Modern Office - Intrastat Meldung

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1 Modern Office - Intrastat Meldung In diesem Dokument wird Ihnen die Funktionsweise des Modern Office Moduls Intrastat Meldung erläutert. Außerdem werden die Anlage der Stammdaten und die laufende Verwendung des Moduls beschrieben. Beachten Sie, dass sich die Beispiele in dieser Anleitung auf Unternehmen in Österreich beziehen. Hinweise zu anderen Ländern finden Sie am Ende der Anleitung. 1. Beschreibung Es werden alle Rechnungs- sowie Gutschriftenzeilen aus Ein- und Verkauf, welche für die Intrastat Meldung relevant sind, in eine Meldung übernommen. Sie können die Meldungszeilen prüfen und bearbeiten. Anschließend können Sie die Meldung drucken und in eine Exportdatei für das IDEP-Programm von Statistik Austria ausgeben. Welche Belege werden in die Meldung übernommen? Alle Belege, deren Steuerart den Buchungscode 10 oder 11 eingetragen haben, werden übernommen. Dies sind im Normalfall Innergemeinschaftlicher Erwerb sowie Innergemeinschaftliche Lieferung. 2. Vorausetzungen 2.1. Stammdatenanlage [Stammdaten Allgemeine Stammdaten- Intrastat]: Zur erfolgreichen Erstellung einer Intrastat -Meldung müssen die Stammdaten bere its zum Zeitpunkt der Belegerfassung richtig erfasst sein! Warennummern Es werden Warennummern mit Modern Office ausgeliefert. Sie haben die Möglichkeit, diese mit eigenen Kommentaren zu versehen, diese zu ändern oder zu ergänzen. Besondere Maßeinheit: Geben Sie die bes. Maßeinheit (laut Statistik Austria) an. 1

2 Geschäftsarten Matchcode: Tragen Sie den jeweils gültigen Code (laut Statistik Austria) ein. Statistische Verfahren Eingang: Wählen Sie das Statistische Verfahren, welches bei Verwendung dieser Geschäftsart in Eingangsbelegen vorgeschlagen werden soll. Statistische Verfahren Ausgang: Wählen Sie das Statistische Verfahren, welches bei Verwendung dieser Geschäftsart in Ausgangsbelegen vorgeschlagen werden soll. Verkehrszweige Matchcode: Tragen Sie den jeweils gültigen Code (laut Statistik Austria) ein. Statistische Verfahren Matchcode: Tragen Sie den jeweils gültigen Code (laut Statistik Austria) ein. 2

3 Besondere Maßeinheiten Matchcode: Tragen Sie den jeweils gültigen Code (laut Statistik Austria) ein. Die besonderen Maßeinheiten können bei den entsprechenden Warennummern ausgewählt werden (siehe Stammdaten Warennummern ). Länder Code: Geben Sie bei allen Ländern den Iso-Ländercode ein. Dieser wird für die korrekte Erstellung der Intrastat-Meldung benötigt Artikelanlage [Artikel Teil 2]: Im Artikelstamm Teil 2 können Sie die Warennummer des jeweiligen Produkts hinterlegen. Hinterlegen Sie bei allen Produkten eine Warennummer! 3

4 Modern Office akzeptiert hier jede Eingabe. Im Idealfall sollten Sie jedoch die entsprechende Warennummer per [F5] aus dem Warennummernstamm auswählen. Ist die Warennummer in den Stammdaten vorhanden wird Ihnen ein grünes Häckchen angezeigt. Bei der Erstellung einer Intrastat-Meldung prüft Modern Office, ob für alle Warennummern, welche in den Belegen vorhanden sind, ein Stammdatensatz vorhanden ist. Da bei der Intrastat das Gewicht immer anzugeben ist, ist es hilfreich, wenn Sie das Gewicht im Artikelstamm hinterlegen, da es in den Belegen dann bereits vorgeschlagen wird. Ansonsten muss das Gewicht beim Erfassen der Belege eingetragen werden. Dies ist Voraussetzung für die erfolgreiche Übernahme in die Meldung! Ausnahmen: Bei Artikeln, für welche keine Intrastat gemeldet werden muss/soll, geben Sie ein - (Minus) in die Warennummer ein. Dies ist für Modern Office das Zeichen, dass die Belegzeilen nicht in die Intrastat-Meldung übernommen werden sollen. Dies trifft z.b. bei Dienstleistungs- oder Frachtartikeln zu. 4

5 3. Funktionsweise 3.1. Erfassung von Belegen: Warennummer: Bei der Erfassung von Belegzeilen wird die Warennummer aus dem Artikelstamm automatisch in die Belegzeile übernommen. Sie können die Warennummer bei Bedarf in der jeweiligen Belegzeile ändern oder löschen. Wird keine Warennummer vorgeschlagen sollten Sie Artikel- und Warennummernstamm prüfen und die Daten nachpflegen, da es sonst bei der Erstellung der Intrastat-Meldung zu Fehlern kommt. Gewicht: Tragen Sie das Gewicht in der Belegzeile ein sofern es nicht aus dem Artikel vorgeschlagen wird. Bei Warennummern mit einer Besonderen Maßeinheit wird die Menge zusätzlich in die Meldung übernommen. Bitte stellen Sie sicher, dass Einheit Ihrer Eingabe mit der besonderen Maßeinheit, welche in der Intrastat gefordert wird, übereinstimmt. Hinweis zu Textartikeln: Bei Textartikeln kann Modern Office keine Warennummer vorgeschlagen. Tragen Sie die entsprechende Warennummer manuell in der Belegzeile ein. Soll der Artikel nicht in die Intrastat- Meldung übernommen werden geben Sie ein - (Minus) ein. Hinweis zu Einkaufsbelegen: Achten Sie bei Einkaufsbelegen darauf, dass in den Belegzeilen das Ursprungsland ausgefüllt ist. Wird es nicht automatisch aus dem gewählten Artikel vorgeschlagen sollten Sie den Artikelstamm pflegen oder das Ursprungsland in der Belegzeile eingeben. Es ist keine Eingabe erforderlich, wenn das Artikel-Ursprungsland mit dem Land des Lieferanten übereinstimmt. Dieses wird automatisch in die Meldung eingetragen, wenn das Beleg-Ursprungsland leer ist. 5

6 3.2. Erstellung einer Intrastat-Meldung: Im Menüpunkt [Auswertungen Intrastat Meldung] können Sie eine neue Meldung erstellen: Meldungsdaten: Wählen Sie, welche Belege in die Meldung übernommen werden sollen. Im Normalfall werden Monatsmeldungen an die Statistik Austria übergeben. Über die Abrechnungsart können Sie entscheiden, ob Einkauf, Verkauf oder beides in die Meldung übernommen werden sollen. Hinweise für den Ausdruck: Zusätzliche Angaben für den Ausdruck der Meldung aus Modern Office. Diese Angaben sind Hinweise für Sie und werden beim Export der Daten nicht mitübergeben. Geschäftsart Rechnung: Legen Sie die Geschäftsart für Rechnungsmeldezeilen fest. (Vorschlagswert Benutzerparameter 5011) Geschäftsart Gutschrift: Legen Sie die Geschäftsart für Gutschriftsmeldezeilen fest. Diese wird auch für Belegzeilen mit negativer Menge (z.b. Rücknahmen in Rechnungen) angewandt. (Vorschlagswert Benutzerparameter 5012) 6

7 Verkehrszweig: Legen Sie den Verkehrszweig für die Meldungszeilen fest. Dieser wird in alle Zeilen eingetragen. Sie können den Verkehrszweig beim bearbeiten der erstellten Meldung pro Meldungszeile ändern. (Vorschlagswert Benutzerparameter 5013) Letzte Meldung: Ihnen wird die zuletzt erstellte Meldung (laut zuletzt übernommenen Belegdaten) angezeigt. Klicken Sie auf Meldung erstellen. Modern Office übernimmt nun alle relevanten Belegzeilen in eine neue Intrastat-Meldung. Anschließen wird Ihnen ein kurzer Hinweis zu den übernommenen Daten angezeigt: 3.3. Bearbeiten und Prüfen der Meldung Nach der Erstellung wird Ihnen die neue Intrastat-Meldung angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit die Kopfdaten sowie alle Meldezeilen zu bearbeiten. Außerdem können Sie Zeilen einfügen oder löschen. Unvollständige oder fehlerhafte Zeilen werden farbig hervorgehoben. Prüfen Sie diese Zeilen. Über den Button Prüfen können Sie die gesamte Meldung von Modern Office prüfen lassen. Es wird Ihnen die Anzahl eventueller Warnungen oder Fehler angezeigt. Bearbeiten Sie die Meldung 7

8 solange, bis keine Fehler mehr vorhanden sind. Dies ist Voraussetzung für die Übergabe an das IDEP- Programm. Sie können sich die Meldung ausdrucken. Es gibt eine Detailliste auf der alle Zeilen angeführt werden sowie eine Summenliste, auf der pro Handelspartnerland, Ursprungsland, Warennummer, Geschäftsart, Verkehrszweig und Stat. Verfahren verdichtet wird Export der Meldung an das IDEP-Programm Sobald Ihre Meldung keine fehlerhaften Zeilen mehr enthält können Sie den Export an das IDEP- Programm von Statistik Austria durchführen. Wählen Sie dazu im Menü den Punkt [Auswertungen Intrastat Meldung Übersicht]. Über den Button Export starten Sie das Exportprogramm für die gewählte Meldung: Ausgabeart: Wählen Sie welche Meldungszeilen exportiert werden sollen. Da das IDEP-Programm pro Import-Vorgang nur Ein- oder Ausgangszeilen akzeptiert müssen Sie jeweils ein eigenes File erstellen. Datei: Wählen Sie den Dateinamen inkl. Pfad aus. Geben Sie als Endung.csv an. 8

9 Klicken Sie auf Export starten Aufbau der Exportdatei Die Exportdatei enthält folgende Spalten: Die Spalten sind mit Semikolon ; getrennt. 1. Bezugsnummer 2. KN8 Code / Eig. Warencode 3. Warenbezeichnung 4. Rechn.betr. EUR 5. Eigenmasse in kg 6. Ursprungsland 7. Handelspartnerland 8. Statistisches Verfahren 9. Statist. Wert EUR 10. Besondere Maßeinheit 11. Art des Geschäftes 12. Verkehrszweig 13. Belegmonat (ab V21B10) 14. Belegjahr (ab V21B10) 15. Intrastatnummer (ab V21B10) 9

10 4. Import in das IDEP-Programm (Österreich) Folgende Beispiele beziehen sich auf die IDEP Version vom Andere IDEP Versionen weichen möglicherweise ab. Das IDEP Programm können Sie kostenlos auf der Homepage der Statistik Austria downloaden: Anlegen des Importfilters Wählen Sie im Menü den Punkt [Import Importformat/Druckformat] aus. Legen Sie über den Button + ein neues Format an. Legen Sie das neue Importformat mit folgenden Einstellungen an: 10

11 Bezeichnung, Beschreibung: Frei definierbar Importformat: Meldezeilen Datenimportformattyp: Text, Trennzeichen, ; (Semikolon) Pfad: Exportdatei (Pfad inkl. Dateiname) Anzahl Kopfzeilen: 0 KN8 Code / Eig. Warencode: KN8-Code Verwendete Felder: 16. Bezugsnummer 17. KN8 Code / Eig. Warencode 18. Warenbezeichnung 19. Rechn.betr. EUR 20. Eigenmasse in kg 21. Ursprungsland 22. Handelspartnerland 23. Statistisches Verfahren 24. Statist. Wert EUR 25. Besondere Maßeinheit 26. Art des Geschäftes 27. Verkehrszweig Die Reihenfolge muss eingehalten werden damit die Daten richtig importiert werden! Speichern Sie das Importformat anschließend mit Hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe des IDEP-Programms oder unter [Import Import Anleitung]: 11

12 4.1. Import der Meldezeilen Wählen Sie im Menü den Punkt [Meldung - Bearbeiten] aus. Sie können eine neue Meldung durch Klick auf den + Button erstellen. Legen Sie die neue Meldung entsprechend der exportierten Daten an: Meldekopfnummer: Wird automatisch vergeben Meldefunktion: 1. Normale INTRASTAT-Meldung Warenfluss: E. Eingang / V. Versendung (entspricht Ausgang in Modern Office) Kategorie: Muss in den Einstellungen in IDEP eingestellt werden (siehe Hilfe) Berichtsmonat: Wählen Sie den Zeitraum für welche die Daten exportiert wurden Klicken Sie anschließen auf Hinzufügen um die Meldung zu erstellen. 12

13 Die neue Meldung wird Ihnen nun angezeigt. Klicken Sie hier das Symbol zum Import an: Wählen Sie das angelegte Importformat für Modern Office aus: Der Pfad wird Ihnen aus dem Format automatisch vorgeschlagen. Klicken Sie zum Starten des Imports auf OK. Anschließen werden Ihnen die importierten Meldezeilen in der Meldung angezeigt. Möglicherweise wird Ihnen ein Import-Log angezeigt falls noch fehlerhafte Meldezeilen vorhanden sind. Diese werden farbig in der Meldung angezeigt. Informationen zur weiteren Bearbeitung der Meldung und zur Übergabe an die Statistik Austria entnehmen Sie bitte der IDEP-Hilfe oder der Homepage der Statistik Austria 13

14 5. Import in das IDES-Programm (Deutschland) Die folgende Beschreibung bezieht sich auf die IDES Version 13.0 Die exportierten Daten sind ab Modern Office Version 21 Build 10 mit dem IDES-Programm kompatibel. Bitte beachten Sie unabhängiger von dieser Anleitung immer auch die Hinweise im IDES Programm bzw. dessen Dokumentation Voraussetzungen Mit Modern Office werden standardmäßig die Stammdaten für Österreich ausgeliefert. Die deutschen Daten können teilweise abweichen und müssen manuell vor Verwendung des Moduls angepasst werden (z.b. Geschäftsarten, Statistische Verfahren, ) Anlegen des Importfilters im IDES-Programm Um die Modern Office Daten zu importieren wird für Eingangs- und Versendungsmeldungen jeweils ein eigener Filter benötigt. Öffnen Sie die Filterübersicht über [Extras Import/Exportfilter]. In der Übersichtstabelle können Sie über Neuer Filter einen neuen Importfilter anlegen. Bennen Sie die Filter z.b. ModernOffice_Eingang und ModernOffice_Versendung. Legen Sie den Filter mit folgenden Einstellungen an: Art: Meldung Typ: CSV Trennsymbol: ; Über den Button Detail können Sie die Importfelder definieren. 14

15 Filter für Eingangsmeldungen Vergeben Sie die Spaltenpositionen bzw. Vorgabewerte entsprechend der Vorlage. Die Spalte Ursprungsregion/Bestimmungsregion definieren Sie bitte fix mit der Region ihres Standorts. Die Spalte Auskunftspflichtiger kann mit Spalte 15 importiert oder mit einem fixen Vorgabewert versehen werden. 15

16 Filter für Versendungsmeldungen Vergeben Sie die Spaltenpositionen bzw. Vorgabewerte entsprechend der Vorlage. Die Spalte Ursprungsregion/Bestimmungsregion definieren Sie bitte fix mit der Region ihres Standorts. Die Spalte Auskunftspflichtiger kann mit Spalte 15 importiert oder mit einem fixen Vorgabewert versehen werden Datenimport durchführen Wählen Sie im Menü den Punkt [Meldungen Import aus ASCII- oder CSV-Datei] und folgen Sie den Anweisungen. Weitere Informationen zum Einrichten der Filter, zum Import und Prüfung der Daten entnehmen Sie bitte der Dokumentation des IDES-Programms. 16