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1 mail to date 5 DATA BECKER Jetzt den DATA BECKER-Newsletter bestellen! Immer top informiert unter

2 Copyright by DATA BECKER GmbH & Co. KG Merowingerstr Düsseldorf Programmautor Handbuch und Hilfe Produktmanager Qualitätssicherung Umschlaggestaltung Visual Design Softwareentwicklungs GmbH Monika Wetzels Timo Ruhrmann Stefan Berschbach, Olaf Schmitt, Volker Warmers Inhouse-Agentur DATA BECKER Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Buchs darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung der DATA BECKER GmbH & Co. KG reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. ISBN Avalon Dock "Copyright (c) , Adolfo Marinucci. All rights reserved." Redistribution and use in source and binary forms, with or without modification, are permitted provided that the following conditions are met: Redistributions of source code must retain the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer. Redistributions in binary form must reproduce the above copyright notice, this list of conditions and the following disclaimer in the documentation and/or other materials provided with the distribution. Neither the name of Adolfo Marinucci nor the names of its contributors may be used to endorse or promote products derived from this software without specific prior written permission. THIS SOFTWARE IS PROVIDED BY THE COPYRIGHT HOLDERS AND CONTRIBUTORS AS IS AND ANY EXPRESS OR IMPLIED WARRANTIES, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, THE IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE ARE DISCLAIMED. IN NO EVENT SHALL THE COPYRIGHT OWNER OR CONTRIBUTORS BE LIABLE FOR ANY DIRECT, INDIRECT, INCIDENTAL, SPECIAL, EXEMPLARY, OR CONSEQUENTIAL DAMAGES (INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO, PROCUREMENT OF SUBSTITUTE GOODS OR SERVICES; LOSS OF USE, DATA, OR PROFITS; OR BUSINESS INTERRUPTION) HOWEVER CAUSED AND ON ANY THEORY OF LIABILITY, WHETHER IN CONTRACT, STRICT LIABILITY, OR TORT (INCLUDING NEGLIGENCE OR OTHERWISE) ARISING IN ANY WAY OUT OF THE USE OF THIS SOFTWARE, EVEN IF ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGE.

3 Wichtiger Die in diesem Buch wiedergegebenen Verfahren und Programme werden ohne Rücksicht auf die Patentlage mitgeteilt. Sie sind für Amateur- und Lehrzwecke bestimmt. Alle Informationen, technischen Angaben und Programme in diesem Buch sowie auf der beige legten CD wurden von den Autoren mit Größer Sorgfalt zusammengetragen. Der Verlag kann jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patent rechtlichem Schutz unterliegen. Die in diesem Werk enthaltenen Texte stellen Anregungen und Beispiele dar. Dabei handelt es sich um eine Auswahl ohne Anspruch auf Vollständigkeit. Verlag und Autoren übernehmen, obwohl ebenfalls mit Sorgfalt erstellt, weiterhin keinerlei Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit, für den Inhalt der Texte oder dafür, dass der mit dem Einsatz der Texte vom Verwender bezweckte Erfolg auch tatsächlich eintritt. Die Verwendung der Texte erfolgt ausschließlich auf eigenes Risiko des Verwenders.

4 DATA BECKER-Service Vielen Dank, dass Sie sich für ein DATA BECKER-Produkt entschieden haben! Support 1. Online-Support In unserem Online-Supportforum stehen Ihnen rund um die Uhr viele Tipps und wichtige Informationen zu Ihrem Produkt zur Verfügung: 2. Support-Hotline Sie haben Fragen zur Installation auf Ihrem PC, möchten Ihr Produkt freischalten oder haben Anregungen für uns? Die Support-Hotline hilft Ihnen gern weiter! Deutschland: * (Mo.-Fr., Uhr) *Die Kosten betragen aus dem deutschen Festnetz 0,14 Euro pro Min. Der Preis für Anrufe aus dem Mobilfunknetz beträgt max. 0,42 Euro pro Min. Ausland: ** (Mo.-Fr., Uhr) **In der Regel fallen normale Telefongebühren nach Deutschland an. Die Telefongebühren sind abhängig von Ihrer Telefongesellschaft. Beratung und Dienstleistung 1. to-date-consulting das entscheidende PLUS für Ihr E-Business! Nutzen Sie die langjährige Erfahrung und das Wissen unserer to-date-experten! Unser to-date-consulting bietet Ihnen folgende Leistungen an: Hilfe bei der Einrichtung des Service-Centers auf Ihrem Webserver. Unterstützung bei der Erstellung eines Newsletters. Integration von mail to date in Ihren Webauftritt bzw. in Ihren Webshop. Beratung rund um Ihr E-Business und weitere innovative Internetlösungen von DATA BECKER. Deutschland: * (Mo.-Fr., Uhr) *Für diesen Service fallen aus dem deutschen Festnetz Kosten in Höhe von 1,86 Euro pro Min. an. (Der Preis kann für Anrufe aus dem Mobilfunknetz abweichen.) Österreich: * (Mo.-Fr., Uhr) *Für diesen Service fallen aus dem öster reichi schen Festnetz Kosten in Höhe von 1,80 Euro pro Min. an. (Der Preis kann für Anrufe aus dem Mobilfunknetz abweichen.) Schweiz: * (Mo.-Fr., Uhr) *Für diesen Service fallen aus dem Schweizer Festnetz Kosten in Höhe von 3,00 CHF pro Min. an. (Der Preis kann für Anrufe aus dem Mobilfunknetz abweichen.) 2. Alle Beratungs- und Dienstleistungsangebote auf einen Blick Zusätzlich zum to-date-consulting können Sie auf weitere Dienstleistungen wie z. B. unseren Start-Service oder das Emergency-Ticket zugreifen. Eine komplette Übersicht unserer Service- Angebote finden Sie unter:

5 Inhaltsverzeichnis Das Service-Center... 9 Home... 9 Newsletter-Projekte Fixierte Newsletter-Projekte Online editierbare Newsletter-Projekte System-Mails verwalten Sendeaufträge Sendeauftrag anlegen Gruppen Die Gruppenübersicht Gruppen erstellen Gruppen ansehen Gruppen editieren Empfänger Empfänger anlegen Empfänger ansehen Empfänger bearbeiten Empfänger löschen Empfänger auf Blacklist setzen Empfänger-Statistik Anmeldeformulare Anmeldeformulare erstellen Anmeldeformular ansehen Anmeldeformular bearbeiten Einstellungen Benutzerfelder Backup Datenbereinigung Twitter/Facebook Firmen-Informationen Empfängeransicht POP3- und SMTP-Einstellungen Sprachen auswählen Sprachen verwalten Verschiedenes... 66

6 Tipps & Tricks Glossar Stichwortverzeichnis... 73

7 Das Service-Center Im Online-Service-Center von mail to date 5 verwalten Sie Ihre Empfänger, Sie gestalten Ihre Anmeldeformulare, laden diese hoch und verwalten bzw. versenden Ihre über den Designer hochgeladenen oder online erstellten bzw. bearbeiteten Newsletter-Projekte. Darüber hinaus stehen Ihnen in den Einstellungen verschiedene Möglichkeiten u. a. zur Konfiguration des Service-Centers zur Verfügung. Beim Aufruf des Online-Service-Centers müssen Sie sich zunächst auf der Anmeldeseite verifizieren: Geben Sie dazu Ihren Anmeldenamen und das Passwort in die entsprechenden Felder ein. Haben Sie Ihre Anmeldedaten eingegeben, klicken Sie auf Anmelden, um das Backend zu betreten. Home Das Service-Center von mail to date 5 öffnet sich standardmäßig mit der Startseite der Onlineverwaltung. Der obere Bereich der Seite führt Sie in drei einfachen verlinkten Schritten zum ersten Sendeauftrag für Ihren bereits im Bereich Newsletter-Projekte vorliegenden Newsletter. Schritt 1: Empfängergruppe erstellen. Legen Sie eine oder mehrere Gruppen an, unter denen Ihre Empfänger für den komfortablen Newsletter-Versand zusammengefasst werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Gruppen erstellen ab Seite 22. Schritt 2: Anmeldeseite erstellen. Gestalten und konfigurieren Sie ein Anmeldeformular, in dem sich Ihre Website-Besucher und andere potenzielle Interessenten für Ihre Newsletter anmelden können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Anmeldeformulare erstellen ab Seite 35. Schritt 3: Sendeauftrag erstellen. Legen Sie einen Sendeauftrag an, über den Sie den Newsletter an die ausgewählte(n) Empfängergruppe(n) versenden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 18. 7

8 Der untere Bereich des Fensters gibt Ihnen auf einen Blick Auskunft über die aktuelle Anzahl der Mails im Postausgang, den zuletzt durchgeführten Sendeauftrag sowie die Anzahl neuer Empfängeradressen seit der letzten Anmeldung am Backend. Darüber hinaus finden Sie dort auch Links zum mitgelieferten PDF-Handbuch, dem DATA BECKER Support-Forum, in dem Sie, sofern verfügbar, neuste Downloads und zusätzliche Informationen herunterladen können, und zum Anwenderforum, in dem sich to-date-user gegenseitig mit Tipps und Tricks unterstützen. Über die Register-Schaltflächen am oberen Seitenrand können Sie per einfachem Mausklick auf die einzelnen Verwaltungsbereiche des Backends zugreifen: die Verwaltung der Newsletter-Projekte, Sendeaufträge, der Gruppen und Empfänger sowie Ihrer Anmeldeformulare. Unter dem Register Einstellungen stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Konfiguration des Backends, der Datensicherung, der Postein- und -ausgangsserver etc. zur Verfügung. Mehr dazu erfahren Sie im Kapitel Einstellungen ab Seite 45. Darüber hinaus haben Sie über das Menü auch immer Zugriff auf die Hilfe, die Ihnen bei Ihrer Onlinearbeit im Backend über die gleichnamige Schaltfläche zur Verfügung steht. 8

9 Newsletter-Projekte Unter dem Register Newsletter-Projekte verwalten Sie Ihre Newsletter, die in drei verschiedene Typen untergliedert werden: Fixierte Newsletter-Projekte: Dazu zählen die Newsletter, die Sie im Offline-Designer von mail to date 5 final gestaltet und an das Online-Service-Center hochgeladen haben. Newsletter, die in diesem Bereich abgelegt sind, können online nicht weiterbearbeitet werden. Online editierbare Newsletter-Projekte: mail to date 5 liefert zehn verschiedene HTML-Newsletter-Vorlagen mit, die speziell für eine Bearbeitung im Onlineeditor des Service-Centers zugeschnitten sind. Auf Basis dieser Projekte können Sie Ihre Newsletter-Gestaltung auch völlig autonom vom Offline-Designeditor vornehmen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, im Offline-Designer online editierbare Newsletter-Projekte anzulegen, die im Online-Service-Center nachbearbeitet werden können. System-Vorlagen: System-Mails sind Nachrichten, die mail to date 5 automatisch verschickt, um die Anmeldung bzw. Abmeldung des Newsletter-Abonnenten zu bestätigen oder ihn willkommen zu heißen. System-Mails können nicht im Online-Service-Center nachbearbeitet werden, jedoch im Designeditor individuell gestaltet und ins Service-Center hochgeladen werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel System-Mails verwalten ab Seite 17. Über das Menü auf der rechten Seite können Sie Fixierte Newsletter-Projekte (offline im Designer fertig gestaltete Newsletter, die nicht online bearbeitet werden können), Online editierbare Newsletter-Projekte (die Sie im Onlineeditor weiterbearbeiten können) sowie die System-Mails zu den Anmelde- und Registrierungsvorgängen aufrufen. Alle Vorlagen werden entsprechend ihrer Kategorie tabellarisch aufgeführt. Über die Schaltflächen der vorletzten und letzten Spalte können Sie direkt aus der Übersicht heraus Sendeaufträge erstellen, Vorlagen in der Vorschau aufrufen, Vorlagen löschen und ggf. bearbeiten bzw. duplizieren. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, welche Möglichkeiten Ihnen bei den einzelnen Vorlagentypen zur Verfügung stehen. Fixierte Newsletter-Projekte In den Bereich Fixierte Newsletter-Projekte werden alle Newsletter geladen, die final im Designer erstellt und an das Service-Center hochgeladen wurden. In der Übersicht werden die Vorlagen mit ihrem Symbol (sofern verfügbar und zugewiesen), dem Vorlagennamen und einer optional angegebenen kurzen Beschreibung aufgeführt. 9

10 Über die Symbole im rechten Bereich der Tabelle können Sie zum entsprechenden Newsletter einen Sendeauftrag generieren, ihn in einer Vorschau betrachten oder aus der Verwaltung löschen. Die Symbole der Verwaltung der normalen Vorlagen: Symbol Funktion Sendeauftrag anlegen: öffnet das Fenster Sendeauftrag anlegen, in dem Sie den Versand Ihres Newsletters konfigurieren können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 18. Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Löschen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um einen in der Übersicht markierten Newsletter nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Um zur Verwaltung eines anderen Vorlagentyps (Online- bzw. System-Vorlagen) zu gelangen, wählen Sie einfach den entsprechenden Punkt im Menü durch Anklicken aus. Online editierbare Newsletter-Projekte Standardmäßig befinden sich in diesem Bereich bereits zehn mitgelieferte Vorlagen für Newsletter-Projekte, die Sie komplett im Online-Service-Center weiterbearbeiten oder auch neu erstellen können. Auf diese Weise können Sie das Service-Center auch unabhängig vom Offline-Designer für Ihre Newsletter-Erstellung verwenden. Darüber hinaus können Sie auch Vorlagen im Offline-Designer erstellen, die Sie im Service-Center weiterbearbeiten können. 10

11 Wenn Sie Ihren Newsletter komplett erstellen oder online nachbearbeiten möchten, empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Wählen Sie ein editierbares Newsletter-Projekt aus. Sofern Sie sich für eine mitgelieferte Vorlage entschieden haben, erstellen Sie für die weitere Bearbeitung eine Kopie des Projekts. Bearbeiten Sie den Newsletter in diesem Onlineeditor des Service-Centers oder beginnen Sie, einen neuen Newsletter anzulegen. Generieren Sie den Sendeauftrag zu diesem Newsletter per Klick auf die Schaltfläche Generieren, um den fertigen Newsletter zu versenden. In der Übersicht werden die mitgelieferten online editierbaren Newsletter-Projekte sowie Ihre hochgeladenen, online bearbeitbaren Newsletter mit ihrem Symbol (sofern verfügbar und zugewiesen), dem Vorlagennamen und einer optional angegebenen kurzen Beschreibung aufgeführt. 11

12 Für den schnellen Einstieg empfiehlt es sich, zunächst auf eines der mitgelieferten online editierbaren Newsletter-Projekte zurückzugreifen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, im Offline-Designer eigene, online editierbare Projekte zu erstellen und an das Service-Center hochzuladen. Für diese Projekte ist es notwendig, verschiedene Regeln beim Aufbau des Newsletters zu beachten. Über die Symbole im rechten Bereich der Tabelle können Sie zum entsprechenden Newsletter einen Sendeauftrag erstellen, ihn als Vorschau betrachten, bearbeiten, duplizieren oder löschen. Die Symbole der Verwaltung der Onlinevorlagen: Symbol Funktion Sendeauftrag erstellen: öffnet das Fenster Sendeauftrag erstellen, in dem Sie den Versand Ihres Newsletters konfigurieren können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im Kapitel Sendeaufträge ab Seite 18. Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Löschen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um einen in der Übersicht markierten Newsletter nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Bearbeiten: öffnet die Seite Vorlagen bearbeiten, in der Sie neben dem Vorlagennamen, der Beschreibung und dem Symbol auch den kompletten Newsletter in einem speziellen Onlineeditor anpassen können. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im folgenden Abschnitt. Duplizieren: erstellt ein Duplikat des aktuell markierten Newsletters und fügt ihn an unterster Position in der Übersichtstabelle ein. Onlinevorlagen bearbeiten Um eine Onlinevorlage im Onlineeditor des Service-Centers zu bearbeiten, klicken Sie in der Übersichtsliste in der Übersicht der online editierbaren Newsletter-Projekte auf das Symbol Bearbeiten. Sie werden automatisch zum Fenster Vorlage bearbeiten weitergeleitet, in dem der entsprechende Newsletter mit den dazugehörigen Angaben angezeigt wird. 12

13 Der Vorlagenname ist ein Pflichtfeld, d. h., das Feld muss ausgefüllt sein, damit die Angaben zur Vorlage gespeichert werden können. Der im Feld angegebene Name wird ebenso wie die Beschreibung in der Liste der Onlinevorlagen aufgeführt. Im Feld Vorlagenname haben Sie die Möglichkeit, die Bezeichnung der Vorlage zu ändern. Geben Sie dazu einfach einen neuen Namen in das Eintragsfeld ein. 13

14 Der Vorlagenname, die Beschreibung und der Betreff werden standardmäßig aus den Angaben übernommen, die Sie beim Upload des Newsletters im Dialog Hochladen einer Newsletter-Vorlage zum Service Center angegeben haben. Die Beschreibung dient der schnelleren Identifizierung einer Newsletter-Vorlage in der Verwaltungsliste. Auch wenn es sich nicht um ein Pflichtfeld handelt, sollte hier eine kurze, eindeutige Angabe zum Inhalt oder Design der Vorlage eingetragen werden, die eine eindeutige Zuordnung des Newsletters ermöglicht. Um eine neue Beschreibung einzugeben bzw. eine vorhandene Beschreibung zu ändern, tragen Sie einfach den gewünschten Text in das Eintragsfeld ein. Im Feld Betreff haben Sie die Möglichkeit, den Betreff, unter dem der Newsletter an Ihre Abonnenten versandt wird, einzutragen bzw. zu ändern. Im mittleren Teil des Fensters Vorlage bearbeiten finden Sie den Onlineeditor, der es Ihnen mit zahlreichen Funktionen ermöglicht, den kompletten Newsletter auch direkt online im Backend zu bearbeiten. Damit die Elemente des Newsletters im Onlineeditor bearbeitet werden können, müssen sie im Designer als HTML-Objekte angelegt werden. Texte und Bilder etc., die als Grafikobjekte angelegt wurden, können nicht online bearbeitet werden. Die Symbole und Auswahllisten der Symbolleiste stellen Ihnen den Funktionsumfang eines umfassenden HTML-Editors zur Verfügung. Im Editor wird der Aufbau des Dokuments in Tabellenform angezeigt und nicht als fertiges HTML-Dokument wie im Editor des Designers oder im Browser des Empfängers. Um die Gestaltung und damit die Darstellung des fertigen Newsletters in der HTML- Ansicht nicht ungewollt zu verändern, sollten Änderungen (Verschiebungen etc.) an den gestrichelten Tabellenrahmen nur von Profis vorgenommen werden. Folgende Gestaltungsfunktionen und -optionen stehen Ihnen über die Symbolleiste zur Verfügung: Symbol Funktion Fett: formatiert einen markierten Text oder Textteil in fetter Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[B] verwendet werden. Kursiv: formatiert einen markierten Text oder Textteil in kursiver Schrift. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[I] verwendet werden. Unterstrichen: formatiert einen markierten Text oder Textteil mit einer Unterstreichung. Alternativ kann für diese Formatierung auch die Tastenkombination [Strg]+[U] verwendet werden. Durchgestrichen: formatiert einen markierten Text oder Textteil in durchgestrichener Schrift. 14

15 Symbol Funktion Linksbündig: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze linksbündig. Zentriert: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze zentriert. Rechtsbündig: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze rechtsbündig. Blocksatz: formatiert die Ausrichtung eines oder mehrerer markierter Absätze im Blocksatz. Vorlage: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie einen oder mehrere markierte Absätze in einer vorgegebenen Formatvorlage formatieren können. Schriftart: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftart auswählen können. Schriftgröße: Ein Klick auf die Pfeiltaste öffnet eine Auswahlliste, über die Sie für einen markierten Text oder Textteil eine andere Schriftgröße auswählen können. Rückgängig: macht den zuletzt vorgenommenen Schritt rückgängig. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Z] verwendet werden. Wiederholen: stellt einen rückgängig gemachten Schritt wieder her. Alternativ kann hierfür auch die Tastenkombination [Strg]+[Y] verwendet werden. Textfarbe: Ein Klick auf den Pfeil öffnet eine Palette, über die Sie einem markierten Text eine andere Schriftfarbe zuweisen können. Klicken Sie auf Weitere Farben, um im anschließend geöffneten Fenster auf weitere Farbwahlmöglichkeiten zuzugreifen. Hintergrundfarbe: ermöglicht das Hinzufügen einer Hintergrundfarbe zu einem markierten Text oder Textteil. Diese Funktion eignet sich auch, um Textstellen hervorzuheben. Link einfügen/verändern: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie einem markierten Objekt eine Verlinkung zuweisen und verschiedene Linkeinstellungen vornehmen können. Link entfernen: löst eine einem markierten Objekt zugewiesene Verlinkung. Anker einfügen/verändern: ermöglicht das Anlegen eines Ankers, über den Sie gezielte Verlinkungen (z. B. auf einen Absatz) vornehmen können. Bild einfügen/verändern: ermöglicht das Einfügen bzw. Austauschen eines Bildes an der Position des Cursors. Es öffnet sich ein separates Fenster, in dem Sie verschiedene Einstellungen zum platzierten Bild vornehmen können. Ausschneiden: schneidet einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus und hinterlegt es für die weitere Verwendung in der Zwischenablage. Kopieren: kopiert einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt in die Zwischenablage. : In Mozilla Firefox steht diese Funktion nicht zur Verfügung. Einfügen: fügt einen markierten Text bzw. ein markiertes Objekt aus der Zwischenablage an einer Markierung bzw. der Position des Cursors ein. : In Mozilla Firefox steht diese Funktion nicht zur Verfügung. 15

16 Symbol Funktion Als einfachen Text einfügen: fügt formatierten Text an einer Markierung bzw. der Position des Cursors als unformatierten Text ein. Suchen: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie nach bestimmten Begriffen suchen können. Suchen/Ersetzen: öffnet ein separates Fenster, in dem Sie nach bestimmten Begriffen suchen und diese ersetzen können. Unsortierte Liste: ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils mit Aufzählungszeichen. Über die Pfeilschaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arten von Aufzählungszeichen zu wählen. Sortierte Liste: ermöglicht die Formatierung eines markierten Textes bzw. Textteils als nummerierte Aufzählung. Über die Pfeilschaltfläche haben Sie die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Arten von Nummerierungen zu wählen. Ausrücken: verringert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Einrücken: vergrößert den Einzug eines oder mehrerer markierter Absätze um einen Tab. Zitatblock: stellt einen markierten Absatz als eingerückten Zitatblock dar. HTML-Quellcode bearbeiten: öffnet den Quelltext des Newsletters in einem separaten Fenster, in dem Sie Ihre Bearbeitungen vornehmen können. : Änderungen sollten hier nur von versierten HTML-Anwendern vorgenommen werden. Vorschau: öffnet ein separates Fenster, in dem eine Vorschau der aktuellen Formatierung des Newsletters angezeigt wird. Vollbildschirm: Nutzen Sie dieses Symbol, um mit dem Editor im Vollbildmodus zu arbeiten. Um wieder in den normalen Modus zurückzukehren, klicken Sie erneut auf das Symbol. Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten des Editors, um Ihren Newsletter unabhängig vom mail-to-date-5-designer online zu gestalten bzw. anzupassen. Unterhalb des Onlineeditors stellt Ihnen das Fenster Vorlage bearbeiten die Möglichkeit zur Verfügung, der Newsletter-Vorlage ein Symbol zuzuweisen, durch das es in der Vorlagenübersicht repräsentiert wird. Standardmäßig wird als Symbol für eine Vorlage die Miniaturvorschau des Newsletters verwendet, die vor dem Upload automatisch von der Software erstellt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um im nun geöffneten Fenster eine Grafikdatei auszuwählen und hochzuladen. Der Pfad zur gewählten Datei wird im Eintragsfeld angezeigt. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen und zu speichern. 16

17 Um zur Vorlagenverwaltung zurückzukehren, klicken Sie im Menü auf den Punkt Vorlagen verwalten. System-Mails verwalten Bei den System-Mails handelt es sich um Vorlagen, die vom System z. B. bei der Anund Abmeldung zum und vom Newsletter automatisch verschickt werden. Standardmäßig werden in diesem Bereich bereits alle notwendigen System-Mails in einer Basisvariante mitgeliefert. Um eine individuelle, kundenorientierte Ansprache (beispielsweise im Firmendesign) schon bei den Anmeldeformalitäten sicherzustellen, sollten Sie auch Ihre System- Mails über den Designer gestalten. Darüber hinaus werden automatisch alle Vorlagen in den Bereich System-Vorlagen geladen, denen Sie im Upload-Dialog beim Hochladen zum Service Center den Vorlagen- Typ Bestätigungs-, Dankes-, Willkommens- oder Löschen-Mail zugewiesen haben. Achtung! Die jeweils neu hochgeladene Variante einer System-Mail überschreibt die bereits vorhandene Vorlage des gleichen Typs, sodass immer genau eine Vorlage für jeden Typ vorhanden ist. In der Übersichtsliste werden diese Vorlagen mit einem automatisch zugewiesenen Symbol, dem Vorlagennamen und einer Beschreibung aufgeführt. Standardmäßig können System-Mails nicht online bearbeitet werden. Um einen problemlosen automatischen Versand der System-Vorlagen zu gewährleisten, ist ein Löschen der Vorlagen nicht möglich. 17

18 Über das Symbol in der rechten Spalte der Übersichtsliste haben Sie die Möglichkeit, die betreffende Vorlage in einer separaten Vorschau aufzurufen: Symbol Funktion Anzeigen: öffnet ein separates Fenster mit der Vorlagenvorschau, in der Sie den aktuell markierten Newsletter im Originalformat betrachten können. Um zur Verwaltung eines anderen Projekttyps (fixierte bzw. online editierbare Newsletter-Projekte) zu gelangen, wählen Sie einfach den entsprechenden Punkt im Menü durch Anklicken aus. Sendeaufträge Unter dem Register Sendeaufträge werden alle Sendeaufträge verwaltet, die Sie für den Versand Ihrer Newsletter angelegt haben. Neue Sendeaufträge können nicht über das Register Sendeaufträge angelegt werden. Sie werden ausschließlich über die Schaltfläche Sendeauftrag erstellen in der entsprechenden Übersichtstabelle der Verwaltung der normalen und Onlinevorlagen erzeugt. Weitere Informationen zum Anlegen von Sendeaufträgen erhalten Sie im Kapitel Sendeauftrag anlegen ab Seite 19. In der Übersicht der Sendeaufträge werden die Aufträge nach Typ sortiert angezeigt. Über das Menü auf der rechten Seite können Sie die folgende Sendeoptionen wählen: Jetzt senden, Zu einem Zeitpunkt senden, Nach der Anmeldung senden oder Zum Geburtstag senden. In der jeweiligen Übersicht werden die Sendeaufträge mit Ihrem Namen, dem Status und den Gruppen (s. Seite 21), an die der Versand erfolgte, angezeigt. 18

19 Darüber hinaus werden das genaue Startdatum des Versands, die Anzahl der gesendeten s, die bereinigte Öffnungsrate, die angibt, wie viele Empfänger Ihren Newsletter tatsächlich gelesen haben, sowie die Anzahl der Fehlsendungen aufgeführt. Über die Symbole in der rechten Spalte der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, sich eine Statistik zum entsprechenden Sendeauftrag anzeigen zu lassen bzw. den Sendeauftrag aus der Übersicht zu löschen: Symbol Funktion Bearbeiten: Wurde ein Sendeauftrag noch nicht ausgeführt, kann er zur erneuten Bearbeitung über dieses Symbol aufgerufen werden. Statistik: öffnet die Statistik zu einem Sendeauftrag. Löschen: Klicken Sie auf dieses Symbol, um einen in der Übersicht markierten Sendeauftrag nach einer Sicherheitsabfrage endgültig zu entfernen. Sendeauftrag anlegen Neue Sendeaufträge werden ausschließlich über das Symbol Sendeauftrag erstellen in der entsprechenden Tabelle der Übersicht über die fixierten bzw. online editierbaren Newsletter-Projekte erzeugt. Klicken Sie auf das Symbol, öffnet sich das Fenster Sendeauftrag anlegen, in dem Sie die Details zum Versand des Newsletters festlegen können: 19

20 Mit einem roten Stern versehene Angaben sind Pflichtangaben, die ausgefüllt bzw. ausgewählt werden müssen. Geben Sie zunächst unter Name eine Bezeichnung für den Sendeauftrag ein (Pflichtfeld). Unter diesem Namen wird der Auftrag später in der Liste der Sendeauftragsübersicht geführt. Im Bereich Gruppen werden alle Empfängergruppen aufgeführt, die Sie in der Gruppenverwaltung angelegt haben (s. Seite 21). Markieren Sie die Gruppe bzw. Gruppen mit einem Haken, die in den Versand Ihres Newsletters mit eingeschlossen werden sollen. Wählen Sie anschließend die Antwort- aus (Pflichtfeld), an die ggf. aus dem Mailing resultierende Rückantworten gesendet werden sollen. Die Antwort- s konfigurieren Sie in den Einstellungen im Bereich POP3- und SMTP-Einstellungen. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 60. Der Betreff wird automatisch aus Ihren Angaben zum Newsletter ausgelesen, kann aber im Eintragsfeld dem Sendeauftrag entsprechend angepasst werden. Die Auswahl des Sendetyps ist eine Pflichtangabe. Wählen Sie daher unter Typ den Zeitpunkt aus, zu dem Sie den Newsletter versenden möchten: Sofort senden: Der Versand erfolgt automatisch mit dem Anlegen des Sendeauftrags. Zum Geburtstag des Empfängers senden: Der Versand erfolgt jeweils individuell am Geburtstag der einzelnen Empfänger der gewählten Gruppen. Senden X Tage nach der Registrierung: Geben Sie im Eintragsfeld einen Wert in Tagen ein. Der Versand des Newsletters erfolgt automatisch individuell für die Empfänger der gewählte(n) Gruppe(n) nach Ablauf der vorgegebenen Zeitspanne nach der Registrierung. An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden: Geben Sie im Eintragsfeld ein Datum und eine Uhrzeit in der Form :00:00 ein. Der Newsletter wird automatisch beim Erreichen des Zeitpunkts an die gewählten Empfängergruppen versendet. Abschließend können Sie wählen, ob Sie mit dem Versand des Newsletters eine Nachricht bei Twitter bzw. Facebook einstellen möchten. Haken Sie hierzu ggf. die gewünschte(n) Option(en) an. Das Einstellen einer Nachricht in den Social Networks bietet sich nur bei allgemeinen Sendeaufträgen des Typs Sofort senden und An einem bestimmten Tag und Uhrzeit senden an. Sendeaufträge der anderen Typen beziehen sich speziell auf einen Empfänger und sind nicht geeignet für eine Publikation auf Twitter bzw. Facebook. Die entsprechenden Zugangsdaten für das Einstellen dieser Nachrichten in Twitter bzw. Facebook nehmen Sie in den Einstellungen im Bereich Twitter/Facebook vor. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie ab Seite 51. Klicken Sie auf Erstellen, um den Sendeauftrag anzulegen. Der Versand erfolgt automatisch zum definierten Zeitpunkt an die gewählte(n) Empfängergruppe(n). 20