4. Entwicklungsperspektive: Wie kann ich meine Schwächen reduzieren oder aber als Ressourcen nutzen?

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1 LESERSERVICE Diese Kompetenzen sind in modernen Sekretariaten gefragt 1. Fachkompetenz Der Beruf der Sekretärin/Assistentin hat sich in den vergangenen Jahrzehnten deutlich verändert: Sie tippen heute auf einer Computertastatur und nicht mehr auf Schreibmaschinentasten. Sie versenden auf die Schnelle s anstatt den langsameren Postweg zu nutzen. Mit anderen Worten: Sie haben sich (mehr oder weniger) zwangsläufig den Veränderungen in Ihrem Beruf angepasst, um weiterhin auf dem Arbeitsmarkt attraktiv zu sein. Analysieren Sie dennoch regelmäßig Ihre Stärken und Schwächen aber seien Sie ehrlich zu sich selbst: 1. Meine Stärken: Was fällt mir leicht und macht mir Freude? 2. Wie kann ich meine Stärken gezielter nutzen? 3. Meine Schwächen: Was fällt mir schwer und strengt mich an? 4. Entwicklungsperspektive: Wie kann ich meine Schwächen reduzieren oder aber als Ressourcen nutzen? Sobald Sie Ihre starken und Ihre schwachen Seiten kennen, können Sie - an den Schwächen arbeiten sofern Sie es für sinnvoll in Ihrem Arbeitsalltag halten (z. B. mithilfe von Weiterbildungsprogrammen) und - Ihre Stärken darstellen und ausbauen (z. B. durch das Angebot, neue/zusätzliche Tätigkeiten zu übernehmen).

2 2. Soziale Kompetenz Teamwork, Mitarbeiterführung und Kollegialität sind heute wichtiger denn je. Nur wenn es Ihrem Chef gelingt, Sie und Ihre Kollegen zu motivieren und zu fördern, können Sie zu Höchstleistung auffahren. Als Sekretärin/Assistentin nehmen Sie dabei eine wichtige Mittlerrolle ein. Nutzen Sie diese: Hören Sie aktiv und aufmerksam zu. Gehen Sie auf die Emotionen des anderen ein versetzen Sie sich in den anderen hinein ( Ich kann verstehen, dass die derzeitige Situation für Sie sehr unangenehm ist. ). Achten Sie auf ein ausbalanciertes Distanzgefühl: Zu viel Nähe macht es oft schwierig, professionell zu kommunizieren. Wer wiederum zu distanziert mit den anderen Teammitgliedern umgeht, wird oft vom Informationsprozess ausgeschlossen. Erfolgreiche Zusammenarbeit funktioniert gerade in schwierigen Zeiten nur mit klar definierten Aufgabenverteilungen. Achten Sie daher darauf, dass Ihre Kollegen wissen, welche Kompetenzen Ihnen Ihr Chef eingeräumt hat. Treten dennoch Konflikte auf, überlegen Sie sich, welche Gelegenheiten Sie möglichst umgehend nutzen können, um den von Ihnen wahrgenommenen Konflikt anzusprechen. Aber: Achten Sie darauf, dass die Beteiligten ihr Gesicht wahren können. Wiederholen Sie deren Aussagen mit eigenen Worten, um zu signalisieren, dass Sie sie wirklich verstehen möchten, und um sicherzustellen, dass Sie sie richtig verstanden haben. Sprechen Sie offenkundige Missverständnisse und von Ihnen vermutete Wahrnehmungsunterschiede sofort an, bevor Sie eigene Rückschlüsse ziehen, die Sie vielleicht auf eine falsche Fährte führen. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Aussagen Ihrer Gesprächspartner. Bringen Sie deren Gedanken auf den Punkt.

3 Checkliste: So steigern Sie Ihre Konfliktsensibilität A Teilnahme Ja Nein Sie hören Ihren Kollegen/Mitarbeitern immer gut zu. Wenn Ja, woran erkennen Ihre Kollegen/Mitarbeiter, dass Sie gut zuhören? Und woran erkennen Sie, dass Sie Ihren Kollegen/Mitarbeitern gut zuhören? Sie achten Sie bei Gesprächen mit Mitarbeitern/Kollegen auch auf die Zwischentöne und die Art, wie der Gegenüber etwas von sich gibt. Sie erkundigen sich bei Ihren Kollegen/Mitarbeiter auch nach deren privaten Interessen/Hobbies sowie nach deren Familie. Ihnen fallen unübliche oder längerandauernde Stimmungsveränderungen bei Ihren Kollegen/Mitarbeitern auf. Sie suchen prinzipiell das offene Gespräch und den Informationsaustausch mit Ihren Kollegen/Mitarbeitern. Sie achten auf die Körpersprache Ihrer Kollegen/Mitarbeiter. Sie können diese Signale entschlüsseln. Sie haben ein offenes Ohr für gerechtfertigte Beschwerden.

4 Sie sind bereit, Kollegen/Mitarbeitern bei der Lösung ihrer Probleme zu helfen. Sie schreiten ein, wenn sich Kollegen/Mitarbeiter auf Kosten anderer lustig machen. B Kritik üben Sie sprechen immer sogleich Dinge an, die Ihnen - negativ aufgefallen sind - positiv aufgefallen sind Sie bereiten kritische 4-Augen-Gespräche immer gut vor, indem Sie sich zuvor Gedanken über konkrete Beobachtungen machen und Belege für Ihre Kritik sammeln. Sie versuchen, im Gespräch die Interessen und Bedürfnisse des von Ihnen Kritisierten herauszufinden sowie Ihre eigenen/von anderen transparent zu machen. Sie achten auf die Art und Weise des Umgangs, wenn Sie jemanden kritisieren. Sie sind bereit, Ihrem Gegenüber zu erläutern, warum Sie Ihre Frage so stellen. Sie animieren Ihren Gegenüber, gemeinsam mit Ihnen eine kreative und nachhaltige Lösung zu finden.

5 3. Methodische Kompetenz Im Prinzip kennen Sie bestimmt zahlreiche Arbeitsmethoden, mit denen Sie sich Ihr Arbeitsleben erleichtern können. Aber wenden Sie sie auch (konsequent) an? Zur Erinnerung haben wir für Sie im Folgenden die wichtigsten zusammengestellt: Wählen Sie das für die aktuelle Situation beste Medium ( , Telefon, Brief, Fax), um andere mit den notwendigen Informationen zu versorgen. Setzen Sie nicht alle Welt in einen Verteiler nur damit Sie Ihrer Pflicht nachgekommen sind. Wenden Sie rationelle Lesetechniken an und markieren Sie wichtige Punkte farbig bzw. nehmen Sie Anmerkungen in Papierdokumente auf. Visualisieren Sie große Informationsmengen über die Mindmap-Methode. Teilen Sie Informationsaufgaben unter Ihren Kollegen und Kolleginnen auf. Wenden Sie die kiss-formel ("Keep it short and simple") kontinuierlich an. Gehen Sie nach dem One Page Management vor, d. h. alles sollte auf eine Seite passen. 4. Persönliche Kompetenz 4.1. Umgang mit Stress Wenn Sie sich regelmäßig gestresst fühlen, dann überprüfen Sie doch einmal mit Hilfe folgender Fragen Ihr Arbeitsumfeld und Ihre Arbeitstechniken: 1. Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsplatz funktional gestaltet ist? 2. Finden Sie innerhalb von 30 Sekunden das, was Sie suchen? 3. Teilen Sie sich Ihren Arbeitstag entsprechend Ihrer Aufgaben ein? 4. Erreichen Sie bei Telefongesprächen und Internetrecherchen innerhalb von kurzer Zeit und zu 80 % das, was Sie wollen? 5. Fällt es Ihnen leicht, Texte schnell zu lesen und Wichtiges zu erfassen? 6. Nutzen Sie beim Schreiben Vorlagen, die Sie je nach Bedarf abändern? 7. Können Sie schwierige Sachverhalte mit wenigen einfachen Worten zusammenfassen? Versuchen Sie an all den Punkten zu arbeiten, die Sie verneint haben. Gehen Sie jedoch Schritt für Schritt vor und versuchen Sie nicht gleich alles auf einmal zu verändern.

6 4.2. Umgang mit Veränderungen Das Leben besteht aus einer Vielzahl von Veränderungen. Dennoch durchlebt jeder Mensch dabei folgende Phasen: 1. Phase: Schock 2. Phase: (konsequente) Ablehnung 3. Phase: rationale Einsicht 4. Phase: emotionale Akzeptanz 5. Phase: Ausprobieren 6. Phase: Annahme und Umsetzung Abhängig von der Stärke der Veränderung durchlaufen Sie die einzelnen Phasen schneller oder langsamer auch wenn Sie prinzipiell meinen, keine Probleme mit Krisen zu haben. Wenn Sie sich jedoch bewusst die einzelnen Phasen durchleben,... - werden Sie sehr viel zuversichtlicher an Veränderungen herangehen. - können Sie dazu beitragen, mögliche Konflikte in Ihrem Bereich zu entschärfen, weil Sie das Verhalten von Kollegen besser einordnen können: Situation Kollege X fragt ständig danach, was "das Ganze eigentlich bringen soll". Schließlich sei es "früher doch auch gut gelaufen".... erklärt andauernd, warum die Veränderung "nicht funktionieren" kann und mit welchen "Problemen er kämpft".... erklärt mehr oder weniger zögerlich, dass er die "Notwendigkeit der Veränderung schon einsieht".... berichtet, wo er sich "Erleichterung/Fortschritte" bei/für seine Aufgabenerfüllung vorstellen kann.... signalisiert, dass er " mal sehen will, was die Veränderung" konkret in einem bestimmten Fall bringt.... berichtet Ihnen von aktuellen positiven Erfahrungen. Phase in der Veränderungsakzeptanz Kollege X hat sich noch nicht vom Schock befreit, dass es die Veränderung zu realisieren gilt.... lehnt den Veränderungsprozess noch ab. Er hat aber seinen ersten Schock darüber überwunden.... beginnt einzusehen, warum die Veränderung vorgegeben wurde.... zeigt die Bereitschaft, sich mit der Veränderung auseinander zu setzen.... beginnt einzelne Aspekte der Veränderung in seinem Arbeitsumfeld auszutesten.... ist aufgrund positiver Erfahrung (zunehmend) bereit, die Veränderung zu akzeptieren.