Was unternimmt die öffentliche Hand für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden? Wie werden Erkenntnisse aus Zufriedenheitsbefragungen umgesetzt?

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1 Was unternimmt die öffentliche Hand für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden? Wie werden Erkenntnisse aus Zufriedenheitsbefragungen umgesetzt? Fachtagung in Brunnen 2007 des Zentralverbandes Staats- und Gemeindepersonal Schweiz Erfahrungen aus der Referat von Franziska Zimmermann-Rohr Seite 1 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 2 1

2 Erfahrungen aus der Facts and Figures Erstmalige Durchführung 2001 Zweite Durchführung 2005 Wieso 4 Jahre dazwischen? Beiden Befragungen ist eine Regierungs- und Verwaltungsreform vorausgegangen Vergleichbarkeit zwischen 2001 und 2005 Seite 3 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 4 2

3 Erfahrungen aus der Gründe für die Befragung Instrument der strategischen Personalarbeit Beantwortet folgende Fragen: Wo drückt der Schuh? Was läuft gut? Wo sind vertiefte Abklärungen vorzunehmen? Notwendige Massnahmen auf allen Stufen? Ergebnisse sind wichtige Grundlage für Personalcontrolling Seite 5 Erfahrungen aus der Ziel und Zweck der Befragung Eine hohe Arbeitszufriedenheit ist ein wichtiges Ziel der Führung und Personalarbeit weil: Zufriedene Mitarbeitende arbeiten besser und halten auch in schwierigen Momenten zum Betrieb. Die Exekutive aber auch die Linienvorgesetzten und Personalfachleute verfügen über ein Instrument, das ihnen zeigt, wo es punkto Arbeitszufriedenheit und Motivation gut läuft dann heisst die Devise: pflegen und bewahren! Dort wo es weniger gut läuft, den Ursachen auf den Grund gegangen und nach geeigneten Verbesserungsmassnahmen gesucht werden muss. Seite 6 3

4 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 7 Erfahrungen aus der Konzept der Befragung Einfache, knappe aber aussagekräftige Befragung Nur so viel wie nötig, nicht so viel wie möglich Vergleichbarkeit zu 2001 gewährleisten Befragt wurden: Alle öffentlich-rechtlichen Mitarbeitenden Schriftlich; Fragebogen via Linie an Mitarbeitende verteilt Anonym, Auswertung durch externe Stelle Sprachen: Deutsch Italienisch Spanisch Seite 8 4

5 Erfahrungen aus der Konzept der Auswertung Auswertungen für: Gesamtstadt Direktionen Abteilungen, vereinzelt Bereiche Mindestanzahl: 8 auswertbare Fragebogen Auswertungsergebnisse nur zu Handen der betreffenden Organisationseinheiten Vermeidung von Quervergleichen mit negativen Auswirkungen Seite 9 Erfahrungen aus der Struktur des Fragebogens 43 Fragen, gegliedert in 10 Fragegruppen: Arbeitsaufgaben / -inhalte Arbeitsorganisation Arbeitsklima Weiterbildung Entwicklungsmöglichkeiten Führungsverhalten Mitarbeitendenbeurteilung Anstellungsbedingungen Gleichstellung Stadtverwaltung als Arbeitgeberin Generelle Aussagen zur Zufriedenheit -> 5 Antwortmöglichkeiten Befragung 2005 mit zusätzlichem Beiblatt: persönliche Angaben (Geschlecht, Hierarchie, Alter) Seite 10 5

6 Erfahrungen aus der Ausschnitt aus Fragebogen Entwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten 16. In meinem Arbeitsumfeld besteht die Möglichkeit, neue anforderungsreichere Aufgaben zu übernehmen. 17. Bei der Stadtverwaltung habe ich Aufstiegsmöglichkeiten. Trifft zu (4) Trifft eher zu (3) Trifft eher nicht zu (2) Trifft gar nicht zu (1) weiss nicht (9) Seite 11 Erfahrungen aus der Ausschnitt aus Fragebogen a) Ich bin mit meiner Arbeit wirklich zufrieden gerade auch, weil ich es dabei noch weiter bringen kann. b) Ich bin mit meiner Arbeit nicht zufrieden, weil mich wichtige Punkte ärgern. Ich glaube aber, dass sich in Zukunft einige dieser Punkte ändern. c) Ich bin mit meiner Arbeit zufrieden, ich sage mir, es könnte viel schlimmer sein. d) Ich bin mit meiner Arbeit wirklich zufrieden und wünsche mir für die nächste Zukunft nur, dass alles so gut bleibt. e) Irgendwie bin ich mit meiner Arbeit unzufrieden, aber ich weiss auch nicht, was ich tun soll. Seite 12 6

7 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 13 Erfahrungen aus der 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen Schweiz fixiert Unzufriedene 5 % 5 % 6 % 4 % konstruktiv Unzufriedene 9 % 7 % 23 % 17 % resignativ Zufriedene 33 % 28 % 30 % 23 % stabilisiert Zufriedene 35 % 42 % 27 % 36 % progressiv Zufriedene 18 % 18 % 14 % 20 % echt Zufriedene 53 % 60 % 41 % 56 % Seite 14 7

8 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 15 Erfahrungen aus der Rücklaufquoten der Fragebogen % % Beiblatt 2005 mit persönlichen Angaben 52% Frauen 56% Männer 50% Seite 16 8

9 Erfahrungen aus der Rücklaufquoten der Fragebogen % % Beiblatt 2005 mit persönlichen Angaben 52% Kaderstufe % Kaderstufe % Funktionsstufe C+D 42% Funktionsstufe B 68% Funktionsstufe A 18% Seite 17 Erfahrungen aus der Rücklaufquoten % % Beiblatt 2005 mit persönlichen Angaben 52% Bis 30 Jahre 50% Jahre 56% Jahre 54% 51 Jahre und mehr 48% Seite 18 9

10 Erfahrungen aus der Gesamtauswertung Stadt 2001 Stadt 2005 Arbeitsaufgaben/-inhalte Arbeitsorganisation Arbeitsklima Weiterbildung * 3 3 Entwicklungsmöglichkeiten * Führungsverhalten Mitarbeitendenbeurteilung Anstellungsbedingungen Gleichstellung Stadt als Arbeitgeberin *: neue Berechnung für 2001 Stadt 2001 Stadt 2005 Seite 19 Erfahrungen aus der Differenziert nach Geschlecht Stadt Frauen Männer Arbeitsaufgaben/-inhalte Arbeitsorganisation Arbeitsklima Weiterbildung Entwicklungsmöglichkeiten Führungsverhalten Mitarbeitendenbeurteilung Anstellungsbedingungen Gleichstellung Stadt als Arbeitgeberin Frauen Männer Seite 20 10

11 Erfahrungen aus der Differenziert nach Geschlecht Gesamtstadt Frauen Männer Fixierte Unzufriedenheit weiss nicht, was ich dagegen tun soll (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, ohne Lösungsversuch) 4.3 % 4.1 % 4.2 % Konstruktive Unzufriedenheit es wird sich einiges ändern (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, mit Lösungsversuch) 16.7 % 13.0 % 18.2 % Resignative Zufriedenheit es könnte noch viel schlimmer sein (Reduktion des Anspruchsniveaus) 23.3 % 24.9 % 22.1 % stabilisierte Zufriedenheit wünscht, dass alles so bleibt (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus) 35.6 % 39.4 % 33.9 % Progressive Zufriedenheit kann es noch weiter bringen (Erhöhung des Anspruchsniveaus) 20.1 % 18.6 % 21.6 % Summe progressive und stabilisierte Zufriedenheit 55.7 % 58.0 % 55.5 % Seite 21 Erfahrungen aus der Differenziert nach Hierarchie Stadt KS 1+2 KS 3+4 FS C+D FS B FS A Arbeitsaufgaben/-inhalte Arbeitsorganisation Arbeitsklima Weiterbildung Entwicklungsmöglichkeiten Führungsverhalten Mitarbeitendenbeurteilung Anstellungsbedingungen Gleichstellung Stadt als Arbeitgeberin Seite 22 11

12 Erfahrungen aus der Differenziert nach Hierarchie Stadt KS 1+2 KS 3+4 FS C+D FS B FS A Fixierte Unzufriedenheit weiss nicht, was ich dagegen tun soll (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, ohne Lösungsversuch) 4.3 % 4.5% 1.1% 7.1% 3.2% 7.1% Konstruktive Unzufriedenheit es wird sich einiges ändern (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, mit Lösungsversuch) 16.7% 14.6% 14.4% 18.3% 15.2% 21.5% Resignative Zufriedenheit es könnte noch viel schlimmer sein (Reduktion des Anspruchsniveaus) 23.3% 4.5% 18.9% 25.1% 25.6% 25.7% stabilisierte Zufriedenheit wünscht, dass alles so bleibt (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus) 35.6% 42.7% 31.7% 27.2% 40.0% 34.3% Progressive Zufriedenheit kann es noch weiter bringen (Erhöhung des Anspruchsniveaus) 20.1% 33.7% 33.9% 22.3% 16.0% 11.4% Summe progressive und stabilisierte Zufriedenheit 55.7% 76.4% 65.6% 49.5% 56.0% 45.7% Seite 23 Erfahrungen aus der Differenziert nach Altersgruppen Stadt bis 30 J J J. 51 J. und mehr Arbeitsaufgaben/-inhalte Arbeitsorganisation Arbeitsklima Weiterbildung Entwicklungsmöglichkeiten Führungsverhalten Mitarbeitendenbeurteilung Anstellungsbedingungen Gleichstellung Stadt als Arbeitgeberin Seite 24 12

13 Erfahrungen aus der Differenziert nach Altersgruppen Stadt bis 30 J J J. 51 J. und mehr Fixierte Unzufriedenheit weiss nicht, was ich dagegen tun soll (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, ohne Lösungsversuch) 4.3 % 5.0 % 3.8 % 3.0 % 5.0 % Konstruktive Unzufriedenheit es wird sich einiges ändern (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus, mit Lösungsversuch) 16.7 % 16.4 % 17.7 % 17.3 % 13.2 % Resignative Zufriedenheit es könnte noch viel schlimmer sein (Reduktion des Anspruchsniveaus) 23.3 % 25.0 % 27.6 % 20.3 % 20.8 % stabilisierte Zufriedenheit wünscht, dass alles so bleibt (Aufrechterhaltung des Anspruchsniveaus) 35.6 % 25.9 % 26.9 % 38.0 % 50.5 % Progressive Zufriedenheit kann es noch weiter bringen (Erhöhung des Anspruchsniveaus) 20.1 % 27.7 % 24.0 % 21.4 % 10.5 % Summe progressive und stabilisierte Zufriedenheit 55.7 % 53.6 % 50.9 % 59.4 % 61.0 % Seite 25 Erfahrungen aus der Fazit der Befragung 2005 Deutliche Steigerung gegenüber der Befragung 2001 Signifikante Steigerung bei den Fragegruppen Führungsverhalten und Gleichstellung Individuelle Entwicklungsmöglichkeiten muss weiter gefördert werden Frauen sind etwas zufriedener Höhere Zufriedenheit bei hierarchisch höheren Positionen Höhere Zufriedenheit bei älteren Mitarbeitenden Seite 26 13

14 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 27 Erfahrungen aus der Wichtige Grundsätze Keine Diagnose ohne daraus abgeleitete Massnahmen! Es werden auf allen Stufen und unter Einbezug der Mitarbeitenden konkrete Massnahmen geprüft, beschlossen und umgesetzt! Arbeitszufriedenheit ist massgeblich von den konkreten Bedingungen in den einzelnen Dienststellen abhängig. Gemäss Erfahrungen 2001 ist die Umsetzung von konkreten Massnahmen in den Dienststellen von zentraler Bedeutung. Seite 28 14

15 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Arbeitsaufgaben/-inhalte Adäquate und möglichst gleichmässige Aufgabenverteilung im Sekretariat anstreben. Bei der Aufgabenzuteilung auch auf den Zeitbedarf achten. Tägliche Gymnastiklektion von 15 innerhalb Gruppe (gemäss einem durch Ergotherapeuten erstellten Programm). Seite 29 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Arbeitsorganisation Einführung eines prozessorientierten Managementsystems. Überlastungen rechtzeitig anmelden. Pflichtenhefte sind aktualisiert und überarbeitet. Verbesserung im Workflow. Mitarbeitende sollen bei organisatorischen Veränderungen konsequent miteinbezogen werden. Seite 30 15

16 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Arbeitsklima Mittels des Mitarbeitendenbriefes (anonym oder offen) können zu jeder Zeit Anregungen, Reklamationen, Vorschläge etc. eingebracht werden. Flexiblere Ausgestaltung von Kompensationsmöglichkeiten je nach persönlichen Bedürfnissen. Seite 31 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Weiterbildung In Mitarbeitendengesprächen diskutieren und festhalten. Nicht nur die fachliche Ausbildung, sondern auch die persönliche Entwicklung soll vermehrt berücksichtigt werden. Seite 32 16

17 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Entwicklungsmöglichkeit Klare eigenverantwortliche Bereiche und Selbständigkeit schaffen. Bereichsübergreifende Aufgabenzuteilung im Sinne von Job Rotation. Aufbau einer Kaderentwicklung und Förderungsplanung. Seite 33 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Führungsverhalten Gesamtstädtische Einführung einer Vorgesetztenbeurteilung, Instrument Führungsfeedback. Offene Aussprache und offene Kritik anregen und fördern, unmittelbare Rückmeldung über Wirksamkeit, gemeinsame Entwicklung von Lösungsansätzen. Alle Mitarbeitenden haben ein direktes Antragsrecht gegenüber der Geschäftsleitung. Seite 34 17

18 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Mitarbeitendenbeurteilung Gesamtstädtisch geringfügige Anpassung des Instrumentes und Sicherstellung der Qualität. Seite 35 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Anstellungsbedingungen Ausschöpfung aller finanziellen Mittel zur gezielten Beförderung von Mitarbeitenden. Seite 36 18

19 Erfahrungen aus der Beispiele konkreter Massnahmen; Gleichstellung Keine, da ein separates Konzept zu Gleichstellung mit entsprechender Definition von Massnahmen besteht. Seite 37 Erfahrungen aus der Inhalte des Referates 1. Arbeitszufriedenheit allgemein 2. Gründe für die Befragung 3. Konzeptionelles 4. Vergleich mit CH-Ergebnissen 5. Wichtigste Ergebnisse Gesamtstadt 6. Massnahmen und Umsetzung 7. Erfolgskontrolle Seite 38 19

20 Erfahrungen aus der Erfolgskontrolle bezüglich Wirkung der Massnahmen Erfolgskontrolle sicherstellen durch wiederkehrende Zufriedenheitsbefragung Genügend Zeit bis zur nächsten Befragung, damit Massnahmen Wirkung zeigen können Vergleichbarkeit der Befragungen sicherstellen Entwicklung der Ergebnisse analysieren haben die Massnahmen gegriffen? Waren spezielle Ereignisse? Neue Massnahmen einleiten. Wirkungen im Rahmen des Personalcontrollings analysieren. Seite 39 Erfahrungen aus der Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und - Achtsamkeit auf scheinbar Unbedeutendes lohnt sich! Seite 40 20

21 Erfahrungen aus der Back-up Seite 41 Erfahrungen aus der Zeitlicher Ablauf der Befragung 2005 Auftragserteilung zur Durchführung Juni 2005 Durchführung Nov Auswertung und Analyse Stadt März 2006 Information Direktionen plus Analyse Nov Bericht bezüglich Massnahmen März 2007 Voraussichtlich nächste Befragung 3. Q Seite 42 21

22 Erfahrungen aus der Aufträge der Exekutive 2005 informiert die Direktionen über ihre Ergebnisse bis auf Stufe Abteilung. Direktionen (und Dienststellen) analysieren vertieft ihre Ergebnisse und legen entsprechende Massnahmen fest und melden sie dem. erarbeitet gesamtstädtische Massnahmen, erstellt einen Bericht zu den konkreten Massnahmen der Direktionen und Dienststellen und unterbreitet ihn der Exekutive. Ergebnisse werden im Rahmen des Personalcontrollings vertieft analysiert und Verbesserungsmassnahmen erarbeitet. Seite 43 22