Projektmanagement. 4 Projektplanung von Terminen, Ressourcen und Kosten. Werner Lenk

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1 Projektmanagement 4 Projektplanung von Terminen, Ressourcen und Kosten Werner Lenk

2 Ablauf- und Zeitplanung - Die Zeit- und Ablaufplanung bringt das strukturierte Projekt in einen konkreten, zeitlich terminierten Zusammenhang + Die zeitlichen und sachlichen Abhängigkeiten der Arbeitspakete aus dem PSP werden ermittelt. Die Zusammenfassung erfolgt in der Vorgangsliste. Bei der Ablaufplanung werden sie in ihre logische Reihenfolge gebracht. Bei der Zeitplanung werden sie nach ihrem zeitlichen Ablauf terminiert. + Dies erfolgt unter der Berücksichtigung der gegenseitigen Abhängigkeiten 4-5

3 Metra-Potential-Method (MPM) + Die Metra-Potential-Methode (MPM) ist heutzutage die gebräuchlichste Methode in West Europa. Sie ist auch als Vorgangsknotennetzplan oder Activity on node (AON) bekannt. Das Hauptziel ist die Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung. In der Darstellung repräsentieren: o Knoten = Vorgänge o Pfeile = Anordnungsbeziehungen und / oder Dauer zwischen den Vorgängen Der Kritische Pfad wird innerhalb der MPM berechnet. Jedes Rechteck (node) repräsentiert ein Arbeitspaket. Die Nodes werden durch Pfeile miteinander verbunden, die die Abhängigkeiten aufzeigen. Man kann den Pfeilen folgen um den Kritischen Pfad zu bestimmen. Start A B C Ende D E F 4-9

4 Balkendiagramm / Gantt-Diagramm + Die einfachste Art eine Projektablauf- und Zeitplanung zu erstellen ist ein Balkendiagramm (z.b. in MS-Project). + Das Balkendiagramm ist in erster Linie die Darstellung der Aktivitäten/Arbeitspakete in einer Kalenderansicht. + Wir benutzen heutzutage 3 Varianten von Gantt-Diagrammen: Balkendiagramm zeigt die Vorgänge mit Start- und Enddatum sowie die erwartete Dauer Meilensteindiagramm zeigt die Start- und Fertigstellungstermine von wichtigen Projektzielen. Kombiniertes Diagramm fasst Balken- und Meilensteindiagramm zu einer Übersicht zusammen. Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: weit verbreitet sehr übersichtlich zeitliche Parallelen werden aufgezeigt schnell zu erstellen (mit PM-Tool) gut geeignet für Präsentationen 4-14

5 Balkendiagramm / Gantt-Diagramm Gut geeignet für kleine Projekte (Kein Tool Overkill) Meilensteine sind Rhomben Die Länge und Position der Balken zeigt Start- und Endetermin sowie Länge (in den richtigen Proportionen) Vorgangsname, Ressource und andere Beschreibungen werden am Balkenrand beschriftet Als Erweiterung können Abhängigkeiten durch Pfeile angezeigt werden Aufgabe 1 Pflichtenheft 2 Wahl des Datenbanksystems 3 Definition der Transaktionen 4 Datenmodell 5 Analyse der Transaktionen 6 Programmierung des Servers 7 Programmierung der Transaktionen 8 Programmierung der Masken 9 Definition der Server-Tests 10 Test des Servers 11 Wahl der PCs 12 Definition der Tests der Transaktionen 13 Installation der PCs 14 Test der Transaktionen 15 Integrationstests 16 Fehlerbehebung 17 Inbetriebnahme Januar Februar März Aufgabe Kritische Aufgabe Pufferzeit 4-15

6 Zeitplanung: Beispiel Datum: Aktivitätenliste Projekt: Seite: PSP- ID Aktivität Dauer (D) Vorgänger (VG) Frühester Anfangs Zeitpunkt (FAZ) Frühestes End Zeitpunkt (FEZ) Spätester Anfangs Zeitpunkt (SAZ) Spätestes End Zeitpunkt (SEZ) Gesamt Puffer (GP) Freier Puffer (FP) FAZ + D SEZ - D SAZ - FAZ a) 1 Spezifikation 1t 2 Design Datenbank 4t 1 3 Import Interface 2t 1 4 Design 3t 1 5 Import Daten 6t 2;3 6 SW-Entwicklung 4t 4 7 Funktionstest 1t 6;9 8 Integrationstest 1t 5;7 9 Benutzer Test 1t 4 10 Software fertig 0t 8 a): Niedrigster FAZ aller Nachfolger - FEZ 4-17

7 Meilensteine + Ziel orientierte Meilensteine: ein definiertes Sachergebnis ein Teilziel wesentlich messbar übergebbar (im Sinne eines Teilergebnisses) im Voraus geplant und definiert eindeutig definiert mit der Dauer = 0 Projekt Ziel + Feste Termine für die Bestandskontrolle (inch-stones): Waves Daily scrum Meilenstein Burn down rate 4-18

8 Zeitplanung (Meilensteindiagramm) Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Jan Feb Mär Apr Mai Jun Projektauftrag erteilt Ziele abgestimmt Plan erstellt Finanzierung genehmigt Beginn Beschaffung Heute 4-19

9 Gesamtpuffer und freier Puffer Pufferzeiten eines Vorgangs + Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird + Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad: Zeitlich längster Weg durchs Projekt; enthält nur kritische Vorgänge Nr Mai ' Mai ' Jun ' Jun '01 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F Kritischer Pfad 4-20

10 Grundelement Vorgangsknotennetzplan (VKN) - Aufbau eines Vorgangsknotens nach dem MPM Verfahren PSP-ID Verantwortlicher Dauer Frühester Anfangs Zeitpunkt FAZ = Max FEZ aller Vorgänger ID V D Vorgangsname FAZ GP FEZ SAZ FP SEZ Frühester End Zeitpunkt FEZ = FAZ + D Spätester Anfangs Zeitpunkt SAZ = SEZ D GP=Gesamtpuffer FP=Freier Puffer GP = SAZ - FAZ FP = FAZ (Folge AP) - FEZ FP <= GP GP FP >= 0 Spätester End Zeitpunkt SEZ = Min SAZ aller Nachfolger 4-22

11 Ressourcenplanung Bestimmung der einzusetzenden Ressourcen, um die (geplanten) Projektaktivitäten durchführen zu können. + Die Ressourcenplanung umfasst die Planung und Zuordnung von Personal- und Sachmitteleinsatz. Ziele hierbei sind: Bedarfvorhersage Vermeidung von Belastungsspitzen gleichmäßige Auslastung der vorhandenen Kapazitäten Grundlage für die Kostenkalkulation + Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten + Ressourcenmanagement Ist komplex und aufwendig Steht in engen Zusammenhang mit der Gesamtkostenplanung eines Unternehmens. 4-25

12 Kapazitätsabgleich (Ressourcen-Histogramm) Problem: Kapazitätsüberlastung Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsabgleich Terminverschiebung um zwei Tage 4-30

13 Kostenkalkulation + Basis der Kostenkalkulation sind: Stunden / Mengen aus der Aufwandsschätzung Einzelkosten der zugewiesenen Ressourcen Kosten = Aufwand (in Einheiten) * Einzelkosten (pro Einheit) + Kosten werden kalkuliert für jedes Arbeitspaket / PSP Element => Plankosten + Plankosten sind die Soll Werte für Kostencontrolling Budgetierung des Mittelabflusses (insbesondere nach Extern) Earned Value Berechnung 4-33

14 Budgetplanung BAC Management Reserve Projektkosten / Budgetbedarf Summenkurve des Budgetbedarfs; hat oft die Form eines S und wird als Basislinie bezeichnet Budgetbedarf aus den vorhergehenden Berichtszeiträumen Budgetbedarf im laufenden Berichtszeitraum BAC Budget at completion Projektlaufzeit 4-34

15 Kostenkalkulation und Budget Kosten für die Projektdurchführung Einmalige Investitionskosten Laufende Betriebskosten Kommentar Entwicklung und Planung Programmierung Test Erstellung Handbücher, Anweisungen Schulung, Information Fremdleistungen (Berater) Nutzen von Sachmitteln, Räumen durch das Projekt Hardware, Maschinen, Geräte Installationsaufwand der Hardware Software Anpassung Standardsoftware Bauliche Maßnahmen Arbeitsplätze (Möbel, Ausstattung) Umzugskosten Personalkosten Raumkosten/Miete Nutzung Maschinen/ Kapazitäten, EDV/ Infrastruktur Wartung/ Unterhalt/ Reparaturen Verbrauchsmaterial Mietkosten/ Leasing Kommunikationskosten Fremdleistungen Dritter Sicherheitskosten Entsorgungskosten Finanzierungskosten Bei den Projektkosten werden Vorgehens- und Systemkosten unterschieden. Die Vorgehenskosten ergeben sich aus der Multiplikation des Aufwandes mit den Stundensätzen. Die Systemkosten werden schrittweise, mit zunehmender Planungstiefe, konkretisiert

16 Beschaffungsplanung + In der Beschaffungsplanung wird geklärt welche Leistungen überhaupt nach außen vergeben werden können, ohne die Know-how-Basis des Unternehmens (auch unter Einbezug zukünftiger Entwicklungsmöglichkeiten) zu gefährden oder in eine bedrohliche Abhängigkeit von einem Partner zu geraten. + Im Anschluss werden die potentiell für eine Auslagerung in Frage kommenden Leistungen im Hinblick auf ihr Kosten-/Leistungsniveau bei Selbsterstellung untersucht und dem Kosten-/Leistungsniveau bei Fremdbezug gegenübergestellt. + Die hieraus gewonnenen Erkenntnisse sind die Grundlage für die Make-or-Buy-Entscheidung. 4-36