AB E-BILANZ

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1 AB E-BILANZ Die elektronische Bilanz Ein Leitfaden zur Einführung der elektronischen Bilanz Verhaltensknigge für bilanzierende Unternehmen

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3 Inhalt Sage Software GmbH 04 fibuexperten24.de 05 Die neue elektronische Bilanz 06 Willkommen im digitalen Zeitalter 07 Elektronische Übermittlung von Bilanzen 09 Form und Inhalt der zu übermittelnden Daten 10 Härtefall: Sagen Sie nein! 13 Was passiert, wenn die Bilanz nicht elektronisch übermittelt wird? 14 Handlungsbedarf zur elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanzen 15

4 04 Die elektronische Bilanz Sage Software GmbH Die Sage Software GmbH ist ein Unternehmen der britischen Sage-Gruppe. Diese ist mit rund Mitarbeitern und 6,2 Millionen Kunden weltweit der drittgrößte Anbieter von betriebswirtschaftlicher Software und Services. Die Sage- Gruppe erzielte im Geschäftsjahr 2008/2009 einen Umsatz von rund 1,640 Milliarden Euro. Mit über 25 Jahren Erfahrung, Kunden und mehr als Fachhändlern ist Sage einer der Marktführer für betriebswirtschaftliche Software und Services im deutschen Mittelstand. Im Geschäftsjahr 2008/2009 erwirtschaftete Sage in Deutschland einen Umsatz von rund 89,3 Millionen Euro. Das Unternehmen beschäftigt hierzulande etwa 650 Mitarbeiter. Sage Lösungen sind genau auf die lokalen Kundenbedürfnisse zugeschnitten. Sie helfen Kleinunternehmen bis hin zum gehobenen, international tätigen Mittelstand, ihr Geschäft erfolgreicher zu führen. Sage bietet seinen Kunden eine breite Produktvielfalt mit hoch integrierten Lösungen für nahezu alle Geschäftsanwendungen. Das Angebot umfasst die Bereiche Warenwirtschaft, Produktion, Finanzbuchhaltung, Geschäftsanalyse, Personalwirtschaft und Kundenmanagement bis hin zu Spezial- und Branchenlösungen. Ein individueller und außergewöhnlicher Service rundet das Angebot ab. Sage hat den Anspruch, mit seinen innovativen Produkten, der langjährigen Erfahrung seiner Mitarbeiter sowie der hohen Qualität seiner Services seine Kunden zu begeistern. Dank der wirtschaftlichen Stärke der weltweiten Sage- Gruppe bietet Sage seinen Kunden eine solide und langfristige Zusammenarbeit mit hoher Investitionssicherheit. Weitere Informationen unter:

5 Die elektronische Bilanz 05 fibuexperten24.de fibuexperten24.de ist ein umfassender Online-Service für alle Routine- und Spezialfälle in der betrieblichen Finanzbuchhaltung. Zudem erhalten unsere Mitglieder alle notwendigen Informationen, die sie zur optimalen Bewältigung ihrer steuerlichen Aufgaben in ihren Unternehmen meist in der Rechtsform einer GmbH oder AG geführt benötigen. Das Online-Portal fibuexperten24.de erläutert seinen Mitgliedern die neuesten Urteile, Verwaltungsanweisungen und Trends, warnt vor Steuerfallen und gibt Denkanstöße für das effektive Gespräch mit dem Steuerberater. Mit fibuexperten24.de verpassen Sie keine Neuerungen. Unser Ziel: Wir informieren unsere Mitglieder nicht nur täglich mit praxisbezogenen und vor allem auch für Nichtsteuerexperten leicht verständlichen Steuerinformationen. Unsere Mitglieder sollen vielmehr zusätzlich einen Rundum-Service erhalten und sich bei Bedarf selbst aktiv einbringen können. Dem Anspruch Praxis pur werden wir gerecht, indem wir Ihnen zahlreiche Arbeitshilfen und Berechnungsprogramme zur Verfügung stellen und Ihnen die Möglichkeit bieten, sich direkt an unser Expertenteam zu wenden. Haben Mitglieder Probleme, Fragen oder Anregungen, stehen ihnen 3 Experten aus der Praxis Rede und Antwort. Damit garantieren wir unseren Mitgliedern für wirklich jeden (!) Sonderfall einen Lösungsansatz, der praxistauglich und vor allem betriebsprüfungssicher ist. fibuexperten24.de ist ein Service von BWRmed!a, einem Unternehmensbereich der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG. Die Mission des Verlags: Wir machen Menschen privat und beruflich erfolgreicher, indem wir das Wissen der besten Experten aufspüren, praxisbezogen und verständlich aufbereiten und jedem leicht zugänglich machen. Der Verlag verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung in der Beratung von kleinen und mittelständischen Unternehmen. Mehr als 450 Mitarbeiter arbeiten daran, die beste Produktund Servicequalität für unsere Kunden zu garantieren. Weitere Informationen unter:

6 06 Die elektronische Bilanz Die neue elektronische Bilanz Bereits im Jahr 2008 fiel im Steuerbürokratieabbaugesetz der Startschuss für die elektronische Bilanz, kurz E-Bilanz. Doch nach dem Motto Die E-Bilanz kommt noch früh genug zu spät! ignorierten die meisten bilanzierenden Unternehmen dieses brisante Thema zunächst. Von 10 befragten Unternehmen konnten noch vor kurzem 9 nichts mit den Begriffen E-Bilanz, XBRL oder Taxonomie anfangen. Dabei müssen Unternehmen bereits für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, erstmals ihre elektronische Bilanz ans Finanzamt übermitteln. Nach 5b des Einkommensteuergesetzes (EStG) besteht für Unternehmen die Verpflichtung, die Inhalte der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch zu übermitteln. Im Zeitalter der Informationstechnologien soll auch im Besteuerungsverfahren die bisherige Papierform durch eine elektronische Datenübermittlung ersetzt werden. Zur Durchführung dieser Umstellung wurden von der Finanzverwaltung Taxonomien entwickelt, die als Grundlage für eine entsprechende Datenübermittlung dienen. Das ist neu Ist Ihr Unternehmen zur Bilanzierung verpflichtet, haben Sie erstmals für in 2012 beginnende Wirtschaftsjahre Ihre Bilanz, Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und bei Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz eine Überleitungsrechnung elektronisch ans Finanzamt zu übermitteln. Die Übermittlung der Bilanz in Papierform entfällt. Die elektronische Übermittlung einer E-Bilanz stellt leider kein Wahlrecht dar. Die Übermittlung einer E-Bilanz und die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben sind ein Muss für Ihr Unternehmen. Da die elektronische Übermittlung der Bilanz in einem bestimmten Format und nach bestimmten Vorgaben zu erfolgen hat, sollten Sie möglichst bald mit der technischen und organisatorischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen beginnen. Sie müssen Gespräche mit Ihrem Steuerberater führen, Ihre EDV-Buchhaltung anpassen, Mitarbeiter schulen und Sie sollten sich stets im Klaren darüber sein, welche brisanten Details das Finanzamt sich künftig aus Ihrer E-Bilanz ziehen kann. In den folgenden Passagen erhalten Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Thema E-Bilanz. Die Verpflichtungen zur elektronischen Übermittlung von E-Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung sind gemäß 52 Absatz 15a EStG erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2010 beginnen. Aus technischen und organisatorischen Gründen ist es sinnvoll, den erstmaligen Anwendungszeitpunkt um ein Jahr zu verschieben. Daher bestimmt 1 der Anwendungszeitpunktverschiebungsverordnung (AnwZpVv), dass abweichend von 52 Absatz 15a des Einkommensteuergesetzes die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2011 beginnen, elektronisch zu übermitteln sind.

7 Die elektronische Bilanz 07 Willkommen im digitalen Zeitalter Die elektronische Übermittlung Ihrer Bilanz, der Gewinnund Verlustrechnung sowie der Überleistungsrechnung rundet das digitale Zeitalter ab, das die Finanzverwaltung bereits vor Jahren eingeläutet hat. Für folgende Bereiche gilt für Ihr Unternehmen bereits heute die Übermittlung der steuerlichen Daten auf elektronischem Weg: Umsatzsteuervoranmeldungen und Lohnsteueranmeldungen Lohnsteuerbescheinigung Freiwillige Übermittlung der Steuererklärungen per Elster Die Antragstellung auf Vorsteuervergütung, bei Umsatzsteuerbelastung in einem EU-Staat Abfrage von Vorauszahlungen, Nachzahlungen und Erstattungen über ElsterOnline Seit 2002 hat die Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen zudem das Recht auf den digitalen Zugriff für Ihre EDV-Buchhaltung. Im Steuerbürokratieabbaugesetz wurde jedoch nicht nur die zwingende Übermittlung der Bilanzdaten beschlossen, sondern nach und nach soll unter bestimmten Umständen auch für die Abgabe von Steuererklärungen die zwingende elektronische Übermittlung erfolgen.

8 08 Die elektronische Bilanz Überblick über die im Steuerbürokratieabbaugesetz beschlossenen Neuerungen: Fundstelle Elektronische Übermittlung Erstmaliger Zeitpunkt für die elektronische Übermittlung 5b EStG, 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG, 60 Abs. 1 EStDV, 60 Abs. 4 EStDV, und 1 AnwZpVv 25 Abs. 4 EStG i. V. m. 2 Abs. 1 Nr. 1 3 EStG 39e Abs. 2 EStG, 39e Abs. 9 EStG von Bilanzen, der Gewinn- und Verlust- Rechnung sowie von der Überleitungsrechnung der Einkommensteuererklärung, wenn Gewinneinkünfte erzielt werden von Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELstER-Lohn II) Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 Voraussichtlich ab Abs. 1a KStG der Körperschaftsteuererklärung und der Erklärung zur gesonderten Feststellung des Verlusts bzw. des Einlagekontos 14a GewStG der Erklärung zur Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags 181 Abs. 2a AO der Erklärung zur einheitlichen und geson derten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 Ab dem Veranlagungszeitraum UStDV der Anträge auf Dauerfristverlängerung Ab dem Veranlagungszeitraum 2011 PRAXIS-TIPP Sie können vielleicht schon an dieser nicht abschließenden Übersicht erahnen, dass im nächsten Wirtschaftsjahr viel Arbeit auf Sie zukommt, sei es durch die Anpassung Ihrer Buchhaltung an die gesetzlichen Vorgaben oder durch die Schulung Ihrer für steuerliche Angelegenheiten zuständigen Mitarbeiter.

9 Die elektronische Bilanz 09 Elektronische Übermittlung von Bilanzen Ist Ihr Unternehmen nach 4 Abs. 1 (Einkommensteuergesetz (EStG) oder nach 5a EStG dazu verpflichtet, den Gewinn durch eine Bilanz zu ermitteln, müssen Sie diese Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, auf elektronischem Weg ans Finanzamt übermitteln. Die Übermittlung erfolgt dabei nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Die Abgabe der Bilanz in Papierform entfällt nach 60 Abs. 1 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV). Elektronisch zu übermittelnde Daten Sie haben jedoch nicht Ihre Bilanz auf elektronischem Weg zu übermitteln, sondern zusätzlich noch folgende Daten: Gewinn- und Verlustrechnung Ergebnisverwendung Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften) Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften) Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder) Steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederung/Überleitungsrechnung) Typisches Beispiel aus der Praxis Die XY-GmbH weist in ihrer Handelsbilanz nach den Grundsätzen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes für 2012 einen Gewinn von aus. In der Bilanz ist eine Rückstellung von gewinnmindernd berücksichtigt worden, die steuerlich nur zu Hälfte hätte berücksichtig werden dürfen. Folge Die XY-GmbH muss dem Finanzamt für 2012 die Handelsbilanz, die handelsrechtliche Gewinn- und Verlustrechnung und wegen der Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz die Überleitungsrechnung elektronisch übermitteln. So sieht die Überleitungsrechnung aus: Gewinn laut Handelsbilanz Zzgl. steuerlich nicht zulässige Rückstellungsbildung Gewinn laut Steuerbilanz Zeitlich erstmalige Anwendung Entspricht das Wirtschaftsjahr Ihres Unternehmens dem Kalenderjahr, haben Sie erstmals für das Wirtschaftsjahr 2012 die erforderlichen Bilanzdaten elektronisch ans Finanzamt zu senden ( 52 Abs. 15a EStG). Hat Ihr Unternehmen dagegen ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr, haben Sie noch bis zum Wirtschaftsjahrs 2013 mit der Anpassung Ihrer EDV-Buchhaltung an die gesetzlichen Vorgaben Zeit. Beispiel bei kalenderjahrgleichem Wirtschaftsjahr Die XY-GmbH hat ein Wirtschaftsjahr vom bis Da die Neuregelungen zur E-Bilanz erstmals für Wirtschaftsjahre anzuwenden sind, die nach dem beginnen, wird die erste E-Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2012 fällig. Beispiel bei vom Kalenderjahr abweichendem Wirtschaftsjahr Das Wirtschaftsjahr der XY-GmbH läuft vom bis In diesem Fall endet das Wirtschaftsjahr 2012 am Die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Bilanzübermittlung gelten aus diesem Grund erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013, weil dieses Wirtschaftsjahr nach dem beginnt.

10 10 Die elektronische Bilanz Form und Inhalt der zu übermittelnden Daten Wie Sie sich denken können, hat die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten auf lange Sicht nicht nur den Bürokratieabbau in deutschen Unternehmen im Sinn. Die Finanzverwaltung möchte durch die elektronischen Daten vielmehr ein Kontrollnetz aufbauen. Plausibilitätskontrollen durch standardisierte Daten Weichen die übermittelte Bilanzdaten vom Üblichen ab, würde das wohl keinem Bearbeiter im Finanzamt auf den ersten Blick auffallen. Durch die elektronische Übermittlung laufen im Rechenzentrum des Finanzamts unzählige Abgleiche und Plausibilitätskontrollen ab. Bei Ungereimtheiten gibt der Finanzamtscomputer Alarm und schlägt eine nähere Überprüfung vor. Praxis-Beispiel Ein Produktionsunternehmen einer bestimmten Branche sendet seine Bilanz erstmals für 2012 in elektronischer Form ans Finanzamt. Die Bearbeitungen der Bilanzdaten nach derzeitiger und neuer Rechtslage könnten unterschiedlicher nicht sein, wie Sie der folgenden Übersicht entnehmen können: PRAXIS-TIPP Aus diesem Grund können Sie Ihre Bilanzdaten nicht in einem frei von Ihnen gewählten Dateiformat elektronisch ans Finanzamt übermitteln. Das Finanzamt gibt Ihnen ein standardisiertes Übermittlungsformat an die Hand.

11 Die elektronische Bilanz 11 Bearbeitung der Bilanz Rechtslage bis Rechtslage ab Kalkulation / Datenabgleich Ungereimtheiten Prüfungsrelevanz Die Bilanzen müssen manuell ausgewertet werden. Zwar können aus der Bilanz die Rohgewinnaufschlagsätze ermittelt werden. Ein direkter Vergleich zu einem Unternehmen derselben Branche mit vergleichbaren Gegebenheiten ist jedoch nicht möglich. Derzeit muss der Bearbeiter des Finanzamts noch abwägen, ob Abweichungen zum Üblichen vorliegen oder nicht. Nur wenn der Bearbeiter des Finanzamts weitere zweifelhafte Bilanz- oder Gewinn- und Verlustposten entdeckt, wird er den Fall zur Betriebsprüfung melden. Die Bilanz wird in verschiedene Kennziffern unterteilt elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Die Kennziffern ermöglichen in kürzester Zeit einen Vergleich mit den Kennzahlen vergleichbarer Unternehmen derselben Branche. Ungereimtheiten werden in Sekundenschnelle durch bestimmte Abgleiche vom Finanzamt erfasst und angezeigt. Betriebe, bei denen die übermittelten Daten vom Üblichen abweichen, landen in einer Liste auf dem Schreibtisch des Bearbeiters. Die Liste enthält bereits Prüfhinweise, wo nachgehakt werden muss. Fazit Die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten macht Ihr Unternehmen also gläsern und die Besuche des Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfers in Ihren Unternehmen dürften dadurch in Zukunft wohl häufiger bzw. in kürzeren Abständen erfolgen.

12 12 Die elektronische Bilanz Übermittlung der Bilanzdaten in Form eines XBRL- Datensatzes Damit die von Ihnen übermittelten Bilanzpositionen vom Finanzamt ausgewertet und mit den Daten ähnlicher Unternehmen derselben Branche verglichen werden können, hat die Finanzverwaltung ein bestimmtes Format zur Übermittlung Ihrer Bilanzdaten festgelegt. Sie müssen Ihre Bilanzdaten danach zwingend in standardisierter Form von so genannten XBRL-Datensätzen ans Finanzamt übermitteln. XBRL ist ein international gängiger Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen (extensible Business Reporting Language). XBRL ermöglich es, dass Ihre Daten standardisiert aufbereitet und verschiedenen Empfängern zur Verfügung gestellt werden können. Jeder kann die für sich notwendigen Daten anhand der vorgegebenen Kennziffern herausfiltern. Neben dem Finanzamt können Ihre Bilanzdaten in XBRL-Datensätzen auch in folgenden Fällen genutzt werden: Veröffentlichung im elektronischen Bundesanzeiger Zur Information von Geschäftspartnern Zur Vorlage der Bilanzdaten bei Kreditgebern Zur Vorlage bei Aufsichtsbehörden PRAXIS-TIPP Ende August 2010 hat das Bundesfinanzministerium in einem Entwurf seine Vorgaben dazu veröffentlicht, welche Voraussetzungen bei der Übermittlung der Bilanzdaten anhand von XBRL-Datensätzen zu beachten sind. Kammern und Verbände wurden in diesem Schreiben dazu aufgefordert, Stellung zu den geplanten Vorgaben zu nehmen und Verbesserungsvorschläge vorzutragen. Die Einwendungen und der knappe Umsetzungszeitraum waren dann der Grund, die Einführung der E-Bilanz um 1 Jahr zu verschieben. Bundesfinanzministerium informiert im Internet Die für die Übermittlung verbindlichen Taxonomiedateien, eine Visualisierung der Taxonomie sowie Hilfestellungen und Dokumentationen zur Taxonomie stehen unter zur Ansicht und zum Abruf bereit. Die veröffentlichten Taxonomiedateien gelten als amtlich vorgeschriebener Datensatz im Sinne des 5b EStG. Die in den Taxonomien als Mussfeld gekennzeichneten Positionen sind zwingend zu übermitteln (Mindestumfang).

13 Die elektronische Bilanz 13 Härtefall: Sagen Sie nein! Ist es Ihnen aus technischen oder finanziellen Gründen nicht möglich, die Voraussetzungen für die elektronische Übermittlung Ihrer Bilanzdaten zu schaffen, sollten Sie das dem Finanzamt umgehend mitteilen. Denn die Finanzverwaltung kann zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Datenübermittlung verzichten ( 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit 150 Abs. 8 Abgabenordnung (ao)). In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom (Az. IV A 5 O 1000/09/ ) heißt es zum Härtefall schwarz auf weiß: Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Schaffung der technischen Möglichkeiten für eine elektronische Übermittlung nur mit einem nicht unerheblichen finanziellen Aufwand möglich wäre oder wenn der Steuerpflichtige nach seinen individuellen Kenntnissen und Fähigkeiten nicht oder nur eingeschränkt in der Lage ist, die Möglichkeiten der elektronischen Übermittlung zu nutzen. So könnte Ihr Freibrief aussehen: Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit bitte ich um Befreiung von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten im XBRL-Format. Die elektronische Übermittlung würde für mich aus folgenden Gründen einen Härtefall bedeuten: Ich verfüge derzeit nicht über die finanziellen Mittel, um meine EDV-Buchhaltung umzustellen (siehe Kostenvoranschläge). Mein Buchhaltungssystem ist sehr veraltet und ich wäre gezwungen, auf ein neues Buchhaltungssystem umzusteigen. Das ist technisch und finanziell derzeit nicht möglich. PRAXIS-TIPP In bin Einzelunternehmer und habe keine Zeit zur Umstellung und auch nicht das technisches Knowhow für die Vorgaben zur Datenübermittlung. Gerade wegen der sehr späten Festlegung der Form der Datenübermittlung durch das Bundesfinanzministerium dürften Sie gute Karten haben, dass Ihrem Härtefallantrag entsprochen wird und Sie erst ein Jahr später mit der elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanzdaten beginnen dürfen. Ich bitte deshalb darum, mich nach 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit 150 Abs. 8 AO vorerst von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten zu befreien.

14 14 Die elektronische Bilanz Was passiert, wenn die Bilanz nicht elektronisch übermittelt wird? Stellen Sie beim Finanzamt einen Härtefallantrag und folgt das Finanzamt Ihren Argumenten nicht, kann das teuer werden. Denn verweigern Sie die elektronische Übermittlung Ihrer Bilanz, Ihrer Gewinn- und Verlustrechnungen oder Ihrer Überleitungsrechnung und schicken die Bilanz weiterhin in Papierform, kann das Finanzamt ein Zwangsgeld nach 328 AO anordnen und festsetzen.

15 Die elektronische Bilanz 15 Handlungsbedarf zur elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanzen Härteantrag hin oder her Sie müssen sich mit der elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanzdaten auseinandersetzen, um beim Finanzamt nicht negativ aufzufallen. Ob Ihr Unternehmen in Grundzügen schon vorbereitet ist oder nicht, sollten Sie anhand der folgenden Checkliste abklopfen: Wenn Sie mehr als 2 dieser Fragen mit Nein beantwortet haben oder schlichtweg keine Antwort darauf geben können, sollten Sie schnellstmöglich aktiv werden, um Ihr Unternehmen XBRL-fähig zu machen. Checkliste zur E-Bilanz im XBRL-Format Ja Nein Ist Ihre Buchhaltungs-EDV bereits XBRL-konform? Erfüllt der von Ihnen verwendete Kontenrahmen die geforderten Voraussetzungen in puncto Mindestumfang? Verfügt Ihr Personal über ausreichendes Wissen zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten? Ist Ihr Unternehmen zum in der Lage, seine Bilanzdaten nach XBRL-Standard zu übermitteln? Haben Sie Ihre Buchhaltung komplett an den Steuerberater oder einen Buchhaltungsservice ausgegliedert?

16 16 Die elektronische Bilanz Suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Steuerberater Haben Sie klären können, welche Buchhaltungssoftware Sie künftig in Ihrem Unternehmen nutzen, sollte Sie der 2. Schritt zu Ihrem Steuerberater führen. Denn zwar verwenden Sie bald eine an den XBRL angepasste Buchhaltungssoftware. Doch nur Ihr Steuerberater kann letztlich aufgrund seiner Erfahrung entscheiden, welchen Mindestumfang Ihre Buchhaltung umfassen muss. Die von der Finanzverwaltung festgelegte Gliederungstiefe der Datenübermittlung hat Einfluss auf Ihren Kontenrahmen. PRAXIS-TIPP Läuft Ihr XBRL-fähiges Buchhaltungsprogramm, sollten Sie umgehend mit Ihrem Steuerberater den Kontenrahmen auf die Vorgaben der Finanzverwaltung abstimmen. Buchen Sie während der Jahre in Ihrem bisherigen Kontenrahmen, kann das bei der Vorbereitung zur elektronischen Übermittlung viel Zeit und Geld kosten, die Gliederungstiefen nachträglich herzustellen, sprich Umbuchungen vorzunehmen. Auch nach dem Gespräch mit Ihrem Steuerberater stehen Ihnen mehrere Entscheidungsmöglichkeiten offen: Auslagerung: Haben Sie kein geschultes Personal, können Sie die Buchhaltung komplett an Ihren Steuerberater auslagern. Vorteil: Sie müssen sich praktisch um nichts kümmern. Nachteil: Dieser Rundum-Service ist kostspielig. Schulung: Bitten Sie Ihren Steuerberater, vor Ort in Ihrer Firma Schulungen für Ihr Personal im Finanz- und Rechnungswesen zur E-Bilanz zu halten. Kontrolle: Bitten Sie Ihren Steuerberater darum, in der Anfangszeit mindestens einmal jeden Monat in Ihrem Unternehmen die Einhaltung der Vorgaben an die elektronische Übermittlung Ihrer Bilanzdaten zu kontrollieren. Das dürfte billiger sein als die Richtigstellung sämtlicher Mängel bei der Aufstellung der Bilanz. Antrag: Lassen Sie Ihren Steuerberater den Antrag auf Befreiung von der elektronischen Übermittlung Ihrer Bilanzdaten ausformulieren.

17 Die elektronische Bilanz 17 Lassen Sie Ihr Personal schulen Lassen Sie Ihre Buchhaltungssoftware an den XBRL- Standard anpassen, ist dies nur die erste Hürde, die Sie nehmen müssen. Die 2. und vielleicht die größere Hürde ist der Umgang mit dem neuen Programm. Denn in der Vergangenheit mussten Ihre Mitarbeiter in aller Regel nur die handelsrechtlichen Buchungen vornehmen. Die Anpassung an die steuerlichen Vorschriften nahm meist der Steuerberater vor. PRAXIS-TIPP Da die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz wegen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes enorm zunehmen dürften, sollten die Mitarbeiter des Finanz- und Rechnungswesens unbedingt gezielt geschult werden. Das ist zwar momentan nicht billig. Es verhindert jedoch, dass Ihr Steuerberater sehr zeitaufwändige Umbuchungen oder Überleitungen von der Handels- auf die Steuerbilanz vornehmen muss. Die Schulung Ihres Personals minimiert bestenfalls also die Honorarforderung Ihres Steuerberaters. Künftig sollte bereits unterjährig auch steuerlich gebucht werden Da neben der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung auch die Überleitungsrechnung bei Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz auf elektronischem Weg übermittelt werden muss, empfiehlt es sich, dass Ihre Mitarbeiter bereits unterjährig auch steuerlich buchen. Damit werden schon während des Jahres die korrekten Gliederungstiefen festgelegt.

18 18 Die elektronische Bilanz Haftungsausschluss Bei dieser Publikation handelt es sich um allgemeine Informa tionen ohne Bezug auf konkrete Sachverhalte, so dass sie weder eine Rechts- noch eine Steuerberatung er setzen kann. Für die Beratung im konkreten Einzelfall sowie bei der Beantwortung von Einzelfragen greifen Sie bitte auf die Unterstützung eines steuerlichen Be raters und / oder Rechtsanwalts zurück. Der Inhalt dieses Leit fadens wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der Inhalte und Darstellungen wird keine Gewähr über nommen. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung sind nicht gestattet.

19 Die elektronische Bilanz 19 Impressum Stand: Sage Software GmbH Marketing-Kommunikation Emil-von-Behring Straße Frankfurt am Main Tel.: Fax: info@sage.de Die Sage Software GmbH ist eine Gesellschaft deutschen Rechts mit Hauptsitz in Frankfurt am Main. Sie ist im Handelsregister des Amtsgerichts Frankfurt am Main eingetragen unter HRB Geschäftsführer sind Peter Dewald und Guy Berruyer BWRmed!a ein Unternehmensbereich der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Theodor-Heuss-Straße Bonn Tel.: (Kundendienst) Fax: kontakt@bwr-media.de Amtsgericht Bonn, HRB 8165

20 Sage Software GmbH Emil-von-Behring Straße Frankfurt am Main Tel.: Fax: info@sage.de BWRmed!a ein Unternehmensbereich der Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Theodor-Heuss-Straße Bonn Tel.: (Kundendienst) Fax: kontakt@bwr-media.de