Leitfaden S PA Umstellung

Transkript

1 Leitfaden S PA Umstellung

2 EINFÜHRUNG Der Zahlungsverkehr ist im Umbruch. Aufgrund der S PA-Migrationsverordnung der Europäischen Union werden die bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren am 01. Februar 2014 abgeschaltet und durch die neuen, europaweit einheitlichen S PA-Verfahren ersetzt. Für Sie als Vertreter des Vereins bedeutet dies nicht nur, das bekannte, etablierte Abläufe geändert werden, sondern auch, dass Sie völlig neue Verfahren und Prozesse im Zahlungsverkehr nutzen müssen. Mit diesem Leitfaden wollen wir ihnen helfen, Ihr PC-VAB-Programm auf S PA umzustellen. Für Fragen stehen Ihnen Tobias Mühlbauer Elektronische Bankdienstleistungen (EBL) Telefon tobias.muehlbauer@rb-os.de Monika Baumann Elektronische Bankdienstleistungen (EBL) Telefon monika.baumann@rb-os.de oder Christof Wagner Elektronische Bankdienstleistungen (EBL) Telefon christof.wagner@rb-os.de gerne zur Verfügung und unterstützen Sie bei der Umstellung auf das neue S PA-Verfahren.

3 I. VORBEREITUNG AUF DIE S PA-UMSTELLUNG Zur Vorbereitung auf den S PA-Beitragseinzug ist es zuerst erforderlich, dass Sie die Gläubigeridentifikationsnummer des Vereins bei der Deutschen Bundesbank beantragen. Das Feld, in das Sie diese Gläubiger-ID eintragen müssen, finden Sie in der Dialogmaske Vereinsdaten ganz links unten. Da Sie den BIC und die IBAN Ihres Vereinsmitglieds möglicherweise vom Mitglied selbst nicht erhalten haben, können Sie alle hinterlegten Bankleitzahlen und Kontonummern automatisiert in BIC und IBAN umrechnen lassen. Dies geschieht über den Menüpunkt Dienste>S PA Umstellung>BIC und IBAN ermitteln. Bitte beachten Sie, dass bei Mitgliedern, bei denen ein zahlungspflichtiges Mitglied hinterlegt ist, keine automatische Umrechnung erfolgt. Über den Verlauf der Umstellung erhalten Sie eine Listenauswertung.

4 Für die Richtigkeit der ermittelten Daten für BIC und IBAN wird vom Lizenzgeber keine Haftung übernommen. Bitte bestätigen Sie den Haftungsausschluss wenn Sie damit einverstanden sind. Erst dann können Sie fortfahren. Bitte verändern Sie bei der Selektion und Sortierung nichts.

5 II. MANDATE ERZEUGEN Auch wenn die bisherigen Einzugsermächtigungen im Rahmen der Mandatswandlung weiterhin gültig sind, so ist doch die technische Erzeugung von Mandaten erforderlich. Hierbei unterstützt Sie die PC- VAB über den Menüpunkt Finanzen>Mandate für S PA-Lastschrift>Mandate erzeugen (ohne Druck). In der nun folgenden Dialogmaske geben Sie bitte ein Kürzel für Ihre Mandatsreferenz ein. Das Kürzel kann bis zu 20stellig vollkommen frei vergeben werden (es kann auch ein Teil Ihres Vereinsnamens sein). Da für jedes Mitglied eine eindeutige Mandatsreferenz erforderlich ist, können Sie dieses Kürzel der Mandatsreferenz um eine laufende Nummer oder um die Mitgliedsnummer ergänzen lassen. Wir schlagen Ihnen vor, die Ergänzung über die Mitgliedsnummer zu wählen. Wesentlicher Bestandteil des Mandats ist das Gültigkeitsdatum. Hier wird Ihnen vom Programm automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Diese Eingabe sollten Sie auch so belassen. Grundsätzlich können Sie über diesen Weg auch den Zahlungsverkehr gleich auf S PA umstellen. Wir empfehlen Ihnen aber diese Option NICHT zu wählen, WENN SIE NOCHMALS EINEN BEITRAGSENZUG MITTELS DTA DURCHFÜHREN WOLLEN. Im übernächsten Punkt wird die manuelle Umstellung auf den S PA-Zahlungsverkehr beschrieben.

6 Grundsätzlich können Sie über eine Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Wenn Sie die Mandate technisch erzeugt haben, so stellt sich die Maske mit den S PA-Informationen (innerhalb der Beitragsdaten des Mitglieds) beispielhaft wie die Folgende dar. Hier sehen Sie auch bereits, dass automatisch als Rhythmus der Lastschrift der Wert erstmalig eingetragen wurde. Nach der ersten Durchführung des S PA-Zahlungsverkehrs wird dieser Wert automatisch auf wiederkehrend gesetzt. Sollten Sie den Haken Den Zahlungsverkehr bei den Mitgliedern auf S PA umstellen nicht gesetzt haben (siehe Abbildung vorherige Seite), ist der Haken BIC und IBAN sollen für den Euro- Zahlungsverkehr (S PA) verwendet werden in dieser Maske nicht hinterlegt.

7 III. INFORMATION DER MITGLIEDER Bevor Sie Lastschriften zum ersten Mal mittels S PA-Zahlungsverkehr einziehen, müssen Sie Ihr Vereinsmitglied hierüber informieren. Die traditonelle Methode hierzu ist es, dem Mitglied einen Brief zu schreiben und in diesen die zwingenden Angaben von Mandatsreferenz, Datum des Mandats und Gläubider- Identifikationsnummer anzugeben. Ein Musterbrief hierzu liegt unter dem Dateinamen Briefe zu S PA im Rahmen der Serienbrieferstellung vor. Die entsprechenden Variablen sind hier schon eingesetzt. Über Datei>Datei öffnen können sie die Vorlage hervorrufen.

8 Damit die Mitgliedsdaten in die Briefe übernommen werden, beachten Sie bitte, dass Sie auf das Symbol oben rechts Mischvorgang starten drücken müssen IV. S PA ZAHLUNGSVERKEHR MANUELLE UMSTELLUNG AUF DEN S PA-ZAHLUNGSVERKEHR (wenn der Haken Den Zahlungsverkehr bei den Mitgliedern auf S PA umstellen nicht gesetzt wurde) Wenn Sie zum letzten Mal einen Beitragseinzug mittels DTA durchgeführt haben und die Mitglieder über den künftigen Einzug mittels S PA-Zahlungsverkehr informiert haben (siehe Punkt 3), können Sie den Datenbestand auf den S PA-Zahlungsverkehr endgültig umstellen. Die Umstellung erfolgt über den Menüpunkt Dienste>S PA Umstellung>Auf S PA Zahlungsverkehr umstellen. Grundsätzlich können Sie über eine Selektionsmaske, wie bei fast allen Auswertungen, die Umsetzung einschränken. Dies ist aber nicht zu empfehlen. Eine ensprechende Listenauswertung protokolliert die Umstellung.

9 V. AUSSCHLIEßLICHE VERWENDUNG VON S PA-ZAHLUNGSVERKEHR Nach der Umstellung, und spätestens ab dem 01. Februar 2014, müssen die Beitragseinzüge zwingend über den S PA-Zahlungsverkehr durchgeführt werden. Aufgrund der Umstellung des Kennzeichens ist ein Beitragseinzug über DTA nicht mehr möglich. Bitte verwenden Sie für den Beitragseinzug ausschließlich den Menüpunkt Finanzen>Datenträgeraustausch>EuroZahlungen (S PA) über Datenträger (Wechseldatenträger). Bei der Einreichung von Lastschriften sind Vorlaufzeiten zu beachten. Es ist daher in einer Dialogmaske das entsprechende Datum anzugeben, an dem die Lastschriften gebucht werden sollen. VORLAUFZEITEN: Einmal- und Erstlastschriften: Ausführungstag 6 Bankarbeitstage Folgelastschriften: Ausführungstag 3 Bankarbeitstage Das Programm berechnet Ihnen automatisch ein Datum, an dem die Lastschriften nach den rechtlichen Vorschriften gebucht werden können. Bitte beachten Sie, dass die PC-VAB davon ausgeht, dass Sie die Daten nach der Erstellung unverzüglich an die Bank übertragen.

10 Sollten innerhalb des Datenbestandes erstmalige Lastschriften enthalten sein (was beim ersten Beitragseinzug mittels S PA-Zahlungsverkehr automatisch der Fall ist), so wird die Frist entsprechend verlängert. Sie erhalten dann einen entsprechenden Hinweis. Sollten Sie bereits wissen, dass Sie die Übertragung der erstellten XML-Datei erst einige Tage später machen werden, so sollten Sie dieses Ausführungsdatum entsprechend verlängern. Haftungsausschluss: Die Nutzung dieses Leitfadens erfolgt ohne Gewähr. Der Leitfaden stellt lediglich eine Hilfestellung dar. Die Inhalte wurden durch gewissenhafte Recherche und mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengetragen und überprüft. Die Raiffeisenbank Oberpfalz Süd eg übernimmt jedoch keine Garantie oder Haftung für die Fehlerfreiheit, Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Textes der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile des Dokumentes in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt. Dieser Leitfaden enthält Verweise auf Internet-Inhalte anderer Anbieter. Die Nutzung dieser Links erfolgt auf eigene Gefahr. Der Herausgeber dieses Leitfadens hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte der Links anderer Anbieter. Jegliche Haftung für diese Links durch die Raiffeisenbank Oberpfalz Süd eg wird daher ausdrücklich ausgeschlossen. Weitergabe sowie Vervielfältigung dieses Dokumentes, Verwertung und Mitteilung seines Inhalts sind verboten, soweit nicht ausdrücklich gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patent-, Gebrauchsmuster- oder Geschmacksmustereintragung vorbehalten.