Inhaltsverzeichnis VII

Transkript

1 1 Was ist Nutzen und Ziel dieses Buches Was treibt das Thema der erechnung Überblick über die Materie Herausforderungen... 5 Muss man es tun?... 5 Was muss man tun?... 6 Wann muss man es tun?... 6 Welche Technik benötigt man?... 7 Braucht man ein elektronisches Archivsystem?... 7 Haftet man für Probleme beim Kunden?... 8 Haftet man für Fehler der Lieferanten?... 8 Was ist das Original?... 9 Arbeiten im Gutschriftverfahren was gilt hierbei?... 9 Was sind die Kosten?... 9 Was ist mein Nutzen? Grundbegriffe Betriebswirtschaftlich sinnvolles Vorgehensmodell erechnungsprozess im Alltag Nutzen Optimaler erechnungsprozess Typunabhängiger Rechnungseingangsprozess Angebotene Dienste Verstehen der gesetzlichen und somit auch steuerrechtlichen Anforderungen EU-Vorgaben Gemeinschaftsrechtliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungslegung Österreichische Gesetze und Normen Umsetzung in Österreich/Umsatzsteuerliche Anwendungsvoraussetzungen BAO Aufbewahrung/weitere Verpflichtungen Umsatzsteuergesetz Umsatzsteuerrichtlinien VII

2 3.2.5 Verordnung zur elektronischen Rechnung Erlass Institutionen und Aufsicht in Österreich TKK (Telekom-Controll-Kommission) RTR (Rundfunk und Telekom Regulierung GmbH) A-Trust erechnungen ohne elektronische Signatur durch innerbetriebliches Steuerungsverfahren Rechnungen mit elektronischer Signatur EDI elektronischer Datenaustausch Elektronische Rechnung über Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) Elektronische Rechnung nicht isd UStG Verstehen der Technik Grundlagen zur elektronischen Signatur Fortgeschrittene elektronische Signatur Ausschließliche Zuordnung zum Signator Identifizierung des Signators Alleinige Kontrolle Feststellbarkeit nachträglicher Veränderungen Die ursprünglichen Überlegungen und das Prinzip hinter der qualifizierten Signatur Qualifiziertes Zertifikat Sichere Signaturerstellungseinheit Fachbegriffe im Umfeld der Signatur Amtssignatur Wichtige Fachbegriffe zur Signatur Asymmetrische Kryptografie Bürgerkarte CRL Digitale Signatur Handy-Signatur Hashwert Öffentliche Schlüssel PKI RSA Widerruf Zeitstempel Zeitstempeldienst Zertifikat VIII

3 Übersicht der Signaturarten Rolle von Telekom-Control-Kommission und RTR-GmbH Signaturprüfdienst Signaturprüfdienst: Was wird geprüft? Prüfen der Amtssignatur Prüfen der qualifizierten elektronischen Signatur Fortgeschrittene elektronische Signatur (als Erleichterung zur elektronischen Rechnung isd UStR) Webservice Empfehlungen Empfehlungen zur Signaturerstellung Empfehlungen zur Signaturprüfung Empfehlungen für ZDA Einzelsignatur Technische Umsetzung in Kleinunternehmen Massensignatur Umsetzung in größeren Unternehmen Plattformen Vertiefende Erläuterung zu EDI und EDIFACT Scannen und Archivieren von Papierrechnungen erechnung an den Bund Ausgangslage Rechtliche Rahmenbedingungen Unionsrechtlicher Bezug Einfachgesetzliche Vorgaben Vorgaben auf Verordnungsebene e-rechnungsverordnung E-Rechnung-UStV Abs 5 BHV Erlass des Bundesministeriums für Finanzen zur erechnung (BMF /0013-V/3/2012) Maßnahmen der Bundesdienststellen bei der Auftragserteilung Hinweise für ausländische Vertragspartner durch die Bundesdienststellen Behandlung von Papierrechnungen durch die Bundesdienststellen Lösung Der ideale Beschaffungsprozess aus Sicht des Bundes Formate Einbringung und Übertragungswege IX

4 6.3.4 Internetseite Anforderungen an eine erechnung an den Bund Einbringung der erechnung Erfassung der erechnung im Onlineformular Hochladen einer erechnung Einbringung mittels Webservice Einbringung über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur. 91 Annahme der erechnung und Weiterverarbeitung Umsetzung der erechnung bei den Vertragspartnern des Bundes Ausblick Elektronische Archivierung earchiv für EPU und KMU Was sind die typischen Fragestellungen zum Thema earchiv? Was ist der Nutzen von effizienten und ordnungsgemäßen earchiven? Übersicht der Gesetze und Normen zu earchiven Anforderungen, die man bedenken sollte Wissenswerte Grundlagen zum Datenschutz Lösungsansatz für effiziente und ordnungsgemäße earchive Automatisierter Ablauf Evaluierung der Vorbedingungen IST- Situationserfassung Langzeitarchivierung Analyse des elektronischen Archivsystems Beispiel Prozess Posteingang Abschluss Nutzen Typische Anwendungsfälle von earchiv und Workflow Eingangsrechnung Eingangspost Personalakt Vertragsmanagement Internationales Compliance-Management für earchive Exkurs IKS Internes Kontrollsystem Grundlagen des IKS aus der Sicht der IT Die wichtigsten Elemente des IKS Risikobeurteilung Kontrollumfeld X

5 8.2.3 Kontrolltätigkeiten Information und Kommunikation Überwachung des IKS Komponenten des IKS Grenzüberschreitende erechnungen erechnungen in Deutschland Anforderungen an das e-invoicing in Deutschland Einleitung Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen des e-invoicing in Deutschland Qualifizierte elektronisch signierte Rechnungen Elektronischer Datenaustausch nach Artikel 2 der EU-Empfehlung 94/820/EG Innerbetriebliche Kontrollverfahren (IKV) e-invoicing zwischen Umsatzsteuer und Bürokratieabbau Ausblick Anforderungen an die elektronische Verarbeitung von papierbasierten Eingangsrechnungen erechnung aus Sicht der EU erechnung auf europäischer Ebene European Commission Expert Group on e-invoicing EU-Richtlinie 45/ EU-Stakeholder Forum ebilling-standards Ausblick Erläuterung eines real umgesetzten Eingangsrechnungssystems Prozess der WGKK-Eingangsrechnung WGKK Invoice Management (IVM) im SAP Voraussetzung für eine Rechnungs-/Gutschriftserfassung Grundsätzliche Funktionalitäten des Invoice Managements Überblick Invoice Management Schlusswort Übersicht über erechnungs-produkte und -Anbieter ASE-Workgroup Professional (A.S.E.) XI

6 12.2 Basware Invoice Automation/Basware Purchase-to-Pay (Basware) BEST*FIBU; BEST*FAKT (Bertel Software) BMD NTCS (BMD) DCS Document Composition System (INVARIS) dvo Finanzbuchhaltung; dvo Einnahmen-/Ausgabenrechnung (dvo Software) ebilling (A1 Telekom Austria) ebinterface Rechnung online oder mit Word Plug-in kostenfrei erstellen e-rechnung Mail (Online Post) erelation-outbound (DIG) e-tabula für Sharepoint (Bogad und Partner) flexdoc (GRZ) FreeFinance; FinanzFenster (manubu) hotinvoice; hotbill (BDC) ProSaldo.net (haude electronica) RZL-Finanzbuchhaltung bzw RZL-Honorarverrechnung (RZL Software) Versandmodul (PL.O.T/Online Post) WINLine ERP und CRM Software (MESONIC) WoAx EasyFirma (WoAx-IT) XiTrust Business Server (XiTrust) Übersicht über earchiv-produkte und -Anbieter Alfresco (Alfresco Software) DOXiS4 iecm-suite (SER) d.3 ECM (d.velop) EMC Information Intelligence (EMC) Hitachi Content Platform (Hitachi) OpenText Content Lifecycle Management; OpenText Archive und Storage Services (Open Text) OS ECM (OPTIMAL SYSTEMS) PRO.FILE (PROCAD) SAPERION ECM Suite (SAPERION) Übersicht über Scandienstleister EMD Full Service-Scandienstleistungen, elektronische Rechnungszustellung G4S biss Eingangsrechnungserfassung Scanpoint Digitalisierung, OCR und Datenerfassung XII

7 15 Lexikon der wichtigsten Begriffe rund um die Signatur Anhang UStG Die 516. Verordnung (e-rechnungsverordnung) UStR 2000 Punkt 11.2: Rechnungsarten EDI: Vereinbarung nach Artikel 2 des Anhangs 1 der Empfehlung 94/820/EG Autorenverzeichnis Abbildungsverzeichnis XIII