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2 Inhaltsverzeichnis Erläuterung E-Rechnungs-Versand... 3 Preise E-Rechnungen... 4 Preise/Kosten Comatic... 4 Preise/Kosten SIX Paynet AG... 4 Dienstleistungen SIX Paynet AG... 5 Einrichtung E-Rechnung bei SIX Paynet AG... 6 Web-Registrierung (Bestellung bei SIX Paynet AG)... 6 Einrichtung E-Rechnung in der Comatic Software... 8 Allgemeine Einstellungen im Comatic... 8 Anmeldung und Authentifizierung neuer E-Rechnungs Kunde... 9 Ablauf E-Rechnungs-Versand Die in diesen Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung gea ndert werden. Die in den Beispielen verwendeten Firmen, sonstige Namen und Daten sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Ohne ausdru ckliche schriftliche Erlaubnis der Comatic AG darf kein Teil dieser Unterlagen fu r irgendwelche Zwecke vervielfa ltigt oder u bertragen werden, unabha ngig davon, auf welche Art und Weise oder mit welchen Mitteln (elektronische oder mechanische) dies geschieht Comatic AG. Alle Rechte vorbehalten. Microsoft, Windows, Windows 7, Windows 8, Windows 10, Windows 2008 Server, Windows 2012 Server, Microsoft SQL Server sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen La ndern. Andere in diesem Dokument aufgeführten Produkt- und Firmennamen sind mo glicherweise Marken der jeweiligen Eigentu mer. Sie mu ssen den Lizenzbestimmungen der Comatic AG zustimmen, bevor Sie dieses Produkt benutzen ko nnen. Das Produkt wird als Einzelprodukt lizenziert. Fu r jeden Computer wird eine separate Lizenz erteilt Seite 2 von 11

3 Erläuterung E-Rechnungs-Versand Mehr Kundenservice, weniger Fehler, Kosten- und Umweltentlastung sowie effizientere Prozesse im Unternehmen: Diese Vorteile vereint die E-Rechnung. Die Zusatzfuntkion (Addon) zum Versand von E- Rechnungen aus der Comatic-Software wurde gemäss den Vorgaben von PostFinance AG und SIX Paynet AG entwickelt, den marktführenden Anbietern für elektronischen Zahlungsverkehr in der Schweiz. Der Versand von E-Rechnungen entlastet Sie als Anwender ebenso wie Ihre Kunden durch geringeren Aufwand bei der Fakturierung. Ohne Medienbrüche gelangen Ihre elektronischen Rechnungen nach Signatur gemäss gesetzlichen Vorgaben direkt ins E-Banking- oder PostFinance-System Ihrer Kunden. Hieraus können diese die Bezahlung der Rechnung dann mit nur wenigen Klicks einfach und schnell in Auftrag geben. Ihre wichtigsten Vorteile auf einen Blick Manuelle Aufwände, Papier- und Druckkosten entfallen Einfache Bedienung Kunden erhalten E-Rechnungen digital und direkt Keine Fehler bei den Bankdaten Pünktliche Zahlungseingänge Implementierung als Addon in Ihrer Comatic Software Seite 3 von 11

4 Preise E-Rechnungen Für die Verwendung des Addon E-Rechnungen ist das Modul von Comatic AG erforderlich. Seitens der SIX Paynet AG fallen weitere Kosten an. Preise/Kosten Modul E-Rechnung Comatic Cloud: CHF 25./Mt Local: CHF Preise/Kosten SIX Paynet AG 1. Kosten von SIX Paynet AG im 1. Jahr Aufschaltungsgebühren: CHF Einrichtungsgebühren: CHF Startpacket bis 2400 Rechnungen pro Jahr: CHF Kosten SIX Paynet AG ab dem 2. Jahr Die Verrechnung erfolgt auf Basis der Anzahl in den voraus- gegangenen 12 Monaten übermittelten E- Rechnungen zu Beginn der nächsten Periode. Werden in der laufenden Periode mehr E-Rechnungen als in der Stufe spezifiziert übermittelt, so werden diese ohne Zusatzkosten verarbeitet. Stufe Transaktionen CHF 1 0 bis 200 Transaktionen bis 400 Transaktionen bis 600 Transaktionen bis 800 Transaktionen bis 1000 Transaktionen bis 1200 Transaktionen bis 1400 Transaktionen bis 1600 Transaktionen bis 1800 Transaktionen bis 2000 Transaktionen bis 2200 Transaktionen bis 2400 Transaktionen Kosten für Archiv, Anmeldung, monatliche Gebühr, Weiterleitung an die PostFinance sind in einem Preis enthalten. Der Kunde erhält eine Jahresrechnung von SIX Paynet AG und kann deshalb die Kosten besser budgetieren Seite 4 von 11

5 Dienstleistungen SIX Paynet AG Fixer Jahrespreis (12 Monate) Sie zahlen pro Periode von 12 Monaten einen fixen Betrag für beliebig viele E Rechnungen. Der Preis wird auf der Basis des Volumens der letzten 12 Monate bestimmt Eine E-Rechnung entspricht einer Transaktion und kann bei Bedarf mehrere Raten enthalten. Gewichtung der E-Rechnungen für die Berechnung der Transaktionen E-Rechnungen an E-Banking Kunden bei einer Bank (Private und Firmen) sowie Empfänger, welche eine Buchhaltungssoftware mit Workflow einsetzen, haben ein Gewicht von 1.0. E-Rechnungen, welche an PostFinance für den Empfang durch E-Finance-Kunden weitergleitet werden, haben ein Gewicht von 0.5 (PostFinance berechnet Zusatzkosten). Für die Einlieferung von E-Rechnungen mit Raten (sofern durch die verwendete Software unterstützt) wird ein Zuschlag erhoben. Die erste Rate einer E-Rechnung ist inbegriffen, weitere Raten werden mit 0.1 gewichtet. Zugang zum Paynet Kundenportal Sie können über das Kundenportal alle notwendigen Funktionen ausführen. Ablage E-Rechnungen im Online Archiv Ihre E-Rechnungen werden im Online Archiv während der bestehenden Vertragsdauer gespeichert und können von Ihnen jederzeit eingesehen werden. Support In erster Linie ist der Support des Softwareanbieters zu kontaktieren. Der Support durch SIX wird zu CHF 40. je 15 Min. verrechnet. Eintrag in Rechnungssteller Verzeichnisse Im E-Banking, auf und weitere Werbemittel zur Bekanntmachung der E-Rechnung bei Ihren Kunden Siehe Alle Angaben sind ohne Gewähr. Für weitere Informationen zu den Dienstleistungen und Preise der SIX Paynet AG melden Sie sich direkt unter Seite 5 von 11

6 Einrichtung E-Rechnung bei SIX Paynet AG Web-Registrierung (Bestellung bei SIX Paynet AG) Zur «Web-Registrierung» gelangen Sie über folgenden Link: Schritt 1: Registrierung als Neukunde Bitte geben Sie Ihre -Adresse ein und definieren Sie ein Kennwort. Diese Login-Daten benötigen Sie ausschliesslich für die Bestellung des E-Rechnung Startpakets. Schritt 2: -Adresse bestätigen Sie erhalten nun ein von SIX Paynet AG. Bitte klicken Sie in diesem auf den Aktivierungslink, um mit der Registrierung fortzufahren. Sie erhalten umgehend die Bestätigung Ihrer -Adresse. Schritt 3: Login mit bestätigter -Adresse Seite 6 von 11

7 Schritt 4: Erfassung der Angaben zu Ihrer Firma Sie befinden sich nun auf dem Bestellformular. Bitte geben Sie die Informationen zu Ihrer Firma, Ihrer Gemeinde oder Ihrem Verein, zu den Ansprechpersonen und zum Gutschriftskonto ein, prüfen Sie Ihre Angaben und schliessen Sie die Bestellung unter «Bestätigung» ab. Wichtige Hinweise: - Sie können die Bestellung jederzeit unterbrechen, müssen sie aber innerhalb von 72 Stunden abschliessen. Um zu Ihrer Bestellung zurückzukehren, klicken Sie bitte auf den folgenden Link: - Übermittlungsvarianten: Welche Software möchten Sie für den Versand von ERechnungen nutzen? Wählen Sie das entsprechende Softwarehaus Comatic in der Liste aus. - Gutschriftskonten: Nebst IBAN geben Sie für «Bankkonto (BESR)» oder «Konto PostFinance (ESR)» bitte die korrekte VESR-Teilnehmer-Nr. und ggf. die BESR-ID an! Ansonsten besteht das Risiko, dass die Rechnung aufgrund falscher Empfängeridentifikation zurückgeleitet wird. Das «Bankkonto (BESR)» verlangt immer eine BESR-ID, weil es sich um das PC-Konto der Bank handelt und ohne BESR-ID die Zahlung nicht dem richtigen Zahlungsempfänger zugeordnet werden kann. Beachten Sie bitte auch, dass bei Erfassung eines IBAN-Kontos immer auch die Erfassung eines «Bankkonto (BESR)» oder «Konto PostFinance (ESR)» erwartet wird. Nur mit letztgenannten Kontotypen, kann die Zahlung automatisiert einer offenen Rechnung zugeordnet werden (IBAN gewährleistet lediglich die Übermittlung des Namens des Zahlungspflichtigen, aber keine Zahlungsreferenzen) Seite 7 von 11

8 Nach erfolgreicher Aufschaltung im Paynet Netzwerk erhalten Sie Ihre Login-Daten für das Paynet Kundenportal,das Paynet Online-Archiv sowie für den Datenaustausch über das Paynet System. Bei Probleme mit dem Anmeldeprozess bei SIX Paynet AG melden Sie unter Einrichtung E-Rechnung in der Comatic Software Allgemeine Einstellungen im Comatic Nach der Lizenzierung des E-Rechnungs-Moduls bei Comatic haben Sie unter Verkauf einen neuen Programmpunkt erechnungen. Wa hlen Sie dort den Button Einstellungen : Geben Sie hier die exakten Daten ein, die Sie nach Ihrer Web-Registrierung von SIX Paynet AG erhalten haben. Diese Daten erhalten Sie von SIX Paynet AG nach der erfolgreichen Web-Registrierung einige Tage später via Post. Im Comatic unter Optionen/Druckerzuteilung muss zusätzlich bei der Rechnung die Option PDF-Archiv aktiviert werden: Seite 8 von 11

9 Anmeldung und Authentifizierung neuer E-Rechnungs Kunde Nachdem Sich Ihr Kunde nun bei seiner Bank oder Post für Ihre E-Rechnung angemeldet hat, erhalten Sie von SIX Paynet AG ein Bestätigungsmail mit dem Hinweis der neuen Anmeldung. Die Anmeldung ist nun im Portal bei SIX Paynet AG sichtbar. Loggen Sie sich beim Portal bei SIX Paynet AG ein (Im Comatic unter Verkauf/eRechnungen über den Button ) Im Paynet Portal können Sie nach erfolgreicher Pru fung den neuen Kunden u ber S/E im freischalten. Tragen Sie im Feld Kunden-Nr. die Comatic Kunden-Nummer ein. Diese finden Sie im Comatic unter Stammdaten/Adressen im Feld ID. Im Portal ist auch die PayNet-ID (PID) Nummer (Teilnehmer-Nr.) des Kunden sichtbar. Notieren Sie diese Nummer und tragen Sie diese Nummer im Comatic unter Stammdaten/Adressen im Register erechnung beim entsprechenden Kunden im Feld PayNet-ID ein Seite 9 von 11

10 Feld Adressart erech.: Feld PayNet-ID (PID): Wa hlen Sie PRV (Private Person) oder COM (Firma) Tragen Sie hier die PayNet-ID Nummer des Kunden ein die Sie von SIX Paynet AG erhalten haben. Ablauf E-Rechnungs-Versand Die Rechnungen erstellen Sie im Comatic wie gewohnt unter Verkauf/Rechnungen. Die offenen Rechnungen der Kunden die als E-Rechnung gemäss vorangegangener Beschreibung eingerichtet wurden, erscheinen nun auch unter Verkauf/eRechnungen mit Status Erfasst und estatus Pendent. Mit dem Button Aktualisieren werden die E-Rechnungen an SIX Paynet AG übermittelt. Die erechnungen werden seitens SIX Paynet AG weiter geprüft, der Status der Aufträge kann sich nach weiterem Klick auf den Button Aktualisieren verändern. Wichtiger Hinweis! Bevor Sie den normalen Rechnungsversand ( Rechnungen drucken ) unter Verkauf/Rechnungen ausführen ist es immer zwingend notwendig vorerst die Verarbeitung der E-Rechnungen (über den Button Aktualisieren ) durchzuführen, da der Kunde die Rechnung ansonsten doppelt erhält Seite 10 von 11

11 Anbei finden Sie die Erklärung der einzelnen Status die unter Verkauf/eRechnungen vorhanden sind: estatus Pendent : estatus Nicht übermittelt : estatus Übermittelt: estatus OK : estatus Fehler : Offene E-Rechnungen Diese E-Rechnungen konnten noch nicht übermittelt werden (Ursache ev. keine Internetverbindung) E-Rechnung wurde erfolgreich übermittelt, wird von SIX Paynet AG geprüft E-Rechnung wurde von SIX Paynet akzeptiert und an den Kunden weitergeleitet Die E-Rechnung wurde von SIX Paynet AG abgewiesen (siehe gemeldete Fehlerbeschreibung im Feld efehler von SIX Paynet AG). Bei Informationen zur Fehlerbeschreibung, kontaktieren Sie den Support von SIX Paynet AG Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und Spass Ihre Geschäftsprozesse mit der Comatic Business Software zu vereinfachen! Ihr Comatic Team! HILFE - Ich komme nicht mehr weiter! Sie brauchen Unterstützung? Kein Problem!- Rufen Sie uns an Tel: (CHF 2.50/Minute). Wir installieren und konfigurieren die Software für Sie und erklären Ihnen die Anfangsschritte Seite 11 von 11