Herausforderungen eines zentralen IT-Dienstleisters und deren Auswirkungen auf die IT-Strategie

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1 Herausforderungen eines zentralen IT-Dienstleisters und deren Auswirkungen auf die IT-Strategie Ministerialkongress Berlin M.Orywal

2 Agenda Vorstellung des ZIVIT IT-Strategie Herausforderungen - Steuerungsmodell - Ressourcensteuerung Auswirkungen auf die IT-Strategie Diskussion 2

3 Vorstellung ZIVIT Kennzahlen Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 375 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten Anwender allein im Zoll Anwender der Steuerverfahren 3

4 Vorstellung ZIVIT 1955 Maschinelle Versuchsanlage der Bundesbesoldungsstelle 1971 Rechenzentrum der Bundesfinanzverwaltung 1975 Abteilung Informationsverarbeitung im BfF (Bonn) Zollrechenzentrum Berlin Zollrechenzentrum Frankfurt Zollrechenzentrum Düsseldorf Zollrechenzentrum Stuttgart Zollrechenzentrum Karlsruhe Zollrechenzentrum Hannover Zollrechenzentrum Hamburg 2002 Neufin I Neufin II ZID (Frankfurt) 2006 Zentrum für Informationsverarbeitung und Informationstechnik (ZIVIT) Wir sind auf dem langfristigen Weg zum konsolidierten Dienstleister 4

5 Agenda Vorstellung des ZIVIT IT-Strategie Herausforderungen - Steuerungsmodell - Ressourcensteuerung Auswirkungen auf die IT-Strategie Diskussion 5

6 Ziele NeuFin 1. Kundenorientierung 2. Marktorientierung bezüglich Kosten und Leistungen 3. Einführung Zweite einer Ebene definierten Bullet Schnittstelle für alle Auftraggeber (Account Management) 4. Auftragserledigung auf Basis von Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) und Verrechnung der Kosten 5. Kontinuierliche Optimierung der Qualität aller Prozesse, Produkte und Leistungen 6. Effizienzsteigerung der Verwaltungsprozesse durch Beratung und Service 7. Steuerung durch IT-Controlling 8. Standardisierung von Hardund Software in der Bundesfinanzverwaltung 9. Bereitstellung eines IT- Vertrags- und Beschaffungsmanagements für die Bundesfinanzverwaltung IT-Strategie des ZIVIT- die Gestaltungsbereiche zeigen die notwendige Komplexität A B C D E funktionales Geschäftsmodell Produktkatalolog Sourcing- Strategie Prozessunterstützende Organisation Geschäftsorientierte Architekturmodelle Strategische Gestaltungsbereiche A1 klare AG/AN Ausrichtung A2 Integration Beschaffung IT für BFV A3 exzellente Kundenbetreuung A4 funktionales Finanzmodell A5 Etablierung Controlling B1 Entwicklung kundenorientierter Produktkatalog B2 Produkte für Shared-Service-Center Bund C1 förderliche Sourcing-Struktur C2 gesundes Verhältnis interner und externer Ressourcen D1 Umsetzung neuer IT-Prozesse D2 Auflösung Silo-Struktur (schrittweise) D3 Personalentwicklung in Richtung moderner Dienstleister D4 Ausbau Projektmanagementkompetenzen E1 Aufbau Enterprise Architecture Management E2 Konsolidierung Fachverfahren E3 Standards durch Thin Clients E4 Vereinheitlichung lokaler Systeme Transformationsmanagement F 6

7 Agenda Vorstellung des ZIVIT IT-Strategie Herausforderungen - Steuerungsmodell - Ressourcensteuerung Auswirkungen auf die IT-Strategie Diskussion 7

8 Herausforderungen Abhängigkeiten Beispiel zur Vernetzung der strategischen Entscheidungen Zeit, Lebenszyklus-Management der Enterprise Architecture 8

9 Ziele NeuFin Wesentliche Projektergebni sse 1.Kundenorientierung 2. Marktorientierung bezüglich Kosten und Leistungen 3.Einführung einer definierten Zweite Ebene Schnittstelle Bullet für alle Auftraggeber (Account Management) 4.Auftragserledigung auf Basis von Dienstleistungsvereinbarungen (Service Level Agreements) und Verrechnung der Kosten 5.Kontinuierliche Optimierung der Qualität aller Prozesse, Produkte und Leistungen 6.Effizienzsteigerung der Verwaltungsprozesse durch Beratung und Service 7. Steuerung durch IT-Controlling 8. Standardisierung von Hardund Software in der Bundesfinanzverwaltung 9. Bereitstellung eines IT- Vertrags- und Beschaffungsmanagements für die Bundesfinanzverwaltung Herausforderungen Ziele NeuFin Beispiel Steuerungsmodell mit langfristiger Umsetzung mehrere Ziele Langfristige Auswirkungen auf die IT Strategie Zeit AG/AN Steuerungsmodell Herausforderungen des HR Managements Strategische Kernfragen 1. Was sind aktuelle und zukünftige Rahmenbedingungen und Treiber der IT für das ZIVIT und die Bundesverwaltung? 2. Wo stiftet die IT Wertbeiträge für die Kunden des ZIVIT? 3. Welche IT-Lösungen liefert das ZIVIT heute und in Zukunft? 4. Auf welchem Wege werden die IT-Lösungen des ZIVIT erreicht? 5. Wie viel Budget bzw. Ressourcen soll für die IT ausgegeben werden? 9

10 Herausforderungen Steuerungsmodell im Vergleich (operativ) Steuerung per Erlass nationale internationale Gesetzinitiative Politische Vorgaben /Ziele Umsetzung Verwaltungsaufgaben Verwaltungsorganisation Verwaltungs- Prozesse Erlass Bericht IT-Projekt IT-Fachverfahren Axiom: Recht impliziert Verwaltungsaufgaben, Verwaltungsaufgaben implizieren eine Verwaltungsorganisation, und eine Verwaltungsorganisation impliziert eingesetzte Technik/ IT-Lösungen. NeuFin Steuerungsmodell (reaktiv) nationale internationale Gesetzinitiative Politische Vorgaben /Ziele Umsetzung Verwaltungsaufgaben Verwaltungsorganisation Verwaltungs- Prozesse Anfrage Angebot Vertrag Auftragsmanagement Projektmanagement IT-Produkt Services Hardware Software Auftraggeber (Kunde) Auftragnehmer (Dienstleister) Reine reaktive Prozesse sind nicht ausreichend für strategische Planungen 10

11 NeuFin Steuerungsmodell (reaktiv) Herausforderungen Steuerungsmodell (strategisch) nationale internationale Gesetzinitiative Politische Vorgaben /Ziele Umsetzung Verwaltungsaufgaben Verwaltungsorganisation Verwaltungs- Prozesse Anfrage Angebot Auftragsmanagement Projektmanagement IT-Produkt Services Hardware Software Vertrag NeuFin Steuerungsmodell (proaktiv strategisch) ergänzt um Konsolidierungsprozess langfristige strategische Produktnachfrage Ressort- /Behördenstr ategie?? Politische Programme strategische Auftragsprognose Planung Organisation Prozesse Abstimmung der Strategie Finanzierung Auftragsportfolio Projektportfolio Produktportfolio strategische Konsolidierung des Angebotes (Produkte) 11

12 Agenda Vorstellung des ZIVIT IT-Strategie Herausforderungen - Steuerungsmodell - Ressourcensteuerung Auswirkungen auf die IT-Strategie Diskussion 12

13 Auswirkungen auf die IT-Strategie Steuerungsmodell (strategisch) Kooperation Verwaltungsvorgang - Prozesskette Bürger-; Wirtschaft-; B2G-; G2G-Prozesse (z.b. EU) eigentliche Kunden Alles aus einer Hand -Lösung SSC A SSC D SSC B SSC B SSC D SSC B SSC B mehrere SSC sind in der Regel notwendig, um ein vollständiges Produkt anzubieten der Auftraggeber (Kunde) will in der Regel eher eine Problemlösung haben als ein reines IT-Produkt Die Auswirkung der Kundenorientierung und des Steuerungsmodells: Eine übergreifende Kooperation mit anderen SSCs und Kunden (die u.u. SSC-Rolle übernommen haben bzw. dies anstreben) ist absolut notwendig, um eine zukunftsorientierte Konsolidierung der Produktportfolios zu betreiben. Diese Kooperation ist sehr wichtig, um die eigentliche Kundschaft der BFV (Bürger, Mitarbeiter, Wirtschaft, andere Behörden etc.) nicht aus den Augen zu verlieren. 13

14 Auswirkungen auf die IT-Strategie Steuerungsmodell (strategisch) Spezialisierung Verwaltungsvorgang - Prozesskette Bürger; Wirtschaft; B2G-; G2G-Prozesse (z.b. EU) eigentliche Kunden Alles aus einer Hand -Lösung SSC A SSC D IT-SSC IT-SSC SSC D IT-SSC IT-SSC IT-SSC IT-SSC IT-SSC IT-SSC Auftraggeber (Kunde) will in der Regel eher eine Problemlösung haben als ein reines IT-Produkt Herausforderungen des HR-Managements (Ressourcenknappheit); langfristige Transformationsprozesse Die Auswirkung der Kundenorientierung und des Steuerungsmodells: Eine Kooperation zwischen der IT-SSCs ist aus der strategischen Perspektive sehr sinnvoll, weil sie sowohl die Interessen der Auftraggeber (Kunden) als auch der Mitarbeiter (tragfähige Zukunftsperspektiven, Transformationsprozesse ) widerspiegelt Eine Spezialisierung der jeweiligen IT-SSCs auf bestimmte Produkte könnte als Ziel der Kooperation definiert werden ist eine langfristige Perspektive um den Ressourcenengpässen effektiv entgegenzuwirken 14

15 Auswirkungen auf die IT-Strategie Steuerungsmodell (strategisch) Ziele NeuFin Auftraggeber/Kunden/SSCs Kooperation Spezialisierung ZIVIT Strategische Fragen und strategische Ausrichtung AG/AN- Steuerungsmodell Aufsicht /Steuerung Vertrauensbildung (Kommunikation) Transformation (Zeit) Ressourcen IT Architektur Konservative LifeCycle Strategie und IT-Architektur Mega RZ Thin Client 15

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17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit /