Aufbau einer Import-Datei

Transkript

1 Aufbau einer Import-Datei Die zu importierende Datei muss im CSV, XLS oder XLSX-Format vorliegen. Die erste Zeile besteht aus Spaltenbezeichnern, welche den Aufbau der Datei beschreiben. Die Reihenfolge der Bezeichner ist beliebig. Zu beachten ist, dass keine ausgeblendeten Spalten in der Datei vorhanden sind. Achtung: Beim erstellen der Excel Datei mit Excel treten häufig Probleme auf. Bitte werfen Sie deshalb vorab einen Blick auf den Artikel Excel-Probleme, um die häufigsten Fehler zu vermeiden. Die Personen können nur importiert werden, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist: Adresse einer Person ist nicht leer Anrede und Nachname sind nicht leer Vorname und Nachname sind nicht leer Bei Organisationen gilt: Firmenname ist nicht leer ist nicht leer Nur wenn eine der Bedingungen erfüllt wird, wird die Person in die Datenbank gespeichert. Somit ergeben sich auch folgende Felder als Pflichtfelder, die auch in der Ansicht als solche markiert sind: , Vorname, Nachname, Anrede (bei Personen) , Firmenname (bei Organisationen) Wenn Sie eine "Vorlagen-Datei" benötigen, wählen Sie am besten eine Beispielperson in Ihrem System und exportieren Sie die Daten. Somit haben Sie immer eine garantiert funktionierende Datei als Vorlage. Die Erklärung für die Spaltenbezeichnungen finden Sie hier: Spaltenbezeichnung Beschreibung Typ Wertebereich BPID Technische ID KEY Kundennummer (falls vorhanden) Diese Spalte ist statisch und kann durch den Import nicht verändert werden. GROUP Name des Kontakt-Typs

2 TYPE Organisation oder Person Bezeichnung "O" führt zu Anlage einer Organisation, "P" zur Anlage einer Person SALUTATION Anrede mr: Herr mrs: Frau miss: Fräulein dmr: Lieber dms: Liebe mrms: Herr und Frau fam: Familie TITLE Titel dr: Doktor prdr: Professor Doktor pr: Professor co: Firma mag: Mag.: Mag. ddr: DDr. ing: Ing. di: DI magfh: Mag. (FH) mmag: MMag. bakk: Bakk. bakkfh: Bakk. (FH) ba: BA ma: MA mba: MBA msc: MSc mas: MAS LASTNAME Nachname FIRSTNAME Vorname COMPANY Firmenname BUILDING Gebäude/Zusatz (Nur für Organisationen) DEPARTMENT Abteilung STREET Strasse ZIP Postleitzahl CITY Stadt STATE Region Adresse MAILSALUTATION Briefanrede ADDRESSADDITION Adresszusatz BIRTHDAY Geburtstag Datum DD.MM.YYYY PHONE1 Telefonnummer 1

3 PHONE2 Telefonnummer 2 PHONE3 Telefonnummer 3 FAX Faxnummer INTERNETADDRESS Internetaddresse REMARK Notizen Zeichen. Beginnt der Notizentext mit dem Schlüsselwort, so wird die Notiz an den bestehenden Text angehängt. Wichtig! Um die Remark Notizen zu Ergänzen muss entweder die BPID oder der KEY vorhanden sein. LOGIN Loginname des Systembenutzers COUNTRY Land ISO Ländercode LANGUAGE Sprache ISO Code CUSTOMERCODE Kundencode USERCODE Benutzercode PERMISSION_ 1 = Ja - Manuelle 2 = Ja - Double Opt In 3 = Ja - Single Opt In 10 = Nein Vorläufige 11 = Nein Transaktionsmails möglich 12 = Nein - Keine 13 = Nein Blacklist PERMISSION_PHON E Telefon

4 PERMISSION_POSTA L Post PERMISSION_SMS SMS PERMISSION_FAX Fax PERMISSION_APP App PERMISSION_NOTE Bemerkung Freitext - beliebig beliebiger Freitext PERMISSION_NOTE_ KEY s-schlüsse l Freitext - einer folgender Schlüssel folgende Werte stehen zur Verfügung (nach diesen kann später auch gefiltert werden): newsletterregistra tion registeredbyhome page registeredby registeredbyimpor t mailinghouseimp ort movedaway pause changed deregopennewsle tter unregistered disablenewsletter nointerest nocustomeranym ore

5 spamcomplaint DELETE Person löschen Funktion Wert, der besagt ob die person gelöscht werden soll oder nicht.möglicher Wert ist: Y. Alle anderen Werte werden als Erstellen gewertet. Wichtig! Um diese Funktion zu nutzen müssen die folgenden Spalten in der Datei vorhanden sein: BPID, KEY, FEATURES Merkmale Liste Pipe-separierte Liste von Merkmalsnamen/Ids und Merkmalswerten (Attribut1=Y Attribut2 =N) Bei mehreren Werten (B2B) werden diese mit dem Dachsymbol separiert aufgeführt: (Mehrfachauswahl=AKunde^B-Kunde). Im Falle der Mehrfachauswahl bewirkt ein "+" hinter dem Gleichheitszeichen, dass eine Auswahl zu den bestehenden Werten hinzugefügt wird. Beispiel: Mehrfachauswahl=+BKunde. Achtung: Ab der Version wird nur noch Pipe getrennt unterstützt. Die Mehrfachauswahlen werden mit einem Dachsymbol separiert, z.b.

6 MerkmalN=Attribut1^ Attribut2^Attribut7 PROFILES Profile Liste Pipe-separierte Liste von Profilen/Ids und Profilwerten (Profil1=Y 9872=N) LINKS Verknüpfungen Liste Kommaseparierte Liste von Personen die verknüpft werden sollen. Der erste Eintrag der Liste stellt die Hauptverknüpfung dar. Der Aufbei eines Verknüpfungseintrags ist wie folgt: : Löschen eines einzelnen Wertes Funktion Enthält ein Feld in der CSV Datei den Wert so wird das entsprechende Attribut bei der zugehörigen Person auf Leer gesetzt. Beispiel: ;Gäste= Branche= Sales =Y; Des Weiteren kann dem zu importierendem Kontakt eine Hauptverknüpfung angefügt werden. Diese wird je nach gegebenen Parametern neu angelegt oder eine bereits bestehender Kontakt wird bearbeitet. Für die Hauptverknüpfung können folgende Werte angegeben werden: ROLE MAINBPID MAINKEY Rolle Technische ID MAINTYPE Kundennummer (falls vorhanden) Organisation oder Person MAINGROUP MAINSALUTATION Name des Kontakt-Typs Anrede Diese Spalte ist statisch und kann durch den Import nicht verändert werden. Bezeichnung "O" führt zu Anlage einer Organisation, "P" zur Anlage einer Person mr: Herr

7 Sprache Nachname Vorname Firma Gebäude/Zusatz (nur bei Organisationen) MAINDEPARTMENT Abteilung MAINSTREET Straße MAINZIP Postleitzahl MAINCITY Stadt MAINSTATE Region MAINMAILSALUTATI Briefanrede ON MAINADDRESSADDIT Adresszusatz ION MAINBIRTHDAY Geburtstag MAINCOUNTRY Land MAINPHONE1 Telefonnummer 1 MAINPHONE2 Telefonnummer 2 ISO Code mrs: Frau miss: Fräulein dmr: Lieber dms: Liebe mrms: Herr und Frau fam: Familie dr: Doktor prdr: Professor Doktor pr: Professor co: Firma mag: Mag.: Mag. ddr: DDr. ing: Ing. di: DI magfh: Mag. (FH) mmag: MMag. bakk: Bakk. bakkfh: Bakk. (FH) ba: BA ma: MA mba: MBA msc: MSc mas: MAS Datum ISO Ländercode DD.MM.YYYY MAINPHONE3 Telefonnummer 3 MAIN MAININTERNET Internetadresse MAINTITLE Titel MAINLANGUAGE MAINLASTNAME MAINFIRSTNAME MAINCOMPANY MAINBUILDING