IT INFORMATIONSTECHNOLOGIE

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1 Kapitel 7 IT INFORMATIONSTECHNOLOGIE Allgemeine Informationen Die IT-Abteilung ist in erster Linie eine Service- und Produktionsabteilung. Ihre Hauptaufgaben bestehen darin, Technologie-Dienste zu bieten, die LCI bei der Unterstützung der Distrikte, Clubs, Mitglieder und Mitarbeiter leistungsfähiger machen; Vereinigungsunterlagen zu führen, Geschäftsintelligenz nachzuweisen und Berichte zu führen, die für den allgemeinen Arbeitsablauf notwendig sind. Die Hauptabteilung arbeitet mit Distrikten und Clubs und den verschiedenen Abteilungen im internationalen Hauptsitz zusammen. Zur IT Abteilung gehören sechs Abteilungen: Application Services, Enterprise Architect, Enterprise Data Services, Member Service Center, Network Services und IT Services. Die Hauptabteilung bearbeitet alle monatlichen Mitgliedschafts- und Hilfsaktivitätenberichte und ist für die Aktualisierung aller Clubunterlagen verantwortlich. Sie führt des Weitern auch die Clubamtsträgerdaten. Auf der Webseite der Vereinigung (MyLCI) können monatliche Mitgliedschafts- und Hilfsaktivitätenberichte eingereicht, Amtsträgern zugewiesen, Mitgliederlisten, Berichte und Mitgliederausweise ausgedruckt und die halbjährlichen Beiträge sowie die monatlichen Rechnungen an die Vereinigung gezahlt werden. Gebrauch des Internets Auf der Website der Vereinigung findet man viele Ressourcen der Vereinigung über das Internet. Über den Link Lions Store oben auf der Homepage der Webseite der Vereinigung kann Clubbedarf wie zum Beispiel Pins, Hemden oder Westen bestellt werden. Die Registrierung für den nächsten Kongress kann ebenfalls über die Webseite vorgenommen werden. Gehen Sie auf der Homepage der Lions-Webseite zu Neuigkeiten und Veranstaltungen und klicken Sie dann auf den Link zum internationalen Kongress und wählen Sie für Teilnehmer. Sie können von der Webseite Publikationen herunterladen, über den Link Clubs finden Lions und Leo Clubs in anderen Teilen der Welt finden, die nordamerikanische Ausgabe des LION-Magazins lesen, E- Mails an die Haupt- und Unterabteilungen, oder Personen im Hauptsitz schicken. Das Verzeichnis enthält eine Liste mit den Namen der internationalen Vorstandsmitglieder, Past International Presidents, Past International Direktoren, Governorratsvorsitzende, Distrikt-Governors sowie Mitarbeiter im Hauptsitz, die auf der Webseite der Vereinigung zu finden ist. Ausschließlich internationale Vorstandsmitglieder, Past Internationale Präsidenten, Past Internationale Direktoren, Multidistrikts-, Distrikts- und Clubamtsträger haben Zugang zu diesem passwortgeschützten Bereich. Vorstandsmitglieder, Past International Präsidenten, Past International Direktoren, Governorratsvorsitzende und Distrikt-Governors haben Zugang zu den Informationen zu Rednern bei Distrikt- bzw. Multidistriktkongressen, Kontaktinformationen der LCI-Mitarbeiter, eine Liste der Vorstandsausschüsse, sowie eine Zusammenfassung der Vorstandsbeschlüsse können ebenfalls im Verzeichnis eingesehen werden. Clubsekretäre können die MyLCI Webseite nutzen, um monatliche Mitgliedschaftsberichtsinformationen, Meldungen über Hilfsaktivitäten des Clubs einzureichen, Mitgliederausweise auszudrucken und monatliche Kontoauszüge einzusehen. Die MyLCI-Site gewährt Clubsekretären Zugang zum Anzeigen und Ausdrucken von Mitgliederlisten und anderen Informationen. Clubsekretäre können auch via MyLCI die Daten der diesjährigen Clubamtsträger bearbeiten und die nächstjährigen Clubamtsträger melden. Clubsekretäre, die die monatlichen Mitgliedschaftsaktivitäten und die nächstjährigen Amtsträger via MyLCI melden, müssen dies nicht zusätzlich noch ihrem Distriktbüro melden müssen, da diese

2 Informationen den Distriktamtsträger unmittelbar nach der Eingabe in MyLCI zur Verfügung stehen. Es wird empfohlen, dass alle Clubs die MyLCI-Site für die Clubverwaltung und die Berichtserstattung nutzen. Sie können die MyLCI-Seite aufrufen, indem Sie diesen Link klicken: Clubs ohne Internetzugang können die Papierversion des Monatlichen Mitgliedschaftsberichts (MMR) (Formular c23a) zur Einreichung der Mitgliedschaftsberichtsinformationen nutzen sowie die Papierversion des Meldeformulars für Clubamtsträger (PU-101) zur Meldung der Amtsträger des nächsten Jahres an folgende Adresse: Lions Clubs International Member Service Center 300 W. 22 nd Street Oak Brook Illinois USA PHONE: FAX: Clubschatzmeister können die MyLCI-Webseite auch zum Anzeigen monatlicher Auszüge und halbjährlicher Rechnungen verwenden. Clubschatzmeister können ihre gegenwärtigen Salden auch über die MyLCI-Webseite begleichen. Amtsträger aus Clubs, die in den Status Quo versetzt wurden, können Clubinformationen anzeigen und der Clubschatzmeister kann gegenwärtige Salden begleichen, sie haben jedoch keinen Zugriff auf andere Funktionen der MyLCI-Webseite. Auf Distriktebene können Distrikt-Governor, Vize-Distrikt-Governor und Kabinettssekretäre/ -schatzmeister die Clubdaten ihres Distrikts anzeigen. Die Distrikt-Amtsträger können auch Club- und Distriktverzeichnisse (Daten herunterladen), Mitgliederlisten und Berichte erstellen. Die Regions- und Zonenleiter haben ebenfalls Zugriff zur Webseite auf Club- und Distriktinformationen. Um in diesen Ämtern anerkannt zu werden, müssen sie jedoch zuerst vom neu gewählten Distrikt- Governor auf der MyLCI -Webseite gemeldet und ihrer entsprechenden Region, Zone oder Clubs zugewiesen werden. Um den Datenschutz von Mitgliedschaftsdaten zu gewährleisten, sind zur Benutzung der Website für Mitgliedschaftsberichte (MyLCI) Kennwörter erforderlich. Club- und Distriktamtsträger verwenden ihre individuelle Mitgliedernummer zum Anlegen und Verwalten ihres Benutzernamens und Kennworts. Dieses Verfahren wird als Registrierung bezeichnet. Multidistrikt-, Distrikt- und Clubamtsträger in Multidistrikten/Distrikten, die derzeit ihre eigen Datenbank nutzen, können alle MyLCI-Funktionen einsehen und einige MyLCI-Funktionen aktualisieren. Beim Webseite-Registrierungsverfahren bleibt das Kennwort des Benutzers von Jahr zu Jahr unverändert, wird jedoch deaktiviert, wenn die Amtszeit der Person endet. Nach der Registrierung gewähren Benutzername und Kennwort Zugriff auf alle MyLCI-Funktionen, auch wenn der Amtsträger mehrere Positionen auf Club-, Distrikts- und Multidistriktsebene innehält. Die den jeweiligen Amtsträgern zur Verfügung stehenden MyLCI-Funktionen hängen von ihrer Funktion in der Vereinigung ab.. Vergessene Passwörter können unter Verwendung von MyLCI wiedererlangt werden. Der Amtsträger kann von der MyLCI-Anmeldeseite auf Haben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihr Kennwort vergessen? klicken. Nach Eingabe seiner oder ihrer ID-Nummer und Beantwortung einer vorher

3 vereinbarten Sicherheitsfrage kann der ursprüngliche Benutzername und/oder das Kennwort vom angemeldeten Amtsträger geändert werden. Meldung von Regions- und Zonenleitern Jedes Jahr hat der neu gewählte Distrikt-Governor die Möglichkeit, die Clubs des Distrikts in Zonen einzuteilen und (optional) die Zonen in Regionen. Nachdem die Clubs ihren Zonen und die Zonen ihren Regionen zugeordnet sind, besteht der nächste Schritt in der Ernennung der Zonen- und Regionsleiter. Nachdem die Zonen- und Regionsleiter ernannt sind und der Distrikt Governor (Elect) sie gemeldet hat, werden die neuen Zonen- und Regionsleiter Korrespondenz, Anerkennung für ihre Tätigkeit und den entsprechenden Zugang zu MyLCI und anderen Ressourcen erhalten. Der Distrikt-Governor nutzt MyLCI, um Clubs Zonen und Zonen Regionen zuzuordnen und auch, um Zonen- und Regionsleiter zuzuweisen. Diese Funktion von MyLCI steht dem Distrikt-Governor-Elect ab 16. Mai vor Beginn seiner/ihrer Amtszeit zur Verfügung. Nach der Zuweisung und Meldung der Zonen- und Regionsleiter durch den Distrikt-Governor (Elect) können die Zonen- und Regionsleiter die MyLCI Funktionen von einer regionsweiten oder zonenweiten Perspektive abrufen. Leo Clubs Leo Club-Amtsträger, Leo Club-Berater und Amtsträger des Lions-Patenclubs haben jetzt Zugang zu MyLCI, so dass es den Leo Clubs möglich ist, Amtsträger, Mitglieder und Hilfsaktionen zu melden. MyLCI wird durch den MyLCI-Link auf der Homepage der Webseite der Vereinigung unter abgerufen. So können Sie jetzt Leo-Clubmitgliedschafts- und Amtsträgerinformationen über die MyLCI-Webseite oder anhand der Einreichung des Formulars Leo-72 an die Abteilung Youth Programs melden. Wenn ein Leo Club seine Informationen in Bezug auf die Clubamtsträger übermittelt, wird automatisch ein Schreiben oder eine an den Leo Clubpräsidenten und den Leo Clubberater versandt. Der Leo Clubpräsident und der Leo Clubberater haben dann die Aufgabe, ein Passwort zu beantragen und alle Clubamtsträgerinformationen einzugeben, damit die verbleibenden Clubamtsträger ebenfalls ein Passwort beantragen können. Falls ein Leo Club bereits seine jährlichen Clubamtsträgerdaten über MyLCI eingegeben hat, muss er das Formular Leo-72 nicht einreichen. Stattdessen sollte der Leo Clubsekretär oder der Leo Clubberater die Namen der neuen Leo Clubamtsträger für das nächste Geschäftsjahr eingeben, damit diese ihr jeweiliges Passwort beantragen können. Weitere Informationen zur Berichterstattung von Leo Club-, Distrikt- sowie Multidistriktamtsträger können von der Abteilung für Jugendprogramme unter angefordert werden. Mitgliederinformationen In Übereinstimmung mit den Vorstandsdirektiven und vor Kurzem vom internationalen Vorstand eingeführten Änderungen, die Mitglieder- und Amtsträgerinformationen betreffend, werden wir keine Etiketten oder Dateien auf Diskette mehr zur Verfügung stellen, sondern nur noch per zugestellte elektronische Dateien im Excellformat. Ihnen stehen zwei Möglichkeiten zum Erhalt dieser Informationen zur Verfügung.

4 Daten der Mitglieder und Amtsträger können von Governorratsvorsitzenden, Distrikt-Governorn, Vize-Distrikt-Governorn oder Kabinettsekretären unter Nutzung der entsprechenden Funktion auf der MyLCI-Website heruntergeladen werden. Wenn Sie die Funktion zum Herunterladen von Daten auf der Website nutzen, um eine speziell für Sie erstellte Tabelle/Spreadsheet zu erhalten, entstehen Ihrem Multidistrikt dadurch keine Kosten. Sie können sich an das Member Service Center wenden, entweder per an oder telefonisch an , um Unterstützung beim Herunterladen der Daten mit Hilfe dieser Funktion auf der MyLCI-Website zu erhalten. Falls Sie möchten, dass der internationale Hauptsitz die elektronische Datei erstellt und zur Verfügung stellt, müssen die Mitglieder- und Amtsträgerdaten wie folgt beantragt werden. Die internationalen Vorstandsdirektiven, denen wir verpflichtet sind, erfordern, dass alle Anträge zum Erhalt von Mitgliederdaten für einen Multidistrikt schriftlich von dem/der amtierenden Governorratsvorsitzenden bzw. für einen Einzel- oder Subdistrikt von dem amtierenden Distrikt- Governor gestellt werden müssen. Der schriftliche Antrag muss darlegen, welche Daten angefordert werden, zu welchem Zweck die Daten genutzt werden, und dass sie nicht zu kommerziellen oder politischen Zwecken verwendet werden. Darin muss des Weiteren die Genehmigung erteilt werden, dem Multidistrikt- bzw. Distriktkonto 50 US-Dollar für die ersten beiden Mitglieder- bzw. Amtsträgerstufen und 20 US-Dollar für jede weitere Stufe in Rechnung zu stellen. Diese Kosten decken den Zeitaufwand der Mitarbeiter für die Erstellung der angeforderten Informationen. Der/die Governorratsvorsitzende oder der Distrikt-Governor kann den schriftlichen Antrag per von der in den LCI Daten vermerkten Adresse aus an die Hauptabteilung Information Technology einreichen, an Clubamtsträger haben auf der MyLCI Webseite Zugang zu dem Mitgliederverzeichnis ihres Clubs, das die Namen, Adressen, Mitgliederinformationen etc. enthält, oder sie können sich an das Member Service Center wenden und dies anfordern, entweder telefonisch unter der Rufnummer oder per Distrikt- und Multidistriktamtsträger können das Mitgliederverzeichnis, das die Namen, Adressen und Mitgliederinformationen der Clubs in ihrem Distrikt bzw. Multidistrikt enthält, auf der MyLCI-Webseite oder vom Member Service Center erhalten, entweder telefonisch unter der Rufnummer oder per Das Mitgliederverzeichnis des Distrikts (ein Verzeichnis der Clubs in einem Distrikt und der aktuellen Mitgliederzahlen in einem Club), der Bericht über fehlende Clubamtsträger (ein Verzeichnis von Clubs im Distrikt ohne Amtsträger) und der Bericht über Mitgliederart und geschlecht (ein Verzeichnis der Clubs in einem Distrikt und der Mitgliederzahl nach Art und Geschlecht) können auch ohne Kennwort wie folgt über das Internet abgerufen werden: Gehen Sie auf die Website der Vereinigung, unter Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Link MyLCI ganz oben auf Ihrem Bildschirm

5 Klicken Sie von der MyLCI-Anmeldeseite aus auf den Mitgliedschaftsberichte -Link vom Ressourcenbanner. Klicken Sie in der Kategorie Bericht wählen, entweder auf den Link Registerberichte oder Fehlende Clubamtsträger oder Zusammenfassung der statistischen Mitgliedererfassung. Klicken Sie auf den Ordner des gewünschten Geschäftsjahres. Klicken Sie im Geschäftsjahres-Ordner auf den Monats-Unterordner JJJJ-MM), um den gewünschten Berichtsmonat auszuwählen. Gehen Sie zu Ihrem Distrikt und klicken Sie darauf, um die Datei im Adobe Acrobat Reader anzuzeigen. Falls Sie den Acrobat Reader nicht auf Ihrem System installiert haben, gehen Sie bitte zurück zu der MyLCI-Anmeldeseite, wo Sie das Programm durch klicken auf das Adobe Symbol auf Ihren PC laden können. WICHTIGER HINWEIS: Diese drei monatlichen Mitgliederregisterberichte werden am 5. Tag jedes Monats erhältlich sein. Mitgliedschaft auf Lebenszeit Der Status Mitglied auf Lebenszeit kann Lions gewährt werden, die mindestens 20 Jahre lang aktive Mitglieder waren oder 15 Jahre lang aktive Mitglieder waren und mindestens 70 Jahre alt oder ernsthaft erkrankt sind. Mit Wirkung vom 1. Juli 2006 können ehemalige Lioness Mitglieder, die jetzt aktive Mitglieder Ihres Lions Club sind, oder die Mitglied eines Lions Club vor oder am 30. Juni 2007 werden, Ihren früheren Lioness Service zur Mitgliedschaft auf Lebenszeit geltend machen. Lioness Mitglieder, die nach dem 30. Juni 2007 Mitglieder eines Lions Clubs werden, können den Lioness Service nicht der Mitgliedschaft auf Lebenszeit gutschreiben lassen. Die Kosten für die Mitgliedschaft auf Lebenszeit betragen 650,00 USD und wurden vom Executiven Verwalter des Hauptsitzes im Namen des internationalen Vorstands genehmigt. Der Beitrag ist eine einmalige Antragsgebühr, die die Club-, Distrikt- oder Gesamtdistriktbeiträge nicht deckt. Es bleibt dem Vorstand eines Clubs überlassen ob weiterhin Clubgebühren erhoben werden bzw. ob zukünftige Distrikt- und Gesamtdistriktbeiträge bezahlt werden. Antragsformulare (CLM) können vom Member Service Center im internationalen Hauptsitz angefordert werden, bei telefonisch unter der Rufnummer , oder auf der LCI-Website Das Mitglied auf Lebenszeit erhält ein Glückwunschschreiben des International President, einen Pin, eine Urkunde und eine silberne Mitgliedschaftskarte. Diese Artikel werden zur Verleihung in der Regel an den amtierenden Clubsekretär geschickt. Verstorbene Mitglieder Zu den Aufgaben des Member Service Centers gehört es, eine Liste mit allen verstorbenen Mitgliedern zu führen. Die während eines Geschäftsjahrs verstorbenen Lions werden auf dem internationalen Kongress mit einer besonderen Gedenkzeremonie geehrt. Eine Liste mit verstorbenen Mitgliedern wird auch vor den jeweiligen Distrikt- und Gesamtdistriktkonkressen verschickt. Verstorbene Mitglieder müssen auf dem betreffenden monatlichen Mitgliedschaftsbericht MMR per MyLCI oder mit dem MMR Formular c23a in Papierversion gemeldet werden. Eine nach Clubs unterteilte Liste der verstorbenen Mitglieder ist auch über die MYLCI-Webseite erhältlich.

6 Adressänderungen Alle Adressänderungen müssen an den internationalen Hauptsitz gemeldet werden damit die Vereinigung zu den Mitgliedern Kontakt aufnehmen und das LION-Magazin verschicken kann. Adressänderungen müssen folgendermaßen gemeldet werden: Distriktamtsträger schicken melden Änderungen an das Eurafrican Department, Änderungen der Distriktbeauftragten, Clubamtsträger und Kontaktdaten der Mitglieder können entweder telefonisch unter der Rufnummer , per Fax unter oder per an das Member Service Center gemeldet werden. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an die Hauptabteilung Information Technology im internationalen Hauptsitz an Mitgliedschaftsberichte nach Distrikt Distrikt-Governor können eine Liste neuer Mitglieder, ausgeschiedener Mitglieder, Mitglieder auf Lebenszeit, sowie verstorbener Mitglieder nach Distrikt auf der MyLCI Website finden.