Einkaufscontrolling und Reporting

Transkript

1 Einkaufscontrolling und Reporting Michael Wolf, VDMA Betriebswirtschaft Einkauf: Controlling - Reporting Seite 1

2 Controlling und Reporting im Einkauf Strategische Ziele und Umsetzungskontrolle Performance und Erfolg ermitteln und darstellen Controlling und Reporting Nutzung von Kennzahlen und Benchmarks Einkauf: Controlling - Reporting Seite 2

3 Nur was man messen kann, kann man auch verändern! Controlling als Instrument zur Analyse Vergangenheit Information Gegenwart Steuerung Zukunft Zielsetzung Ausrichtung des Einkaufs an den Gesamtzielen des Unternehmens Effizienz des Einkaufs ermitteln und darstellen Erfolg und Ergebnis des Einkaufs sichtbar machen Typische Aufgabenstellungen Hebel / Schwerpunkte erkennen Lieferanten: Kostensteigerungen und Performance transparent machen Warengruppen: Kostentreiber erkennen, Preisreduzierungen aufzeigen Bündelungspotenziale erkennen / Rahmenverträge nutzen WCM, Zahlungskonditionen, Skontonutzung Headcount begründen.. Einkauf: Controlling - Reporting Seite 3

4 Unternehmensstrategie als Dreh- und Angelpunkt der Einkaufsstrategie Unternehmensstrategie Strategie Verträge Rolle Waren Lieferant Technikzugang Prozesse Logistik Konkrete Ableitung strategischer Einkaufsentscheidungen und Maßnahmen Einkauf: Controlling - Reporting Seite 4

5 Unterschiedliche Kundenanforderungen sind auch Basis für die Einkaufsstrategie Marktanforderungen I Marktanforderungen II Marktanforderungen III Qualität Termin Kosten Prozessfähigkeit Innovation Einkauf: Controlling - Reporting Seite 5

6 Quintessenz Einkauf und Strategie Die Schwerpunkte der Einkaufsstrategie sollten sich unterscheiden in Abhängigkeit von der Markt- und Wettbewerbssituation des Unternehmens Kosten, Termin, Qualität, Innovation und Prozessfähigkeit spielen überall eine Rolle, aber nicht überall und immer mit der gleichen Gewichtung Kosten sind im Einkauf immer das zentrale Thema, aber die Randbedingungen, unter denen Kosten optimiert werden sind nicht identisch Einkauf: Controlling - Reporting Seite 6

7 Effektivität und Effizienz sollten nicht isoliert betrachtet werden Effektivität Die richtigen Dinge tun Effizienz Die Dinge richtig tun" Maß der Zielerreichung Maß des Aufwandes Die falschen Dinge effizient zu erledigen ist aber kein Gewinn Einkauf: Controlling - Reporting Seite 7

8 Beurteilungsfelder für den Einkauf Organisation Strukturen Strategien Instrumente Prozesse Preise Einkauf: Controlling - Reporting Seite 8

9 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Einkaufsstrategie Managementinstrumente Lieferantenzahl und Lieferantenstruktur (ABC-Analyse) Teilestruktur (ABC/XYZ-Analyse) Variantenvielfalt Kosten der Materialwirtschaft zu Gesamtkosten Einkaufsvolumen je Mitarbeiter Bestellungen, Bestellpositionen und Anfragen je Mitarbeiter Anteil beanstandeter (Termin, Menge, Qualität) Lieferungen Bestandsreichweiten Rahmenvertragsquote Einstieg über Vergleichszahlen, danach Analyse, inwieweit Abweichungen durch die Unternehmenssituation erklärbar sind. Einkauf: Controlling - Reporting Seite 9

10 Lieferantenstruktur im Maschinenbau Ø 780 Lieferanten Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 10

11 Liefertreue: Schwachpunkt bleibt die Termineinhaltung der Lieferanten Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 11

12 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Entwicklung der Materialkostenquote im Kontext mit anderen Daten (s.o.) Entwicklung der Materialkosten auf Materialgruppenebene Verhandlungserfolg (Einsparung gegenüber dem günstigsten Ausschreibungsergebnis) Entwicklung der Konditionen im gewichteten Mittel (Skonto, Bonus, Zahlungsziele, Preisstellungen - Frei Haus incl. VP) Einkaufsstrategie Managementinstrumente Vergleich zu externen Daten von - statistischem Bundesamt - VDMA - Börsennotierungen bei Rohstoffen Preisananalyse des Fremdbezuges Einkauf: Controlling - Reporting Seite 12

13 Materialkostenentwicklung: Gegen was misst man, was gilt als Einsparung? Alter Preis Budgetierter Preis Benchmark / Marktpreis Neuer Preis - Fall 1. Neuer Preis - Fall 2. Einkauf: Controlling - Reporting Seite 13

14 Verfolgung der Materialkostenentwicklung anhand statistischer Vergleichszahlen Einkauf: Controlling - Reporting Seite 14

15 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Einkaufsstrategie Ist ein analytischer Ansatz vorhanden? Findet eine Differenzierung zwischen strategischen und operativen Aufgaben statt? Konzentriert sich der Einkauf auf die Kernkompetenzen? Existieren ein Einkaufshandbuch oder Organisationsleitlinien, die die Abläufe klar regeln? Gibt es ein Qualifizierungskonzepte für Mitarbeiter und regelmäßige Fortbildung? Ist ein effizientes Qualitätsmanagement etabliert? Managementinstrumente Grobe JA / NEIN Klassifizierung des grundsätzlichen Ansatzes, die Form der Umsetzung kann sehr unterschiedlich sein! Einkauf: Controlling - Reporting Seite 15

16 Aufteilung der Personalressourcen kaum verändert Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 16

17 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Einkaufsstrategie Managementinstrumente Werden Ratiopotenziale, die das EDV- System bietet konsequent genutzt? (Belegfluss, Workflow) Erfolgt eine Fokussierung auf Ertrag bringende Aufgaben? Werden Entscheidungen nach dem Subsidiaritätsprinzip konsequent auf niedrigster Ebene getroffen? Ist eine enge Terminabstimmung mit der Fertigung auch bei Terminänderungen realisiert? (Rückstandsfreie Planung, Terminsynchronisation) Findet eine frühe Einbindung in die Entwicklung von Neuteilen statt? Gibt es definierte Prozesse, die auf die Reduzierung von Teilevielfalt und Lieferantenzahl ausgerichtet sind? Ein Nein in diesem Block weist auf Verbesserungspotenziale hin Einkauf: Controlling - Reporting Seite 17

18 Gestaltung operativer Prozesse Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 18

19 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Findet eine Ausrichtung auf die Unternehmensziele (SWOT-Analyse) statt? Sind Messgrößen und Ziele definiert (ev. BSC) und auch den Mitarbeitern bekannt? Gibt es eine Abstimmung von Strategie und Qualifizierungskonzept? Sind die Einkaufsziele schriftlich fixiert? Einkaufsstrategie Managementinstrumente Bei der Strategiefindung geht es nicht um Planungen am grünen Tisch, sondern um die effiziente Ausrichtung der begrenzten Kapazitäten auf die Maßnahmen, die dem Unternehmen am meisten bringen Einkauf: Controlling - Reporting Seite 19

20 Strategische Aufstellung Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 20

21 Lieferantenfokussierung Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 21

22 Bewertungskategorien und mögliche Bewertungsparameter Strukturdaten und Leistungsdaten Preisentwicklung Organisation Prozesse Einkaufsstrategie Die Anzahl der Managementinstrumente und Optimierungsansätze ist mittlerweile uferlos. Nicht jedes Instrument ist gleich wichtig: Es gibt Basics, die jeder nutzen sollte und es gibt Instrumente, die in bestimmten Situationen Sinn machen Maßstab einer Bewertung muss sein: Werden die Basisinstrumente genutzt Sind darüber hinaus die sinnvollen Instrumente im Einsatz Managementinstrumente Orientierung am Durchdringungsgrad von Instrumenten in der Branche. Auswahl der Instrumente nach Unternehmensgröße und Struktur. Einkauf: Controlling - Reporting Seite 22

23 DV Nutzung Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 23

24 Methodennutzung Quelle: VDMA, BW, Kennzahlen Materialwirtschaft 2013 Einkauf: Controlling - Reporting Seite 24

25 Nimm 2: Kennzahlenpaare verhindern Fehlentwicklungen bei antagonistischen Zielen Preis Qualität Verfügbarkeit Einkaufsaufwand Materialkostenentwicklung Materialkostenentwicklung Produktqualität Verfügbarkeit Lagerkosten Einkauf: Controlling - Reporting Seite 25

26 Kontakt für Rückfragen Dipl.-Wirtsch.-Ing. Michael Wolf Referent Einkauf und Materialwirtschaft VDMA Betriebswirtschaft Tel: 069 / Fax: 069 / Mail: [email protected] Copyright Diese Präsentation dient ausschließlich Informations-, Lehr- und Unterrichtszwecken. Eine kommerzielle Nutzung findet seitens des VDMA nicht statt und ist auch für Dritte nicht zulässig. Die Vervielfältigung, Verbreitung oder Veröffentlichung sind untersagt. Einkauf: Controlling - Reporting Seite 26