Microsoft Excel 2007 Basiswissen. Begleitheft für Excel-Einsteiger

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1 Microsoft Excel 2007 Basiswissen Begleitheft für Excel-Einsteiger

2 MICROSOFT EXCEL BASISWISSEN Verlag: BILDNER Verlag GmbH Bahnhofstraße Passau info@bildner-verlag.de Tel.: Fax: Gestaltung: Christian Dadlhuber Lektorat: Inge Baumeister, MMTC Multi Media Trainingscenter GmbH Herausgeber: Christian Bildner 2014 BILDNER Verlag GmbH, Passau Die Informationen in diesen Unterlagen werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Bei der Zusammenstellung von Texten und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgegangen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind Verlag und Herausgeber dankbar. Fast alle Hard- und Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind gleichzeitig auch eingetragene Warenzeichen oder sollten als solche betrachtet werden. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Es gelten die Lizenzbestimmungen der BILDNER Verlag GmbH Passau. 2

3 MICROSOFT EXCEL BASISWISSEN INHALTSVERZEICHNIS Vorwort Die Excel Arbeitsumgebung Der Excel-Arbeitsbildschirm... 9 Fensterdarstellung... 9 Die Multifunktionsleiste Die Office-Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe Arbeitsmappe und Tabellenblätter Arbeitsmappen Tabellenblätter Zellen Bildschirmeinstellungen Zoom Ansichten Zusammenfassung Dateneingabe Grundlagen der Dateneingabe Zelle markieren Eingabe bestätigen Besonderheiten bei der Eingabe von Text und Zahlen Datum eingeben Spaltenbreite anpassen Daten korrigieren Zellinhalte überschreiben Zellinhalt korrigieren Zellinhalte löschen Befehle rückgängig machen Zellbereiche markieren Erweiterte Funktionen der Dateneingabe AutoEingabe Automatisches Ausfüllen von Zellen Zellinhalte mit der Maus verschieben und kopieren Die Zwischenablage verwenden Erweiterte Einfügeoptionen Die Office-Zwischenablage Zusammenfassung Übung Mit Arbeitsmappen und Tabellenblättern arbeiten Arbeitsmappen speichern und öffnen Neue Arbeitsmappe

4 MICROSOFT EXCEL BASISWISSEN Arbeitsmappe öffnen Arbeitsmappe speichern Automatisches Speichern Arbeitsmappe mit einem Kennwort versehen Tabellenblätter verwalten Tabellenblätter einfügen und löschen Tabellenblatt umbenennen Tabellenblatt verschieben oder kopieren Arbeitsblätter gruppieren Arbeitsblätter ausblenden Zeilen und Spalten Einfügen von Zeilen und Spalten Löschen von Zeilen und Spalten Spaltenbreite Spalten ausblenden Zeilenhöhe Zeilen und Spalten fixieren Zusammenfassung Zellen formatieren Allgemeine Zellformate Schriftattribute Ausrichtung von Zellinhalten Rahmenlinien Format übertragen Zahlen- und Datumsformate Zahlen Datum und Uhrzeit Zahlen als Text formatieren Benutzerdefinierte Zahlenformate Weitergehende Möglichkeiten der Formatierung Formatvorlagen zur schnellen Formatierung Bedingte Formatierung Zusammenfassung Übung Seite einrichten und drucken Druckseite einrichten Druckvorschau / Seitenansicht Kopf- und Fußzeilen Umfangreiche Tabellen drucken Überschriften wiederholen Tabelle an Druckseite anpassen Seitenumbruch steuern Zusammenfassung

5 MICROSOFT EXCEL BASISWISSEN 6. Berechnungen mit Formeln und einfachen Funktionen Eine Formel eingeben Eine Funktion eingeben Summe berechnen Weitere einfache Funktionen Rechnen mit Prozentzahlen Formeln und Funktionen bearbeiten Formeln kopieren Formeln überprüfen und korrigieren Fehler in Formeln Zellbezüge in Formeln Was sind relative Zellbezüge? Absolute Zellbezüge Zellbezüge auf andere Tabellenblätter Arbeitsmappen verknüpfen Namen verwenden Zusammenfassung Übung Erweiterter Umgang mit Funktionen Eingabe von Funktionen Aufbau einer Funktion Auswahl von Funktionen / Funktionsassistent Die WENN-Funktion Allgemeiner Aufbau Verschachtelte WENN-Funktionen Mehrere Bedingungen mit Logikfunktionen verknüpfen Verweisfunktionen Weitere Funktionen Statistische Funktionen Finanzmathematische Funktionen Runden von Werten Textfunktionen Zusammenfassung Übung Berechnungen mit Datum und Uhrzeit Datums und Uhrzeitformate Rechnen mit Datumswerten Datumsberechnung Einfache Datumsfunktionen Einfache Zeitberechnungen Zusammenfassung Übung Diagramme

6 MICROSOFT EXCEL BASISWISSEN 9.1. Diagramme erstellen Diagrammtypen Ein einfaches Diagramm erstellen Diagramme mit mehreren Datenreihen Diagrammuntertypen Diagramm bearbeiten Element auswählen Position und Größe Diagramm drucken Diagrammtyp ändern Datenreihen ändern Beschriftungen hinzufügen Diagramm formatieren Zusammenfassung Übung Arbeiten mit umfangreichen Tabellen (Datenbanken) Was ist eine Datenbank? Sortieren Filtern AutoFilter Spezialfilter Suchen und ersetzen Suchen Zusammenfassung Übung Weiterführende Techniken Kommentare Arbeitsblätter und Zellen schützen Mustervorlagen erstellen Grafik- und Zeichnungsobjekte einfügen und bearbeiten Grafik einfügen Grafik bearbeiten Zeichnungselemente Zusammenfassung Übung Glossar Stichwortverzeichnis Anhang: Tastatur

7 VORWORT Vorwort Was ist Excel? Die Tabellenkalkulation Microsoft Excel 2007 ist Bestandteil des Programmpakets Microsoft Office Tabellenkalkulationsprogramme verwalten nicht nur verschiedenste Daten in Form von Tabellen, sondern ermöglichen auch Berechnungen aller Art, angefangen von einfachen Formeln bis hin zu komplexen statistischen und mathematischen Funktionen. Für die grafische Darstellung der Ergebnisse stellt Excel Werkzeuge zur Erstellung und Bearbeitung von Diagrammen zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich mit Excel auch größere Datenmengen (Datenbanken) verwalten. Die wichtigsten Excel-Einsatzbereiche im Überblick: Tabellen-Kalkulation Eingabe und Bearbeitung von Tabellen, Berechnungen und Auswertungen Diagramme Grafische Darstellung von Zahlen und Zusammenhängen Datenbanken Verwalten umfangreicher Datenmengen, Listen An wen wendet sich dieses Buch? Dieses Buch ist als begleitende Schulungsunterlage konzipiert und vermittelt vor allem Excel-Einsteigern das nötige Grundlagenwissen, um die vielfältigen Möglichkeiten dieses Programms im Alltag sicher und effizient einzusetzen. Welche Kenntnisse sollten Sie mitbringen? Die Schulungsunterlage setzt allgemeine Kenntnisse im Umgang mit Maus und Tastatur, sowie mit der Benutzeroberfläche des Windows-Betriebssystems voraus. Dazu gehört auch der Umgang mit Dateien und Ordnern. Sie sollten wissen, wie Sie Programme starten und beenden, den Umgang mit Fenstern und Taskleiste beherrschen, sowie Dateien speichern und wieder öffnen können. Schreibweise Befehle, Schaltflächen und die Beschriftung von Dialogfenstern sind zur besseren Unterscheidung in Kapitälchen gesetzt, Beispiel: Register START, Gruppe ZELLEN. Verwendete Symbole: Dieses Symbol steht für allgemeine und zusammenfassende Informationen. Wichtige Sachverhalte, die Sie beachten sollten sind mit diesem Symbol gekennzeichnet. Die Lupe vermittelt Ihnen detaillierte Informationen sowie besondere Tipps für fortgeschrittene Benutzer. Bei diesem Symbol finden Sie kleine Übungsaufgaben einschließlich einer Lösungsbeschreibung. Dieses Symbol warnt Sie vor möglichen Fehlern. 7

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9 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG 1. Die Excel Arbeitsumgebung In dieser Lektion lernen Sie... Arbeitsumgebung und Befehlseingabe Aufbau einer Excel-Arbeitsmappe Was Sie für diese Lektion wissen sollten: Grundlagen des Betriebssystems Windows (Vista oder XP) Texteingabe und korrektur am Computer Nach dem Starten von Microsoft Excel 2007 wird ein Fenster geöffnet und Sie sehen die Benutzeroberfläche des Programms vor sich. Gleichzeitig finden Sie eine neue, leere Arbeitsmappe vor, in die Sie sofort Daten eingeben können. Bevor Sie mit der Bearbeitung beginnen, sollten Sie sich mit dem Aufbau einer Excel- Tabelle und den wichtigsten Elementen der Arbeitsumgebung vertraut machen Der Excel-Arbeitsbildschirm Fensterdarstellung Die Titelleiste des Anwendungsfensters enthält den Namen des Programms und der Arbeitsmappe sowie ganz rechts die Schaltflächen zum Steuern der Fensterdarstellung und zum Schließen des Fensters. Die Bedeutung der Symbole: Mit einem Mausklick auf das Symbol Schließen beenden Sie Excel. Nicht gespeicherte Daten gehen dabei verloren, speichern Sie daher Ihre Eingaben. Excel beenden Mit einem Mausklick auf dieses Symbol wechselt das gesamte Fenster zwischen beliebiger Fenstergröße (Verkleinern) und Vollbildmodus (Maximieren). Maximieren bedeutet, die Größe des Fensters wird automatisch an die Größe des Bildschirms angepasst. 9

10 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG Mit dem Symbol Minimieren können Sie das geöffnete Fenster auf die Größe einer Schaltfläche in der Taskleiste reduzieren. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche stellen Sie das ursprüngliche Fenster wieder her, die Anwendung wird nicht geschlossen, Ihre Daten gehen dabei also nicht verloren. Die Fenstergröße der Excel Arbeitsmappe können Sie unabhängig vom Anwendungsfenster festlegen Unterhalb dieser Schaltflächen im Titel des Fensters finden Sie in Excel Symbole, über die Sie die Fensterdarstellung der geöffneten Arbeitsmappe steuern können Beispiel: Das Fenster der Arbeitsmappe verkleinern Scrollen: den sichtbaren Bildschirmausschnitt verschieben Bildlaufleisten Die Bildlaufleisten am rechten und unteren Rand des Fensters verwenden Sie, um in der Tabelle den sichtbaren Bildschirmausschnitt zu verschieben, alternativ können Sie dazu auch das Rad der Maus verwenden (Scrollen). Statuszeile Am unteren Rand des Fensters befindet sich noch die Statuszeile. Sie zeigt den aktuellen Arbeitsstatus an und erlaubt über einen Schieberegler schnelles Zoomen der Tabellen. Die Multifunktionsleiste fasst Aufgaben zu Gruppen zusammen Die Multifunktionsleiste Im Gegensatz zu früheren Versionen unterscheidet Excel 2007 nicht mehr zwischen Menüzeile und Symbolleisten, die Befehlseingabe erfolgt über Befehlsschaltflächen der Multifunktionsleiste unterhalb des Fenstertitels. 10

11 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG Die Multifunktionsleiste Die Befehle der Multifunktionsleiste sind nach Aufgaben zusammengefasst, die über Registerkarten schnell aufgerufen werden können, beispielsweise das Register START für grundlegende, allgemeine Befehle wie das Formatieren von Zellen. Beachten Sie, dass einige Register nur bei Bedarf angezeigt werden. Um eine Gruppe aufzurufen klicken Sie mit der Maus auf das entsprechende Register. Die Schaltflächen eines Registers sind nach Gruppen geordnet, so finden Sie etwa im Register START die Gruppe SCHRIFTART zur Schriftgestaltung. Neben manchen Gruppenbezeichnungen finden Sie dieses Symbol. Hier können Sie mit einem Mausklick alle Befehle der Gruppe, zusammengefasst in einem Dialogfeld aufrufen. Wenn Sie nähere Informationen zu den einzelnen Befehlsschaltflächen benötigen, dann zeigen Sie mit der Maus auf das Symbol und ein kurzer Infotext wird eingeblendet. Über einige der Schaltflächen sind weitere Befehle verfügbar, Sie erkennen diese Schaltflächen an einem kleinen, nach unten weisenden Dreieck (Drop-Downoder Auswahlpfeil). Einige Register werden nur bei Bedarf angezeigt über dieses Symbol öffnen Sie zusammenfassende Dialogfenster Infotext zu den Schaltflächen anzeigen Auswahl anzeigen Zum Beispiel die Schaltfläche LÖSCHEN: Klicken Sie direkt auf die Schaltfläche, so wird einfach der Inhalt der markierten Zelle gelöscht. Klicken Sie dagegen auf den Auswahlpfeil, so können Sie unter verschiedenen Möglichkeiten wählen. Die Multifunktionsleiste minimieren Sie können bei Bedarf die Multifunktionsleiste minimieren um mehr Platz für den Arbeitsbereich zu schaffen: Klicken Sie auf den Befehl SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN und aktivieren Sie anschließend MULTIFUNKTIONSLEISTE MINIMIEREN. Die Register sind auch bei minimierter Multifunktionsleiste sichtbar, die dazugehörigen Befehle erscheinen, sobald Sie mit der Maus auf ein Register klicken. Mit einem Doppelklick auf das aktuelle Register kann die Multifunktionsleiste ebenfalls vorübergehend minimiert werden, mit einem weiteren Doppelklick auf das Register wird die Leiste wiederhergestellt. Symbolleiste für den Schnellzugriff, siehe nächste Seite Doppelklick minimiert die Multifunktionsleiste 11

12 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG Office-Schaltfläche: allgemeine Befehle zur Dateiverwaltung Die Office-Schaltfläche Allgemeine Befehle zu Dateiverwaltung, wie Speichern oder Öffnen, bzw. Erstellen rufen Sie über die OFFICE-Schaltfläche in der linken, oberen Ecke des Excel- Fensters auf. Klicken Sie zum Anzeigen der Befehle mit der linken Maustaste auf die OFFICE-Schaltfläche. Die Befehle der Office-Schaltfläche Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für Schnellzugriff kann bei Bedarf um Symbole erweitert werden Zusätzlich zur Multifunktionsleiste steht Ihnen noch eine SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF zur Verfügung, die Sie nach Belieben anpassen, d.h. um weitere Schalflächen ergänzen können. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche SYM- BOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPAS- SEN und aktivieren die Anzeige der gewünschten Befehle. Mit einem Mausklick auf den Eintrag WEITERE BEFEHLE öffnen Sie ein Dialogfeld mit allen verfügbaren Schaltflächen. Ebenso können Sie die Anzeige mit einem Mausklick wieder deaktivieren. 12

13 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe Weitere Möglichkeiten der Befehlseingabe sind das Kontextmenü, sowie Tastenkombinationen (Shortcuts). Das Kontextmenü erscheint, wenn Sie mit der rechten Maustaste im Arbeitsbereich klicken. Die Befehle des Menüs beziehen sich ausschließlich auf den markierten Bereich. Funktionstasten und Tastenkombinationen sind für fortgeschrittene Benutzer eine schnelle Möglichkeit, bestimmte Befehle auszuführen. Welche Tastenkombinationen Sie verwenden können, erfahren Sie am einfachsten in der Excel-Hilfe: Klicken Sie in der rechten oberen Ecke des Excel-Fensters auf das Hilfe-Symbol. Hilfe zu Tastenkombinationen aufrufen Geben Sie anschließend den Suchbegriff "Tasten" oder "Tastenkombination" ein und klicken Sie auf SUCHEN. Smarttags Unmittelbar nach bestimmten Aktionen, beispielsweise dem Einfügen von zuvor kopierten Elementen erscheint am Zielort im Arbeitsblatt ein kleines Symbol, ein Smarttag und bietet verschiedene Optionen zur letzten Aktion an. Zum Anzeigen der Optionen klicken Sie einfach auf das Symbol. Smarttags verschwinden automatisch wieder nach dem nächsten Befehl. Smarttags bieten Optionen zu gerade ausgeführten Befehlen an 1.2. Arbeitsmappe und Tabellenblätter Arbeitsmappen Excel-Dateien werden als Arbeitsmappen bezeichnet. Eine Arbeitsmappe ist eine Zusammenstellung mehrerer Arbeits- oder Tabellenblätter, die in einer einzigen Datei unter einem gemeinsamen Dateinamen gespeichert werden. Damit sind zusammengehörige Daten schnell verfügbar. Nach dem Starten von Excel finden Sie im Arbeitsbereich eine neue, leere Arbeitsmappe mit dem Namen Mappe1 vor sich. Standardmäßig besteht eine neue Arbeitsmappe aus drei Tabellenblättern, weitere Blätter können bei Bedarf eingefügt werden. Das Blattregister am unteren Bildschirmrand dient zur Auswahl und Anzeige der Tabellenblätter. Klicken Sie dazu auf den Namen der gewünschten Tabelle. Eine Excel Arbeitsmappe besteht aus mehreren Tabellenblättern Wechseln Sie über das Blattregister zwischen den Blättern Das Blattregister mit der Statusleiste Tabellenblätter Alle Tabellenblätter verfügen über eine einheitliche Tabellenstruktur mit Zeilen und Spalten. Am linken Rand des Tabellenblattes befindet sich die fortlaufende Zeilennummerierung von 1 bis Die Spalten sind von links nach rechts mit den Buchstaben A bis Z nummeriert, danach wird die Nummerierung fortgesetzt mit AA, AB, AC bis zur Spalte XFD. Sie haben also insgesamt Spalten im Tabellenblatt zur Verfügung. Eine Tabelle enthält Zeilen und Spalten 13

14 DIE EXCEL ARBEITSUMGEBUNG Das aktuelle Tabellenblatt zeigt nur einen Ausschnitt der gesamten Tabelle an. Wie viele Zeilen und Spalten in diesem Bereich sichtbar sind, hängt ab von der Größe und Auflösung Ihres Bildschirms, von der Breite und Höhe der Zellen sowie vom eingestellten Zoomfaktor. Zum Verschieben des sichtbaren Bildschirmbereichs verwenden Sie die Bildlaufleisten am rechten und unteren Bildschirmrand. Alternativ können Sie dazu auch das Rädchen der Maus verwenden (scrollen). Alle Eingaben erfolgen in Zellen Die Bearbeitungsleiste zeigt den Inhalt der markierten Zelle an Zellen Die grundlegende Einheit einer Tabelle ist die Zelle, hier werden die Daten eingegeben. Jede Zelle ist mit Spalten- und Zeilennummer benannt, diese Angabe wird auch als Zelladresse bezeichnet. Der Name oder die Adresse der ersten Zelle eines Arbeitsblattes lautet also A1. Mindestens eine der Zellen ist immer markiert, Sie erkennen dies an der Umrandung der Zelle oder des Zellbereichs. Innerhalb eines Tabellenblattes können Sie jede beliebige Zelle mit einem Mausklick markieren. Auf der Tastatur verwenden Sie zum Markieren und Navigieren die Pfeiltasten. Unmittelbar über dem eigentlichen Arbeitsbereich befindet sich noch die Bearbeitungsleiste. Sie zeigt den Inhalt und den Namen, bzw. die Adresse der markierten Zelle an. Die Bearbeitungsleiste 1.3. Bildschirmeinstellungen Zoom Wollen Sie die Tabelle im eigentlichen Arbeitsbereich auf dem Bildschirm vergrößert, bzw. verkleinert darstellen (zoomen), so finden Sie dazu am rechten unteren Rand des Bildschirms in der Statusleiste einen kleinen Schieberegler. Standardmäßig wird ein Tabellenblatt mit 100% dargestellt, zum Vergrößern oder Verkleinern ziehen Sie den Regler mit gedrückter linker Maustaste in die gewünschte Richtung. Mit der Maus zoomen Tipp: Drücken Sie die Strg-Taste und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie das Mausrad drehen. Damit zoomen Sie ebenfalls das Tabellenblatt. 14