Lexware warenwirtschaft training

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1 Haufe Fachbuch Lexware warenwirtschaft training von Monika Labrenz 2. Auflage 2013 Lexware warenwirtschaft training Labrenz schnell und portofrei erhältlich bei beck-shop.de DIE FACHBUCHHANDLUNG Thematische Gliederung: Betriebliches Rechnungswesen Haufe-Lexware Freiburg 2013 Verlag C.H. Beck im Internet: ISBN Inhaltsverzeichnis: Lexware warenwirtschaft training Labrenz

2 Lexware warenwirtschaft pro ist mandantenfähig. Das bedeutet, dass Sie mehrere Firmen mit der Software verwalten können. Beim ersten Öffnen des Programms haben Sie die Auswahl, die mitgelieferte Musterfirma aufzurufen oder eine neue Firma mit den grundlegenden Firmendaten anzulegen. Schritt 1: Anlegen Ihrer eigenen Firma Firmenbezeichnung und Anschrift Kommunikationsdaten, rechtlich relevante Angaben Schritt 2: Umsatzsteuer und Rechnungswesen Finanzamt, Umsatzsteuerangaben Kontenrahmen und DATEV Schritt 3: Grundlegende Einstellungen für die Firma Allgemeine Einstellungen Einstellungen für die Preisgestaltung Schritt 4: Firmenzentrale, Verwaltungsdaten Zentrale Verwaltung Bankverbindung hinterlegen Schritt 5: Firmendaten ändern, zwischen Firmen wechseln Firmenangaben ändern und ergänzen Wechsel zwischen den Firmen 21

3 Schritt 1: Anlegen Ihrer eigenen Firma Firmenbezeichnung und Anschrift Über Datei Neu Firma öffnen Sie den Firmenassistenten und tragen die erforderlichen Angaben ein. Dabei handelt es sich um Ihre eigene Anschrift und weitere Einstellungen, die Einfluss auf die Arbeitsweise des Programms haben. Abb. 1: Firma anlegen: Die Basisdaten der neuen Firma erfassen. So, wie die Adresse hier angegeben ist, kann sie später auf Angebots- und Rechnungsformularen ausgedruckt werden. Kommunikationsdaten, rechtlich relevante Angaben Die Angabe des Bundeslands wird für die richtige Gruppierung der Steuernummer benötigt. Möchten Sie auch Telefonnummer oder Mailadresse auf Ihren Rechnungsformularen ausdrucken, müssen diese Daten ebenfalls hinterlegt sein. 22

4 Schritt 2: Umsatzsteuer und Rechnungswesen Handelsregisternummer und Registergericht sind für Kapitalgesellschaften wichtig, da diese Angaben auf den Rechnungen angegeben werden müssen. Seit Juni 2007 wird die Steueridentifikationsnummer von den Finanzbehörden vergeben und für private Steuererklärungen ebenso wie für das neue Einnahmen-Überschuss- Formular benötigt. Schritt 2: Umsatzsteuer und Rechnungswesen Finanzamt, Umsatzsteuerangaben Die nächste Seite nimmt die Daten des Umsatzsteuerfinanzamts auf, die Sie über die Schaltfläche Finanzamt auswählen direkt aus einer Liste übernehmen können. Die meisten der hier abgefragten Angaben sind für die Buchhaltung von Bedeutung und brauchen deshalb nicht ausgefüllt zu werden, wenn Sie Lexware warenwirtschaft professional alleine verwenden. Abb. 2: Angaben für das Finanzamt: Steuernummer und USt-ID benötigen Sie für die Rechnungsstellung. Die weiteren Angaben sind für die Buchhaltung von Bedeutung und müssen nur dann ausgefüllt werden, wenn Sie ein financial office Programmpaket verwenden. 23

5 Vorgeschrieben ist jedoch die Angabe entweder Ihrer Steuernummer oder Ihrer Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-ID) auf den inländischen Rechnungen, wenn der Rechnungsempfänger die Vorsteuer abziehen möchte. Unabhängig davon muss die USt-ID bei Rechnungen ins europäische Ausland immer ausgewiesen werden, wenn Sie am vereinfachten Steuerverfahren teilnehmen wollen. Kontenrahmen und DATEV Abb. 3: Angaben zum Rechnungswesen: Auswahl des Kontenrahmens. Die Seite Rechnungswesen fragt nach dem Kontenrahmen und verlangt die Festlegung des Wirtschaftsjahres. Auch wenn Sie die Buchhaltung außer Haus geben, sind diese Angaben zwingend vorgeschrieben, damit Lexware warenwirtschaft richtig arbeiten kann. Da beides im Nachhinein nicht mehr geändert werden kann, fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater nach den richtigen Daten. Nur dann können Sie mit der bestehenden Firma aus Lexware warenwirtschaft nahtlos weiterarbeiten, wenn Sie das Programm später mit der Buchhaltung ergänzen wollen. 24

6 Schritt 3: Grundlegende Einstellungen für die Firma Für die Beispiele in diesem Buch wurde der Standard-Kontenrahmen 03 (SKR 03) von DATEV verwendet. Wenn Sie die aus den Rechnungen und Gutschriften resultierenden Buchungen an Ihren Steuerberater direkt per Datei weitergeben möchten, muss die Seite DATEV ausgefüllt werden. Indem Sie das Feld DATEV- Unterstützung ankreuzen, werden die weiteren Felder zur Eingabe frei. Die zu hinterlegenden Angaben teilt Ihnen Ihr Steuerberater mit. Schritt 3: Grundlegende Einstellungen für die Firma Unter der Überschrift Warenwirtschaft im Firmenassistenten gibt es vier Seiten mit optionalen Einstellungen, die den Programmablauf beeinflussen. Diese Angaben beziehen sich auf verschiedene Programmfunktionen und können im Nachhinein geändert und ergänzt werden. Die Seiten allgemein und Preise sollten Sie bei der Firmenanlage dennoch sorgfältig prüfen, damit Sie die benötigten Funktionen, Rechenweisen und die Verbindung zur Buchhaltung richtig zur Verfügung haben. Die fünfte Seite Services bietet weitere, zum Teil kostenpflichtige Ergänzungen. 25

7 1 2 3 Abb. 4: Allgemeine Einstellungen für die Warenwirtschaft: Geben Sie die Belegnummernkreise 1 aus der Buchhaltung an und sorgen dafür, dass es keine doppelten Adresseinträge 2 gibt. Die Umkehrung der Steuerschuld nach 13b UStG 3 muss angehakt werden, wenn Ihre Firma davon betroffen ist. Allgemeine Einstellungen Buchungssätze, die aus ein- oder ausgehenden Rechnungen resultieren, werden in die hier angegebenen Belegnummernkreise gebucht. Diese Angaben sind immer dann wichtig, wenn Ihr Buchhaltungsprogramm mit Nummernkreisläufen arbeitet, besonders aber, wenn Sie auch mit Lexware buchhalter arbeiten. Die im Programm warenwirtschaft verwendeten Nummernkreise müssen in Lexware buchhalter vorhanden sein. Wenn Ihre Kunden- bzw. Lieferantennummer gleichzeitig Debitoren- bzw. Kreditorenkontonummer ist, können Sie diese Vorgabe bereits hier in den Firmenangaben so festlegen. Außerdem gibt es zur Identifizierung von Kunden ein Feld Match- 26

8 Schritt 3: Grundlegende Einstellungen für die Firma code. Dieses Feld sollte immer eindeutig sein und nicht mehrfach vergeben werden. Ein Häkchen auf dieser Seite sorgt dafür, dass das Programm Doppeleingaben prüft und Sie darauf hinweist. So können Dubletten vermieden werden. Unter bestimmten Umständen gilt für Bauleistungen eine Umkehrung der Umsatzsteuerschuld. Dasselbe gilt für sonstige Leistungen, die Sie für Ihre Kunden im Ausland erbringen. Dann sind Rechnungen nach 13b UStG ohne Umsatzsteuer auszuweisen. Trifft das für Sie zu, setzen Sie in das jeweilige Feld ein Häkchen. Zusammen mit den richtigen Einstellung in den Kundendaten führt das vor Rechnungsstellung zu einer Abfrage, ob Umsatzsteuer ausgewiesen werden soll. Um eine korrekte Verbuchung auch solcher Rechnungen zu gewährleisten, müssen die entsprechenden Konten in den Warengruppen hinterlegt sein. Lexware scout prüft Ihre Daten und informiert Sie, wenn diese nicht schlüssig oder vollständig sind auf der Startseite des Programms mit der Angabe von Problemen und Hinweisen. Wenn Sie diese Prüfung stört, können Sie sie hier ausschalten. Einstellungen für die Preisgestaltung Auf der Seite Preise in den Firmenangaben werden grundlegende Angaben vorgenommen, die die Arbeitsweise des Programms beeinflussen. Preisangaben brutto oder netto werden für die gesamte Firma angelegt. Diese Angabe hat Auswirkung auf die Berechnung der Aufträge und erfordert eine analoge Erfassung der Artikelverkaufspreise. 1 2 Abb. 5: Nettopreise: Die Einstellung Netto 1 und die Ausgabe der Umsatzsteuer 2 beim Druck einer Rechnung. 27

9 1 2 Abb. 6: Bruttopreise: Die Einstellung Brutto 1 und die Ausgabe der Umsatzsteuer 2 in der Rechnung. Konsequenterweise müssen die in den Artikel-Stammdaten hinterlegten Preise dieser V o r g a b e e n t s p r e c h e n. E i n V e r k a u f s p r e i s v o n 1 0 0, 0 0 e r g i b t b e i N e t t o -Einstellung und 19 % USt. den zu bezahlenden Betrag von 119,00. B e i B r u t t o -Firmen bleibt der zu zahlende B e t r a g 1 0 0, 0 0, er e n t h ä l t e i n e n U m s a t z s t e u e r a n t e i l v o n 1 5, 9 7. Achtung Es ist in Lexware warenwirtschaft pro nicht möglich, innerhalb einer Firma sowohl brutto als auch netto zu fakturieren. Wen Sie das über die Umstellung in den Firmenangaben versuchen, führt das unweigerlich zu krummen Zahlen und Differenzen bei der Umsatzsteuerberechnung. 1 2 Abb. 7: Einstellungen für die Preisermittlung: Die Nachkommastellen 1 können auf bis zu vier erweitert werden. Ob die Kalkulation 2 aus dem Programm genutzt werden soll, legen Sie mit einem Häkchen auf dieser Seite fest. 28

10 Schritt 4: Firmenzentrale, Verwaltungsdaten Die Anzahl der Nachkommastellen im Einzelpreis und bei den Mengen werden ebenfalls in den Firmenangaben festgelegt. Damit erweitern Sie die Nachkommastellen immer dort, wo Preise und Mengen zu erfassen sind. Wenn die Mengenangaben im Druck ohne Nachkommastellen erscheinen sollen, muss eine weitere Anpassung im Layoutassistenten erfolgen. Möchten Sie die Artikelpreise mit dem im Programm hinterlegten Kalkulationsschema ermitteln, dann muss das hier in den Firmenangaben angehakt sein. Nur dann stehen die Felder zur Errechnung der Preise zur Verfügung. Gruppenvorlagen lassen die Kalkulation je Warengruppe zu, die im jeweiligen Artikel angepasst werden kann. Damit sind alle wesentlichen Daten für die neue Firma erfasst, nun brauchen Sie diese nur noch zu speichern, um die Firmenanlage abzuschließen. Schritt 4: Firmenzentrale, Verwaltungsdaten Den jeweiligen Applikationen übergeordnet befindet sich die Firmenzentrale, wo übergreifende Daten hinterlegt werden. Zentrale Verwaltung Welche Bestandteile dieses Bereiches für Sie relevant sind, hängt davon ab, welches Programmpaket Sie nutzen und welche Applikationen daraus. Arbeiten Sie beispielsweise auch mit der Buchhaltung aus dem Programm, dann können die Kostenstellen und Kostenträger ebenso wie die Verwaltung des Kontenrahmens an dieser Stelle von großer Bedeutung sein, da diese Daten auch in der Warenwirtschaft genutzt werden. Auch die Benutzerverwaltung ist in der Firmenzentrale angesiedelt, sie kann nur vom Supervisor bearbeitet werden. Bankverbindung hinterlegen Um die eigenen Bankverbindungen auch auf den Formularen ausdrucken zu können, müssen diese in der Firmenzentrale unter Verwaltung Bankangaben hinterlegt werden. 29

11 Abb. 8: Bankangaben: Hinterlegen der eigenen Bankverbindung. Die Schaltfläche Neu öffnet ein Fenster zur Eingabe der eigentlichen Bankangaben. Dabei haben Sie zunächst ein Feld für eine interne Bezeichnung des Kontos. Mit Eingabe der Bankleitzahl wird die Bankbezeichnung eingetragen. Nun fehlt noch die Kontonummer. Und wenn Sie möchten, kann auch IBAN und BIC für den internationalen Zahlungsverkehr hinterlegt werden. Nutzen Sie das integrierte Onlinebanking im Programm, kann an dieser Stelle auch die Onlineverbindung für das Bankkonto angelegt werden. Sobald das Häkchen bei Onlinekonto gesetzt ist, wird die Schaltfläche zum Anlegen der Verbindung zur Bank frei. Klicken Sie diese an, werden Sie mit einem Assistenten durch die Anlage des Onlinekontakts geführt. Achtung Auch wenn Sie mit vorgedruckten Briefbögen arbeiten, benötigen Sie neben den ausführlichen Firmenangaben im Formular auch die Bankangaben immer dann, wenn Sie Dokumente mailen möchten. Im pdf eines Angebotes beispielsweise sollten alle Ihre Firmenangaben erscheinen, die sonst im Druck auf den Briefbogen bereits vorhanden sind. 30

12 Schritt 5: Firmendaten ändern, zwischen Firmen wechseln Schritt 5: Firmendaten ändern, zwischen Firmen wechseln Firmenangaben ändern und ergänzen Die Firmenangaben können jederzeit geändert werden. Dazu wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten Firmenangaben. Nun sehen Sie den Firmenassistenten vor sich. Den jeweiligen Bereich, in dem Änderungen vorzunehmen sind, öffnen Sie, indem Sie den Eintrag in der Baumstruktur anklicken. Überschreiben Sie einfach die vorhandenen Angaben. Wechsel zwischen den Firmen Um zwischen den angelegten Firmen zu wechseln, klicken Sie Datei Wechseln Firma an. Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem alle vorhandenen Firmen angezeigt werden. Per Doppelklick oder indem Sie die gewünschte Firma markieren und dann die Schaltfläche OK anklicken wechseln Sie die zu bearbeitende Firma. Dasselbe Fenster Firmenauswahl erscheint beim Öffnen des Programms, wenn Sie diese Voreinstellung nicht geändert haben. Übung Legen Sie die hier gezeigte Firma EDV Fritz GmbH im Programm an. Name EDV Fritz GmbH Straße Schillerstraße 17 PLZ, Ort Freiburg Telefon Fax Bundesland Baden-Württemberg Finanzamt 2806, Freiburg Stadt Umsatzsteuerpflicht ja Steuernummer USt-ID-Nr. DE Kontenplan SKR 03 Datev-Unterstützung ja DATEV-Angaben Beraternummer Beratername Mandantennummer Helfer

13 Belegkreis Verkauf Hinweis doppelter Matchcode Bauleistungen gemäß 13b UStG Sonstige Leistungen nach 13b UStG Preisangaben AR Ja Nein ja Netto Lösung Unter Datei Neu Firma werden die Daten eingegeben und unter Bearbeiten Firmenangaben können Sie die Eingaben ändern und ergänzen. Auf den vorigen Seiten finden Sie detaillierte Angaben, an denen Sie sich orientieren können. Weitere Informationen Im Service-Center innerhalb des Programms im Bereich Support finden Sie im etraining detaillierte Anleitungen zur Firmenanlage in Form eines Videos. Da das Video aus dem Netz geladen wird, ist eine bestehende Onlineverbindung notwendig. Abb. 9: Der Bereich Support im ServiceCenter. 32