Scandienstleistungen von GABO IDM Ihr Partner für effiziente und gesetzeskonforme Dokumentation

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Karlheinz Albert
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1 Gesellschaft für Informations- und DokumentationsManagement mbh Scandienstleistungen von GABO IDM Ihr Partner für effiziente und gesetzeskonforme Dokumentation

Unternehmensvorstellung Stabilität Gründung: 1981 in Erlangen Mitarbeiter: > 50 Hauptstandort: Erlangen Niederlassungen: Weimar Branchen Gesundheitswesen und Pharmaindustrie

2 Unternehmensvorstellung Stabilität Gründung: 1981 in Erlangen Mitarbeiter: > 50 Hauptstandort: Erlangen Niederlassungen: Weimar Branchen Gesundheitswesen und Pharmaindustrie Immobilienwirtschaft und Facility Management Energiewirtschaft Mineralölindustrie Netzwerk Ver- und Entsorgungsindustrie DMS/CAFM Hersteller Fachverbände (FKT, GEFMA, R171) Ingenieurbüros 2

Referenzen Facility Management Katharinenhospital Stuttgart Krankenhaus Bad Cannstatt Waldkrankenhaus Erlangen Klinikum Nürnberg SIEMENS Med IBM Deutschland GmbH Infineon Technologies Siemens Real

3 Referenzen Facility Management Katharinenhospital Stuttgart Krankenhaus Bad Cannstatt Waldkrankenhaus Erlangen Klinikum Nürnberg SIEMENS Med IBM Deutschland GmbH Infineon Technologies Siemens Real Estate Energiewirtschaft/Mineralölindustrie/ Ver- u. Entsorgungsindustrie E.ON Energie AG RWE Power AG VATTENFALL Europe AG EnBW Energie BW AG AREVA T&D AVEA GmbH & Co. KG OMV Aktiengesellschaft Petroplus Raffinerie GmbH 3

4 Digitalisierung von kaufm. / technischer Dokumentation Qualitätsgesichert und kostengünstig Digitalisieren GABO IDM setzt auf Erfahrung sowie die neueste Hard- und Software, um Ihre körperlichen Bestände in eine elektronische Form zu überführen. Dadurch garantieren wir attraktive Preise für hohe Qualität. Einseitige PDF-Dateien oder Multipage-PDF liefern wir mittels OCR-Verfahren als volltextfähige PDF-Dateien. Kaufmännische Dokumentation Rechnungen, Angebote etc. aus der Kreditorenbuchhaltung Personaldokumente, Schulungsakten aus dem HR Bereich Datenbankgestützte Erfassung Wahlweise Kunden-/ Auftrags-/ Projektbezogen Es kann jederzeit ein kostenfreier Probescan durchgeführt werden. Revisionssicher und gesetzeskonform Langzeitarchivieren GABO IDM unterstützt Sie, die gesetzlichen Ansprüche an die elektronische Organisation Ihrer Dokumentationen zu erfüllen. Dabei wird Ihre kaufmännische und technische Dokumentation digitalisiert und volltextfähige Dateien erstellt. 4

5 Technische Dokumentation Pläne, Handbücher etc. bis Größe A0 aus Ihrer technischen Gebäudeverwaltung Qualitätsdokumentation M-technische Dokumentation E-technische Dokumentation Vektorisierung Datenextraktion aus Bestandszeichnungen Elektronisches Dokumenten Management Seit über 20 Jahren führen wir erfolgreich DMS Lösungen bei unseren Kunden ein. Folgende Ziele werden dabei erfüllt: Entlastung des Fachpersonals von unproduktiven Verwaltungsaufgaben Volle Verfügbarkeit nötiger Informatinen zur richtigen Zeit am richtigen Ort Senkung der Lagerkosten und Administrationsaufwände Einfaches Auffinden von gesuchten Informationen 5

6 Planung KEINE zusätzlichen Kosten für Reisen, Management, Datenübertragung oder Qualitätssicherung. Leistungserbringung Qualitätssicherung Controlling Ihre Dokumente gescannt inventarisiert ansprechbar OCR - volltextindexiert Übergabe Abrechnung Vorgehen im Digitalisierungsprojekt Planung: Besprechung der Projektgrundlagen mit ggf. kostenfreien Probescans. Leistungserbringung: Leistungserbringung durch von GABO IDM ausgebildeten Scan Mitarbeitern. Einsatzort und Zeitplanung: Scannen vor Ort oder in den Räumlichkeiten der GABO IDM, wobei das Scan Team jederzeit kurzfristig skalierbar ist, um zusätzliche Scan-Mengen umzusetzen. Integration ins bestehende IT Netzwerk, Übergabe mittels Massenspeicher oder Nutzung des GABO IDM FTP Servers zum Abrufen Ihrer Daten sind möglich. Übergabe der Scanpakete: Übergabe der Ordner oder Akten an den Scan Mitarbeiter. Mittels Übergabeliste kann ermittelt werden, welcher Ordner/Akte zu welchem Zeitpunkt erhalten bzw. wieder übergeben wurde. Qualitätssicherung: Prüfung aller Daten auf Lesbarkeit, Vollständigkeit und Orientierung im 4-Augen- Prinzip. Altakten können bei GABO IDM eingelagert und mit zeitlichem Verzug entsorgt werden. Abrechnung: Abrechnung kann nach Ordner bzw. Akte oder auf Seitenbasis bepreist werden. 6

7 Unsere Motivation Unsere Digitalisierung minimiert Ihr Haftungsrisiko und steigert Ihre Gesetzeskonformität. Wir minimieren Ihre Digitalisierungskosten durch Erfahrung, Effizienz und modernste Technik. Wir schaffen einen Nachweis für ZÜS, Behörden und Versicherungen. Wir stellen Ihre Daten zeit- und personenunabhänig bereit. 7

8 Überreicht von: GABO IDM mbh Am Weichselgarten 3, Erlangen Tel Fax Web: Vertretungsberechtigte Geschäftsführer Christian Schlicker, Hans Karl Preuss Bildquellen Fotolia.de

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