- Leistungsbeschreibung -

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1 VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH - Leistungsbeschreibung - Dienstleistungen für Veranstaltungen, Messen und Promotionen Stand: 12. Dezember 2016 Ausgegeben von: VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg GmbH Hardenbergplatz Berlin Ansprechpartner: VBB Verkehrsverbund Berlin Brandenburg GmbH Herr Matthias Wolfram vergabe@vbb.de Seite 1 von 7

2 1. Der VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg 1.1 Ausgangssituation Der VBB Verkehrsverbund Berlin-Brandenburg ist seit dem 1. April 1999 der Verkehrsverbund für die beiden Bundesländer Berlin und Brandenburg, umfasst als einziger Verkehrsverbund zwei ganze Bundesländer und ist der größte seiner Art in Deutschland, flächenmäßig auch in Europa. Der VBB versteht sich als Mobilitätsdienstleister des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Berlin und Brandenburg. In Kooperation mit über 40 öffentlichen und privaten Verkehrsunternehmen bietet der VBB ein Nahverkehrsangebot mit aufeinander abgestimmten Fahrplänen, vielfältigen Verkehrsanbindungen, einem Tarif und einer umfassenden Fahrgastinformation. Der VBB ist ein Aufgabenträgerverbund. Gesellschafter sind die Bundesländer Berlin und Brandenburg sowie die kommunalen Gebietskörperschaften, die Landkreise und kreisfreien Städte in Brandenburg. Die Gesellschafter sind zuständig für die Bestellung von Verkehrsleistungen, die von den Verkehrsunternehmen erbracht werden. Der VBB koordiniert die unterschiedlichen Interessen der Partner und übernimmt das Management des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV). Er versteht sich des Weiteren als Schnittstelle zwischen Kunden, Verkehrsunternehmen und politischen Gebietskörperschaften. Die Geschäftsfelder des VBB umfassen die länder- und verkehrsmittelübergreifende Angebotsplanung und Konzeption, das Nahverkehrs- und Vertragsmanagement, das Tarif- und Vertriebsmanagement, das Management der Einnahmenaufteilung, ein umfangreiches Qualitätsmanagement sowie die Fahrgastinformation und der Kommunikation. Seite 2 von 7

3 1.2 Die Aufgaben des VBB Abstimmung, Koordination und Integration der Nahverkehrsaufgaben, Realisierung eines einheitlichen Verbundtarifs mit einheitlichem Vertriebs-, Abfertigungs-, Zahlungs- und Fahrgastinformationssystems, Formulierung von Qualitätsstandards, Controlling, Weiterentwicklung und Realisierung eines Einnahmenaufteilungsverfahrens, Bestellung und Vergabe von Leistungen im Schienenpersonennahverkehr (SPNV), Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, Fahrgastinformation und Kommunikation unter Einbeziehung der vertraglich gebundenen Verkehrsunternehmen. 1.3 Positionierung des VBB Im Jahr 2015 wurde ein umfassender Prozess abgeschlossen, bei dem die Überprüfung der bisherigen Positionierung zu einer Profilschärfung für die VBB GmbH geführt hat. Im Ergebnis dieser Profilschärfung sollen die Verkehrsunternehmen bei der direkten Ansprache der Fahrgäste und Kunden noch stärker als bisher in den Vordergrund rücken, das Logo des Verkehrsverbundes als zentraler Absender des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Berlin und Brandenburg aber weiter mitgeführt werden. In diesem Kontext lautet die neue Positionierung: Der VBB schafft und bewahrt die optimalen Voraussetzungen für einen leistungsfähigen und zukunftsorientierten ÖPNV in Berlin und Brandenburg. Seite 3 von 7

4 2. Leistungsbeschreibung Die erfolgreiche Umsetzung der genannten Aufgaben für den VBB, für die Verkehrsunternehmen sowie weiteren Kooperationspartner erfordert die Unterstützung durch einen kompetenten Auftragnehmer bzw. eine kompetente Agentur für Dienstleistungen für Veranstaltungen, Messen und Promotion. Für diese Leistung wird der VBB mit der Agentur einen Rahmenvertrag abschließen. 2.1 Aufgabenstellungen für die Agentur - Fachkundige Beratung und Unterstützung sowie Begleitung des VBB bei der Konzeption, Planung, Organisation und effizienten Realisierung von Veranstaltungen, Messen und Promotionen - Bereitstellung von tariflich geschulten, zuverlässigen, flexiblen und engagierten Host/essenpersonal und Promotoren und weiterem Personal; - Agentureigene Redaktion und Gestaltung (Satz, Layout, Grafik); Druckbeauftragung und Druckbegleitung von Printmedien wie Flyer, Plakate und Anzeigen im Rahmen des Veranstaltungsmanagements; - Beratung, Konzeption und Betreuung inkl. Produktion und Logistik von Präsentations- und Veranstaltungsmodulen und Promotionoutfit; - Beratung, Konzeption und Betreuung inkl. Produktion und Logistik von Werbeartikeln; - Beratung, Organisation und Bereitstellung des Entertainments (u. a. Show, technisches Equipment), des Personals (Moderator, Künstler,) sowie einzelner Ausstattungsmodule für Veranstaltungen, Messen und Promotion; - Catering für Veranstaltungen und Messen inkl. Bereitstellung von qualifiziertem Personal und Ausstattung; - Bereitstellung und Bestandspflege inkl. Reinigung der Promotionsoutfits; Seite 4 von 7

5 - Koordinierung und Realisierung der Gesamtlogistik aller Informationsmaterialien sowie Ausstattungsmodule des VBB sowie des vollständigen Auf- und Abbaus am Veranstaltungsort; - Lagerlogistik, Disposition und laufende Bestandspflege; Bereitstellung einer Mindestlagerfläche von 200 qm zzgl. flächenmäßiger Erweiterungsmöglichkeiten. Durch den Bieter ist in einem Konzept nachzuweisen, ob und wie er die Kriterien einer flexiblen und optimalen Lagerhaltung und Logistik gewährleisten kann. 2.2 Zusammenarbeit Agentur - VBB Alle Aufgaben bzw. Leistungsbestandteile Dienstleistungen für Veranstaltungen, Messen und Promotion sind durch die Agentur stets in vorheriger Abstimmung mit dem VBB und kosteneffizient zu realisieren. Ein hauptverantwortlicher Ansprechpartner des Bieters bzw. der Agentur ist verbindlich zu benennen (Projektleiter) sowie für umfangreichere Leistungen auch ein geeignetes Mitarbeiterteam der Agentur, dies namentlich sowie aufgabenspezifisch. Aufgrund der Spezifik der Leistungen des Rahmenvertrages Dienstleistungen für Veranstaltungen, Messen und Promotionen wie Veranstaltungstermine und Zeiten am Wochenende und Feiertagen sollte die Agentur eine tägliche telefonische Erreichbarkeit von mindestens 7:00 Uhr bis 19:00 Uhr gewährleisten (inkl. Wochenende und Feiertage). Zusätzlich zur planmäßigen Vorbereitung von Veranstaltungen, Messen und Promotionen inkl. der notwendigen Kapazitäten ist eine grundsätzliche kurzfristige Verfügbarkeit und Flexibilität bzw. Reaktionszeit seitens des Bieters bzw. der Agentur vorauszusetzen (Regionaler Standort, geringe Verkehrswege, keine Reise- bzw. Übernachtungskosten oder sonstige Kosten). Der Bieter hat nachzuweisen, wie er diese Anforderungen erfüllen wird. Bei der Erstellung von Printmedien (wie Flyer, Broschüren, Plakate) ist der Drucktermin zwischen Bieter bzw. Agentur und Druckerei jeweils so zu wählen und mit dem VBB einvernehmlich abzustimmen, dass seitens des VBB und der Agentur je ein Vertreter Seite 5 von 7

6 beim Andruck anwesend sein kann. Die Druckfreigabe erfolgt prinzipiell über den VBB nach Abstimmung zwischen dem Bieter bzw. der Agentur und VBB vor Druckbeginn. Es ist jeweils die preisgünstigste Versandform zu wählen. Auch für den Bieter bzw. für die Agentur dieser Leistungsbeschreibung besteht die Möglichkeit zur Angebotseinreichung und Beauftragung zum Vertrieb/Auslieferung u. a. der Flyer, Broschüren und Plakate. Die Ausführung des Versandes ist mit Lieferscheinen und Empfangsbestätigungen zu dokumentieren und dem VBB unmittelbar nach Auslieferung nachzuweisen. Für eine erfolgreiche Kommunikation zu den jeweiligen Zielgruppen sind die Qualifikationen sowie das Erscheinungsbild und der Kommunikationsstil des Personals unter Einbeziehung der politischen Rahmenbedingungen (Länderspezifik) und bereits vorhandener Erfahrungen mit Unternehmen und Partnern des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) in Berlin und Brandenburg von Bedeutung. Hierzu sind dem VBB vom Bieter bzw. von der Agentur Referenzbeispiele vorzulegen. Des Weiteren wird in einem Personalkonzept um Erläuterung zur Qualifikation und Weiterbildung des eingesetzten Personals gebeten. Hinsichtlich der zu zahlenden Mindestentgelte sind die bundeseinheitlichen Regelungen nach dem Gesetz zur Regelung des allgemeinen Mindestlohnes anzuwenden. Hierüber ist eine verbindliche Erklärung zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben im Angebot abzugeben. Wird eine Mindesteinsatzzeit für das Promotion-, Hostessen und Servicepersonal vorgegeben, so ist diese durch den Bieter bzw. die Agentur im Angebot auszuweisen. Gleiches gilt für Kosten, die aufgrund von kurzfristigen Absagen und Streichungen von Veranstaltungen bzw. Aufträgen entstehen. Auf zusätzliche Kostenpositionen und Zuschläge, die im Leistungsverzeichnis nicht separat aufgeführt sind, ist gesondert hinzuweisen (wie unter anderem Bildrecherche, Nutzungsrechte am Bildmaterial und Bildrechteeinkauf, Druckbegleitung und Druckabwicklung). Seite 6 von 7

7 Die Agentur hat die Leistungen bzw. Projekte in Abstimmung mit dem VBB unter Beachtung der Vorgaben des VBB zu realisieren. Die Umsetzung erfolgt auf Kalkulationsbasis der Angaben im Leistungsverzeichnis. Es wird erwartet, dass auch weitere, vom gegenwärtigen Zeitpunkt nicht vorhersehbare Aufgaben bzw. Leistungen, die im Rahmen der Unterstützung durch eine Agentur für Veranstaltungen, Messen und Promotionen erbracht werden müssen, innerhalb des ausgeschriebenen Rahmenvertrages durch den VBB an die Agentur beauftragt und durch die Agentur realisiert werden können. Seite 7 von 7