Prozessoptimierung durch Analyse der Verlaufsdaten der IT-Produktion

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1 Prozessoptimierung durch Analyse der Verlaufsdaten der IT-Produktion Referent: Koreferent: Markus Köhler Bereichsleiter Abgaben und Steuern dataport DCS (AöR) Detlaff Roß Business Architect Software AG 2016 Software AG. All rights reserved.

2 Aufgaben: Full Service Provider für die IT der öffentlichen Verwaltungen Schleswig-Holstein Hamburg Bremen Sachsen-Anhalt Mecklenburg-Vorpommern * Niedersachsen * * nur Steuerverwaltung Software AG. All rights reserved.

3 Aufgaben für die Steuerverwaltungen der Trägerländer zwei Druckzentren 129 Finanzämter Arbeitsplätze 148 Millionen gedruckte Seiten 1x die Erde umwickelt 19 Millionen Bescheide Dataport Steuerverwaltung 4000 betreute Notebooks 110 Mrd. Einnahmen 42 Km Briefumschläge-Marathon 300 betreute Verfahren 16 Millionen elektronische Beläge sechs Steuerverwaltungen 2400 virtualisierte Server 16,8 Millionen Bürger zwei Großrechner Software AG. All rights reserved.

4 ENTWICKLUNGEN - STEUERVERWALTUNG KONSENS-Strategie Im Vorhaben KONSENS sollen die auf BS2000 basierenden Programme durch Server- Applikationen schrittweise abgelöst und ergänzt werden. Die Ablösestrategie führt zu erhöhten Produktionskosten sowie zur Steigerung der Komplexität. Problem sind erhöhte Produktionsrisiken und Kenntnisverluste bei allen Beteiligten Software AG. All rights reserved. KONSENS-Server BS2000-HOST Kosten

5 DCS (Data Center Steuern) ALS DIENSTLEISTER Technische Verarbeitung Steuerverfahren Qualität und Termintreue Wirtschaftliches Handeln Software AG. All rights reserved.

6 PROZESSDIGITALISIERUNG - MOTIV Verfahrensbetreuer Verfahrensbetreuer Kundenorganisationen mit unterschiedlicher Organisation Heterogenen Systemen individuellen Prozessen Frage: Wie kann die Servicebereitstellung verbessert werden? Verfahrensbetreuer Controlling/Finanzen Data Center Steuern RZ-Management Produktionsmanagement User Help Desk Software AG. All rights reserved.

7 VORGEHEN GESCHÄFTSPROZESSMODELLIERUNG IST-Analyse Geschäftsprozesse Analyse Rollenmodell Eingesetzte Tools Betrachtung der gesamten Wertschöpfungskette Definition SOLL-Geschäftsprozesse Definition Prozesslandkarte Grafische Modellierung Integration bestehender Tools (ITSM-Suite, Mailing etc.) Software AG. All rights reserved.

8 LÖSUNG - CAESAR COOPERATIVE ACCOUNTING EVENT-SERVICE ARCHITECTUR Ein IT-Servicemanagement Prozess der alle Prozessbeteiligten und deren Systeme einbindet. Alle Prozessbeteiligten erhalten automatisch die für sie relevanten Informationen. Mit webmethods werden Prozesse und Tools integriert, greifbar und messbar Software AG. All rights reserved.

9 LÖSUNG - CAESAR - Prozessdigitalisierung für das DCS Produktion Gestern Heute Morgen 9

10 CAESAR - AUFTRAGSMANAGEMENT Vereinheitlichte Auftragserstellung Automatisierter Auftragsprozess AUFTRAGS- MANAGMENT Transparente Auftragsbearbeitung Nachvollziehbare Genehmigungsschritte Software AG. All rights reserved.

11 CAESAR - AUFTRAGSMANAGEMENT Probleme Dokumentation von Aufträgen Geschwindigkeit Vorteile Höhere Qualität der Aufträge - durch ausgewiesene Variablen. Höhere Transparenz - Status des Auftrages jederzeit erkennbar. Höhere Geschwindigkeit - durch automatisierte Benachrichtigung Software AG. All rights reserved.

12 CAESAR - EVENTMANAGEMENT Echtzeit Sichten auf die Tagesproduktion Proaktives Incident Management EVENT- MANAGEMENT Ereignis Klassifizierung Analyse und Maßnahmeneinleitung Software AG. All rights reserved.

13 CAESAR - EVENTMANAGEMENT Individuelle Sichten für individuelle Informationsbedürfnisse Produktionsmanager (Taskansicht) Information als Rückkopplung für Prozessteilnehmer Verfahrensbetreuer (Infoansicht) Information als zusätzlicher Service jederzeit verfügbar Management (Infoapp) Software AG. All rights reserved.

14 CAESAR - EVENTMANAGEMENT Management-Sicht auf die laufende Tagesproduktion Detailsicht auf die laufende Tagesproduktion Software AG. All rights reserved.

15 CAESAR - ANALYTIK Ressourcenauslastung Optimierung der Abläufe und der Verfahren ANALYTIK Schwachstellenanalyse Erkennen von Trends Software AG. All rights reserved.

16 CAESAR - ANALYTIK - Zielgruppen Auftraggeber, Leitung Verfahrensverantwortliche Produktionsverantwortliche Mashzoning Berichte, Planung, Verrechnung Produktions-Leitstand, SLA-Überwachung, Basis für organisatorische Eingriffe/Weisungen wm Process Performance Management Ablaufanalyse: Engpässe, Kennzahlen zu Durchsatz und Ressourcenauslastung, Abweichungen, Vergleiche über Zeiträume, Fallzahlen, Kostensätze,. Produktionsdurchsatz, Ressourcenauslastung Software AG. All rights reserved.

17 CAESAR - ANALYTIK - Account-Daten Produktion Einflussfaktoren Leistungsindikatoren Verteilung Software AG. All rights reserved.

18 CAESAR - ANALYTIK - PRODUKTIONSPROBLEM Geplanter Sollprozess Implementierter Prozess Ausgeführter Prozess 18

19 CAESAR - ANALYTIK Ergebnis einer Optimierung im Ablauf Software AG. All rights reserved.

20 CAESAR - ANALYTIK -Vom Jobnetz zur EPK wm PPM ESM-Account-Store Tatsächlicher Ablauf über Zeit und Ereignisse Vergleich verschiedener Verlaufsformen Feststellung Idealverlauf / Sollablauf Abweichungsanalyse vieler Verläufe gegen Ideal Korrelierung z.b. zu Fallzahlen (externe Quelle) Erkennung von Engpässen durch ressourcenzentrierte Betrachtung Wechselseitige Beeinflussung in Durchsatz und Ressourcenbeanspruchung Einnahmen gegen Kosten darstellen Software AG. All rights reserved.

21 Software AG. All rights reserved.