Vorgang - Dokumente. Ausdruck von Dokumenten

Transkript

1 Vorgang - Dokumente Ausdruck von Dokumenten Im Abschnitt < Dokumente > haben Sie zum einen die Möglichkeit, verschiedene Dokumente zu drucken, und zum anderen eine Übersicht über alle bisher gedruckten Dokumente. Auftragsdokumente Briefvorlagen Rechnung Erzeugte Dokumente Löschen von Dokumenten AER Belegübernahme Schaltflächen Dokumente verknüpfen Druckoptionen Vorschau Nachdruck Die Druckreihenfolge der Leistungen wird bestimmt durch die Reihenfolge der Leistungen im Vorgang. Sie können die Reihenfolge manuell auf der Registerkarte < Übersicht > abändern. Die aktuelle Reihenfolge wird auch auf < Dokumente > angezeigt.

2 Auftragsdokumente Es gibt bei allen Kunden die folgenden Standard Dokumente: Lieferschein Reiseanmeldung Reisebestätigung Vorgangsdeckblatt Überweisungsträger Datenschutzerklärung Unterlagenversand Unterlagenausgabe App Zugangsdaten Lieferschein Der Lieferschein in myjack können Sie bei Firmenkunden benutzen, wenn die Zahlung des Kunden über Airplus abgewickelt wird und die Rechnungsstellung ebenfalls durch Airplus erfolgt. In diesem Fall wird keine Rechnung durch das Reisebüro erstellt, der Firmenkunde braucht aber Informationen zur Umsatzsteuer. Das Layout des Lieferscheins entspricht dem der Reisebstätigung, allerdings wird zusätzlich noch der MwSt. Ausweis mit gedruckt. Reiseanmeldung Wenn Sie die Option < Reiseanmeldung > wählen, werden im rechten Bereich der Maske noch zusätzliche Optionen eingeblendet.

3 Über die Checkboxen können Sie steuern, welche der definierten Textbausteine zusätzlich zum normalen Text der Reiseanmeldung angedruckt werden sollen. Unten haben Sie ein Textfeld für die Eingabe von freien Texten. Dieser Text erscheint nach den definierten Textbausteinen auf dem Ausdruck. Wenn in einem Auftrag der Offene Betrag nicht mehr in Anzahlungsbetrag und Restzahlungsbetrag aufgeteilt wird (entweder alles auf Anzahlung oder alles auf Restzahlung) dann steht auf den Belegen nicht mehr "Anzahlungsbetrag zahlbar bis..." oder "Restzahlungsbetrag zahlbar bis..." sondern nur noch "Betrag zahlbar bis..." Wird eine Zahlung mit SEPA Lastschrift getätigt, so wird ein entsprechender Hinweis auf die Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt. In der Anmeldung/Bestätigung/Rechnung werden die Leistungen anhand der Abreise sortiert. Das heißt, das die Leistung, die das früheste Abreisedatum hat, im Druck an der ersten Stelle ausgegeben wird. Ist in der Kundenakte unter dem Punkt < Kunden-/ Marketingsperren > noch kein Eintrag für die Marketingsperren gesetzt, so wird beim Druck der Reiseanmeldung eine Eingabemaske angezeigt. Sie müssen in dieser Maske mindestens einen Eintrag von "unbekannt" auf "Ja" oder "Nein" umstellen, damit Sie die Maske schließen können. Sie können auch über die beiden Links unten alle Einträge auf einmal auf "Ja" oder "Nein" umstellen Reisebestätigung Wenn Sie die Option < Reisebestätigung > wählen, haben Sie die Möglichkeit, einen freien Text einzugeben.

4 Der Unterschied zwischen Reisebestätigung und Reiseanmeldung liegt im einem separaten Block für die Unterschrift des Kunden in der Reiseanmeldung. Der restliche Aufbau der beiden Optionen und die angedruckten Informationen sind gleich. Wenn in einem Auftrag der Offene Betrag nicht mehr in Anzahlungsbetrag und Restzahlungsbetrag aufgeteilt wird (entweder alles auf Anzahlung oder alles auf Restzahlung) dann steht auf den Belegen nicht mehr "Anzahlungsbetrag zahlbar bis..." oder "Restzahlungsbetrag zahlbar bis..." sondern nur noch "Betrag zahlbar bis..." Wird eine Zahlung mit SEPA Lastschrift getätigt, so wird ein entsprechender Hinweis auf die Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt. In der Anmeldung/Bestätigung/Rechnung werden die Leistungen anhand der Abreise sortiert. Das heißt, das die Leistung, die das früheste Abreisedatum hat, im Druck an der ersten Stelle ausgegeben wird. Vorgangsdeckblatt Das Vorgangsdeckblatt enhtält die wichtigsten Daten zum Vorgang: Kunde und Adresse Reisedaten Veranstalter und Veranstalter Buchungsnummer Jack Vorgangsnummer Gesamtpreis Leistungsdetails Bemerkungen

5 Daneben werden in der Kopfzeile des Vorgangsdeckblattes die Auftragsnummer, der Kundenname, der Reisebeginn und der Reisepreis angedruckt, damit das Deckblatt in einer Hängeregistratur schneller gefunden werden kann. Überweisungsträger Diese Option druckt zwei Überweisungsträger untereinander auf ein Din A4 Blatt. Bitte beachten Sie, dass Sie beim Ausdruck des PDF Überweisungsträgers die Option "Tatsächliche Größe" wählen, da sonst die Informationen nicht genau in die vorgesehenen Felder gedruckt werden.

6 Datenschutzerklärung Die Datenschutzerklärung druckt alle erfassten Daten des Kunden, inkl. der erfassten Marketingsperren. Der Kunde kann diese Daten einsehen und mit seiner Unterschrift bestätigen, dass Sie diese Information zu Recht speichern.

7 Bei den wird folgendes gedruckt: bei Status "Unbekannt" oder "Ja": Anzeige als "Ja" bei Status "Nein": Anzeige als "Nein" Unterlagenversand Diese Vorlage beinhaltet einen Brief an den Kunden, dem Sie die Unterlagen dieses Kunden beilegen können.

8 Unterlagenausgabe Sie können dieses Dokument ausdrucken, damit der Kunde Ihnen bestätigt, dass er die Unterlagen erhalten hat. Der Ausdruck sieht so aus.

9 Sobald Sie das Dokument < Unterlagenausgabe > gedruckt haben, wird auf der Registerkarte < Termine > im Vorgang der Termin < Reiseunterlagen prüfen > auf erledigt gestellt (grün). Darüber hinaus wird in den Leistungsdetails die Unterlagenkontrolle auf den Wer < ausgegeben (Abholung) > gesetzt. App Zugangsdaten Dieses Dokument beinhaltet eine kurze Anleitung für den Kunden, wie er sich in der App "meinereisedaten" anmelden kann.

10 Briefvorlagen Die Briefvorlagen sind Word Dokumente, die zentral in myjack hinterlegt sind. Im Gegensatz zu den Auftragsdokumenten und der Rechnung können Sie die Texte der Briefvorlagen vor dem Druck/Versand überarbeiten. Es sind im Standard zwei Briefvorlagen hinterlegt. Zahlungserinnerung Mahnung Zahlungserinnerung Zahlungserinnerung für die offenen Zahlungen zu diesem Vorgang. Mahnung Mahnung nach der Zahlungserinnerung. Brief

11 Diese Vorlage gleicht vom Layout her der Mahnung, gibt jedoch keinen Fließtext vor. Rechnung Die Rechnung entspricht vom Layout her zum größten Teil der Reiseanmeldung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass in der Rechnung keine Möglichkeit für eine Unterschrift des Kunden besteht. Haben Sie eine Rechnung gedruckt, können Sie danach nur eine Gutschrift drucken. Dies müssen Sie zum Beispiel tun, wenn Sie nach Rechnungsdruck noch eine Leistung hinzufügen. Die Buchungen für die Gutschrift werden zum Datum der Gutschrift erstellt. Das heißt, dass die Buchungssätze für Rechnung und Gutschrift unter Umständen in unterschiedlichen Perioden gebucht sind. Bei der Rechnung haben Sie nicht die Optionen < Word - Briefpapier > und < Word - Blankopapier > zur Auswahl, da die Inhalte der Rechnung nicht abgeändert werden dürfen. Wenn Sie die Inhalte der Rechnung ändern möchten, können Sie das in den einzelnen Leistungen machen. Auf der Registerkarte < Übersicht > im Vorgang sehen Sie ebenfalls, wenn eine Rechnung gedruckt wurde. Es wird hier die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum angezeigt. Wenn in einem Auftrag der Offene Betrag nicht mehr in Anzahlungsbetrag und Restzahlungsbetrag aufgeteilt wird (entweder alles auf Anzahlung oder alles auf Restzahlung) dann steht auf den Belegen nicht mehr "Anzahlungsbetrag zahlbar bis..." oder "Restzahlungsbetrag zahlbar bis..." sondern nur noch "Betrag zahlbar bis..." Wird eine Zahlung mit SEPA Lastschrift getätigt, so wird ein entsprechender Hinweis auf die Anmeldung, Bestätigung und Rechnung gedruckt. In der Anmeldung/Bestätigung/Rechnung werden die Leistungen anhand der Abreise sortiert. Das heißt, das die Leistung, die das früheste Abreisedatum hat, im Druck an der ersten Stelle ausgegeben wird. Auf der Rechnung wird ein Hinweis auf die Sonderregelung für Reisebüros gedruckt, wenn es steuerfreie Preiszeilen gibt.

12 Erzeugte Dokumente Im Bereich < Erzeugte Dokumente > sehen Sie alle Dokumente, die für diesen Vorgang erstellt wurden. Dabei werden auch die Zahlungsbelege angezeigt und können aus dieser Maske heraus gedruckt werden.

13 Bei bestimmten Dokumenten (z.b. manuell hochgeladenen Dokumenten oder Vouchern) wird in der Spalte < Beschreibung > der Dateiname oder ein anderer Text angezeigt. In der Spalte < Webfreigabe > wird angezeigt, ob der Kunde ein Dokument über meinereisedaten.de sehen kann oder nicht. Die entsprechenden Änderungen an der Seite meinereisedaten.de sind noch nicht umgesetzt. Über die Schaltfläche < Vorschau Nachdruck > wird ein Dokument wieder angezeigt und kann nochmal gedruckt werden. Neben den Dokumenten, die aus myjack heraus erstellt wurden, können Sie auch Mails aus anderen Systemen unter < Erzeugte Dokumente > anzeigen lassen. Leiten Sie dazu die an die folgende Adresse weiter: Wichtig ist dabei, dass myjack informiert werden muss, zu welchem Vorgang die zugeordnet werden soll. Geben Sie dazu den WebCode aus der Registerkarte < Sonstiges > als Betreff der ein, im Beispiel unten ist das der WebCode 4DGM-UKQL. Über diese Zuordnung wird die gezeigt als separater Eintrag in den gewünschten Vorgang übernommen. Löschen von Dokumenten Über das Mülleimer Symbol rechts neben einem Dokument, können Sie ein gespeichertes Dokument später wieder löschen. Dabei dürfen nur Dokumente gelöscht werden, die keine Belegnummer haben. Rechnungen oder Zahlungsbelege können demnach nicht gelöscht werden.

14 Sie müssen den Löschvorgang bestätigen über eine Abfrage bestätigen. Bei Dokumenten, die aus myjack erstellt wurden, wird das Dokument komplett gelöscht. Bei manuell hinzugefügten Dokumenten wird nur die Verknüpfung zum Vorgang gelöscht, das Dokument steht weiter in der Dokumentenliste zur Verfügung. AER Belegübernahme Aus den AER Systemen können zwei Arten von Informationen übernommen werden: Buchungen Rechnungsdokumente Buchungen laufen als Inboxvorgänge in myjack auf, die Rechnungsdokumente werden in dem entsprechenden Vorgang unter erzeugte Dokumente abgelegt. Bei den Rechnungsdokumenten gibt es eine Besonderheit: die Reisebüros können die selbst bestimmen, wie die Dateinamen der Rechnungen aufgebaut sind. Damit die Rechnungen aber korrekt in myjack importiert werden können, müssen die Dateinamen nach folgendem Schema aufgebaut sein: #DOKTYPE#_ #FILEKEY##VORNAME##NACHNAME##DEPARTURE##RECHNR#_#VORGANGSNR#.pdf Ist dies nicht der Fall, können unter Umständen die Rechnungsbelege nicht korrekt eingelesen werden. Schaltflächen Dokumente verknüpfen Wenn Sie eine Datei an einen Vorgang anhängen wollen, so können Sie dies über die Schaltfläche < Dokument verknüpfen > tun.

15 Nach dem Klick auf diese Schaltfläche wird die Dokumentenliste angezeigt. In der Dokumentenliste können Sie nun ein vorhandenes Dokument in den Vorgang übernehmen, oder ein Dokument hochladen und direkt zuweisen. Wenn Sie die Dokumentenliste aus dem Vorgang heraus aufrufen, so werden keine myjack Dokumente angezeigt, die einem anderen Vorgang zugeordnet sind (z.b. Rechnungen, Bestätigungen usw.). Dies verhindert, dass z.b. eine Rechnung manuell einem falschen Auftrag zugeordnet wird. Das ausgewählte Dokument wird im Vorgang unter < Erzeugte Dokumente > angezeigt. Wenn Sie öfter Dokumente in Vorgängen einfügen wollen, sollten Sie sich ein entsprechendes Verzeichnis anlegen. Dieses Verzeichnis

16 können Sie dann in myjack verknüpfen über. Verwaltung - Administration - Agenturstammdaten Dateien, die in dieses Verzeichnis abgelegt werden, lädt myjack automatisch in die Dokumentenverwaltung. Sie sehen Sie also direkt in der Liste, wenn Sie auf < Dokumente verknüpfen > klicken. Druckoptionen AGB Mit der Checkbox < AGB > werden die hinterlegten AGB mit gedruckt. Sie können die AGB selbst definieren unter Verwaltung - Administration - Textbausteine, und dort auf der Registerkarte < AGB >. Im Standard ist die Checkbox nicht aktiviert, d.h., die AGB werden nicht gedruckt. Vorschau Über die Checkbox < Vorschau > werden die aktuellen Daten in ein PDF Dokument geschrieben, allerdings mit dem Vermerk "Vorschaudruck". Somit ist sichergestellt, dass z.b. klar ist, dass die Rechnungsnummer NICHT für diese Rechnung endgültig vergeben wurde, sondern nur vorläufig für diese Vorschau. Gesamptpreis Über die Checkbox < Gesamtpreis > wird gesteuert, ob die Preise der Leistungen im Druck erscheinen. Haben Sie die Checkbox aktiviert, wird beim Druck nur ein Gesamtpreis über alle Leistungen gedruckt.

17 Die Preiszeilen jeder einzelnen Leistung werden ausgeblendet. Kurzversion Über die Checkbox < Kurzversion > wird beim Druck keine Leistungsdetails gedruckt. Es erscheint nur der Leistungskopf und die Preiszeilen. Kuvertkopf Beim Druck eines Dokuments über die Schaltfläche < Briefpapier > werden Kopf- und Fußzeile nicht ausgegeben. zur Kopfzeile gehört auch der Kuvertkopf, die kleine Zeile mit der Reisebüroadresse, direkt über der Kundenadresse.

18 Bei der Benutzung der Druckoption < Kuvertkopf > in Kombination mit < Briefpapier > wird der Kuvertkopf mit ausgegeben. Leistungsteilnehmer Sie können im Vorgang, Registerkarte < Übersicht > zuordnen, welcher Teilnehmer an welcher Leistung beteiligt ist. Diese Zuordnung wird auf dem Ausdruck mit angegeben, wenn die Checkbox < Leistungsteilnehmer > aktiviert ist. Beim Import von Linienflügen wird der Teilnehmername in die Preiszeile geschrieben. Beim Druck mit der Option "Leistungsteilnehmer" werden für diese Leistungen die Leistungsteilnehmer nicht angedruckt. Teilnehmerpreise Ist diese Checkbox beim Druck eines Dokuments aktiv, so wird für jeden Teilnehmer ein separater Preis ausgewiesen. Der Preis setzt sich aus den Preiszeilen zusammen, die dem Teilnehmer im Vorgang zugewiesen wurden.

19 In diesem Beispiel wurden dem Teilnehmer Erwin Mustermann, die Preiszeile aus Leistung 1 und die erste Preiszeile aus Leistung 2 zugewiesen. Teilnehmer Gerda Mustermann hat ebenfalls die Preiszeile aus Leistung 1 und die zweite Preiszeile aus Leistung 2 zugewiesen. Demnach zahlt Erwin Mustermann 1066,50 (= 66,50 und 1000 ), Frau Mustermann 566,50 (= 66,50 und 500 ). Word - Briefpapier / Briefpapier Sie können die Option < Briefpapier > benutzen, um die Ausgabe auf vorhandenes, gedrucktes Briefpapier zu ermöglichen. Es werden dann das eingebundene Logo und die Fußzeile ausgeblendet, so dass sich diese Informationen nicht mit den bereits vorhandenen Informationen auf dem Briepapier überschneiden. Über die Auswahl < Word - Briefpapier > oder < Briefpapier > können Sie zusätzlich steuern, ob ein Word Dokument mit den Informationen geöffnet wird, oder ob eine PDF Datei erstellt wird.

20 Word - Blankopapier / Blankopapier Mit der Option < Blankopapier > werden das Logo und die Fußzeile mit ausgegeben. Diese Option nutzen Sie, wenn Sie auf einfaches weißes Papier drucken wollen. Über die Auswahl < Word - Blankopapier > oder < Blankopapier > können Sie zusätzlich steuern, ob ein Word Dokument mit den Informationen geöffnet wird, oder ob eine PDF Datei erstellt wird. Über die Schaltfläche < > wird das gewählte Dokument an eine angehängt und kann so verschickt werden. Sie können auch mehrere Dokumente auswählen und an die anhängen. Sie können im Mail Fenster auch andere Adressen auswählen. Klicken Sie dazu auf das Lupen Symbol neben der An oder der CC Zeile. Im folgenden Fenster werden die folgenden Adressen angezeigt: Alle Mailadressen des Anmelders Alle Mailadressen des Rechnungsempfängers Alle Mailadressen der Lieferadresse Alle Mailadressen der verknüpften Kundenprofile der Reiseteilnehmer.

21 Sie können nun mehrere Adressen markieren und über die Schaltfläche < Übernehmen > in das entsprechende Feld eintragen. Im Ergebnis werden z.b. im Feld An alle gewählten Adressen eingetragen. Im Drop Down Feld oben werden die Vorlagen angezeigt, die Sie unter < Verwaltung - Administration - vorlagen > anlegen können. Nach einem Klick auf eine der Vorlagen, werden die entsprechenden Texte in den Textbereich der eingefügt. Als Standard ist die Vorlage < WebCode-Versand > erfasst. Mit ihr haben Sie die Möglichkeit, den WebCode eines Vorgangs unabhängig von einem Ausdruck per zu versenden. Der Text in der Betreffzeile der Mail wird in den erzeugten Dokumenten im Feld < Beschreibung > angezeigt. Dabei wird in den Betreff der auch der WebCode des Vorgangs eingefügt. Im Vorgang wird unter erzeugte Dokumente der Betreff so angezeigt:

22 Beim Versand einer aus dem Vorgang heraus wird als Standard die Adresse des gerade angemeldeten Benutzers benutzt (Feld < Absend > im Benutzerprofil). Sollte im Mitarbeiterprofil ( unter < Verwaltung - Administration - Profil bearbeiten >) keine Adresse hinterlegt sein, so wird die Adressse des Reisebüros als Absender verwendet. Sind für das Reisebüro mehrere Adressen vorhanden, so wird die Hauptadresse benutzt, erkennbar an der Schrift in Fettdruck. Vorschau Nachdruck Über die Schaltfläche < Vorschau Nachdruck > wird ein Dokument wieder angezeigt und kann nochmal gedruckt werden.