Immo Meets Office Easy Outlook Sync 2013 Handbuch

Transkript

1 1 Immo Meets Office Easy Outlook Sync 2013 Handbuch

2 2 Inhaltsverzeichnis Immo Meets Office Easy Outlook Sync Handbuch... 1 Systemvoraussetzungen... 3 (Neu ab ) Weitere Systemvoraussetzungen... 3 Nach der Installation... 3 Erster Start... 4 Menüeinträge... 4 (Neu ab ) Ribbon-Menüeinträge... 5 Auswahl der Hausverwaltung... 6 Konfigurationsassistent... 7 Synchronisierungseinstellungen Synchronisierungseinstellungen Kontakte Synchronisierungseinstellungen Termine Jetzt synchronisieren Über IMO Easy Outlook Sync Lizenz Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 und Kontakte/Adressen (Neu ab ) Anzeige Daten der Hausverwaltung Termine (Neu ab ) Anzeige Daten der Hausverwaltung Ordnerliste DOMUS Mögliche Probleme umgehen Meldungen Synchronisationsstatus Schlusswort... 31

3 Systemvoraussetzungen Immo Meets Office Easy Outlook Sync benötigt nachfolgende Komponenten: - Microsoft.Net Framework 4.0 (wird wenn nicht vorhanden mit installiert vom Setup) o Die Systemvoraussetzungen für das Microsoft.Net Framework 4.0 entnehmen Sie bitte nachfolgendem Link: - Unterstützt werden o Microsoft Windows XP ab SP3 (32bit) o Microsoft Vista ab SP1 (32bit) o Microsoft Windows 7 (32bit) - Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 (32Bit) - Ein der nachfolgend aufgeführten und aktuell unterstützten Hausverwaltungssystem o DOMUS Bit 2003 o DOMUS4000 (Neu ab ) Weitere Systemvoraussetzungen Immo Meets Office Easy Outlook Sync unterstützt ab der Version auch das - Microsoft Outlook 2013 (32Bit) Nach der Installation Vielen Dank für die Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Sync. 3 Das Immo Meets Office Easy Outlook Sync wird als Add-in für Microsoft Outlook installiert und startet automatisch mit Microsoft Outlook. Es gibt keinen Link im Windows Startmenü um das Programm einzeln zu starten.

4 Erster Start Sollten Sie Microsoft Outlook nach der Installation des Immo Meets Office Easy Outlook Sync starten - und noch keine Vorversion des Immo Meets Office Easy Outlook Sync verwendet haben erscheint nachfolgende Aufforderung zur Konfiguration der Hausverwaltung. Diese bestätigen Sie bitte mit Ja, wenn Sie die Konfiguration jetzt starten wollen. Wenn Sie die Konfiguration zu einem späteren Zeitpunkt vornehmen möchten, klicken Sie bitte auf Nein. Anmerkung: Bei jedem Start des Microsoft Outlook wird überprüft, ob eine Konfiguration vorhanden ist. Sollte diese noch nicht vorhanden sein, werden Sie jedes Mal neu zur Konfiguration aufgefordert. Abb. Konfiguration der Hausverwaltung: 4 Nachdem Sie mit Ja die Konfiguration der Hausverwaltung vornehmen möchten, werden Sie durch die nachfolgenden Punkte die auch in der Menüstruktur manuell gewählt werden können geleitet. Menüeinträge Nach dem Starten von Microsoft Outlook (sowie des aktivierten AddIns) werden neue Menüeinträge unter IMO Easy Outlook Sync eingefügt. Die Menüleiste ist jedoch in den einzelnen Microsoft Outlook Version unterschiedlich platziert und befindet sich bei Microsoft Outlook 2003 und 2007 unter dem Hauptmenü Extras. Bei Microsoft Outlook 2010 und 2013 wird ein zusätzlicher Ribbon (Reiter) Add-Ins (EASY OUTLOOK SYNC 2013) eingefügt, in dem das Menü angezeigt wird. Abb. Microsoft Outlook 2003 und 2007:

5 Abb. Microsoft Outlook 2010: Das Menü IMO Easy Outlook Sync enthält nachfolgende Menüeinträge/Untermenüs die im weiteren Verlauf noch beschrieben werden. Abb. Menüstruktur: 5 (Neu ab ) Ribbon-Menüeinträge Abhängig von der Microsoft Outlook Version werden anstatt der Menüeinträge die Ribbon- Menüeinträge (Reiter) mit der entsprechenden Menüstruktur bereitgestellt. Bei Microsoft Outlook 2003 und 2007 sind daher nur die Menüeinträge vorhanden und ab Microsoft Outlook 2010 und 2013 werden die Menüeinträge als Ribbon dargestellt. Abb. Ribbon-Menüeinträge in Microsoft Outlook 2013:

6 Auswahl der Hausverwaltung Welches Hausverwaltungssystem verwenden Sie? Im nachfolgenden Auswahlfenster werden Ihnen die aktuell unterstützten und installierten Plugins der Hausverwaltungssysteme angezeigt, die zur Verfügung stehen. Bitte wählen Sie aus der Liste der installierten Hausverwaltungs-Plugins Ihre Hausverwaltung aus um diese zu verwenden. Mit dem Button Übernehmen wird das aktuell ausgewählte Plugin gespeichert. Standardmäßig werden die Plugins im Programmordner\IMO\Easy Outlook Sync\Plugin installiert. Sollten der Installationspfad jedoch abweichen können Sie über den Button Durchsuchen den Ordner der Plugins auswählen. Abb. Auswahl der Hausverwaltung: 6

7 Konfigurationsassistent Wo befinden sich Ihre Daten, die synchronisiert werden sollen? Jedes Hausverwaltungssystem hat unterschiedliche Datenbankeinstellungen die konfiguriert werden müssen. Dazu geben Sie bitte in dem jeweiligen Konfigurationsassistenten die benötigten Informationen ein, um die Datenbankverbindung zu Ihrem Hausverwaltungssystem zu erstellen. Bitte entnehmen Si e die einzelnen Einstellungen aus Ihrem Hausverwaltungssystems. Hausverwaltungs-Plugin DOMUS Bit 2003 Die Datenbankverbindung für DOMUS Bit 2003 wird sofern auf Ihrem lokalen Computer installiert automatisiert ermittelt. Automatisch wird auch in dem Standard-Installationsverzeichnis nach der Datenbank HV-DAT.mdb bzw. HV-DAT.accdb gesucht und falls vorhanden, diese auch verwendet. 7 Anmerkung: Es werden dabei auch ältere Datenbanken im Microsoft Access 2003 Format bzw. die aktuellen Datenbanken im Microsoft Access 2007 Format unterstützt. Dazu müssen Sie nur im Auswählen Dialogfenster den Filter der Datenbanken auf die jeweilige Microsoft Access Version anpassen. Abb.: Auswählen bzw. Datei öffnen Dialog Sollten Sie DOMUS Bit 2003 bzw. die Datenbanken nicht auf Ihrem lokalen Computer installiert, so wählen Sie bitte die entsprechenden Datenbanken aus. Zur Konfiguration benötigen Sie nachfolgende Informationen - Datenbank: o Das Verzeichnis und der Dateiname der zur verwendeten Datenbank. Standardmäßig HV-DAT.mdb\.accdb - Arbeitsgruppe: o Die zu verwendeten Arbeitsgruppe, die Ihre Benutzerinformationen enthält. Standardmäßig DOMUS32Bit.mdw - Benutzer: o Der Benutzername, der sich mit der zuvor angegebenen Arbeitsgruppe authentifizieren kann. - Kennwort:

8 o Das Kennwort des entsprechenden Benutzers. Mit Klick auf den Button Alle Einstellungen testen können Sie überprüfen, ob eine Datenbankverbindung mit den von Ihnen angegebenen Informationen erstellt werden kann. Klicken Sie auf Speichern um die angegeben Informationen zu speichern und um den Konfigurationsassistenten zu schließen. 8

9 Abb. Konfigurationsassistent DOMUS Bit 2003: 9 Hausverwaltungs-Plugin DOMUS4000 Die Datenbankverbindung für DOMUS4000 wird nicht automatisiert ermittelt. Standardmäßig wird nur der Datenbankname Domus4000 vorgegeben. Zur Konfiguration benötigen Sie nachfolgende Informationen: - Server: o Der Microsoft SQL Server, auf dem sich die DOMUS4000 Datenbank befindet Öffnen Sie das Auswahlfeld und klicken Sie auf < Durchsuchen> um alle verfügbaren Microsoft SQL Server in Ihrem Netzwerk zu ermittelt. - Datenbank: o Der Datenbankname der DOMUS4000 Datenbank. Standardmäßig DOMUS Benutzer: o Der Benutzername, der sich mit der zuvor angegebenen Microsoft SQL Server authentifizieren kann.

10 - Kennwort: o Das Kennwort des entsprechenden Benutzers. Mit Klick auf den Button Alle Einstellungen testen können Sie überprüfen, ob eine Datenbankverbindung mit den von Ihnen angegebenen Informationen erstellt werden kann. Klicken Sie auf Speichern um die angegeben Informationen zu speichern und um den Konfigurationsassistenten zu schließen. Anmerkung: Die Suche nach dem vorhandenen Microsoft SQL Server kann unter Umständen einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn kein Server ermittelt werden kann bleibt die Liste leer. Abb. < Durchsuchen >: Abb. Konfigurationsassistent DOMUS4000: 10

11 Synchronisierungseinstellungen Wie sollen Ihre Hausverwaltungsdaten synchronisiert werden? Synchronisierungsintervall In den Synchronisierungseinstellungen können Sie einen Zeitraum (Intervall) bestimmen, in dem die Daten Ihres Hausverwaltungssystems überprüft und synchronisiert werden sollen. Geben Sie z.b. 10 Minuten ein, wird Immo Meets Office Easy Outlook Sync nach Abschluss der letzten Synchronisierung 10 Minuten warten um die nächste Synchronisation durchführen. Anmerkung: Die erste Synchronisation kann, je nach Datenmenge (Anzahl Adressdaten und Termine) sowie weiteren Einstellungen, einige Zeit in Anspruch nehmen. Updates An dieser Stelle können Sie die automatische Prüfung nach neuen Programmversionen/Updates aktivieren. Sie erhalten dann eine Information, wenn neue Updates des Immo Meets Office Easy Outlook Sync zur Verfügung stehen. Abb. Synchronisierungseinstellungen: 11

12 Synchronisierungseinstellungen Kontakte Wie und wohin sollen Kontakt-/Adressdaten synchronisiert werden? Sie haben die Möglichkeit einen oder mehrere Kontaktordner in Ihrem Microsoft Outlook mit unterschiedlichen Einstellungen zu synchronisieren. - Einen Kontaktordner für alle/gefilterte Hausverwaltungsdaten - Mehrere Kontaktordner für gefilterte Hausverwaltungsdaten Synchronisierungseinstellungen Wenn ein vorhandener Kontaktordner mit den vorhandenen Hausverwaltungsdaten synchronisiert werden soll, wählen Sie bitte den Kontaktorder aus und markieren Sie mit Klick auf Ordner synchronisieren. Filtereinstellungen 12 Sollten Sie spezielle Filter hinzufügen, um nicht alle Daten synchronisieren zu lassen, so können Sie nachfolgende Filtereinstellungen verwenden: - Kennzeichen Mieter - Kennzeichen Eigentümer - Kennzeichen Kreditor - Kennzeichen Debitor - Kennzeichen Leerstand Dabei stehen Ihnen folgende Einstellungen zur Verfügung: - Alle o Es werden alle Daten unabhängig vom entsprechenden Kennzeichen geladen. (keine Einschränkung) - Ja o - Nein o Es werden nur die Daten geladen, die das entsprechende Kennzeichen enthalten. Es werden nur die Daten geladen, die das entsprechende Kennzeichen nicht enthalten. Eine Kombination verschiedener Filtereinstellungen ist möglich. Beispiele: - Nur Leerstände synchronisieren o Falls Sie z.b. (siehe Abbildung) alle Leerstände in einen Kontaktordner HV Kontakte Leerstand synchronisieren möchten, setzen Sie bei allen Kennzeichen die Einstellung Alle und beim Kennzeichen Leerstand die Einstellung Ja ein. Somit werden alle Leerstände, ob als Mieter/Eigentümer oder Kreditor/Debitor gekennzeichnet sind, verwendet.

13 - Nur Mieter/Eigentümer ohne Leerstände synchronisieren o Falls Sie alle Mieter/Eigentümer in einen Kontaktordner synchronisieren möchten, setzen Sie bei den Kennzeichen Mieter und Eigentümer die Einstellung Ja und beim Kennzeichen Leerstand die Einstellung Nein ein. Somit werden alle Mieter/Eigentümer ohne Leerstände verwendet. Abb. Synchronisierungseinstellungen Kontakte bis Version : 13 (Neu ab ) Erweiterte Filtereinstellungen Abweichend von den bisherigen Filtereinstellungen ( Einfach ) haben Sie nun die Möglichkeit auch Erweiterte Filtereinstellungen vorzunehmen, die unabhängig der Einfachen Filtereinstellungen zu setzen sind. Folgende Erweiterte Filtereinstellungen sind nun möglich: - Keine o Bei dieser Option werden keine Erweiterten Filtereinstellungen genutzt und es gelten die Einfachen Filtereinstellungen wie bisher - Nach Objektauswahl o Diese Filtereinstellung ermöglicht es Ihnen die Mieter-/Eigentümeradressen der Hausverwaltung nach Objekten einzugrenzen. Sie können hierbei ein spezielles Objekt (von Objekt und bis Objekt) eingrenzen oder mehrere Objekte hintereinander weg selektieren. - Nach Suchbegriff (Alpha) o Diese Filtereinstellung ermöglicht es Ihnen die Mieter-/Eigentümer- sowie Kreditoren-/Debitorenadressen der Hausverwaltung nach dem Suchbegriff anhand des Anfangsbuchstaben einzugrenzen. Sie können hierbei einen speziellen Bereich

14 (von Suchbegriff und bis Suchbegriff) eingrenzen oder mehrere Adressbereiche hintereinander weg selektieren. Eine Kombination verschiedener Filtereinstellungen ist nicht möglich. Beispiele: - Nur die Mieter-/Eigentümeradressen eines Objektes synchronisieren o Falls Sie alle Mieter/Eigentümer aus dem Objekt 1 in einen Kontaktordner synchronisieren möchten, werden die Einstellungen im Register Einfach ignoriert und Sie wechseln in das Register Erweitert. Dort setzen Sie die Filtereinstellung auf nach Objektauswahl und wählen das Objekt 1 im Feld von Objekt und bis Objekt aus. - Alle Adressen von A bis D o Falls Sie alle Adressen, deren Suchbegriff mi A beginnt und mit D endet in einen Kontaktordner synchronisieren möchten, werden die Einstellungen im Register Einfach ignoriert und Sie wechseln in das Register Erweitert. Dort setzen Sie die Filtereinstellung auf nach Suchbegriff (Alpha) und wählen im Feld von Suchbegriff das A aus und im Feld bis Suchbegriff das D. 14 Anmerkung: Da bei der Synchronisierung immer nur eine Adresse bzw. Kontakt in Microsoft Outlook angelegt und synchronisiert wird, kann es vorkommen dass eine Adresse/Kontakt aus dem Hausverwaltungssystem - die in mehreren Objekten zugeordnet ist oder bei überschneidenden Filtereinstellungen - nicht im richtigen Ordner angezeigt wird, da eine Adresse/Kontakt immer nur einem Ordner zugeordnet werden kann! Synchronisierungsrichtung In diesen Einstellungen können Sie bestimmen in welche Richtungen die Daten synchronisiert werden sollen: - Änderungen werden in beide Richtungen übertragen o Änderungen an beiden Datenbeständen werden in die jeweils andere Richtung synchronisiert. D.h. z.b. das Änderungen aus Microsoft Outlook auch in Ihre Hausverwaltung übertragen werden. - Änderungen werden von der Hausverwaltung nach Outlook übertragen o Es werden nur die Daten synchronisiert, die im Hausverwaltungssystem geändert wurden. Daten die in Microsoft Outlook geändert wurden, werden nicht in das Hausverwaltungssystem synchronisiert. - Nur bestehende Hausverwaltungsdaten werden übertragen o Es werden nur die Daten synchronisiert, die im Hausverwaltungssystem enthalten sind. Es werden keine neuen Daten in Ihrem Hausverwaltungssystem neu angelegt, aber Änderungen dorthin übertragen aus Microsoft Outlook. Anmerkung: Bei DOMUS Bit 2003 sind die Kennzeichen Mieter und Eigentümer sowie die Kennzeichen Debitor und Kreditor gleich zu behandeln, da es in den Daten jeweils nur ein Kennzeichen gibt.

15 Abb. Synchronisierungseinstellungen Kontakte ab Version : 15

16 Synchronisierungseinstellungen Termine Wie und wohin sollen Termindaten synchronisiert werden? Sie haben die Möglichkeit einen oder mehrere Terminordner in Ihrem Microsoft Outlook mit einer Benutzerangabe zu synchronisieren. Synchronisierungseinstellungen Wenn ein vorhandener Terminordner mit den vorhandenen Hausverwaltungsdaten synchronisiert werden soll, wählen Sie bitte den Terminorder aus und markieren Sie mit Klick auf Ordner synchronisieren. Filtereinstellungen Sie müssen nun einen Hausverwaltungsbenutzer auswählen, um dessen Termine in den angegebenen Terminordner zu synchronisieren. Beispiele: - Benutzer Admin o Falls Sie z.b. (siehe Abbildung) alle Termine des Benutzers Admin in einen Terminordner HV Kalender Admin synchronisieren möchten, wählen Sie Benutzer Admin aus. Somit werden alle Termine des Benutzers Admin verwendet. 16 Synchronisierungsrichtung In diesen Einstellungen können Sie bestimmen in welche Richtungen die Daten synchronisiert werden sollen: - Änderungen werden in beide Richtungen übertragen o Änderungen an beiden Datenbeständen werden in die jeweils andere Richtung synchronisiert. D.h. z.b. das Änderungen aus Microsoft Outlook auch in Ihre Hausverwaltung übertragen werden. - Änderungen werden von der Hausverwaltung nach Outlook übertragen o Es werden nur die Daten synchronisiert, die im Hausverwaltungssystem geändert wurden. Daten die in Microsoft Outlook geändert wurden, werden nicht in das Hausverwaltungssystem synchronisiert. - Nur bestehende Hausverwaltungsdaten werden übertragen o Es werden nur die Daten synchronisiert, die im Hausverwaltungssystem enthalten sind. Es werden keine neuen Daten in Ihrem Hausverwaltungssystem neu angelegt, aber Änderungen dorthin übertragen aus Microsoft Outlook.

17 Abb. Synchronisierungseinstellungen Termine: 17

18 Jetzt synchronisieren Dieser Menüeintrag veranlasst Immo Meets Office Easy Outlook Sync zu einer sofortigen Synchronisierung von Änderungen seit der letzten abgeschlossenen Synchronisierung. Anmerkung: Gelöschte Microsoft Outlook Elemente wie Kontakte oder Termine werden nicht im Hausverwaltungssystem gelöscht. Sollten Sie Microsoft Outlook Elemente gelöscht haben, werden diese erst wieder neu synchronisiert, wenn Microsoft Outlook neu gestartet wird. Über IMO Easy Outlook Sync In diesem Formular erhalten Sie Informationen zur aktuellen Versionsnummer sowie die Kontaktmöglichkeit wenn Sie Anregungen oder Fragen zum Programm haben. Abb. Über IMO Easy Outlook Sync 18

19 Lizenz In diesem Formular können Sie den Lizenzschlüssel eingeben, der Ihre Vollversion des Immo Meets Office Easy Outlook Sync freischaltet. Sollten Sie keinen Lizenzschlüssel besitzen wird Immo Meets Office Easy Outlook Sync als limitierte Vollversion verwendet. D.h. es können beliebig viele Termine synchronisiert werden, jedoch gibt es eine Einschränkung auf max. 50 Kontakte, die synchronisiert werden können. Einen Lizenzschlüssel erhalten Sie nach Bestellung der Immo Meets Office Easy Outlook Sync Vollversion. Sie können eine Lizenz direkt über nachfolgenden Link Jetzt Lizenz für Vollversion im Internet kaufen bestellen und je nach Zahlungsart wird Ihnen umgehend ein Lizenzschlüssel per zugeschickt. Abb. Lizenz 19

20 Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 und 2013 Kontakte/Adressen Grundsätzlich werden die Hausverwaltungsdaten in dem hinterlegten Intervall synchronisiert. Jedoch werden Änderungen in einem Kontakt in einem zur Synchronisation gewählten Kontakt Ordner synchronisiert, wenn Sie einen Kontakt speichern. Abb. Microsoft Outlook 2007 Felder Zusätzlich zu den Standardfeldern der Kontakte bzw. Adressen werden aus Ihrem Hausverwaltungssystem Zusatzinformationen - in sogenannte Benutzerdefinierten Feldern im Microsoft Outlook Kontakt synchronisiert. 20 Über die Option Alle Felder erhalten Sie die Möglichkeit sich diese anzeigen zu lassen. Abb. Alle Felder anzeigen

21 Abb. Benutzerdefinierte Felder Wichtig!: Bitte ändern Sie das Feld mit dem Namen ContactId nicht, da sonst die Adresszuordnung zu Ihrem Hausverwaltungssystem verloren geht und der Kontakt dann ggf. mehrfach synchronisiert wird. Die Adressarten je nach Hausverwaltungssystem abweichend können von Ihnen hier angepasst werden. 21 Anmerkung: Die Abbildungen können je nach Microsoft Outlook Version abweichen.

22 Standardfelder In nachfolgender Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die in dem Hausverwaltungssytem verwendeten Felder der Adressen (Kontakte) sowie die Feldzuordnung in dem Microsoft Outlook Kontakt. 22 Microsoft Outlook Kontaktfeld Hausverwaltung Adressfeld Titel Anrede Vorname Vorname/Name Nachname Nachname/Name Anzeigen als Suchbegriff Webseite Internet Straße Straße Land/Region Land/Länderkennzeichen Ort Ort Postfach Postfach Postleitzahl Postleitzahl Fax privat Faxnummer (bei Debitor) Fax geschäftlich Faxnummer (bei Kreditor) Geschäftlich Rufnummer Firma Geschäftlich 2 Rufnummer Firma 2 Privat Rufnummer Privat Privat 2 Rufnummer Privat 2 Mobiltelefon Rufnummer Mobiltelefon Weitere Rufnummer Mobiltelefon Benutzerdefinierte Felder Microsoft Outlook Kontaktfeld Kreditor Debitor Mieter Eigentümer ContactId Hausverwaltung Adressfeld Kennzeichen: Kreditor/Lieferant Kennzeichen: Debitor/ Kunde Kennzeichen: Mieter Kennzeichen: Eigentümer Adressnummer (Eindeutiger Wert) Anmerkung: Je nach ausgewähltem Hausverwaltungssystem können einzelner Felder abweichen. (Neu ab ) Anzeige Daten der Hausverwaltung Über einen ausgewählten Kontakt im Microsoft Outlook haben Sie die Möglichkeit einige Daten aus der Hausverwaltung anzeigen zu lassen, ohne in das Hausverwaltungssystem wechseln zu müssen. Anmerkung: Aktuell werden Ihnen nur Daten von Mietern\Eigentümern bereitgestellt. Lieferanten, also Kreditoren- und Debitorendaten werden nicht angezeigt!

23 Menüleiste/Ribbon Um die Daten aus der Hausverwaltung anzuzeigen, wurde in der Anzeige des Kontaktes ein weiteres Menü bzw. ein Ribbon eingefügt Anzeige Daten der Hausverwaltung, die bei Mieter/Eigentümern Details zum Kontakt/der Adresse aus dem Hausverwaltungssystem abruft. Abb. Microsoft Office 2013 (englische Version) Kontaktkarte mit Ribbon-Menüeintrag Anmerkung: Bei Microsoft Outlook 2013 muss in der Aktuellen Anzeige die Auswahl mindestens auf Kontaktkarte (Card) vorhanden sein (siehe Abbildung), da sonst die Menüeinträge bzw. Ribbon- Menüeinträge nicht vorhanden sind! Abb. Microsoft Office 2013 (englische Version) Kontaktkarte 23 Anmerkung : Wie bereits bei Menüleisten bzw. Ribbon-Menüeinträge beschrieben, gilt für die einzelnen Microsoft Outlook Versionen, dass es bei Microsoft Outlook 2003 und 2007 Menüeinträge in Form einer Menüleiste gibt und bei Microsoft Outlook 2010 und 2013 Menüeinträge in Form eines Ribbon gibt, daher können die Abbildungen abweichend sein! Anzeige Daten der Hausverwaltung Die nachfolgende Abbildung zeigt einzelne Detailinformationen von Mietern/Eigentümern in einem neuen Fenster. Dabei muss das Hausverwaltungssystem nicht geöffnet werden, da über das bereits ausgewählte Hausverwaltungs-Plugin eine Datenverbindung hergestellt wurde. - Mieter/Eigentümer: o An dieser Stelle werden Ihnen die Objekt- und Mieter-/Eigentümerdaten angezeigt in denen dieser Kontakt/diese Adresse zugeordnet sind. - Sollwerte: o Um die aktuellen Sollwerte des anzuzeigen wählen Sie bitte einen Eintrag aus den Mietern/Eigentümern aus. Als Vorauswahl wird immer der erste Eintrag angezeigt.

24 - Mieter-/Eigentümerdetails: o In den Mieter-/Eigentümerdetails werden Ihnen weitere Informationen, wie z.b. der Einzug/Auszug; Lastschrifteinzug und weitere Felder der Mieter- /Eigentümerstammdaten angezeigt. Als Vorauswahl wird immer der erste Eintrag angezeigt. Diese Ansicht dient nur zu Informativen Zwecken und kann nicht editiert werden. Abb. Anzeige der Daten der Hausverwaltung 24

25 Termine Grundsätzlich werden die Hausverwaltungsdaten in dem hinterlegten Intervall synchronisiert. Jedoch werden Änderungen in einem Termin in einem zur Synchronisation gewählten Termin Ordner synchronisiert, wenn Sie einen Termin speichern. Abb. Microsoft Outlook 2007 Standardfelder In nachfolgender Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die in dem Hausverwaltungssytem verwendeten Felder der Termine sowie die Feldzuordnung in dem Microsoft Outlook Termin. 25 Microsoft Outlook Terminfeld Betreff Ort Beginnt um Endet um Inhalt Benutzerdefinierte Felder Microsoft Outlook Terminfeld AppointmentId Hausverwaltung Terminfeld Betreff Ort Terminablauf Terminablauf Inhalt Hausverwaltung Terminfeld Terminnummer (Eindeutiger Wert) Anmerkung: Je nach ausgewähltem Hausverwaltungssystem können einzelner Felder abweichen. (Neu ab ) Anzeige Daten der Hausverwaltung Über einen ausgewählten Termin im Microsoft Outlook haben Sie die Möglichkeit einige Daten aus der Hausverwaltung anzeigen zu lassen, ohne in das Hausverwaltungssystem wechseln zu müssen. Anmerkung: Aktuell werden Ihnen innerhalb der Termine die Zuordnungsmöglichkeiten eines Termins zu einem bestimmten Objekt bzw. einer Adresse bereitgestellt. Die Auswahlmöglichkeiten unterscheiden sich, bzw. werden mit Standartwerten vorbelegt, je nachdem welches Hausverwaltungssystem verwendet wird.

26 Menüleiste/Ribbon Um die Daten aus der Hausverwaltung anzuzeigen, wurde in der Anzeige des Termine ein weiteres Menü bzw. ein Ribbon eingefügt Anzeige Daten der Hausverwaltung, die weitere Details zum Termin aus dem Hausverwaltungssystem abruft bzw. bereitstellt. Abb. Microsoft Office 2010 Terminkarte mit Ribbon-Menüeintrag Anmerkung : Wie bereits bei Menüleisten bzw. Ribbon-Menüeinträge beschrieben, gilt für die einzelnen Microsoft Outlook Versionen, dass es bei Microsoft Outlook 2003 und 2007 Menüeinträge in Form einer Menüleiste gibt und bei Microsoft Outlook 2010 und 2013 Menüeinträge in Form eines Ribbon gibt, daher können die Abbildungen abweichend sein! Anzeige Daten der Hausverwaltung Die nachfolgende Abbildung zeigt einzelne Detailinformationen von Mietern/Eigentümern in einem neuen Fenster. Dabei muss das Hausverwaltungssystem nicht geöffnet werden, da über das bereits ausgewählte Hausverwaltungs-Plugin eine Datenverbindung hergestellt wurde Mandant o - Kreis o - Objekt o - Einheit o An dieser Stelle werden Ihnen die Mandanten falls im Hausverwaltungssystem vorhanden - angezeigt bzw. Sie können ein Mandat auswählen um einen Termin auf Mandantenebene zuzuordnen. An dieser Stelle werden Ihnen die Kreis des zuvor gewählten Mandanten falls im Hausverwaltungssystem vorhanden - angezeigt bzw. Sie können einen Kreis auswählen um einen Termin auf Kreisebene zuzuordnen. An dieser Stelle werden Ihnen die Objekte des zuvor gewählten Krieses angezeigt bzw. Sie können ein Objekt auswählen um einen Termin auf Objektebene zuzuordnen. An dieser Stelle werden Ihnen die Einheiten des zuvor gewählten Objektes angezeigt bzw. Sie können eine Einheit auswählen um einen Termin auf Einheitsebene zuzuordnen. - Mieter\Eigentümer o - Adresse o An dieser Stelle werden Ihnen die Mieter\Eigentümer der zuvor gewählten Einheiten angezeigt bzw. Sie können einen Mieter\Eigentümer auswählen um einen Termin auf Mieter-\Eigentümerebene zuzuordnen. An dieser Stelle werden Ihnen die Adressen angezeigt bzw. Sie können eine Adresse auswählen um einen Termin auf Adressebene zuzuordnen.

27 Abb. Anzeige der Daten der Hausverwaltung 27

28 Ordnerliste Wenn Sie einen oder mehrere Ordner für Kontakte oder Termine (oder auch andere Bereiche) eingerichtet haben können Sie sich diese mit dem Button Ordnerliste anzeigen lassen. Abb. Ordnerliste Microsoft Outlook 2003 (je nach Microsoft Outlook Version abweichend) Abb. Beispiel einer geöffneten Ordnerliste 28

29 DOMUS1000 Mögliche Probleme umgehen Bevor Sie die Synchronisierung im DOMUS Bit 2003 verwenden, starten Sie bitte das DOMUS Bit 2003 und führen Sie bitte aus dem Startfenster das Menü Datei->Zugriffsrechte->Datenbankrechte prüfen aus. 29 Damit werden Datenzugriffe von außen auf die eingebundene Datenbank gewährt. Sollten Sie mehrere Datenbanken verwenden, so führen Sie bitte diesen Punkt bei allen Datenbanken einmalig aus.

30 Meldungen Im Laufe der Konfiguration bzw. des Betriebes des Immo Meets Office Easy Outlook Sync können Ihnen einige Meldungen/Informationen eingeblendet werden. Informationsmeldung Sollten Sie während der Konfiguration Ihres Hausverwaltungssystems die unten abgebildete Meldung erhalten, starten Sie bitte Microsoft Outlook neu um die aktualisierten Einstellungen zu aktivieren. Abb. Informationsmeldung: Synchronisationsstatus 30 Sie erkennen, ob Immo Meets Office Easy Outlook Sync sich im Synchronisationsmodus befindet bzw. eine Datenverbindung besteht, wenn nachfolgende Symbole in der Microsoft Windows Statusleiste eingeblendet werden: - Onlinemodus o Immo Meets Office Easy Outlook Sync wurde vollständig konfiguriert und es erfolgen Synchronisationen. - Offlinemodus o o Immo Meets Office Easy Outlook Sync wurde ggf. nicht vollständig konfiguriert: Bitte überprüfen Sie dann die einzelnen Schritte der Konfiguration von der Auswahl der Hausverwaltung bis hin zu den Synchronisationseinstellungen. Immo Meets Office Easy Outlook Sync konnte ggf. keine Datenverbindung herstellen Bitte überprüfen Sie ob Sie eine Datenbankverbindung zur Verfügung steht. Ins besonders bei mobilen Computern, ob eine Netzwerk/WLAN Verbindung vorhanden ist. Abb. Onlinemodus: Abb. Offlinemodus:

31 Schlusswort Der Inhalt dieses Dokumentes ist geistiges Eigentum der Firma codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi, Stahlwerk Becker 12, Willich. Die Nutzung oder anderweitige Verwendung ist nur mit Zustimmung der Firma codemasterprojects Inhaber Romuald Brozi gestattet. Das Datenblatt dient ausschließlich zu Informationszwecken bzw. Leistungsbeschreibung der Software. Stand Version