LIEFERANTEN EXTRANET. Anleitung. Institut für Interaktive Medien GmbH Spitalerstraße 10 D Hamburg T: F:

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1 LIEFERANTEN EXTRANET Anleitung Institut für Interaktive Medien GmbH Spitalerstraße 10 D Hamburg T: F: Geschäftsführer: Prof. Dr. Mathias Groß, Norbert Gödicke Commerzbank: Kto.-Nr BLZ IBAN: DE SWIFT/BIC-CODE: DRESDEFF200 Handelsregister Hamburg Nr. B USt-IDNr.: DE

2 Inhalt 1. Die ersten Schritte 3 2. Qualitätsnormen 8 3. Qualitätsberichte Benutzerverwaltung Stammdaten / Konditionen Optionsmengen 24 Seite 2 / 26

3 1. Die ersten Schritte Das Lieferanten Extranet wird in Zukunft große Teile der Kommunikation zwischen Lieferanten und der Ludwig Görtz GmbH übernehmen. Sobald eine Bestellung für Sie vorliegt, erhalten Sie eine . In dieser Mail ist ein Link enthalten, der Sie direkt zur Anmeldemaske des Lieferanten Extranets führt. 1. Die ersten Schritte Seite 3 / 26

4 1. Die ersten Schritte Das Lieferanten Extranet ist eine internetbasierte Anwendung, die vollständig in Ihrem Webbrowser läuft. Sie brauchen keine Anwendung installieren oder sich um Aktualisierungen kümmern. Sie haben zunächst die Möglichkeit, zwischen englischer und deutscher Sprache zu wählen. Sie können während der gesamten Anwendung zwischen beiden Sprachversionen wechseln. Klicken Sie nun auf den Link Anmeldung Lieferanten Extranet. Falls Sie sich bereits registriert haben, können Sie hier Ihre Lieferantennummer und Ihr Passwort eingeben. Ist es Ihr erster Besuch am Lieferanten Extranet, registrieren Sie sich bitte über den Link Registrieren. 1. Die ersten Schritte Seite 4 / 26

5 1. Die ersten Schritte Geben Sie hier ebenfalls Ihre Lieferantennummer ein und wählen Sie ein Passwort, dass Sie zur Sicherheit noch einmal wiederholen müssen. Verwenden Sie ein Passwort, das aus einer komplexen Zeichenfolge besteht. Geben Sie nun noch die adresse, den Namen und die Telefonnummer des Ansprechpartners an. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingaben mit einem Klick auf die Schaltfläche Registrieren. Verwenden Sie ein Passwort, das aus einer Kombination von Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen besteht und nicht einfach zu erraten ist. Nach erfolgter Registrierung wird eine an das Lieferantenmanagement von Görtz ausgelöst. Hier wird die Registrierungsanfrage geprüft und via freigegeben. Nach erfolgter Freigabe ist der Zugriff auf das Lieferanten Extranet möglich. Nach erfolgter Freischaltung können Sie sich am System anmelden. Bei der ersten Anmeldung am neuen System werden die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Ludwig Görtz GmbH angezeigt. 1. Die ersten Schritte Seite 5 / 26

6 1. Die ersten Schritte Lesen Sie sich diese aufmerksam durch und wählen Sie anschließend die Schaltfläche AGB bestätigen. Dies gilt auch für alle Nutzer, die bereits am alten System registriert haben. Ihre Anmeldedaten behalten ihre Gültigkeit und Sie können sich weiterhin damit anmelden. Allerdings müssen auch Sie die AGBs am neuen System noch einmal akzeptieren. Sie sind nun am Lieferanten Extranet angemeldet. Auf der linken Seite sehen Sie die Schaltflächen, mit denen Sie zu den einzelnen Funktionen der Anwendung navigieren können. Beispielsweise können Sie unter der Schaltfläche AGB jederzeit die von Ihnen akzeptierten Allgemeinen Geschäftsbedingungen einsehen. Werden die Zugangsdaten in der Anmeldemaske dreimal hintereinander falsch eingegeben, wird der Zugang gesperrt. Dann müssen Sie sich über den Weg der Registrierung ein neues Passwort geben lassen. Ihr Account wird dann vom Lieferantenmanagement der Ludwig Görtz GmbH wieder aktiviert. 1. Die ersten Schritte Seite 6 / 26

7 1. Die ersten Schritte Wir werden die Funktionen, die sich hinter diesen Schaltflächen verbergen, später ausführlich besprechen. Sollten Sie dennoch Hilfe benötigen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Hilfe in der Menüleiste, um Kontakt zum Support aufzunehmen. Wenn Sie das Lieferanten Extranet verlassen möchten, melden Sie sich bitte über die Schaltfläche Abmelden ab. 1. Die ersten Schritte Seite 7 / 26

8 2. Qualitätsnormen Sie haben die Möglichkeit, die Qualitätsnormen der Ludwig Görtz GmbH direkt über das Lieferanten Extranet herunterzuladen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche Qualitätsnormen. Sie finden hier die aktuellen Qualitätsnormen unterteilt in Eigen- und Fremdmarken für die Bereiche Damenschuhe, Herrenschuhe, Accessoires, etc. Die Qualitätsnormen liegen in den Sprachen Englisch und Deutsch vor. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Link Datei. Bestätigen Sie den folgenden Systemdialog mit einem Klick auf die Schaltfläche Ok. Sie benötigen den Adobe Reader. Falls dieser nicht bereits auf Ihrem System installiert ist, können Sie ihn kostenlos herunterladen. Sie können die Installation des Adobe Readers im Internet unter der Adresse com/de/reader/ starten. 2. Qualitätsnormen Seite 8 / 26

9 2. Qualitätsnormen Die Qualitätsnormen werden nun in einem neuen Browserfenster angezeigt. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf den Link Datei klicken. Wählen Sie hierzu die Spalte mit der Sprache, die Sie bevorzugen. Es erscheint ein Menü. Wählen Sie hier den Eintrag Ziel speichern unter, um das Dialogfenster zum Speichern zu öffnen. Wählen Sie nun einen geeigneten Speicherort auf Ihrem Computer aus und wählen Sie Speichern. Im Bereich Qualitätsnormen finden Sie auch die Grafikdaten für die Stempel, die Sie für die Produktion verwenden können. 2. Qualitätsnormen Seite 9 / 26

10 3. Qualitätsberichte Die Pflichtkomponenten eines Artikels können Sie im Bereich Qualitätsberichte erfassen. Geben Sie zunächst die Auftragsnummer ein, für die Sie Komponenten erfassen möchten und klicken Sie anschließend auf Auswählen. Ihnen werden nun weitere Informationen zur Bestellposition bereitgestellt. Außerdem können Sie Komponenten hinzufügen und entfernen. 3. Qualitätsberichte Seite 10 / 26

11 3. Qualitätsberichte Wählen Sie zum Hinzufügen eine Komponente aus der Auswahlliste aus. Falls Ihre Komponente nicht in der Auswahlliste steht, können Sie sie manuell eingeben. Wählen Sie nun die Materialkodierung. Mit der Schaltfläche Hinzufügen wird die Liste um die neue Materialkodierung ergänzt. Sie können durch Anklicken des Kreuz-Symbols Materialkodierungen aus der Liste entfernen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um Ihre Änderungen zu speichern. Sie erhalten eine Bestätigung vom System, dass Ihre Änderungen erfolgreich gespeichert wurden. Damit Sie Ihre Änderungen speichern können, müssen Sie zuvor alle Pflichtkomponenten eingegeben haben. 3. Qualitätsberichte Seite 11 / 26

12 4. Benutzerverwaltung Das Menü Benutzerverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Benutzerdaten zu ändern. Um Ihre Benutzerdaten zu verändern, müssen Sie zunächst Ihr aktuelles Passwort eingeben. Jetzt können Sie Ihre Daten verändern. Etwa, indem Sie ein neues Passwort eingeben. Um Tippfehler auszuschließen, müssen neue Passwörter stets wiederholt werden. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Speichern. Sie erhalten eine Systemmeldung, dass die Datenspeicherung erfolgreich war. Bei der nächsten Anmeldung ins Lieferanten Extranet gilt bereit das neue Passwort. 4. Benutzerverwaltung Seite 12 / 26

13 5. Stammdaten / Konditionen Im Menü Stammdaten/Konditionen können Sie Ihre Daten und Konditionen einsehen. In den Stammdaten sind auch die Kontakte aufgelistet, die bei Görtz hinterlegt sind. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um detaillierte Angaben zu einem Kontakt aufzulisten. Beachten Sie bitte, dass Sie Änderungen der Stamm- oder Adressdaten Görtz per mitteilen. Diese Daten können nicht von Ihnen selbst geändert werden. 5. Stammdaten / Konditionen Seite 13 / 26

14 5. Stammdaten / Konditionen Über die Schaltfläche Zurück, erreichen Sie wieder die Übersicht der Stammdaten. Über den Reiter Konditionen können Sie sich die Konditionen anzeigen lassen, die für Sie hinterlegt sind. Auch hier steht das Lupensymbol zur Verfügung, um zu den Details zu wechseln. 5. Stammdaten / Konditionen Seite 14 / 26

15 5. Stammdaten / Konditionen Auf dieser Seite können Sie Details zur ausgewählten Kondition betrachten; die Rabattsätze und Zahlungsbedingungen einsehen und Informationen über die Parameter der Lieferung abrufen. Schließlich werden die Verpackungskosten angezeigt. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurück erreichen Sie die Übersichtsseite. 5. Stammdaten / Konditionen Seite 15 / 26

16 Das Lieferanten Extranet stellt Ihnen komfortable Suchfunktionen für Ihre Aufträge bereit. Klicken Sie im Lieferanten Extranet auf das Feld Bestellpositionen. In dieser Suchmaske stehen verschiedene Kriterien zur Verfügung, nach denen Sie Ihre Suche filtern können. Auch die Kombination verschiedener Filter ist möglich. Auf der linken Seite können Sie Ihre Suche nach Zeiträumen filtern. Zur Auswahl steht der Zeitraum, in der die Bestellung aufgegeben wurde oder die Deadline, zu der die Ludwig Görtz GmbH den Auftrag eingereicht haben musste. Wählen Sie das Kriterium Liefertermin (ab Werk) um die Auswahl auf Bestellpositionen zu begrenzen, die in einem bestimmten Zeitraum geliefert werden. Seite 16 / 26

17 Um einen Zeitraum festzulegen, können Sie das Datum entweder von Hand eingeben oder bequem über das Kalendersymbol auswählen. Wählen Sie ein Jahr und einen Monat aus. Klicken Sie anschließend auf den Tag des Monats, der als Starttermin für den Lieferzeitraum gelten soll, nach dem Sie filtern möchten. Wählen Sie auf gleichem Weg einen Endtermin. In der mittleren Spalte können Sie die Suche auf verschiedene Status der Bestellung und auf einen Kunden begrenzen. Im Feld Status können Sie mehrere Status auswählen. Klicken Sie dazu zunächst auf einen Status und klicken Sie mit gedrückter Steuerungstaste auf weitere Felder, die Sie markieren möchten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, einen Kunden auszuwählen. In der rechten Spalte haben Sie die Möglichkeit, eine Verkaufsgruppe zu wählen. Wie bei allen anderen Suchkriterien ist der Filter nicht aktiv, falls Sie Keine Auswahl wählen. Schließlich können Sie noch Lieferantenartikelnummer, Bestellnummer und Görtz-Artikelnummer eingeben um Ihre Suche weiter einzugrenzen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suchen, um nach Bestellpositionen zu filtern, die Ihren vorgegebenen Suchkriterien entsprechen. Mit der Schaltfläche Suche zurücksetzen schalten Sie alle Filter ab. Seite 17 / 26

18 Es werden alle Bestellpositionen angezeigt, die Ihren Suchkriterien entsprechen. Sie haben nun die Möglichkeit, sich die einzelnen Bestellpositionen detailliert anzeigen zu lassen. Klicken Sie dazu auf das Lupensymbol neben einer Bestellposition. Es werden Ihnen nun alle Details zur ausgewählten Bestellposition angezeigt. Falls Sie bereits Kommentare zu dieser Position angemerkt haben, können Sie diese hier ansehen. Seite 18 / 26

19 Alle Informationen können Sie über die Schaltfläche Download Bestellposition herunterladen. Solange eine Bestellposition noch nicht bestätigt worden ist, können die Daten zu Bestellpositionen nur in reduziertem Umfang (z.b. ohne den Größenverlauf) heruntergeladen werden. Erst nach erfolgter Bestätigung ist das gesamte Dokument herunterzuladen. Über die Schaltfläche Zurück gelangen Sie zu Ihren Suchergebnissen. Seite 19 / 26

20 Bei Bestellpositionen mit einem Stiftsymbol sind Ihre Angaben erforderlich. Bestellpositionen mit einem Stiftsymbol haben entweder den Status Offen, Gegenvorschlag Görtz oder Stornierung erbeten Seite 20 / 26

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22 Bestellpositionen mit dem Status Offen können Sie entweder annehmen oder ablehnen. Änderungen des Ursprungslandes oder des Versendelandes können direkt vorgenommen und die Bestellposition dennoch bestätigt werden. Dies gilt aber nur für den Fall, dass keine Änderung am Liefertermin erfolgt. Wenn Sie eine Änderung des Liefertermins mitteilen, erstellen Sie damit einen eigenen Gegenvorschlag zur vorliegenden Bestellung. Dieser Vorschlag muss mit einer Bestellposition mit dem Status Gegenvorschlag Görtz beantwortet werden. Erst über diese neue Bestellposition wird dann eine endgültige Akzeptanz möglich. Kontrollieren Sie also zunächst, ob das Ursprungs- und Versendeland korrekt ist, und ob der Liefertermin einzuhalten ist. Falls Sie hier Änderungen vornehmen, die den Liefertermin betreffen, teilen Sie uns dies bitte über die Schaltfläche Änderung mitteilen mit. Notieren Sie Bemerkungen im Kommentarfeld. Falls Sie Änderungen vorgenommen haben oder mitteilen möchten, beschreiben Sie bitte kurz den Grund der Änderung. Beschreiben Sie den Grund für eine Ablehnung der Bestellung, falls Sie die Bestellposition nicht annehmen möchten. Änderungen am Liefertermin werden verworfen, wenn Sie die Bestellposition akzeptieren! Natürlich haben Sie auch bei der Annahme der Position die Möglichkeit, in diesem Feld Notizen zu hinterlassen. So lange es Änderungen und Gegenvorschläge gibt, gilt eine Bestellposition als nicht angenommen und storniert. Erst mit beiderseitiger Annahme aller Änderungen wird eine Bestellposition als bestätigt angesehen. Bestätigen Sie schließlich die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, indem Sie einen Haken in das entsprechende Feld setzen. Schließen Sie den Vorgang ab und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage. Sie erhalten anschließend eine Systemmeldung, dass die Bestellposition bestätigt wurde. Seite 22 / 26

23 Über die Schaltfläche Zurück zeigen Sie wieder Ihre Suchergebnisse an. Möchte Görtz eine vormals bestätigte Bestellposition stornieren, erhält diese den Status Stornierung erbeten. Auch bei diesem Status stehen Ihnen die Details der Position zur Verfügung. Nachdem Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptiert haben, haben Sie die Möglichkeit, den Stornowunsch abzulehnen oder ihm zu entsprechen. Seite 23 / 26

24 7. Optionsmengen Als Optionsmengen werden Reservierungen für Artikel bezeichnet, die Görtz in den kommenden Monaten schnell ordern möchte. Im gleichnamigen Bereich können Sie darauf zugreifen. Wie bei den Bestellpositionen, haben Sie auch hier die Möglichkeit, die angezeigten Optionsmengen anhand verschiedener Suchkriterien zu filtern. In der linken Spalte können Sie die vorgesehene Einsatz- und Abrufzeit der angezeigten Optionsmengen eingrenzen. Wählen Sie im Bereich Einsatzmonat/Jahr von einen Monat aus der Auswahlliste aus und geben Sie ein Jahr ein. Verfahren Sie gleichermaßen im Bereich Einsatzmonat/Jahr bis. Über das Kalendersymbol können Sie einen Zeitraum für die Abrufzeit der Optionsmengen festlegen. 7. Optionsmengen Seite 24 / 26

25 7. Optionsmengen Analog zu den Bestellpositionen haben Sie die Möglichkeit, Status, Kunden und Verkaufsgruppen einzugrenzen, oder nach konkreter Lieferantenartikelnummer, Bestellnummer oder Görtz-Artikelnummer zu filtern. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Suchen, um nach Bestellpositionen für Optionsmengen zu suchen, die Ihren vorgegebenen Suchkriterien entsprechen. Mit Hilfe der Schaltfläche Suche zurücksetzen, schalten Sie alle Filter ab. Ihre Suchergebnisse werden angezeigt. Wählen Sie das Lupensymbol, um weitere Informationen zu einer Optionsmenge anzuzeigen. Die Status Stornierung erbeten und Reservierung erbeten verfügen statt der Lupe über ein Stiftsymbol. Es symbolisiert, dass eine Aktion von Ihnen erforderlich ist. Klicken Sie bitte auf das Stiftsymbol, um Optionsmengen zu bearbeiten. 7. Optionsmengen Seite 25 / 26

26 7. Optionsmengen Es werden Ihnen Details zur Optionsmenge angezeigt und die Optionsmengen werden nach Größen aufgeschlüsselt. Nun haben Sie die Möglichkeit die Reservierung anzunehmen oder abzulehnen. Abschließend müssen noch einmal die AGBs akzeptiert werden. Mit der Schaltfläche Zurück erreichen Sie Ihre Suchergebnisse. ENDE 7. Optionsmengen Seite 26 / 26