Printerumfrage11 Smartphone, Internet und Managed Print Services Drucken in Unternehmen im Jahr

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1 2011 Printerumfrage11 Smartphone, Internet und Managed Print Services Drucken in Unternehmen im Jahr UMFRAGEERGEBNISSE AUS DEUTSCHLAND, ÖSTERREICH UND DER SCHWEIZ ZUM THEMA DRUCKGERÄTENUTZUNG Dokulife Consulting & Research Mit freundlicher Unterstützung von Brother International

2 VORWORT: WARUM DIESE STUDIE DURCHGEFÜHRT WURDE Obwohl Jahr für Jahr weltweit Millionen von Druckern, Multifunktions und Faxgeräten verkauft werden, weiß man recht wenig darüber, wie diese Druckgeräte eigentlich im Unternehmen oder zu Hause genutzt werden. Was drucken die Anwender besonders häufig und wie? Welche Funktionen werden häufig genutzt, welche nicht? Was ist IT Managern bei der Druckinfrastruktur besonders wichtig? Wie werden Druckgeräte eigentlich in der Regel beschafft? Diese Fragen sollen mit der Printerumfrage11 beantwortet werden. Das Wissen über die Druckgerätenutzung basiert großteils auf indirekten Informationsquellen: auf Verkaufszahlen und auf Einzelerfahrungen. Die Printerumfrage11 reichert diese Informationen nun mit fundierten Studienergebnissen an ermittelt aus den Angaben von über 6100 Nutzern, IT Managern und Einkäufern von Druckgeräten. Printerumfrage11: 6121 Studienteilnehmer aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. Die Printerumfrage bietet IT Entscheidern die Möglichkeit, über eine breit angelegte Marktforschung objektiv etwas über die durchschnittliche Druckinfrastruktur, Beschaffungstrends und ganz allgemein über die Gerätenutzung zu erfahren. Die Printerumfrage ermöglicht damit einen Einblick in das, was im deutschsprachigen Raum Standard in Sachen Druckinfrastruktur ist. Diese Informationen können IT Verantwortliche, Administratoren und Einkäufer nutzen, um die eigene Druckinfrastruktur zu optimieren. Mit freundlichen Grüßen, Mit freundlichen Grüßen Theo Reinerth Unternehmenskommunikation Brother International GmbH Oliver Jendro Senior Analyst Dokulife Consulting & Research 1

3 INHALT Vorwort: Warum diese Studie durchgeführt wurde... 1 Fakten zur Printerumfrage Regionale Unterschiede zwischen Deutschland, Österreich und der Schweiz... 4 Aktuelle Situation im Beruflichen Umfeld... 5 Beim Drucker hört die Freunschaft auf: Anwender und IT Abteilung haben beim Thema Drucken unterschiedliche Bedürfnisse... 5 Die IT Abteilungen steht unter Kostendruck Kostensparen bei der Druckinfrastruktur steht ganz oben auf der Agenda... 8 Noch immer Ist Output als Strategisches Thema in Unternehmen eine Seltenheit... 9 Papierloses Büro noch in weiter Ferne Papier Einkäufer Erwarten steigendes Druckvolumen Weitere Einflussfaktoren auf das Druckvolumen in Zukunft Ansätze wie man im unternehmen Output Kosten in den Griff bekommen kann Managed Print Services als Entlastung der IT Auslagerung der geschäftlichen Druckjobs auf den privaten Drucker Managed Print Services und der Handel Weitere Interessante Printerumfrage ergebnisse Weitere Informationen Über Brother Über Dokulife

4 FAKTEN ZUR PRINTERUMFRAGE11 Die Printerumfrage findet bereits zum dritten Mal in Folge statt. Während die Printerumfrage08 (Durchführungszeitraum: 2008/2009) auf grundlegende Fragestellungen zur Druckgerätenutzung fokussierte, befasst sich die Printerumfrage10 (Durchführungszeitraum: 2009/2010) mit den Themen Zuverlässigkeit der Druckgeräte und Zufriedenheit der Druckgerätenutzer. Bei der Printerumfrage11 (Durchführungszeitraum 2010/2011) standen aktuelle Themen wie Managed Print Services, De Mail und besonders die Differenzierung der Anforderungen der Nutzergruppen Einkäufer, Händler und IT Mitarbeiter im Vordergrund. An der Printerumfrage11 nahmen insgesamt 6121 Personen aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich und der Schweiz) teil. Die Printerumfrage wurde in den diversen IT Magazinen in Deutschland, der Schweiz und in Österreich sowie auf fachspezifischen Webseiten (Druckerchannel.de, zdnet.de etc.) zwei Monate lang beworben. Alle Teilnehmer hatten die Chance, eins von 50 verlosten DIN A3 Multifunktionsgeräten von Brother zu gewinnen. Auf der Webseite füllte jeder Studienteilnehmer mehr als 50 Fragen zur Nutzung von Druckern, Multifunktions und Faxgeräten aus. Befragungszeitraum: Die Befragten wurden in der Printerumfrage11 unterteilt in 3 Berufsgruppen: Händler/Reseller, IT Manager und reine Anwender von Druckgeräten. Es wurden der berufliche Status der Teilnehmer sowie die Unternehmensgröße des Arbeitgebers abgefragt. Auch wurde zwischen privater und beruflicher Nutzung unterschieden. Die Teilnahme sowie die Beantwortung einzelner Fragen waren optional und freiwillig. Daher unterscheidet sich die Anzahl der antwortenden Teilnehmer von Frage zu Frage. Brother Deutschland bewarb und unterstützte die Printerumfrage11, nahm aber keinerlei Einfluss auf die Ergebnisse der Studie. Zur Lesart der Studienergebnisse: Die im Text und in der Grafik gezeigten Prozentangaben sind gerundet, zudem waren bei einigen Fragen Mehrfachantworten möglich. Auf der Webseite beantworteten die Studienteilnehmer jeweils mehr als 50 Fragen. 3

5 REGIONALE UNTERSCHIEDE ZWISCHEN DEUTSCHLAND, ÖSTERREICH UND DER SCHWEIZ Unterschiede zwischen den Ländern Österreich, Schweiz und Deutschland sind, besonders im beruflichen Umfeld, in den Umfrageergebnissen wenig ausgeprägt ein direkter Vergleich zwischen den Ländern ist daher hinfällig. Ein Grund hierfür: Die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen der Länder spiegeln sich in der Printerumfrage kaum wider. In der Printerumfrage dominieren, bei jedem Land zu vergleichbaren Anteilen, besonders kleinere Unternehmen. Innerhalb der Unternehmensgrößen sind die Antworten sehr ähnlich unabhängig von der Region. Zudem reduziert die deutlich kleinere Datenbasis der bevölkerungsärmeren Länder Schweiz und Österreich besonders bei tiefergehenden Fragen die Validität der Antworten. Es ist daher nicht sinnvoll, Prozentzahlen anzugeben, vielmehr sollte ein allgemeiner Trend abgeleitet werden. Tendenziell kann festgestellt werden, dass Managed Print Services derzeit in Deutschland sowohl im Handel als auch bei Unternehmen verbreiteter sind, als in den Nachbarländern Österreich und Schweiz. Die Ansprüche der IT Manager & Einkäufer an Papier, Toner oder an die Druckinfrastruktur sind aber in allen drei Ländern ähnlich. Tendenziell kann festgestellt werden, dass Managed Print Services derzeit in Deutschland sowohl im Handel als auch bei Unternehmen verbreiteter sind, als in den Nachbarländern Österreich und Schweiz. Einfachere Fragen, die besonders viele Teilnehmer beantworteten, beispielsweise zum privaten Druckverhalten zu Hause, lassen eher Rückschlüsse auf Unterschiede zwischen den Ländern zu. Signifikantester Unterschied: Dokumente, die zu Hause ausgedruckt werden. Schweizer erhalten ihre Telekommunikations Rechnung tendenziell eher auf Papier als Deutsche. Alle anderen Dokumentenarten, beispielsweise Tickets oder Kontoauszüge, bringen die Schweizer hingegen häufiger zu Papier als Deutsche. Hier scheinen also die Telekommunikationsunternehmen unterschiedliche Strategien in den jeweiligen Märkten zu verfolgen. 4

6 AKTUELLE SITUATION IM BERUFLICHEN UMFELD BEIM DRUCKER HÖRT DIE FREUNSCHAFT AUF: ANWENDER UND IT ABTEILUNG HABEN BEIM THEMA DRUCKEN UNTERSCHIEDLICHE BEDÜRFNISSE Die Printerumfrage stellte in diesem Jahr neben dem Gerätenutzer besonders zwei Berufsgruppen in den Fokus die IT Beauftragten in den jeweiligen Unternehmen und die Händler, die Druckgeräte verkaufen. Ein klares Ergebnis der Printerumfrage11: Für IT Beauftragte stehen bei der Druckinfrastruktur ein möglichst geringer Arbeitsaufwand und geringe Betriebskosten im Vordergrund. Auf die Frage Was ist Ihnen bei der Druckinfrastruktur wichtig? antworteten die IT Spezialisten am häufigsten, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wären, gefolgt von geringer Störanfälligkeit. An dritter Stelle stand die leichte und zentrale Administrierbarkeit, an vierter Position wurde die einfache Wartung genannt. Erst dann wurden die eigentlichen Bedürfnisse der Gerätenutzer gelistet: die kurzen Laufwege für Anwender und ein einheitliches Bedienkonzept. Fragt man IT Beauftragte, sind vor allem Kostenersparnisse, geringe Störanfälligkeit und zentrale Administration bei der Druckinfrastruktur wichtig. Aus dieser Rangfolge wird klar, dass IT Manager bei der Gestaltung der Infrastruktur nicht die Bedürfnisse der Gerätenutzer in den Vordergrund stellen, sondern betriebswirtschaftliche und administrative. 5

7 Anwender, die ihre Druckgeräte zur tagtäglichen Arbeit nutzen wollen, haben naturgemäß andere Prioritäten als der IT Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben in einer vorhergegangenen Befragung (Printerumfrage08) Anwender an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gerät einem zentralen System vorziehen. 72% der Angestellten wollten ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Der Wunsch nach einem arbeitsplatznahen Gerät spiegelt sich in der Anwenderbefragung in nahezu allen Antworten nieder. Selbst bei den Umwelteigenschaften eines Druckgeräts: Die mit Abstand wichtigsten Umwelteigenschaften eines Gerätes sind laut Anwendern der leise Druck und Emissionsarmut (Partikel, Staub, etc.). Die Antwort ist nicht verwunderlich, angesichts arbeitsplatznaher Geräte. Die Standortfrage ist also in jeder Druckinfrastrukturplanung immer auch der Konfliktpunkt zwischen IT Management und Geräteanwendern. Dies spiegeln die Umfrageergebnisse der Printerumfrage wider. Berücksichtigen Druckinfrastruktur Verantwortliche die Diskrepanz zwischen IT Management und Anwender nicht, wird eine nachhaltige Output Management Strategie scheitern mit teuren Konsequenzen. Natürlich funktioniert, zumindest kurzfristig, der bewährte Top Down Ansatz, in dem man Anwender einfach vor vollendete Tatsachen stellt. Ob das allerdings der beste Ansatz ist, darf bezweifelt werden. Umwelteigenschaften sind direkt mit dem nahen Standort der Geräte verknüpft. Geräte sollen leise sein und möglichst keine Emissionen produzieren. (Quelle: Printerumfrage08) Die Praxis zeigt, dass IT Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei 6

8 ungünstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparpläne der IT Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rücksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 bestätigt. Zwar sind 64% der IT Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12% beklagen, dass zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben. Die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgeräte sich im Unternehmen befinden. Bei 12% der IT Administratoren wird die Druckinfrastruktur Strategie durch Anwender ausgehebelt. 64% der Befragten sind hingegen mit Ihrer Druckinfrastruktur zufrieden. Daraus folgt: Wer Druckinfrastrukturen plant, muss maßvoll vorgehen. Dem Anwenderwunsch jeder bekommt sein eigenes Multifunktionsgerät am Arbeitsplatz stehen administrative Erwägungen und die Kosten/Nutzen Frage entgegen auf der anderen Seite ist die radikale Zentralisierung mit langen Laufwegen wenig sinnvoll. Solche Projekte werden immer wieder durch Eigenbeschaffungen der Anwender unterlaufen. Die Umfrageergebnisse der Printerumfrage11 zeigen, dass es einen deutlichen Interessenskonflikt zwischen den Anwendern und den IT Administratoren gibt. Dabei sind die Bedürfnisse beider Zielgruppen gleich: Beide möchten möglichst wenig Aufwand und Arbeitszeit für den Druck von Dokumenten aufwenden mit unterschiedlichen Resultaten. 7

9 DIE IT ABTEILUNGEN STEHT UNTER KOSTENDRUCK KOSTENSPAREN BEI DER DRUCKINFRASTRUKTUR STEHT GANZ OBEN AUF DER AGENDA Egal ob Wirtschaftskrise oder Boom Zeit. Die IT Abteilungen sehen sich immer mehr dem Druck ausgesetzt, ihre Infrastruktur möglichst kosteneffizient zu planen und zu betreiben. Denn vor allem das Management will, dass Mitarbeiter hochproduktiv und effizient arbeiten und hat deswegen hohe Ansprüche an die IT Infrastruktur. Da sich aber Effizienz nur schwer messen lässt, beschränkt sich die Erfolgsmessung einer IT häufig an direkten Kostenersparnissen. Auch die Druckinfrastruktur, wenn auch bei weitem nicht so häufig wie beispielsweise die PC Client Infrastruktur, gerät dabei in den Fokus der Sparbemühungen. Die Vorgaben des Top Managements spiegeln sich auch in den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 wider. Nicht die Steigerung der Mitarbeitereffizienz steht bei den IT Managern im Vordergrund, sondern Kostensenkung und einfache Administrierbarkeit. Weniger ist mehr heißt die Devise der IT Beauftragten bei der Druckinfrastruktur Optimierung. Konsolidierung und Vereinfachung sind die wichtigsten Maßnahmen. Gespart werden soll vor allem durch eine Maßnahme: Zentralisierung und Homogenisierung der Druckgerätelandschaft im Unternehmen. Sprich: Man nimmt den Anwendern Ihre Druckgeräte weg und legt das Druckvolumen von vielen kleinen Maschinen auf eine zentrale leistungsfähigere Maschine. Dies zeigen auch die Ergebnisse der Printerumfrage11: Die am 8

10 häufigsten genannte Maßnahme bei der Umsetzung einer neuen Druckgeräte Strategie war Druckermodelle durch ein einheitliches Druckgerätemodell zu ersetzen, die zweite Maßnahme war die Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte zu ersetzen. Durch die Reduktion der Anzahl der Geräte werden Kostenersparnisse erwartet: Je weniger Geräte beschafft werden, desto geringer die Anschaffungs und Betriebskosten, so die Annahme. Aber auch indirekte Ersparnisse werden dadurch erwartet beispielsweise durch einfachere Administration, die der IT Abteilung Arbeitszeit spart. Diese Maßnahmen stehen aber, wie oben schon geschildert, teilweise im direkten Gegensatz zum Wunsch der Anwender, möglichst geringe Laufwege durch ein arbeitsplatznahes Gerät zu haben. Die Folgen sind absehbar. Der Drucker wird, folgt die Umsetzung primär den Bedürfnissen der IT, zum Streitfall zwischen Anwendern und IT Beauftragten. Denn Mitarbeiter betrachten das Druckgerät als persönliches Arbeitsmittel zur besseren Produktivität, der IT Administrator betrachtet das Gerät primär als Kostenfaktor. NOCH IMMER IST OUTPUT ALS STRATEGISCHES THEMA IN UNTERNEHMEN EINE SELTENHEIT Jenseits der Kosten und Effizienzdiskussion lässt sich aber generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Büro befassen. Das Thema Druckinfrastruktur nicht langfristig angegangen sondern eher spontan. 9

11 Der überwiegende Teil der befragten IT Beauftragten befasst sich nicht langfristig mit dem Thema Druckinfrastruktur. Knapp 70% der befragten IT Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen. Wenn es eine langfristige Planung gibt, dann eher in sehr großen Unternehmen. 39% der IT Mitarbeiter von Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sagten, dass sie eine langfristig dokumentierte, vorab geplante Strategie bei der Druckinfrastruktur verfolgen. Bei Unternehmen mit Mitarbeitern sind es hingegen nur 16%. Damit bleibt für einen Großteil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz das Optimierungspotential einer strategisch geplanten Druckinfrastruktur noch ungenutzt. Gründe hierfür gibt es viele. Zum einen ist erfahrungsgemäß das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen bei der IT nicht sehr beliebt, zum anderen gibt es für diese Infrastruktur in den Unternehmen nur wenige Spezialisten oder nur unklare Verantwortlichkeiten. Selbst bei großen Unternehmen ist in der IT das Verwalten der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe auf die Frage Wie viele IT Mitarbeiter sind ausschließlich für die Druckinfrastruktur zuständig? antworteten 61% der IT Mitarbeiter (Unternehmensgröße ): Keiner, das machen alle gemeinsam. Drucker Management ist eine Gemeinschaftsaufgabe Spezialisten sind in der Unterzahl. 6% geben an, dass Sie die Betreuung der Infrastruktur komplett an einen Dienstleiter geben. 10

12 PAPIERLOSES BÜRO NOCH IN WEITER FERNE Strategische Planung erfordert einen Blick in die Zukunft. Für Output Strategien ist besonders der Ausblick auf das Druckvolumen interessant. Das papierlose Büro erlebt, zumindest in der Theorie, so etwas wie eine Renaissance. Durch ipad, Cloud Dienste, E Mail Signaturen und Facebook auf der einen Seite und stagnierenden Marktwachstum der Druckbranche auf der anderen Seite scheint das papierlose Büro kurz vor dem Durchbruch zu stehen. Doch die Ergebnisse der Printerumfrage lassen einen anderen Schluss zu. PAPIER EINKÄUFER ERWARTEN STEIGENDES DRUCKVOLUMEN Neben Personen, die sich im Unternehmen um die Infrastrukturen kümmern, befragte die Printerumfrage auch Personen, die nach eigener Angabe unter anderem Papier für ihr Unternehmen einkaufen. Der Papiereinkauf ist deshalb wichtig, weil der Papierbedarf für DIN A4 Papier in Unternehmen mit unstrukturierter Druckerlandschaft der zuverlässigste Indikator für das Druckvolumen ist. Denn wer seine Druckkosten nicht überwacht, wie es viele Unternehmen tun, erfasst auch nicht, wie viele Seiten durch den jeweiligen Drucker rauschen. Nur der Papierverbrauch im Unternehmen gibt darüber Auskunft. Das papierlose Büro kommt wohl nicht von alleine: Papier Einkäufer in Unternehmen prognostizieren einen gleichbleibenden oder steigenden Bedarf in den nächsten Jahren. 11

13 Wer als Kostenverantwortlicher in Unternehmen darauf spekuliert, dass das papierlose Büro kurz vor dem Durchbruch steht und so das Druckvolumen von alleine sinkt, dürfte über die Antworten der befragten Papier Einkäufer enttäuscht sein. Auf die Frage Wie hat sich der Bedarf an Bürokommunikationspapier (DIN4, für Druckgeräte) in den letzten 3 Jahren entwickelt? antworteten 60% der Befragten, dass der Bedarf an Papier gestiegen ist. Nur 36% gaben an, dass der Bedarf gesunken ist. Gefragt, wie sie den Papierbedarf in Zukunft sehen, antworteten 47% der Befragten, dass auch in Zukunft der Papierbedarf steigen wird, nur 20% gehen von einem sinkenden Bedarf im Unternehmen aus. Die Gründe hierfür arbeitet die Printerumfrage11 heraus: Es ist die schiere Menge und die leichte Verfügbarkeit von Dokumenten in elektronischer Form. Denn Anwender drucken elektronische Post (E Mail), PDFs, Text Dateien und HTML Webseiten aus wenn auch nur zu einem Bruchteil. Da aber die Menge an elektronischen Dateien teilweise exponentiell wächst, wächst auch das ausgedruckte Volumen, selbst wenn von der Gesamtmenge an verfügbaren Daten immer weniger auf Papier landet. Gedruckt wird privat vorzugsweise zum Archivieren verständlich, denn digitale Archivierungssysteme sind zu teuer und zu komplex für den Privatgebrauch. Beispielsweise sind selbst erstellte Text Dateien das meistgedruckte Format: 89% der Befragten drucken die eigenen Texte häufig oder sehr häufig aus. Die Texte bleiben also keineswegs am Bildschirm sondern sie produzieren massenhaft Output. Aber auch andere elektronische Formate, die eigentlich das Papier ersetzen sollten, sorgen mit für das 12

14 Druckvolumen: Knapp 66% der Befragten gaben an, für berufliche Zwecke häufig oder gar sehr häufig E Mails auszudrucken. An dritter Stelle folgen im beruflichen Umfeld Präsentationen als meistgedruckte Inhalte (44%) und an vierter Stelle Lieferscheine und Rechnungen (43%). DRUCKEN EINE ALTERSFRAGE ABER EINE PAPIERLOSE GENERATION IST NICHT IN SICHT Immer wieder wird von vielen Seiten angeführt, dass elektronische Medien nur deswegen noch nicht den erwarteten Effekt bringen, nämlich Papier aus dem Büro zu verbannen, weil die derzeitigen Mitarbeiter den Umgang mit Papier einfach gewöhnt sind die nachkommenden Generationen, die von Kindesbeinen an mit Internet und E Mail aufgewachsen sind, würden automatisch für papierlose Büros sorgen. Auch dieser These hat sich die Printerumfrage in der aktuellsten Ausgabe 2011 angenommen. Von wegen papierlose ipad Generation: Auch junge Menschen drucken zu Hause. Es ist zu erwarten, dass zukünftige Mitarbeiter, die jetzt in den Arbeitsmarkt drängen, elektronische Medien anders nutzen, als Mitarbeiter, die demnächst aus dem Berufsleben ausscheiden. Die Akzeptanz von Social Networks und Cloud Diensten im Arbeitsalltag dürfte weiterhin zunehmen. Arbeitspraktiken, wie auf dem Smartphone längere Texte zu lesen und zu schreiben sowie im Internet zu surfen sind inzwischen Alltag, das war vor fünf Jahren noch exotisch. E Mail gilt bei Anwendern, die mit Echtzeit Chat aufgewachsen sind, eher zum langsamen Kommunikationsmittel, vom Briefeschreiben ganz zu schweigen. Doch eine 13

15 Befragung der Anwender zum Druckverhalten im Rahmen der Printerumfrage11 ergab, dass auch junge Menschen häufig Papier bedrucken häufiger als vielleicht vermutet. So fragten die Marktforscher unter anderem, welche Art von Dokumente drucken Sie zu Hause für private Zwecke. Die Frage zur privaten Nutzung bietet sich deswegen an, weil das berufliche Umfeld einen starken Einfluss auf das Druckverhalten von Anwendern haben kann im privaten Bereich lassen sich die persönlichen Druck Gewohnheiten stärker herausarbeiten. Das Ergebnis: Die Unterschiede zwischen den Altersgruppen sind da, es gibt durchaus einen Trend, dass ältere Anwender privat eher den Drucker für bestimmte Dokumententypen nutzen. Aber die Unterschiede sind nicht so groß, dass man von einem echten Umschwung im Nutzerverhalten sprechen könnte. Es kommt vielmehr auf die Dokumentenart an. So drucken alle Altersgruppen gleichermaßen zu Hause selbst erstellte Textdokumente. Die größten Unterschiede zwischen den Altersgruppen gibt es beim Dokumententyp E Mails und Webseiten. Für diese Dokumententypen nutzen junge Anwender (15 24 Jahre) den Drucker deutlich seltener als Ältere (55 65). Bei den mittleren Altersgruppen (25 34, 35 44, Jahre) weicht die Nutzung von Druckgeräten nur unwesentlich voneinander ab. In diesen Altersgruppen nutzen beispielsweise übereinstimmend 66% der Befragten Drucker zu Hause, um E Mails auszudrucken. Überraschend ist, dass mehr als die Hälfte (54%) der Befragten zwischen Jahren ebenfalls E Mails auf dem Drucker zu Hause ausdrucken. WEITERE EINFLUSSFAKTOREN AUF DAS DRUCKVOLUMEN IN ZUKUNFT Aus der Befragung lässt sich schlussfolgern, dass auch in nächster Zeit keine papierlose Generation in der Arbeitswelt für ein papierloses Büro sorgen wird, auch wenn sich die Druckgewohnheiten verändern. Noch nicht absehbar ist die Frage, inwiefern sich neue IT Hardware auf die Druckgewohnheiten niederschlägt. Die Printerumfrage11 nahm sich auch diesem Thema kurz an und analysierte, wie das Smartphone sich auf das Druckverhalten niederschlägt. Zuerst muss man festhalten, dass Smartphones immer noch kein Standard im beruflichen Umfeld sind nur 25% der Befragten nutzen ein Smartphone für berufliche Zwecke. Die Personen, die aber ein Smartphone nutzen, setzen dieses ein, um Dokumente für berufliche Zwecke zu lesen. Besonders E Mails (90%) und PDFs (63 %) werden am Smartphone gelesen. Auf die Frage, ob die Befragten durch das Lesen von Dokumenten auf dem Smartphone weniger Dokumente ausdrucken antworteten aber 72% mit Nein. Nun haben Smartphones den Nachteil, dass das Lesen von Dokumenten aufgrund der geringen Bildschirmgröße sehr unbequem ist erst Hardware wie das ipad oder andere Tablet Reader könnten einen signifikanten Einfluss auf das Druckvolumen haben. Allerdings ist die Verbreitung dieser Geräteklasse in Unternehmen noch viel zu gering, um überhaupt einen Trend abzusehen. Unter dem Strich kann davon ausgegangen werden, dass weder die neue Generation von Mitarbeitern noch die neue Generation an Hardware wirklich Einfluss auf das Druckvolumen im Büro haben werden. Die Printerumfrage zeigt auf, dass die Optimierung der Druckinfrastruktur 14

16 ein vielschichtiges Problem ist in einer komplexen Interessenslage. Einerseits erwarten Anwender die Druckmöglichkeit immer und überall gerne direkt am Arbeitsplatz in Reichweite. Andererseits steigt der Druck auf die IT, Kosten zu sparen. Die ermittelten Trends wiederum deuten darauf hin, dass sich das steigende Druckvolumen nicht von alleine regelt weder mit der Einführung von elektronischen Alternativen noch mit dem Wandel des Anwenderverhaltens wird sich das Problem lösen. Das IT Management muss selbst handeln, um der Herausforderung Output Herr zu werden. ANSÄTZE WIE MAN IM UNTERNEHMEN OUTPUT KOSTEN IN DEN GRIFF BEKOMMEN KANN MANAGED PRINT SERVICES ALS ENTLASTUNG DER IT Eine Lösung für den Interessenskonflikt zwischen Anwender und IT Manager könnte das inzwischen von allen Herstellern unterbreitete Angebot sein, das Managen der Druckinfrastruktur von der IT Abteilung zu einem Dienstleister auszulagern. Die IT wird ihre ungeliebte Infrastruktur los, behält aber die Kontrolle. Der Hersteller oder ein Händler übernehmen Wartung, Optimierung, Monitoring und Reporting für die installierte Druckinfrastruktur im Unternehmen. Das Unternehmen zahlt dafür eine monatliche Pauschale und einen Preis für den Verbrauch an Seiten und Tinte oder Toner. Der Gedanke dahinter, etwas auszulagern, worum sich das Unternehmen selbst nicht mehr kümmern will, ist in anderen Branchen schon verbreitet, sei es in der Kantine, bei der Gebäudereinigung oder dem Managen einer geleasten Fahrzeugflotte. Bei der Druckinfrastruktur ist die Auslagerung hingegen eine kleine Revolution. Der Vorteil dieses managed Druckerinfrastruktur Betriebsmodells für Unternehmen ist, dass die IT Abteilung sich nicht mehr direkt mit der Erhaltung und Betreuung der Infrastruktur quälen muss. Vielmehr steht bei der IT nur noch die Kosten und Dienstleisterüberwachung auf der Agenda. Der gleichzeitige Vorteil für die Mitarbeiter in den Unternehmen ist, dass sie eine moderne Infrastruktur erhalten, die, zumindest im Idealfall, auf die Bedürfnisse des Arbeitsprozesses abgestimmt ist. Dies ist in einem Managed Print Services Vertrag geregelt. Da die Geräte nicht mehr gekauft, sondern nur noch auf Zeit geleast werden, gibt es auch keine überalterte Druckinfrastruktur mehr. Sie wird spätestens zum Vertragsende modernisiert. Natürlich gibt es diese Managed Print Services (MPS) in diversen Ausprägungen und in unterschiedlichsten Leistungsausprägungen. Allerdings gibt es MPS noch nicht flächendeckend. Zwar hat jeder Hersteller MPS bereits im Programm, aber wie die Printerumfrage11 offenlegt, sind große Teile der Händler noch nicht so weit, MPS in ihr Angebot aufzunehmen. Händler sind derzeit der Flaschenhals der Managed Print Services Strategie. Ein Großteil der Unternehmen im Raum D A CH (Deutschland, Österreich und Schweiz) lassen sich nur über den indirekten Handel erreichen der MPS Direktvertrieb eines Herstellers kann sich erst ab einer gewissen Kundengröße (Faustregel: mehr als 500 Gerätestellplätze) direkt dem Endkunden widmen. 15

17 Die Ursachen für den Flaschenhals im Handel sind zahlreich. Einige davon legt die Printerumfrage11 offen. Die Hauptursache ist, dass die Begrifflichkeiten, verschuldet durch die uneinheitliche Kommunikation der Hardware Anbieter, bei den Händlern nicht durchgehend angekommen sind. Nur 64% von 161 befragten Händlern (Befragte aus dem IT Fachhandel, Bürotechnik oder Sonstiges) kennen überhaupt die Abkürzung MPS. AUSLAGERUNG DER GESCHÄFTLICHEN DRUCKJOBS AUF DEN PRIVATEN DRUCKER Eine Maßnahme der Druckkostensenkung in Unternehmen hat inzwischen deutliche Auswirkungen auf das Druckvolumen von privaten Anwendern. Die Printerumfrage11 spiegelt dies bei der Analyse der privaten Druckgewohnheiten (Druck am heimischen Druckgerät) wider: Die Auslagerung professionellen Drucks an die Endanwender. Unternehmen, die beispielsweise ein eigenes Druckzentrum betreiben oder einen Dienstleister für Drucksachen beschäftigen, sollten sich mit diesem Trend auseinandersetzen und die durch elektronische Kundenkommunikation möglich werdende Einsparung prüfen. Unternehmen lagern den Druck ihrer Geschäftspost zunehmend an Privathaushalte aus. 16

18 Große Unternehmen, allen voran Telekommunikationsunternehmen, lagern die Druckjobs an ihre Kunden aus. War es früher gang und gäbe, dass Rechnungen per Brief monatlich beim Kunden eintreffen, müssen Kunden heutzutage für Papierrechnungen einen Aufpreis zahlen oder die kostenlose PDF Rechnung wählen. Gleichzeitig bietet nahezu kein Unternehmen für seine elektronisch erstellten Rechnungen eine Archivierungsmöglichkeit an der Kunde muss sich darum selbst kümmern. Eine elektronische Archivierung ist wiederum nicht für jeden problemlos zu handhaben ausdrucken und abheften ist einfacher. Dass Anwender häufig Rechnungen privat ausdrucken, belegt die Printerumfrage. So gaben 59% an, dass sie Telekommunikationsrechnungen selbst zu Papier bringen. Nur 14% erhalten die Rechnung für Internet, Festnetz oder Handy noch auf Papier. Noch häufiger drucken sich die Anwender Behördenformulare aus (66%) auch die Öffentliche Hand verlagert ihre Druckjobs also in Richtung Privatanwender. Ebenfalls häufig gedruckt werden Zug oder Flugtickets (52%) oder Reservierungen und Eintrittskarten (52%). Die einzige Dokumentenart, die häufiger auf Papier zugestellt als vom Privatanwender ausgedruckt wird, sind Rechnungen von Strom, Gas, Wasser Unternehmen. Insgesamt sorgt diese Auslagerung vor allem dazu, dass der Massendruck abnimmt, der vorzugsweise in Hausdruckereien und großen Druckstraßen erstellt wird. Auf das Office Druckvolumen hat dieser Trend allerdings keine Auswirkung, denn die Massenbriefe wurden und werden in der Regel nicht vom einzelnen Mitarbeiter im Büro auf dem Multifunktionsgerät oder Drucker zu Papier gebracht. Anbieter von Druckgeräten für den Privatgebrauch dürften über den Trend der Verlagerung von Druckjobs in Richtung Privatanwender hingegen erfreut sein. MANAGED PRINT SERVICES UND DER HANDEL Drucker und Kopierer an Kunden zu verkaufen, war lange Zeit ein sehr einträgliches Geschäft, gesegnet mit hohen Margen und einem für die IT vergleichsweise wertstabilen Produkt. Doch die Ansprüche des Markts ändern sich und es stehen dem Handel Veränderungen ins Haus. Nur verkaufen reicht nicht mehr die Kunden erwarten zunehmend Service und Dienstleistungen rund ums bedruckte Papier. Hinter dem Kürzel MPS steht daher ein neue Art, mit Drucken Geld zu verdienen und diese Managed Print Services erfordern vom Handel neue Verkaufsprozesse und eine andere Verkaufsstrategie. Deswegen ist 2011 für Drucker und Kopierer Reseller das Aufkommen von Managed Print Services eins der wichtigsten Themen. Die Printerumfrage11 befragte 210 Händler aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich und die Schweiz). Bei der Befragung war die ganze Bandbreite des Handels vertreten von IT Dienstleistern (28%) über Bürofachhandel (22%) bis hin zu Systemhäusern und IT Fachhandel (17%) bzw. Systemhaus (15%) sowie sonstigen Resellern (18%). Als Ihren wichtigsten Vertriebskanal gaben die Befragten den stationären Handel an, gefolgt vom Vertriebsaußendienst und dem telefonischen Vertrieb und als Schlusslicht den Verkauf via Online Shop. 17

19 Zwar gibt es seit mehreren Jahren regelmäßig Berichterstattung über Managed Print Services in Händler Publikationen, doch der Begriff Managed Print Services setzt sich erst langsam durch. So kannten nur 64% der Befragten den Begriff Managed Print Services. Nur 31% der befragten Händler verkaufen sogenannte Managed Services für Druckinfrastrukturen. Managed Print Services sind also bei weiten noch nicht bei allen Händlern angekommen. Die Gründe, keine MPS anzubieten, sind vielfältig. Meistgenannter Grund ist, dass der Händler einen anderen Fachschwerpunkt setzt (55%), so dass MPS nicht ins Konzept passen. 35% der Befragten Händler gaben an, dass sie schlichtweg keine MPS Fachkenntnisse besitzen und daher keine MPS anbieten. Für 31% der Händler, die keine MPS anbieten, sind Managed Print Services laut eigener Einschätzung nicht lukrativ genug. Dies könnte sich in Zukunft als fatale Fehleinschätzung erweisen denn MPS bedeuten auch immer eine lange Vertragslaufzeit mit dem Kunden. Wenn also die Konkurrenz die Kunden langfristig an sich bindet, haben Händler ohne MPS in Zukunft das Nachsehen. WEITERE INTERESSANTE PRINTERUMFRAGE ERGEBNISSE 98% der Befragten verwenden zu Hause ein Druckgerät Nur 7% der Befragten machen Fotos vorzugsweise mit dem Handy, 73% mit einer Kompaktkamera, 43% machen laut eigener Einschätzung Fotos pro Monat 79% der Befragten kennen den Begriff E Postbrief aber nur 40% De Mail 61% nehmen vor dem Druck Einstellungen am Treiber vor, vorzugsweise Formateinstellungen und die Auswahl von Farb oder Schwarzweißdruck (jeweils 81%) WEITERE INFORMATIONEN Die hier vorgestellten Ergebnisse sind nur ein kleiner Ausschnitt aus den Studienresultaten. Wir senden Ihnen gerne auf Anfrage weitere Daten und Analysen zu. Zudem erhalten sie über Zugriff auf die Printerumfrage08 und Printerumfrage10, die ebenfalls mit spannenden Einblicken in die Druckgerätenutzung aufwarten. 18

20 ÜBER BROTHER Brother gehört weltweit zu den führenden Anbietern von Output Lösungen, vom Laser Multifunktionsgerät für komplexe Profinetzwerke über brillante Fotoprinter für private Anwender bis zum Beschriftungssystem mit patentierten Bändern. Als besonders service und anwenderorientiertes Unternehmen setzt Brother traditionell auf die Zusammenführung von Entwicklung, Produktion und Vertrieb im eigenen Haus. So können sich wandelnde Kundenanforderungen schnell und präzise in die Produktentwicklung einfließen. Auch die Brother Philosophie der einfachen und einheitlichen Bedienerführung und die Entwicklung von Produktfamilien mit einheitlichem Verbrauchsmaterial lassen sich so am besten realisieren. Und beim Thema Qualitätssicherung spricht die Zuverlässigkeit der Brother Produkte für sich. Brother (Schweiz) AG, Täfernstrasse 30, Postfach 5108, CH 5405 Baden Brother International GmbH, Zweigniederl. Österreich, Pfarrgasse 58, A 1230 Vienna Brother International GmbH, Im Rosengarten 14, D Bad Vilbel ÜBER DOKULIFE Dokulife ist ein Beratungs und Marktforschungsunternehmen, das sich auf das Thema Output Management spezialisiert hat. Gründer von Dokulife ist Oliver Jendro, Journalist, Berater und Spezialist für Output Management. Dokulife wird auf Projektbasis mit Spezialisten verstärkt. Wir beraten alle Unternehmensgrößen, vom Kleinunternehmen bis hin zum DAX Konzern. Oliver Jendro, Dokulife Tel. 089/ E Mail oliver.jendro@dokulife.de 19