ECKD Cash Kassenverwaltungs- und Informationssystem

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1 ECKD Cash Kassenverwaltungs- und Informationssystem

2 ECKD Office ECKD Cash Buchen Prüfen - Weiterleiten das Kassenverwaltungs- und Informationssystem für kaufmännische und kamerale Kassen Seite 2

3 ECKD Cash ist die Verwaltungssoftware für dezentrale Einrichtungen (Kindertagesstätten, Friedhöfe, Gemeindebüros etc.), die eine oder mehrere Kassen führen. Die Installation von ECKD Cash kann als Einzelplatzlösung vor Ort, im lokalen Netz oder im Rechenzentrum erfolgen. Welche Anforderungen muss eine Softwarelösung für kaufmännische und kamerale Kassen erfüllen? Sichere und zuverlässige Datenhaltung Mandantenfähigkeit Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien Laufende Anpassungen an gesetzliche Richtlinien Einfache, intuitiv verständliche Benutzeroberfläche Offene Schnittstelle zur Kommunikation mit unterschiedlichen Buchhaltungssystemen Die einzelnen Funktionen des Systems (Buchungsvorgänge, Stammdatenverwaltung, Listen und Auswertungen ) werden in einem Applikationsbaum aufgeführt und lassen sich direkt aus dieser Darstellung heraus auswählen. Applikationsbaum mit allen Funktionen Datentabelle Buchungsvorgänge ECKD Cash zeichnet sich durch windowskonforme Bedienung und dadurch leichte Erlernbarkeit aus. Innerhalb der Datenbank können mehrere Mandanten verwaltet werden, das Wechseln von einem zum anderen Mandanten ist aus der Anwendung heraus möglich. Buchungsvorgänge werden in übersichtlichen Buchungsmasken durchgeführt. Vordefinierte Geschäftsvorfälle erleichtern die Eingaben, für den Geschäftsvorfall Ausgaben stehen z. B. nur die entsprechenden Haushaltsstellen zur Verfügung. Für die kaufmännische Buchung wird durch den Geschäftsvorfall der Buchungssatz automatisiert in die Doppelte Seite 3

4 Buchführung mit den Teilbuchungen im Soll und Haben gesetzt. Kenntnisse in der Buchführung sind somit nicht Voraussetzung. Das Speichern der Datensätze kann nur erfolgen, wenn alle relevanten Eingaben erfolgt sind. Anderenfalls werden die führenden Feldbezeichnungen rot markiert, und es weisen so genannte Tooltips auf fehlende Eingaben hin. Kaufmännische Buchungsmaske Ein Eintrag im Feld Saldovortag auf das Kassenkonto erlaubt Gegenbuchungen auf unterschiedliche Haushaltsstellen bzw. Konten, Kostenstellen unter einer internen Belegnummer. Stammdatenpflege und begonnene Buchungsvorgänge stehen sich nicht im Wege. Alle benötigten Stammdaten können während der Buchungseingabe ergänzt werden, ohne die Buchungsmaske verlassen zu müssen. Seite 4

5 Die Auswertung der Daten erfolgt über Listen, die Ausgabe wahlweise über den Bildschirm, den Drucker oder als PDF-Datei. Der Kassenbericht kann über alle oder einzelne Kassen erstellt werden. Alle Kassenberichte werden vorgehalten, sodass ein Nachdruck jederzeit erfolgen kann. Alle Buchungssätze können komfortabel in die Hauptbuchhaltung übernommen werden. Voraussetzung dafür ist der Kassenbericht. Das Ergebnis der Überleitung ist der Buchungsnachweis und eine Datei zum Einlesen in die Hauptbuchhaltung. Eine Datensicherung kann durch jeden Benutzer mit Administratorenrechten aus dem System heraus in ein frei zu wählendes Laufwerk / Verzeichnis erfolgen. ECKD Cash zeichnet sich aus durch: Leichte Erlernbarkeit Windowskonforme Bedienung Praxisbezogene Softwareentwicklung, komplett objektorientiert in JAVA Nutzung der relationalen Datenbank Sybase SQL Anywhere Netzwerk- und Mehrbenutzerfähigkeit mit integrierter Benutzerverwaltung Verwaltung von beliebig vielen Kassen für einen oder mehrere Rechträger Hauptfunktionen Verwalten der Stammdaten wie Buchungskonten, Haushaltsstellen, Kostenstellen Erfassen der Einnahmen und Ausgaben als Einzel- und Aufteilungsbuchungen Anzeigen der Buchungen Ergänzen der Stammdaten aus dem Buchungsvorgang heraus möglich Drucken von Belegen wie Einnahme-, Ausgabebelege und Spendenquittungen Drucken von Kassenberichten Überleitung der Daten in die Buchhaltungssysteme von EBS, Mach, Kifikos, Wilken und andere Drucken von Buchungsnachweisen Drucken von Bewegungslisten, Konten, Haushaltsstellen. Seite 5

6 ECKD Office Kurzinformation ECKD Cash Nach dem Start der Datenbank und erfolgreicher Anmeldung in ECKD Cash startet die Applikation mit folgendem Fenster: Unterhalb der Menüleiste und der ToolBar teilt sich die Anwendung in die Bereiche Applikationsbaum und Datentabelle zum aktuell selektierten Baumeintrag. Startseite Applikationsbaum Datentabelle Buchungsvorgänge - Übersicht aller Buchungen Die einzelnen Menüeinträge sowie die den Menüeinträgen zugeordneten ToolBar-Einträge werden, in Abhängigkeit von den Benutzerrechten sowie den Bearbeitungsmöglichkeiten bei der gerade aktiven Datentabelle, aktiviert bzw. deaktiviert. Welchem Menüpunkt ein ToolBar-Eintrag zugeordnet ist, kann am jeweilig erscheinenden Seite 6

7 ToolTip-Text erkannt werden. Alle Funktionen können windowskonform sowohl über das Menü als auch über Kurztasten- Befehle, über die ToolBar oder bei den Datentabellen über ein PopUp-Menü mit rechter Maustaste aufgerufen werden. Das System ist mandantenfähig, das heißt, es können innerhalb einer Datenbank beliebig viele Haupt- und Untermandanten verwaltet werden. Das Wechseln von einem zum anderen Mandanten ist aus der Anwendung heraus möglich. Der Zugriff auf die Daten kann über die Vergabe unterschiedlichster Benutzerrechte geregelt werden. Man unterscheidet zwischen dem Benutzer Administrator, Benutzern mit Administrator-Rechten und weiteren Benutzern mit eingeschränkten Rechten wie Ändern/Anlegen oder nur Leserechte. Eine Datensicherung aus dem System heraus kann vom Administrator oder Benutzern mit Administratorenrechten durchgeführt werden. Die Buchungsvorgänge werden in einer übersichtlichen Buchungsmaske durchgeführt. Über vordefinierte Geschäftsvorfälle wird die Auswahl der Konten beim Buchungsvorgang entsprechend eingeschränkt. So stehen z. B. für Buchungen im Sachkontenbereich lediglich die Sachkonten zur Verfügung. kaufmännische Buchungsmaske Seite 7

8 kameralistische Buchungsmaske Über den Eintrag Saldovorgabe-Betrag auf das Kassenkonto können auch Aufteilungsbuchungen auf unterschiedlichste Konten und Kostenstellen bzw. Haushaltsstellen im Bereich der Gegenbuchungen vorgenommen werden. Alle Konten / Haushaltsstellen können sowohl im Stammdatenbereich als auch direkt während der Erfassung eines Buchungsvorganges eingepflegt werden. Das Buchungsfenster muss dazu nicht verlassen werden. Dies gilt selbstverständlich auch für die Kostenstellen. Das Speichern von Datensätzen ist nur möglich, wenn alle benötigten Angaben erfolgt sind. Unterschiedliche Fehlerhinweise weisen auf fehlende Eingaben hin: Fehlermeldungen Seite 8

9 Im obigen Beispiel wird der fehlende Buchungstext beim Versuch zu Speichern rot angezeigt. Setzt man den Mauszeiger auf den rot markierten Feldnamen oder auf das zugehörige Eingabefeld, erscheint ein ToolTip mit dem beschreibenden Fehlertext. Über den Eintrag Listen und Auswertungen im Applikationsbaum werden unterschiedliche Listen angeboten wie zum Beispiel eine Liste der Kontenbewegungen, Ein- und Auszahlungslisten, Kontenlisten etc. Alle Listen können in der Auswahl der Konten (alle oder nur ein Konto) und über die Eingabe eines Zeitraumes im Druckumfang gesteuert werden. Der Ausdruck wird wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker ausgegeben. An dieser Stelle wird auch der Kassenbericht erstellt. Der Umfang des Kassenberichtes kann über die Auswahl Alle Kassen oder eine Kasse gesteuert werden. Die Eingabe eines Ende- Datums kann den Zeitraum einschränken. Kassenbericht Alle Buchungsdaten können über den Eintrag Buchungsüberleitung im Applikationsbaum in die Hauptbuchhaltung übernommen werden. Voraussetzung für die Überleitung ist die Erstellung des Kassenberichtes. Als Ergebnis der Überleitung wird der Buchungsnachweis erstellt und eine Überleitungsdatei für die Buchhaltung (in ein Verzeichnis auf der Festplatte des PCs). Buchungsnachweis Nachdruck Seite 9

10 Sämtliche erstellten Kassenberichte und Überleitungen können jederzeit nacherzeugt werden. Hierzu wird der Nachdruck aus der Übersicht der Kassenberichte bzw. der bereits verarbeiteten Überleitungen gestartet. Wiederholung eines Kassenberichtes Seite 10