Leitfaden zur SWOT Analyse und Strategischen Planung in INKA BB

Transkript

1 Leitfaden zur SWOT Analyse und Strategischen Planung in INKA BB Arbeitsdokument für die Teilprojekte in INKA BB 1. Fassung Dr. Andrea Knierim Dr. Sonja Siart ZALF, Institut für Sozioökonomie Müncheberg, August 2009

2 Gliederung 1 Ziele der SWOT Analyse und Strategischen Planung in INKA BB 2 Beschreibung der SWOT-Analyse 3 Möglicher Ablauf und Hinweise zur Durchführung 4 Zeitplan für das erste Projektjahr 5 Unterstützung durch TP 1 6 Gliederung des SWOT Berichts 7 Literaturhinweise 2

3 1 Ziele der SWOT Analyse und Strategischen Planung in INKA BB Ziel aller Partner im INKA-BB ist es, Anpassungsstrategien an den Klimawandel zu entwickeln, zu erproben und die erfolgreichen Maßnahmen in die Verstetigung zu führen. Um dieses Ziel effektiv zu erreichen, arbeiten alle Teilprojekte entsprechend einem gemeinsamen Arbeitsprogramm, in dem sich analytisch-reflexive Schritte und Experimentalphasen abwechseln (siehe Rahmenplan Kapitel 2.1). In INKA BB soll die SWOT-Analyse als aktualisierte Grundlage genutzt werden, um die TP- Beschreibung und -Planung zu überprüfen und anzupassen und darauf aufbauend Ziele zu definieren und konkrete Maßnahmen zu planen. Anhand der SWOT-Matrix kann auch überprüft werden, ob mit der geplanten Strategie alle relevanten Punkte der SWOT-Analyse abgedeckt werden. Damit ist die SWOT-Analyse die allen TP gemeinsame Vorgehensweise zur Beschreibung und Bewertung der Ausgangssituation im Hinblick auf die Folgen des Klimawandels und die möglichen Anpassungsreaktionen. Ziel der SWOT-Analyse ist es, die Ausgangssituation für alle Partner im jeweiligen Teilprojekt transparent zu machen und eine Grundlage zu schaffen für eine gemeinsame Zielsetzung und für eine strategische Planung von Maßnahmen. Abbildung 1 zeigt die einzelnen Schritte von einer SWOT-Analyse über die Zieldefinition zur Planung und Umsetzung (oder Erprobung) einer Maßnahme bis zu ihrer Evaluierung. Wenn diese Evaluierung zeigt, dass die Maßnahme der Zielsetzung entspricht, kann sie in die weitere Verbreitung gehen. Falls die Evaluierung aber Fragen aufwirft und Unzulänglichkeiten belegt, erfolgt eine erneute Analyse, die Weiterentwicklung der Strategie und die Konzeption und Erprobung neuer oder veränderter Maßnahmen. Problem- Stellung, SWOT- Analyse Zieldefinition, Strategieentwicklung Planung einer Maßnahme Umsetzung Monitoring Evaluierung Wissensverbreitung und -verankerung Überprüfung Abb. 1: Prozessschritte von der Entwicklung zur Verbreitung von Maßnahmen Die sich der SWOT-Analyse anschließende Zielbestimmung und Strategieentwicklung ist Teil und Konkretisierung der Gesamtstrategieentwicklung im Verbund der Netzwerkpartner. 3

4 2 Beschreibung der SWOT-Analyse Die SWOT-Analyse ist eine Methode zur zusammenfassenden Darstellung der Stärken (Strengths) und Schwächen (Weaknesses), sowie der Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) eines Vorhabens. Sie findet Anwendung zur Analyse von Organisationen, Unternehmen oder Projekten. Anhand der internen Analyse werden die Stärken und Schwächen ermittelt und anhand der Analyse externer Faktoren die Chancen und Risiken. Weiterhin ist eine zeitliche Dimension enthalten, da sich die Stärken und Schwächen auf die Vergangenheit bzw. Gegenwart beziehen und die Chancen und Risiken in der Zukunft liegen (Abb. 2). SWOT dient als Instrument zur Strategieentwicklung und beinhaltet eine Situationsanalyse (Stärken-Schwächen) und eine System-Umwelt-Analyse (Chancen- Risiken). Stärken Schwächen Chancen Risiken Vergangenheit, Gegenwart Zukunft Abb. 2: Matrix der SWOT-Analyse SWOT-Analyse im Rahmen von INKA BB Im Rahmen von INKA BB greift die Stärken- und Schwächenanalyse auf die existierenden Teilprojektbeschreibungen zurück, bereitet das vorhandene Wissen allgemein verständlich auf und recherchiert ergänzend das in der Praxis und ggf. im Rahmen ähnlicher Projekte vorhandene Wissen im Hinblick auf die gewählte Problemstellung und aus der Perspektive der für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortliche(n) Akteure. Folgende Aspekte können dabei in Betracht gezogen werden: Stärken: Problembezogen vorhandenes wissenschaftliches Wissen bei den Projektpartnern und in der Literatur; Hypothesen für Lösungen und Pilotlösungen; Praktische Erfahrungen; Vorhandene Ressourcen, die die Problemlösungsfähigkeit fördern; strukturelle und institutionelle Faktoren, die die Implementierung von Maßnahmen sichern; Schwächen: Wissensdefizite und offenen Fragen; Fehlschläge; mangelnde Risikobereitschaft; fehlende Partner zur Problemlösung; knappe Ressourcen. Die System-Umwelt-Analyse bezieht sich vor allem auf die von den Projektpartnern wahrgenommenen Chancen und Risiken, die der Klimawandel für die Untersuchungsregion und die jeweils betrachtete Branche oder den Arbeitsbereich birgt. Um diese Einschätzung für alle Teilprojekte zu ermöglichen, stellt TP 2 regionalisierte Klimaszenarien zur Verfügung 4

5 (Abb. 3). Deskriptive Informationen dazu werden ab Anfang September auf der internen INKA BB Website bereit gestellt. Modellierungsdaten können von den einzelnen Teilprojekten direkt bei TP 2 angefragt werden. TEILAUFGABE 1: Bereitstellung von Klimadaten für die Teilprojekte in INKA BB Klimadaten werden für den bereitgestellt. Die Klimastatistik umfasst: Stationswerte von 73 Klima- und Niederschlagsstationen eine Grid-interpolierte Klimatologie für die Gesamtregion Primärdaten (meteorologische Messgrößen), Abgeleitete Daten (Klimatische Wasserbilanz) Andauern von Schwellwertüber- bzw. Unterschreitung (Extreme) Häufigkeitsauswertungen für Schwellwertüber- bzw. -unterschreitungen TEILAUFGABE 2: Klimaszenarienauswahl für Berlin-Brandenburg Herausfilterung wichtiger Haupttendenzen des Klimawandels und möglicherweise neu auftauchenden Extremsituationen. Analysen um aktuelle Modellläufe von regionalen und globalen Klimamodellen erweitern. Abb. 3: Bereitstellung von Klimadaten und Klimaszenarien durch TP 2, Wechsung - Kick-off Meeting Neben der Beschreibung und Einschätzung der klimabedingten Chancen und Risiken sollen auch alle weiteren Einflussfaktoren berücksichtigt werden, die für die gewählte Problemstellung eine fördernde oder hemmende Wirkung ausüben können. Dies können politisch-institutionelle Regelungen, sozio-kulturelle Bedingungen und andere Rahmenfaktoren sein, die die Projektpartner nicht direkt beeinflussen können bzw. in der Zukunft für wahrscheinlich halten. Die Darstellung und Einschätzung der künftigen Chancen und Risiken hat somit durchaus einen spekulativen Aspekt, der deutlich gemacht werden sollte. Insgesamt ist die SWOT-Analyse also eine Beschreibung und Bewertung der IST-Situation und einer möglichen Zukunft. Sie sollte so detailliert wie möglich die unterschiedlichen Perspektiven und Einschätzungen der Teilprojektpartner offen legen. D.h. es ist nicht zwingend, dass alle Partner je Teilprojekt in der Analyse und Bewertung übereinstimmen, aber es muss Transparenz über die Differenzierungen hergestellt werden. Aufbauend auf diese Analyse soll das gemeinsame Ziel konkretisiert bzw. neu ausgerichtet und eine gemeinsame strategische Orientierung entwickelt werden. Die schriftliche Darstellung der SWOT-Analyse und Strategieentwicklung bildet den Bezugspunkt für die nächste SWOT-Analyse der einzelnen Teilprojekte in der 1. Synthesephase des Verbundes. Beteiligung der Praxispartner Die Akteursworkshops sollen genutzt werden, um die ursprüngliche Teilprojekt-Planung der aktuellen Situation anzupassen. Hierbei sollen die Beiträge und Positionen aller Partner berücksichtigt werden und insbesondere die Praxispartner in den Planungsprozess einbezogen werden. Die Beteiligung der Praxispartner soll einen problembezogenen Wissensaustausch und die Einbringung neuer Fragestellungen und Positionen ermöglichen. Darauf aufbauend kann eine konkretisierte Problemstellung mit höherem Praxisbezug entwickelt werden. Die gemeinsame Strategieentwicklung soll zu anwendungsorientierten Lösungsansätzen führen und somit die Umsetzung von Anpassungsmaßnahmen erleichtern. Für die Strategieentwicklung soll die Risikowahrnehmung und bewertung der lokalen Akteure den wissenschaftlichen Erkenntnissen und Einschätzungen gegenübergestellt werden. 5

6 3 Möglicher Ablauf und Hinweise zur Durchführung Die Durchführung der SWOT-Analyse ist als ein Gruppenprozess in den Teilprojekten gedacht, der durch die Teilprojektkoordination vorbereitet, angeleitet und ausgewertet wird. Vorbereitung: Termin, Raum, Material, Inhalte: was sind die zentralen Erkenntnisse und Annahmen, die die Teilprojektkoordination mit der gewählten Fragestellung verknüpft? ggf. Informationen zur Vorbereitung an alle TP-Partner Durchführung: Eine Person sollte die Diskussion leiten. Thema/Fragestellung möglichst konkret festlegen entsprechend der zentralen Problemstellung des Teilprojekts Ziel und Vorgehensweise der Methode kurz erläutern, eventuell Beispiele für jede Kategorie (S, W, O, T) geben. Stärken: Problembezogen vorhandenes Wissen und Problemlösungen Schwächen: Wissensdefizite, offenen Fragen, fehlende Partner zur Problemlösung Chancen und Risiken: Angaben zu den erwarteten klimatischen Veränderungen analysieren und bewerten (Bericht von TP2), weiterhin sollen auch externe branchenspezifische Faktoren wie z.b. Stand der Entwicklung zu finanziellen Förderungen, Regelungen etc. berücksichtigt werden. Beiträge aller Beteiligten sammeln und möglichst visualisieren (z.b. mit Hilfe von Kärtchen (Meta-Plan Technik), Flipchart, Tafel, etc). Zur Visualisierung: Für den Diskussionsverlauf ist es hilfreich, die einzelnen Beiträge der Teilnehmer zu visualisieren. Für die Meta-Plan Technik gelten folgende Regeln: 1 Idee pro Karte, max. 3 Zeilen, Groß- und Kleinbuchstaben, Druckschrift, leserlich schreiben, 1 Pinwand pro Überschrift (S, W, O, T) oder für S,W zum einen und O,T zum anderen. Beiträge aller Beteiligten zu jeder Kategorie (S, W, O, T) z.b. durch Kartenabfrage oder Zurufabfrage sammeln, dann erläutern und ähnliche Inhalte gruppieren. Es wird empfohlen, immer zwei gegenüberstehende Kategorien gemeinsam zu behandeln, mit den Stärken-Schwächen zu beginnen und in einem zweiten Durchgang Chancen-Risiken zu behandeln. Dabei auf Relevantes konzentrieren, aber die unterschiedlichen Gesichtspunkte der Partner aufnehmen und nebeneinanderstellen. Die unterschiedlichen Meinungen sollen im Bericht dargestellt werden. Bei sehr vielen Beiträgen pro Kategorie kann eventuell eine Gewichtung durch Punktvergabe der Teilnehmer durchgeführt werden. Dabei stehen jedem Teilnehmer halb so viele Punkt zur Verfügung, wie Themen vorhanden sind. Abschließende Zieldiskussion: Vor dem Hintergrund der SWOT-Analyse wird das gemeinsame, bereits in der Vorhabensbeschreibung entwickelte Ziel überprüft und konkretisiert und die strategische Ausrichtung der Teilprojektpartner beschrieben. Nachbereitung: Das Endprodukt ist ein schriftlicher Bericht zur SWOT-Analyse und Zieldiskussion, der die einzelnen Punkte der verschiedenen Partner erläutert und die Diskussion zusammenfasst (siehe Abschnitt 6). 6

7 4 Zeitplan für das erste Projektjahr Termin Ab (36. KW) 37. KW 38. KW 39. KW 40. KW 41. KW 42. KW 43. KW Aktivitäten Vorbereitung der Akteursworkshops: Literaturrecherche zur Problemstellung und eigene Einschätzung als Grundlage für die Stärken/Schwächen- Analyse Analyse der Klimaentwicklung (Bericht TP2) als Grundlage für die Einschätzung von Chancen und Risiken Analyse weiterer externer Faktoren Durchführung des Akteursworkshops: SWOT-Analyse Überprüfung der TP-Planung Festlegung von strategischen Zielen Konkretisieren von Anpassungsmaßnahmen Verfassen des Berichts (44. KW) Abgabetermin für die Berichte der Teilprojekte (46. KW) Gesamtverbundtreffen: Abgleich der Ziele und Maßnahmen und gemeinsame Zielüberprüfung für den netzwerkinternen Leitbildprozess Abgabetermin für den Zwischenbericht an das Verbundmanagement vorauss. Mai/Juni 2010 Externe Zwischenevaluierung Abb. 4: Zeitplan 5 Unterstützung durch TP 1 Am wird eine Einführungsveranstaltung zur Durchführung der SWOT-Analyse am ZALF angeboten. Weiterhin wird am 17. und ein Trainingsworkshop zu Moderation von inter- und transdisziplinären Arbeitsgruppen am ZALF durchgeführt. Zusätzlich zu diesen Veranstaltungen ist Frau Dr. Sonja Siart (sonja.siart@zalf.de) im TP 1 Ansprechpartnerin für die SWOT-Analysen. Sie wird die Akteursworkshops begleiten (bitte teilen Sie ihr den Termin baldmöglichst mit!), die Teilprojektkoordination bei der Vorbereitung beraten und bei der Durchführung unterstützen und Anleitung zum Analyse- und Bewertungsschritt geben. 7

8 6 Gliederung des SWOT Berichts Titel: SWOT Analyse und Strategische Orientierung für Teilprojekt 1 Problembeschreibung Darstellung des im TP bearbeiteten Problems mit räumlichem Bezug und mit Charakterisierung der Umsetzungsebene und / oder der Umsetzungspartner 2 Darstellung der identifizierten Stärken und Schwächen des TP im Bezug auf die Problemstellung und unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Perspektiven der TP - Partner 3 Beschreibung und Einschätzung der wahrgenommenen Chancen und Risiken unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Perspektiven der TP - Partner 4 Zielbestimmung und strategische Ausrichtung als Schlussfolgerungen aus den Analysen und Einschätzungen in (2) und (3) 5 Darstellung der geplanten Maßnahme(n) als Innovation bzw. Experiment im Hinblick auf (4) 7 Literaturhinweise und Internet-Links Aeberhard, K. (1996): Strategische Analyse. Empfehlungen zum Vorgehen und zu Methodenkombinationen. Bern. Horn-Haacke, Lutz: Using SWOT for Project Team Planning Sessions. KEK: Praxis-Bogen SEPO. Zürich. (wurde bereits verschickt) Recklies, Dagmar (2000): Die SWOT-Analyse. Recklies, Dagmar (2004): Die SWOT - Revisited. Steininger, Henny (2003): Die SWOT-Analyse. Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) MethodenT echniken/63 Analysetechniken/634 SWOT-Analyse/swot-analyse-node.html? nnn=true 8