Strategisches Informationsund

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1 Strategisches Informationsund Wissensmanagement Donau-Universität Krems Dr. Richard Pircher Lehrgangsleiter Wissensmanagement Department für Wissens- und Kommunikationsmanagement Donau-Universität Krems WWW: Donau-Universität Krems, Dr. Karl Dorrek Str. 30, A-3500 Krems Telefon: +43-(0) Fax: +43-(0) Folie 1 Überblick Warum Informations- und Wissensmanagement? Was ist umfassendes IM/WM? Strategisches IM Umsetzung, Instrumente, Fallbeispiele Weiterführende Quellen Folie 2

2 Warum Wissensmanagement? Industrielle Massenproduktion Effektivität erhöhen aber wie? Standardisierung, Taylorismus Der Prozess wird optimiert Basisannahme: Der Mitarbeiter ist austauschbar Folie 3 Die Gegenwart Warum Wissensmanagement? Qualifizierte Wissensdienstleistungen werden immer wichtiger im Gegensatz zu physischer low-tech Produktion Informations- und Wissensmärkte entstehen Struktureller Wandel zur Informationsund Wissensgesellschaft Bedeutung der Ressource Wissen steigt Informations- und Kommunikationstechnologien Globalisierung Beschleunigte Transaktionen Reduziert Transaktionskosten Nach North 2002 Lokaler u. globaler Wettbewerb Folie 4 Beschleunigte internationale Lernprozesse

3 Warum Wissensmanagement? Wissensarbeit(er/innen) Heute: Ca. 40 % sind Wissensarbeit(er/innen), Tendenz stark steigend Nur sehr bedingt austauschbar! Wissensmanagement ist die Managementmethode, um die Produktivität von Wissensarbeit(er/innen) zu erhöhen Folie 5 Status in Organisationen heute Mitarbeiter sind Träger von Kompetenzen und Quelle von Innovationen Die Verbindung und Koordination: Eine lernende und intelligente Organisation Viele, verschiedene Datenquellen und Informationen sind adäquat zu verarbeiten Ziel: entsprechende Handlungen und richtige Entscheidungen Folie 6

4 Freiwilligkeit? Warum Wissensmanagement? In the knowledge economy everybody is a volunteer. (Peter Drucker) Folie 7 Überblick Warum Informations- und Wissensmanagement? Was ist umfassendes IM/WM? Strategisches IM Umsetzung, Instrumente, Fallbeispiele Weiterführende Quellen Folie 8

5 Die Wissenstreppe Was ist Wissen? Zeichen Information Daten Strategisches Wissensmanagement Wissen Können + Bedeutung Kompetenz Handeln + Wollen + Anwendungsbezug + richtig handeln + Vernetzung (Kontext, Erfahrungen, Erwartungen) Wettbewerbsfähigkeit + Einzigartigkeit + Syntax Operatives Wissensmanagement Folie 9 Quelle: North, K. (1999) lenkt, steuert und orientiert HANDELN HANDELN HANDELN Konkretes Tun, Konkretes Tun, Aktivitäten, Konkretes Umsetzung Tun, Aktivitäten, Umsetzung Aktivitäten, Umsetzung führt über Beobachtungen zu WISSEN WISSEN WISSEN Konzepte, Theorien, geistige Konzepte, Konzepte, Landkarten, Theorien, Theorien, Denk-, geistige Landkarten, Denk-, geistige Landkarten, Wahrnehmungs-, Wahrnehmungs-, Denk-, Wahrnehmungs-, Verhaltensmuster Verhaltensmuster Verhaltensmuster Folie 10

6 Welches Wissen managen? Was ist Wissen? Explizites Wissen Fachwissen, Dokumente, Daten, Fakten, etc. Wir wissen mehr als wir durch Sprache weitergeben können Polanyi 1966 Stillschweigendes, implizites Wissen Erfahrung, Verhandlungsgeschick, Intuition, soziale Fähigkeiten, Kundenbeziehungen, etc. Folie 11 Welches Wissen managen? Was ist Wissen? Instrumente des Wissensmanagements Wissensgemeinschaften Informations- und Kommunikationstechnologie Best-Practices Debriefing Lessons Learned Wissensmärkte Kompetenzprofile Gelbe Seiten Kompetenzzentren... Folie 12

7 Was ist Wissen? Wissensarten Wissen ist... individuell kollektiv explizit Zeitlich stabil speicherbar Persönliche Unterlagen Fachkenntnisse Verfahrensanweisungen, Organisationsdokumentationen, Prozessbeschreib., Daten, Dokumente implizit Schwer kommunizierbar Aktions-, personengebunden Persönliche Erfahrung, Intuition, Abstraktionsver mögen Gemeinsame Handlungsroutinen, traditionelle Werte, ungeschriebene Gesetze Folie 13 Bedeutung der U-Kultur im Wissensmanagement 0% 10% 20% 30% 40% 50% Unternehmenskultur Strukturen und Prozesse Informationstechnologie Mitarbeitermotivation und -qualifikation Förderung durch das Topmanagement Erfolgsdruck Klare Zieldefinition Training und Weiterbildung Belohnung Integration von externen Wissen Quelle: HEISIG, P.; MERTINS, K.: Wissensmanagement zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit, 2000 Folie 14

8 Was ist Wissensmanagement? Wissensmanagement gestaltet Rahmenbedingungen für MitarbeiterInnen die die Entwicklung des organisatorischen Wissens (individuell/kollektiv, implizit/explizit) bestmöglich fördern, um die strategischen Ziele erreichen zu können. Folie 15 Überblick Warum Informations- und Wissensmanagement? Was ist umfassendes IM/WM? Strategisches IM Umsetzung, Instrumente, Fallbeispiele Weiterführende Quellen Folie 16

9 Wissensprobleme Was ist Wissensmanagement? Wissensschrebergärten Fehlentscheidungen aufgrund fehlerhaften oder veralteten Wissens Fehler wiederholen sich Datenfriedhöfe ohne Relevanz Missachtung von Wissen Ressource und Identität Ineffiziente Verarbeitung von Wissen Starre Strukturen Wissensmonopole Wissen ist Macht Kundenwissen bleibt ungenutzt Wissen über und aus Projekten geht verloren Doppelentwicklungen Wissen wandert ab zu hohe Fluktuation, Pensionierungen, etc. Folie 17 Zielsetzungen Was ist Wissensmanagement? Vorhandenes Wissen transparent machen / intern-extern vernetzen / verteilen Intelligente, komplexe Produkte oder Dienstleistungen Wissensprozesse steuern, reflektieren, bilanzieren Wissensmanagement Neues Wissen entwickeln Innovation Vorhandenes Wissen nutzen Kundenwissen aufbauen Wissen raum-, zeit-, personenunabhängig speichern u. abrufbar machen Bessere interne Verarbeitung von Wissen Koordination verbessern, Doppelarbeiten vermeiden Effizienzsteigerung Folie 18

10 Checklist: Vorgangsweise Umsetzung 1. Bewusstsein und gemeinsames Verständnis schaffen Was bedeutet Wissensmanagement und warum sind für uns Kompetenzen wichtig? 2. Wissensmanagement-Bedarf erheben (strateg. Soll/Ist-Lücke) Welches Problem soll bei uns durch WM gelöst werden? 3. Wissensvision / -ziele formulieren Welches Wissen, welche Fähigkeit brauchen wir zukünftig? 4. Wissensbestand/-aktivitäten erheben Wer verfügt über, wer entwickelt wie welches Wissen? 5. Wissensmanagementaktivitäten entwerfen Welche Instrumente, Strukturen und Infrastrukturen sind erforderlich, um attraktive Interaktionsfelder zu schaffen und Wissen organisational zu verankern? 6. Wissensmanagementaktivitäten planen und umsetzen Wie erfolgen Steuerung und Evaluation der Umsetzung? 7. (Gesamt-)Prozeß auswerten Wie ist es uns auf der Inhalts-,, Struktur- und Prozeßebene gegangen? In Anlehnung an Mingers Folie 19 Fallbeispiel: voestalpine Division Stahl Abschnitte der K2BE (Knowledge Management to Business Excellence) - Roadmap P1 P3 P2 Bewusstseinsbildung Strategieentwicklung Strategieumsetzung Strategiebewertung Pn Folie 20 Quelle: Mittelmann voestalpine

11 Fallbeispiel: voestalpine Division Stahl Phasen der K2BE -Roadmap S o c i a l e R e i f e Problem Idee Check-In: Initialisierung des Einführungsprozesses; sensibilisieren der Sponsoren; werben für einen Check-In ganzheitlichen Systemansatz und eine Top-Down- Strategie; Lobby aufbauen PoC Start-Up PoC Line-Up PoC Take-Off T e c h n i s c h e R e i f e Start-Up: KM-Ziele entwickeln und abstimmen; Ist- Zustand erheben; Handlungsbedarf ermitteln PoC: explizite Beurteilung der Projektergebnisse; Präsentation der Ergebnisse; Entscheidung über den weiteren Verlauf der KM-Aktivitäten (Fortführung, Änderung oder Ende) Line-Up: Teilziele ableiten; Projekte planen und priorisieren; KM-Projektportfolio erstellen Take-Off: Einzelne Projekte auf Basis ausgewählter Vorgehensmodelle umsetzen PoC Stop-Over Quelle: Mittelmann voestalpine Stop-Over: Zusammenführen und Konsolidieren der Ergebnisse der einzelnen Projekte; bisherige Aktivitäten und Gesamtergebnis beurteilen; laufende Anpassung der Planung an die veränderten strukturellen und kulturellen Rahmenbedingungen Folie 21 Fallbeispiel: voestalpine Division Stahl Projektgeschichte 03/ / / /01 06/02 Vorbereitung Gründung Projekt-Team Ausarbeitung Projektauftrag Vorstandsentscheidung Projektauftrag Entwicklung Best Practice Beispiele Ist-Zustandsanalyse Erhebung Anforderungen Ausarbeitung Handlungsfelder Vorstandsentscheidung Line-Up Verfeinerung Handlungsfelder Ausarbeitung Projekt Portfolio Vorbereitung Projektaufträge Gründung Subprojektteams Vorstandsentscheidung Umsetzung (Phase 1) Abwicklung aller Projekte im Projekt-Portfolio Marketing:eformation, Logo Handbuch Wissensmgmt. Vorstandsentscheidung Umsetzung (Phase 2) Ist-Zustand Handlungsfelder Projekt Portfolio Projekt Portfolio Ergebnisse Folie 22 Quelle: Mittelmann voestalpine

12 Fallbeispiel: voestalpine Division Stahl Handlungsfelder - Übersicht Story Telling, Checkliste, FAQs Pilotprozesse, Produktauswahl Leitfaden, Checklisten, Prozessbeschreibung Implementierung PM-Leitfaden Lessons Learned Projekt-DB/ -Standards Wissensnetzwerke Know- How- Sicherung Einführungsprozess Prozessbeschreibung Research, Personal, WM Community... IT- Architektur... Quelle: Mittelmann voestalpine Soll-Architektur, Soll-Ist-Vergleich, Marktstudie, stufenweise Implementierung Folie 23 Was ist Wissensmanagement? Instrumente des Wissensmanagements (Auswahl) Wissensgemeinschaften verteilen Wissen und generieren neues Wissen Best-Practices Practices, Debriefing, Lessons Learned Erfahrungen, vorhandenes Wissen sichtbar und dauerhaft nutzbar machen Kompetenzprofile beschreiben die fachlichen, methodischen und sonstigen Kompetenzen der Mitarbeiter (North) Kompetenzzentren bündeln, systematisieren und entwickeln Kernkompetenzen des Unternehmens Ich biete... Wissensmärkte sind eine Basis zur Kommunikation und Dokumentation von Wissen Gelbe Seiten identifizieren Wissensträger Organisation Ich suche... Gruppe Person Folie 24

13 Was ist Wissensmanagement? Strategien des Wissensmanagements Kodifizierung Personalisierung Vorteile??? Nachteile??? Wissen wird in Dokumenten erfasst Wissen wird über Personen geteilt Folie 25 Überblick Warum Informations- und Wissensmanagement? Was ist umfassendes IM/WM? Strategisches IM Umsetzung, Instrumente, Fallbeispiele Weiterführende Quellen Folie 26

14 The Domain Of Information Management Folie 27 ZIELE / STRATEGIEN DER ORGANISATION INFORMATIONSCONTROLLING Anforderungen Anforderungen Anforderungen Informationsstrategie Informationsstrategie INFORMATIONSPOTENTIAL Informationsarchitektur Informationsarchitektur INFORMATIONSSYSTEME & -DIENSTE INFORMATIONSINFRASTRUKTUR Informationsservice- Informationsservice- Portfolio Portfolio Unterstützungs- Leistung Unterstützungs- Leistung Unterstützungs- Leistung INFORMATIONSVERHALTEN Folie 28

15 Organizational Fit Framework ORGANIZATIONAL STRATEGY Business Organization IS STRATEGY Alignment Opportunity Intent Context SBU Group wherefore what who how IM STRATEGY IT STRATEGY Roles Relationships Scope Architecture Formal Informal Capability Powers Folie 29 IM zwischen alignment und enabling enable Unternehmensstrategie Informationssysteme align Folie 30

16 Strategisches (IM)-Management Hoch Revolutionäre Ebene Neudefinition der Geschäftstätigkeit Neugestaltung des Geschäftsnetzwerkes Grad der Geschäfts- Transformation Neugestaltung von Geschäftsprozessen Unternehmensinterne Integration Lokale, bereichsinterne Technologienutzung Reichweite des potentiellen Nutzens Evolutionäre Ebene Hoch (nach Steingräber) Folie 31 Aufgabenorientierte Ansätze im IM Strategische Aufgaben Administrative Aufgaben Operative Aufgaben des IM des IM des IM Strategische Situationsanalyse Strategische Zielplanung Strategie-Entwicklung Strategische Maßnahmenplanung Qualitätsmanagement Technologiemanagement Controlling Revision Projektmanagement Personalmanagement Datenmanagement Lebenszyklusmanagement Geschäftsprozessmanagement [Wissensmanagement] Vertragsmanagement Sicherheitsmanagement Katastrophenmanagement Produktionsmanagement Problemmanagement Benutzerservice Folie 32

17 Strategisches Informationsmanagement IT enables / limits??? Value defines Business Strategy defines Business Process delivers Wigand (1995) Folie 33 Erzielung von Wettbewerbsvorteilen? Folie 34

18 Erzielung von Wettbewerbsvorteilen? Folie 35 Quellen Wissensmanagement North: Wissensorientierte Unternehmensführung. Wertschöpfung durch Wissen, Gabler, 2002 Willke: Einführung in systemisches Wissensmanagement, Carl-Auer, 2004 Probst/Raub/Romhardt: Wissen managen, FAZ/Gabler, 1999 Zucker/Schmitz: Wissen gewinnt. Innovative Unternehmensentwicklung durch Wissensmanagement, Metropolitan, 2000 Zeitschriften: wissensmanagement ( Organisationsentwicklung,... WM in KMUs: Plattformen, Netzwerke: Plattform Wissensmanagement: WM-Forum Graz: siehe auch Links auf Folie 36

19 Danke für die Aufmerksamkeit! Kontakt: Dr. Richard Pircher WWW: Donau-Universität Krems, Dr. Karl Dorrek Str. 30, A-3500 Krems Telefon: +43-(0) Fax: +43-(0) Folie 37