Bedienungsanleitung Vereinsbuchhaltung. Bedienungsanleitung Vereinsbuchhaltung VeBu. Inhalt

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1 Bedienungsanleitung Vereinsbuchhaltung VeBu Dieses Programm ist lizenzfrei verwendbar. Das Programm ist mit Excel 2013 erstellt worden und enthält VBA Programmierungen, also Typ.xlsm, deshalb werden Sie beim Öffnen darauf aufmerksam gemacht, dass es Marcos hat und Sie müssen bestätigen, dass Sie dies zulassen wollen. Ihr PC muss Windows 7, Windows 8 oder Windows 10 und Office 2010 oder höher installiert haben, damit alle Funktionen ausgeführt werden können. Inhalt Bedienungsanleitung Vereinsbuchhaltung VeBu... 1 Allgemeine Erläuterungen... 3 Prinzipieller Aufbau des Programms... 3 Register der Arbeitsblätter... 4 Handhabung bei Neustart... 4 Was ist zu tun... 5 Dialog schliessen... 5 Journalführung starten... 6 Allgemeines... 7 Funktionen die direkt auf den Tabellen ausführbar sind... 7 Eigenschaften des Excel Arbeitsblatt... 7 Drucken von Tabellen... 7 Kopf- und Fusszeile beim Drucken... 8 Suchen... 8 Sortieren... 9 Export pdf... 9 Tabelle Journal Neue Buchung Zahlungskonto richtig? Speichern und nächste Buchung vorbereiten Datum einer Buchung Textbausteine abrufen Buchen von Mitgliederbeiträgen Artikelverkauf mit Bestandnachführung Artikelverkauf ohne Bestandnachführung Offene Buchungen Tiggi

2 Bestehende Buchung im Journal korrigieren Buchung löschen Buchungen aus der Tabelle V_Anlass Beleg Nummer Textbausteine erstellen Scroll Last Programmeinstellungen Zahlenformate in Excel einstellen Tabelle Budget Budget bearbeiten Subtotalbezeichnung ändern Budget Spezialfälle Abgleich von Budget und Bilanz mit Journal Info zum Programm Tabelle Bilanz Jahres Abschluss Save erstellen Tabellen O_Buch (offene Buchungen erfassen) Offene Debitoren / Kreditoren auflösen (zahlungsaktiv machen) Tabelle Artikel Artikel bearbeiten Tabelle Appell Appelltermin einfügen Anwesenheit eintragen Neues Appellmitglied einsortieren Tabellen Aktive, Passive, Gönner, Inserenten und Sponsoren Personen bearbeiten Neue Person einfügen Tabelle V_Anlass (Vereinsanlass) Anlass bearbeiten Anlassteilnehmer zur Anlassliste hinzufügen Tabelle Erfolg (aus dem Journal) Mit den Daten arbeiten Daten Filtern Tiggi

3 Tabelle Val Steuererklärung Allgemeine Erläuterungen Prinzipieller Aufbau des Programms Das Bild zeigt wie die Zusammenhänge der einzelnen Tabellen sind. Dabei handelt es sich um ein Journal, das immer den aktuellen Stand bezüglich Budgetverzehr sowie Stand der Zahlungskonto; (8 Konten sind vorgesehen) anzeigt. Die Budgetpositionen sind stellvertretend für die Erfolgskonto (Ausgaben und Einnahmen). Kreditoren und Debitoren können als offene Buchungen erstellt werden und später in das Journal übertragen werden. In den Personallisten werden die Zahldaten von Beiträgen automatisch nachgetragen. Als Erfolgskonto stehen ausschliesslich nur eingetragene Budgetpositionen zur Auswahl. Damit wird erreicht, dass der Vergleich der Ausgaben und Einnahmen mit dem Budget allzeit aktuell berechnet und gezeigt werden kann. Es ist deshalb auch ratsam, dass die Budgetpositionen gut überlegt sind und ev. mit Positionen ergänzt werden, die in der laufenden Budgetperiode neu dazu kommen könnten. Es sollte je bei den Einnahmen und Ausgaben einen Positionen übrige enthalten sein, damit auch Buchungen die nicht im Budget vorgesehen waren, getätigt werden können. Wenn Sie ohne Budget arbeiten wollen müssen Sie trotzdem die Budgetpositionen einpflegen damit Sie die Auswahl der Erfolgskonto haben Tiggi

4 Selbstverständlich kann man das Budget auch im Laufe der Periode noch anpassen. Register der Arbeitsblätter Die Titel sind weitgehend erklärend, zu ergänzen ist; O-Buch steht für offene Buchungen F_Artikel steht für Fanartikel V_Anlass steht für Vereinsanlass Erfolg ist eine Pivot Darstellung des Journals Im Zentrum steht das Journal, hier werden alle Finanzvorgänge eingetragen. Das Budget bildet die Basis um Vergleiche zum aktuellen Stand der Buchführung aufzuzeigen. Die Budgetpositionen werden für die Journalbuchungen übernommen. Die Tabelle Val enthält vom Programm verwaltet Daten und muss nicht bedient werden, sie kann unsichtbar gemacht werden. Etliche Funktionen können durch Klick auf die Tabelle direkt ausgeführt werden. Siehe hier. Allgemeine Funktionen sind, im Dialog Befehle VeBu zu finden. Es sind jeweils nur diejenigen Tasten sichtbar, die auch bei der gewählten Tabelle, eingesetzt werden können. Handhabung bei Neustart Dieser Ablauf muss nur beim allerersten Öffnen durchgeführt werden. Jahresabschluss durchführen (auch wenn noch keine Buchungen vorhanden sind ist dies möglich). Erstellen des Budget (siehe auch Budget bearbeiten) Tiggi

5 Dann die Personenlisten; Aktive, Passive, Gönner, Inserenten und Sponsoren (siehe auch Personen bearbeiten). Praktisch ist auch, wenn Sie die häufigsten Textbausteine bereits erstellt haben( siehe auch Textbausteine erstellen). Dann beginnen Sie mit der Journalführung (siehe auch Journalführung starten). Der Programmierer empfiehlt: Pro Vereinsjahr (Buchungsperiode) ein selbstständiges Excel-Arbeitsblatt zu starten indem das alte Jahr abgeschlossen wird, siehe dazu Kapitel Jahresabschluss erstellen und Neueröffnung. Was ist zu tun In den Dialogen sind Felder Listen Tasten etc. dargestellt die allgemein als Objekte bezeichnet werden. Wenn Sie bei einem Objekt nicht wissen was zu tun ist, steuern Sie die Maus über das Objekt und im hellgelben Feld erscheint eine Anleitung die Ihnen weiter helfen soll. Dialog schliessen Haben Sie einen Dialog nur zur Einsicht geöffnet und wollen gar nichts daran ändern, oder haben den Dialog ungewollt geöffnet dann klicken Sie einfach in der rechte obere Ecke auf die Taste, der Dialog schliesst sich dann ohne dass Änderungen durchgeführt werden Tiggi

6 Journalführung starten Starten Sie mit der Taste heraus. (Jahresabschluss erstellen) aus der Tabelle Bilanz oder Budget Durch den Abschlussprozess legen Sie die Geschäftsperiode (Geschäftsjahr) fest und werden zum Dialog Kontoeröffnung geführt. Damit können Sie pro Konto den Anfangsbestand (Saldo letzter Periode) eintragen. Mit der Taste (speichern schliessen) werden die Kontostände im Journal (5. Zeile rosa markiert) erstellt oder angepasst. Die Zeile 5 ist reserviert für die Kontoeröffnung, die auch nachträglich noch angepasst werden kann. Alle weiteren Buchungen im Journal sind ähnlich zu bearbeiten (siehe auch Kap. Neue Buchung) Tiggi

7 Allgemeines Funktionen die direkt auf den Tabellen ausführbar sind Tabelle Journal Klicken auf eine Zeile mit Daten >> Bestehende Buchung korrigieren Klicken auf den hellgrünen Balken am unteren Tabellenende >> Neue Buchung Personentabellen Klicken auf eine Zeile mit Daten >> Bestehende Person bearbeiten Klicken auf den hellgrünen Balken am unteren Tabellenende >> Neue Person einfügen Tabellen O-Buch Klicken auf eine Zeile mit Daten >> Rechnung oder Zahlung auf offen oder erledigt stellen Tabelle Budget Klicken auf eine Zeile (nicht Titelzeile) Budgetpositionen verwalten Eigenschaften des Excel Arbeitsblatt Einige Eigenschaften werden vom Programm genutzt und zum Teil überschrieben. Es ist deshalb ratsam diese Eigenschaften Ihren Wünschen entsprechend anzupassen. Drucken von Tabellen Alle Tabellen können Sie programmgesteuert drucken Tiggi

8 Das hat den Vorteil, dass die Seitendarstellung, der Druckbereich und die Beschriftung einheitlich und dem aktuellen Druckbereich angepasst sind. Der Druckbefehl steuert aber nicht direkt den Drucker an, stattdessen wird Ihnen die Druckvorschau gezeigt. Dort können Sie dann Drucken oder die Seitenansicht wieder schliessen ohne zu drucken. Kopf- und Fusszeile beim Drucken Diese werden automatisch eingelesen. Sie können einige selbst beeinflussen. Kopf links = Firma (aus Informationen, alle Eigenschaften, Firma) Kopf mitte = Titel (aus Informationen, alle Eigenschaften, Titel) Fuss rechts = Benutzername (aus Optionen, Allgemein, Benutzername) Kopf rechts = Druckdatum (automatisch) Fuss links = Applikationsname (automatisch) Fuss mitte= Seite von Seiten (automatisch) Suchen Sie können Einträge in den Zellen der Tabellen suchen. Dazu klicken Sie jeweils die Taste Es erscheint der Dialog suchen in Tabelle. an Tiggi

9 Wird der Suchbegriff nicht gefunden, können Sie einen neuen Suchbegriff einfügen oder den Dialog schliessen. Ist der Begriff gefunden worden, können Sie zu diesem Begriff gehen mit der Taste zu), je nach Tabelle wird der Dialog bearbeiten geöffnet. (gehe Oder Sie klicken erneut auf die Taste um weiter nach demselben Begriff zu suchen. Sortieren Dieser Befehl sortiert die aktuelle Tabelle. Journal nach Datum Inserenten nach Firma Val nur Textbausteine sortieren Alle übrigen Tabellen, wo der Befehl vorhanden ist, sortiert nach Name und Vorname. Der Befehl wird direkt ausgeführt. Export pdf Die Tabelle wird als pdf- Datei exportiert Tiggi

10 Sie können den Pfadnamen eingeben oder den vorgeschlagenen Namen bestätigen. Sie können den Dateiname eingeben oder den vorgeschlagenen Namen bestätigen. Sie können den Bereich auswählen entweder nur den Druckbereich oder dann alle Zellen. Bei einigen Tabelle sind diese Bereiche identisch (z.b. Journal, Erfolg oder Anlass). Je nach verwendeten Office Version kann es sein, dass die Pdf-Datei auch noch geöffnet wird. Tabelle Journal Das ist die zentrale Tabelle, hier geben Sie die Buchungen ein, korrigieren Buchungen oder löschen bereits bestehende Buchungen. Buchungen werden nur im Journal getätigt, die Nebentabellen falls nötig, werden automatisch nachgeführt. Eine Ausnahme ist die Anlassbuchung. Neue Buchung Klicken Sie dazu in der Tabelle Journal auf den hellgrünen Balken am unteren Tabellenende Tiggi

11 Der Dialog für die Buchungen wird von oben nach unten ausgefüllt. Dabei unterstützt das Programm Sie durch angepasste Comboboxen und Beschreibungen. Zahlungskonto richtig? Prüfen Sie vor dem Buchen ob das Zahlkonto richtig gewählt ist, das Programm macht automatisch einen Vorschlag (im Budget eingetragen) der muss aber nicht immer zutreffend sein. Anpassungen machen Sie mit den Comboboxen von Soll und zu Haben. In der Mitte der beiden Konten steht dann jeweils der Kontostand des Zahlkontos, damit Sie sehen können ob der Betrag wirklich verfügbar ist. Die grau hinterlegten Felder sind nur zur Info oder Programmsteuerung. Speichern und nächste Buchung vorbereiten Mit der Taste, wird die aktuelle Buchung in die nächste freie Zeile des Journals gespeichert. Weiter werden die Personenlisten automatisch nachgeführt. Dann wird der Dialog für die nächste Buchung vorbereitet. Wenn Sie die Buchungen beenden wollen, klicken Sie auf die Taste oben rechts im Dialog. Datum einer Buchung Das Datum wird bei neuen Buchungen auf den aktuellen Tag vorgegeben. Bei bestehenden Buchungen wird das Datum aus dem Journal eingelesen. Das Datum kann angepasst werden, klicken Sie dazu auf den Label Datum um den Dialog Datum zu öffnen Tiggi

12 Das Datum kann aber auch direkt in das Textfeld Datum eingegeben werden. Sie können beide Methoden nach Belieben anwenden. Textbausteine abrufen Textbausteine können Sie abrufen aus der Combobox Textbausteine. Wenn Sie einen Eintrag auswählen, wird dieser als Vorgang übernommen. Ist keine passender Textbaustein vorhanden kann ein Text beim Textfeld Vorgang eingetragen werden und als Textbaustein gespeichert werden (Details siehe hier). Buchen von Mitgliederbeiträgen Bei der Verbuchung von Aktivmitgliederbeitrag, Passivbeitrag und Gönner wird als Textbaustein der Name, Vorname und Ort des Mitgliedes eingefüllt. Bei Inserenten und Sponsoren Firma, Name und Ort. Für diese Buchungen ist das Textfeld Vorgang auf disabled also nicht verfügbar gestellt, weil bei Textänderung die automatische Nachführung nicht mehr funktionieren würde. Halten Sie deshalb die Mitgliederlisten immer auf dem aktuellen Stand. Bei Passivmitglieder gilt noch bezüglich Beitrag: Wird mehr eingezahlt als der Beitrag definiert ist, wird dies im Journal normal verbucht, jedoch in der Bilanz und Erfolgsrechnung wie folgt eingetragen. In der Tabelle Passive wird in Spalte L der Spendenanteil beim Buchen eingetragen. Beim Summieren wird nun dieser Anteil bei der Position Beitrag Passivmitglieder abgezogen und bei der Position Spenden dazugezählt. Damit ist dieser Anteil für die Steuerberechnung als Spende ausgewiesen d.h. gewinnabzugsberechtigt. Artikelverkauf mit Bestandnachführung Bei dieser Methode, können Sie jeweils nur einen Artikel in beliebiger Stückzahl verbuchen. Der Vorteil ist, dass der Preis wird automatisch berechnet und den Lagerbestand nachgeführt Tiggi

13 Artikelverkauf ohne Bestandnachführung Wenn Sie die Artikel nicht pro Artikelnummer verbuchen wollen (1 bis x Stück) müssen Sie den Textbaustein Div. Artikel (ohne Nachführung) verwenden. Das hat den Nachteil, dass in der Tabelle Artikel keine Bestandnachführung erfolgt. Es hat aber den Vorteil, dass Sie nur den Verkaufswert der div. Artikel eingeben müssen, z.b. Sie gaben einen Verkaufsstand mit diversen Artikeln und verbuchen nur den Kassengewinn. Ein Inventar müssen Sie aber immer vor dem Abschluss durchführen damit in der Bilanz der Inventarwert korrekt berechnet ist. Offene Buchungen Offene Buchungen sind gestellte Rechnungen oder erhaltene Rechnungen die noch nicht zahlungsaktiv verbucht sind aber vor dem Abschluss steuertechnisch erfasst werden müssen. Das heisst es sind Guthaben oder Schulden die noch erfolgen werden. Wie das in diesem Programm gemacht wird sehen Sie hier. Nun wird die Buchung mit der Taste eingetragen. in die Tabelle O-Buch abgelegt und in der Bilanz Bestehende Buchung im Journal korrigieren Dazu klicken Sie im Journal, in der zu bearbeitenden Zeile, auf eine Zelle und der Dialog bestehende Buchung bearbeiten erscheint Tiggi

14 Bitte vergessen Sie nicht, nach dem Ändern, die Taste auch wirklich gespeichert wird. zu betätigen, damit die Änderung Buchung löschen Dazu verwenden Sie die Taste. Der Löschvorgang beinhaltet das Löschen der Journalzeile, es wird neu sortiert und liniert und im Falle eines Mitgliederbeitrags auch das Löschen des Zahldatums in der entsprechenden Personalliste erledigt. Buchungen aus der Tabelle V_Anlass Buchungen die von der Tabelle V_Anlass aus gemacht wurden, müssen auch in dieser verwaltet werden. Sie erkennen eine solche Buchung daran, dass Label Textbaustein einen Vermerk hat und dass die Spalte Anzahl im Journal den Buchstaben A enthält. Das Vorgehen ist dann wie folgt; Sie wechseln zur Tabelle V_Anlass und setzen dort den verbuchten Eintrag auf. Beleg Nummer Die allererste Belegnummer wird durch den Taste Zahlungs-Konto eröffnen generiert Belegnummer = Buchungsjahr (8-stellig) Tiggi

15 Die Belegnummer wird anschliessend automatisch erhöht und kann nicht weiter beeinflusst werden. Sie verwenden die Belegnummer indem Sie auf Belege (Rechnung oder Quittungen) die zur Buchung passende Belegnummer notieren. Wenn eine Zeile gelöscht wird, wird auch die dazugehörige Belegnummer gelöscht. So kann es vorkommen, dass nicht alle Belegnummern im Abschluss vorhanden sind. Auch kann es sein, dass durch offene Buchungen oder durch Sortieren des Journals nach Datum, die Belegnummer nicht fortlaufend erscheinen. Textbausteine erstellen Die Textbausteine werden im Journal-Dialog erstellt oder gelöscht. Dazu dienen die beiden Tasten Die Quelle für die Textbausteine ist das Textfeld Vorgang. Nach dem Erstellen oder dem Löschen wird die Combobox Textbausteine nachgeführt. Dabei wird immer beim Erstellen zuerst geprüft ob ein gleicher Textbaustein bereits besteht oder beim Löschen ob dieser erstellt wurde. Scroll Last Diese Funktion ist praktisch, wenn bereits eine lange Datenliste vorhanden ist und Sie zum Ende scrollen wollen. Der Befehl ist so eingestellt, dass danach die letzten 4 Zeilen der Tabelle noch sichtbar sind. Programmeinstellungen Mit der Taste können Sie die Einstellungen des Programms anpassen Tiggi

16 Die meisten Einstellungen sind durch die Beschreibung schon klar. Bei den Beiträgen Tabelle Aktive können Sie auch die Label Ihren Bedürfnissen anpassen. Tipp: Beiträge und auch Passivmitgliedsbetrag sollte nicht während der Periode verändert werden. Da sonst die Abgrenzung Beitrag zu Spende nicht mehr stimmt. Wenn dies doch nötig ist, dann müssen Sie alle betreffenden Buchungen im Journal nochmals öffnen und abspeichern um die richtige Berechnung zu erhalten. Zahlenformate in Excel einstellen Es ist oft konfus wie sich gewissen Formeln oder Formate verändern und zum Teil nicht akzeptiert werden. Das kommt daher, dass es sehr viele individuelle Einstellungsmöglichkeiten in Excel gibt. Wie ich das in diesem Programm eingestellt habe, sehen Sie auf dem nächsten Bild. Es zeigt die Einstellungen des Excel Arbeitsblatt in den Optionen erweitert Tiggi

17 Ich versuche jeweils auch andere Einstellungen zu testen und abzufangen, meist gelingt das auch. Die Formulare scheinen aber nicht in jeder Excel Version gleich zu reagieren. Also wenn Sie plötzlich das Phänomen haben, dass aus 2.55 > 255 wird, dann passen Sie Ihre Einstellung entsprechend dem obigen Bild an. Wichtig sind auch die Einstellungen Sprache und Tastatur. Ich verwende Deutsch (Schweiz) Tiggi

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19 Tabelle Budget Das Budget ist in diesem Programm wichtig, weil die Budgetpositionen auch gleich die Erfolgskonti darstellen. Budget bearbeiten Das Budget hat bereits ein vorgegebenes Raster. Sie können dieses aber jederzeit anpassen indem Sie Budgetzeilen einfügen oder löschen. Dazu klicken Sie im Budget, in der zu bearbeitenden Zeile, auf eine Zelle und der Dialog Budgetzeilen bearbeiten erscheint. Mit diesem Dialog können Sie alle Positionen im Budget bearbeiten, ausgenommen die Titelzeilen, diese werden übersprungen. Ein neues Budget erstellen Sie indem Sie pro Zeile den Budgetbetrag eingeben. Gespeichert werden Ihre Änderungen, wenn Sie eine betätigen oder die Taste anklicken. Weiter können Sie mit diesem Dialog auch die Funktionen; Tiggi

20 Zeile einfügen Zeile einfügen oder den Dialog mit der ausführen. ohne Änderungen schliessen Der Befehl sollte eigentlich nur auf Positionen angewendet werden die noch keine Buchungen erhalten haben (Spalte aktuell = 00.00), am besten vor Buchungsbeginn anpassen. Wenn Sie den Namen einer Budgetposition ändern, wird das Journal nicht rückwirkend angepasst. Sie müssen dann die Journaleinträge die vor der Namensänderung getätigt wurden manuell nachbessern. Die Angaben der Felder letzte Rechnung und vorletzte Rechnung werden bei einem Abschluss berechnet und entsprechend eingetragen. Sind noch keine Daten vorhanden können Sie diese auch manuell eintragen. Die Dropdownboxen von Soll und an Haben dienen als Vorwahl der Kontozuordnung für den Dialog Journalbuchung im Journal, damit diese nicht immer eingegeben werden müssen. Subtotalbezeichnung ändern Bei den Subtotalbezeichnungen können Sie nur die Bezeichnung ändern. Möchten Sie eine andere Struktur bezüglich Subtotalgliederung, geben Sie Ihre Vorstellung dem Autor per Mail bekannt. Budget Spezialfälle Drei Budgetpositionen sind speziell gesteuert, sie sind mit * markiert, es sind dies; Gönner* liefert bei Textbaustein die eingetragenen Gönner zur Auswahl. Sponsoren* liefert bei Textbaustein die eingetragenen Sponsoren zur Auswahl. Inserenten* liefert bei Textbaustein die eingetragenen Inserenten zur Auswahl Tiggi

21 Das Programm lässt bei diesen Budgetpositionen keine Textänderung zu. Abgleich von Budget und Bilanz mit Journal Der Budgetabgleich mit dem Journal erfolgt automatisch wenn Sie das Register Budget oder Bilanz anwählen. Danach sind sämtliche Ausgaben und Einnahmen aus dem Journal im Budget eingetragen und das Restbudget berechnet. Da die Bilanz & Erfolgsrechnung direkt mit dem aktuellen Budget verknüpft ist, ist auch die Tabelle Bilanz jeweils aktualisiert. Dieser Abgleich erfolgt immer auf Basis des aktuellen Datums, d.h. Sie können also quasi jederzeit den Budgetstand, die Bilanz und die Erfolgsrechnung neu berechnet einsehen. Dabei ist auch die Tabelle Erfolg (Erfolgskonto) sehr nützlich, weil dort eine Pivot-Darstellung, also eine Gliederung der Ausgaben Einnahmen nach Budgetpositionen, dargestellt wird. Die Pivot-Tabelle wird beim Öffnen automatisch aktualisiert. Info zum Programm Mit diesem Dialog wird Ihnen die Programmversion angezeigt. Sie können auch die Bedienungsanleitung aufrufen (Pdf-Datei). Tabelle Bilanz In dieser Tabelle finden Sie die Bilanz und die Erfolgsrechnung Tiggi

22 Die Tabelle Bilanz ist als Formular gedacht, das man zur Präsentation verwenden kann. Die Erfolgskonten werden i.d.r. von Budgetstand übernommen. Die Bestandkonten werden auch, soweit möglich automatisch verknüpft, z.b. Bank, Kassa Warenlager, Debitoren und Kreditoren. Fremdkapital, Vereinsvermögen, Wertberichtigungen, Immobilien und ähnliches, müssen manuell eingetragen werden (sie sind gelb markiert). Die Tabelle kann auch als Steuerbeleg, oder als Decharge des Vorstandes benutzt werden. Deshalb gibt es dort auch ein Fenster für die die Unterschriften der Revisoren. Jahres Abschluss Vor dem Jahresabschluss sollten Sie ein Inventar durchführen, damit der Lagerwert der Artikel stimmt, denn dieser wird automatisch in die Bilanz übernommen. Als weitere Vorbereitung sollten Sie offene Debitoren (offene Rechnungen die noch zu bezahlen sind aber die Zahlungsfrist noch nicht abgelaufen ist) und Kreditoren (Rechnungen die noch zu bezahlen sind) erfassen, denn auch diese werden automatisch in die Bilanz übernommen. Am Ende jeder Buchungsperiode macht man einen Jahres-Abschluss der Buchhaltung, dazu ist die Taste da. Es erscheint ein Dialog Abschluss erstellen der Sie durch den Abschluss führt. Dabei wird die bestehende Buchhaltung gespeichert und eine neue Buchhaltung für die nächste Periode vorbereitet. Befolgen Sie die Anleitung im Dialog, dann ist es leicht den Abschluss durchzuführen Tiggi

23 Taste betätigen Save erstellen Dazu wird Ihnen der folgende Dialog gezeigt. Im weiteren Abschlussablauf können Sie der Anleitung folgen und die Fragen beantworten z.b. Datum der nächsten Periode eingeben. Eröffnung der Konten bestätigen etc Tiggi

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25 Das Startdatum eingeben und die Kontostände anpassen. Zum Abschluss wird die die Vereinsbuchhaltung unter dem Programm Name und neuem Buchungsjahr abgespeichert Tiggi

26 Tabellen O_Buch (offene Buchungen erfassen) Offenen Buchungen werden vom Journal aus generiert. Also gleich erstellt wie eine normale Buchung. Man will Sie aber bereits nach der Zahlung im Journal eingetragen also Bilanzaktiv erfasst haben. Wenn Sie einen offenen Debitor als Einnahme oder einen offenen Kreditor als Ausgabe verbuchen wollen, werden die Daten in der Tabelle O_Buch gespeichert und nicht im Journal, weil Sie im Journal ja noch nicht aktiv sind. Für Sie gibt die Tabelle O_Buch eine klare Übersicht aller offenen Buchungen und Sie können jederzeit die Bilanz aktuell aufzeigen. Offene Debitoren / Kreditoren auflösen (zahlungsaktiv machen) Tiggi

27 Durch klicken auf eine bestehende Zeile in der Tabelle O-Buch wird ein Dialog gezeigt. Damit können Sie entweder die offene Buchung zum Journal verschieben, diese löschen oder einfach wieder die Funktion abbrechen. Wenn Sie die Taste anklicken wird die offene Buchung zum Journal kopiert und dort wird der Dialog neue Buchung geöffnet, allerdings ist nur die Speichertaste verfügbar. Damit sind Sie gezwungen diese zu betätigen um alle Daten auch korrekt im Journal nachzutragen. Sie sind anschliessend im Journal und die offene Buchung ist abgeschlossen. Tabelle Artikel Diese dient dem Führen des Artikelbestands (kleines Warenlager). Artikel bearbeiten Durch klicken auf eine bestehende Zeile in der Tabelle Artikel erscheint der Dialog Artikel bearbeiten und Sie können die Artikeldaten bearbeiten Tiggi

28 Änderungen werden gespeichert, wenn Sie einen Datensatzwechsel oder die Taste betätigen. Einen Artikel löschen Sie mit der Taste. Einen neuen Artikel fügen Sie ein, indem Sie auf die hellgrüne Zeile am Tabellenende klicken. Füllen Sie nun die Felder aus und Speicher die Eingaben mit der Taste. Tabelle Appell Mit der Tabelle Appell können Sie eine Appell-Liste für die Aktivmitglieder führen. Appelltermin einfügen Wenn Sie auf eine gelb hinterlegte Zell klicken öffnen Sie den folgenden Dialog Tiggi

29 Nun wählen Sie einen Titel aus, der dann zusammen mit dem Datum einen neuen Spaltenkopf erzeugt wenn Sie die Taste anklicken. Die Taste betätigen Sie nur wenn Sie eine neue Appell-Liste beginnen möchten. Die Taste ist dann praktisch wenn Sie bereits mehrere Anlässen eingetragen haben. Die Namensliste links bleibt stehen aber die übrigen Spalten bis auf die letzte benutzte werden nach links verschoben. Anwesenheit eintragen Das Eintragen der Anwesenheit wird durch Klick auf die Zelle der aktuellen Spalte erreicht. Entweder wird eine 1 gesetzt oder wieder gelöscht (Toggle-Funktion). Wenn Sie in älteren Spalten Korrekturen anbringen wollen, können Sie einfach editieren die Tabelle ist nicht geschützt. Neues Appellmitglied einsortieren Um neue Appellmitglieder einzufügen (aus Tabelle Aktive). Klicken Sie auf die hellgrüne Zeile und es erscheint der folgende Dialog Tiggi

30 Wenn Sie auf den gewünschten Listen Eintrag klicken wird dieser übernommen und in der Liste Appell einsortiert und liniert eingetragen auch die Summenformel wird automatisch eingetragen. Tabellen Aktive, Passive, Gönner, Inserenten und Sponsoren Das sind Tabellen in denen Daten von Personen gespeichert werden. Personen bearbeiten Durch eine Registerwahl gehen Sie zur gewünschten Tabelle. Der Dialog für die Bearbeitung von Personenlisten öffnet sich, wenn Sie in einer Personenliste eine beschriebene Zeile anklicken, dann wird auch genau der angewählte Datensatz angezeigt. Änderungen werden gespeichert, wenn Sie einen Datensatzwechsel mit den durchführen, oder wenn Sie die Taste betätigen. Mit der Taste kann die Person aus der Liste entfernt werden. Mit den können Sie in der Liste die Datensätze vor und zurück auswählen und anzeigen vor dem Wechsel werden allfällige Änderungen gespeichert. Mit der Taste wird der Dialog geschlossen und allfällige Änderungen gespeichert. Mit der X-Taste können Sie den Dialog schliessen ohne dass gespeichert wird. Neue Person einfügen Tiggi

31 Wenn Sie den hellgrünen Balken am unteren Tabellenende anklicken wird der Dialog neue Person einfügen geöffnet. Hier füllen Sie die Daten aus und beenden die Eingabe mit der Taste. Tabelle V_Anlass (Vereinsanlass) Die Tabelle V_Anlass dient dem Führen von Anlasslisten (Personen einlesen, Anmeldung datieren, Bezahlung datieren und ev. Auch Anlasskosten im Journalbuchen). Anlass bearbeiten Es wird eine einfach Bearbeitung der Listen angeboten. Die Teilnehmer können aus den in der Buchhaltung vorhandenen Personen-Listen generiert werden. Der Dialog Anlassteilnehmer bearbeiten öffnet sich, wenn Sie in der Tabelle Anlass eine beschriebene Zeile anklicken, dann wird auch genau der angewählte Datensatz angezeigt Tiggi

32 Die Symbole kurz erklärt Person anmelden > setzt Status und Anmeldedatum. Person abmelden > löscht alle Daten. Bereits verbuchte Zahlung wird im Journal Rückgebucht. Anlassbetrag bezahlt > setzt Status und das Zahldatum. Entschuldigt > setzt Status Im Journal buchen > setzt Status und das verbucht Datum Der gewählte Eintrag wird gelöscht. Bereits verbuchte Zahlung wird im Journal Rückgebucht. Die Spalten B bis H der aktuellen Anlassliste werden gelöscht. Der Titel wird auf Anlass??? gesetzt. Dann öffnet sich der Dialog Einstellungen dort definieren Sie die Anlassdaten neu. Anlassteilnehmer zur Anlassliste hinzufügen Um einen neuen Teilnehmer einzupflegen klicken Sie auf die hellgrüne Leiste am unteren Ende der Anlassliste Tiggi

33 Die Taste, die ist dazu da, die gewählten Personen in die Anlassliste abzuspeichern. Mit der Checkbox können Sie zwischen Einzelperson oder der ganzen Liste auswählen. Tabelle Erfolg (aus dem Journal) Diese Tabelle stellt die Daten des Journals als Pivot5tabelle dar. Die Daten sind nach Budgetpositionen gruppiert, damit wird eine schnell Übersicht pro Budgetposition erreicht. Die Tabelle wird bei der Anwahl automatisch auf datiert. Es stehen Ihnen alle Möglichkeiten einer Pivot Tabelle zur Verfügung. Sie können Filtern oder weiter Felder hinzufügen etc. Mit den Daten arbeiten Dazu müssen Sie einige Einstellungen vornehmen die im folgenden Bild gezeigt werden. Es stehen alle Pivot Funktionen von Excel zur Verfügung. Nun können Sie in der Feldliste die gewünschten Felder auswählen und auch definieren wie diese angezeigt werden sollen. Daten Filtern Mit Daten Filtern können Sie diejenigen Daten auswählen die gerade von Interesse sind Tiggi

34 Mit ein bisschen üben, kann man alle Daten analysieren und für die Buchhaltung die nötigen Aussagen machen Tiggi

35 Tabelle Val Die Tabelle Val enthält Daten die das Programm verwaltet. Änderungen sollten nur vom Administrator getätigt werden. Dort befinden sich Kontoinformationen, Textbausteine und Einstellparameter. Zu bedienen ist lediglich die Taste gelöscht wurde. nachdem Sie einen Testbaustein neu eingetragen oder Steuererklärung Damit die Vereins- Steuererklärung einfach zu erstellen ist, möchte ich hier noch erwähnen welche Dokumente benötigt werden. Als erstes ein Ausdruck der Tabelle Bilanz & Erfolgsrechnung nötig. Diese muss von den Revisoren unterschrieben sein. Als zweites benötigt man den Revisorenbericht, natürlich auch visiert. Ansonsten muss man nur die Steuerformulare (Online oder auf Paper) nach der Wegleitung für Vereine und juristischen Personen (Formular / ) auszufüllen. Diese Wegleitung kann via Internet bezogen werden. Mit freundlichen Grüßen der Autor Martin Küttel Tiggi