Warenwirtschaft in komplexen Strukturen effizient und transparent gestalten

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1 Warenwirtschaft in komplexen Strukturen effizient und transparent gestalten, PAUL HARTMANN AG 6. BMVZ Praktikerkongress Humboldt-Carré Berlin PAUL HARTMANN AG Die PAUL HARTMANN AG Eines der führendes Medical-Produkte-Unternehmen in Deutschland mit den Geschäftsfeldern - Wundmanagement - Inkontinenzmanagement - Risikoschutz für den OP - Desinfektion Gegründet 1818 Wundbehandlungsprodukte seit 1873 Seite 1

2 Die PAUL HARTMANN AG HARTMANN liefert nicht alleine Produkte, sondern unterstützt mit individuellen Lösungen, die die praktische Arbeit erleichtern. - Warenwirtschaft - OP-Management - Hygienemanagement - Wundzentren - Schulungen und Fortbildungen - Selektivverträge anbahnen Die Herausforderungen in der Praxis: Zeitknappheit und Budgetgrenzen g bestimmen zunehmend den Alltag. Gleichzeitig werden die Herausforderungen immer komplexer, da sich ambulante Versorgungslandschaften verändern, ein zunehmender Kostendruck herrscht. Seite 2

3 Die Häufigsten Problemstellungen zur Warenwirtschaft Wie erhalten wir ohne großen Aufwand Zugriff auf unsere Daten und unsere Bestellstatistiken? für die gesamte Einrichtung, für alle Standorte, für alle Fachbereiche? Wie sind Fehl- oder Mehrfachbestellungen erkennbar bzw. ausschließbar? Die Häufigsten Problemstellungen zur Warenwirtschaft Haben wir Transparenz über unseren Verbrauch und unseren Bestand? Können wir die Kosten auf einzelne Kostenstellen klar zuordnen? Ist unser Sortiment und unser Lagerbestand optimiert? Sind die Strukturen und Prozesse so organisiert, dass wir einen Personalausfall oder wechsel ohne Schwierigkeiten verkraften? Seite 3

4 Die Häufigsten Problemstellungen zur Warenwirtschaft Ist unser Personal mehr als notwendig mit Ware bestellen, annehmen, auspacken, einräumen und entsorgen beschäftigt? Gibt es Zeitressourcen in der Materialwirtschaft, die wir besser in der Patientenversorgung einsetzen können? Lösungsansätze für ambulante Versorgungseinrichtungen IT gestütztes Bestellsystem Sortimentsoptimierung Bestands- und Bestellmanagement Lager- und Lieferservice Inhouse-Bestellmanagement Kostenstellenmanagement OP Planung mit Stücklisten Seite 4

5 Als Basis-Lösung: Ein Online-Bestellsystem vereinfacht die Bestellvorgänge Das Bestellwesen der Einrichtung oder ggf. auch mehrerer Standorte kann über ein System so ausgelegt, dass der komplette medizinische Sachbedarf schnell und unkompliziert über eine internetbasierte Plattform läuft. Ohne hierfür ein separates Lager zu unterhalten. Was bringt ein Online-Bestellsystem? Die Standardisierung des Bestellvorgangs spart Zeit Durch Vereinfachung und Systematisierung werden Bestellungen personenunabhängig getätigt. Transparenz über die verwendeten Produkte und Mengen für ein MVZ, nach einzelnen internen Praxen bzw. Kostenstellen Ein standardisiertes Bestellwesen ist ein Bestandteil des Qualitätsmanagements. Das Online-Bestellsystem unterstützt dies. Seite 5

6 Dann lassen Sie die Bestellungen doch maschinell erledigen. Irren ist menschlich. Option Eine Sortimentsoptimierung Auf Basis einer Sortimentsanalyse kann das Sortiment ggf. gestrafft und ein Warenkorb nach individuellen Vorgaben definiert werden. Die Sortimentsanalyse t kann die Vorstufe für eine Warenwirtschaft mit Bestands- und Bestellmanagements bilden. mehr dazu Seite 6

7 Lösungen für Einrichtungen mit höherem Sachbedarf - Bestands- und Bestellmanagement Für einen einheitlichen und transparenten Bestellprozess sowie bedarfsgerechte Bestellungen: Per Barcode-Scanner wird der Lagerbestand erfasst und mit einem internetbasierten OrderPortal der Warenbedarf ermittelt. Basis aller Bestelldaten sind die individuellen Bedürfnisse, die sich aus der Sortimentsoptimierung ergeben haben. Ist-Aufnahme der Prozesse Schaffen der benötigten Infrastruktur Bedarfs- Management Lagerführung Was bringt ein Bestands- und Bestellmanagement? Analyse und Optimierung der Produktbestände sowie Sicherstellung der Versorgung mit medizinischem Sachbedarf Einsparung von Arbeitszeit durch Verringerung der warenwirtschaftlichen Aufgaben Senkung der Kapitalbindungskosten Durch die Standardisierung und Transparenz kann der Bestellprozess nahtlos an Mitarbeiter übergeben werden. Das spart Zeit, z.b. im Vertretungsfall oder bei Personalwechsel Fehlerfreie Bestellungen mit bedarfsorientierten Produktmengen Seite 7

8 Ein Beispiel aus der Praxis Birgit Gaubatz, Praxismanagerin im Gesundheitszentrum Alzey nutzt ein solches System: 12 Stunden Zeitersparnis pro Monat für Bestellungen. Ein zweites Beispiel aus der Praxis Holger Schmidt, Geschäftsführer der Praxisklinik im Medizentrum Erlangen: Bis zur Einführung dieser Mehrwertleistung benötigte ein Mitarbeiter zwei ganze Arbeitstage pro Monat für die Bestell- und Lagerarbeiten, die nun komplett entfallen. Durch die Entlastung kann sich das Personal auf seine Kernaufgaben konzentrieren. Durch Just-in-time-Lieferungen besteht weniger Platzbedarf im Lager. Durch bedarfsorientierte Bestellungen werden teure Überkapazitäten und Ausfallzeiten vermieden. Seite 8

9 Eine Lösung für große Einrichtungen - Inhouse-Bestellmanagement Eine Ergänzung für große medizinische Einrichtungen, deren Fachbereiche ihren medizinischen Sachbedarf aus einem oder mehreren Zentrallagern beziehen, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden können. Damit kann der Warenverkehr zwischen Zentrallager und Verbrauchsstellen durch ein zentrale Lager mit Verteilerfunktion standardisiert, vereinfacht und transparent gemacht werden. Was bringt ein Inhouse-Bestellmanagement? Weniger Zeiteinsatz in den einzelnen Praxen für die Warenversorgung Senkung der Kapitalbindung in Einzelpraxen und im Zentrallager Einfache und schnelle Bestellabwicklung für das Zentrallager und die dezentralen Verbrauchsstellen Transparenz über Kosten und Verbrauch der Fachbereiche Seite 9

10 Eine Lösung für den Kostenüberblick Statistiken, Rechnungen und SSB-Rezepte auf Knopfdruck Durch ein Kostenstellenmanagement können die Lagerentnahmen den einzelnen Nutzern zugeordnet werden. Dadurch können Verbrauchsstatistiken, ein Überblick über die einzelnen Kostenstellen sowie Rechnungen für Praxisbedarf an die einzelnen Ärzte und Operateure erstellt werden. Was bringt ein Kostenstellenmanagement? Transparenz über Kosten und Verbrauch aller Kostenstellen. Internes Benchmarking durch das Erstellen von Verbrauchsstatistiken. Effektives Controlling-Instrument. Zeit- und Kostenersparnis durch die einfache Rechnungs- und Rezepterstellung. Entlastung des Personals. Seite 10

11 Ein Beispiel aus der Praxis Das Gesundheitszentrum Alzey nutzt seit Juni 2009 unter anderem das Kostenstellenmanagement. Die Praxismanagerin des Zentrums, Birgit Gaubatz schätzt an dieser Leistung vor allem, dass jeglicher Verbrauch den verschiedenen Kostenstellen übersichtlich ihtlihzugeordnet werden kann. Das Gesundheitszentrum spart pro Monat bis zu 6 Stunden Arbeitszeit. Eine Lösung für OP-Zentren Der OP-Planer. Logistik- und Kapazitätsplanung mit System. Das webbasierte System ermöglicht Operateuren und medizinischen i i Fachkräften eine strukturierte t Planung: Zeit- und ortsunabhängig können von der Praxis aus freie Zeiträume im OP-Zentrum gebucht und die anstehenden Eingriffe terminiert werden. Entstandene Kosten sowie der Verbrauch pro Eingriff und Operateur sind dadurch abrufbar. Seite 11

12 Was bringt ein OP Planer? Optimale Auslastung der OP-Säle ohne lange Vorlaufzeiten. Termine, Räumlichkeiten und Materialien müssen nicht mehr einzeln koordiniert werden. Entlastung des Personals. Zeitunabhängige Planung der Eingriffe. Übersichtliche Darstellung aller relevanten Informationen für jeden Eingriff. Höhere Informationsqualität, weniger Abstimmungen. Transparenz über den OP-Bedarf und Verbrauch. Ein Beispiel aus der Praxis Jürgen Lehmann, OP-Leitung in der operativen Tagesklinik Schöne Aussicht des IRS Gesundheitszentrums Wiesbaden, zu dieser Lösung: Der OP-Planer Pl ermöglicht allen Beteiligten, t OP-Zeiten für Eingriffe iff übersichtlich, h strukturiert und ortsunabhängig über das Internet zu planen. Für uns vereinfachen sich zudem die Kostenzuweisung und Rechnungserstellung an die einzelnen Operateure. Fazit: Mit dem OP-Planer spart die Tagesklinik pro Monat ca. 8 Stunden. Seite 12

13 Ein näherer Blick auf die Warenwirtschaft kann Ihnen bringen: Effizientere Arbeitsabläufe Zeit- und Ressourcengewinn Entlastete Mitarbeiter Höhere Prozessqualität Weniger Kosten Es kommt in der Welt vor allem auf die Helfer an und auf die Helfer der Helfer. Albert Schweitzer Kontakt PAUL HARTMANN AG Mobil: Seite 13