Marco Biewald, Verdata. Die Verdata Datenschutz GmbH & Co. KG in Düsseldorf ist ein auf Datenschutz und Vertraulichkeitsschutz. im Gesundheitswesen

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1 Ausgabe 19 ARCHIV AKTIV 19 Download ArchivAktiv 19 Diese rechtlichen Aspekte sind maßgebend für Krankenhaus-Archivierungsleistungen intern und extern Im Gespräch mit ArchivAktiv erläutern Experten den rechtlichen Rahmen und Fallstricke, die bei Lösungen zur revisionssicheren digitalen Langzeitarchivierung und Digitalisierung personenrelevanter Daten im Gesundheitswesen eine wichtige Rolle spielen. ZU DEN GESETZLICHEN RAHMENBEDINGUNGEN Sowohl datenschutzrechtliche als auch strafrechtliche Normen sorgen für den Schutz des Patienten bei der Verarbeitung und Archivierung der Patientendokumentation, erläutert Prof. Dr. Karl Otto Bergmann. Im Strafrecht handelt es sich im Wesentlichen um die Vorschrift des 203 StGB, der die Verletzung der ärztlichen Schweigepflicht unter Strafe stellt; demgegenüber fallen die datenschutzrechtlichen Vorschriften auf Bundes-, Landes- und Kirchenebene weitaus umfangreicher und diffiziler aus. Krankenhäuser sollten sicherstellen, dass ihr Dienstleister diese Vorgaben rechtssicher abbildet; Auf Bundesebene gibt es neben dem Bundesdatenschutzgesetz auch bereichsspezifische Regelungen für den Datenschutz, etwa im Sozialrecht des 1 SGB V, sowie Sondernormen in den Bereichen Infektionsschutzgesetz, Krebsschutzgesetz und Transplantationsgesetz. Auch diese spezialgesetzlichen Normen werden von DMI berücksichtigt, fügt der Rechtsexperte hinzu, und betont: Nur die strenge Beachtung aller datenschutzrechtlichen Normen kann fehlerhafte bzw. rechtswidrige Vorgehensweisen verhindern. FALLSTRICKE FÜR DIE VERGABE DER ARCHIVIE- RUNG AN EINEN DIENST- LEISTER Im Bereich des Datenschutzes spielt die Einwilligung des Patienten eine entscheidende Rolle, unterstreicht Prof. Dr. Bergmann ferner. Die Offenbarung des Patientengeheimnisses erfolgt befugt, wenn eine wirksame Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Die Krankenhäuser haben bereits den Patienten auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie soweit nach den Umständen des Einzelfalls erforderlich oder auf Verlangen auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen. Die Einwilligung bedarf nach den datenschutzrechtlichen Vorschriften der Schriftform. Soll die Einwilligung Prof. Dr. Karl Otto Bergmann, Fachanwalt für Medizin-, Versicherungs- und Verwaltungsrecht, Hamm zusammen mit anderen Erklärungen schriftlich erteilt werden, ist sie besonders hervorzuheben; sie hat sich ferner ausdrücklich auf die Daten des Patienten zu beziehen. KRITERIEN FÜR DIE WAHL DES DIENSTLEISTERS Bei der externen Archivierung von Patientenakten sind besonders sensible personenbezogene Daten betroffen, die durch das Gesetz wesentlich stärker geschützt sind, fügt Marco Biewald von Verdata hinzu. Dieser Umstand muss bei der Auswahl eines externen Dienstleisters für die Archivierung eine entscheidende Rolle spielen. Daher haben sich die Auswahlkriterien für einen solchen Dienstleister vorrangig an der Gewährleistung eines hohen Schutzniveaus zu orientieren, so der Anwalt und fachlich geprüfte Datenschutzbeauftragte weiter. Es sollte sich laut Biewald demnach also um ein Dienstleistungsunternehmen handeln, das sich auf diesen konkreten Beschäftigungssektor spezialisiert hat. Ein solches Dienstleistungsunternehmen muss in jedem Fall über interne Organisationsstrukturen und Prozesse verfügen, mit denen Datenschutzanforderungen umgesetzt werden. Diese sollten durch entsprechende Dokumentationen belegt werden können. Außerdem muss das Unternehmen konkrete Maßnahmen vorweisen, mit denen Datenschutzrisiken wie unbefugter Zugang zu Archivierungsanlagen oder unbefugte Zugriffe auf Daten ausgeschlossen werden. Außerdem kommt es darauf an, dass es mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen vertraut ist Marco Biewald, Verdata. Die Verdata Datenschutz GmbH & Co. KG in Düsseldorf ist ein auf Datenschutz und Vertraulichkeitsschutz spezialisiertes Beratungsunternehmen mit Schwerpunkt Gesundheitswesen. Carsten Höppner, Unternehmensberatung DD Dörsing, Berlin, spezialisiert auf Beratungsprojekte im Gesundheitswesen und die interne Unternehmensstruktur und/oder -organisation die Einhaltung dieser Bestimmungen überwacht und kontrolliert. Dazu gehört auch, dass das Unternehmen die zuverlässige Einhaltung durch Erfahrung und Referenzen belegen kann. HOHES DATENSCHUTZ- NIVEAU BEIM DIENST- LEISTER Zur Beachtung und Einhaltung der vorgenannten datenschutzrechtlichen Aspekte und Bestimmungen ist es laut Biewald immanent, dass der Dienstleister selbst bzw. das Unternehmenspersonal unter keinen Umständen inhaltliche Kenntnis von den extern archivierten, der Schweigepflicht unterliegenden Daten erhalten kann. Bei der Entscheidung für einen Dienstleister ist es daher unerlässlich, dass dieser in einer sicheren IT-Umgebung eine Datenverschlüsselung anbietet, die diesen Aspekten hinreichend Rechnung trägt. Um verlässliche Sicherheit zu gewähren, ist zur Überprüfung und/oder Überwachung der IT-Systeme und Prozesse ein unabhängiger Beauftragter für IT-Sicherheit zwingend hinzuzuziehen. Ferner muss der Umfang der Dienstleistung eine rechtssichere Hinterlegung der verwendeten Schlüssel umfassen, damit eine spätere Entschlüsselung der übermittelten und archivierten Daten keiner Gefährdung unterliegt. Fortsetzung auf Seite 2 Editorial DMI, am Stammsitz in Münster, im Frühherbst: Zur Verabschiedung eines DMI Mitarbeiters nach 35 Jahren Tätigkeit in der Mikroverfilmung von Patientenakten sitzen Geschäftsleitung und Teamkollegen zusammen. Diese Zeremonie im kleinen Rahmen findet im Anschluss an die Besprechung des DMI Vortrags für das IHE Forum auf der GMDS-Jahrestagung statt. Vor dem Fachpublikum in Lübeck spielt der Mikrofilm keine Rolle mehr umso mehr jedoch der Nutzen der Revisions- und Migrationssicherheit in der digitalen Langzeitarchivierung. Uns allen wird während der Feier deutlich: In den 35 Jahren der engagierten Tätigkeit unseres Mitarbeiters hat sich unsere Welt, und insbesondere das Gesundheitswesen, klar in Richtung einer Informationsgesellschaft und der Digitalisierung verändert. In meiner kurzen Rede spreche ich dem langjährigen Mitarbeiter meinen Dank für seine Zuverlässigkeit, Flexibilität und Loyalität aus für gelebte Verantwortung. In der Marketingsprache, aber vor allem in der gelebten Firmenphilosophie von DMI, lautet das: Technologien verändern sich, Verantwortung bleibt. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen: Bleiben oder werden Sie nachhaltig erfolgreich im Bereich der Archivierung sensibler Patientenunterlagen sicher mit den Diensten von DMI. Ihr Christoph Schmelter

2 02 ArchivAktiv 19 Maßgebliche Unterstützung von Abläufen und Qualität in Diagnostik und Befundung DMI DIGITALISIERT PATIENTENAKTEN FÜR DAS ROBERT-KOCH-KRANKENHAUS APOLDA Das Robert-Koch- Krankenhaus versorgt Menschen im thüringischen Apolda und dessen Umland. Im Akutkrankenhaus der Regelversorgung mit 230 Betten betreuen 450 Mitarbeiter jährlich rund stationäre Fälle. Auch ambulante Leistungen bietet das Krankenhaus an. Man ist technologisch innovativ in Apolda neben dem KIS nutzt man hier schon seit vielen Jahren ein PACS, die Labordaten werden ebenfalls elektronisch generiert und verwaltet. Der Mangel an Raumkapazitäten für das Archiv war ein Auslöser für das Klinikmanagement, über die Digitalisierung von Papierunterlagen nachzudenken. Auch sollte der Zugriff aus dem führenden System heraus die Arbeit mit diesen Informationen beschleunigen und erleichtern. Im Jahr 2011 entschieden wir uns daher, die Digitalisierung stationärer Akten als Projekt aufzusetzen, erinnert sich Uwe Koch. KRITERIEN FÜR DIE ENTSCHEIDUNG Nach einer Ausschreibung und nach den Bietergesprächen fiel die Wahl auf DMI. Ausschlaggebend war für uns, dass auch die Schnittstelle zum KIS gut funktioniert. Auch die große Zahl von Referenzen spielte eine wichtige Rolle; so haben wir uns bei Kunden von DMI in der Region erkundigt und positive Resonanz von diesen Krankenhäusern erhalten, erinnert sich der Geschäftsführer. ERFOLGREICHE UMSETZUNG, STABILER ROUTINEBETRIEB Seit Februar 2012 arbeitet das Krankenhaus mit DMI zusammen; die Projekteinführung verlief ohne erkennbare Hürden, so Uwe Koch. Die stationären Akten werden nach Patientenentlassung in einem festen Turnus an das DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig geschickt und dort innerhalb von drei Werktagen digitalisiert. Dann werden die Dateien über eine sichere Datenleitung an das Krankenhaus übermittelt. Der Geschäftsführer: Dort stehen sie unseren 60 Ärzten sowie den Mitarbeitern aus dem Medizincontrolling, der Pflege und Verwaltung, wie geplant, für den bequemen Zugriff aus dem KIS heraus zur Verfügung. Nach einer Sicherungsfrist werden die Papierakten vernichtet. Das Robert-Koch-Krankenhaus hat DMI ferner mit der Archivierung von Originalakten der Behandlungsjahrgänge aus der Zeit vor 2003 über die vorgegebene Frist von 30 Jahren beauftragt; im Bedarfsfall werden diese Altakten in Leisnig kurzfristig gescannt ( Scanning on demand ) und per Datenleitung digital zugestellt. Nach Ablauf der Frist werden die Unterlagen vernichtet. Auch diese Dienstleistung funktioniert sehr gut, lautet die Einschätzung des Geschäftsführers, und sie rechnet sich: Wir sparen hierdurch wesentliche Kosten für die Miete entsprechender Räume ein. Lediglich die Originalakten aus den Behandlungsjahren 2003 bis 2011 verbleiben im Krankenhaus; ggf. sollen sie später ebenfalls digitalisiert werden. Die Mitarbeiter unseres Hauses sind mit der DMI Lösung im Routinebetrieb sehr zufrieden, fasst Uwe Koch zusammen. Neben der tiefen Integration ins KIS zählt die hohe Qualität der Scans, etwa auch bei Ultraschallbildern, zu den klaren Vorteilen. Einen wichtigen Mehrwert bringt die Verfügbarkeit der digitalisierten Akten ferner für die Bearbeitung der MDK-Prüfanfragen. PERSPEKTIVEN FÜR DIE WEITERE ENTWICKLUNG Derzeit denkt man in Apolda darüber nach, auch die Akten aus der Ambulanz in die Digitalisierung einzubeziehen. Langfristig steht für den Geschäftsführer das papierarme Krankenhaus in Aussicht. Dieses Ziel bringt allerdings einen hohen Aufwand hinsichtlich der Finanzen und Personalressourcen mit sich und lässt sich daher nur in Schritten realisieren. Die Zusammenarbeit mit DMI gestaltet sich gut. Das System läuft stabil, und die Verfügbarkeit der digitalisierten Akten unterstützt maßgeblich die Abläufe und die Qualität in Diagnostik und Befundung. Diese Ziele sind klar erreicht. Uwe Koch, Geschäftsführer, Robert-Koch-Krankenhaus Apolda GmbH Fortsetzung: Diese rechtlichen Aspekte sind maßgebend für Krankenhaus-Archivierungsleistungen intern und extern VERFAHRENSBESCHREI- BUNG GEFORDERT Unabhängig von einer Datenverschlüsselung zur Verhinderung unbefugter Datenzugriffe, so Biewald, sollte der Dienstleister eine konkrete und überprüfbare Verfahrensbeschreibung vorweisen, mit der die vollständige Dienstleistung vom Empfang der Daten bis hin zu ihrer Herausgabe/ Rückgabe oder auftragsgemäßen Datenvernichtung geregelt wird. Diese Verfahrensbeschreibung sollte insbesondere auch die Möglichkeit des jeweiligen Auftraggebers beinhalten, im Bedarfsfall auf einzelne, archivierte Daten zurückgreifen zu können. Neben den vorgenannten datenschutzrechtlichen Aspekten gibt es aber auch zivilrechtliche Kriterien, die bei der Auswahl eines externen Dienstleisters zur Archivierung personenbezogener Daten Berücksichtigung finden müssen. So lässt sich auch bei Einhaltung höchstmöglicher Sicherheitsstandards durch den Dienstleister nicht gänzlich ausschließen, dass es im Einzelfall zu einem Verlust archivierter Daten kommt. Für diesen Fall muss der Dienstleister das Bestehen einer entsprechenden Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit angemessener Deckungssumme nachweisen. Trotz der vorgenannten Reputationen und Referenzen des Dienstleisters muss zugunsten des Auftraggebers auch ein mögliches Insolvenzrisiko des Dienstleisters hinreichend abgesichert sein. Für einen solchen Fall, betont der Anwalt, muss der Dienstleistungsumfang zwingend beinhalten, dass der jeweilige Auftraggeber ohne nennenswerten Aufwand und zeitliche Verzögerung Zugang zu den archivierten Daten erhält, beispielsweise durch eine vom Dienstleister eingerichtete notarielle und sichere Hinterlegung der erforderlichen Zugangsdaten. SELBER MACHEN ODER KAUFEN Die entscheidenden Eckpfeiler zur Auswahl einer internen oder externen Archivlösung bilden zum einen die Ressourcen in Bezug auf Investitionen und Betrieb sowie zum anderen die Rahmenbedingungen zur Einhaltung der ärztlichen Schweigepflicht, ruft Carsten Höppner von der Unternehmensberatung DD Dörsing in Erinnerung. Höppner weiter: Je nach Bundesland ist vom Krankenhaus genau zu prüfen, in welcher Form das Datengeheimnis und die ärztliche Schweigepflicht gewahrt werden können. Die gesetzlichen Grundlagen hierzu sind in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich. ZUR INVESTITIONS- SICHERHEIT Die Entscheidungsfindung wird sich meist an den finanziellen und personellen Ressourcen orientieren. In der Regel wird die Umstellung eines Patientenaktenarchivs aus Mangel an Raumund Personalkapazitäten getroffen, so Höppner. Hierbei ist zu bedenken, dass allein die Bereitstellung von Investitionsmitteln im Bereich der dualen Finanzierung kein ausreichendes Argument für das Projekt sein sollte. Die Planung des Etats einer Archivlösung muss unter Betrachtung aller Kosten durchgeführt werden; hierbei sind neben den Investitionen für das Archivsystem auch die Schnittstellen in die Applikationen sowie die Kosten für personelle und finanzielle Wartungsaufwendungen, für Stromverbrauch und Klimatisierung zu berücksichtigen. Auch der Aspekt der knappen personellen Besetzung von IT-Abteilungen, insbesondere in kleineren Krankenhäusern, muss Berücksichtigung finden. Ein wesentlicher Punkt in der Investitionsentscheidung wird allerdings häufig unterschätzt: Die Reinvestition einer Inhouse-Lösung übersteigt nicht selten die Erstinvestition. Exponentiell zunehmende Datenmengen erfordern einen hohen Aufwand bei der Migration von Datenarchiven. Dem entgegen stehen die laufenden Kosten bei Beauftragung eines externen Dienstleisters, kommentiert Höppner. Auch bei dieser Entscheidung sind Schnittstellen in die archivierenden Anwendungen notwendig. Entscheidend für diese Lösung sind eine genau definierte Festlegung des Auftragsvolumens, der Schnittstellen sowie eine genaue Definition der Auftragskontrolle. IT-RISIKOMANAGEMENT Entsprechend der getroffenen Entscheidung findet im IT-Risikomanagement eine Verlagerung der Schwerpunkte statt. Während bei der intern realisierten Lösung die Punkte Verfügbarkeit und Integrität der Daten in den Vordergrund treten, werden diese Aspekte mit der externen Lösung weitestgehend an den Auftragnehmer delegiert. Allerdings ist auf Vertraulichkeit und Transparenz bei der externen Lösung mehr Aufmerksamkeit zu richten, sagt Höppner. Die Kontrolle aller Maßnahmen ist unabhängig von der getroffenen Entscheidung durchzuführen. Insbesondere im Bereich der Datensicherheit können viele Aufgaben durch einen externen Dienstleister übernommen werden. Dabei können viele technische Lösungen in Bezug auf Verfügbarkeit Redundanz der Daten, Rechenzentrumsbetrieb sowie Integrität der Daten revisionssichere Speicherung durch einen externen Dienstleister besser und günstiger angeboten werden. FAZIT Höppner fasst die Bedeutung der Archivierung und der Auswahl des richtigen Verfahrens wie folgt zusammen: Archivierung betrifft fast alle Bereiche der Datenverarbeitung im Krankenhaus. Ein Verfahren zur Archivierung muss umfänglich unter Berücksichtigung aller medizinischen, organisatorischen und technischen Prozesse geplant werden. Die Entscheidung einer internen oder externen Lösung basiert insbesondere auf den zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen. Eine Vollkostenrechnung, so der Experte weiter, ist für die Evaluierung des Projektes unerlässlich. In Abhängigkeit der Vorschriften des Bundeslandes und der Rechtsform des Leistungserbringers muss für externe Archivierung eine individuelle Lösung geschaffen werden.

3 03 ArchivAktiv 19 Ziele der ganzheitlichen Archivierungslösung erreicht STÄDTISCHES KLINIKUM BRANDENBURG PROFITIERT VON UMFASSENDEN DMI DIENSTLEISTUNGEN Effiziente und sichere Abrechnung für Krankenhäuser Annett Müller leitet bei DMI die Fachdienste Medizinische Dokumentation ein Team, das Krankenhäusern Dienstleistungen rund um die intelligent digitalisierte Patientenakte zur Optimierung des Abrechnungswesens anbietet. Annett Müller ist staatlich geprüfte medizinische Dokumentationsassistentin und Fachwirtin im Sozial- und Gesundheitswesen sowie Fachpraxislehrerin im Bereich Gesundheit für berufsbildende Schulen. In 15 Jahren Berufserfahrung hat sie ihre fachlichen Schwerpunkte in der medizinischen Dokumentation, des Medizincontrollings, des Prozessmanagements und der Aus- und Weiterbildung verankert. Wegfall von Flächen für Papierarchive, schnellerer Zugriff auf Akten: Beim Schwerpunktversorger Städtisches Klinikum Brandenburg ist man mit der Lösung der digitalen Archivierung sehr zufrieden. Das Städtische Klinikum Brandenburg gehört als Schwerpunktversorger zu den leistungsstärksten Krankenhäusern im Land Brandenburg. Zwölf Fachabteilungen sorgen mit moderner Diagnostik und Therapie für die Wiederherstellung der Gesundheit der Patienten. Rund Fälle werden jährlich in dem akademischen Lehrkrankenhaus der Charité stationär bzw. ambulant betreut. Das Einzugsgebiet des Klinikums umfasst die Stadt Brandenburg an der Havel und eine Region mit rund Einwohnern. Überregionale Bedeutung haben die Bereiche Herz-Kreislauf- Erkrankungen, die Gefäß- und Neurochirurgie sowie die augenärztliche und HNO-ärztliche Behandlung. Darüber hinaus wurde in den letzten Jahren die Tumorchirurgie mit den Schwerpunkten Bauchspeicheldrüsen- und Leberchirurgie etabliert. In Kooperation mit weiteren Kliniken koordiniert man die herausragenden Leistungen im Kampf gegen den Darmkrebs. Im November 2011 wurde der Neubau Ost fertiggestellt und in Betrieb genommen. Das 319 Betten fassende Gebäude bietet auf drei Etagen den chirurgischen und orthopädischen Kliniken, der Inneren Medizin, der Urologie, der Augenambulanz, der HNO-Abteilung, dem Interdisziplinären Aufnahmezentrum sowie der Abteilung für Physiotherapie Platz. Durch die Unterbringung der Patienten in modernen Zimmern mit Sanitärzellen hat man in Brandenburg die Aufenthaltsqualität und die Patientenzufriedenheit weiter gesteigert. NEUANSATZ BEIM ARCHIV: AUSGANGS- SITUATION UND ZIELE Durch die Neubauplanung des Hauses 3 stand perspektivisch keine ausreichende Fläche für ein Patientenarchiv zur Verfügung. Daher entschied man sich, das Papierarchiv abzulösen. Ziel war der schnelle Zugriff auf Akten, auch bei ausgelagerten Unterlagen. Ein erster Lösungsversuch mit einem digitalen Softwarearchiv und dem Einscannen von Akten durch eigene Kräfte brachte unzureichende Ergebnisse. Zur heutigen Lösung und den Lösungs- Partnern, erinnert sich Olaf String, Leiter der allgemeinen Verwaltung und Projektverantwortlicher, führte die Präsentation von Soarian Health Archive Die Ziele der ganzheitlichen Lösung mit SHA und den Archivierungsdiensten von DMI sind klar erreicht. Olaf String, Leiter der allgemeinen Verwaltung und Projektverantwortlicher, Städtisches Klinikum Brandenburg (SHA) auf der conhit durch Siemens, einem langjährigen KIS-Vertragspartner des Krankenhauses. Als führendes System ersetzte medico inzwischen clinicom, ferner kommen fachabteilungsspezifische Subsysteme zum Einsatz. Die SHA-Anbindung erfolgt als direkter Link aus medico heraus. Olaf String: Um für diese Applikationslandschaft eine ganzheitliche Lösung zu schaffen, haben wir über Siemens den Auftrag an DMI vergeben. LEISTUNGSUMFANG UND PROJEKT- EINFÜHRUNG Die DMI Leistungen umfassen die Digitalisierung von Patientenakten sowie Fallindexierung, Klassifizierung, digitale und revisionssichere Langzeitarchivierung, Vernichtung der Originalakten, Anforderungsservice und logistische Dienste. Die Projekteinführung, erläutert Olaf String, verlief ohne Probleme und nahm nur wenige Wochen in Anspruch. Für die eineinhalb Jahrgänge an Altakten, die ebenfalls nachträglich digitalisiert werden sollten, fand das Klinikum gemeinsam mit dem Team von DMI trotz fehlender Barcodes eine gute Lösung. BETRIEB UND AKZEPTANZ Der Betrieb läuft geräuschlos und problemfrei, unterstreicht Olaf String. Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern ist hoch, auch seitens des MDK und externer Partner. Mehrwerte ergeben sich unter anderem aus dem Einsatz der digitalisierten Akten bei der Bearbeitung von MDK- Prüfanzeigen. Die Ziele sind umgesetzt, fasst der Projektverantwortliche zusammen: Die laufenden Akten sowie eineinhalb Jahrgänge an Altakten wurden in drei Jahren in bester Qualität eingescannt. Das Gesamtvolumen beträgt 8,6 Millionen Seiten. DIE WEITERE ENTWICKLUNG Auch nach dem Wechsel des KIS konnten SHA und die Einbindung der digitalisierten Akten ohne Schwierigkeiten weiter genutzt werden. Wir haben auch den Vertrag mit DMI kürzlich um 60 Monate verlängert, betont Olaf String zufrieden. > Erfolgreiche IBs Mehrmals im Jahr arbeitet DMI mit der Veranstaltungsreihe Information Breakfast (IB) mit Referenzhäusern zusammen, die live ihre Lösungen präsentieren. Die kürzlichen IBs, beispielsweise in Apolda und Brandenburg, verzeichneten hohe Teilnehmerzahlen. Entscheider in den Referenzhäusern zeigten sich sehr erfreut über die große Akzeptanz und boten an, Folgeveranstaltungen durchzuführen (siehe auch Termine ). TICKER: DIGITAL IST BEI DEN KRANKENHÄUSERN ANGEKOMMEN DIGITALE LANGZEITARCHIVIERUNG MIT MEHRWERTEN LÖST MIKROFILM AB Dieser Trend im Krankenhaussektor hat sich inzwischen zum Standard entwickelt: die Umstellung auf digitale Langzeitarchivierung. Die Auftragsstatistik der DMI Kunden belegt den grundlegenden Wandel in der Kundennachfrage. Entwicklung der Langzeitarchivierung 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Mikrofilm 10% DPaaS 0% (vorauss.) So liegt der Zuwachs langzeitarchivierter Patientenakten 2013 zu 90 Prozent im Digitalen Präventivarchiv (DPaaS) und nur noch zu 10 Prozent im Mikrofilm-Sicherheitsarchiv. Die Relation hat sich damit innerhalb von nur drei Jahren umgekehrt. Diese Entwicklung spiegelt die Erkenntnis in den Krankenhäusern wider, dass die digitale Langzeitarchivierung von Patientenakten Revisions- und Migrationssicherheit sowie Prozessvorteile bietet und im Vergleich zum Mikrofilm auch ein Mehr an Informationen, etwa durch die Bewahrung von Farben und Graustufen. Entwicklung Erzeugung qualifizierter Belege Beleganzahl in Millionen Stück (vorauss.) Die Nachfrage aus den Krankenhäusern nach weiterer Qualifizierung der Inhalte der digital(isiert)en Patientenakten nimmt ebenfalls deutlich zu: Innerhalb von drei Jahren verdoppelte sich die Zahl der Belege, die automationsgestützt inklusive OCR-Auslese typisiert wurden. Dies schafft auch die Basis für prozessorientierte Mehrwertdienste etwa im Umfeld des Erlösmanagements. Hierzu entwickelt DMI zusammen mit interessierten Kunden und seinen Partnern aus der Industrie neue Lösungspakete für das moderne Krankenhausmanagement. Erste Pilotprojekte werden in Kürze vorgestellt (siehe hierzu auch den Bericht auf Seite 4).

4 04 ArchivAktiv 19 DMI und Partner ID beim Entscheiderevent 2014 EFFIZIENZ UND SICHERHEIT IM ABRECHNUNGSPROZESS DURCH INTELLIGENT DIGITALISIERTE PATIENTENAKTEN Hohe Kodierqualität und sorgfältige Rechnungslegung helfen Krankenhäusern, MDK- Prüfverfahren und das damit einhergehende Risiko sowie den Aufwand zu reduzieren. Aufgrund der stetig wachsenden Komplexität und der elementaren Bedeutung für das Erlösmanagement ist ein zuverlässiger Kodierprozess nur mit hohem Zeit- und Kostenaufwand für das Krankenhaus erreichbar. Mit einer Projekteinreichung zum Entscheiderevent 2014 (siehe DMI vor Ort ) zeigen DMI und der Partner ID, dass Technologie und Dienstleistung wertvolle Unterstützung bei dieser Aufgabe bieten. Im Rahmen des Entscheiderevents werden IT-Schlüsselthemen aus den Einreichungen ausgewählt; im Laufe des Jahres erarbeiten Klinikpartner, Berater und Anbieterunternehmen die Projekte, und die Ergebnisse werden auf der MEDICA vorgestellt. Nach wie vor werden rund 12 Prozent der Krankenhausrechnungen von den Kassen zur Prüfung an den MDK gegeben; ca. 40 Prozent davon erweisen sich als korrekturbedürftig. Die konventionelle Bearbeitung von MDK-Prüfanzeigen ist äußerst ressourcenaufwendig und risikobehaftet. DER INNOVATIVE ANSATZ Lückenlos zeitnah verfügbare, digitalisierte Patientenakten, aus denen zusätzlich mit semantischer Intelligenz abrechnungsrelevante Terminologien extrahiert und ausgewertet werden können, schaffen für das medizinische Controlling die geeigneten Voraussetzungen. Sie liefern die Basis für eine effiziente Unterstützung der Kodierung und eine verbesserte Arbeitsumgebung durch ein ressourcenschonendes Handling der digitalen Akte. Die Kooperation des Softwareanbieters ID mit dem Fullservice-Dienstleister DMI bringt Krankenhäusern daher erkennbare Vorteile. Digitale Patientenakten vermeiden aufwendige Such- und Kopiervorgänge; sie beschleunigen Prozesse und ermöglichen die Bearbeitung der Prüfanfragen im vorgegebenen Zeitfenster. Die Verfügbarkeit qualifizierter Vorschläge für die Erstellung der Abrechnung bietet im medizinischen Controlling Entscheidungshilfen und eine verbesserte Sichtung der digitalen Patientenakte. Darüber hinaus trägt der Abgleich von kodierrelevanten Informationen in archivierten Dokumenten mit den abgerechneten Diagnosen wesentlich zur Erlössicherung bei. Für das Krankenhausmanagement sowie für die Abteilungen Medizincontrolling und IT schafft dieses Projekt einen echten Mehrwert, indem die Erlössituation verbessert wird, was sich durch eine ökonomische Analyse überprüfen lässt. DIE LÖSUNGSPARTNER Als führender Archivdienstleister im deutschen Gesundheitswesen liefert DMI die vollständigen Dienste zur lückenlosen Verwaltung und Digitalisierung von Patientenakten sowie für die revisionssichere Langzeitarchivierung digitalisierter Patientenakten und elektronischer Dokumente. Seit drei Jahren setzt DMI künstliche Intelligenz zur automatisierten Dokumententypisierung exklusiv im deutschen Gesundheitswesen ein. Mitte 2013 hat der Fachbereich Medizinische Dokumentation seine Arbeit mit der Aufgabe, dokumentationsbasierte Sachbearbeitungsprozesse der Kunden zu unterstützen aufgenommen. Hierzu gehört insbesondere auch die Unterstützung des Abrechnungswesens mit entsprechenden Mehrwert-Fachdiensten. ID ist als Softwarehersteller im Bereich des Abrechnungsmanagements mit jahrzehntelanger Erfahrung ebenfalls marktführend im deutschen Gesundheitswesen tätig. ID liefert Tools zur effektiven Kodierung und Bearbeitung der Prüfanzeigen. Mit dem eigenentwickelten Technologieserver bietet ID eine künstliche Intelligenz zur Unterstützung abrechnungsrelevanter Dokumentationsprozesse. Fehlertolerante und inhaltlich strukturierte Suchfunktionen und eine semantische Verschlagwortung ermöglichen einen komfortablen Umgang mit den Dokumenten. Durch die Einbindung der ID-Terminologiedienste in die intelligenten Digitalisierungs-/Archivierungsdienste und Mehrwert-Fachdienste von DMI entsteht eine Lösungsplattform insbesondere auch zur Unterstützung eines effizienten und sicheren Abrechnungsmanagements. Zur Validierung der Praxistauglichkeit wurde ein erstes Pilotprojekt mit einem Krankenhauspartner initiiert, dessen Hintergrund nebst ersten Testergebnissen auf dem Entscheiderevent 2014 präsentiert wird. > Weitere Informationen: DMI Stand auf der Entscheiderfabrik LiveView, MEDICA 2013, Halle 15 / Stand B49 Optimierte Prozesse reduzieren Kosten, heben Qualität DMI ZEIGT WORKFLOW-VORTEILE DIGITALISIERTER, QUALIFIZIERTER AKTEN AUF DER MED.LOGISTICA DMI vor Ort 2013 DÜSSELDORF MEDICA Entscheiderfabrik LiveView HERFORD Information Breakfast im Klinikum Herford BERLIN Beschaffungskongress DMI vor Ort 2014 DÜSSELDORF Entscheiderevent OFFENBACH Rhein-Main Zukunftskongress GÖTTINGEN KH IT Frühjahrstagung BERLIN conhit - Branchentreff IT Details zu diesen Events und zum DMI Information Breakfast erfahren Sie auf unserer Website unter: Aktuelles/ Veranstaltungen Anwendervortrag: Nur vereinheitlichte Workflows für alle Kliniken in der Gruppe von der Aufnahme bis zur Entlassung ermöglichen Effizienzsteigerungen. Christoph Schubert, Leiter Planung und Organisation innerhalb der Vereinigten Gesundheitseinrichtungen Mittelsachsen GmbH und verantwortlich für die moderne Archivlösung am Kreiskrankenhaus Freiberg ggmbh, beschrieb die intensive mehrjährige Zusammenarbeit mit DMI und die erfolgreiche Umsetzung der administrativen und klinischen Vorteile digitalisierter, qualifizierter Patientenakten. Im zweijährlichen Turnus bietet die med.logistica den Dienstleistern im Umfeld der Logistik eine Plattform zum Informationsaustausch mit Krankenhausentscheidern. Mitte Mai 2013 fand in Leipzig der zweite Kongress statt mit Impulsreferaten, Podiumsdiskussionen, Seminaren und einer Ausstellung. Nur einheitliche Workflows von der Aufnahme bis zur Entlassung über sämtliche Kliniken hinweg ermöglichen Effizienzsteigerungen in einer Gruppe, erläuterte in seinem Anwendervortrag Christoph Schubert. Der Leiter Planung und Organisation innerhalb der Vereinigten Gesundheitseinrichtungen Mittelsachsen GmbH ist verantwortlich für die moderne Archivlösung, die das Kreiskrankenhaus Freiberg mit DMI umgesetzt hat: Nach Entlassung und Freigabe der Akte durch den behandelnden Arzt wird diese dem Archiv übergeben und dort in das Archivverwaltungsprogramm eingebucht; ab diesem Prozessschritt hat sie einen eindeutigen Fundort im virtuellen Archiv. Die abgeschlossenen Patientenakten gehen per DMI Archivbox verplombt per DHL an das DMI Dienstleistungszentrum in Leisnig. Nach wenigen Arbeitstagen werden die digitalisierten Patientenakten über eine gesicherte SFTP-Verbindung an das Krankenhaus übertragen. Dort stehen sie legitimierten Benutzern orts- und zeitunabhängig aus dem Soarian Health Archive von Siemens heraus zur Verfügung. Zugleich werden die Daten im DMI Servicezentrum Leisnig elektronisch langzeitarchiviert. Die tiefe Integration ins KIS spielte für das Heben der Nutzenpotenziale eine ausschlaggebende Rolle. In Freiberg hat man die erwarteten administrativen und klinischen Vorteile digitalisierter, qualifizierter Patientenakten erfolgreich umgesetzt. Christoph Schubert: Wir blicken auf die inzwischen dreijährige Praxiserfahrung mit diesem erfolgreichen Projekt sehr positiv zurück. Die Investition in moderne, zeitgemäße Technologien ist für uns selbstverständlich, erläuterte Thomas Heßling, in der DMI Geschäftsleitung verantwortlich für Projektmanagement, in seinem Vortrag. So entstehen auch geschäftskritische Mehrwerte für Kunden, wie etwa die Unterstützung bei der Bearbeitung von MDK- Prüfanzeigen durch bequem zugreifbare Patientenunterlagen. Impressum Herausgeber: DMI GmbH & Co. KG Otto-Hahn-Straße Münster Tel.: Fax: info@dmi.de Auflage: Stück Redaktion: Michael Reiter M.A. (verantwortlich; ) Koordination: Petra Burghardt Susanne Köttker Rufina Wieners Redaktionsschluss: 1. Oktober 2013 Fotos: S. 1 li. Prof. Bergmann, M. Biewald, C. Höppner: privat; re. DMI; S. 2 Klinik und U. Koch: Robert-Koch-Krankenhaus; S. 3 oben li. Städtisches Klinikum Brandenburg; oben re. ; Grafiken re.: DMI; S. 4 ; Im Fokus/ Vorderseite Dr. Dujat und Dr. Seidel: privat; G. Härdter: ; Rückseite: DMI Gestaltung/Satz: TRYXZ Design Druck: Wentker Druck

5 ArchivAktiv 19 IM FOKUS Make or buy wie lautet die richtige Entscheidung? Automatisierung oder Dienstleistung, intern oder extern Anwender diskutieren die Herangehensweisen zur Archivierung strukturiert und in der jeweils erforderlichen Form, unmittelbar nach dem Informationsfreigabezeitpunkt, ergonomisch und schnell über einen im Unternehmen festgelegten sowie durch Verordnungen und Gesetze bestimmten Zeitraum, gemäß den Anforderungen an die notwendige Rechtssicherheit, mit wirtschaftlich angemessenem Aufwand zur Verfügung stellen. Dr. Carl Dujat, Präsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e. V. (BVMI) und als Vorstandsvorsitzender des Beratungsunternehmens promedtheus AG extern verantwortlich für die IT und Archivierung in zahlreichen Kliniken Eine Lösung für die Archivierung, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht, die Prozesse durch technologische Unterstützung optimieren hilft und den Datenschutz gewährleistet, stellt für Krankenhäuser eine Herausforderung dar. Ist diese unternehmenskritische Aufgabe besser intern oder extern zu lösen, kann man sich dabei allein auf Technologie und Automatisierung stützen. oder vergibt man sie besser an einen bewährten Dienstleister? Dr. Carl Dujat, Präsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e. V. (BVMI) und als Vorstandsvorsitzender des Beratungsunternehmens promedtheus AG extern verantwortlich für die IT und Archivierung in zahlreichen Kliniken, diskutiert mit Gerhard Härdter, CIO Klinikum Stuttgart, und Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum Braunschweig. Dr. Carl Dujat: Welche Aufgaben hat aus Ihrer Sicht eine Archivierungs-Gesamtlösung zu erfüllen? Gerhard Härdter: Im Gesundheitswesen unterscheidet man zwischen der Bildarchivierung PACS und dem digitalen Archiv von Dokumenten; hier sind die Grenzen zu Dokumentenmanagement- und Content-Management-Systemen fließend. Technisch spielt für beide der Ablageort eine wichtige Rolle das Management einer Storage-Ebene, die sich für beide Archivbereiche nutzen lässt. Diese Storage-Plattform sollte aus Krankenhaussicht im Hinblick auf den Hardware-Hersteller frei Gerhard Härdter, CIO Klinikum Stuttgart wählbar und nicht verbunden mit der Archivierungssoftware sein. Der Grund hierfür liegt darin, dass der Medienwandel dem Technologiewechsel entsprechend gemanagt werden muss. Wenn Sie sich die letzten zehn Jahre ansehen die Entwicklung etwa bei den optischen Medien, wobei heute wieder kostenintensive Festplatten en vogue sind erklärt sich dies von selbst. Migrationen müssen im laufenden Betrieb möglich sein. Maßgebend ist die Revisionssicherheit der archivierten Unterlagen. Sie lässt sich entweder auf der Applikationsebene lösen oder eine Ebene tiefer im Filesystem, wo man Container bildet, die WORM-Funktionalitäten realisieren. PACS- und DMS-Hersteller bilden softwareseitig die Revisionssicherheit ab. Elektronische Signatur nutzen wir in Stuttgart noch nicht wir hatten auf egk und HBA gesetzt und empfinden gegenwärtige Lösungen noch als proprietär. Der Zugriff auf die Archivunterlagen muss aus dem führenden System heraus mit einem Einsprung auf die Dokumententyp-Ebene möglich sein: Wer sich beispielsweise einen Aufklärungsbogen zu einem Patienten ansehen möchte, soll direkt auf diese Unterlagen zugreifen können. Dr. Christoph Seidel: Ein digitales Archiv im Gesundheitswesen sollte allen berechtigten Benutzern mit Protokollierung des Zugriffs die Gesamtheit der für sie vorgesehenen Informationen zu jeder Zeit an allen notwendigen Orten Da wir immer noch in der Zeit des Umbruchs zwischen Papier und originär elektronisch erzeugter Dokumente und Daten sind, bedingt dies insbesondere auch ein zeitnahes Scannen von Papierdokumenten und deren Bereitstellung in einem elektronischen Archiv. Auf welche wichtige Standards setzen Sie, um eine zukunftsorientierte Lösung bezüglich des digitalen Archivs zu gewährleisten? Dr. Seidel: Ein nach ISO BSI-Grundschutz zertifizierter Betrieb des Archivsystems stellt das Umfeld zur Einhaltung organisatorischer und technischer Maßnahmen für einen sicheren und nachhaltigen Betrieb des elektronischen Archivs sicher. Härdter: Das einzige Standardisierungsgremium, das sich mit einem Ablauf beschäftigt, ist IHE; daher wollen wir den von dieser Organisation beschriebenen Dokumentenworkflow umsetzen hinsichtlich Ablage und Zugriff. Wir werden uns verstärkt in Richtung von CDA-Dokumenten und XDS bewegen, PDF/A ist ebenfalls ein Thema für uns. Dies gilt für originär papierbasierte Unterlagen ebenso wie für Dokumente, die aus elektronischen Systemen kommen etwa für EKG-Aufzeichnungen und dazugehörige EKG-Befunde, die wir als PDF/A ablegen werden. Die Generierung eines Dokuments, die Qualifizierung hier als EKG-Befund und die Umsetzung einer entsprechenden Kopplung in der Ablagestruktur, ausschlaggebend für das Funktionieren des entsprechenden Workflows, beschreibt IHE sehr gut. Wie stellen Sie mit Technologie und Prozessen konkret die Langzeit-Beweiswerterhaltung und Verfügbarkeit der Archivobjekte sicher? Härdter: Dies geschieht durch Revisionssicherheit gewährleistet durch write once, Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum Braunschweig read mostly, was die Storagetechnologie bieten muss. Diese Aufgabe lässt sich auch an Profis auslagern, die Compliance und Revisionssicherheit gewährleisten, auch mit Übernahme des Medienwandels. Dr. Seidel: Wir gewährleisten dies zum einen durch das Scannen von Papierdokumenten gemäß den Regeln der Technischen Richtlinie 0319 des BSI für das ersetzende Scannen (TR Resiscan) einschließlich elektronischer Signatur mit Bereitstellung der gescannten Dokumente im zentralen elektronischen Archiv. Ferner durch die Verwendung von Sicherungsverfahren für originär elektronisch erzeugte Dokumente, wie qualifizierte elektronische Signaturen wo Gesetze und Vorschriften existieren, durch geeignete Authentifizierungsverfahren oder Zeitstempel für alle anderen Dokumente und dies ist der größte Teil. Des Weiteren durch Archivierung mit Archivzeitstempel entweder beim Eingang der Dokumente oder einmal täglich. Außerdem stellen wir Hash- und Signaturerneuerungen gemäß den Vorgaben der Bundesnetzagentur sicher. Ferner durch verschlüsselte Langzeitarchivierung der Scanprodukte zusammen mit den originär elektronisch erzeugten Dokumenten mit Hash- und Signaturerneuerung bei einem externen Dienstleister. Welche Aufgaben/Prozesse haben oder werden Sie im Rahmen der Archivierungs-Gesamtlösung an Dienstleister und wenn ja, aus welchen Gründen übertragen? Fortsetzung auf der Rückseite

6 02 ArchivAktiv 19 Im Fokus Fortsetzung: Make or buy wie lautet die richtige Entscheidung? Das eigene Personal kann [durch eine sichere externe Dienstleistung] von zeitaufwendigen Prozessen, wie die Migration von Medien sowie Hash- und Signaturerneuerungen entlastet werden. Darüber hinaus ist es natürlich beruhigend, an einer externen Stelle noch eine Sicherungskopie der wertvollen Patientenakten liegen zu haben, die zugleich auch noch elektronisch verschlüsselt ist mit einem Schlüssel, der sich im eigenen Besitz befindet. Dr. Christoph Seidel, CIO Klinikum Braunschweig Härdter: Die externe Vergabe von Leistungen ist eine interessante und wirtschaftliche Alternative. Man muss das Rad nicht selbst neu erfinden, insbesondere in Zeiten knapper Budgets und Ressourcen Lösungen zu pauschalen Kosten sind hier der bessere Weg. Aufgaben, über deren Vergabe an einen externen Partner wir nachdenken, sind die Langzeitarchivierung inklusive des Storage Managements und der elektronischen Signierung. Das Verarbeiten von Papier aus den Archiven ist größtenteils extern vergeben aktuell anfallende Dokumente scannen wir selbst. Dr. Seidel: Wir vergeben extern das Scannen der Papierdokumente der Patientenakten und die elektronische Langzeitarchivierung der Scanprodukte sowie der Daten der originär elektronischen Dokumente. Welche Anforderungen stellen Sie in diesem Kontext an Ihre Dienstleister? Dr. Seidel: Hier gibt es mehrere Anforderungen: Abgesicherte Prozesse für Transport-, Verarbeitung und (elektronische) Langzeitarchivierung von Dokumenten entsprechend den Anforderungen an Datenschutz, Verfügbarkeit und Sicherheit gemäß anerkannter gültiger Normen und Regeln Speziell im Gesundheitswesen muss ein Notfallzugriff auf die Informationen der Patientenakten, die sich im Verarbeitungsprozess befinden, innerhalb von vier Stunden rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche sichergestellt sein Scannen der Dokumente entsprechend der neuen TR RESISCAN Einhaltung von Sicherheitsmaßnahmen für die Langzeitarchivierung einschließlich Hash- und Signaturerneuerung gemäß nationaler und internationaler Standards, wie ISO BSI Grundschutz etc. Härdter: Die Einhaltung der relevanten Standards, Normen und Rechtsvorschriften ist ausschlaggebend: Der Dienstleister muss die wesentlichen Zertifikate vorweisen können etwa für den sicheren Langzeitbetrieb und für den Datenschutz. Er muss ferner zeigen können, dass er solche Projekte erfolgreich durchgeführt hat. Wenn wir über einen Dienstleister entscheiden, sehen wir uns die Workflows an von der Abholung der Akte bis hin zur Übertragung der Files und wie praktikabel das damit verbundene DMS ist, das häufig im Paket angeboten wird. Die externe Vergabe von Leistungen ist eine interessante und wirtschaftliche Alternative. Man muss das Rad nicht selbst neu erfinden, insbesondere in Zeiten knapper Budgets und Ressourcen Lösungen zu pauschalen Kosten sind hier der bessere Weg. Gerhard Härdter, CIO Klinikum Stuttgart Der Dienstleister muss die Verantwortung für das korrekte Scannen übernehmen; der Gefahrenübergang muss präzise definiert werden vor allem, wenn man eine Langzeitarchivierung ausgelagert. Hier helfen beispielsweise Storage Commitments, die unbedingt in den Vertrag Eingang finden sollten. Professionelle Dienstleister bieten Klarheit zum Gefahrenübergang an. Performanz und Ladezeiten in Abhängigkeit von Bandbreiten sind ein schwieriges Thema intelligente Logiken und Quality-of-Service-Ansätze wie die Nutzung betriebsarmer Zeiten für die Datenübertragung und Prefetch zum neu aufgenommenen Patienten sparen Geld und ermöglichen hohe Performanz. Optimalerweise werden im Tagesbetrieb keine Abfragen an das Langzeitarchiv gestellt. Worin sehen Sie die Vorteile einer Dienstleistung im Hinblick auf Ressourcen Ihrer Abteilung, um Technologien, Technologiemigrationen und Prozesse/Prozessanpassungen im Umfeld der Archivierungslösung zu gewährleisten? Härdter: Insbesondere den Medienwandel über den Archivierungszeitraum von zehn bis zu 30 Jahren können Krankenhäuser in der Regel nur sehr schwer abdecken ein Spezialanbieter ist hier weit besser aufgestellt. Er bleibt auch technologisch besser am Ball wir sollten in den Krankenhäusern das Rad nicht neu erfinden. Outsourcing erlaubt es uns, Ressourcen im Krankenhaus besser einzusetzen und Risiken zu vermeiden. Die Kosten, auch bei den Speicherkosten, sprechen ebenfalls für die Heranziehung eines Dienstleisters. Dr. Seidel: Die Vorteile einer Dienstleistung für das Scannen von Dokumenten sowie die elektronisch verschlüsselte Langzeitarchivierung der elektronischen Patientenakte liegen zunächst in einem günstigen Preis-/Leistungsverhältnis im Vergleich zu einer zu 100 Prozent selbst betriebenen Lösung. Zusätzlich bieten sich Vorteile hinsichtlich der Rechts- und Revisionssicherheit, da bei der Verarbeitung und elektronischen Langzeitarchivierung durch einen anerkannten, zertifizierten externen Dienstleister ein Eigeninteresse an der Manipulation von Daten und Informationen von vorneherein ausgeschlossen werden kann. Das eigene Personal kann von zeitaufwendigen Prozessen, wie die Migration von Medien sowie Hash- und Signaturerneuerungen, entlastet werden. Darüber hinaus ist es natürlich beruhigend, an einer externen Stelle noch eine Sicherungskopie der wertvollen Patientenakten liegen zu haben, die zugleich auch noch elektronisch verschlüsselt ist mit einem Schlüssel, der sich im eigenen Besitz befindet. Dr. Dujat: Ich danke den beiden CIOs für ihre aussagestarken Statements sie zeigen, dass die Archivierung von Patientenakten nach wie vor ein hoch wichtiges und brisantes Thema für die Krankenhäuser ist. Die formulierten Ansprüche an Revisions- und Zukunftssicherheit gelten wohl für die meisten Häuser. Unser Expertengespräch belegt auch, dass es auf der technischen wie auch organisatorischen Seite Lösungen gibt, die diese hohen Ansprüche befriedigen können. So lassen sich die relevanten Prozesse durch ein enges Zusammenspiel von IT und Organisation im Krankenhaus mit einem bewährten und kompetenten Dienstleister sicher abbilden. Eine klare Aufgabenteilung, partnerschaftliche Beziehung, funktionierende Prozessschnittstellen zwischen Kunde und Auftragnehmer sowie gutes Projektmanagement zählen zu den Erfolgskriterien. Die Entscheidung make or buy hängt Eine klare Aufgabenteilung, partnerschaftliche Beziehung, funktionierende Prozessschnittstellen zwischen Kunden und Auftragnehmer sowie gutes Projektmanagement zählen zu den Erfolgskriterien. Die Entscheidung make or buy hängt dabei von der Verfügbarkeit eigener Personalressourcen in den Bereichen Archiv und IT sowie von den Möglichkeiten bei Räumlichkeiten und Logistik ab. Dr. Carl Dujat, Präsident des Berufsverbandes Medizinischer Informatiker e. V. (BVMI) und als Vorstandsvorsitzender des Beratungsunternehmens promedtheus AG extern verantwortlich für die IT und Archivierung in zahlreichen Kliniken dabei von der Verfügbarkeit eigener Personalressourcen in den Bereichen Archiv und IT sowie von den Möglichkeiten bei Räumlichkeiten und Logistik ab. Durch die verstärkte Integration IT-gestützter Dokumentationsverfahren mit Verfahren der elektronischen Signatur wird mittelfristig der Anteil originär auf Papier erzeugter Dokumente in den kommenden Jahren schon aus Kostenaspekten deutlich zurückgehen. V.i.S.d.P.: Beilage zu ArchivAktiv 19, DMI GmbH & Co. KG, Michael Reiter ()