Lexware warenwirtschaft pro Werner Seeger 1. Ausgabe, Juni 2010

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1 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Werner Seeger 1. Ausgabe, Juni 2010 LW-WAWI2010

2 Lexware warenwirtschaft pro 2010 I 1 Lexware warenwirtschaft pro Vorwort Vorbereitende Arbeiten Allgemeines zu Lexware warenwirtschaft pro Programm starten Die Datensicherung Die Navigation im Programm Gutschrift und Storno Einkauf Einleitung Die Anfrage Die Bestellung Der Wareneingang Rücksendung und Lieferantengutschrift Die Eingangsrechnung Anlage einer neuen Firma Allgemeine Daten Stammdaten Grundlagen und allgemeine Stammdaten Nummernkreise Zahlungsbedingungen Der Artikelstamm Der Lieferantenstamm Der Kundenstamm Stammdatenlisten Angebot Grundlagen zu Angeboten Erfassung eines Angebotes Auftragserfassung Die Auftragsbestätigung Der Lieferschein Die Rechnung Auswertungen Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsbuch Umsatzinformationen aus den Stammdaten Listen und Auswertungen Das Business Cockpit Die Statistik Preise und Rabatte Möglichkeiten der Preisgestaltung Staffelpreise Individuelle Preise und Rabatt im Kundenstamm Tipps und Tricks Stammdatenänderung Optionen Mahnungen Abschließende Fragen und Aufgaben Buchungsliste übertragen (Rechnungsausgangsbuch) Stichwortverzeichnis Einzelne Rechnung verbuchen Mehrere Rechnungen verbuchen...89 HERDT-Verlag 3

3 3 Lexware warenwirtschaft pro Anlage einer neuen Firma In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie in Lexware warenwirtschaft pro 2010 eine neue Firma anlegen welche Eingaben für den Firmenstamm erforderlich sind Voraussetzungen Vorliegen der Bank- und Steuerdaten Festelegung des Kontenrahmens 3.1 Allgemeine Daten Bevor Sie mit der Neuanlage einer Firma im Lexware buchhalter pro 2010 beginnen, fertigen Sie sich eine Übersicht mit allen Firmendaten an. Neben den allgemein bekannten Daten wie Adresse, Telefon- und Fax-Nummer, Web und -Adresse sind auch die für das Finanzamt notwendigen Daten vorzubereiten. Des Weiteren benötigen Sie alle Bankverbindungen. Grundsätzlich muss feststehen, welchen Kontenrahmen Sie anwenden wollen und ob Sie Ihre Buchführung als Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder als Betriebsvermögensvergleich (doppelte Buchführung) durchführen wollen. Die Art der Buchführung ist durch das HGB und das EStG geregelt. Einzelunternehmen sind bis zu einem Höchstwert von Euro Umsatz bzw Euro Gewinn pro Jahr von der Buchführungspflicht befreit. Nach dem EStG ist dann nur eine Einnahmen-Überschussrechnung erforderlich. Bei der Installation von Lexware ist bereits eine Musterfirma angelegt. Damit haben Sie die Möglichkeit, das Programm mit seinen Oberflächen kennenzulernen und sich einen ersten Überblick zu verschaffen. Wenn Sie mit dem Cursor auf die einzelnen Felder der Menüleiste klicken, öffnen sich jeweils die Untermenüs zu den einzelnen Feldern. Jeder Programmteil verfügt über eine eigene Menüleiste mit entsprechenden Untermenüs. Öffnen Sie ebenfalls die Startseiten der vier Programmteile und versuchen Sie einen Überblick über die Inhalte der Teilprogramme zu bekommen. Beim ersten Start nach der Installation wird Ihnen zur Wahl gestellt, sofort mit der Anlage einer neuen Firma zu beginnen oder die Musterfirma zu öffnen. Sollten Sie bisher noch nicht mit Lexware gearbeitet haben, ist es empfehlenswert, erst die Musterfirma zu öffnen. Die Neuanlage einer Firma kann dann wie im Folgenden beschrieben erfolgen. Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine weitere Firma anlegen wollen, können Sie aus jeder bereits bestehenden Firma heraus eine neue anlegen. Nach dem Öffnen der entsprechenden Firma befinden Sie sich im Programmteil Zentrale. In diesem Programmteil können Sie Einstellungen vornehmen, die alle Programmteile betreffen. Unter anderem können Sie hier die Benutzerverwaltung einstellen und Kennwörter festlegen. Darüber hinaus steht Ihnen eine umfangreiche Termin- und Aufgabenverwaltung zur Verfügung. 14 HERDT-Verlag

4 Anlage einer neuen Firma 3 Hier erkennen Sie, in welchem Programmteil Sie sich befinden. Das Programm bietet Ihnen an dieser Stelle zwei Möglichkeiten, eine neue Firma anzulegen: entweder über den Button Neu Firma. in der Symbolleiste oder über den Pfad DATEI Klicken Sie auf Firma. Bestätigen Sie die nachfolgende Frage mit. Es öffnet sich der Firmenassistent. Der Firmenassistent führt Sie durch alle Stammdaten der Firma. Diese bilden die Grundlage für die Ausführung und Steuerung aller Programmteile. Da Sie nur mit dem Programmteil Warenwirtschaft arbeiten, sind für die Bereiche Anlagenverwaltung und Lohn + Gehalt noch keine Eingaben erforderlich. Diese Teile können daher mit einem Klick auf übersprungen werden. HERDT-Verlag 15

5 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Geben Sie nun in den folgenden Eingabemasken die Daten unserer Übungsfirma wie vorgegeben ein. Wollen Sie während der Eingaben den Assistenten verlassen, klicken Sie auf. Die bisher eingegebenen Daten sind damit gespeichert und Sie können an dieser Stelle die Eingabe später fortsetzen. Assistent zur Suche der Postleitzahl Die richtige Eingabe des Bundeslandes ist insbesondere für die Lohnund Gehaltsabrechnung wichtig. Sofern die Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen hier die entsprechenden Angaben gemacht werden. Klicken Sie nach Beendigung der Eingaben auf den Button. An einigen Stellen wird Ihnen eine Such- bzw. Auswahlfunktion angeboten. Nutzen Sie diese Hilfe wo immer möglich. Sie verringern den Eingabeaufwand und vermeiden eventuelle Fehler. 16 HERDT-Verlag

6 Anlage einer neuen Firma 3 Assistent zur Suche nach der Finanzamt- Nummer Durch Eingabe des entsprechenden Bundeslandes wird die Formatierung der Steuernummer vorgegeben. Klicken Sie nach Beendigung der Eingaben auf den Button. Die Angaben zum Finanzamt werden automatisch in die Registerkarte Finanzamt Lohnsteuer übernommen. Weitere Abgaben in dieser Registerkarte sind für die Buchhaltung nicht erforderlich. Durch einen Klick auf kommen Sie zur Registerkarte Rechnungswesen. Markieren Sie neuen Kontenrahmen anlegen und wählen Sie den Kontenrahmen SKR-03. HERDT-Verlag 17

7 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Alternativ können Sie, sofern bereits eine andere Firma besteht, deren Kontenrahmen übernehmen. Sollte das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr abweichen, z. B , wählen Sie abweichendes Wirtschaftsjahr mit Beginn Oktober. Perioden: Die Anzahl der Perioden, in denen gebucht wird, entspricht in der Regel den zwölf Buchungsmonaten. Sie können jedoch für Abschlussbuchungen eine 13. und 14. Periode nutzen. Klicken Sie nach Beendigung der Eingaben auf den Button. In der nächsten Registerkarte erfassen Sie die Standardeinstellungen für das Mahnwesen. 18 HERDT-Verlag

8 Anlage einer neuen Firma 3 Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> Sollten Sie die Offene- Posten-Liste der Warenwirtschaft nutzen wollen, markieren bzw. ändern Sie diese Option später. Übernehmen Sie an dieser Stelle die Eingaben entsprechend der Abbildung. Die ausführliche Beschreibung des Mahnwesens finden Sie in Kapitel 12. Klicken Sie nach Beendigung der Eingaben auf den Button. Die Registerkarte Datev ist nur zu aktivieren, wenn Sie einen Datenaustausch mit einem Programm der Firma Datev vornehmen wollen. Klicken Sie auf den Button. Nehmen Sie in den folgenden Registerkarten für die Warenwirtschaft die Einstellungen gemäß den Abbildungen vor. HERDT-Verlag 19

9 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> Wenn Sie Ihre Daten an den Lexware buchhalter übergeben, müssen diese Kürzel in beiden Programmen gleich sein. Dieses Häkchen gewährleistet, dass in der warenwirtschaft und im buchhalter für einen Lieferanten die gleiche Nummer vergeben wird. Bestätigen Sie mit einem Klick auf. Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> Dies sind Sicherheitsabfragen, um Verarbeitungsfehler zu vermeiden. 20 HERDT-Verlag

10 Anlage einer neuen Firma 3 Wenn Sie auf die Buttons Bearbeiter, Lieferart oder Einheiten klicken, können Sie direkt Eintragungen vornehmen. Sollten im Laufe der Bearbeitung von Aufträgen weitere Eintragungen notwendig werden, können Sie diese jederzeit hinzufügen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> Um auch Lagerabgänge erfassen zu können, wenn noch kein Lagerzugang erfolgt ist, sollten Sie diese Option zulassen. Bestätigen Sie mit einem Klick auf. HERDT-Verlag 21

11 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> In der Praxis ist es üblich, mit Netto- Preisen (ohne MwSt.) zu arbeiten. Da beide Möglichkeiten genutzt werden sollen, setzen Sie beide Häkchen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. Firmenassistent <Unger GmbH Baustoffhandel> Diese Option bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen mit entsprechender Signatur elektronisch zu versenden. 22 HERDT-Verlag

12 Anlage einer neuen Firma 3 Bestätigen Sie mit einem Klick auf. Die nächste Registerkarte beinhaltet entscheidende Eingaben für Ihre Buchführung. Diese grundsätzlichen Festlegungen sind während des Geschäftsjahres nicht zu ändern. Eventuell ist hier auch die Abstimmung mit Ihrem Steuerberater sinnvoll. Einzutragen ist das erste Buchungsjahr, das Sie mit dem Programm buchen wollen. Die Eintragung ist nachträglich nicht mehr korrigierbar. Die Festlegung der Gewinnermittlungsart ist von den gesetzlichen Vorschriften abhängig. Bei unserer Übungsfirma wählen Sie Soll-Versteuerung. Weitere Angaben: Die Bearbeitung mit unterschiedlichen Belegnummernkreisen sollte immer gewählt werden. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht mit Kostenstellen bzw. einem Budget arbeiten, sind die entsprechenden Häkchen zu entfernen. Klicken Sie nach Eingabe auf den Button. Beantworten Sie die folgende Frage mit. Die nachfolgende Eingabemaske Anlagenverwaltung kann ohne weitere Eingaben mit bestätigt werden. Gleiches gilt für die Registerkarten der Lohn- und Gehaltsabrechnung. HERDT-Verlag 23

13 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Damit haben Sie Ihre Eingaben abgeschlossen. Klicken Sie auf neu angelegten Firma.. Der Assistent wird geschlossen und Sie befinden sich in der Die neue Firma ist angelegt und sofort geöffnet. Zur Kontrolle der eingegebenen Daten können Sie einen Ausdruck der Firmenstammdaten vornehmen. Drucken Sie Ihr Firmenstammblatt aus und vergleichen Sie es mit der nachfolgenden Abbildung. 24 HERDT-Verlag

14 Anlage einer neuen Firma 3 Sollten Sie künftig Änderungen an den Stammdaten vornehmen müssen, können Sie diese bei den Kontaktdaten jederzeit vornehmen. Bei abrechnungsrelevanten Daten sollten Sie dies nur zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres tun. Beim nächsten Start von Lexware haben Sie nach Anlage der neuen Firma und evtl. weiterer Firmen die Auswahl, welche Firma Sie bearbeiten möchten. Klicken Sie auf die entsprechende Firma und bestätigen Sie mit. Wenn Sie überwiegend mit derselben Firma und demselben Programmteil arbeiten, können Sie im Hauptmenü Zentrale über EXTRAS Optionen folgende Optionen einstellen: Durch Setzen dieser Häkchen werden beim Start die zuletzt bearbeitete Firma und der zuletzt bearbeitete Programmteil direkt geöffnet. Es ist auch möglich, alternativ nur ein Häkchen zu setzen. HERDT-Verlag 25

15 3 Lexware warenwirtschaft pro 2010 Lernzielkontrolle 1. Welche Informationen benötigen Sie zur Anlage einer neuen Firma? 2. Welche Vorschriften gelten für die Art der Buchführung und wo sind diese festgelegt? 3. Was versteht man unter einem abweichenden Geschäftsjahr? 4. Über welchen Pfad können Sie das Firmenstammblatt ausdrucken? 5. In wie vielen Perioden können Sie maximal buchen? Praktische Übungen 1. Drucken Sie die Konten der Kontenklasse 0 aus. 2. Wechseln Sie in die Musterfirma und im 2. Schritt wieder zurück zur Firma Unger. 3. Ändern Sie die Anzahl der Buchungsperioden von 12 auf Ändern Sie die Mahnfrist in Tagen für alle Stufen von 2 auf 10 Tage ab. 5. Geben Sie in der entsprechenden Registerkarte den Bearbeiter Peter Unger ein. 6. Geben Sie in der entsprechenden Registerkarte eine weitere Lieferart Lieferung ab Werk ein. 7. Geben Sie in der entsprechenden Registerkarte die Einheit Stück und kg für Kilogramm ein. 26 HERDT-Verlag