Aktenlösung Hinweise E-Bilanz

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1 Aktenlösung Hinweise E-Bilanz gültig ab Version

2 Inhalt Glossar... 3 Fachliche Erläuterungen Neue Dokumentvorlagen Stammdaten Kontenrahmen Kontentaxonomie Bilanz Auswertungen Servicefunktionen E-Bilanz Auswertungsrahmen 9 3 Rechnungswesen Jahresabschluss E-Bilanz-Vorschau E-Bilanz 17 Bekannte Probleme Jahresabschluss E-Bilanz Unterkonten Ergänzungs- und Sonderbilanzen Steuerliche Gewinnermittlung (tse:nit) 31 gültig ab Version _

3 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske in einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnungen der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte gültig ab Version _

4 Fachliche Erläuterungen 1 Neue Dokumentvorlagen Mit dieser Version erhalten Sie die folgenden neuen Dokumentvorlagen. Zur Betrachtung der beschriebenen Funktionen müssen Sie diese neuen Vorlagen zunächst in der Akte anlegen. Lizenztyp Aktentyp Sachgebiet Dokumentname Alle Lizenztypen mit Jahresakte Jahresabschluss E-Bilanz Jahresabschluss Wie Sie eine neue Dokumentvorlage in der Akte anlegen, ist in der Onlinehilfe beschrieben. Prozedur: Verzweigen Sie bitte in den Menüpunkt HILFE HILFETHEMEN Registerkarte INDEX. Geben Sie als Suchbegriff DOKUMENT EINFÜGEN ein. Betätigen Sie die Schaltfläche ANZEIGE. gültig ab Version _

5 2 Stammdaten 2.1 Kontenrahmen Kontentaxonomie Die Kontentaxonomie ist ein allgemeines Datenschema zur kontenrahmenunabhängigen Klassifizierung von Sachkonten. Die Sachkonten mit gleicher Bedeutung der unterschiedlichen Kontenrahmen sind der gleichen Kontentaxonomie zugeordnet. Die Sachkonten der folgenden Kontenrahmen sind der Kontentaxonomie zugeordnet: KR03 Standard KR04 Standard KR51 KFZ-Branche Standard KR70 Hotel/Gaststätten Standard KR80 Zahnärzte Standard KR81 - Ärzte Standard KR96 Renault-Nissan Standard McDonalds - Standard Für die E-Bilanz ist es erforderlich, dass jedes gültige Konto eine Kontentaxonomiezuordnung enthält. Die den Konten zugeordnete Kontentaxonomie kann im Dokument KONTENRAHMEN über die Spalte KONTENTAXONOMIE ausgegeben werden: Abbildung 1: Kontenrahmen Enthält ein Kanzleikontenrahmen individuelle Konten (z.b. durch unterschiedliche Gültigkeiten), sind diese Konten ohne Kontentaxonomiezuordnung. Gültige Konten ohne Taxonomiezuordnung sind einer Kontentaxonomie zuzuordnen. Diese Zuordnung kann im Konto des Kanzleikontenrahmens im Register TAXONOMIE erfolgen. Ist eine kanzleieigene Taxonomiezuordnung für ein Konto gespeichert, können Sie hier auch die Standardzuordnung wiederherstellen. Abbildung 2: Rahmenkonto Taxonomie (kanzleieigene Zuordnung) gültig ab Version _

6 Die Taxonomiezuordnung erfolgt über den Kontentaxonomiebrowser. In diesem Browser werden die Kontentaxonomien alphabetisch sortiert angezeigt. Über die Filterfunktion können Sie gezielt nach Einträgen suchen. Eine markierte Kontentaxonomie können Sie über die Schaltfläche ÜBERNEHMEN oder per Doppelklick mit der linken Maustaste als Zuordnung in das Rahmenkonto übernehmen. Abbildung 3: Kontentaxonomiebrowser Kanzleieigene Taxonomiezuordnungen sind in der Spalte KONTENTAXONOMIE des Kontenrahmens gesondert gekennzeichnet: Abbildung 4: Kontenrahmen (kanzleieigene Kontentaxonomiezuordnung) Die Pflege der Kontentaxonomiezuordnungen für mehrere Konten kann mit dem Pflegetool erfolgen, welches im Dokument KONTENRAHMEN über das Menü BEARBEITEN KONTENTAXONOMIE ZUORDNUNGEN PFLEGEN geöffnet werden kann Kontentaxonomie Zuordnungen pflegen Im Dokument KONTENRAHMEN können Sie über das Menü BEARBEITEN KONTENTAXONOMIE ZUORDNUNGEN PFLEGEN die Sachkonten Ihrer Kanzleikontenrahmen der Kontentaxonomie zuordnen. Die Zuordnung der Kontentaxonomie erfolgt per Drag and Drop in einem zweigeteilten Fenster. - Auf der linken Seite werden die Sachkonten des aktuellen Kontenrahmens angezeigt, hier können Sie über die Register wählen, ob ALLE KONTEN oder nur KONTEN OHNE KONTENTAXONOMIE angezeigt werden sollen. - Auf der rechten Seite können Sie über die Register einstellen, ob die Zuordnung direkt über KONTENTAXONOMIEN oder über einen VERGLEICHSKONTENRAHMEN erfolgen soll. Erfolgt die Zuordnung über die Kontentaxonomien, können Sie die Ansicht der Kontentaxonomien über die Symbolschaltflächen und erweitern bzw. reduzieren. Die Suche nach einer Kontentaxonomie wird durch die Erfassung eines Suchbegriffes im Filter erleichtert. gültig ab Version _

7 Abbildung 5: Kontentaxonomie Zuordnungen pflegen, Zuordnung über Kontentaxonomie Soll die Zuordnung über einen Vergleichskontenrahmen erfolgen, ist zunächst ein Vergleichskontenrahmen auszuwählen. Abbildung 6: Kontentaxonomie Zuordnungen pflegen, Auswahl Vergleichskontenrahmen Bestätigen Sie den ausgewählten Vergleichskontenrahmen mit ENTER, werden die Sachkonten dieses Kontenrahmens auf der rechten Seite angezeigt. Abbildung 7: Kontentaxonomie Zuordnungen pflegen, Zuordnung über Vergleichskontenrahmen Die Zuordnung der Kontentaxonomie erfolgt per Drag-and-Drop-Fenster. Markieren Sie auf der rechten Seite die gewählte Kontentaxonomie bzw. das Konto des Vergleichskontenrahmens und bewegen den Mauszeiger mit gedrückter Maustaste auf das Sachkonto der linken Seite, welches die Zuordnung erhalten soll. Die Zuordnung erfolgt, sobald die Maustaste losgelassen wird. Erfolgt die Zuordnung der Kontentaxonomie in das Register KONTEN OHNE KONTENTAXONOMIE, wird das Konto aus der Liste entfernt. Im Register ALLE KONTEN können einzelne Zuordnungen über das Kontextmenü der rechten Maustaste entfernt werden. Über die Symbolschaltfläche gelangen Sie in den ABGLEICH ÜBER KONTENBEREICHE. Hier haben Sie die Möglichkeit, mehrere Konten mit gleicher Bedeutung einheitlichen Kontentaxonomien zuzuordnen. Voraussetzung ist, dass die Kontonummern eines Kontenbereiches, außer der letzten Ziffer, identisch sind und das erste Konto des Kontenbereiches bereits einer Kontentaxonomie zugeordnet ist. gültig ab Version _

8 Abbildung 8: Kontentaxonomie Zuordnungen pflegen, Taxonomieabgleich über Kontonummer Die Symbolschaltflächen haben folgende Bedeutung: Alle Zeilen markieren Markierung aller Zeilen löschen Taxonomien bei markierten Zeilen übernehmen Beenden Klicken Sie mit der Maustaste auf das erste Konto einer Kontengruppe (dies ist immer ein Konto, welches bereits einer Kontentaxonomie zugeordnet ist), werden die Konten dieser Kontengruppe markiert bzw. demarkiert. Sollen nur einzelne Konten die Kontentaxonomie des ersten Kontos einer Kontengruppe erhalten, oder sollen einzelne Konten davon ausgeschlossen werden, können Sie die einzelnen Konten per Klick mit der Maustaste markieren bzw. demarkieren. Die Zuordnungen zur Kontentaxonomie der markierten Konten erfolgt über die Symbolschaltfläche TAXONOMIEN BEI MARKIERTEN ZEILEN ÜBERNEHMEN. 2.2 Bilanz Auswertungen Servicefunktionen Nachdem Sie den Standardrahmen der E-Bilanz im Dokument AUSWERTUNGEN SERVICEFUNKTIONEN in der Zentralakte als Kanzleirahmen kopiert haben, steht Ihnen der Auswertungsrahmen zur Berechnung der E- Bilanz zur Verfügung. Enthält ein Auswertungsrahmen Kontenzuordnungen zur Kontentaxonomie, kann in den Eigenschaften des Auswertungsrahmens bestimmt werden, ob die Berechnung von Auswertungen immer unter Verwendung der Kontentaxonomie erfolgen soll. Diese Eigenschaft ist für den Auswertungsrahmen E-BILANZ aktiviert und kann im Kanzleiauswertungsrahmen deaktiviert werden. Der Abgleich von Auswertungsrahmen verändert diese Eigenschaft im Kanzleiauswertungsrahmen nicht. Ist die Eigenschaft IMMER DIE KONTENTAXONOMIE FÜR AUSWERTUNGEN NUTZEN aktiviert, kann die Auswertung ausschließlich unter Verwendung der Kontentaxonomie berechnet werden. Bei Auswertungsrahmen, die ausschließlich Kontenzuordnungen zur Kontentaxonomie enthalten, empfiehlt es sich, diese Eigenschaft zu aktivieren. gültig ab Version _

9 Abbildung 9: Eigenschaften Auswertungsrahmen E-Bilanz Auswertungsrahmen Der Auswertungsrahmen zur E-Bilanz enthält die Auswertungsarten Bilanz mit Vorjahr (gleicher Stichtag) Bilanz ohne Vorjahr Bilanz mit Vorjahr (gesamtes Vorjahr) Handelsbilanz mit Überleitung (mit Vorjahr - gleicher Stichtag) Handelsbilanz mit Überleitung (mit Vorjahr - gesamtes Vorjahr) Handelsbilanz mit Überleitung (ohne Vorjahr) Handelsbilanz mit Vorjahr (gleicher Stichtag) Handelsbilanz ohne Vorjahr Handelsbilanz mit Vorjahr (gesamtes Vorjahr) für die Rechtsformen (Auswertungsdichten) A. Einzelunternehmen GKV B. Personengesellschaften GKV C. Personengesellschaften KapCoRiLiG GKV D. Kapitalgesellschaften GKV gültig ab Version _

10 Die Auswertungsarten zur Handelsbilanz, welche ohne Überleitungsrechnung zur Auswahl angeboten werden, sind für die E-Bilanz nicht auszuwählen. Diese Auswertungsarten werden benötigt, damit die Handelsbilanz ohne unerwünschte Positionen mit Null-Werten berechnet/ausgegeben werden kann. Die Kontenzuordnungen im Auswertungsrahmen E-BILANZ wurden über die Addison-Kontentaxonomie realisiert. Durch die Verwendung der Kontentaxonomie ist der Auswertungsrahmen unabhängig von Kontenrahmen. Lediglich die Sachkonten der einzelnen Kontenrahmen müssen der Kontentaxonomie zugeordnet werden. Die Erfassung von Kontenzuordnungen in den Bilanzpositionen kann nach Auswahl des Kontenrahmens KONTENTAXONOMIE - KANZLEI auch über die Erfassung der Kontentaxonomie erfolgen. Abbildung 10: Bilanzposition - Formel Über das Kontextmenü der rechten Maustaste können Sie den Taxonomiebrowser zur Auswahl/Übernahme einer Kontentaxonomie öffnen, die Standardformel der Position anzeigen, die Formel der Position auf Standard zurücksetzen oder die aufgelösten Konten anzeigen. Markieren Sie eine Kontentaxonomie und öffnen dann den Taxonomiebrowser, wird diese Kontentaxonomie im Taxonomiebrowser hervorgehoben dargestellt: gültig ab Version _

11 Abbildung 11: Kontentaxonomiebrowser (Anzeige der markierten Kontentaxonomie) Die Funktionen der Kontenzuordnungen (z.b.: Soll, Haben, GrSoll, GrHaben, GrSollGS, GrHabenGS, die Berechnung von Werten usw.) sind auch bei der Verwendung der Kontentaxonomie anwendbar. In den Kontenzuordnungen wird lediglich anstelle einer Kontonummer die Kontentaxonomie erwartet. Sollen sämtliche Konten eines Kontentaxonomieknotens als Kontenzuordnung eingefügt werden, kann auch anstelle der Aufzählung sämtlicher Kontentaxonomien dieses Knotens der Kontentaxonomieknoten als Kontenzuordnung eingefügt werden. Mit der Kontenzuordnung SOLL({TAM}) werden alle Konten der Kontentaxonomie dieses Knotens im Kontenrahmen erkannt. Die Kontenzuordnung SOLL({TAM}) ist somit die Kurzform, welche anstelle der Kontenzuordnung SOLL({TAM.400},{TAM.420},{TAM.440},{TAM.450},{TAM.460},{TAM.470}) verwendet werden kann, wenn sämtliche zu einem Taxonomieknoten vorhandenen Kontentaxonomien als Kontenzuordnung in der Positionsformel enthalten sein müssen. Über die Funktion AUFGELÖSTE KONTEN ANZEIGEN werden für die beispielhaft genannten Kontenzuordnungen - nach Auswahl des gleichen Kontenrahmens - die gleichen Konten angezeigt. Abbildung 12: Aufgelöste Konten (Taxonomieknoten) gültig ab Version _

12 Abbildung 13: Aufgelöste Konten (Kontentaxonomie) Da die Kontentaxonomie kontenrahmenübergreifend ist und die der Kontentaxonomie zugeordneten Sachkonten in den verschiedenen Kontenrahmen keiner einheitlichen Reihenfolge entsprechen, ist die Erfassung von Kontenzuordnungen zur Kontentaxonomie über Kontenbereiche, wie sie bei der Erfassung von Kontenzuordnungen mittels Kontonummern für einen Kontenrahmen möglich ist (z.b.: 400:479), nicht sinnvoll möglich HGB(XBRL)-Taxonomie 5.1 Der Auswertungsrahmen der E-Bilanz enthält die Positionen, welche in der HGB TAXONOMIE 5.1 als MUSSFELD und als RECHNERISCH NOTWENDIG enthalten sind. Die Positionen der E-Bilanz sind dem Taxonomieschema HGB TAXONOMIE 5.1 (Kerntaxonomie 5.1 vom ) zugeordnet. Abbildung 14: Auswertungsrahmen E-Bilanz Zuordnung der Positionen zur HGB-Taxonomie 5.1 gültig ab Version _

13 3 Rechnungswesen 3.1 Jahresabschluss In den folgenden Abschnitten finden Sie die fachlichen Erläuterungen zu den notwendigen Bausteinen der E-Bilanz und deren Vorschau. Dazu gehören: der E-Bilanz-Auswertungsrahmen enthält die Positionen und die Gliederung der E-Bilanz die Kontentaxonomie - ist das Addison-Kontenschema zur Kontenzuordnung die HGB- bzw. XBRL-Taxonomie Version 5.1 ist das Auswertungsschema des BMF zur E-Bilanz die E-Bilanz-Vorschau ist die Ausgabe der E-Bilanz im bekannten Akten-Bilanzdokument die Überleitungsrechnung von der Handels- zur Steuerbilanz die E-Bilanz - ist das Dokument zur Erzeugung und Übermittlung der E-Bilanz an die Finanzverwaltung E-Bilanz-Vorschau Über die E-Bilanz-Vorschau besteht die Möglichkeit, die Bilanz eines Mandanten auf Basis des E-Bilanz- Rahmens und der XBRL-Taxonomie anzusehen und zu kontrollieren. Die Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung werden entsprechend den Anforderungen der XBRL-Taxonomie aufbereitet und mit dem bekannten Bilanzdokument direkt am Bildschirm angezeigt. Dies bietet nicht nur bei der eigentlichen Erstellung der E-Bilanz volle Transparenz, sondern bereits unterjährig kann in den ersten Wirtschaftsjahren geprüft werden, inwieweit erfasste Sachverhalte in Auffangpositionen einfließen und ggf. umgebucht werden müssen, um den geforderten Detaillierungsgrad zu erfüllen. Die Ausgabe der E-Bilanz-Vorschau erfolgt im bekannten Akten-Bilanzdokument mit dem E-Bilanzrahmen (Eigenschaft RAHMEN). Abbildung 15: Dokumenteigenschaften Bilanz Die Auswahl des Auswertungsrahmens war bisher auf die Auswertungsrahmen beschränkt, die Kontenzuordnungen des vom Mandanten verwendeten Kontenrahmens enthalten. Die Auswahl des gültig ab Version _

14 Auswertungsrahmens wurde auf die Auswertungsrahmen erweitert, die Kontenzuordnungen zur Kontentaxonomie enthalten. Die Erstellung einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ist nur möglich, wenn mit Buchungskreisen gearbeitet wird, die den Rechnungslegungskreisen HANDELSRECHTLICH und STEUERRECHTLICH zugewiesen sind. Die Auswertungsarten zur Handelsbilanz, welche ohne Überleitungsrechnung zur Auswahl angeboten werden, sind für die Erstellung der E-Bilanz nicht auszuwählen. Diese Auswertungsarten werden benötigt, damit die Handelsbilanz ohne unerwünschte Positionen mit Null-Werten berechnet/ausgegeben werden kann. Enthält der ausgewählte Auswertungsrahmen Kontenzuordnungen zur Kontentaxonomie und soll die Auswertung unter Verwendung der Kontentaxonomie berechnet werden, ist in den Dokumenteigenschaften der Bilanz im Register AUSWAHL im Bereich BERECHNUNG die Eigenschaft KONTENTAXONOMIE NUTZEN zu aktivieren. Abbildung 16: Dokumenteigenschaften Bilanz Ist im Auswertungsrahmen die Eigenschaft IMMER DIE KONTENTAXONOMIE FÜR AUSWERTUNGEN VERWENDEN aktiviert, ist die Eigenschaft KONTENTAXONOMIE NUTZEN in den Dokumenteigenschaften der Bilanz aktiviert und kann nicht verändert werden. Abbildung 17: Dokumenteigenschaften Bilanz Nach Berechnung der E-Bilanz empfiehlt sich die Prüfung der nicht in die Bilanz eingesteuerten Konten (Menü ANSICHT PROTOKOLL EINGESTEUERTER KONTEN). Aufgrund fehlender Taxonomiezuordnungen der Konten können im Protokoll eingesteuerter Konten im Register NICHT EINGESTEUERT Konten aufgelistet sein. Erst dann, wenn die aufgelisteten Konten im Kanzleikontenrahmen einer Kontentaxonomie zugeordnet sind und die Kontentaxonomie als gültig ab Version _

15 Kontenzuordnung in einer Positionsformel enthalten ist, können diese Konten in die Bilanz eingesteuert werden. Neben den nicht eingesteuerten Konten sind die werthaltigen Positionen SONSTIGE AKTIVA und SONSTIGE PASSIVA zu beachten. Diese Positionen enthalten Kontenzuordnungen, die in der gewählten Auswertungsdichte keiner Position zugeordnet werden können (z.b. Privateinlagen und Privatentnahmen bei Kapitalgesellschaften). Werden diese Positionen werthaltig in der Bilanz ausgegeben, sind diese im Einzelfall zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Der Auswertungsrahmen der E-Bilanz enthält zusätzliche Spalten mit positionsgerechten Warnungen und Hinweisen. Abbildung 18: Bilanz (Beispiel: Im Rahmen der Überleitungsrechnung aufzulösende Position) gültig ab Version _

16 Abbildung 19: Gewinn- und Verlustrechnung (Beispiel: Aufzulösende Position ohne HGB-Taxonomie) In der folgenden Aufstellung werden die Informationen in den Spalten WARNUNG, MUSSFELD und KONTENNACHWEIS näher erläutert. Eintragungen in der Spalte WARNUNG: Ü! Position darf nicht in der Steuerbilanz enthalten sein. Die mit "steuerlich unzulässig" gekennzeichneten Positionen dürfen nur in der Handelsbilanz vorkommen. Sie sind im Rahmen der Umgliederung/Überleitung aufzulösen und dürfen nicht in der Steuerbilanz enthalten sein. Position ohne HGB-Taxonomie Da in der HGB-Taxonomie ein höherer Detaillierungsgrad vorgesehen ist und die der mit Ausrufezeichen gekennzeichneten Position zugeordneten Konten nicht eindeutig einer Position der HGB-Taxonomie zugeordnet werden können, ist diese Position durch Umbuchung(en) aufzulösen. Eintragungen in der Spalte MUSSFELD: M Mussfeld/Summenmussfeld Die Übermittlung aller als "Mussfeld" gekennzeichneten Positionen ist (unabhängig von Rechtsform, Branche o.ä.) als Mindestumfang des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes im Sinne des 5b EStG erforderlich. gültig ab Version _

17 R A Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden Da der übermittelte Datensatz den in der Taxonomie hinterlegten Rechenregeln genügen muss, wurden Positionen, die auf der gleichen Ebene wie rechnerisch verknüpfte Mussfelder stehen, als "Rechnerisch notwendig, soweit vorhanden" gekennzeichnet. Diese Positionen sind dann zwingend mit Werten zu übermitteln, wenn ohne diese Übermittlung die Summe der Positionen auf gleicher Ebene einer Rechenregel nicht dem Wert der Oberposition entspricht. Auffangposition Um Eingriffe in das Buchungsverhalten weitestgehend zu vermeiden, aber dennoch einen möglichst hohen Grad an Standardisierung zu erreichen, sind im Datenschema der HGB- Taxonomie Auffangpositionen vorhanden. Kann eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchhaltung abgeleitet werden, können zur rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der E-Bilanz diese Auffangpositionen verwendet werden. Eintragungen in der Spalte KONTENNACHWEIS: erwünscht Bei den so gekennzeichneten Positionen wird von Seiten der Finanzverwaltung erwünscht, dass der Auszug aus der Summen-/Saldenliste der in diese Position einfließenden Konten übermittelt wird E-Bilanz Die Erstellung und die Bereitstellung der E-Bilanz zur Übermittlung an die Finanzverwaltung erfolgt über das Dokument E-Bilanz. Bei der Erstellung der E-Bilanz werden Sie nacheinander durch die einzelnen Arbeitsschritte geleitet. Die einzelnen Bestandteile können geprüft und, soweit notwendig, bearbeitet werden. Nach Prüfung der Daten kann der Datensatz erstellt und per Elster übermittelt werden. Die Aufbereitung der Daten für die E-Bilanz erfolgt, abweichend zu anderen Dokumenten, beim ersten Öffnen und bei einer Änderung von Eigenschaften des E- Bilanz-Dokuments. Sofern Änderungen in den der E-Bilanz zugrunde liegenden Daten erfolgten, ist die Aktualisierung der Daten im E-Bilanz-Dokument manuell anzustoßen Dokumenteigenschaften In den Eigenschaften des E-Bilanz-Dokuments legen Sie die notwendigen Einstellungen zur Ermittlung der Werte und den Übermittlungsumfang fest. Die Eigenschaften des bekannten Akten-Bilanzdokuments wurden um die notwendigen Bestandteile zur Erstellung der E-Bilanz erweitert. Wird das Dokument in der Akte nicht mit einer individuellen Bezeichnung versehen, wird die Bezeichnung mit E-BILANZ VOM und dem entsprechenden Erstellungsdatum besetzt. Werden mehrere E-Bilanzen erstellt (z.b. Gesamthand, Ergänzungsbilanz, ) sollten die Dokumente entsprechend bezeichnet werden, damit die einzelnen E-Bilanzen nach der Erstellung noch differenziert werden können. gültig ab Version _

18 Register Dokument Abbildung 20: Eigenschaften E-Bilanz Register Dokument Im Register DOKUMENT bestimmen Sie zunächst das Wirtschaftsjahr und den Monat, den Buchungszustand und die Buchungsform. Im Bereich BILANZGLIEDERUNG werden ausschließlich Bilanzrahmen zur Auswahl angeboten, die eine Kopie des Standardrahmens der E-Bilanz sind. Die Erstellung einer Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ist nur möglich, wenn mit Buchungskreisen gearbeitet wird, die den Rechnungslegungskreisen HANDELSRECHTLICH und STEUERRECHTLICH zugewiesen sind. Die Auswertungsarten zur Handelsbilanz, welche ohne Überleitungsrechnung zur Auswahl angeboten werden, sind für die Erstellung der E-Bilanz nicht auszuwählen. Diese Auswertungsarten werden benötigt, damit die Handelsbilanz ohne unerwünschte Positionen mit Null-Werten berechnet/ausgegeben werden kann. Die Auswertungsdichte wird entsprechend der Einstellung im Dialog zur Auswahl des Bilanzrahmens vorgeschlagen. Des Weiteren kann das Datum ERSTELLUNG ZUM und die Bilanzart (Art des Berichts) bestimmt werden. gültig ab Version _

19 Register Buchungskreise In diesem Register aktivieren Sie die zu berücksichtigenden Buchungskreise. Beachten Sie, dass die Rechnungslegungskreise (Anlagenbuchhaltung) HANDELSRECHTLICH und STEUERRECHTLICH bei Auswahl einer Auswertungsart HANDELSBILANZ MIT ÜBERLEITUNG immer automatisch in die Bilanzberechnung einfließen. Buchungskreise, die den Rechnungslegungskreisen für die Überleitungsrechnung HANDELSRECHTLICH und STEUERRECHTLICH zugewiesen sind, sind gesondert an- bzw. abzuwählen Register Kumulierung Bei Mandanten, bei denen die Kumulierung vorgesehen ist, bestimmen Sie in diesem Register den Umfang der Kumulierung Register E-Bilanz Die Eigenschaften im Register E-BILANZ werden in Abhängigkeit von den Eigenschaften im Register DOKUMENT (Art, Dichte und Bilanzart) vorbesetzt, gesperrt oder zur Änderung zugelassen. Abbildung 21: Eigenschaften E-Bilanz Register E-Bilanz Der Übermittlungsumfang besteht in Abhängigkeit von der Bilanzart, der Auswertungsart und der Rechtsform (Auswertungsdichte) aus diversen Berichtsbestandteilen. Berichtsbestandteile, die zwingend mit der E-Bilanz übermittelt werden müssen, können nicht deaktiviert werden. Optional zu übermittelnde Berichtsbestandteile werden nicht aktiviert vorgeschlagen, sie können durch Klick auf die Checkbox neben dem Berichtsbestandteil aktiviert/deaktiviert werden. gültig ab Version _

20 Die Berichtsbestandteile Anhang und Lagebericht erfordern ein eigenes Bilanzberichtsdokument in der Jahresakte (z.b. Offenlegungsbericht), in dem die gewünschten Berichtsbestandteile gekennzeichnet sind. Die Vorgehensweise zur Kennzeichnung von Textbereichen ist im Kapitel "3.1.2 Textbereiche im Bericht markieren und demarkieren" im Dokument "Hinweise zur elektronischen Offenlegung von Jahresabschlüssen" beschrieben. Die TAXONOMIE und BRANCHE werden durch die HGB-Taxonomie bestimmt, welche den Positionen im ausgewählten Bilanzrahmen zugeordnet ist, und können nicht geändert werden. Beim STATUS DES BERICHTS unterscheidet die Taxonomie zwischen folgenden Möglichkeiten: Erstmalig Die E-Bilanz wird zum ersten Mal für das Unternehmen und das Wirtschaftsjahr an die Finanzverwaltung übermittelt. Berichtigt Die E-Bilanz wurde bereits an die Finanzverwaltung übermittelt und es wird nachträglich ein Fehler festgestellt bzw. korrigiert. Es muss ein neuer Datensatz erstellt und übermittelt werden. Geändert Die E-Bilanz wurde bereits an die Finanzverwaltung übermittelt. Nachträglich soll ein Posten auf einer anderen Taxonomie-Position als bisher ausgewiesen werden. Es muss ein neuer Datensatz erstellt und übermittelt werden. Berichtigt und geändert Beide der oben aufgeführten Sachverhalte liegen vor. Identischer Abschluss mit differenzierteren Informationen Die E-Bilanz wurde bereits an die Finanzverwaltung übermittelt. Nachträglich soll ein Posten in einem höheren Detaillierungsgrad als bisher ausgewiesen werden. Es muss ein neuer Datensatz erstellt und übermittelt werden. In BILANZART STEUERLICH wird bestimmt, ob es sich um eine Gesamthands-, Sonder- oder Ergänzungsbilanz handelt. Bei den Rechtsformen "Personengesellschaft" und "Personengesellschaft nach KapCoRiLiG" müssen die Gesamthandsbilanz und die Ergänzungs- bzw. Sonderbilanzen der einzelnen Gesellschafter jeweils separat übermittelt werden. Über die BILANZART STEUERLICH kann die zutreffende Bilanzart ausgewählt werden. In der E-Bilanz sind hierbei zusätzlich die Arbeitsschritte "Gesellschafter" bzw. "Daten zur Gesamthand" zu bearbeiten. Der BILANZIERUNGSSTANDARD wird mit STEUERBILANZ vorgeschlagen und kann auf EINHEITSBILANZ geändert werden, sofern es sich nicht um eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung handelt. Wurde eine Auswertungsart "Handelsbilanz mit Überleitung" ausgewählt, wird der Bilanzierungsstandard mit "Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung" unveränderbar vorbesetzt. Die ART DER ÜBERLEITUNG ist nur bei Auswahl einer Auswertungsart "Handelsbilanz mit Überleitung" änderbar. Stellen Sie hier ein, ob es sich bei der Art der Überleitung um eine UMGLIEDERUNG, um eine ÄNDERUNG DER WERTANSÄTZE oder um eine UMGLIEDERUNG UND/ODER ÄNDERUNG DER WERTANSÄTZE handelt. gültig ab Version _

21 Abbildung 22: Eigenschaften E-Bilanz Register E-Bilanz (Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung) Weiteres In diesem Register bestimmen Sie, ob die Personenkonten umgegliedert werden sollen. Sollen Anhang und/oder Lagebericht mit der E-Bilanz übermittelt werden, können Sie hier das Bilanzberichtsdokument aus der Jahresakte hinterlegen, aus welchem diese Berichtsbestandteile in die E- Bilanz übernommen werden sollen. Sofern die Berichtsbestandteile Anhang und Lagebericht im Register E- Bilanz aktiviert wurden und hier kein Bilanzberichtsdokument hinterlegt ist, wird das Bilanzberichtsdokument beim ersten Öffnen der E-Bilanz in einem gesonderten Auswahldialog abgefragt Postbuch Im Register POSTBUCH können Sie Vorgaben zum Postbuchdialog sowie den automatischen Postausgang hinterlegen Symbolleiste Für alle Arbeitsschritte Stammdaten, Bilanz etc. bleibt der Aufbau der Symbolleiste identisch. Zugriff auf weitere Programmfunktionen Wechsel auf den vorherigen Arbeitsschritt Wechsel auf den nächsten Arbeitsschritt gültig ab Version _

22 Anzeige des Datums der letzten Aktualisierung der Daten Aktualisieren/Erneutes Einlesen der Daten / Aktivierung/ Deaktivierung der manuellen Erfassung für diesen Arbeitsschritt Aktivierung/ Deaktivierung der Taxonomie-Ansicht / Fehlermeldungen und Hinweise der Datenprüfung für den jeweiligen Arbeitsschritt Vorbelegung für die Übermittlung des Kontennachweises Manuelle Erfassung Durch die Aktivierung der manuellen Erfassung wird dieser Arbeitsschritt bei einer erneuten Aktualisierung der Daten ausgenommen, d.h., die Daten werden nicht überschrieben oder aktualisiert. Im Rahmen der Aktualisierung ist dies durch ein Bearbeitungssymbol sichtbar gemacht. Durch die Deaktivierung der manuellen Erfassung werden die manuell erfassten Werte gelöscht und mit den Daten aus der Anwendung aktualisiert. Die Erfassung der manuellen Werte erfolgt grundsätzlich in der Struktur der E-Bilanz. Innerhalb der Bilanz, GuV etc. können die Werte grundsätzlich nur auf den Unterpositionen erfasst werden. Oberpositionen (Summenfelder) werden automatisch ermittelt. Darüber hinaus können auch alle Felder erfasst werden Datenprüfung Im Rahmen der Erstellung der E-Bilanz werden die Daten unabhängig, ob diese automatisch vorbelegt oder manuell erfasst werden bereits geprüft. Soweit keine Fehler bzw. Hinweise bzw. nur Hinweise beim aktuellen Arbeitsschritt vorliegen, wird dies durch das Symbol dargestellt. Soweit Fehler beim aktuellen Arbeitsschritt vorliegen, wird dies durch das Symbol angezeigt. Durch Klicken auf das Symbol werden in einem separaten Dialog die Fehler und/oder Hinweise angezeigt. Durch Auswahl eines Fehlers/Hinweises gelangt man zu der jeweiligen Position im aktuellen Arbeitsschritt. Abbildung 23: E-Bilanz (Datenprüfung) gültig ab Version _

23 Seitenbereich / Arbeitsschritte Das Kapitel gibt Ihnen einen Überblick über die einzelnen Arbeitsschritte bzw. Bestandteile im Rahmen der Erstellung der E-Bilanz. Diese sind abhängig von den Eigenschaften der E-Bilanz. Im Seitenbereich werden die einzelnen Arbeitsschritte dargestellt und können hier direkt ausgewählt werden. Abbildung 24: E-Bilanz (Seitenbereich) Stammdaten In den Stammdaten werden die allgemeinen Daten zum Unternehmen und Informationen zum Bericht dargestellt. Bei den Feldern handelt es sich um Mussfelder, die zwingend angegeben werden müssen. Abbildung 25: E-Bilanz (Stammdaten) Beim FERTIGSTELLUNGSSTATUS unterscheidet die Taxonomie zwischen dem Status ENDGÜLTIG und VORLÄUFIG. Lediglich ein Datensatz mit dem Fertigstellungsstatus ENDGÜLTIG stellt eine fristwahrende Übersendung dar und erfüllt die Verpflichtung zur Abgabe des Jahresabschlusses. Nur ein Datensatz mit solch einer Kennzeichnung wird als Grundlage für die Steuerfestsetzung herangezogen. gültig ab Version _

24 Eine E-Bilanz, die den Fertigstellungsstatus VORLÄUFIG trägt, kann nur Informationszwecken dienen, z.b. für die Berechnung und Festsetzung von Vorauszahlungen. Bei der Übermittlung einer Ergänzungs- oder Sonderbilanz sind darüber hinaus Angaben für die Ermittlung der Stammdaten des Gesellschafters notwendig. Bei der Übermittlung von Sonder- bzw. Ergänzungsbilanzen als eigener Datensatz sind grundsätzlich folgende Rechtsformen vorgesehen: Mitunternehmer (Einzelunternehmer/natürliche Person) Mitunternehmer (Personengesellschaft) Mitunternehmer (Kapitalgesellschaft) Diese werden aus technischen Gründen bei der Taxonomie Version 5.1. nicht unterstützt. Aus diesem Grund steht hier nur die Rechtsform SONSTIGE/ AUSLÄNDISCHE RECHTSFORM TYP EINZELUNTERNEHMEN zur Verfügung Angaben zur Gesamthand Soweit eine Ergänzungs- oder Sonderbilanz übermittelt wird, sind für die Zuordnung zur Gesamthand entsprechende Angaben in diesem Arbeitsschritt zu machen. Abbildung 26: E-Bilanz (Angaben zur Gesamthand) Die Stammdaten für die Gesamthand können aus dem aktuellen Mandanten oder einem anderen Mandanten eingelesen werden Gesellschafter Bei "Personengesellschaften" und "Personengesellschaften nach KapCoRiLiG" müssen in der E-Bilanz für die Gesamthand die Gesellschafter mit angegeben werden. Hierüber erfolgt bei der Finanzverwaltung u.a. eine Zuordnung zu den eingereichten Ergänzungs- und Sonderbilanzen. Die Gesellschafter werden aus dem Gesellschafterverzeichnis übernommen. Werden die Gesellschafter nicht im Gesellschafterverzeichnis verwaltet, können diese hier manuell erfasst werden Bilanz und GuV Entsprechend dem im Rahmen der Eigenschaften festgelegten Bilanzierungsstandard erfolgt die Darstellung der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit den handelsrechtlichen oder steuerlichen Werten. gültig ab Version _

25 Abbildung 27: E-Bilanz (Bilanz) Soweit bestimmte Positionen nicht übermittelt werden können, wird dies vor der entsprechenden Position optisch hervorgehoben. Aufzulösende Auffangposition Entsprechend gekennzeichnete Positionen sind zwingend aufzulösen. In diese Positionen fließen Konten ein, die keiner Position der E-Bilanz eindeutig zuzuordnen sind. Die Positionen sind nicht in der XBRL- Taxonomie enthalten. Eine Übermittlung dieser Positionen ist nicht möglich. steuerlich nicht zulässig Bestimmte Positionen sind gemäß den Festlegungen der Finanzverwaltung als steuerlich unzulässig gekennzeichnet und dürfen somit nicht in der Steuerbilanz oder nach einer entsprechenden Umgliederung von der Handelsbilanz enthalten sein. Ein Ausweis in der Handelsbilanz ist jedoch möglich. Diese Positionen sind vor Übermittlung zwingend umzubuchen. In der Spalte KONTENNACHWEIS sind mittels die Positionen ersichtlich, für die die Einreichung eines Kontennachweises seitens der Finanzverwaltung erwünscht ist. Durch das Kontrollkästchen bei jeder Position kann hinterlegt werden, ob eine Übermittlung des Kontennachweises erfolgen soll oder nicht. Über das Listenfeld KONTENNACHWEIS innerhalb der Symbolleiste kann eine entsprechende Vorbelegung vorgenommen werden. Im unteren Bereich werden für die aktuell ausgewählte Position die Konten angezeigt, die in diese Position einfließen. Über das Listenfeld KONTENNACHWEIS innerhalb der Symbolleiste kann vorbelegt werden, für welche Positionen grundsätzlich ein Kontennachweis übermittelt werden soll. Es wird unterschieden nach: Alle Positionen Von der Finanzverwaltung erwünschte Positionen Keine Positionen Benutzerdefinierte Positionen Die in der Spalte KONTENNACHWEIS dargestellten Symbole Positionen mit einem Kontennachweis übermittelt werden. weisen darauf hin, dass die entsprechenden Ergebnisverwendung Der Bestandteil ERGEBNISVERWENDUNG wird automatisch vorbelegt, soweit eine Überleitung vom Jahresergebnis auf das Bilanzergebnis vorgenommen wurde. Für diesen gelten die gleichen Bearbeitungshinweise wie für Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung. gültig ab Version _

26 Überleitungsrechnung Bilanz und GuV Wird innerhalb der Voreinstellungen/Eigenschaften als Bilanzierungsstandard eine Handelsbilanz mit Überleitungsrechnung ausgewählt, werden als zusätzliche Arbeitsschritte die Überleitungsrechnungen für die Bilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung dargestellt. Bei der Überleitungsrechnung Bilanz werden die Werte der Handels- und Steuerbilanz je Bilanzposition für das aktuelle Jahr und Vorjahr gegenübergestellt. Für die Einreichung der Überleitungsrechnung GuV sieht die Finanzverwaltung zwei Möglichkeiten vor: Die Werte der Handels- und Steuerbilanz je GuV-Posten für das Geschäftsjahr werden gegenübergestellt. Die Differenz zwischen der Handels- und Steuerbilanz je GuV-Posten wird in einem Sammelposten kumuliert dargestellt und übermittelt. Für diese Darstellung und Übermittlung muss in der Symbolleiste die Option SAMMELPOSTEN AUSWEISEN gesetzt werden Steuerliche Gewinnermittlung tse:nit Die Werte werden aus dem Gewerbesteuerformular (Zusatzdialog zum Gewerbeertrag) übernommen, falls hier entsprechende Eintragungen vorgenommen wurden. Abbildung 28: Gewerbesteuerformular (Zusatzdialog zum Gewerbeertrag) Steuerliche Gewinnermittlung cs:plus Die Werte der steuerlichen Gewinnermittlung sind manuell zu erfassen Steuerliche Gewinnermittlung (ergänzende Angaben bei Personengesellschaften) tse:nit Die Werte werden aus dem Gewerbesteuerformular, falls vorhanden, vorbelegt. Es können hier ebenfalls manuelle Eintragungen vorgenommen werden. gültig ab Version _

27 Steuerliche Gewinnermittlung (ergänzende Angaben bei Personengesellschaften) cs:plus Die Werte der steuerlichen Gewinnermittlung sind manuell zu erfassen Weitere Bestandteile für die Übermittlung Neben den o.a. Pflichtbestandteilen, die an die Finanzverwaltung übermittelt werden müssen, können freiwillig alle übrigen Berichtsbestandteile wie Anhang, Lagebericht oder ein Prüfungsbericht übermittelt werden. Damit diese Berichtsbestandteile bearbeitet werden können, müssen diese in den Dokumenteigenschaften im Register E-BILANZ aktiviert werden Lagebericht und Anhang Der Lagebericht und der Anhang werden an das Finanzamt als Textdateien übermittelt. Abbildung 29: E-Bilanz (Anhang) Die Berichtsbestandteile des gewählten Bilanzberichts sind in die E-Bilanz eingeflossen und können hier ggf. weiter bearbeitet werden. Soweit die manuelle Erfassung aktiviert ist, können die Textbestandteile auch manuell erfasst oder über die Symbolleiste mittels importiert werden. aus einem bestehenden Bericht oder aus einer individuellen Worddatei E-Bilanz für Elster erstellen Soweit alle Bestandteile geprüft und ggf. nachbearbeitet wurden, erfolgt im letzten Schritt die Erstellung des Datensatzes, der dann per Elster an die Finanzverwaltung übermittelt werden kann. In diesem Arbeitsschritt werden alle Berichtsbestandteile angezeigt, wie diese sich im zu übermittelnden Datensatz ergeben. An dieser Stelle kann nochmals eine letzte Sichtung der Daten erfolgen. gültig ab Version _

28 Über die Schaltfläche ERSTELLEN im unteren Arbeitsbereich werden folgende Funktionen nacheinander ausgeführt, soweit jeweils keine Fehler auftreten: Durchführung der internen Plausibilitätsprüfungen (die bereits bei den einzelnen Arbeitsschritten durchgeführt und ggf. angezeigt wurden) Erstellung des Datensatzes Durchführung der Elster-Plausibilitätsprüfungen Bereitstellung des Elster-Auftrages zur Übermittlung an die Finanzverwaltung Abbildung 30: E-Bilanz für Elster erstellen Soweit bei den Prüfungen Fehler auftreten, müssen diese zunächst korrigiert und die Erstellung erneut durchgeführt werden. Wurden keine Fehler festgestellt, erhalten Sie einen Hinweis, dass die XBRL-Datei erstellt und geprüft wurde und die E-Bilanz über Elster versendet werden kann. Abbildung 31: E-Bilanz für Elster erstellen (Hinweis nach erfolgreicher Aktion) Bestätigen Sie den Hinweis, hat die Schaltfläche ERSTELLEN keine Funktion mehr und die Schaltflächen ELSTER AUFRUFEN und E-BILANZ SCHLIEßEN werden aktiviert. gültig ab Version _

29 Abbildung 32: E-Bilanz für Elster erstellen (Elster aufrufen, E-Bilanz schließen) Über die Schaltfläche ELSTER AUFRUFEN wird die Elster-Versendeliste aufgerufen, in der die E-Bilanz zur Übermittlung bereitgestellt wurde. Wird das Dokument E-BILANZ geschlossen und die für Elster erstellte E-Bilanz wurde noch nicht mit Elster versendet, wird beim Öffnen der Bilanz folgende Meldung angezeigt: Abbildung 33: E-Bilanz öffnen Wird JA angewählt, wird der Elster-Auftrag aus der Versendeliste gelöscht und die E-Bilanz kann bearbeitet werden. Bei NEIN wird die E-Bilanz schreibgeschützt geöffnet. Wird eine noch nicht versendete E-Bilanz aus der Elster-Versendeliste gelöscht, kann die E-Bilanz zur Bearbeitung ohne Hinweismeldung geöffnet und bearbeitet werden. Sobald die E-Bilanz erfolgreich per Elster versendet wurde, wird das E-Bilanz-Dokument im Aktenmanager mit einem gesonderten Symbol gekennzeichnet: Abbildung 34: E-Bilanz (Kennzeichnung: per Elster übersendet) gültig ab Version _

30 Beim Start des E-Bilanz-Dokuments wird folgende Meldung angezeigt: Abbildung 35: E-Bilanz, Hinweis bei versendeter E-Bilanz Das E-Bilanz-Dokument wird dann schreibgeschützt geöffnet. Sofern die Daten für die Bilanz noch einmal geändert werden und erneut zur Finanzverwaltung übermittelt werden sollen, muss ein neues E-Bilanz-Dokument angelegt werden. Automatische Postbucheinträge In der Zentralakte ist unter dem Menü AKTE OPTIONEN ELSTER die Option für die automatisch erzeugten Postbucheinträge gesetzt. Abbildung 36: Akte Optionen Elster Postbucheinträge E-Bilanz Nach dem Versand der E-Bilanz wird automatisch ein Postbucheintrag über den Versand erzeugt. Sollen keine automatischen Postbucheinträge beim Elster-Versand der E-Bilanz erstellt werden, muss die Option auf NEIN gesetzt werden. Übermittlung der E-Bilanz per Elster nur mit Zertifikat Die Finanzverwaltung hat eine Übertragung der E-Bilanz nur mit einem Elster-Zertifikat zugelassen. gültig ab Version _

31 Bekannte Probleme 1 Jahresabschluss 1.1 E-Bilanz Unterkonten Die Bilanzberechnung im Dokument E-BILANZ erfolgt ohne den Ausweis der Unterkonten. Diese werden mit dem Hauptkonto ausgegeben Ergänzungs- und Sonderbilanzen Die Übermittlung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen ist in der aktuellen Version nicht möglich Steuerliche Gewinnermittlung (tse:nit) Die berechnete Gewerbesteuer wird nicht automatisch in die steuerliche Gewinnermittlung übernommen; dieser Betrag muss manuell bei den Hinzurechnungen erfasst werden. gültig ab Version _