erneut aufführen. 3.7 Der Menüpunkt Kalkulation Sofern Sie nicht bereits im Vorfeld das Musterkalkulationsblatt auf der talentcampus-seite des DVV oder auf der kumasta-seite des BMBF heruntergeladen haben, sollten Sie dies jetzt tun. Kalkulationsblatt DVV Download unter: alkulationsblatt_talentcampus.xls Benutzen Sie bitte zuerst dieses Kalkulationsblatt und tragen Sie dort Ihre detaillierten Angaben ein. 5

6 Auf der letzten Seite des Kalkulationsblatts werden automatisch Summen in drei Kategorien (Honorare, Aufwandsentschädigungen, Sachausgaben) gebildet, die Sie nun einfach auf der kumasta-internetseite in das Menü Kalkulation als Summen übertragen können! Diese Eingabe erfasst z. B. die Honorare für den eigentlichen talentcampus und für die Elternbildung in einem Feld. Da die Maske für 34 verschiedene Konzepte von Verbänden und Initiativen im Förderprogramm des BMBF gilt, werden manche Ihrer Programmpunkte mit anderer Gliederung abgefragt. Die geförderten talentcampus sind grundsätzlich kostenfrei für die Teilnehmenden, daher sollten in der Regel keine Einnahmen erzielt werden. Honorare Geben Sie hier bitte den Gesamtbetrag an. Falls Sie Maßnahmen zur Elternbildung planen und Honorare für die Vor- bzw. Nachbereitung geltend machen, weisen Sie diese ebenfalls hier aus. Die Summe aus diesen Posten können Sie auch dem von Ihnen erstellten Kalkulationsblatt entnehmen. Bitte beachten Sie: Die Zahl der eingesetzten Honorarkräfte steht in Bezug zur Zahl der angemeldeten Kinder und Jugendlichen, ein Betreuungsschlüssel von 7 bis 10 Personen pro Kursleiterin / Kursleiter wird vorausgesetzt. Erläuterungen Differenzieren Sie die Honorare nach der Anzahl der Unterrichtseinheiten pro Tag, der Zahl der Kursleiter/innen entsprechend der Teilnehmer/innen/zahl sowie der Gesamtzahl der Tage Ihres talentcampus. Eine Auflistung können Sie aus dem Kalkulationsblatt entnehmen und hier ggf. konkretisieren. Falls Sie Maßnahmen zur Elternbildung planen und Honorare für die Vor- bzw. Nachbereitung geltend machen, erläutern Sie diese ebenfalls. 6

7 Aufwandsentschädigg. Es können Aufwandsentschädigungen für ehrenamtlich Tätige in Höhe von maximal 75 pro Person / Woche geltend gemacht werden, z. B. für Aufsichtstätigkeiten in der Mittagsbetreuung. Sachkosten Das Kalkulationsblatt berechnet ebenfalls die Summe Ihrer geplanten Sachkosten für den talentcampus, Ihre Maßnahmen zur Bewerbung und für die Elternbildung. 3.8 Die Menüpunkte Eigenmittel, Unterlagen sowie Erklärungen Menüfelder links Bitte vergessen Sie nicht, auch bei diesen Menüfeldern die geforderten Angaben zu machen. 3.9 Der Menüpunkt Anlagen Kalkulationsblatt Mit Anklicken von Neuer Eintrag laden Sie Ihr ausgefülltes Musterkalkulationsblatt hoch und fügen es dem Antrag bei. Antrag prüfen / einreichen Menüspalte 3.10 Antrag prüfen und einreichen Prüfen Sie abschließend, ob alle notwendigen Angaben erfolgt sind. Antrag prüfen Das blaue Aktionsfeld befindet sich in der rechten Menüleiste. Antrag einreichen Wählen Sie im Aktionsfeld rechts Antrag einreichen und bestätigen Sie durch Anklicken des grauen Feldes am unteren Seitenende. So wird der Antrag an den DVV übergeben. Der DVV prüft Ihr Konzept und Ihre Kalkulation und wird sich bei Rückfragen an Sie wenden. Ihren Antrag brauchen Sie in diesem Stadium noch nicht ausgedruckt und unterschrieben einzureichen. Falls Rückfragen 7

8 bestehen, wird sich das talentcampus-team an Sie wenden und evtl. den Antrag für ergänzende Angaben zurücksenden. Antragsbewilligung Wenn der DVV Ihren Antrag bewilligt und mit Bundesmitteln fördert, erhalten Sie postalisch einen Zuwendungsvertrag mit verbindlichem Gesamtfinanzierungsplan und den ausgedruckten Antrag in der Schlussfassung. Beide Dokumente müssen rechtsverbindlich gezeichnet und jeweils ein Exemplar an den DVV zurückgesandt werden. Förderung Nach einer Bewilligung durch den DVV wird Ihr Antrag auf Förderung gesetzt und kann durchgeführt. Sie erhalten eine entsprechende Nachricht an Ihre -Adresse. Logbuch Den Sachstand des Antrag und später des Verwendungsnachweises können Sie durch Anklicken des Logbuchs einsehen. Logbuch 4. Aufstockungsantrag Veränderter Bedarf Falls Ihr talentcampus zusätzliche Teilnehmer berücksichtigen soll oder im Finanzplan wichtige Einzelposten nachgetragen werden müssen, stellen Sie bitte vor Beginn Ihres talentcampus einen Antrag auf Aufstockung der Zuwendung. Die Bewilligung des DVV muss zwingend vor Ausgabe der Mittel liegen. Menüpunkt Förderung Button Aufstockung Rufen Sie Ihren bereits bewilligten Antrag unter dem Menüpunkt Förderungen auf und wählen Sie den talentcampus aus, für den Sie einen Aufstockungsantrag stellen wollen. Nun wird Ihr Antrag kopiert und um weitere Felder in der Kalkulation ergänzt. Nennen und erläutern Sie bitte Ihren weiteren 8

9 Bedarf. Der bisherige Antrag und die Aufstockung werden so mit einem gemeinsamen Förderkennzeichen zusammengeführt. Kalkulation Tragen Sie im Abschnitt Kalkulation die Aufstockungen für die entsprechende Ausgabeart ein und begründen bzw. erläutern diese. Gegebenenfalls können Sie auch ein überarbeitetes Kalkulationsblatt hinzufügen. Button Einreichen Reichen Sie den Antrag beim DVV ein. 5. Zuwendungsvertrag und förderfähige Ausgaben 5.1 Zuwendungen Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung ist ein Förderprogramm auf Ausgabenbasis. Es können nur tatsächliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit der beantragten Maßnahme angefallen sind, finanziell gefördert werden. Dies erfolgt über Zuwendungen: freiwillige Geldleistungen des Bundes und der Länder, - die an eine Stelle außerhalb der eigenen Verwaltung gezahlt werden, - die auf einer Förderrichtlinie oder einem anderen Verwaltungsakt beruhen - auf die keine Rechtsansprüche auf Bewilligung bestehen und - die der Aufgabenerfüllung des Empfängers dienen, die jedoch im öffentlichen Interesse liegt (Subsidiaritätsprinzip). Der DVV prüft eingehende Anträge auf inhaltliche und kalkulatorische Stimmigkeit und ob die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Haushaltsführung (Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit) beachtet wurden. Auch dokumentiert er, dass die dargestellte Maßnahme sinnvoll, notwendig und dem Förderziel angemessen ist. 5.2 Zuwendungsvertrag Nach einer positiven Prüfung schließen der Erstzuwendungsempfänger DVV und der Letztzuwendungsempfänger Antragsteller XYZ einen rechtsverbindlichen Zuwendungsvertrag, mit der Auflage, die Bestimmungen der Bundeshaushaltsordnung zu beachten. Zuwendungsvertrag Er nennt - die Höhe und den Zweck der Zuwendung, - die Finanzierungsart (Voll- oder Anteilsfinanzierung) - den Bewilligungszeitraum, innerhalb dessen Ausgaben geltend gemacht werden können, - mit dem Gesamtfinanzierungsplan die Einzelansätze der zuwendungsfähigen Ausgaben, - welche weiteren Bestimmungen einzuhalten sind, die Auflagen der Projektförderung aus öffentlichen Mitteln sind. 5.3 Gesamtfinanzierungsplan Der Plan ist hinsichtlich des Gesamtergebnisses verbindlich. Es dürfen nicht mehr Mittel ausgegeben werden als bewilligt wurden. Sollten Sie einen Mehrbedarf an Mitteln feststellen, nehmen Sie zeitnah eine Aufstockung (s. S. 8) vor. 9

10 Einzelansätze als Einzelansätze gelten: a) Honorare b) Aufwandsentschädigungen c) Sachkosten wie Fahrtkosten, Verpflegung, Raummieten, Materialien, sonstige Kosten Investitionen (d.h. dauerhafte Anschaffungen) können nicht gefördert werden. Überschreitung Einzelansätze dürfen nach den Allgemeinen Nebenbestimmungen des Bundes für Zuwendungen zur Projektförderung (AN- Best-P) um bis zu 20% überschritten werden, soweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Einzelansätzen ausgeglichen werden kann. Pauschalbeträge Das Programm Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung erlaubt es, bei zwei Posten Pauschalen anzusetzen: - für Verpflegung entsprechend der Zahl der anwesenden Teilnehmerinnen und Teilnehmer, der Dozentinnen und Dozenten sowie der Ehrenamtlichen. Der Nachweis erfolgt durch tägliches Ausfüllen der Teilnahmeliste - sowie eine Verwaltungspauschale in Höhe von max. 5%. Sie wird von Ihnen erst bei Vorlage des Verwendungsnachweises angefordert und ist nicht (!) Teil der Antragstellung. Beide Posten müssen nicht durch weitere Belege nachgewiesen werden. 5.4 Förderfähige Ausgaben Honorare Honorarvertrag Jeder Honorarvertrag muss Angaben enthalten zu: Name und Adresse der Dozentin / des Dozenten, Zeitraum der Leistung, Zahl und Stundensatz der Unterrichtseinheiten, Honorarsatz. Der Nachweis erfolgt i. d. R. durch eigene Vertragsformulare, ein Mustervertrag des DVV wird auf Anfrage zugesandt. Beachten Sie: Ausgaben für festangestelltes Personal können nicht gefördert werden! Zahlungsnachweis Neben dem Vertrag benötigt der DVV zusätzlich auch den Nachweis, dass die Honorarzahlung tatsächlich erfolgt ist, wie z. B. durch Auszug aus der Buchhaltung, einen Überweisungsträger, eine Auszahlungsanweisung. Bei Einreichung von Kopien muss auf jeder Kopie dargestellt sein, dass das Original vorgelegen hat und mit der Ablichtung übereinstimmt Aufwandsentschädigung Nachweis Der Nachweis erfolgt über eine schriftliche Vereinbarung und den Zahlungsbeleg. Falls die Auszahlung über ein Quittungs- 10

11 formular vorgenommen wird, muss dieses auch den Namen sowie die Adresse des / der Ehrenamtlichen aufführen, sofern diese Angaben nicht bereits in der vorab getroffenen Vereinbarung aufgeführt sind Fahrtkosten Nachweis Bei Abrechnung müssen die ÖPNV-Belege als Einzelfahrscheine oder als Sammelrechnung des Verkehrsverbundes beigefügt werden. Fahrtkosten für PKW-Benutzung darf der DVV nur entsprechend der Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes erstatten (0,20 /km, Hin- und Rückweg max. 130,00 ) Verpflegung Pauschale Pro TN + Ehrenamtlichen + KL / Tag können 5,00 pauschal anerkannt werden. Nachweis und Berechnung erfolgen durch die täglich neu ausgefüllte Teilnahmeliste. Abwesenheit von TN Nicht anwesende Teilnehmerinnen und Teilnehmer können berücksichtigt werden, sofern a) eine schriftliche Entschuldigung der Eltern oder b) ein ärztliches Attest vorliegt. Auch kann die volle Verpflegungspauschale zur Anrechnung gebracht werden, wenn die Anmeldungen vorab schriftlich vorlagen und diese beim DVV eingereicht werden. Nachweis Entsprechende Nachweise (schriftliche Anmeldung bzw. Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten / Entschuldigung der Eltern bei Abwesenheit / ärztliches Attest) müssen dem Verwendungsnachweis beiliegen. Für die Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten finden Sie eine entsprechende Vorlage auf der Internet-Seite Raummieten Mietausgaben Mieten gegenüber Dritten können abgerechnet werden. Als Grundlage dienen der Mietvertrag und der Zahlungsnachweis. Eigene Räume Grundsätzlich: Der federführende Antragsteller darf sich nicht selbst eigene Ausgaben in Form von Eigenbelegen in Rechnung stellen. Eine Zahlung muss im Bewilligungszeitraum erfolgen ( Bundeszuwendung auf Ausgabenbasis, s.o.) und ist im Verwendungsnachweis darzustellen. Der Geldfluss muss nachgewiesen werden. Etwaige Ausnahmen, etwa aufgrund kommunaler Beschlussla- 11

12 ge oder aufgrund von landesgesetzlichen Bestimmungen, sind mit dem DVV zu klären. Eigenbelege Eine Rechnungstellung per Eigenbeleg darf der DVV nicht anerkennen Materialien Belege Belege, die Grundlage der Zahlung sind (z. B. bei Rechnungstellung durch Dritte, s. o.), sind dem Verwendungsnachweis beizufügen. Thermopapier Belege auf Thermopapier sollten Sie falls möglich kopieren und in beiden Versionen einreichen. Das Papier ist nicht dokumentenecht und verblasst nach kurzer Zeit. Erläuterungen Bitte erläutern Sie die Ausgabeposten zusätzlich zum Beleg, wenn der Verwendungszweck aus der Quittung nicht zwingend hervorgeht: z. B. bei Werkstoffen für kulturelle Bildung oder bei Ausstattung für Kulissenbau. Erklärungen beschleunigen die Abrechnung erheblich, falls die Kassenbelege nur Fantasienamen (wie bei manchen Möbelhäusern) oder Zahlen-Buchstaben-Kombinationen (wie bei Büro- oder Elektromärkten üblich) aufweisen Investitionen Infrastruktur Investitionen für die eigene Infrastruktur sind nicht zulässig. Die Anschaffung von Geräten ist nicht förderfähig, technische Geräte müssen gemietet und diese Kosten unter dem Einzelansatz Sonstige Kosten ausgewiesen werden Verwaltungspauschale Verwaltungspauschale Sie kann in Höhe von bis zu 5% der förderfähigen Gesamtausgaben zusätzlich gezahlt werden und wird bei Vorlage des Verwendungsnachweises, z.b. durch Eintrag ins Logbuch geltend gemacht. Da bei Antragstellung noch nicht abschließend dargestellt werden kann, wie hoch die Gesamtausgaben letztlich sein werden, muss sie nicht bereits im Antrag selbst aufgeführt werden. 6. Zahlungsabrufe 6.1 Zahlungsabruf in der Datenbank anlegen Nach Antragstellung und erfolgreicher Bewilligung Ihres talentcampus können Sie beim DVV noch vor Erstellung des Verwendungsnachweises erste Zahlungsabrufe tätigen. Diese müssen ab 2014 zwingend über das kumasta-online-tool vorgenommen werden. 12

13 Einloggen Melden Sie sich unter mit Benutzernamen und Passwort an (Bild s. S. 3). Menüpunkt Förderung Wählen Sie Ihre Förderungen aus. Förderungen Förderkennzeichen Falls dort mehrere bewilligte Anträge aufgeführt sind, klicken Sie das Förderkennzeichen des talentcampus an, für den Sie den Mittelabruf tätigen wollen Auswahl Zahlungsabruf Wählen Sie rechts im Aktionsmenü die blaue Schaltfläche Zahlungsabrufe und anschließend im anschließenden Fenster Zahlungsabruf erstellen. 13

14 Mittelabruf Tragen Sie die von Ihnen benötigten Mittel ein. Bei weiteren Abrufen werden bereits abgerufene Mittel angezeigt. Erläuterungen Zahlungsfrist Beachten Sie, dass die Mittel innerhalb von sechs Wochen nach Eingang bei Ihnen verausgabt sein müssen (Bestimmung der Projektförderung des Bundes)! Bitte begründen Sie daher Ihren Abruf und geben Sie im Feld Zahlungsfrist und Verausgabung den Auszahlungstermin an. Einreichung Speichern Sie am unteren Ende der Seite und wählen Sie rechts oben im blauen Aktionsmenü den Button Zahlungsabruf einreichen aus. Im nächsten Fenster können Sie den Zahlungsabruf abschließend einreichen. 14

15 Printversion Klicken Sie im blauen Menü rechts unten die Schaltfläche Druckansicht (PDF). Drucken Sie das Dokument in Papierform aus, unterzeichnen Sie es rechtsverbindlich und reichen Sie es beim DVV ein. Abmeldung Loggen Sie sich anschließend aus der Förderdatenbank aus, falls keine weiteren Aufgaben anstehen. Weitere Abrufe können mit Auswahl unter Förderungen (graue Menüleiste) und dort Ihre Zahlungsabrufe vorgenommen werden. Tragen Sie dort die Summe der bislang verausgabten Mittel und das Datum der letzten Zahlung ein. 6.2 Zahlungen verausgabt Zahlung verausgabt Erst wenn der Status im blauen Menü auf Zahlungsabruf verausgabt gesetzt wurde, können weitere Abrufe vorgenommen bzw. der Verwendungsnachweis erstellt werden. Rückzahlung, Zinsen Bitte kalkulieren Sie präzise! Sollten Sie die angeforderten Mittel nicht innerhalb von sechs Wochen verbrauchen, müssen Sie Zinsen an die Bundeskasse zahlen. Nehmen Sie daher frühzeitig eine Rückzahlung vor, wenn sich Änderungen bei den Ausgaben ergeben. Kein 100%-Abruf Auch ist es nicht ratsam, die Zahlungsabrufe vollumfänglich vor Einreichung der Belegliste und der Belege vorzunehmen, um spätere Rückforderungen seitens des DVV zur Rückführung an die Bundeskasse zu vermeiden. 15

16 7. Durchführung der Maßnahme Nachdem Ihr talentcampus erfolgreich verlaufen ist, werden Sie den Verwendungsnachweis erstellen wollen. Bitte beachten Sie, dass dieser laut Zuwendungsvertrag innerhalb von zwei Monaten nach Abschuss Ihres talentcampus beim DVV einzureichen ist. Ab 2014 muss der Verwendungsnachweis über das kumasta-online-tool wie nachfolgend dargestellt vorgenommen werden. Anmelden Datenbank Melden Sie sich mit Ihrer Kennung an, vgl. S. 3. Maßnahmen Rufen Sie in der grauen Menüleiste Ihre Maßnahmen auf und wählen Sie den talentcampus, den Sie abschließen wollen. Nun müssen Sie im System zuerst dokumentieren, dass Sie Ihr beantragtes Vorhaben durchgeführt haben und dies mit einigen Angaben belegen. Durchführung Wählen Sie im folgenden Fenster das blaue Feld Durchführung ansehen 16

17 7.1 Angaben zur Maßnahme Teilnehmerzahl Wie viele Kinder und Jugendliche haben an Ihrem talentcampus teilgenommen? Familienangehörige Haben Sie in Ihrem talentcampus auch Elternbildung angeboten? Oder waren an anderer Stelle Familienmitglieder (nicht: Geschwisterkinder) involviert? Nennen Sie dann bitte hier die Zahl der Teilnehmenden. Geschlechterverhältnis Diese und weitere Angaben werden im Rahmen des Dachprogramms des Bundesbildungsministeriums evaluiert. Bitte vergessen Sie nicht, diese Angaben abzuspeichern (grauer Button: Speichern!) 7.2 Durchführung dokumentieren Kehren Sie durch Auswahl rechts im blauen Aktionsfeld zurück zur Maßnahme. Maßnahme erfolgt Im nächsten Fenster wählen Sie bitte Maßnahme wurde durchgeführt und bestätigen Sie wie gefordert erneut. Förderung anzeigen Rufen Sie abschließend Förderung anzeigen auf. Die anschließende Maske bietet Ihnen in den blauen Aktionsfeldern rechts nun erstmals die Gelegenheit, den Verwendungsnachweis zu erstellen. 8. Erstellung der Verwendungsnachweise Ab 2014 muss der Verwendungsnachweis (VN) über das kumasta-online-tool im Förderprogramm Kultur macht stark. Bündnisse für Bildung vorgenommen werden. Verfahren Vor Erstellung eines VN müssen Sie (wie bereits hier auf S. 16 beschrieben) die Durchführung der Maßnahme dokumentieren. Diese Dokumentation kann unmittelbar nach Beendigung Ihres talentcampus erfolgen. Das blaue Aktionsfeld Verwendungsnachweis erstellen ist für Sie erst dann sichtbar, wenn Sie die Durchführung der Maßnahme dokumentiert haben. Sollten Sie Zahlungsabrufe (s. S. 12) getätigt haben, müssen diese abgeschlossen sein, bevor Sie einen VN erstellen können. Menüpunkt Förderung Verwendungsnachweis Der graue Menüpunkt befindet sich unterhalb des Logos von Kultur macht stark. Wählen Sie dort eine geförderte Maßnahme aus, für die der Verwendungsnachweis erstellt werden soll. Wählen Sie im blauen Aktionsmenü rechts Verwendungsnachweis erstellen aus (siehe Grafik S. 18 oben). Speichern Sie können Ihre Angaben jederzeit speichern und zu einem späteren Zeitpunkt weiterarbeiten. 17

18 VN erstellen 9. Schlussbericht Schlussbericht Klicken Sie den Schlussbericht an und tragen Sie die erforderlichen Angaben dort ein. 18

19 Bündnispartner Wenn sich Änderungen bei Ihren Bündnispartnern ergeben haben, stellen diese bitte in einem Untermenü dar. Darstellg. Maßnahme Verwendung Zuwendg. Bitte stellen Sie Konzept und Verlauf Ihres talentcampus kurz dar: Aufgabenstellung Voraussetzungen, unter denen der talentcampus durchgeführt wurde Planung und Ablauf des talentcampus und Zusammenarbeit mit anderen Stellen, hier v.a. den Bündnispartnern und weiteren Netzwerkpartnern Was sind die Ergebnisse Ihres talentcampus? Und wie haben die bewilligten Mittel dazu beigetragen? Vergleich Ziele Vergleichen Sie die erreichten mit den geplanten Zielen, z. B. mit Blick auf die Teilnehmenden, die sozialräumlichen Bedingungen und das pädagogische Konzept. Konnten Sie die angestrebte Zielgruppe(n) von Kindern und Jugendlichen erreichen? Bitte erläutern Sie etwaige Abweichungen bei der Umsetzung Ihrer Zielstellung. Notwendigkeit Bitte stellen Sie dar, warum die Zuwendung für die erfolgreiche Durchführung Ihres talentcampus notwendig war und dass, bzw. wie Sie die Mittel wirtschaftlich verwendet haben. Veröffentlichungen Haben Sie Publikationen und Materialien zur Öffentlichkeitsarbeit erstellt wie Dokumentationen, Flyer, Berichte, Filme, Ausstellungen oder Bücher? Denken Sie daran jeweils ein Exemplar der Publikationen dem VN beizufügen. Verstetigung Wird sich Ihr lokales Bündnis für Bildung verstetigen, z. B. durch Umsetzung weiterer Vorhaben? 19

20 10. Belege Bitte fertigen Sie für jede getätigte Ausgabe einen elektronischen Beleg an. Zum Abschluss Ihres Verwendungsnachweises reichen Sie einen Ausdruck dieser digitalen Liste zusammen mit den Originalbelegen beim DVV ein. Beleg hinzufügen Durch Anklicken des blauen Aktionsfeldes Beleg hinzufügen wird die digitale Belegliste erstellt. Beleg hinzufügen Hinzufügen Geben Sie für jeden Beleg das Datum der Zahlung, den Empfänger, den Zahlungsgrund, etc. ein und klicken Sie die graue Schaltfläche Hinzufügen (hier nicht abgebildet). So entsteht nach und nach eine Belegliste aller von Ihnen getätigten Ausgaben. 20

21 11. Verwendungsnachweis in Dateiform einreichen Belegliste exportieren Nutzen Sie das blaue Aktionsmenü rechts oben, indem Sie den Bildschirm nach oben rollen. Exportieren Sie sich die Belegliste im Excel-Format, die Sie ausdrucken und Ihrem VN beifügen müssen. Export Excel-Datei Die Belegliste öffnet sich nun im Excel-Format. Bitte drucken Sie alle 4 Blätter der Liste im Querformat aus (Honorare, Aufwandsentschädigungen, Sachkosten, Investitionen). Export Schlussbericht Verwendungsnachweis Exportieren Sie ebenfalls den Schlussbericht, den Sie als Word-Datei, Open Document-Datei oder pdf-datei abspeichern können und lassen diesen rechtsverbindlich unterzeichnen. Abschließend wählen Sie im blauen Aktionsmenü Verwendungsnachweis einreichen aus und übergeben Sie ihn hiermit an den DVV. 21

22 12. Zusendung der Unterlagen in Papierform Bitte reichen Sie diese Unterlagen in Papierform ein: Belegliste sie umfasst vier Seiten, bitte drucken Sie alle aus, auch wenn die Seiten Investitionen leer bleibt. Belege im Original Nummerieren Sie die Belege entsprechend der Nummerierung auf der ausgedruckten Belegliste. Dies erleichtert die Zuordnung bei der Prüfung wesentlich. Der DVV ist verpflichtet, die Belege im Original zu prüfen. Zahlungsnachweise Bitte ordnen Sie Ihren Belegen auch die Zahlungsnachweise zu, die aufzeigen, dass die Zahlung tatsächlich erfolgt ist. Dies kann, wie bereits auf S. 10 dargestellt, durch einen Auszug aus der Buchhaltung oder einen Überweisungsträger oder eine Auszahlungsanweisung etc. erfolgen. Nummerieren Sie sowohl die Belege als auch die Zahlungsnachweise entsprechend der Belegliste. Teilnahmelisten Auch diese reichen Sie bitte im Original ein. Verwendungsnachweise ohne TN-Listen können nicht akzeptiert werden. Bitte berücksichtigen Sie auch die Kursleitenden und ehrenamtlichen Kräfte und beachten Sie, dass wir anhand dieser Angaben die Zahlung der Verpflegungspauschale vornehmen. Nutzen Sie eine gesonderte Liste bei Maßnahmen zur Elternbildung. Kostenvoranschläge Bei geplanten Ausgaben mit einem Kostenrahmen von 100 bis muss nach den Vorgaben Ihres Zuwendungsvertrags eine formlose Preisermittlung bei drei Anbietern erfolgen, sie kann auch telefonisch erhoben werden. Die Dokumentation dieses Vorgangs muss mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Über müssen drei schriftliche Angebote eingeholt und belegt werden. Der Auftrag kann freihändig vergeben werden. Die Kriterien, nach denen die Vergabe erfolgte, müssen ebenfalls im Verwendungsnachweis dargestellt werden. Rechnungen Bei Rechnungen Dritter (z. B. von Dozentinnen und Dozenten) für den Kauf von Literatur oder Waren fügen sie bitte einen Beleg bei, dass die Anschaffung tatsächlich getätigt wurde. Der Nachweis erfolgt z. B. durch Bestellformular, Kassenbeleg, Rechnung, Überweisungsträger etc. Publikationen Bitte fügen Sie jeweils ein Exemplar aller Veröffentlichungen über ihren talentcampus dem VN bei. Erstellen Sie eine Kopie des Originalverwendungsnachweises für Ihre Unterlagen und senden das Original an die Geschäftsstelle des DVV. Bitte beachten Sie: Die Auszahlung der Verwaltungspauschale erfolgt immer erst nach Prüfung Ihres Verwendungsnachweises! 22