Schritt 1: Moderation inhaltlich vorbereiten

Transkript

1 Die Arbeitsform der Moderation ist der Workshop. Ein Workshop ist kein Seminar, Lehrgang oder Training, weil hier kein Wissen vermittelt wird. Er ist auch keine Präsentation, weil es bei Workshops um gemeinsame Arbeit geht, und es ist auch keine Routinebesprechung, bei der ein Besprechungsleiter einen Tagesordnungspunkt nach dem anderen aufruft. Damit sind Workshops Arbeitstreffen, in denen sich Leute in einer Klausuratmosphäre einer ausgewählten Thematik widmen. Dieser besondere Charakter hat starke Auswirkungen auf den gesamten Ablauf. Moderationssitzungen sollten gut geplant werden, denn der Einsatz der falschen Methode kann den Erfolg der gesamten Moderation infrage stellen. Sie wollen mit Teilnehmern aus einem Referat die Probleme und Konflikte bearbeiten, die sie miteinander haben, und beginnen die Sitzung mit der Frage nach vorhandenen Problemen. Die Teilnehmer bleiben stumm, weil sie sich nicht trauen, vor den anderen ihre Probleme zu äußern. Hier wäre eine anonyme Abfrage notwendig. Um die Sitzung planen zu können, sollten Sie versuchen, drei Fragen zu beantworten: Welche Ziele sollen erreicht werden? Wer nimmt an der Sitzung teil? Wer soll die Moderation übernehmen? Situation im Vorfeld klären Nicht immer ist Moderation die beste Methode, und nicht immer ist Moderation überhaupt eine Methode, um Probleme zu lösen und gemeinsam Strategien zu erarbeiten. Dies muss man aber als Moderator vorab wissen. Deshalb muss er mit dem Auftraggeber vorab klären: Was sind die Zielsetzungen des Workshops? Werden die Ziele von den Teilnehmern geteilt? Wie sieht die Ausgangslage aus? Wer sind die Teilnehmer? Wie sieht es mit der Akzeptanz der Teilnehmer aus? Wie gut verstehen sich die Teilnehmer untereinander? Inwieweit ist sichergestellt, dass Ergebnisse aus dem Workshop tatsächlich umgesetzt werden? Welche Vorinformationen haben die Teilnehmer zum Workshop erhalten? Wann sollte vom Einsatz der Moderationsmethode abgesehen werden? Die Moderationsmethode sollte nur dann eingesetzt werden, wenn die Verantwortlichen / Auftraggeber die Beteiligung der Gruppe an transparenten Klärungs- und Entscheidungsprozessen wollen und zudem bereit sind, diesen Prozess in ergebnisoffener Weise zu organisieren. Sollten Sie als Moderator bei der Beantwortung der Planungsfragen und im Zuge der Vorbereitung einer Veranstaltung zu der Einschätzung gelangen, dass auch nur eine der nachfolgend aufgeführten Situationsbeschreibungen zutrifft, ist vom Einsatz der Moderationsmethode abzuraten und Sie sollten sich überlegen, ob Sie sich überhaupt der Aufgabe stellen. TRANSFER 8

2 Es ist nicht geklärt, welchen Einfluss die Ergebnisse der Veranstaltung auf die Entscheidungen in der Organisation haben werden. Die Ergebnisse stehen eigentlich schon fest, sei es aufgrund informeller Klärungsprozesse ( Das ist doch gegessen ) oder aufgrund von Entscheidungen übergeordneter Instanzen. Bei einem Interessenkonflikt ist eine Stufe erreicht, auf der einzelne Beteiligte einen Verständigungsversuch ablehnen und auf den Einsatz ihrer Machtmittel setzen. Sie haben begründete Zweifel daran, dass die Teilnehmer sich zum Thema offen äußern wollen oder können (fehlendes Interesse, Vertrauensmangel, Repressionsverdacht). Die Teilnehmer haben unangenehme Vorerfahrungen mit moderierten Veranstaltungen, und sie befürchten, dass weder das Thema noch die methodische Umsetzung, trotz Ihres Moderationsgeschicks, eine positive Erfahrung versprechen. Sie selbst befürchten, aufgrund der Intensität der eigenen Betroffenheit, keine Distanz zum Diskussionsprozess aufrechterhalten zu können. Die notwendigen Materialien und räumlichen Voraussetzungen fehlen. Es steht nicht genügend Zeit zur Verfügung für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung. Erhalten Sie auf diese Fragen keine fundierten Antworten, sollten Sie nachfragen. Notfalls lieber die Moderation ablehnen. Moderatoren auswählen Von den Zielen hängt die Frage ab, wer als Moderator fungieren soll. Die erste Frage dabei lautet: 1. Muss ein neutraler, externer Moderator die Moderation übernehmen? Überlegen Sie bitte, in welchen Situationen ein externer Moderator sinnvoll ist. Externe Moderatoren haben zwei Nachteile und zwei Vorteile. Nachteilig ist erstens, dass sie Ihr Haus, Ihre Abteilung, Ihre Arbeitsgruppe gar nicht oder zumindest nicht so intensiv kennen wie ein interner Moderator und zweitens, dass Ihnen für Ihre Dienste meist ein Honorar gezahlt werden muss. Der erste Nachteil ist gleichzeitig auch der erste Vorteil: Der Moderator ist unparteiisch und neutral, was viel zur Akzeptanz beitragen kann, und hat zweitens hoffentlich mehr Erfahrung mit der Durchführung auch schwieriger Sitzungen. Die zweite Frage lautet: 2. Soll die Moderation von einem Moderator oder einem Moderatorenteam durchgeführt werden? Überlegen Sie bitte, welche Argumente für eine Doppelmoderation sprechen. TRANSFER 9

3 Oft ist es besser, eine Moderation zu zweit durchzuführen. Denn mit Teilnehmern arbeiten, die Schritte erklären, Tafeln vorbereiten, Karten schreiben und anheften erfordert Zeit und Sie sollten Ihre Teilnehmer nicht warten lassen. Als Moderatoren arbeitet man im Normalfall immer zu zweit, da sowohl die Technik der Moderation als auch die Beziehungssituation die Zusammenarbeit notwendig machen. In Ausnahmefällen, wie bei Spontanmoderationen oder bei Kurzmoderationen, kann auch mal ein Einzelner moderieren. Es gibt drei Formen der Doppelmoderation. Bei der ersten moderieren beide gemeinsam und werfen sich die Bälle zu, bei der zweiten Form gibt es einen Hauptmoderator, ein zweiter Moderator übernimmt vor allem Hilfsdienste, Karten austeilen, schreiben, einsammeln, anheften usw., bei der dritten Form wechseln sich die Moderatoren als Hauptmoderator ab. Sprechen Sie bitte die Rollen bei einer Doppelmoderation vorher ab, damit es bei der Moderation selbst nicht zu Missverständnissen kommt. Ziele definieren Jede Moderationssitzung hat Ziele oder sollte sie zumindest haben. Diese Ziele müssen dem Auftraggeber und Ihnen klar sein, die Teilnehmer und Sie müssen die Ziele genau kennen und akzeptieren, ansonsten ist der Erfolg der Moderation gefährdet. Auftraggeber Moderator Teilnehmer Zielklarheit Zielakzeptanz Die Ziele sollten zudem klar umrissen und erreichbar sein. Schließlich sind sie möglichst so zu formulieren, dass Sie nach der Moderation überprüfen können, ob die Ziele tatsächlich erreicht sind. Teilnehmergruppe ansehen Eine Moderation lebt von den Beiträgen der Teilnehmer. Deshalb sollten die Personen an dem Workshop teilnehmen, die zu dem Thema etwas beizutragen haben, möglichst alle, ohne auf die Hierarchie zu achten. Dies wäre die erste Bedingung für eine erfolgreiche Moderation. Die zweite Bedingung betrifft die Bereitschaft der Teilnehmer, sich zu engagieren und ihre I- deen einzubringen, Eigeninitiative zu entwickeln und die Verantwortung für den Verlauf der Sitzung und die Ergebnisse mit zu übernehmen. Ist diese Bedingung nicht gegeben, bestehen Vorurteile, existieren Bedenken, ist der Erfolg infrage gestellt. Ablauf festlegen Ausgangspunkt für die Planung des Ablaufs sind folgende Fragen: Welche Ziele sollen in der Moderationssitzung erreicht werden? Wie geht man aufgrund dieser Ziele am besten methodisch vor? Welche Phasen soll die Moderationssitzung haben? Wie viel Zeit steht zur Verfügung bzw. wie viel Zeit ist notwendig? Aufgrund dieser Fragen kann ein erstes Grobraster für die Moderationssitzung erstellt werden. TRANSFER 10

4 Moderationsplan Anwärmen Problemanalyse Themenwahl 10 Minuten 30 Minuten 10 Minuten Kleingruppe Präsentation Abschluss 45 Minuten 20 Minuten 20 Minuten Gesamtzeit: 135 Minuten Rolle des Moderators gestalten Der Moderator hat in Moderationssitzungen eine völlig andere Funktion als ein normaler Besprechungsleiter. Wichtig ist die richtige Einstellung und Grundhaltung. Er stellt seine eigene Meinung, Ziele und Werte zurück. Er bewertet weder Meinungsäußerungen noch Verhaltensweisen. Es gibt für ihn kein richtig oder falsch während der Moderation. Er nimmt eine fragende Haltung ein. Durch Fragen aktiviert und öffnet er die Gruppe füreinander und für das Thema. Er fasst alle Äußerungen der Gruppe als Signale auf, die ihm den Gruppenprozess verstehen helfen, und versucht, den Teilnehmern ihr eigenes Verhalten bewusst zu machen, sodass Störungen und Konflikte bearbeitet werden können. Welche Aufgaben hat ein Moderator? Der Moderator assistiert der Gruppe in methodischer Hinsicht, beschränkt sich auf die Steuerung und enthält sich inhaltlicher Beiträge. Er benötigt deshalb nicht notwendigerweise Fachkenntnisse über den Gegenstand der Debatte, obwohl dies vorteilhaft wäre. Er kennt die Moderationstechniken, nutzt sie bezogen auf konkrete Besprechungssituationen und ermöglicht so, dass jeder Teilnehmer seine Ideen, Meinungen, Bewertungen ausdrücken kann und die Gruppe schnell zu guten Ergebnissen gelangt, auch wenn dies nur zur Feststellung von inhaltlicher Uneinigkeit führen sollte. Er fördert die Visualisierung und Dokumentation der Teilnehmerbeiträge und des Besprechungsverlaufs. Er sorgt für den roten Faden und hilft der Gruppe, sich auf die Inhalte und Ziele der Besprechung zu konzentrieren und an Lösungen zu arbeiten. Er tritt für eine sinnvolle Nutzung der zur Verfügung stehenden Zeit ein und sorgt dafür, dass die Besprechungsziele in der vorgesehenen Zeit erreicht werden. Er unterstützt, respektiert und erkennt jeden Teilnehmer in seiner Art an, er ist unparteiisch und fähig, sich themenbezogener Äußerungen zu enthalten, solange er als Moderator agiert. TRANSFER 11

5 Er ist fähig, Kommunikationsstörungen frühzeitig zu entdecken, zu thematisieren und zu eliminieren. Er bewertet oder interpretiert die Beiträge nicht und ist fähig, zwischen seinen Wahrnehmungen und Interpretationen zu unterscheiden. Er gibt der Gruppe Feedback und fördert somit die Transparenz über die Situation. Zusammenfassung Klären Sie Ihren Auftrag. Überlegen Sie, ob Sie die Moderation alleine durchführen wollen und sollten. Stellen Sie sicher, dass notwendige Rahmenbedingungen vorhanden sind. Halten Sie sich strikt an die neutrale Rolle des Moderators. Was wollen Sie von den Hinweisen in diesem Kapitel umsetzen? Schreiben Sie sich bitte alle wichtigen Punkte auf. Nutzen Sie dazu die Umsetzungshilfe am Ende dieses Skriptes. TRANSFER 12