Interne Revision. Bericht gemäß 49 SGB II. Ausbildungsvermittlung Horizontale Revision. Revision SGB II

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1 Revision SGB II Bericht gemäß 49 SGB II Ausbildungsvermittlung Horizontale Revision

2 Inhaltsverzeichnis 1 Revisionsauftrag 1 2 Zusammenfassung 1 3 Revisionsergebnisse Vorbereitung des Übergangs in Ausbildung Aktivitäten zur Ausbildungsvermittlung Aktivitäten der ge mit Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung Aktivitäten der mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten AA Wahrnehmung der Prozessverantwortung durch die ge Übergreifende Auffälligkeiten Fachaufsicht Bewertung und Empfehlungen an die ge Zugesagte Maßnahmen der ge 10 Anlage 1 Abkürzungsverzeichnis Ausbildungsvermittlung Oktober 2016

3 1 Revisionsauftrag Der Vorstand der BA hat in Abstimmung mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Interne Revision SGB II beauftragt, das Thema Ausbildungsvermittlung zu prüfen. Eine zielgerichtete Ausbildungsvermittlung ist für die Umsetzung der Leistungsversprechen des Entwicklungsprogrammes BA 2020 von hoher Bedeutung. Durch die Revision sollte festgestellt werden, ob die Aktivitäten zur Ausbildungsvermittlung sowohl bei eigener Aufgabenwahrnehmung durch die ge als auch bei Einkauf der Dienstleistung aus dem Service Portfolio der BA für gemeinsame Einrichtungen zielgerichtet erfolgten. Hieraus ergaben sich folgende Zielfragen für die Revision: Bereiten die ge den Übergang von SGB II-Kundinnen und Kunden in Ausbildung zielgerichtet vor? Sind die Aktivitäten der ge ohne Beauftragung der AA zur Ausbildungsvermittlung geeignet, die Integrationschancen von SGB II-Kundinnen und Kunden in Ausbildung zu erhöhen? Sind die Aktivitäten der beauftragten AA zur Ausbildungsvermittlung geeignet, die Integrationschancen der SGB II-Kundinnen und Kunden in Ausbildung zu erhöhen? Nehmen die ge bei Übertragung der Ausbildungsvermittlung auf die AA ihre Prozessverantwortung wahr? Wird für die Ausbildungsvermittlung von SGB II-Kundinnen und Kunden in der ge risikoorientiert Fachaufsicht durchgeführt? Die Beurteilung von IT-Kontrollen und datenschutzrechtlicher Aspekte war nicht Gegenstand dieser Revision. 2 Zusammenfassung 1 Sowohl bei der Vorbereitung des Übergangs von SGB II-Kundinnen und Kunden in Ausbildung als auch bei der Ausbildungsvermittlung in Verantwortung der ge wurde Handlungsbedarf deutlich, um die Integrationschancen in Ausbildung zu erhöhen. Auch bei der Wahrnehmung der Prozessverantwortung der ge bei Durchführung der Ausbildungsvermittlung durch die AA zeigte sich Optimierungsbedarf. Wenn die Ausbildungsvermittlung auf die AA übertragen war, waren bei deren Aufgabenwahrnehmung Defizite nur im Einzelfall festzustellen. Den ge gelang es nicht bei allen Kundinnen und Kunden, den Übergang in Ausbildung zielgerichtet vorzubereiten, da eine frühzeitige Klärung der schulischen/beruflichen Pläne durch die ge unterblieben war bzw. den Kundinnen und Kunden trotz erkennbarer Erforderlichkeit die Wahrnehmung des Angebotes der Berufsorientierung/Berufsberatung bei der AA nicht nahegelegt worden war (Ziffer 3.1). Die Aktivitäten der ge, die die Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung durchgeführt hatten, waren bei über einem Drittel der geprüften Fälle 1 = hohes Risiko; = mittleres Risiko; = niedriges Risiko Ausbildungsvermittlung Oktober

4 nicht geeignet, die Integrationschancen der Kundinnen und Kunden in eine Ausbildung zu erhöhen (Ziffer 3.2.1). Die Aktivitäten der mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten AA waren nur im Einzelfall nicht geeignet, die Integrationschancen der SGB II-Kundinnen und -Kunden in Ausbildung zu erhöhen (Ziffer 3.2.2). Die ge nahmen in den Fällen der Übertragung der Ausbildungsvermittlung auf die AA ihre Prozessverantwortung - insbesondere bei der Förderung von Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen - nicht umfassend wahr (Ziffer 3.2.3). Die zur Ausbildungsvermittlung in eigener Zuständigkeit in den ge durchgeführte Fachaufsicht war nicht geeignet, die festgestellten Mängel zu erkennen (Ziffer 3.3). 3 Revisionsergebnisse 3.1 Vorbereitung des Übergangs in Ausbildung Den ge gelang es nicht bei allen Kundinnen und Kunden, den Übergang in Ausbildung zielgerichtet vorzubereiten, da eine frühzeitige Klärung der schulischen/beruflichen Pläne durch die ge unterblieben war bzw. den Kundinnen und Kunden trotz erkennbarer Erforderlichkeit die Wahrnehmung des Angebotes der Berufsorientierung/Berufsberatung bei der AA nicht nahegelegt worden war. Ziel der Integrationsarbeit für Jugendliche im Rechtskreis SGB II, die der Vollzeitschulpflicht unterliegen, ist ein erfolgreicher Schulabschluss sowie die Integration in Ausbildung oder Erwerbstätigkeit nach Schulabschluss. Voraussetzung hierfür ist unter anderem ein rechtzeitiger Kontakt vor Schulabschluss (mindestens 1 Jahr). Zur künftigen Beendigung/Verringerung der Hilfebedürftigkeit sind Jugendlichen 1-2 Jahre vor Schulentlassung Berufsorientierung und -beratung anzubieten. Die Interne Revision sah die Vorbereitung des Übergangs in Ausbildung als zielgerichtet an, wenn der Erstkontakt zur Klärung der schulischen und beruflichen Pläne spätestens 3 Monate nach Vollendung des 15. Lebensjahres, aber mindestens ein Jahr vor Schulende erfolgt war bzw. durch die ge auf das Angebot der Berufsorientierung/Berufsberatung bei der AA hingewiesen worden war. Bei 177 Kundinnen und Kunden wurde geprüft, ob und wann nach Vollendung des 15. Lebensjahres mit den ge ein Erstkontakt zur Klärung der schulischen bzw. beruflichen Pläne erfolgt war. Soweit ein Erstkontakt nachvollziehbar war, erfolgte dieser nur im Ausnahmefall im Rahmen von persönlichen Gesprächen (15 von 174 Erstkontakten). Der von den ge am häufigsten gewählte Weg war die schriftliche Anforderung einer Schulbescheinigung bzw. Versendung und Auswertung von Arbeitspaketen (137 von 174 Erstkontakten). In der Regel wurde dies von den Eingangszonen erledigt. Bei 3 der 177 Kundinnen und Kunden war nach Vollendung des 15. Lebensjahres bis zum Prüfungszeitpunkt im IT-Verfahren VerBIS kein Kontakt der ge zur Klärung der schulischen/beruflichen Pläne nachvollziehbar. Sollbeschreibung Feststellungen Erstkontakt zur Klärung der Pläne Ausbildungsvermittlung Oktober

5 Bei 5 der 177 Kundinnen und Kunden erfolgte der Erstkontakt der ge zur Klärung der schulischen/beruflichen Pläne später als 3 Monate nach Vollendung des 15. Lebensjahres und nicht mindestens ein Jahr vor Schulende. Bei weiteren 15 der 177 Kundinnen und Kunden (8 %) fanden die Erstkontakte zur Klärung der schulischen/beruflichen Pläne ebenfalls später als 3 Monate nach Vollendung des 15. Lebensjahres statt. Der Zeitpunkt des Erstkontaktes lag zwischen 91 und 547 Tagen nach Vollendung des 15. Lebensjahres. Bei diesen Kundinnen und Kunden bestand grundsätzlich das Risiko, dass mit einer Ausbildungsvermittlung nicht rechtzeitig begonnen werden konnte. Diese Fälle wurden von der Internen Revision jedoch positiv bewertet, weil der Erstkontakt mindestens ein Jahr vor dem Ende der Schulausbildung erfolgte. Bei 12 Kundinnen und Kunden, bei denen ein Erstkontakt bis zu 3 Monate nach Vollendung des 15. Lebensjahres erfolgte, fiel auf, dass die Orientierung an der Vollendung des 15. Lebensjahres für eine angemessene Betreuung durch die ge nicht ausreichte, weil von der Vollendung des 15. Lebensjahres bis zum Ende der Schulausbildung deutlich weniger Zeit als ein Jahr verblieb. Bei 123 Kundinnen und Kunden wurde geprüft, ob durch die ge nachvollziehbar auf das Angebot der Berufsorientierung/Berufsberatung bei der AA hingewiesen wurde. Bei 83 der 123 Kundinnen und Kunden bestand bereits auch ohne einen entsprechenden Hinweis durch die ge Kontakt zur Berufsberatung bzw. war ein Kontakt zur Berufsberatung der AA nicht erforderlich, weil ein realisierbarer Berufswunsch bereits feststand. Mit 6 der verbleibenden 40 Kundinnen und Kunden wurde das Thema Berufsberatung bis zum Schulende nicht besprochen. Eine Betreuung durch die Berufsberatung war in diesen Fällen auch nicht erfolgt. Bei einer weiteren Kundin wurde die Inanspruchnahme der Berufsberatung trotz dokumentierter Notwendigkeit nicht nachgehalten. Dadurch ging hinsichtlich der Aufnahme einer Ausbildung ein Jahr verloren. 3.2 Aktivitäten zur Ausbildungsvermittlung Zur Beurteilung der Aktivitäten der ge bzw. der AA zur Erhöhung der Integrationschancen in Ausbildung wurden insgesamt 216 Kundinnen und Kunden in die Prüfung einbezogen. Darunter befanden sich 51 Teilnehmerinnen und Teilnehmer an einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung mit einem Maßnahmeeintritt zum Ausbildungsbeginn 2014, 86 Anfang Dezember 2014 unversorgte Bewerberinnen und Bewerber der Schulentlassjahre 2012 bis 2014 und 79 Bewerberinnen und Bewerber, die 2014 eine betriebliche Ausbildung aufgenommen hatten. Die Fallauswahl ergab folgende heterogene Zusammensetzung des zu prüfenden Personenkreises: Bei der einbezogenen Personengruppe lagen teilweise unterschiedlichste Einflussfaktoren im persönlichen, schulischen und familiären Umfeld mit Auswirkungen auf den Übergang von Schule in Beruf vor (z. B. Suchtprobleme, mangelnde Motivation, kritische Wohnsituation, Ableistung von Sozialstunden, Schwangerschaft). 96 Kundinnen und Kunden (44 %) waren Absolventen des Schulentlassjahres Bei 50 lag der Schulabschluss vor dem Jahr 2012, im Einzelfall Hinweis auf Angebote der AA Einbezogene Kundinnen und Kunden Ausbildungsvermittlung Oktober

6 war die Schule bereits 2003 beendet worden. 120 der Kundinnen und Kunden (56 %) der Ausbildungsvermittlung standen somit nicht unmittelbar am Übergang aus dem Schulsystem und hatten zum Teil bereits mehrere Anläufe unternommen, in das Erwerbsleben einzumünden. Die Ausbildungsvermittlung ist Pflichtaufgabe der ge und umfasst alle Aktivitäten, die darauf gerichtet sind, junge Menschen bei der Integration in ein Ausbildungsverhältnis zu unterstützen. Die ge können die Ausbildungsvermittlung durch die AA wahrnehmen lassen. Das Handeln der ge bzw. der beauftragten AA wurde als geeignet zur Erhöhung der Integrationschancen in Ausbildung bewertet, wenn diese bei der Durchführung der Ausbildungsvermittlung aus Sicht der Internen Revision alles getan hatten, was in Bezug auf die individuelle Situation der Kundin/des Kunden sinnvoll war. Hier flossen z. B. die logische Verknüpfung der Aktivitäten, eine angemessene Anzahl von Beratungsgesprächen, das Aufgreifen von Handlungserfordernissen sowie die Einleitung von Vermittlungsaktivitäten ein. Im Fokus dieser ergebnisorientierten Revision stand somit nicht die systematische Abarbeitung aller Prozessschritte nach dem 4-Phasen-Modell der Integrationsarbeit, gleichwohl wurden bei der Gesamtwürdigung des Falles ausgewählte Prozessschritte einbezogen. Eine trägerübergreifende Zusammenarbeit, z. B. im Rahmen einer Jugendberufsagentur, war nicht Gegenstand der Revision. Wenn die AA mit der Ausbildungsvermittlung beauftragt wird, verbleibt die Prozessverantwortung (Abschluss der Eingliederungsvereinbarung nach 15 SGB II mit Rechtsfolgenbelehrung und Erfolgsbeobachtung) bei der ge. Die Wahrnehmung der Prozessverantwortung durch die ge wurde als nicht ausreichend bewertet, wenn aus nicht nachvollziehbaren Gründen nicht mindestens ein Kontakt zwischen Kunde und ge stattgefunden hatte, keine Eingliederungsvereinbarung abgeschlossen worden war, ohne dass ein Ausnahmetatbestand vorlag oder die Förderentscheidung hinsichtlich Notwendigkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit einer bewilligten Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung im VerBIS-Datensatz durch die ge nicht nachvollziehbar dargelegt worden war Aktivitäten der ge mit Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung Die Aktivitäten der ge, die die Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung durchgeführt hatten, waren bei über einem Drittel der geprüften Fälle nicht geeignet, die Integrationschancen der Kundinnen und Kunden in eine Ausbildung zu erhöhen. Bei den 3 geprüften ge, die die Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung durchgeführt hatten, waren bei 41 von insgesamt 114 geprüften Kundinnen und Kunden (36 %) die Aktivitäten der ge nicht geeignet, die Integrationschancen in Ausbildung zu erhöhen. Bezogen auf den Personenkreis der zum Ausbildungsbeginn 2014 unversorgt gebliebenen Kundinnen und Kunden lag der Anteil bei rund 50 %. Maßgeblich für die Bewertung als nicht geeignet waren insbesondere folgende Schwächen im Prozess: Sollbeschreibung Feststellungen Ausbildungsvermittlung Oktober

7 Bei zwei Drittel der durch die Interne Revision als nicht geeignet bewerteten Fälle war die Kontaktdichte unzureichend. In Einzelfällen konnte gar keine Betreuung durch die Ausbildungsvermittlung der ge festgestellt werden. Beispiel 1: Die Vermittlung des Kunden in Ausbildung (Schulabgang ) begann am Der Jugendliche äußerte den Wunsch, eine Ausbildung zum Lokomotivführer bzw. Fachinformatiker zu absolvieren oder alternativ die Fachoberschule zu besuchen. Der nächste Kontakt zwischen dem Kunden und der persönlichen Ansprechpartnerin erfolgte am telefonisch. Hierbei wurde geklärt, dass der Kunde noch keine betriebliche Ausbildungsstelle gefunden habe und er sich bei der Fachoberschule anmelden solle. Eine Bestätigung über die Anmeldung wurde vom Kunden nicht vorgelegt. Das nächste qualifizierte Beratungsgespräch wurde auf Initiative des Jugendlichen erst nach Beendigung der Schule am geführt. Der Jugendliche war zum Ausbildungsbeginn 2014 unversorgt. Erst zum wurde eine betriebliche Ausbildung bei der Deutschen Bahn als Fachkraft für Lager/Logistik aufgenommen. Beispiel 2: Der Jugendliche beendete 2013 mit dem Hauptschulabschluss die Schule und nahm im Anschluss daran bis zum an einer berufsvorbereitenden Bildungsmaßnahme teil. Der letzte persönliche Kontakt zwischen dem Jugendlichen und der ge fand am statt. Durch die Berufsberatung der AA wurde am im Rahmen eines Beratungsgespräches ein Ausbildungsgesuch erstellt und die Ausbildungsreife festgestellt. Dem Jugendlichen wurde von der AA eine Ausbildung im Rahmen der Benachteiligtenförderung vorgeschlagen. Ohne vorherige Kontaktaufnahme wurde dem Jugendlichen durch die ge ein Vermittlungsvorschlag für eine Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung (kooperativ) übersandt, in die er zum einmündete. Eine Betreuung durch die ge fand in diesem Zeitraum nicht statt. Teilweise war das Vorliegen der Ausbildungsreife der Kundinnen und Kunden zweifelhaft, u. a. wurde die Eignung für eine erfolgreiche Teilnahme an einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung durch die ge nicht hinterfragt bzw. nicht abschließend geklärt. Fachliche Begutachtungen durch den Berufspsychologischen Service oder Ärztlichen Dienst wurden trotz erkennbarer Erforderlichkeit teilweise nicht durchgeführt bzw. nicht veranlasst. Beispiel 3: Die Kundin (Schulabgang 2010, ohne Abschluss) mündete zum in eine Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung ein. Aufgrund der Eintragungen in der Kundenhistorie in VerBIS (mehrere Maßnahmeabbrüche, mangelhafte Mitwirkung, wiederholte Meldeversäumnisse, keine Bewerbungsbemühungen, häufige Arbeitsunfähigkeitszeiten) bestanden aus Sicht der Internen Revision begründete Zweifel hinsichtlich des Durchhaltevermögens und der Motivation für eine erfolgreiche Teilnahme an einer geförderten Berufsausbildung. Seitens der ge wurde diesbezüglich kein Handlungsbedarf erkannt. Die Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung wurde im Mai 2015 aufgrund häufiger unentschuldigter Fehlzeiten der Kundin von Seiten des Maßnahmeträgers beendet. Beispiel 4: Die Jugendliche (Schulentlassjahr 2013, Beginn der Ausbildungsvermittlung am , zum Ausbildungsbeginn 2014 unversorgt) nahm vom bis ununterbrochen an Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung bei einem Träger (Jugendwerkstatt) teil. Am wurde vom Maßnahmeträger die Eignung der Jugendlichen für eine sich anschließende Berufsausbildung erstmalig angezweifelt. Die Teilnahme an einer psychologischen Begutachtung wurde daraufhin zwischen der ge und der Kundin besprochen. Bis Anfang des Jahres 2015 wurde in 4 Gesprächen wiederholt die Erforderlichkeit der Einschaltung des Berufspsychologischen Services thematisiert. Eine tatsächliche Einschaltung wurde jedoch durch die Integrationsfachkraft nicht initiiert. Die Einschaltung des Fachdienstes wurde durch die ge immer wieder auf das nachfolgende Beratungsgespräch verschoben. Aufgrund der Anfang 2015 bekannt gewordenen Schwangerschaft der Kundin fand weiterhin keine Begutachtung statt. Ausbildungsvermittlung Oktober

8 Bei über einem Viertel der Kundinnen und Kunden wurde keine Vereinbarung ihrer konkreten Aktivitäten zur Ausbildungssuche (u. a. Eigenbemühungen) getroffen. Eine zielgerichtete Nachhaltung durch die ge von getroffenen Vereinbarungen war oft nicht nachvollziehbar (z. B. Nachweis von Eigenbemühungen, Vorlage von zu erstellenden Bewerbungsunterlagen). Beispiel 5: Am äußerte der Kunde (Schulabgänger 2014) im Beratungsgespräch seinen Ausbildungswunsch für das Ausbildungsjahr Daraufhin wurden u. a. ein Ausbildungsstellengesuch erstellt, Vermittlungsvorschläge ausgehändigt und eine Eingliederungsvereinbarung abgeschlossen. Als Unterstützung durch die ge wurde in dieser zugesagt: Verbesserung der Eingliederungsaussichten in den Arbeitsmarkt durch Unterstützung bei der Bearbeitung des Alg II-Antrages sowie bei der schnellstmöglichen Arbeitsaufnahme. Als Bemühungen seitens des Kunden wurde lediglich festgeschrieben, Einladungen der Arbeitsvermittlung Folge zu leisten und das Jobcenter über Änderungen zu informieren. Die folgende Eingliederungsvereinbarung vom Juli 2014 war inhaltsgleich. Auch aus den Eintragungen in der Kundenhistorie in VerBIS konnten keine Bemühungen des Kunden hinsichtlich der Ausbildungsplatzsuche nachvollzogen werden. Zum Ausbildungsbeginn 2014 war der Kunde unversorgt Aktivitäten der mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten AA Die Aktivitäten der mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten AA waren nur im Einzelfall nicht geeignet, die Integrationschancen der SGB II- Kundinnen und -Kunden in Ausbildung zu erhöhen. In die Prüfung der Aktivitäten der mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten AA wurden insgesamt 102 Kundinnen und Kunden einbezogen. Die Aktivitäten von 2 der 3 mit der Ausbildungsvermittlung beauftragten geprüften AA waren durchgehend geeignet, die Integrationschancen der SGB II-Kundinnen und - Kunden in Ausbildung zu erhöhen. In der dritten geprüften AA wurden die Aktivitäten bei 2 von insgesamt 22 geprüften Kundinnen und Kunden als nicht geeignet eingeschätzt. Maßgeblich für die Bewertung waren dabei eine unzureichende Kontaktdichte bzw. das Fehlen von Vermittlungsvorschlägen. Feststellungen Wahrnehmung der Prozessverantwortung durch die ge Die ge nahmen in den Fällen der Übertragung der Ausbildungsvermittlung auf die AA ihre Prozessverantwortung - insbesondere bei der Förderung von Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen - nicht umfassend wahr. Die geprüften 3 ge, die die Ausbildungsvermittlung auf die AA übertragen hatten, nahmen in 34 der insgesamt 102 geprüften Fälle (33 %) ihre Prozessverantwortung nicht ausreichend wahr. Zwischen den ge gab es hierbei deutliche Unterschiede (Spannbreite 17 % bis 59 %). Der Fehlerschwerpunkt lag bei den Förderentscheidungen zu bewilligten Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen: Bei 23 der insgesamt 26 geprüften Fälle (88 %) waren die Notwendigkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit der bewilligten Förderungen von Berufsausbildungen in außerbetrieblichen Einrichtungen im VerBIS-Datensatz durch die ge nicht nachvollziehbar dargelegt worden (Spannbreite der ge 70 % bis 100 %). Beispiel 6: Der Kunde (Schulabgänger 2013, Mittlerer Bildungsabschluss) nahm im Anschluss an den Schulbesuch eine betriebliche Ausbildung als Bodenleger auf, die seitens des Arbeitgebers innerhalb der Probezeit zum beendet wurde. Im Beratungsgespräch bei der ge am äußerte er den Wunsch nach einer Ausbildungsvermittlung Oktober

9 erneuten Ausbildungsaufnahme und wurde zum weiteren Vorgehen an die Berufsberatung der AA verwiesen. Im Verlauf des dortigen Beratungsprozesses wurde der Kunde seitens der AA am für eine Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung (kooperative Form) vorgemerkt. Die ge wurde durch die AA anhand einer Checkliste - Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung informiert, dass der Jugendliche die Voraussetzungen für eine Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung erfülle und zur Zielgruppe gehöre. Im Folgegespräch bei der ge am wurden Bewerbungsbemühungen des Betroffenen für eine Ausbildungsstelle zum Verkäufer besprochen, aber keine konkrete Teilnahme an einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung vereinbart. Die am selben Tag geschlossene Eingliederungsvereinbarung enthielt keinen Hinweis auf eine mögliche Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung. Am versandte die ge einen Vermittlungsvorschlag für eine Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung und informierte hierüber telefonisch den Vater des Kunden. Der Kunde begann am mit der Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung. Im VerBIS-Datensatz war keine Förderentscheidung der ge dokumentiert, anhand derer die Entscheidungsgründe für die Förderung der Teilnahme an einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung im individuellen Einzelfall nachvollziehbar gewesen wären. Die Teilnahme an der Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung wurde nach deren Beginn in einer am auf schriftlichem Wege geschlossenen Eingliederungsvereinbarung vereinbart. In Einzelfällen bewilligte die ge die Förderung einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung, obwohl seitens der AA Zweifel an der Eignung bzw. am Vorliegen der Ausbildungsreife bestanden. In 13 der 102 geprüften Fälle schloss die ge mit den Kundinnen und Kunden keine Eingliederungsvereinbarung ab, ohne dass nachvollziehbare Gründe für den Verzicht auf eine Eingliederungsvereinbarung (z. B. Aufnahme einer Ausbildung unmittelbar nach Schulende stand bereits frühzeitig fest) im Datensatz erkennbar waren. In 4 der 102 geprüften Fälle erfolgte kein persönlicher Kontakt der ge zu ihren Kundinnen und Kunden während der Phase der Ausbildungsvermittlung durch die AA Übergreifende Auffälligkeiten Unabhängig von der Frage, ob das Handeln der ge bzw. AA im Einzelfall geeignet war, die Integrationschancen zu erhöhen bzw. ob die Prozessverantwortung durch die ge ausreichend wahrgenommen worden war, wurden bei der verlaufsbezogenen Betrachtung der insgesamt 216 Kundinnen und Kunden weitere Auffälligkeiten im Prozess der Ausbildungsvermittlung festgestellt: Bei mehr als der Hälfte der Fälle war anhand der Dokumentation im VerBIS-Datensatz nicht nachvollziehbar, ob mit den Kundinnen und Kunden deren Bewerbungsunterlagen besprochen oder im Verlauf des Prozesses thematisiert worden waren. In Einzelfällen erhielten Kundinnen bzw. Kunden eine im Vergleich zu anderen Bewerberinnen und Bewerbern hohe Anzahl von Vermittlungsvorschlägen (z. B. 20 Vorschläge an einem Tag oder 209 Vorschläge über einen Zeitraum von 15 Monaten). In knapp zwei Drittel der Fälle war anhand der im VerBIS-Datensatz vorhandenen Dokumentation nicht erkennbar, ob die erfolglos gebliebenen Bewerbungsaktivitäten mit den Kundinnen und Kunden thematisiert worden waren. Auch bei den 3 ge, die die Ausbildungsvermittlung eigenverantwortlich ausübten, waren die Notwendigkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit der Ausbildungsvermittlung Oktober

10 bewilligten Förderungen von Berufsausbildungen in einer außerbetrieblichen Einrichtung im VerBIS-Datensatz bei knapp der Hälfte der geprüften Fälle nicht nachvollziehbar dargelegt worden. Mehrfach wechselnde Zuständigkeiten für die Ausbildungsvermittlung aufgrund des Wegfalls und Wiedereintritts der Hilfebedürftigkeit führten zu Störungen im Integrationsprozess. 3.3 Fachaufsicht Die zur Ausbildungsvermittlung in eigener Zuständigkeit in den ge durchgeführte Fachaufsicht war nicht geeignet, die festgestellten Mängel zu erkennen. Die Fachaufsicht umfasst die fachliche Weisungs- und Aufsichtsbefugnis der Führungskräfte über die rechtmäßige, zweckmäßige und wirtschaftliche Durchführung der Aufgaben. Nach Maßgabe des SGB II sind dabei die Grundsätze der Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. Die ge entscheiden eigenverantwortlich, welche Instrumente sie im Sinne einer wirtschaftlichen und wirksamen Ausübung der Fachaufsicht einsetzen. In den 3 ge, die die Ausbildungsvermittlung in eigener Verantwortung durchgeführt hatten, ist die Interne Revision der Frage nachgegangen, wie über die Ausbildungsvermittlung von SGB II-Kundinnen und Kunden Fachaufsicht durchgeführt wurde. Alle 3 hierzu befragten Teamleitungen mit Zuständigkeit für den Bereich der Ausbildungsvermittlung gaben an, Fachaufsicht zum Thema Ausbildungsvermittlung auszuüben. In 2 ge wurden als Hilfsmittel zur Fallauswahl für die Fachaufsicht Abfragen aus der Datenbasis operative Auswertungen (DORA) und zur Dokumentation das Excel-Tool UFa-Unterstützung der Fachaufsicht genutzt. Dabei wurden jeweils unterschiedliche Ausschnitte der Ausbildungsvermittlung geprüft. In einer Dienststelle wurde die durchgeführte Fachaufsicht nicht dokumentiert. Alle 3 Teamleitungen gaben an, die Ergebnisse ihrer Fachaufsicht in Besprechungen zu kommunizieren. In 2 ge wurden aus den Ergebnissen der Fachaufsicht nach Angabe der Teamleitungen einzelfallbezogen Maßnahmen eingeleitet. Eine ge hatte aufgrund der Erkenntnisse aus der Fachaufsicht eine grundsätzliche Arbeitshilfe zum Umgang mit unversorgten Bewerberinnen und Bewerbern erstellt. Ferner sei dort eine Nachschulung für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Thema 4-Phasen-Modell Ausbildungsvermittlung geplant. In keiner ge wurden im Rahmen der Fachaufsicht verlaufsbezogene Prüfungen von vollständigen Kundendatensätzen vergleichbar mit dem Vorgehen der Internen Revision bei dieser Prüfung vorgenommen. Dadurch konnten die mit dieser Revision aufgezeigten Mängel nicht erkannt werden. Sollbeschreibung Feststellungen 3.4 Bewertung und Empfehlungen an die ge Für viele der geprüften SGB II-Kundinnen und Kunden war der Berufseinstieg bedingt durch schulische Defizite oder Probleme im persönlichen und familiären Umfeld erschwert. Der unmittelbare Übergang in Ausbildung nach Ende des Schulbesuches war nicht der Regelfall. Dies stellt für die Ausbildungsvermittlung eine besondere Herausforderung dar. Wechselnde Zuständigkeiten im Prozess können einen zielgerichteten Integrationsprozess zusätzlich erschweren. SGB II-Kundinnen und Kunden müssen am Übergang von der Schule zur Ausbildung intensiv beraten und motiviert werden. Durch eine fundierte Berufswegplanung können Bildungs- und Beschäftigungschancen optimal genutzt, eine Ausbildungsvermittlung Oktober

11 selbständige und eigenverantwortliche Lebensführung gesichert und die Abhängigkeit von Sozialleistungen verhindert werden. Die Erkenntnisse der Revision zeigen, dass es den ge nicht bei allen Kundinnen und Kunden gelang, den Übergang in Ausbildung zielgerichtet vorzubereiten, da eine Kontaktaufnahme zur frühzeitigen Klärung der schulischen/beruflichen Pläne unterblieben war. Auch war trotz erkennbarer Erforderlichkeit nicht allen Kundinnen und Kunden die Wahrnehmung des Angebotes der Berufsorientierung/Berufsberatung nahegelegt worden. Die praktizierte Orientierung für den Erstkontakt an der Vollendung des 15. Lebensjahres ( 7 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SGB II) erwies sich teilweise als zu spät, weil für die Aktivitäten bis zum potenziellen Ausbildungsbeginn weniger als ein Jahr verblieb. Den ge gelang es in rund einem Drittel der Fälle nicht, durch ihre Aktivitäten in der Ausbildungsvermittlung die Integrationschancen der Kundinnen und Kunden zu erhöhen. Die von den ge praktizierte Fachaufsicht war nicht geeignet, diese Defizite aufzuzeigen. In der Folge können sich erhebliche Verzögerungen im Prozess ergeben. Hierdurch verschlechtern sich tendenziell die Chancen der Kundinnen und Kunden zur Erlangung eines Ausbildungsplatzes und passive Leistungen müssen länger gezahlt werden. Handlungsbedarf besteht ebenfalls bei der Prozessverantwortung, die im Fall der Übertragung der Ausbildungsvermittlung auf die AA bei den ge verbleibt. Wird diese nicht wahrgenommen, fehlt dem Integrationsprozess die Verbindlichkeit. Wenn die Ausbildungsvermittlung auf die AA übertragen war, waren bei deren Aufgabenwahrnehmung Defizite nur im Einzelfall festzustellen. Den ge wird empfohlen, eine rechtzeitige Kontaktaufnahme zu ihren Kundinnen und Kunden zur Klärung der weiteren schulischen bzw. beruflichen Pläne sowie zur beruflichen Orientierung und Beratung sicherzustellen. Diese sollte bereits vor Vollendung des 15. Lebensjahres erfolgen. die SGB II-Kundinnen und Kunden im Prozess der Ausbildungsvermittlung in einer den individuellen Erfordernissen entsprechenden Kontaktdichte zu betreuen. bei Zweifeln das Vorliegen der Ausbildungsreife - auch im Zusammenhang mit einer geplanten Teilnahme an einer Berufsausbildung in einer außerbetrieblichen Einrichtung - ggf. unter Beteiligung von Fachdiensten zu klären. Aktivitäten der SGB II-Kundinnen und Kunden zur Ausbildungssuche konkret und verbindlich zu vereinbaren sowie deren Umsetzung zielgerichtet nachzuhalten. erfolglose Vermittlungsvorschläge und Bewerbungsaktivitäten mit den Kundinnen und Kunden zu thematisieren und erforderliche Konsequenzen abzuleiten. bei der Bewilligung von Berufsausbildungen in einer außerbetrieblichen Einrichtung die Förderentscheidung hinsichtlich Notwendigkeit, Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit nachvollziehbar im VerBIS-Datensatz zu dokumentieren. bei Übertragung der Ausbildungsvermittlung auf die AA ihre Prozessverantwortung umfassend wahrzunehmen. Empfehlungen an die ge Ausbildungsvermittlung Oktober

12 in die Fachaufsicht zu den Aktivitäten der Ausbildungsvermittlung auch verlaufsbezogene Prüfungen von vollständigen Kundendatensätzen einzubeziehen. Im Fokus sollten dabei die im Rahmen dieser Revision festgestellten Defizite stehen. 3.5 Zugesagte Maßnahmen der ge Auf der Grundlage der Empfehlungen der Internen Revision haben die ge unter anderem zugesagt, die Kundinnen und Kunden anhand einer an den individuellen Bedarfen ausgerichteten Kontaktdichte zu betreuen und die Kundenkontaktdichtekonzepte diesbezüglich anzupassen, das Vorliegen der Ausbildungsreife bei Zweifeln unter Beteiligung von Fachdiensten zu klären, am Einzelfall ausgerichtete Aktivitäten und Pflichten der Kundinnen und Kunden in Eingliederungsvereinbarungen festzuschreiben, Förderentscheidungen im VerBIS-Datensatz zu dokumentieren, die Prozessverantwortung wahrzunehmen und das Fachaufsichtskonzept um verlaufsbezogene Prüfungen zur Ausbildungsvermittlung zu erweitern. Die beabsichtigten Maßnahmen sind aus Sicht der Internen Revision geeignet, den festgestellten Mängeln zu begegnen und zur Verbesserung der Qualität der Aufgabenerledigung beizutragen. Die Interne Revision wird die Umsetzung der zugesagten Maßnahmen in den ge nachhalten. Diese Prüfung wurde in Übereinstimmung mit den Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision durchgeführt. Ausbildungsvermittlung Oktober

13 Anlage 1 Abkürzungsverzeichnis AA Agentur/Agenturen für Arbeit BA Bundesagentur für Arbeit DORA ge Datenbasis operative Auswertungen gemeinsame Einrichtung nach 44b SGB II IT Informationstechnologie HEGA Handlungsempfehlung/Geschäftsanweisung SGB II Sozialgesetzbuch - Zweites Buch - Grundsicherung für Arbeitsuchende SGB III Sozialgesetzbuch - Drittes Buch Arbeitsförderung VerBIS Vermittlungs-, Beratungs- und Informationssystem Ausbildungsvermittlung Oktober