Erste Schritte. Inhalt

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1 Erste Schritte. [Dokument: L / v1.2 vom ] Inhalt 1. Einleitung Programmstart Standardfunktionen Projekt erfassen Arbeitszeit und Spesen erfassen Projekte überwachen Projekte abrechnen Weitere Funktionen Kontaktinformationen... 8 proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 1 von 8

2 1. Einleitung Mit diesem Dokument wollen wir Ihnen ein kurze Einführung in die Projektmanagement-Software proles geben und Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie lernen, wie Sie mit proles ein Projekt anlegen, Arbeitszeit und Spesen erfassen, das Projekt überwachen, sowie eine Faktur erstellen. Mit dem integrierten Support-Center prolessupport ( haben Sie immer die Möglichkeit, Informationen über bestimmte Funktionen nachzuschlagen. Sollten Sie in prolessupport keine Lösung für Ihr Problem finden, sind wir persönlich für Sie da. Die Testumgebungen werden mit Beispieldaten eingerichtet. Dies ermöglicht Ihnen einen schnellen und möglichst realitätsnahen Start der Arbeit mit proles. Bei der Aufnahme der produktiven Arbeit mit proles werden diese Beispieldaten wieder gelöscht. 2. Programmstart In einem ersten Schritt melden Sie sich im System an. Unter finden Sie links unten den entsprechende Link Kundenlogin. Die Zugangsdaten haben Sie bei der Eröffnung des Testzugangs von uns per erhalten. Geben Sie den Benutzernamen sowie das Passwort ein und klicken OK. Nach dem Login wird die proles-startseite gezeigt. Damit Sie sich ein Bild der gesamten Funktionalität von proles machen können, haben Sie mit dem Testzugang Administratorenrechte; d.h. Sie sind für alle Funktionen und Inhalte berechtigt. Selbstverständlich können Sie weitere Mitarbeiter erfassen und entsprechende Berechtigungen vergeben. Viele Ihrer Mitarbeiter benötigen z.b. vermutlich hauptsächlich die Funktion zur Zeiterfassung. Über das Hauptmenu im oberen Bildteil haben Sie direkten Zugriff auf alle Funktionen von proles. Pro Anwendung (z.b. Planung) werden beim Mouseover die zugehörigen Funktionen angezeigt. Ihre Funktionsfavoriten können Sie über die Links im rechten Bildteil (Sidebar) anwählen. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 2 von 8

3 3. Standardfunktionen In allen proles-funktionen finden Sie immer wieder dieselben Icons für oft benötigte Aktionen. Nachfolgend sind die wichtigsten Icons kurz beschrieben: Speichern Über dieses Icon werden Ihre Eingaben im System gespeichert. Dies wird oft in Eingabemasken verwendet, z.b. bei der Erfassung eines neuen Kunden. Suchen Nach der Eingabe von entsprechenden Suchkriterien können Sie über dieses Icon eine Liste der Treffer abrufen (z.b. passende Projekte zu einem gewählten Kunden in der Projektverwaltung). Neu Mit diesem Icon können Sie neue Einträge erfassen (z.b. eine neue Spesenerfassung). Löschen Damit können Einträge gelöscht werden. Eine Löschung ist nur möglich, wenn keine abhängigen Daten mehr vorhanden sind. Ein Kunde z.b. kann nur dann gelöscht werden, wenn keine untergeordneten Projekte mehr vorhanden sind. Kopieren Über dieses Icon können Einträge kopiert werden (z.b. ein Projekt in der Projektverwaltung). Drucken Über dieses Icon können Listen abgerufen werden. In der Regel wird eine Vorschau des Berichts gezeigt. Weitere Optionen Über dieses Icon können Sie Funktionen aufrufen, welche nicht über Standardicons wählbar sind. Zurück Über dieses Icon gelangen Sie in der Applikation ein Bild zurück. Hilfe Über dieses Icon erreichen Sie das proles Support-Center (prolessupport). Sie finden zu allen Funktionen wichtige Informationen und Hinweise. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 3 von 8

4 4. Projekt erfassen Projektverwaltung Wählen Sie unter Planung die Funktion Projektverwaltung. Hier wird eine Übersicht der bereits erfassten Projekte gezeigt. Auf der obersten Stufe wird der Kunde erfasst. Zu jedem Kunden können Sie mehrere Projekte erfassen. Jedes Projekt wird in einzelne Aktivitäten unterteilt. Pro Aktivität können Sie die entsprechenden Mitarbeiter zuteilen (inkl. Vorgabe der Sollstunden). Die Mitarbeiter können Sie im Modul Setup erfassen. Die Projektstruktur präsentiert sich folgendermassen: Kunde Projekt Aktivität Mitarbeiterzuordnung. Es besteht die Möglichkeit, zusätzliche Stufen einzublenden (z.b. Teilprojekte) nehmen Sie mit uns Kontakt auf, sodass wir Ihre gewünschte Projektstruktur optimal einrichten können. Kunde / Projekt / Aktivität / Mitarbeiterzuordnung erfassen Klicken Sie in der Projektverwaltung auf den Link Neuer Kunde die Eingabemaske für die Erfassung wird angezeigt. Hier können Sie sämtliche Angaben zum neuen Kunden erfassen (inkl. der Adresse für die Faktur). Zum Abschluss speichern Sie die getätigten Eingaben mit dem Speichern-Icon. Nach der Kundenerfassung wird wieder die Projekt Übersicht gezeigt. Der neue Kunde ist nun in der Baumdarstellung ersichtlich. Jetzt können Sie zum Kunden ein Projekt erfassen (Link Neues Projekt ). Anschliessend erfassen Sie eine oder mehrere Aktivitäten innerhalb des Projekts. Zum Abschluss müssen Sie die Mitarbeiterzuordnungen zu den Aktivitäten vornehmen. Diese Zuordnungen sind die Basis für die Zeiterfassung. Wenn Sie bereits ein ähnlich strukturiertes Projekt angelegt haben (z.b. ein Vorlagenprojekt), können Sie dieses auch kopieren. Verwenden Sie dazu im Projekt-Detailbild das Icon Kopieren. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 4 von 8

5 5. Arbeitszeit und Spesen erfassen Zeiterfassung Wählen Sie unter Leistung die Funktion Zeiterfassung. Sie sehen eine Liste aller Aktivitäten, denen Sie in der Projektverwaltung zugewiesen wurden. Für die Erfassung geben Sie in der entsprechenden Zeile (z.b. INT / Admin / Buchhaltung) eine Stundenzahl sowie im Feld Bezeichnung eine Präzisierung der geleisteten Arbeit ein (z.b. Jahresabschlussarbeiten). Diese Eingabe können Sie mit ENTER oder dem Speichern-Icon bestätigen. Bereits eingetragene Zeiterfassungen für einen bestimmten Kalendertag werden in der oberen Bildhälfte angezeigt. Spesenerfassung (Übersicht) Wählen Sie unter Leistung die Funktion Spesenerfassung. Sie sehen den Auswahldialog für Spesenerfassungen. Wählen Sie z.b. den Datumsbereich und klicken auf das Suchen-Icon (Lupe) Sie sehen eine Übersicht der bereits erfassten Spesen. Spesenerfassung (bearbeiten) Klicken Sie in der Spesenübersicht auf das Neu-Icon es wird das Erfassungsbild für Spesen angezeigt. Hier können Sie aus dem Spesenstamm entsprechende Positionen abrufen. Geben Sie z.b. beim Spesencode MITTAG ein die entsprechenden Vorgaben werden aus dem Stamm übernommen und in die Eingabemaske eingesetzt. Wählen Sie einen Kunden sowie ein Projekt und ergänzen eventuell noch die Bezeichnung. Fett dargestellte Felder müssen ausgefüllt werden. Zum Abschluss sichern Sie die Eingaben mit dem Speichern-Icon. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 5 von 8

6 6. Projekte überwachen Stundendetails Wählen Sie unter Listen die Funktion Mitarbeiterlisten / Stundendetails. Sie sehen den Selektionsdialog für den Listenabruf. Wählen Sie z.b. den Datumsbereich und klicken auf das Excel-Icon. Bei der Frage zum Dateidownload klicken Sie öffnen ; die entsprechenden Daten werden direkt in Excel angezeigt. In dieser Auswertung sehen Sie jede einzelne Zeiterfassung für den gewählten Zeitraum. Projektüberwachung Wählen Sie unter Listen die Funktion Kundenund Projektlisten / Projektüberwachung. Sie sehen den Selektionsdialog für den Listenabruf. Klicken Sie z.b. ohne Eingabe von Selektionskriterien auf das Drucken-Icon. Der entsprechende Report wird direkt als PDF angezeigt. Sie sehen für alle Projekte jede einzelne Stundenerfassung und haben so eine übersichtliche Soll-/Ist- Darstellung der Aufwände. Weitere Listen und Auswertungen Unter Listen sehen Sie in der Listenauswahl noch viele weitere Auswertungen. Sämtliche Daten aus der Projektverwaltung, der Zeit- und Spesenerfassung sowie der Projektabrechnung können hier auf unterschiedlichste Art und Weise abgerufen und ausgewertet werden. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 6 von 8

7 7. Projekte abrechnen Fakturen erstellen Wenn Sie die Funktion Abrechnung / Fakturierung anwählen, wird der Fakturierungs-Startdialog gezeigt. Hier sehen Sie die wichtigsten Informationen zur Abrechnung gegenüber Ihren Kunden auf einen Blick. 1) Mit den zwei Diagrammen werden der Debitorenbestand nach Fakturstatus sowie Nicht fakturierte Leistungen nach Kunde/Projekt dargestellt. a. Debitorenbestand nach Fakturstatus: Hier werden sämtliche Fakturen mit den folgenden Fakturstati summarisch dargestellt: Faktur erstellt, Faktur verschickt, Mahnung erstellt, Mahnung verschickt. Fakturen mit Status bezahlt und Fakturen mit Status storniert werden in dieser Darstellung nicht berücksichtigt. b. Nicht fakturierte Leistungen nach Kunde/Projekt: Hier werden sämtliche verrechenbaren, noch nicht fakturierten Leistungen gruppiert nach Kunde und Projekt ausgegeben (d.h. Zeiterfassungen, Spesen- und Artikelerfassungen, einmalige Pauschalen sowie wiederkehrende Pauschalen). Es handelt sich dabei also um das Fakturpotential. Es werden nur die ersten 10 Einträge sortiert nach Betrag absteigend angezeigt. 2) Oben rechts haben Sie die Möglichkeit über das Eingabefeld Suche eine bestehende Faktur schnell zu finden (z.b. mittels Eingabe einer Fakturnummer oder einer Kundenbezeichnung). 3) Über die Weiteren Funktionen können Sie u.a. neue Fakturen erstellen. 4) Im unteren Bildteil werden aktuelle Fakturen nach verschiedenen Kriterien angezeigt. Mittels Klick auf das Fakturdatum kann eine entsprechende Faktur bearbeitet werden. proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 7 von 8

8 8. Weitere Funktionen Sie haben nun ein paar der wichtigsten proles-funktionen kennengelernt. proles bietet noch viel mehr. Hier ein paar Hinweise zu weiteren Funktionen: Verwalten Sie mit prolescrm Ihre Kontakte und Akquisitionsbemühungen. Diese Funktionen finden Sie in der Anwendung prolescrm. Lernen Sie unter prolesinfo die Funktion Infoverwaltung kennen. Damit bieten wir Ihnen ein umfangreiches Tool für die strukturierte Ablage von Informationen und Dokumenten. So können z.b. Sitzungsprotokolle oder interne Memos damit geschrieben, verwaltet und veröffentlicht werden. Die Infoverwaltung übernimmt somit auch die Rolle eines Nachschlagewerkes (inkl. zugehöriger Dokumentenverwaltung). Unter Planung können Sie mit der Funktion Firmenkalender spezielle Daten erfassen, welche für alle Mitarbeiter gelten (z.b. Feiertage oder Betriebsferien). Auf Basis des Firmenkalenders erstellen Sie für jeden Mitarbeiter pro Jahr einen Mitarbeiterkalender. Planen Sie damit die verfügbare Kapazität und z.b. Ferienabwesenheiten. Neben der Fakturierung nach geleisteten Stunden können Sie mit proles auch Pauschalbeträge erfassen und verrechnen. Verwenden Sie dazu die Funktionen Pauschalen... unter Abrechnung. Damit können z.b. Akonto-Rechnungen erstellt werden. Unter Abrechnung können Sie mit der entsprechenden Funktion Arbeitszeitabrechnungen erstellen. Überwachen Sie damit die Überzeit- und Feriensaldi Ihrer Mitarbeiter. In der Anwendung Setup finden Sie viele Funktionen für die Stammdatenverwaltung. So z.b. die Mitarbeiterverwaltung oder Funktionen für die Arbeitszeitberechnung (z.b. Arbeitszeitmodelle). Den kompletten Umfang von proles zeigen wir Ihnen gerne während einer kurzen Präsentation. Melden Sie uns Ihren Wunschtermin für eine Online-Präsentation oder für einen Besuch in Wettingen. 9. Kontaktinformationen Vermissen Sie wichtige Informationen zu proles oder möchten Sie uns einfach etwas fragen? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf: Support-Hotline +41 (0) proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen proles solutions ag Kreuzkapellenweg Wettingen T +41 (0) support@proles.ch Seite 8 von 8