BiG-Manager E-Bilanz

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1 Informationen zu BiG-Manager E-Bilanz Einleitung Die GEWIDOR GmbH unterstützt ihre Anwender bei der Erstellung und bei der Übermittlung eines elektronischen Jahresabschlusses (kurz: E-Bilanz). Parallel zum Standardgliederungsschema werden die Taxonomie-Positionen der E-Bilanz in Form von Alternativschemata in BiG-Manager abgebildet. Die Schritte im Wesentlichen: Die Taxonomie-Positionen der E-Bilanz werden aus einer Datenbankvorlage in Ihre Produktivmandate übernommen. Der handelsrechtliche Kontenrahmen wird in BiG- Manager den Taxonomie-Positionen der E-Bilanz zugeordnet. Die Konten des Mandanten werden automatisch in das BiG-Manager-Modul E-Bilanz importiert. In BiG-Manager E-Bilanz werden die Stammdaten des Mandanten erfasst. Ggf. wird eine Überleitungsrechnung erfasst Der Daten werden mit dem Elster-Client validiert und an die Finanzbehörde übertragen Wir empfehlen, die Übernahme der E-Bilanzpositionen in Produktivmandate für das Geschäftsjahr 2012 probeweise durchzuführen. Sie erhalten so möglicherweise Hinweise darauf, wo Ihr Mandant ggf. seinen Kontenplan ergänzen muss. In BiG-Manager E-Bilanz kann dieses Mandat als Kopiervorlage für den Abschluss 2013 verwendet werden. 1 /5 >>>

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3 1. Komponente: Die Datenbankvorlage Damit Sie den Kontenplan Ihres Mandanten auf den E-Bilanz-Positionen abbilden können, stellen wir Ihnen eine geeignete Datenbankvorlage zur Verfügung. Die Datenbankvorlage BiG GmbH, Leverkusen enthält die Taxonomie-Positionen der E-Bilanz für Körperschaften, Personengesellschaften und Einzelunternehmen. (Versionsstand Kerntaxonomie 5.1.) Da in jedem BiG-Manager-Mandat vier Gliederungsschemata verwendet werden können, haben wir in den sogenannten Alternativschemata im: Schema 2: die Steuer-und Handelsbilanz mit Posten für Kapitalgesellschaften, in Schema 3: die Steuer-und Handelsbilanz mit Posten für Personenhandelsgesellschaften und in Schema 4: die Steuer-und Handelsbilanz mit Posten für Einzelunternehmen hinterlegt. Dezember 2013 Sie importieren das benötigte E-Bilanz-Schema in Ihr Produktivmandat. Die Gliederungstiefe der Datenbankvorlage geht nicht über die Ebenen der Mussfelder hinaus, d.h. ein übliches Standardschema ist ähnlich tiefgestaffelt wie das unserer Vorlage. Der handelsrechtliche Kontenrahmen kann so den Taxonomie-Positionen der E-Bilanz zugeordnet werden. Ihre geprüften bzw. erstellten Jahresabschlüsse, die Sie im Standardgliederungsschema bearbeiten, bleiben unverändert erhalten. Mit der Übernahme der Taxonomie-Positionen der E-Bilanz erfolgt keine Festlegung, ob eine Handels oder Steuerbilanz über mittelt werden soll. Das Mustermandat enthält auch die Taxonomie-Positionen, die nur in der Handelsbilanz zulässig sind. Die Steuerbilanz, bzw. -GuV wird in BiG-Manager durch schemabezogene Buchungen aus der Handelsbilanz erstellt oder Sie erfassen in BiG-Manager E-Bilanz die Überleitungsrechnung zur Handelsbilanz. 2. Komponente: BiG-Manager Posten-Posten-Zuordnungen als Einrichtungshilfe Voraussetzung für die Übermittlung von Bilanz und GuV ist die vollständige Zuordnung des Kontenplans zu den Abschlussposten (=Taxonomie-Positionen) der E-Bilanz. Sie müssen dafür aber nicht, wie beim Erstimport der Salden, die Konten einzeln den Abschlussposten zuordnen. Vielfach wird dafür inzwischen der Begriff Mapping verwendet. Stattdessen bieten wir Ihnen als Zuordnungshilfe ein Posten-Mapping an. Dabei wird den Abschlussposten Ihres Standardschemas ein sachlich identischer Posten des Alternativschemas gegenübergestellt. Die Kontenzuordnungen können so vom Standardschema auf E-Bilanz-Posten übertragen werden. Nicht in allen Fällen stimmen die HGB-Posten mit denen der E-Bilanz überein. Dort wo Taxonomie und Sachkontenrahmen nicht deckungsgleich sind, haben wir bei den Posten-Posten-Zuordnungen die zulässige Auffangpositionen verwendet. Mit Hilfe unseres Posten-Mapping können die Konten vollständig den E-Bilanz-Posten zugeordnet werden. Die Posten-Posten-Zuordnungen werden, wie die E-Bilanz- Positionen, aus der Datenbankvorlage übernommen. Projektanlage und Saldenübergabe Das Modul BiG-Manager E-Bilanz kann durch den neuen Dialog E-Bilanz gestartet werden. Mit einem einzigen Klicke wird ggf. das Mandat und das aktuelle Geschäftsjahr angelegt als Projekt angelegt. Gleichzeitig werden die Konten des Mandanten in eine CSV -Datei exportiert. Die Datei enthält die Kontonummer, die Kontobezeichnung, den Saldo und den zugewiesenen XBRL -Schlüssel der E-Bilanztaxonomie. Um die Saldenübergabe müsse Sie sich nicht kümmern, sie wird automatisch in das BiG-Manager-Modul E-Bilanz importiert. 3. Komponente: Hilfen Wir unterstützen Sie bei der Übermittlung der E- Bilanz an die Finanzverwaltung. Im Dialog Extras - > E-Bilanz bieten wir Ihnen die Handbücher für Administratoren und Benutzer an. Bei den ersten Schritten in E-Bilanz hilft Ihnen das Schulungshandbuch weiter. Neben den Rechnungslegungsinformationen der E-Bilanz sind auch Stammdaten (GCD-Daten), d. h. Angaben zum steuerpflichtigen Unternehmen, zu übermitteln. Nicht alle Eingaben, die die Taxonomie bei den GCD-Daten erlaubt, sind aus Sicht der Finanzverwaltung auch zulässig. Damit Ihre Eingaben sicher durch die Validierung durch den Elster Rich Client (ERiC) kommen, stellen wir Ihnen eine ausführliche Mind-Map-Datei im Dialog Extras ->E-Bilanz zu Verfügung. In dieser Datei werden die technischen Abhängigkeiten innerhalb der GCD-Daten anschaulich visualisiert. Wir haben festgestellt, dass sich so der Erfassungs und vor allem der Korrekturaufwand erheblich reduzieren lässt. 3 /5 >>>

4 Dezember Komponente Das Modul BiG-Manager E-Bilanz Das Kernstück für die Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung ist das Modul BiG-Manager E-Bilanz. Ihre Aufgaben in BiG-Manager E-Bilanz Die Mandanten werden von BiG-Manager automatisch angelegt und können in einer Baumstruktur zur Bearbeitung aufgerufen werden. Die Salden werden mit den XBRL-Schlüsseln der E- Bilanztaxonomie von BiG-Manager übergeben. Die Kontenzuordnung kann hier ggf. manuell angepasst werden. Manuell erfasst werden die Stammdaten (GCD-Daten), ggf. die Überleitungsrechnung und Angaben zur steuerlichen Gewinnermittlung. Sie werden dabei unterstützt durch Suchfunktionen in den Saldenlisten und der Taxonomie. Die Bedienerfreundlichkeit wird durch Selektionsmöglichkeiten erhöht, die Ihnen die Eingabefelder nach Rechtsformen oder nach Mussfeldern gefiltert zur Erfassung anbieten. Mit der Übernahme von Stammdaten aus anderen Projekten oder aus Vorperioden lässt sich der Erstellungsaufwand noch weiter reduzieren. Im Live-Reporting wird jede Veränderung der Daten unmittelbar in einem übersichtlichen Report dargestellt. Dieser Report ist permanent verfügbar und lässt sich zur Dokumentation ausdrucken oder archivieren. In einem Logbuch (AuditTrail) werden alle Benutzeraktivitäten gespeichert. Das Berechtigungssystem ermöglicht die Vergabe von individuellen Benutzer- und Gruppen- Zugriffsrechten. Mit dem in BiG-Manager E-Bilanz integrierten Elster Rich Client (ERiC) werden Ihre Daten validiert und plausibilisiert. Nur wenn Ihre Daten gültig sind kann die Einreichung bei der Finanzverwaltung erfolgen. Für die Übermittlung verwenden Sie das Elster-Basis Zertifikat. Alle eingereichten Daten, Sendeprotokolle, ERiC- Sende-Logbuch und der Empfangsbestätigung werden sicher in der Datenbank verwahrt und können jederzeit wieder aufgerufen werden. Demo-Version Auf unserer Homepage können Sie eine kostenlose Demo- Version zu BiG-Manager E-Bilanz herunterladen. Die Zugangsdaten für den Download teilen wir Ihnen auf Anfrage gerne mit. Den Link finden Sie unter Downloads / E-Bilanz. 5. Komponente: Datenhaltung BiG-Manager E-Bilanz kann auf Desktoprechnern, Laptops oder auf einem Windows- Terminal-Server installiert werden. Bei der Datenhaltung können Sie zwischen einer Multiuser- Anwendung z.b. Microsoft SQL Server wählen oder Sie verwenden die in E-Bilanz integrierte Derby-Datenbank. Die Derby-Datenbank ist nicht mehrplatzfähig und ist für Installation auf lokalen Arbeitsstationen vorgesehen. Ein Wechsel von der Derby-Datenbank auf eine SQL- Datenbank ist jederzeit möglich. Für den Vor-Ort-Einsatz können Sie beispielsweise die Daten auf Ihren Laptop übernehmen und später wieder auf den Server rücksichern um von dort aus die Daten an die Finanzbehörde hochzuladen. 6. Komponente: Lizenzierung Im Unterschied zu BiG-Manager wird in BiG- Manager-E-Bilanz eine von Ihnen festgelegte Anzahl von Mandanten (=rechtliche Einheiten) lizenziert. Wenn zu einem Mandat Sonder und Ergänzungsbilanzen zu übermittelt sind, hat das auf Ihr Lizenzkontingent keinen Einfluss. Sie können die Lizenzen für BiG-Manager E-Bilanz erwerben oder mieten. Beim Erwerb ist der Abschluss eines 1- jährigen Wartungsvertrags obligatorisch, werden Lizenzen gemietet, beträgt der Mietzeitraum 1 Jahr. Die Lizenzierung erfolgt über eine Lizenzdatei. In ihr ist die Anzahl der lizenzierten Mandate hinterlegt, sowie die Art der Installation und die Form der Datenhaltung. D.h. bei der Lizenzerstellung benötigen wir Angaben darüber, ob die Lizenz auf einem Terminalserver und mit welcher Datenbank sie eingesetzt werden soll. Bei der Anzahl der Mandate bieten wir Ihnen eine Staffelung in 10er-Schritten an, die Mindeststückzahl sind 20 Mandate. Weiteres entnehmen Sie bitte dem beigefügten Bestellformular. 4 /5 >>>

5 Dezember Komponente: Elster-Zertifikat Für das Senden an die Finanzverwaltung ist ein Elster-Zertifikat erforderlich. Zur Zeit wird das ElsterBasis-Zertifikat unterstützt. Nach erfolgter Registrierung erhalten Sie ein kostenloses Softwarezertifikat in Dateiform, welches Sie auf ihrem Arbeitsplatz verwalten und sichern müssen. Vor der Übermittlung der Daten an die Finanzverwaltung müssen Sie in BiG-Manager E-Bilanz den Speicherort der Zertifikatsdatei angeben. Ob es sich dabei um ein persönliches Zertifikat oder nicht-persönliches Zertifikat (Organisationszertifikat) handelt, hat keine weitere Bedeutung. 8. Komponente: Mindjet Viewer Um komplexe Sachverhalte übersichtlich darzustellen sind Mind Maps zur Visualisierung in den Hilfe- und Infobereich von BiG-Manager integriert. In der Datei E-BILANZ-MAP.MMAP haben wir die technischen Abhängigkeiten innerhalb der GCD-Daten abgebildet. Um die Datei öffnen zu können, benötigen Sie den kostenlosen Mindjet Viewer der Mindjet GmbH, Alzenau. Den Link zum Download finden Sie auf unser Homepage unter Downloads / Mindjet Viewer. 5 /5