4.2 - Referenztabellen

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1 4.2 - Referenztabellen Über das Formular Referenztabellen können Sie die verschiedenen zu Ihrer Hochschule gehörenden Referenztabellen konfigurieren: Fachbereiche, Fachrichtungen, Studiengänge, Kooperationsprogramme, Mobilitätstypen, Mobilitätsprogramme, Vereinbarungstypen und Finanzmitteltypen. Abb. 1: Formular Referenztabellen Um das Formular Referenztabellen zu öffnen, klicken Sie im Hauptmenü auf Konfiguration und danach auf Referenztabellen. Über eine Dropdown-Liste im oberen Teil des Formulars können Sie auf die verschiedenen Referenztabellen zugreifen: 1. Fachbereiche, Fachrichtungen, Studiengänge, 2. Kooperationsprogramme, 3. Mobilitätstypen, 4. Mobilitätsprogramme, 5. Vereinbarungstypen und 6. Finanzmitteltypen. Die Daten jeder Tabelle werden in Form einer Liste dargestellt. Um ein Element in einer Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Um ein Element zu ändern oder zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Details. Über diese beiden Schaltflächen wird das Fenster zum Hinzufügen/Ändern des Elements aufgerufen. Für jede der Referenztabellen haben Sie die Möglichkeit, eine Liste durch Anklicken der Schaltfläche Drucken über einen Drucker auszugeben. Für alle Tabellen mit Ausnahme der Tabelle Finanzmitteltypen haben Sie die Möglichkeit, die Übersetzung der Angaben in verschiedenen Sprachen zu erfassen. Diese Übersetzungen können für den Seriendruck aus moveon verwendet werden (z. B. in einem Brief auf Englisch). Ohne diese Übersetzungen ist außerdem der Betrieb der moveonline Online-Module nicht möglich. Denn in den Online-Modulen erscheinen genau diese Übersetzungen für Mobilitätsprogramme, Fachbereiche, Fachrichtungen usw. und nicht der Name in moveon. 1- Fachbereiche, Fachrichtungen, Studiengänge Mit der Auswahl 1. Fachbereiche, Fachrichtungen, Studiengänge aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Verwaltung der Struktur und des Angebots an Studiengängen Ihrer Hochschule auf Referenztabellen page 1

2 Abb. 2: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Fachbereiche, Fachrichtungen und Studiengänge Beim Öffnen wird die Liste der Fachbereiche angezeigt. Um die Liste der Fachbereiche zu aktualisieren oder zu ändern, darf in der Dropdown-Liste im oberen Teil des Formulars kein Fachbereich ausgewählt sein. Mit den Schaltflächen Hinzufügen und Details kann ein Fachbereich hinzugefügt oder geändert werden. Anzeige oder Änderung einer Fachrichtung wird nach dem gleichen Prinzip durchgeführt, indem zuvor aus der Dropdown-Liste im oberen Teil des Formulars der Fachbereich ausgewählt wird, dem die Fachrichtung zugeordnet ist. Entsprechend können Studiengänge durch Auswählen der Fachrichtung, der der Abschluss zugeordnet ist, ebenfalls angezeigt und geändert werden. Für jedes Element der Tabellen zu Fachbereichen, Fachrichtungen und Studiengängen können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Code (*) - Übergeordnetes Zuordnungselement, d. h. Fachrichtung bzw. Fachbereich (*) (außer für den Fachbereich) - Zugehöriges Fach - Studienniveau (für Studiengänge) - Externe ID (z. B. ID des Elements im Stundentenverwaltungssystem) Abb. 3: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Fachbereichen page Referenztabellen

3 Die Codes der Fachbereiche, Fachrichtungen oder Studiengänge sind unerlässliche Angaben in der Verwaltung mit moveon, denn sie ermöglichen eine einfachere und kürzere Anzeige der Daten in der Software oder in den aus moveon ausgegebenen Listen. Diese Codes können von den Codes übernommen werden, die im Stundentenverwaltungssystem Ihrer Hochschule verwendet werden, die Codes können aber auch frei definiert werden. Zum Beispiel können Sie für einen Fachbereich Recht und Politikwissenschaften den Code FRPo oder 902 und die Codes Recht und PoWi für die beiden Fachrichtungen Recht und Politikwissenschaften verwenden. 2- Kooperationsprogramme Mit der Auswahl von 2. Kooperationsprogramme aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Liste der Kooperationsprogramme auf, die Sie in moveon verwalten möchten. Abb. 4: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Kooperationsprogramme Für jedes Element in der Tabelle der Kooperationsprogramme können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Name in moveon (*) Abb. 5: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Kooperationsprogrammen Referenztabellen page 3

4 3- Mobilitätstypen Mit der Auswahl von 3. Mobilitätstypen aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Liste der Mobilitätstypen auf, die Sie in moveon verwalten möchten. Abb. 6: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Mobilitätstypen Für jedes Element in der Tabelle der Mobilitätstypen können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Verwendungstypen (darunter: Studenten Outgoing, Studenten Incoming, Staff Outgoing, Staff Incoming); eine Mehrfachauswahl ist möglich. Abb. 7: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Mobilitätstypen page Referenztabellen

5 4- Mobilitätsprogramme Mit der Auswahl von 4. Mobilitätsprogramme aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Liste der Mobilitätsprogramme auf, die Sie in moveon verwalten möchten. Abb. 8: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Mobilitätsprogramme Für jedes Element in der Tabelle der Mobilitätsprogramme können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Externe ID (z. B. ID des Elements im Studentenverwaltungssystem) - Typ (darunter: Studenten Outgoing, Studenten Incoming, Staff Outgoing, Staff Incoming); eine Mehrfachauswahl ist möglich. Abb. 9: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Mobilitätsprogrammen Referenztabellen page 5

6 Wenn dasselbe Programm unterschiedliche Aktivitäten umfasst (z. B.: das Erasmus-Programm mit Mobilität für Studenten im Rahmen eines Studiengangs, eines Praktikums oder mit Mobilität für den Staff), müssen in moveon für jede der Aktivitäten unbedingt unterschiedliche Programme eingefügt werden: Erasmus SMS, Erasmus SMP, Erasmus STA, usw. 5- Vereinbarungstypen Mit der Auswahl von 5. Vereinbarungstypen aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Liste der Vereinbarungstypen auf, die Sie in moveon verwalten möchten. Abb. 10: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Vereinbarungstypen Für jedes Element in der Tabelle der Vereinbarungstypen können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Externe ID (z. B. ID des Elements im Studentenverwaltungssystem) Abb. 11: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Vereinbarungstypen page Referenztabellen

7 6- Finanzmitteltypen Mit der Auswahl von 6. Finanzmitteltypen aus der Dropdown-Liste rufen Sie die Liste der Finanzmitteltypen auf, die Sie in moveon verwalten möchten. Abb. 12: Formular Referenztabellen, Konfiguration der Finanzmitteltypen Für jedes Element in der Tabelle der Finanzmitteltypen können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Akademisches Jahr: Falls in der Hochschule das akademische Jahr nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt, kann in diesem Feld angegeben werden, ob die Finanzmittel auf dem akademischen Jahr (Checkbox aktiviert) oder auf dem Kalenderjahr (Checkbox deaktiviert) basieren. - Währung - Verwendung (darunter: Studenten Outgoing, Studenten Incoming, Staff Outgoing, Staff Incoming, Ausgaben); eine Mehrfachauswahl ist möglich. Abb. 13: Formular Referenztabellen, Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Finanzmitteltypen Referenztabellen page 7